Инструкция по делопроизводству обязательна или нет

1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.

Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.

ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.

РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.

Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):

1. Общие положения.

2. Термины и определения.

3. Требования к оформлению документов.

4. Организация работы с документами.

5. Особенности работы с электронными документами.

6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.

7. Оформление и отправка исходящих документов.

8. Организация выполнения документов и поручений.

9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.

Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Добавляем гиперссылки

Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

РЕЗЮМЕ

1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.

2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.

3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п. 1 указанной Инструкции). В настоящей статье рассмотрим основные вопросы применения Инструкции по делопроизводству.

Отметим, что под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам (подп. 3.2.1 п. 3.2 СТБ 2059-2013), то есть создание документов. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (подп. 3.2.22 п. 3.2 СТБ 2059-2013).

Инструкция по делопроизводству, как отмечено выше, обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих организациях). Данное положение основано на норме ч. 2 ст. 26 Закона об архивном деле и делопроизводстве, которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

Положения Инструкции по делопроизводству устанавливают правила (ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству):

— подготовки;

— оформления;

— учета;

— тиражирования;

— контроля исполнения;

— оперативного хранения;

— использования;

— подготовки к передаче в архив документов.

При этом вышеперечисленные правила в полном объеме распространяются только на организационно-распорядительную документацию (ОРД). ОРД — документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3.2 СТБ 2059-2013). Система ОРД является подсистемой управленческой документации. В системе ОРД выделяются следующие основные группы документов:

— распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

— организационные документы (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.);

— справочно-информационные документы (заявление, акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).

Правила учета, контроля исполнения, оперативного хранения, подготовки к передаче в архив документов распространяются также на иные системы документации. Например, договоры не оформляются по требованиям, предъявляемым к приказам, однако регистрируются и формируются в дела по одинаковым требованиям.

Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству в отношении организационно-распорядительных документов установлено ч. 2, 4 — 6 п. 3 Инструкции по делопроизводству. При работе с документами, указанными в приведенных нормах, необходимо руководствоваться актами законодательства, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с данными документами. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, применяются нормы Инструкции по делопроизводству.

Так, отдельными нормативными правовыми актами устанавливаются требования к документам, являющимся нормативными правовыми актами (Закон о НПА), к электронным документам (Инструкция о порядке работы с электронными документами), к документам, содержащим государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию (Закон о государственных секретах), обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением (Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц), документам, связанным с осуществлением административных процедур (Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам).

В то же время при подготовке и оформлении локальных правовых актов организаций требования Инструкции по делопроизводству распространяются в полном объеме. Также положения данной Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом о НПА (ч. 3 п. 3 Инструкции по делопроизводству).

Вместе с тем отдельные правовые нормы в отношении ОРД содержатся в иных нормативных правовых актах. Например, Инструкция о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов устанавливает требования к утверждению и согласованию инструкций по охране труда.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству). Инструкция по делопроизводству организации является ее локальным правовым актом. Целью разработки инструкции по делопроизводству организации является совершенствование, повышение эффективности, повышение качества документационного обеспечения управления.

Требование к разработке инструкции по делопроизводству организации обусловлено тем, что Инструкция по делопроизводству содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее организационную структуру, штатную численность, объем документооборота и другое, и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.

Например, Инструкция по делопроизводству закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе. Аналогично допускается выбор формата бланка, вариантов расположения реквизитов, проставления отдельных реквизитов, системы регистрации и контроля исполнения документов и др.

Также в инструкции по делопроизводству в организации необходимо отразить особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).

При этом в зависимости от размера организации, ее организационной структуры, задач, функций, объема документооборота могут разрабатываться специальные локальные правовые акты для определенных сфер документационного обеспечения управления, играющие самостоятельную роль в организации. Например, инструкция по кадровому делопроизводству, инструкция по работе с обращениями граждан и юридических лиц и др.

Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена.

Таким образом, Инструкция по делопроизводству обязательна к применению во всех организациях, в которых на ее основе должна быть разработана инструкция по делопроизводству организации.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex