Инструкция по делопроизводству правительства калининградской области - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Официальное опубликование правовых актов

ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ

Сегодня
Неделя
Месяц
ПОИСК
КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ

Сегодня
Неделя
Месяц
ПОИСК
КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ

Постановление Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180
«Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области»

Номер опубликования: 3900201704110012

Дата опубликования:
11.04.2017

1
10
20
50
ВСЕ

1 2 3 4 … 149

Страница №1
из 149:

1 2 3 4 … 149

Отправить документ

Введите символы

Подробнее

Источник

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10 апреля 2017 года № 180

г. Калининград

Об утверждении
инструкции по делопроизводству в Правительстве

Калининградской
области

1. Утвердить
инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области согласно
приложению.

2. Руководителям
органов исполнительной власти Калининградской области, руководителям
структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области
обеспечить ознакомление работников соответствующих органов исполнительной
власти Калининградской области и структурных подразделений аппарата
Правительства Калининградской области с инструкцией, утвержденной настоящим
постановлением, и принять меры по ее неукоснительному соблюдению.

3. Постановление вступает в силу с 25 апреля 2017 года
и подлежит официальному опубликованию.

Временно исполняющий
обязанности

Губернатора Калининградской
области
А.А. Алиханов

Приложение

к постановлению Правительства

Калининградской области

от 10 апреля 2017 г. № 180

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве

Калининградской области

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве
Калининградской области (далее — Инструкция) разработана в целях установления
единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию
образующихся в деятельности Правительства Калининградской области (далее —
Правительство) документов, совершенствования делопроизводства.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с
ГОСТ Р7.0.97 -2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08 декабря 2016
года № 2004-ст, постановлением Правительства от 16 февраля 2017 года № 61 «Об
установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной
власти Калининградской области».

3. Положения Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая
подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с
применением информационных технологий. Система электронного документооборота,
применяемая в Правительстве, должна обеспечивать выполнение требований
Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на
организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие
государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской,
научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в
части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к
передаче на архивное хранение.

4. Организация делопроизводства в Правительстве
осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным
постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года № 450
(далее — Регламент), настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной
поисковой системы электронного документооборота (далее — СЭДО) и системы межведомственного
электронного документооборота (далее — МЭДО), иными распорядительными
документами, регламентирующими работу электронного документооборота с
использованием электронной подписи.

5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой технической политики
и применения современных технических средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка
работы с документами в Правительстве осуществляется Административным
управлением Правительства (далее — Административное управление).

6. Ответственность за организацию и ведение
делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с
документами и сохранность документов в структурных подразделениях аппарата
Правительства (далее — структурные подразделения) возлагается на их
руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в
структурных подразделениях осуществляют работники, назначаемые приказом
Руководителя аппарата Правительства (далее — работники, ответственные за
делопроизводство). Перечень функций, возлагаемых на работников, ответственных
за делопроизводство, приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

7. Работники Правительства (далее — работники)несут
дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации
ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся
у них документов.

8. Об утрате документа работник обязан немедленно
сообщить непосредственному руководителю и начальнику Административного
управления.

9. Содержание документов не подлежит разглашению.
Передача работником документов, их копий, проектов сторонним организациям
допускается только с разрешения руководителя.

10. При временном уходе в отпуск, на время болезни,
выезде в командировку или в случае увольнения и перемещения работник обязан
передать все находящиеся у него документы другому работнику, на которого
возложено исполнение обязанностей, что предусмотрено положением должностного
регламента работника.

11. Рассматриваемые и подготавливаемые в Правительстве
проекты документов, а также принятые по ним решения до их официального
опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим
служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных
лиц.

12. Работа с секретными документами,
шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка
секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в
соответствии со специальными инструкциями.

Особенности работы с документами, содержащими
конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные),
регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями,
правилами).

13. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее
— СМИ), ответы на запросы СМИ осуществляют заместители Председателя
Правительства, работники Управления
по информационной политике и взаимодействию со средствами массовой информации
(Пресс-службы)
Правительства либо другие уполномоченные лица в пределах их компетенции.

Ответы на запросы СМИ предоставляются в соответствии с
Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2124-1 «О средствах
массовой информации» и Федеральным законом от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об
обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и
органов местного самоуправления».

14. Переписка между структурными подразделениями по
вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют
документального оформления, не допускается.

Раздел II. Правила подготовки и оформления документов

Глава 1. Общие требования

15. Документы, создаваемые в Правительстве,
оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4
(210Ч297 мм), А5 (210Ч148 мм) или в виде электронных документов.

16. Каждый вид служебного документа имеет свой состав
обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает
документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к
содержанию и форме данного документа, способом документирования.

17. При подготовке документов применяются текстовые
редакторы с использованием шрифтовых гарнитур с «засечками» типа Times New Roman
или их аналогов размером 14 пунктов (далее — пт), для многостраничных
документов (положения, инструкции и другие) — 13 пт. Для оформления некоторых
реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта до 12 пт, для оформления
таблиц — до 10 пт.

18. Отдельные внутренние документы (заявления,
объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются сотрудники
структурных подразделений, могут быть написаны от руки.

19. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме
текста) печатаются через 1 межстрочный интервал, отделяя реквизиты друг от
друга 2-3 межстрочными интервалами.

20. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф
утверждения документов», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования»
отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

21. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных
интервала на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных
границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного
прочтения (доклады), а также проекты текстов, подлежащие редактированию,
телеграммы.

22. Строки реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и
«Гриф согласования» центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки
реквизита «Адресат» могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе
рабочего поля, а реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования»
— по правой границе.

23. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа должен иметь поля, в мм:

левое — 20;

правое — 10;

верхнее — 20;

нижнее — 20.

24. Документы на двух и более страницах нумеруются в
центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом
листе номер не ставится.

25. Приложения к документам имеют самостоятельную
нумерацию.

Глава 2. Бланки документов

26.
Документы, создаваемые в Правительстве, оформляются на бланках с изображением
герба Калининградской области (далее — гербовые) установленной формы,
изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210Ч297 мм) в
соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003. При переписке между
подразделениями бланки не используются.

27.
В Правительстве применяются следующие виды бланков документов (приложение № 2к
настоящей Инструкции):

1)
бланки правовых актов, в том числе:

бланк
указа Губернатора;

бланк
распоряжения Губернатора;

бланк
постановления Правительства;

бланк
распоряжения Правительства;

бланк
приказа Руководителя аппарата Правительства;

2)
бланк письма Губернатора;

3)
бланк письма Правительства;

4)
бланк резолюции по исполнению документа.

28.
Гербовые бланки строгой отчётности изготавливаются полиграфическими
предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности.

Не
разрешается использование и изготовление гербовых бланков строгой отчётности с
помощью компьютерной и копировальной техники.

29.
При изготовлении бланков (в зависимости от вида) используются следующие
реквизиты: герб Калининградской области, основной государственный
регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет, наименование Правительства, справочные данные, наименование
вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на
регистрационный номер и дату документа, место составления.

Глава 3. Порядок учета, выдачи и хранения бланков

30. В целях обеспечения порядка использования бланков
документов в Правительстве Административным управлением ведется учет, выдача и
хранение бланков.

31. Бланки писем Губернатора и Правительства, бланки
правовых актов Губернатора и Правительства выдаются в Административном управлении
по журналу учета бланков.

32. Бланки документов, применяемые в Правительстве,
должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не
могут передаваться другим организациям и лицам. Самостоятельное изготовление и
использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

Глава 4. Оформление реквизитов документов

33. При оформлении документов используются следующие
реквизиты:

1) герб Калининградской области;

2) наименование высшего органа исполнительной власти;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего
документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его
в дело;

26) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документов определяется его видом и
назначением.

34. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке
документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты,
например отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Глава 5. Реквизит «Герб Калининградской области»

35. Изображение герба Калининградской области помещают
на бланках документов в соответствии с Уставным законом Калининградской области
«О гербе и флаге Калининградской области».

36. Изображение герба помещается:

— от границы верхнего поля документа посередине зоны,
занятой реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти» при
угловом варианте расположения реквизитов;

— от границы левого поля документа на одном уровне с
реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти» при продольном
варианте расположения реквизитов;

— от границы верхнего поля правового акта посередине
зоны, занятой реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти»
либо реквизитом «Вид документа».

Глава 6. Реквизит «Наименование высшего органа

исполнительной
власти»

37. Наименование высшего органа исполнительной власти
должно соответствовать наименованию, установленному Уставом (Основным Законом)
Калининградской области.

38. Наименование структурного подразделения аппарата
Правительства помещается:

в сокращенном виде на бланках писем под наименованием высшего
органа исполнительной власти;

в полном виде на записках за подписью руководителя
либо исполняющего обязанности руководителя структурного подразделения аппарата
Правительства.

Глава 7. Реквизит «Наименование должности»

39. Наименование должности лица, подписавшего
документ, указывается на бланках писем должностных лиц, имеющих право
использовать должностные бланки.

Глава 8. Реквизит «Справочные данные»

40. Справочные данные Правительства указываются в
бланках писем и включают в себя: официальный почтовый адрес, номер телефона,
факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес.

Глава 9. Реквизит «Наименование вида документа»

41. Наименование вида документа должно соответствовать
содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами вразрядку
(ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) и выравнивается по центру.

42. В письме наименование вида документа не
указывается.

Глава 10. Реквизит «Дата документа»

43. Датой документа является дата его подписания
(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его
принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение,
отчет) — дата его утверждения.

44. Документы, изданные совместно двумя или более
структурными подразделениями Правительства, должны иметь одну (единую) дату.
При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

45. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию
документа (правовые акты, письма и др.).

46. При подготовке проекта документа печатается только
обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).Способ
написания даты зависит от характера документа.

47. В правовых актах, документах, содержащих сведения
финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом
день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

Например: 09 апреля 2014 г.

В остальных случаях, в том числе в заголовках
документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений
(договоров, контрактов) и иных документов, используется цифровой способ оформления
даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой,
год — четырьмя арабскими цифрами; буква «г» после цифр не ставится. Если число
или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится
ноль.

Например: 09.02.2014.

Если предложение после даты не заканчивается, точка
после указания года не ставится.

48. Дата на документах, оформленных на бланках,
проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на
стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений),
дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и
печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных
интервалов от предыдущего реквизита.

49. Все служебные отметки на документе, подготовленном
на бумажном носителе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе
указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и
подписывать.

Глава 11. Реквизит «Регистрационный номер документа»

50. При регистрации документа ему присваивается
определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и
возможных дополнительных индексов, содержащих информацию о корреспонденте,
исполнителях и т.д. Индексация документов осуществляется, как правило, в
пределах календарного года.

51. Регистрационный номер проставляется на бланках в
специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах
бумаги (за исключением служебных и докладных записок, а также совместных писем
и приказов), номер печатается под реквизитом «Дата» от левой границы текстового
поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Глава 12. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и
дату

входящего документа»

52. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
(далее — ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются
ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и
включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

53. Ссылка на номер и дату документа проставляется на
бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на
стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), — на 1,5 межстрочных
интервала ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» (исходящий)
документа-ответа.

54. При заполнении регистрационной карточки в СЭДО
ссылка на номер и дату документа указывается во вкладке «Связи».

Наличие этого реквизита исключает необходимость
упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая
текст от вспомогательной справочной информации.

Глава 13. Реквизит «Место составления (издания)
документа»

55. Место составления или издания документа
(Калининградская область) указывается в бланках документов Правительства.

Глава 14. Реквизит «Гриф ограничения доступа к
документу»

56. Гриф ограничения доступа
к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы
документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице
сопроводительного письма к такому документу. Номер экземпляра печатается на 1,5
интервала (18 тп) ниже грифа и центрируется по отношению к нему, например:

Для служебного

Пользования

экз. 02

Если документ подготовлен в
одном экземпляре, то проставляется:

Экз.

единственный

Глава 15. Реквизит «Адресат»

57. Адресат печатается от центра текстового поля в
правом верхнем углу документа через 1 межстрочный интервал. Как правило, все
строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 8
см). При направлении письма нескольким адресатам все строки реквизита «Адрес»
выравниваются по левой границе рабочего поля.

58. Наименование организации и ее структурного
подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Калининградской

области

59. При направлении документа в несколько однородных
организаций или несколько структурных подразделений одной организации их
названия указываются обобщенно, например:

Руководителям органов

исполнительной власти

Калининградской

области

60. При направлении документа конкретному должностному
лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а наименование
должности и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных
интервала, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Начальнику управления

Систематизации

Законодательства

И.О. Фамилия

61. При адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Заместителю Министра

финансов

Калининградской области

И.О. Фамилия

Или

Генеральному

директору АО

«Связьинвест»

И.О. Фамилия

62. При направлении документов лицам, имеющим звание
(воинское или ученое) или ученую степень, перед фамилией может указываться
звание или ученая степень, например:

Декану экономического

Факультета

профессору Л.И. Черенкову

63. В состав реквизита «Адресат» может входить
почтовый адрес. Реквизиты почтового адреса указываются в следующей
последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2014 года № 234:

— для юридического лица- полное или сокращенное
наименование, для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее — при
наличии);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и
т.п.);

— название района;

— название республики, края, области, автономного
округа (области);

— название страны (для международных почтовых
отправлений);

— почтовый индекс.

64. Почтовый адрес не указывается в документах,
направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы
исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов
исполнительной власти, и постоянным корреспондентам.

65. При адресовании документа должностному лицу
инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу
— после нее.

Если письмо адресуется должностному лицу организации,
в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, а затем почтовый адрес,
например:

Руководителю Агентства

по имуществу

Калининградской области

И.О. Фамилия

Московский проспект,

д.95,.

г. Калининград, 236000

66. При адресовании документа физическому лицу сначала
указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый
адрес. Например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

пос. Липки, Гурьевский р-н,

Калининградская обл., 238011

67. При оформлении документа, содержащего от двух до
четырех адресов, допускается уменьшение размера шрифта адресатов до 12 (пт).

Например:

Министерство
финансов

Калининградской
области

Министерство
развития

Инфраструктуры

Калининградской
области

Министерство
здравоохранения

Калининградской
области

Министерство
сельского

хозяйства
Калининградской области

68. При направлении документа более, чем в четыре
адреса, составляется указатель рассылки, в котором отмечается, кому направлен
документ и дата отправки.

69. Исключение составляют оформляемые в связи с
судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в
соответствии с действующим законодательством.

Глава 16. Реквизит «Гриф утверждения документа»

70. Документ утверждается уполномоченными должностными
лицами или специально издаваемым документом.

71. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем
углу первого листа документа, подлежащего утверждению. Все составные части
реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см
и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО),
расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5
межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1
межстрочный интервал.

72. При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

должность

Личная подпись И.О.
Фамилия

20 февраля 2017 г.

73. При утверждении документа правовым актом,
решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН,УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Калининградской

области

от 16.03.2017 № 105

74. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с
первым словом наименования документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, план — УТВЕРЖДЕН,
мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их
располагают на одном уровне и первым слева — гриф организации-инициатора
издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения

Калининградской области

_______________ И.О.

Фамилия

(личная подпись)

15 января 2017 г.

УТВЕРЖДАЮ

Министр экономики Калининградской области

_______________ И.О.

Фамилия

(личная подпись)

15 января 2017 г.

Глава 17. Реквизит «Указание по исполнению документа
(резолюция)»

75. Резолюция, наложенная на документе соответствующим
должностным лицом, включает в себя: фамилии и инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

76. При наличии нескольких исполнителей ответственным
исполнителем считается названный первым в резолюции.

77. Резолюция пишется от руки на первом листе
поступившего документа на свободном от текста месте.

Резолюция может оформляться на бланке с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Глава 18. Реквизит «Заголовок к тексту»

78. Заголовок составляется исполнителем ко всем документам,
оформленным на бланках формата А4, за исключением документов, имеющих текст
небольшого объема (до 4-5 строк).

79. Заголовок к тексту — краткое изложение содержания
документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким,
точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием
вида документа. Например: постановление (о чем?) «О порядке работы…»,
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии, акт (чего?) передачи имущества
и т.д.

80. Заголовок должен содержать две основные части:
тему/предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть
произведено. Например: «О подготовке проекта договора».

81. Если в документе отражено несколько вопросов,
заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

82. Заголовок печатается с прописной буквы через 1
межстрочный интервал. Точки в конце заголовка не ставятся.

83. Заголовок к служебным письмам оформляется под
реквизитами бланка, печатается от левой границы текстового поля. Допускается
все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке. Если
заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается
уменьшение шрифта до 12-13размера.

84. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по
28-30 знаков в строке.

В проектах правовых актов заголовок к тексту
оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Глава 19. Реквизит «Текст документа»

85. В Правительстве текст документа составляется на
русском языке как государственном языке Российской Федерации.

86. Текст документа излагается русским литературным
языком с учетом особенностей делового стиля, вида документа и его назначения.
Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

87. При подготовке документов по однотипным,
повторяющимся ситуациям (например, некоторые сопроводительные письма и т.д.)
рекомендуется использовать трафаретные части текста.

88. Рекомендуется составлять документы по одному
вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному
формированию дел.

89. Текст документа оформляется в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

90. Связный текст содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст состоит из двух частей. В первой
(констатирующей) части указываются причины, цели, основания составления
документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с
другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

91. В тексте документа, подготовленного на основании
или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер,
заголовок к тексту.

92. При ссылке на даты выпуска документов не
допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (текущего
года).

93. На протяжении всего текста следует придерживаться
одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на
другую строку.

94. При ссылке на межправительственные соглашения,
протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны,
их подписавшие.

95. Во второй (заключительной) части текста излагаются
решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа
не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну
заключительную часть (например, распоряжения — распорядительную часть без
констатирующей, письма — просьбу без пояснения, справки, служебные записки —
оценку фактов, выводы).

96. Если текст содержит несколько решений, выводов и
т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь
заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка
не ставится.

97. В распорядительных и внутренних документах
(объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных
руководству, текст излагается от первого лица единственного числа
(«приказываю», «предлагаю», «прошу»).

98. В документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

99. В совместных документах текст излагается от
первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

100. Текст протокола излагается от третьего лица
множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

101. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим
предоставить…», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать»,
«считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Правительство
не возражает»).

102. В документах, устанавливающих права и обязанности
органов исполнительной власти Калининградской области, структурных
подразделений аппарата Правительства, а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акты, справки) используется форма изложения текста от
третьего лица единственного или множественного числа («Министерство
осуществляет функции», «комиссия установила», «члены комиссии пришли к
выводу»).

103. Не допускается разнесение по разным строкам
текста составных частей написания даты, номера правового акта, фамилии и
инициалов, числовых значений и их единиц измерения.

104. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы
текстового поля.

105. При составлении текста в виде анкеты наименования
признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным
в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были»,
«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.

106. Для наглядности и удобства сравнения цифровых
показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут
использоваться таблицы.

107. Название таблицы, точно и кратко отражающее ее
содержание, помещается над таблицей посередине.

108. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

109. Если таблица печатается более чем на одной
странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только
номера этих граф.

Глава 20. Реквизит «Отметка о контроле»

110. Отметку о контроле проставляют на документах,
поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа
справа.

В СЭДО отметка о контроле и срок отображаются в пункте
поручения.

Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»

111. Отметка о приложении используется при оформлении
сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам,
договорам и другим документам.

112. В сопроводительных письмах отметка о приложении
оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный
интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от
левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте
письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров
приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется
от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

114. Если письмо имеет приложение, не названное в
тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При
наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование
каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются.
Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.
Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1
межстрочный интервал.

Например:

Приложение: 1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.

2. Справка о результатах проверки на 3
л. в 1 экз.

115. В том случае, если к
документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о
наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: заключение Экспертно-проверочной комиссии
от

22.02.2013 № 14 и приложение к нему,
всего на 15 л.

116. Если приложения направляются не во все указанные
в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.

117. В том случае, если приложения сброшюрованы,
указывается только количество экземпляров (без указания количества листов)
одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в
тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Или

Приложение: Техническое задание на разработку системы
«Электронный архив» в 2 экз.

Глава 22. Реквизит «Подпись»

118. Подпись отделяется от последней строки текста или
отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.

119. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись и
ее расшифровка (инициалы и фамилия).

120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит
«Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и
фамилию.

Например:

Заместитель Председателя

Правительства Личная подпись И.О. Фамилия

Калининградской области

или на бланке:

Заместитель Председателя

Правительства Личная подпись И.О. Фамилия

121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись»
печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по
отношению к самой длинной строке.

122. Расшифровка подписи располагается на уровне
последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией
(инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке
подписи ограничивается правым полем.

123. При оформлении документа на бланке должностного
лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

124. При подписании документа несколькими должностными
лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2
интервалами.

125. При подписании документа несколькими лицами,
равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными
рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами
текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

Министр

здравоохранения

Калининградской области

Личная подпись
И.О.

Фамилия

Министр

экономики

Калининградской области

Личная подпись
И.О.

Фамилия

126. В документах, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.
Например:

Председатель
комиссии Личная
подпись И.О.
Фамилия

Члены
комиссии: Личная
подпись И.О.
Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

127. При отсутствии должностного лица, подпись
которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его
заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом
обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим
документ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту
перед наименованием должности.

Например:

Временно исполняющий Личная подпись И.О. Фамилия

обязанности
начальника

Административного
управления

Правительства

Калининградской
области

Глава 23. Реквизит «Гриф согласования документа»

128. Согласование проекта документа, создаваемого в
Правительстве, с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются,
оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован
непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или
служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, решением,
протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росавтодора

от 30.04.2017 № 01-15/155-К

129. Гриф согласования оформляется под реквизитом
«Подпись» ближе к нижнему полю документа.

130. Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном
листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для
расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

131. Согласование документа может проходить как в
электронном виде, так и на бумажном носителе.

132. Согласование проводится как внутри Правительства
(внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на
документе или грифом согласования.

133. Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:

с должностными лицами исполнительных органов
государственной власти или структурных подразделений аппарата Правительства
Калининградской области;

с руководителями подведомственных организаций,
интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти,
интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими
государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами — в случаях, когда
законодательством предусматривается возможность совершения управленческих
действий только с согласия этих органов.

134. Проекты распорядительных документов (указов,
распоряжений, постановлений, приказов, протоколов) на бумажных носителях
визируются на оборотной стороне последнего листа подлинника, остающегося в
Правительстве.

135. Каждое приложение к распорядительному документу,
подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной
стороны последнего листа.

136. Допускается полистное визирование документа и его
приложений.

На проекте законодательного акта, на копии
отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на
других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка
и т.п.), подготовленных на бумажном носителе, визы проставляются ниже подписи
на лицевой стороне документа.

137. Внутреннее согласование на бумажном носителе
оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку
(инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность
визирующего.

138. Представляемые на подпись Губернатору документы
визируются исполнителем и руководителем исполнительного органа государственной
власти или структурного подразделения Правительства Калининградской области,
подготовившего проект документа, заместителями Председателя Правительства в
соответствии с распределением обязанностей, Руководителем аппарата
Правительства, помощниками Губернатора, а также, по согласованию, иными
должностными лицами.

139. Обязательному рассмотрению и согласованию
корректором (лингвистом) Административного управления подлежат следующие
проекты документов:

проекты писем, подготовленные за подписью Губернатора,
в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и
именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской
Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации,
Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской
Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц
иных субъектов Российской Федерации и организаций.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором
(лингвистом) Правого управления Правительства Калининградской области (далее —
Правовое управление) подлежат следующие проекты документов:

подготовленные Правительством для направления на
согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти
проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента
Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации;

проекты законов Калининградской области, проекты актов
(указов и распоряжений) Губернатора, проекты актов (постановлений и
распоряжений) Правительства.

140. Обязательному согласованию с Правовым управлением
подлежат:

проекты нормативных правовых актов Калининградской
области, включая проекты указов и распоряжений Губернатора, постановлений и
распоряжений Правительства;

проекты договоров (контрактов, соглашений);

проекты положений, правил, инструкций, методических
рекомендаций Правительства;

проекты документов разъяснительного и методического
характера по правовым вопросам;

проекты доверенностей на предоставление интересов и
совершение действий от имени Правительства;

проекты поручений и протоколов совещаний под руководством
Губернатора;

проекты писем за подписью Губернатора в адрес
Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и именные
обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации,
руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы
и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного
представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном
округе;

иные документы в случаях, установленных актами Губернатора
или Правительства;

141. Разногласия по проекту документа могут сниматься
в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции исполнительный
орган государственной власти или структурное подразделение аппарата
Правительства Калининградской области, готовит служебное письмо, содержащее
обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения
соисполнителей по данному документу, и докладывает Губернатору или заместителю
Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для
принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа
вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному
согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при
доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его
содержания, в том числе изменения редакционного характера (ответственным
исполнителем).

142. Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, то при наличии двух (трех) грифов согласования их
располагают на одном уровне, при большем количестве — двумя вертикальными
рядами, либо на отдельном «Листе согласования», на котором указывается, к
какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае
на документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Глава 24. Реквизит «Виза»

143. Согласование проекта документа, создаваемого в
Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При
необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

144. На проектах правовых актов визы проставляются на
оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного
лица.

145. В служебных письмах визы проставляются на копии
документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа
подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки
подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах
(докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы
проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе
к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза
дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются
на отдельном листе и передаются исполнителю.

Глава 25. Реквизит «Печать»

147. Печать является способом подтверждения
подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на
документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными
правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая
личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ.

148. В документах, подготовленных на основе
унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой
«МП» или иным образом.

149. Правительство в соответствии с Уставным законом
Калининградской области от 04 мая 2010 года № 440 «О гербе и флаге
Калининградской области» применяет печать с изображением герба Калининградской
области (далее — гербовая). В Правительстве Калининградской области
используются две равнозначные гербовые печати.

150. Кроме гербовых печатей в Правительстве
Калининградской области используются иные печати.

151. Письма, выполняемые на бланках (кроме
гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Глава 26. Реквизит «Отметка о заверении копии
документа»

152. Отметка о заверении копии состоит из слова
«Верно» (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования
должности сотрудника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в
строке), личной подписи, расшифровки подписи и даты заверительной надписи и
пишется от левой границы текстового поля.

153. Подлинник документа находится в деле

(наименование структурного подразделения аппарата
Правительства)

№ ____ за _____ г.

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

154. В заверительной надписи возможно указание на
местонахождение подлинника документа.

155. При заверении копии документа заверительная
надпись располагается ниже реквизита «Подпись» и отделяется от него 2-3
межстрочными интервалами.

156. При пересылке копий документов в другие
организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях
рассылаемых документов следует заверять печатью.

Глава 27. Реквизит «Отметка об исполнителе»

157. Отметка об исполнителе документа включает
инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

158. Отметка об исполнителе располагается на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и
печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 8.

Например:

И.И. Иванов

(4012) 599-599

159. На документе, подготовленном группой
исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

Глава 28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело»

160. Отметка об исполнении документа и направлении
(списании) его в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при
отсутствии свободного места — в нижнем поле оборотной стороны последнего листа)
исполненного документа и включает в себя: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа —
краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет
храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ. При исполнении электронного документа отметка об исполнении
проставляется в регистрационной карточке документа аналогичным образом.

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской
Федерации от 00.00.0000 №….

В
дело № 00-00. (или:«В дело …. Служебная записка прилагается».)

Дата Личная
подпись исполнителя
И.О. Фамилия

161. При оперативном решении вопросов (документ не
требует письменного ответа, ответ корреспонденту дан при личной встрече или по
телефону или вопрос решен иным способом) указываются результаты работы по
документу. В этом случае отметка об исполнении документа может быть оформлена
следующим образом:

«Министр … Фамилия И.О. 20.03.2017 участвовал в
совещании по данному вопросу в Минэкономразвития России. В дело …» (или:
«Документ согласован в рабочем порядке 20.03.2017 Министром … Фамилия И.О. В
дело ….)

Дата Личная подпись
руководителя
И.О. Фамилия

162. Документы, содержащие поручения Губернатора или
заместителей Председателя Правительства, списываются «в дело» по согласованию с
Секретариатом Губернатора Калининградской области или секретариатами
соответствующих заместителей Председателя Правительства.

Глава 29. Реквизит «Отметка о поступлении документа»

163. Отметка о поступлении документа в Правительство
содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости —
время поступления) и проставляется в левом нижнем поле первого листа документа
или на его обороте. При приеме документов на обороте последнего листа документа
проставляется штамп с отметкой о дате поступления документа в Правительство.

Раздел III. Состав управленческих документов
Правительства,

особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Глава 1. Состав управленческих документов

164. Деятельность Правительства обеспечивается
комплексом управленческих документов. Их состав определяется действующим
законодательством, компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с вышестоящими, подведомственными и сторонними
организациями.

165. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки
проекта решения, Губернатор, заместители Председателя Правительства дают
письменные поручения (в том числе в форме указаний по исполнению документа),
поручения, оформляемые протоколом совещания, проведенного под их руководством.

166. Правительство издает следующие распорядительные
документы: распоряжения, постановления, поручения.

167. По вопросам, представляющим взаимный интерес и
входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные
распорядительные документы.

168. Установленные распорядительными документами
требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых
распорядительных документов. Запрещается применять в этих целях такой вид
документа, как письмо.

Глава 2. Приказы по основной деятельности

169. Приказ по основной деятельности —
распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности в
Правительстве.

Приказ по основной деятельности не имеет срока
действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

170. Приказы готовятся на основании планов работы,
поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства, Руководителя
аппарата Правительства, либо руководителей исполнительных органов
государственной власти Калининградской области, либо в инициативном порядке в
соответствии с компетенцией, устанавливаемой положениями о них.

При подготовке приказов следует изучить ранее изданные
по соответствующим вопросам распорядительные документы.

171. Проект приказа должен соответствовать
действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее
изданными распорядительными документами, возможность различного понимания
изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не
должны превышать компетенцию и права исполнительного органа государственной
власти или структурного подразделения аппарата Правительства.

172. Проект приказа печатается в одном экземпляре на
бланке установленного образца шрифтом 14 размера.

173. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Герб Калининградской области.

2) Наименование исполнительного органа государственной
власти

3) Наименование вида документа — приказ.

4) Дата и номер печатаются центрованным способом.
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым
способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа в пределах
календарного года.

Например: 05 июня 2014 г. № 1080.

5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание
текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в
распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога «О» (о чем?).
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более
строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал,
выравнивается по центру, например:

О признании резидентом

6) Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными
интервалами и печатается шрифтом 14размерачерез 1,5 интервала от левой границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух
взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и
задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и т.
д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование вида этого документа в
родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов
вышестоящих органов текст этих документов, как правило, не приводится, а
поручения в адрес исполнителя конкретизируются в распорядительной части
приказа.

Свободный пересказ документа вышестоящего органа не
допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных
пунктов.

При необходимости издания приказа в дополнение или во
изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: «Во
изменение …» или «В дополнение …» и указывается дата, номер и заголовок
дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной
или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении
или обосновании.

Преамбула в проектах приказов завершается словом
«приказываю», которое печатается без выделения шрифтом вразрядку (с увеличенным
интервалом между буквами до 3 пунктов), в совместных приказах — «приказываем».

Если содержание приказа не нуждается в пояснении,
текст может содержать только распорядительную часть, которая излагается в
повелительной форме.

Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков
исполнения каждого действия. Сроки исполнения должны быть реальными, с учетом
времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.

Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера
могут быть перечислены в одном пункте.

Формулировки распорядительной части приказа должны
быть конкретными, краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не
противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

При указании в качестве исполнителя структурное
подразделение его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия
соответствующего руководителя указывается в скобках в именительном падеже
(инициалы в тексте ставятся после фамилии).

Например:

«Административному управлению (Фамилия И.О.)…»

Если исполнение управленческого действия
предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа
должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном
падеже, например:

«Начальнику Административного управления Фамилия И.О.
…»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание
в адрес нескольких исполнителей, например:

«Руководителям органов исполнительной власти
Калининградской области …»

Наименования упоминаемых в приказах приводятся в
соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление
официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как
правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и
разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов,
следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение
действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части
текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем,
поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий,
ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных
предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу,
юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной
части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный
приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов
(подпунктов) действующего приказа, например:

«Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей
редакции: …».

Или

«Абзац пятый пункта 3 после слов «…» дополнить
словами «…».

Если приказ отменяет ранее изданный приказ, какие-то
его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части
текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер
приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен
начинаться словами «Признать утратившим силу …». При большом количестве
документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни
оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с
момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт «Приказ довести до
сведения …». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится
приказ, указываются в указателе рассылки, подготовленном исполнителем вместе с
проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как
правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными
полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа. Этим лицом не может быть один из
исполнителей поручений (заданий) приказа.

7) Подпись отделяется от последней строки текста 2-3
межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы
текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля с
пробелом перед фамилией.

174. Приказы, подготовленные по оперативным,
организационным и кадровым вопросам внутренней работы аппарата Правительства,
подписывает Руководитель аппарата Правительства.

175. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы,
графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу, о чем
в соответствующих пунктах текста приказа делаются ссылки в скобках «(приложение
№)» или без скобок «согласно приложению» (если приложение одно).

176. Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа.

В одном приказе могут присутствовать как приложения,
утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы
мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера
(таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются
утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки
«утвердить» (положение, устав, программу, план и т.д.), «ввести в действие»
(типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.)
или «организовать работу в соответствии с Положением … (приложение № …)».

На первой странице приложения в правом верхнем углу
пишется слово «Приложение», через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на
соответствующий приказ.

При этом возможно использование цифрового способа
написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой
длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым
полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно,
по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

Приложение №

к приказу Административного

управления Правительства

Калининградской области

от 15.01.2014 № 17

При утверждении приказом только одного документа,
оформленного приложением к этому приказу, слово «Приложение» на лицевой части
его первого листа может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕ(А),
УТВЕРЖДЕНЫ), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа
(положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом аппарата Правительства

Калининградской области

от 10.03.2016 № 345

Если данные, приведенные в приложении, утверждены
документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу
ниже обозначения приложения к приказу, например:

Приложение №

Источник

Система органов государственной власти РФ

Органы власти в России состоят из структур, каждая из которых предназначена для выполнения определенных функций. Разбираем, как выглядит вся система.

Читать

Правовые и нормативно-правовые акты

С этими терминами приходится сталкиваться как юристам, так и рядовым гражданам. Названия схожие, но означают ли они одно и тоже? Выясняем тонкости терминологии.

Читать

Официальные источники опубликования правовых актов

Правовые акты принятые в РФ должны быть в обязательном порядке опубликованы. Рассказываем, какие бывают официальные источники опубликования.

Читать

Источник

Главная
Постановления
2017
Апрель
10
Постановление от 10.04.2017 г № 180

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области

В соответствии с пунктом 5 правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года N 61, Правительство Калининградской области
Постановляет:
1.Утвердить инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области согласно приложению.
2.Руководителям органов исполнительной власти Калининградской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области обеспечить ознакомление работников соответствующих органов исполнительной власти Калининградской области и структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области с инструкцией, утвержденной настоящим постановлением, и принять меры по ее неукоснительному соблюдению.
3.Постановление вступает в силу с 25 апреля 2017 года и подлежит официальному опубликованию.
Временно исполняющий обязанности
Губернатора Калининградской области
А.А. Алиханов

Главная
Постановления
2017
Апрель
10
Постановление от 10.04.2017 г № 180

Источник

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10 апреля 2017 года № 180

г. Калининград

Об утверждении
инструкции по делопроизводству в Правительстве

Калининградской
области

1. Утвердить
инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области согласно
приложению.

3. Постановление вступает в силу с 25 апреля 2017 года
и подлежит официальному опубликованию.

Временно исполняющий
обязанности

Губернатора Калининградской
области
А.А. Алиханов

Приложение

к постановлению Правительства

Калининградской области

от 10 апреля 2017 г. № 180

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве

Калининградской области

Раздел I. Общие положения

Раздел II. Правила подготовки и оформления документов

Глава 1. Общие требования

23. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа должен иметь поля, в мм:

левое — 20;

правое — 10;

верхнее — 20;

нижнее — 20.

25. Приложения к документам имеют самостоятельную
нумерацию.

Глава 2. Бланки документов

27.
В Правительстве применяются следующие виды бланков документов (приложение № 2к
настоящей Инструкции):

1)
бланки правовых актов, в том числе:

бланк
указа Губернатора;

бланк
распоряжения Губернатора;

бланк
постановления Правительства;

бланк
распоряжения Правительства;

бланк
приказа Руководителя аппарата Правительства;

2)
бланк письма Губернатора;

3)
бланк письма Правительства;

4)
бланк резолюции по исполнению документа.

Глава 3. Порядок учета, выдачи и хранения бланков

Глава 4. Оформление реквизитов документов

33. При оформлении документов используются следующие
реквизиты:

1) герб Калининградской области;

2) наименование высшего органа исполнительной власти;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего
документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его
в дело;

26) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документов определяется его видом и
назначением.

Глава 5. Реквизит «Герб Калининградской области»

36. Изображение герба помещается:

Глава 6. Реквизит «Наименование высшего органа

исполнительной
власти»

38. Наименование структурного подразделения аппарата
Правительства помещается:

в сокращенном виде на бланках писем под наименованием высшего
органа исполнительной власти;

Глава 7. Реквизит «Наименование должности»

Глава 8. Реквизит «Справочные данные»

Глава 9. Реквизит «Наименование вида документа»

42. В письме наименование вида документа не
указывается.

Глава 10. Реквизит «Дата документа»

Например: 09 апреля 2014 г.

Например: 09.02.2014.

Если предложение после даты не заканчивается, точка
после указания года не ставится.

Глава 11. Реквизит «Регистрационный номер документа»

Глава 12. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и
дату

входящего документа»

Глава 13. Реквизит «Место составления (издания)
документа»

Глава 14. Реквизит «Гриф ограничения доступа к
документу»

Для служебного

Пользования

экз. 02

Если документ подготовлен в
одном экземпляре, то проставляется:

Экз.

единственный

Глава 15. Реквизит «Адресат»

58. Наименование организации и ее структурного
подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Калининградской

области

Руководителям органов

исполнительной власти

Калининградской

области

Министерство юстиции

Российской Федерации

Начальнику управления

Систематизации

Законодательства

И.О. Фамилия

Заместителю Министра

финансов

Калининградской области

И.О. Фамилия

Или

Генеральному

директору АО

«Связьинвест»

И.О. Фамилия

Декану экономического

Факультета

профессору Л.И. Черенкову

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и
т.п.);

— название района;

— название республики, края, области, автономного
округа (области);

— название страны (для международных почтовых
отправлений);

— почтовый индекс.

Руководителю Агентства

по имуществу

Калининградской области

И.О. Фамилия

Московский проспект,

д.95,.

г. Калининград, 236000

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

пос. Липки, Гурьевский р-н,

Калининградская обл., 238011

Например:

Министерство
финансов

Калининградской
области

Министерство
развития

Инфраструктуры

Калининградской
области

Министерство
здравоохранения

Калининградской
области

Министерство
сельского

хозяйства
Калининградской области

Глава 16. Реквизит «Гриф утверждения документа»

70. Документ утверждается уполномоченными должностными
лицами или специально издаваемым документом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

должность

Личная подпись И.О.
Фамилия

20 февраля 2017 г.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Калининградской

области

от 16.03.2017 № 105

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения

Калининградской области

_______________ И.О.

Фамилия

(личная подпись)

15 января 2017 г.

УТВЕРЖДАЮ

Министр экономики Калининградской области

_______________ И.О.

Фамилия

(личная подпись)

15 января 2017 г.

Глава 17. Реквизит «Указание по исполнению документа
(резолюция)»

76. При наличии нескольких исполнителей ответственным
исполнителем считается названный первым в резолюции.

77. Резолюция пишется от руки на первом листе
поступившего документа на свободном от текста месте.

Глава 18. Реквизит «Заголовок к тексту»

81. Если в документе отражено несколько вопросов,
заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

82. Заголовок печатается с прописной буквы через 1
межстрочный интервал. Точки в конце заголовка не ставятся.

84. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по
28-30 знаков в строке.

Глава 19. Реквизит «Текст документа»

89. Текст документа оформляется в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

90. Связный текст содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях.

99. В совместных документах текст излагается от
первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

100. Текст протокола излагается от третьего лица
множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

101. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим
предоставить…», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать»,
«считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Правительство
не возражает»).

107. Название таблицы, точно и кратко отражающее ее
содержание, помещается над таблицей посередине.

Глава 20. Реквизит «Отметка о контроле»

В СЭДО отметка о контроле и срок отображаются в пункте
поручения.

Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

Например:

Приложение: 1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.

2. Справка о результатах проверки на 3
л. в 1 экз.

Приложение: заключение Экспертно-проверочной комиссии
от

22.02.2013 № 14 и приложение к нему,
всего на 15 л.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.

Приложение: брошюра в 2 экз.

Или

Приложение: Техническое задание на разработку системы
«Электронный архив» в 2 экз.

Глава 22. Реквизит «Подпись»

Например:

Заместитель Председателя

Правительства Личная подпись И.О. Фамилия

Калининградской области

или на бланке:

Заместитель Председателя

Правительства Личная подпись И.О. Фамилия

Министр

здравоохранения

Калининградской области

Личная подпись
И.О.

Фамилия

Министр

экономики

Калининградской области

Личная подпись
И.О.

Фамилия

Председатель
комиссии Личная
подпись И.О.
Фамилия

Члены
комиссии: Личная
подпись И.О.
Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту
перед наименованием должности.

Например:

Временно исполняющий Личная подпись И.О. Фамилия

обязанности
начальника

Административного
управления

Правительства

Калининградской
области

Глава 23. Реквизит «Гриф согласования документа»

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росавтодора

от 30.04.2017 № 01-15/155-К

129. Гриф согласования оформляется под реквизитом
«Подпись» ближе к нижнему полю документа.

131. Согласование документа может проходить как в
электронном виде, так и на бумажном носителе.

133. Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:

с руководителями подведомственных организаций,
интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти,
интересы которых затрагивает содержание документа;

136. Допускается полистное визирование документа и его
приложений.

140. Обязательному согласованию с Правовым управлением
подлежат:

проекты договоров (контрактов, соглашений);

проекты положений, правил, инструкций, методических
рекомендаций Правительства;

проекты документов разъяснительного и методического
характера по правовым вопросам;

проекты доверенностей на предоставление интересов и
совершение действий от имени Правительства;

проекты поручений и протоколов совещаний под руководством
Губернатора;

иные документы в случаях, установленных актами Губернатора
или Правительства;

141. Разногласия по проекту документа могут сниматься
в рабочем порядке.

Глава 24. Реквизит «Виза»

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются
на отдельном листе и передаются исполнителю.

Глава 25. Реквизит «Печать»

150. Кроме гербовых печатей в Правительстве
Калининградской области используются иные печати.

151. Письма, выполняемые на бланках (кроме
гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Глава 26. Реквизит «Отметка о заверении копии
документа»

153. Подлинник документа находится в деле

(наименование структурного подразделения аппарата
Правительства)

№ ____ за _____ г.

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

154. В заверительной надписи возможно указание на
местонахождение подлинника документа.

Глава 27. Реквизит «Отметка об исполнителе»

157. Отметка об исполнителе документа включает
инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Например:

И.И. Иванов

(4012) 599-599

159. На документе, подготовленном группой
исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

Глава 28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело»

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской
Федерации от 00.00.0000 №….

В
дело № 00-00. (или:«В дело …. Служебная записка прилагается».)

Дата Личная
подпись исполнителя
И.О. Фамилия

Дата Личная подпись
руководителя
И.О. Фамилия

Глава 29. Реквизит «Отметка о поступлении документа»

Раздел III. Состав управленческих документов
Правительства,

особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Глава 1. Состав управленческих документов

166. Правительство издает следующие распорядительные
документы: распоряжения, постановления, поручения.

Глава 2. Приказы по основной деятельности

Приказ по основной деятельности не имеет срока
действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

172. Проект приказа печатается в одном экземпляре на
бланке установленного образца шрифтом 14 размера.

173. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Герб Калининградской области.

2) Наименование исполнительного органа государственной
власти

3) Наименование вида документа — приказ.

Например: 05 июня 2014 г. № 1080.

О признании резидентом

Например:

«Административному управлению (Фамилия И.О.)…»

«Начальнику Административного управления Фамилия И.О.
…»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание
в адрес нескольких исполнителей, например:

«Руководителям органов исполнительной власти
Калининградской области …»

«Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей
редакции: …».

Или

«Абзац пятый пункта 3 после слов «…» дополнить
словами «…».

176. Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа.

Приложение №

к приказу Административного

управления Правительства

Калининградской области

от 15.01.2014 № 17

УТВЕРЖДЕНО

приказом аппарата Правительства

Калининградской области

от 10.03.2016 № 345

Приложение №

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);
документы организаций;
парламентские запросы и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;
обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;
справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;
сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
«весьма срочно» – в течение одного-двух дней;
«срочно» – в 3-дневный срок;
«оперативно» – в 10-дневный срок;
остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.

Источник

Отправить документ

Система органов государственной власти РФ

Правовые и нормативно-правовые акты

Официальные источники опубликования правовых актов

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

II. Документирование управленческой деятельности

III. Организация документооборота

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

V. Контроль исполнения документов (поручений)

VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

VII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения