Инструкция по делопроизводству аппарата правительства ставропольского края

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Делопроизводство аппарата правительства Ставропольского края

Делопроизводство аппарата правительства Ставропольского края

Подборка наиболее важных документов по запросу Делопроизводство аппарата правительства Ставропольского края (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

• Главная
• Распоряжения
• 2014
• Декабрь
• 26
• Распоряжение от 26.12.2014 г № 435-РП

Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края

1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (далее — Инструкция).
2.Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников возглавляемых ими структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
3.Начальнику государственного казенного учреждения «Управление зданиями Правительства Ставропольского края» обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников данного учреждения, выполняющих функции секретаря руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Ставропольского края, ответственного за делопроизводство в данном структурном подразделении аппарата Правительства Ставропольского края, с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
4.Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Ставропольского края, руководителя аппарата Правительства Ставропольского края Прудникову О.Н.
5.Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Ставропольского края
В.В.ВЛАДИМИРОВ

• Главная
• Распоряжения
• 2014
• Декабрь
• 26
• Распоряжение от 26.12.2014 г № 435-РП

Распоряжение
Правительства Ставропольского края
от 26 декабря 2014 г. N 435-рп

«Об
Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского
края»

1.
Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (далее —
Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата
Правительства Ставропольского края обеспечить в двухмесячный срок ознакомление
работников возглавляемых ими структурных подразделений аппарата Правительства
Ставропольского края с Инструкцией
под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.

3. Начальнику государственного казенного учреждения
«Управление зданиями Правительства Ставропольского края» обеспечить в
двухмесячный срок ознакомление работников данного учреждения, выполняющих
функции секретаря руководителя структурного подразделения аппарата
Правительства Ставропольского края, ответственного за делопроизводство в данном
структурном подразделении аппарата Правительства Ставропольского края, с Инструкцией под роспись
и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения
возложить на заместителя председателя Правительства Ставропольского края,
руководителя аппарата Правительства Ставропольского края Прудникову О.Н.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его
подписания.

Губернатор Ставропольского края

В.В. Владимиров

Инструкция

по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (утв. распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 декабря
2014 г. N 435-рп)

I.
Общие положения

1.
Настоящая Инструкция определяет единую систему общего (несекретного)
делопроизводства в аппарате Правительства Ставропольского края (далее
соответственно — Правительство, аппарат Правительства), устанавливает единые
требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения и
порядок подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок
подготовки документов к их последующему хранению и использованию.

2. К работе с секретными документами в аппарате
Правительства требования настоящей Инструкции применяются в части, не
урегулированной специальной инструкцией.

Работа с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с
инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения, утверждаемой Правительством.

Требования настоящей Инструкции к работе с
бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь
в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к
передаче их на архивное хранение.

Типы документов, порядок оформления которых не
оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными
нормативными правовыми актами Российской Федерации или нормативными правовыми
актами Ставропольского края для данного типа документов правилами
(инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых — в соответствии
с ГОСТом Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

3. Правила и порядок работы с документами,
предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников
структурных подразделений аппарата Правительства (далее — подразделение
аппарата Правительства) и для работников других государственных органов и
организаций, подготавливающих проекты документов, подлежащие согласованию в
аппарате Правительства.

4. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка
работы с документами в подразделениях аппарата Правительства возлагается на их
руководителей.

5. Работники аппарата Правительства несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,
сохранность находящихся у них документов.

6. Об утрате документов работники подразделений
аппарата Правительства немедленно сообщают своему руководителю и начальнику
управления делопроизводства и архива аппарата Правительства (далее — управление
делопроизводства).

7. Передача работниками подразделения аппарата
Правительства документов или их копий работникам сторонних организаций
допускается только с разрешения руководителя данного подразделения.

8. Переписка между подразделениями аппарата
Правительства по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не
требуют документального оформления, не допускается.

Взаимодействие со средствами массовой информации,
передача им какой-либо служебной информации осуществляются специально на то
уполномоченными работниками аппарата Правительства, а также иными работниками
аппарата Правительства по разрешению (поручению, указанию) Губернатора
Ставропольского края (далее — Губернатор) или руководителя аппарата Правительства.

9. Организация единой системы делопроизводства,
документационного обеспечения деятельности аппарата Правительства, подготовка
рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, контроль
за соблюдением требований ГОСТов и настоящей Инструкции осуществляются
управлением делопроизводства.

10. На период временного отсутствия работника
аппарата Правительства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) документы,
находящиеся у него на исполнении, передаются другому работнику по указанию руководителя
подразделения аппарата Правительства, если такое отсутствие работника приводит
к невозможности соблюдения сроков исполнения документов, а при увольнении —
сдаются руководителю подразделения аппарата Правительства.

11. Работники аппарата Правительства, ответственные
за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, и работники
государственного казенного учреждения «Управление зданиями Правительства
Ставропольского края», выполняющие функции секретаря руководителя
подразделения аппарата Правительства, ответственного за делопроизводство в
данном подразделении аппарата Правительства (далее — работник, ответственный за
делопроизводство в подразделении аппарата Правительства), а также работники
аппарата Правительства обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией при приеме
на работу и строго ее соблюдать.

Ответственность за ознакомление таких работников с
настоящей Инструкцией возлагается на руководителей соответствующих
подразделений аппарата Правительства.

12. На работников, ответственных за делопроизводство
в подразделениях аппарата Правительства, возлагаются следующие основные
функции:

1) прием, учет и распределение документов,
поступающих в подразделение аппарата Правительства, а также проверка
соответствия количества документов, фактически полученных данным
подразделением, и зарегистрированных документов;

2) передача документов на рассмотрение руководителю
подразделения аппарата Правительства и после получения соответствующей
резолюции — исполнителю;

3) учет и регистрация исходящих из подразделения
аппарата Правительства документов, проверка правильности их оформления и
передача их адресату;

4) ввод в базу данных системы электронного
делопроизводства и документооборота «Дело» (далее — СЭДД
«Дело») информации о ходе и результатах исполнения документов,
поступивших в подразделение аппарата Правительства;

5) учет документов, находящихся на исполнении у
работников подразделения аппарата Правительства;

6) печатание проектов поручений, служебных писем за
подписью руководителя подразделения аппарата Правительства и других документов;

7) контроль за своевременным списанием в дела
исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения
аппарата Правительства;

9) формирование, оформление, учет, хранение и
обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение
в управление делопроизводства;

10) по поручению руководителя соответствующего
подразделения аппарата Правительства осуществлять ознакомление работников
подразделения аппарата Правительства с копиями федеральных конституционных
законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской
Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений
и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Ставропольского
края, постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений
Правительства, приказов аппарата Правительства, а также распорядительными
документами и информационными материалами, поступившими в подразделение
аппарата Правительства;

11) прием и передача служебной информации по
средствам факсимильной связи.

II.
Перечень правовых актов и документов, в соответствии
с которыми осуществляется организация делопроизводства

13.
Работа с документами в аппарате Правительства осуществляется в соответствии со
следующими правовыми актами и документами:

1) постановление
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221
«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

2) постановление
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222
«Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»;

3) постановление
Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти»;

4) ГОСТ
Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
(утвержден постановлением
Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст) (далее — ГОСТ Р
51511-2001);

5) ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3
марта 2003 г. N 65-ст) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003);

6) приказ
Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г.
N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их
хранения»;

7) приказ
Росархива от 29 апреля 2011 г. N 32 «Об
утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной
власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно
осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней
деятельности»;

национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Федерального
агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г.
N 1185-ст);

9) Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива
СССР от 7.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33);

10)
Основные правила
работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива
от 06.02.2002);

11)
Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих
документов» (утверждены Главархивом СССР);

12)
постановление
Губернатора Ставропольского края   от 16 августа 2005г. N457 «Об упорядочении
хранения и использования франкировальной машины, печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков Губернатора,
Правительства и аппарата Правительства Ставропольского края»;

13)
постановление
Правительства Ставропольского края   от 19 февраля 2008г. N20-п «О Регламенте аппарата
Правительства Ставропольского края»;

14)
постановление
Правительства Ставропольского края   от 13 апреля 2012г. N133-п «Об организации
межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае»;

15)
постановление
Правительства Ставропольского края   от 20 ноября 2013г. N419-п «О Регламенте
Правительства Ставропольского края»;

16)
распоряжение
Губернатора Ставропольского края   от 2 февраля 2004г. N65-р;

17)
распоряжение
Губернатора Ставропольского края   от 24 августа 2006г. N683-р «О некоторых мерах по
соблюдению юридико-технических требований к оформлению законопроектов»;

18)
настоящая Инструкции;

19) иные нормативные правовые акты Российской
Федерации и нормативные правовые акты Ставропольского края в сфере
делопроизводства и архивного дела.

III.
Документационное обеспечение деятельности аппарата Правительства
Ставропольского края

Бланки
документов

14.
Документы, создаваемые на бумажном носителе в аппарате Правительства,
оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х
297 мм) (далее — формат А4). Бланки резолюций имеют формат А6 (105 х
148 мм) (далее — формат А6).

15. Бланки документов разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте
расположения реквизитов бланка они располагаются в верхнем левом углу листа,
при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля.

16. Включение в документооборот новых видов бланков
документов осуществляется по согласованию с руководителем аппарата
Правительства или заместителем руководителя аппарата Правительства (в
соответствии с распределением обязанностей).

17. Документы, издаваемые от имени двух или более
организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без
специального бланка.

18. Для документов, оформленных как на бланке, так и
на стандартном листе бумаге формата А4, устанавливаются следующие размеры
полей:

левое — 35 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 25 мм;

нижнее — 20 мм.

Виды
бланков документов

19.
В аппарате Правительства используются следующие виды бланков документов:

1) с цветным изображением герба Ставропольского края
с продольным вариантом расположения реквизитов:

а) бланк закона Ставропольского края;

б) бланк постановления Губернатора;

в) бланк постановления Правительства;

г) бланк распоряжения Губернатора;

д) бланк распоряжения Правительства;

е) бланк поручения Губернатора;

ж) бланк письма Губернатора;

2) с черно-белым изображением герба Ставропольского
края с угловым вариантом расположения реквизитов — бланк письма Правительства.

Образцы бланков документов с цветным изображением
герба Ставропольского края приведены в приложениях 1 — 7 к настоящей Инструкции.

Образец бланка письма Правительства приведен в приложении 8 к настоящей
Инструкции.

В бланках документов, перечисленных в настоящем
пункте, используется изображение герба Ставропольского края, выполненное
типографским способом (далее — гербовые бланки).

20. Бланки проектов постановлений и распоряжений
Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства, проектов
поручений Губернатора с черно-белым изображением герба Ставропольского края,
образцы которых приведены в приложениях
9 — 13 к настоящей Инструкции, используются при подготовке
соответствующих проектов.

21. В аппарате Правительства используются следующие
виды бланков документов без изображения герба Ставропольского края:

1) с продольным вариантом расположения реквизитов:

а) бланк приказа аппарата Правительства;

б) бланки поручений первых заместителей
(заместителей) председателя Правительства;

2) с угловым вариантом расположения реквизитов:

а) бланк письма министра Ставропольского края;

б) бланк письма аппарата Правительства;

в) бланк письма подразделения аппарата
Правительства, бланк письма представителя Губернатора, Правительства в Думе
Ставропольского края, представителя Губернатора в муниципальном образовании
Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка,
Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей.

Образцы бланков без изображения герба
Ставропольского края приведены в приложениях
14 — 19 к настоящей Инструкции.

Порядок
изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков документов

22.
При изготовлении всех видов бланков документов и использовании их следует
строго руководствоваться требованиями ГОСТа
Р 6.30-2003.

23. Изготовление гербовых бланков с цветным и
черно-белым изображением герба Ставропольского края осуществляется типографским
способом.

24. Изготовление бланков документов обеспечивает хозяйственное
управление аппарата Правительства (далее — хозяйственное управление) на
основании заявок управления делопроизводства.

В заявке управления делопроизводства на изготовление
партии гербовых бланков с цветным изображением герба Ставропольского края
указываются наименование вида бланков, необходимое количество бланков и их
порядковые номера. К данной заявке прилагается образец бланка документа,
завизированный начальником управления делопроизводства и работником управления
делопроизводства, ответственным за учет, хранение и использование по назначению
гербовых бланков в аппарате Правительства.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету и
хранению, используются строго по назначению. В целях учета гербовых бланков
производится их нумерация типографским способом или нумератором. Порядковый
номер проставляется на оборотной стороне гербовых бланков в нижнем левом углу.

Изготовление бланка письма подразделения аппарата
Правительства осуществляется на основании соответствующей заявки руководителя
подразделения аппарата Правительства, направляемой на имя руководителя аппарата
Правительства или заместителя руководителя аппарата Правительства (в
соответствии с распределением обязанностей), к которой прилагается образец
бланка письма, завизированный руководителем данного подразделения аппарата
Правительства.

Управление делопроизводства на основании заявки,
указанной в абзаце четвертом настоящего пункта, оформляет соответствующую
заявку в хозяйственное управление.

По согласованию с начальником управления делопроизводства
бланки писем подразделений аппарата Правительства могут быть изготовлены с
использованием компьютерной техники и с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

25. Учет поступления из хозяйственного управления
гербовых бланков и иных видов бланков, перечисленных в пунктах 19 — 21 настоящей Инструкции,
ведется сектором по обработке и хранению архивных документов управления
делопроизводства в журнале учета поступления таких бланков.

Бланки документов выдаются работникам, ответственным
за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, под роспись в
журнале учета выдачи бланков в подразделения аппарата Правительства. Листы
данного журнала нумеруются, прошиваются, скрепляются оттиском печати управления
делопроизводства и заверяются подписью начальника управления делопроизводства.

Образцы вышеуказанных журналов приведены в приложении 20 к
настоящей Инструкции.

26. При получении работником управления
делопроизводства, ответственным за учет, хранение и использование по назначению
гербовых бланков в аппарате Правительства, партии гербовых бланков
осуществляется проверка ее соответствия заявке (количество, нумерация) и
соответствия изготовленных гербовых бланков их образцу.

27. На бланках документов, используемых в аппарате
Правительства, могут указываться следующие реквизиты:

1) Герб Ставропольского края в соответствии с законодательством
Ставропольского края;

2) наименование организации (наименование должности
должностного лица) — Губернатор Ставропольского края, Правительство
Ставропольского края, министр Ставропольского края, аппарат Правительства
Ставропольского края и другие.

Наименование подразделения аппарата Правительства
может указываться в случае, если оно является автором документа, и должно
располагаться ниже слов «Аппарат Правительства Ставропольского края»;

3) справочные данные об организации (должностном
лице).

Справочные данные об организации (должностном лице)
указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес; номера телефона;
телефона-факса (с кодом населенного пункта); адрес электронной почты и другие
сведения;

4) вид документа.

Наименование вида издаваемого документа
(постановление, распоряжение, поручение и др.) включается в бланк
соответствующего вида документа. В бланках писем наименование вида документа не
указывается;

5) отметки для проставления даты и регистрационного
номера документа;

6) отметки для проставления ссылки на
регистрационный номер и дату документа (используется только для бланков писем);

7) место составления или издания документа.

Место составления или издания документа
(г. Ставрополь) указывается на бланках документов за исключением бланков
писем.

28. При регистрации в СЭДД «Дело»
документов, оформленных на бланках писем с цветным и черно-белым изображением
герба Ставропольского края в регистрационную карточку (далее — РК) СЭДД
«Дело» вносятся сведения о номерах использованных бланков документов.

Бланки документов, перечисленные в подпунктах «б» — «е» подпункта
«1» пункта 19 настоящей Инструкции, учитываются в
управлении делопроизводства в журнале, который ведется в электронном виде.

29. Бланки писем, проектов постановлений и
распоряжений Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства,
проектов поручений Губернатора учитываются работниками, ответственными за
делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, в журналах учета
бланков.

Ежеквартально, в срок до 10-го числа месяца,
следующего за отчетным кварталом, работники, ответственные за делопроизводство
в подразделениях аппарата Правительства, представляют в сектор по обработке и
хранению архивных документов управления делопроизводства отчет о расходовании
бланков с приложением испорченных бланков для их дальнейшего уничтожения.
Образец такого отчета приведен в приложении
21 к настоящей Инструкции.

30. Гербовые бланки хранятся в подразделениях
аппарата Правительства в надежно запирающихся шкафах (сейфах) и используются
строго по назначению.

Контроль за использованием и хранением бланков
осуществляется управлением делопроизводства. Бланки, использованные для
оформления документов конфиденциального характера и документов, содержащих
сведения, составляющие государственную
тайну, и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение только
в части, содержащей сведения о виде бланка и его порядковом номере.

31. Уничтожение испорченных, утративших свое
значение или пришедших в негодность бланков документов всех видов производится
экспертной архивной комиссией
аппарата Правительства Ставропольского края, образованной распоряжением Губернатора
Ставропольского края   от 2 февраля 2004г. N65-р (далее — экспертная
архивная комиссия аппарата Правительства), по актам, образцы которых приведены
в приложении 22 к
настоящей Инструкции.

Такие
акты подписываются председателем и членами экспертной архивной комиссии аппарата
Правительства, решение об их утверждении отражается в протоколе заседания
экспертной архивной комиссии аппарата Правительства, который утверждается
руководителем аппарата Правительства.

Печати
и штампы

Виды
печатей и штампов

32.
В аппарате Правительства используются следующие виды печатей и штампов:

1) большие печати с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати):

а) большая гербовая печать Губернатора диаметром
50 мм;

б) большая гербовая печать Губернатора диаметром
40 мм;

в) большая гербовая печать Правительства диаметром
40 мм;

2) малые гербовые печати:

а) малая гербовая печать Губернатора;

б) малая гербовая печать Правительства.

3) простые круглые (негербовые) печати:

а) печать аппарата Правительства;

б) печать подразделения аппарата Правительства
(право иметь которую определяется положением о подразделении аппарата
Правительства);

в) печати для отдельных категорий документов:
«Для пакетов», «Для выпуска документов», «Для
командировочных удостоверений» и другие;

4) штампы с факсимильным воспроизведением подписи
Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства,
заместителей руководителя аппарата Правительства;

5) штампы для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера.

Оттиски гербовых печатей (больших и малых)
проставляются на документах, примерный перечень которых приведен в приложении 23 к
настоящей Инструкции.

Изготовление
печатей и штампов

33.
Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа Р 51511-2001.

Решение об изготовлении гербовых печатей принимается
Губернатором.

Изготовление гербовых печатей осуществляется
штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических
и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.

34. Печати, указанные в подпунктах «1» — «3» пункта 32
настоящей Инструкции, изготавливаются в строго ограниченном количестве и
исключительно в служебных целях.

Изготовление печатей и штампов, необходимых для
обеспечения деятельности аппарата Правительства, производится по разрешению
руководителя аппарата Правительства или заместителя руководителя аппарата
Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Заявка на изготовление печати или штампа, к которой
прилагаются ее (его) описание и образец, оформляется подразделением аппарата
Правительства и согласовывается с управлением делопроизводства.

35. Необходимость изготовления штампа с факсимильным
воспроизведением подписи (далее — факсимиле) Губернатора определяется
Губернатором.

Необходимость изготовления факсимиле первых
заместителей (заместителей) председателя Правительства определяется
непосредственно первыми заместителями (заместителями) председателя
Правительства.

Необходимость изготовления факсимиле заместителей
руководителя аппарата Правительства определяется руководителем аппарата
Правительства.

Заявки на изготовление факсимиле оформляются отделом
специальной документальной связи и обеспечения режима секретности аппарата
Правительства (далее — отдел специальной документальной связи).

Использование факсимиле допускается только на копиях
тех документов, которые собственноручно подписаны должностным лицом, при
подготовке поздравительных открыток и приветственных писем. Использование
факсимиле при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Учет
печатей и штампов

36.
Печати и штампы подлежат обязательному учету, хранению и используются строго по
назначению.

37. Учет печатей и штампов ведется сектором по
обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства в журнале
учета печатей и штампов в аппарате Правительства, образец которого приведен в приложении 24 к
настоящей Инструкции, с проставлением оттисков печатей и штампов (далее —
журнал учета печатей и штампов).

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются,
журнал прошивается, скрепляется оттиском печати управления делопроизводства и
заверяется начальником данного управления.

38. Выдача печатей и штампов работникам
подразделений аппарата Правительства, ответственным за их использование и
сохранность, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Журнал учета печатей и штампов включается в сводную
номенклатуру дел Правительства.

Использование
и хранение печатей и штампов

39.
Печати используются для удостоверения подлинности документов, подписанных
должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов.

40. Печати и штампы хранятся в местах, исключающих
доступ к ним посторонних лиц, в надежно запирающихся шкафах или сейфах.
Передача печатей и штампов лицами, ответственными за их использование и
сохранность, посторонним лицам и вынос их из здания Правительства не
допускаются.

41. Проверка наличия и соблюдения порядка хранения
печатей и штампов в подразделениях аппарата Правительства осуществляется
управлением делопроизводства.

Об утере печати или штампа незамедлительно
сообщается в управление делопроизводства, которое информирует об этом
руководителя аппарата Правительства или заместителя руководителя аппарата
Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Контроль за использованием и хранением печатей и
штампов осуществляют руководители соответствующих подразделений аппарата
Правительства.

Ответственность за соблюдение порядка использования
и хранения печатей и штампов несут непосредственно работники, которым они
выданы в соответствии с записью в журнале учета печатей и штампов.

На период временного отсутствия работника аппарата
Правительства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) печати и штампы,
находящиеся у него в пользовании, передаются работнику, исполняющему его
обязанности.

При увольнении работник подразделения аппарата
Правительства, которому были выданы печати или штампы, обязан передать их по
акту приема-передачи вновь назначенному работнику данного подразделения или
сдать в управление делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета
печатей и штампов.

42. Лица, ответственные за хранение и использование
гербовых печатей, факсимиле и штампов в аппарате Правительства, определены постановлением
Губернатора Ставропольского края от 16 августа 2005 г. N 457 «Об
упорядочении хранения и использования франкировальной машины, печатей с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков
Губернатора, Правительства и аппарата Правительства Ставропольского края».

Уничтожение
клише печатей и штампов

43.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или утратившие свое значение
печати и штампы, указанные в пункте
32 настоящей Инструкции, подлежат возврату в управление
делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов
для последующего уничтожения их клише.

В отношении печатей и штампов, отобранных для
уничтожения их клише, составляется акт об уничтожении клише печатей и штампов,
использованных в аппарате Правительства, образец которого приведен в приложении 25 к
настоящей Инструкции. В таком акте указываются наименования печатей и штампов,
их количество, а также воспроизводятся оттиски отобранных для уничтожения печатей
и штампов.

Клише печатей и штампов уничтожаются в присутствии
членов экспертной архивной комиссии
аппарата Правительства путем их измельчения. После этого в журнале учета
печатей и штампов делается отметка об уничтожении соответствующих клише печатей
и штампов с указанием реквизитов акта об их уничтожении.

Оформление
некоторых реквизитов документов

Реквизит
«Герб Ставропольского края»

44.
В соответствии с Законом
Ставропольского края «О гербе Ставропольского края» допускается
исполнение изображения герба Ставропольского края на бланках документов.

Изображение герба Ставропольского края помещается на
верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом
«Наименование организации».

Реквизит
«Отметка о конфиденциальности»

45.
Реквизит «Отметка о конфиденциальности» проставляется на документах,
содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду
конфиденциальной информации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации
от 6 марта 1997 года N 188 «Об утверждении Перечня сведений
конфиденциального характера».

В соответствии с Положением о порядке обращения со
служебной информацией ограниченного распространения в краевых органах
исполнительной власти, утвержденным постановлением
главы администрации Ставропольского края  от 02.11.1995 N607, на документах (в
необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного
пользования».

Такая
пометка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может
дополняться указанием номера экземпляра документа.

Реквизит
«Адресат»

46.
Реквизит «Адресат» используется при оформлении писем. Документ может
быть адресован в органы государственной власти, органы местного самоуправления,
общественные объединения, организации, структурные подразделения, должностным
лицам или гражданам.

Реквизит «Адресат» располагается в правом
верхнем углу первого листа документа. Ширина зоны расположения реквизита
(расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать
8 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля.

В реквизите «Адресат» допускается
использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной
власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций.

47. При адресовании документа
должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже,
инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном падеже. Например:

	Министерство культуры Ставропольского края
	Начальнику организационного отдела
или	(инициалы, фамилия)
	Министерство имущественных отношений Ставропольского края
	Отдел земельных отношений
или
	Министру культуры Ставропольского края
	(инициалы, фамилия)

48.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных
подразделений одной организации, реквизит «Адресат» оформляется
обобщенно, например:

Администрации

муниципальных районов

Ставропольского края

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве
адресатов составляется реестр рассылки документа, а на каждом документе
печатается только один адресат.

49. В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей
последовательности, установленной Правилами
оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (далее — Правилами оказания
услуг почтовой связи):

1) для юридического лица — полное или краткое
наименование, для гражданина — фамилия, имя, отчество;

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка и
т.п.);

4) название района;

5) название республики, края, области, автономного
округа (области);

6) название страны (для международных почтовых
отправлений);

7) почтовый индекс.

50. Полный почтовый адрес указывается составителем
документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный
указатель рассылки этого документа, или частному лицу.

Почтовый адрес может не указываться на документах,
направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию и
постоянным корреспондентам.

При направлении письма в организацию указываются ее
наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

При
направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при
направлении физическому лицу — после нее.

При направлении документа физическому лицу указываются
фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.П.

ул. Речная, д. 5, кв.14,

г. Новопавловск, Кировский р-н,

Ставропольский край, 327014

При
направлении документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую
степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Прокурору

Ставропольского края

государственному советнику

юстиции 2 класса

И.И. Иванову

Реквизит
«Дата документа»

51.
Обязательным реквизитом каждого документа является дата его подписания,
принятия, утверждения, составления или согласования.

Датой письма является дата его подписания, для
протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более органами,
организациями, должны иметь одну (единую) дату.

На документах, оформленных на бланках, дата
проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Даты, содержащиеся в тексте документа, даты
согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации
допускается оформлять цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими
цифрами (например: 09.04.2014).

При
ссылке в документе на дату и номер любого документа дату необходимо указывать
тем способом, который использован на основном документе (например:
«В соответствии с постановлением
Правительства Ставропольского края   от 20 ноября 2013г. N419-п «О Регламенте
Правительства Ставропольского края»……..»).

В
законах Ставропольского края, правовых актах Губернатора, Правительства,
поручениях Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства,
приказах аппарата Правительства, протоколах, стенограммах заседаний
Правительства и других стенограммах, выписках из протоколов заседаний
Правительства используется словесно-цифровой способ оформления даты документа (например: 01 августа 2014 г.; 10 августа 2014 г.).

Дата
документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ, или при регистрации документа.

Реквизит «Дата документа» при оформлении
специальных бухгалтерских документов может иметь отличие.

Реквизит
«Регистрационный номер документа»

52.
Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации в аппарате Правительства. Наличие
на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что этот документ
включен в документооборот аппарата Правительства.

Регистрационный номер письма проставляется
одновременно с датой и является порядковым номером документа, который может
дополняться индексом подразделения аппарата Правительства, номером дела по
номенклатуре дел подразделения аппарата Правительства или буквенным
обозначением вида документа (например: регистрационный номер исходящего
документа — N 27-17/10266, где: 27 — индекс подразделения аппарата
Правительства, 17 — номер дела по номенклатуре дел данного подразделения, 10266
— порядковый номер исходящего документа; регистрационный номер внутреннего
документа — N 8291вн, где: 8291 — порядковый номер документа, «вн» — буквенное обозначение внутреннего документа).

Формирование
регистрационных номеров документов в аппарате Правительства осуществляется с
использованием СЭДД «Дело».

53. Регистрационный номер документа, составленного
совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров
документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на
документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке,
соответствующем перечислению авторов документа.

На документах, оформленных на бланках,
регистрационный номер документа проставляется в соответствии с расположением
этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах
бумаги, регистрационный номер проставляется под датой.

Регистрационный номер документа печатается от левой
границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается
документ.

Реквизит
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

54.
Ссылка на исходящий номер и дату ранее поступившего письма входит в состав
реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке или
регистрации письма-ответа.

Данный реквизит включает регистрационный номер и
дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного
номера и даты письма-ответа. Этот реквизит присутствует только на бланках
писем.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются
ответами на поступившие письма-запросы. В РК письма-ответа в СЭДД
«Дело» в обязательном порядке устанавливается «связка» —
ссылка на РК письма-запроса в СЭДД «Дело».

Указание в тексте письма-ответа ссылки на исходящий
номер и дату документа не допускается.

Реквизит
«Заголовок к тексту»

55.
Заголовок к тексту документа — это краткое содержание этого документа.

Заголовок составляется исполнителем документа ко
всем документам, оформленным на бумаге формата А4, за исключением поручений,
телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата
А5 (148 х 210 мм) (далее — формат А5).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким,
точно передавать содержание документа. Заголовок должен содержать две основные
части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть
произведено.

Он может формулироваться с помощью отглагольных
существительных в предложном падеже («Об отмене …», «Об
оказании …», «О создании …»).

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию
лица, по поводу которого издается документ, без указания предписываемых
действий (например: «О Петрове Н.К.»).

Если
в тексте документа отражено несколько вопросов, заголовок должен
формулироваться обобщенно.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается
через межстрочный интервал «точно». Переносы слов в заголовке
нежелательны. Точка в конце заголовка не ставится.

56. Заголовок к служебным письмам оформляется под
реквизитами бланка письма «Дата документа» и «Регистрационный
номер документа» шрифтом Times New Roman размера (далее —
шрифт) N 14 и располагают над текстом письма, отступив от реквизитов
бланка 2 — 3 межстрочных интервала.

Заголовок
к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в
строке и должен занимать, как правило, не более 5 строк.

57. Заголовок правового акта Губернатора,
Правительства, поручения Губернатора, первого заместителя (заместителя)
председателя Правительства, приказа аппарата Правительства печатается от левой
границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не
превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше
140.

Заголовки к тексту таких документов, как инструкция,
штатное расписание, структура, правила или устав, прилагаемых к правовому акту
или утверждаемых им, должны сочетаться в падеже с наименованием документа
(например: «Штатное расписание (чего?) министерства ……….»;
«Методика предоставления (чего?) субсидии ….»).

Если
правовым актом Губернатора, Правительства предусмотрено утверждение нескольких
документов, то заголовок такого акта должен формулироваться обобщенно
(например: «Об учреждении именных стипендий Губернатора Ставропольского
края ….»; «О порядке организации и
проведения ….»).

58.
Заголовок отчета, справки и других документов выравнивается по центру
текстового поля документа (например:

ОТЧЕТ

о выполнении основных мероприятий государственной программы Ставропольского
края «Управление финансами»).

59.
При оформлении документов (правовых актов, служебных писем) с использованием
СЭДД «Дело» заголовок правового акта, краткое содержание письма
обязательно вносятся в поле «Содержание» РК данного документа в СЭДД
«Дело».

Реквизит
«Текст документа»

60.
В аппарате Правительства документы составляются на русском языке как
государственном языке Российской Федерации, а в случаях, предусмотренных
настоящей Инструкцией, при наличии перевода на русский язык, заверенного лицом его подписавшим.

К
текстам документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность
и достоверность информации, — краткость, точность, рациональность построения,
логичность изложения, простота стиля. Используемые в тексте документа
формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа
должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текстов документов необходимо
соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций,
должностей, населенных пунктов.

Написание буквы «е» в текстах документов
является обязательным в тех случаях, когда возможно неправильное прочтение
слова, в том числе в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах,
наименованиях организаций и предприятий, географических названиях).

В тексте следует применять только общепринятые или
официально установленные сокращения. Если названия государственных органов,
органов местного самоуправления, организаций, объектов упоминаются в тексте
несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в
скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: «далее —
…………»), который далее будет употребляться в тексте.

При упоминании в тексте документа фамилии
гражданина, должностного лица инициалы ставятся после фамилии.

При упоминании в тексте документа правового акта или
иного документа указываются все реквизиты данного документа: заголовок
документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа
(или дата утверждения) (например: «Правила оказания услуг почтовой связи,
утвержденные постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221″).

61.
Текст большинства документов состоит из двух частей: основания, в котором
излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей
ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы,
предложения, выводы.

Документ может состоять из одной фразы, но и в этом
случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа,
а во второй — просьбу.

62. Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа (например:
«Приказываю подготовить и представить на рассмотрение
….»; «… прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов
…»);

3-го
лица единственного числа (например: «… Правительство
Ставропольского края постановляет …»);

1-го
и 3-го лица множественного числа (например: «Просим представить данные о…»; «Представляем на рассмотрение и согласование
….»).

В
совместных документах текст излагают от 1-го или 3-го лица множественного числа
(например: «….приказываем…»; «….решили….»).

63.
Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка
в установленных границах полей.

Текст документа выравнивается по ширине страницы,
делится на абзацы. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом,
отступив 12,5 мм от левой границы текстового поля документа.

В текстах документов не рекомендуется применять
подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз и абзацев. В текстах
документов не допускается наличие дополнительных пробелов между словами, необходимо
использовать автоматическую расстановку переносов.

Не допускается разнесение по разным строкам
составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии,
числовых значений и их единиц измерения.

При оформлении текста документа рекомендуется
использовать двойные угловые кавычки («…»).

При размещении текста документа на двух и более
страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые
номера страниц проставляются шрифтом N 14 в правой части верхнего поля арабскими
цифрами без добавочных слов и символов. Страницы каждого приложения к документу
нумеруются отдельно по этим же правилам.

64. При подготовке сложных документов (правил,
инструкций и других) их текст необходимо разбивать на разделы, подразделы, которые
могут иметь самостоятельные заголовки и нумерацию, а также пункты и подпункты.

Правила оформления разделов и подразделов в текстах
документов приведены в пункте
145 настоящей Инструкции.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с
точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (например:
«1.1.»; «1.1.1.»). Допускается четырехзначная нумерация
подпунктов (например: «1.1.»; «1.1.1.»;
«1.1.1.1.»). Если в тексте уже используется четырехзначная нумерация
подпункта и необходимо еще ввести нумерацию подпунктов в данном подпункте, то в
таком случае используется нумерация подпунктов с использованием цифр с
закрывающейся круглой скобкой (например: «1)») и строчными буквами с
закрывающей круглой скобкой (например: «а)»).

После
цифровых обозначений пунктов с точкой (например:
«1.»; «2.») текст пункта следует начинать с прописных букв,
а последние строки абзаца заканчивать точками.

После
цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой (например:
«1)»; «а)») текст подпункта следует начинать со строчной
буквы и заканчивать точкой с запятой. Если такой подпункт состоит из нескольких
абзацев, то они отделяются друг от друга точкой с запятой, последний абзац
заканчивается точкой с запятой. Последний абзац пункта заканчивается точкой.

Правила
оформления текстов правовых актов приведены в разделе «Правовые акты Губернатора,
Правительства» настоящей Инструкции.

Реквизит
«Отметка о наличии приложения»

65.
Отметка о наличии приложения размещается в документе после окончания текста
(через 1 — 2 межстрочных интервала), выше реквизита «Подпись». Слово
«Приложение» печатается от левого поля с отступом 12,5 мм, после
него ставится двоеточие.

Размеры полей, шрифт и межстрочный интервал при
печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста
документа.

66. Если в тексте документа дается название
документа, который будет являться приложением к нему, то оформляется отметка о
наличии приложения, например:

«Приложение:
на 10 л. в 1 экз.».

Если
в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, то в отметке о наличии
приложения они должны быть указаны полностью, например:

«Приложение:	1. Штатное расписание ……. на 4 л. в 1 экз.
	2. Смета расходов ……. на 2 л. в 1 экз.».

Если
приложения сброшюрованы, то количество листов можно не указывать.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий
приложение, то в отметке о наличии приложения указывается информация о его
наличии, например:

«Приложение:	письмо Росархива от 05.07.2013 N 2172 и
	приложение к нему, всего на 4 л.».

Если
приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о нем
оформляют следующим образом:

«Приложение:
на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.».

Правила
оформления приложений к правовым актам приведены в разделе «Правовые акты Губернатора,
Правительства» настоящей Инструкции.

Реквизит
«Подпись»

67.
В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица,
подписавшего документ, и наименование организации, которую оно возглавляет
(если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы
и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит
«Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись,
инициалы и фамилию.

При оформлении документа на бланке должностного лица
должность этого лица в подписи не указывают.

Подпись располагают после текста документа и отметки
о наличии приложений, отступив 2 — 3 межстрочных интервала.

Наименование должности лица в реквизите
«Подпись» печатается от левой границы текстового поля через
межстрочный интервал «точно».

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»
располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается
без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем текста документа. Образец оформления реквизита
«Подпись» приведен в приложении
26 к настоящей Инструкции.

Подписание документа, на котором обозначена подпись
одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления косой
черты или предлога «за» перед наименованием должности не допускается.

68. При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые
ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а
расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей через 1 — 2
межстрочных интервала.

В таком случае подписывают столько экземпляров
документа, сколько подписывающих организаций (должностных лиц).

Образцы такого оформления реквизита
«Подпись» приведены в приложении
26 к настоящей Инструкции.

69. При подписании совместного документа первый лист
оформляют не на бланке.

70. В документах, составленных комиссией
(коллегиальным органом), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а
их обязанности в составе комиссии (коллегиального органа) в соответствии с
распределением полномочий.

Реквизит
«Отметка об исполнителе»

71.
Реквизит «Отметка об исполнителе» содержит информацию о должностном
лице, которое подготовило документ.

Такая отметка размещается на лицевой стороне
последнего листа документа на 2 — 4 межстрочных интервала ниже реквизита
«Подпись» и печатается от левого поля шрифтом N 10 (12).

Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер телефона, например:

«И.И.
Сидоркин

56-77-28″.

Реквизит
«Виза согласования документа»

72.
Реквизит «Виза согласования документа» удостоверяет согласие или
несогласие должностного лица с содержанием проекта документа.

Согласование документа оформляется визой. При
визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку
и дату визирования.

Для отдельных видов документов возможно оформление
виз на отдельном листе согласования.

При наличии замечаний (заключений) к проекту
документа они вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном
листе, подписываются и прилагаются к проекту документа.

Замечания (заключения) могут указываться на
отдельном листе согласовании. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Начальник государственно-правового управления Губернатора края и Правительства края

Замечания (заключение) прилагаются (прилагается), (личная подпись, дата)

инициалы, фамилия

Если
исполнителем проекта документа устранены замечания должностного лица, то данное
должностное лицо при визировании проекта документа рядом с записью
«Замечания прилагаются» делает отметку о снятии ранее изложенных
замечаний, например: «Замечания сняты». При этом
также указываются личная подпись должностного лица, снимающего замечания к
проекту документа, и дата снятия замечаний.

Если
в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, то
после доработки проект документа подлежит повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены
уточнения, не меняющие его сути.

73. В служебных письмах (исходящих письмах,
внутренних письмах) визы проставляются на экземпляре документа, помещаемом в
дело. При этом в обязательном порядке отметка о визировании проекта письма
проставляется в перечне лиц, визирующих данный проект, в регистрационной
карточке проекта документа (далее — РКПД) в СЭДД «Дело».

На внутренних информационно-справочных документах
(докладных, служебных и аналитических записках, справках) визы проставляются на
лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

На документе, подлинник которого остается в аппарате
Правительства (подлинники правовых актов Губернатора, Правительства), визы
проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника
документа.

На документе, подлинник которого отправляется из
аппарата Правительства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны
последнего листа экземпляра документа, помещаемого в дело.

При согласовании некоторых документов (проектов
правовых актов Губернатора, Правительства) правовыми актами, регламентирующими
порядок их подготовки, может предусматриваться полистное визирование их
исполнителем, другими должностными лицами.

74. Порядок и последовательность визирования
проектов законов Ставропольского края, законов Ставропольского края, проектов
правовых актов Губернатора, Правительства, поручений Губернатора, приказов
аппарата Правительства определены Регламентом аппарата Правительства.

Реквизит
«Оттиск печати»

75.
Оттиск печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих права
должностных лиц (например: удостоверениях, доверенностях),
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных
документах в случаях, когда законодательством Российской Федерации и
законодательством Ставропольского края предусмотрено проставление печати.

76.
Оттиск печати на документах заверяет подлинность подписи должностного лица,
подписавшего документ.

Оттиск печати проставляется, захватывая часть
наименования должности лица, его подписавшего. Оттиск печати не должен
захватывать подпись должностного лица.

На документах финансового характера оттиск печати
проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для
этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается
буквами «М.П.».

Реквизит
«Гриф согласования документа»

77.
Реквизит «Гриф согласования документа» используется при
необходимости, как правило, внешнего согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется грифом
согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО»,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Министр здравоохранения
Ставропольского края
(подпись)	(инициалы, фамилия)
дата

Гриф
согласования располагается на последнем листе проекта документа ниже реквизита
«Подпись» в левом нижнем поле документа.

Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций грифы согласования могут располагаться на отдельном
листе согласования. На основном документе в таком случае делается отметка
«Лист согласования прилагается».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом
или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной архивной комиссии аппарата Правительства Ставропольского края от 25 мая 2013 г. N 2

78.
Реквизит «Гриф согласования документа» может располагаться в левом
верхнем углу первого листа документа на одном уровне расположения реквизита
«Гриф утверждения документа».

Реквизит
«Гриф утверждения документа»

79.
Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами)
или специально издаваемым документом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф
утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и
двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись,
инициалы, фамилию и дату утверждения.

Допускается в грифе утверждения документа
центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Заместитель председателя
	Правительства Ставропольского края
	(личная подпись)	инициалы, фамилия
	дата

80.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения
располагают на одном уровне.

81. При утверждении документа постановлением,
распоряжением, приказом, решением гриф утверждения состоит из слова
«Утвержден» («Утверждены», «УтвержденО»
или «УВЕРЖДЕНА»#), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты и номера.

Порядок
оформления такого реквизита в проектах правовых актов изложен в разделе «Правовые
акты Губернатора, Правительства» настоящей Инструкции.

IV.
Подготовка и оформление некоторых видов документов
в аппарате Правительства

Протокол
заседания (совещания)

82.
Протокол —
документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на:

1) заседаниях (совещаниях) Правительства;

2) заседаниях коллегиальных органов, образуемых
Губернатором и Правительством, руководителем аппарата Правительства;

3) совещаниях у Губернатора, первых заместителей
(заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства,
заместителей руководителя аппарата Правительства;

4) других мероприятиях с участием Губернатора,
первых заместителей (заместителей) председателя Правительства (если его
оформление предусмотрено в рамках проведения такого мероприятия).

83. Протокол оформляется на основе записей, которые
велись на заседании (совещании) вручную или с использованием диктофона,
представленных материалов к докладам и выступлениям, справок, проектов решений
и других материалов.

Срок подготовки протокола заседания (совещания)
определяется документами, регламентирующими деятельность органов (комиссий,
советов, рабочих групп), заседания которых проводятся.

84. Текст протокола печатается на стандартных листах
бумаги формата А4 только на лицевой стороне листа с учетом требований настоящей
Инструкции.

Если протокол занимает несколько листов, второй и
последующий листы должны быть пронумерованы. Порядковые номера листов протокола
проставляются арабскими цифрами в правой части верхнего поля лицевой стороны
листа без точки.

85. Протоколы имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа (печатается слово
«ПРОТОКОЛ»);

2) вид заседания (совещания) (например:
«заседание Правительства Ставропольского края»; «заседание
аттестационной комиссии по проведению аттестации и квалификационного экзамена
государственных гражданских служащих Ставропольского края, замещающих отдельные
должности государственной гражданской службы Ставропольского края») —
указывается в родительном падеже;

3)
место проведения заседания (совещания) (например: «г.
Ставрополь»; «с. Дербетовка, Апанасенковский район»). Образцы
оформления реквизита «Место проведения» заседания (совещания)
приведены в приложении 27
к настоящей Инструкции;

4)
дата протокола (датой протокола является дата проведения заседания (совещания);
если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола
включает даты его начала и окончания (например: 21 — 24 июня
2011 г.);

5)
номер протокола (номером протокола является порядковый номер заседания
(совещания); нумерация протоколов ведется в пределах календарного года и (или)
срока полномочий органа). Протоколы совместных заседаний (совещаний) по каждой
группе протоколов имеют составные номера, включающие порядковые номера
протоколов органов — участников заседания (совещания);

6) текст протокола.

Оформление текста протокола зависит от вида
протокола. Протоколы могут издаваться в следующих формах:

а) полный протокол.

Полный
протокол — это документ, в котором фиксируются не только
обсуждавшиеся на заседании (совещании) вопросы, принятые решения и фамилии
выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников
заседания (совещания), все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики,
замечания, позиции. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух
частей: вводной и основной.

В
вводной части протокола заседания (совещания) указываются инициалы, фамилии
председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании
(совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Список лиц, приглашенных на заседание (совещание),
составляется в алфавитном порядке. Если количество лиц, присутствующих на
заседании (совещании), превышает 15 человек, в вводной части протокола
заседания (совещания) делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью
такого протокола (например: «Присутствовали: 25
человек (список прилагается)»).

Если
в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов
государственной власти, органов местного самоуправления, общественных
объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого такого
лица. Наименования должностей лиц, присутствующих на заседании (совещании),
печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заседания (совещания)
заканчивается повесткой заседания (совещания), содержащей перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием
докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки заседания
(совещания) формулируются с предлогом «О» («Об»), отвечая
на вопрос «О чем?», печатаются с начала абзаца и нумеруются арабскими
цифрами.

Текст основной части протокола заседания (совещания)
состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания (совещания).
Текст каждого такого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ —
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») печатаются прописными буквами от
левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Каждый раздел
основной части протокола заседания (совещания) отделяется друг от друга 1
межстрочным интервалом.

В протоколе заседания (совещания) используется форма
изложения текста от 3-го лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений на
заседании (совещании) включается в текст его протокола или прилагается к нему в
виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается
отметка: «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) в текст протокола вносится
полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании).
Тексты пунктов решения излагаются с использованием глаголов в повелительном
наклонении (например: «возложить»,
«поручить», «организовать» и так далее).

При
необходимости указываются итоги голосования: «Голосовали: «За» —
___ человек, «Против» — ___ человек, «Воздержалось» — ___
человек»; «Голосовали «За» — единогласно».

Содержание особого мнения, высказанного во время
обсуждения вопроса повестки заседания (совещания), записывается в тексте
протокола заседания (совещания) после соответствующего решения;

б) краткий протокол.

Краткий
протокол — это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся
на заседании (совещании) вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой
протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание (совещание)
стенографируется или когда заседание (совещание) носит оперативный характер. В
кратком протоколе опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только
принятое по нему решение.

Текст
краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части такого протокола указываются
инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также
инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Слово
«Присутствовали:» печатается от границы левого поля. Ниже печатаются
наименования должностей лиц, присутствовавших на заседании (совещании), а
справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования
должностей могут указываться обобщенно. Данный список может отделяться от
основной части такого протокола сплошной чертой.

В основной части протокола заседания (совещания)
указываются номер вопроса в соответствии с повесткой заседания (совещания),
содержание вопроса и принятые по нему решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и
начинается с предлога «О» («Об»), печатается шрифтом
N 14. Далее указываются фамилии должностных лиц, выступивших при
обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по рассмотренному вопросу
решение;

7) отметка о наличии приложений к протоколу.

К протоколу прилагаются тексты проектов решений,
список присутствующих на заседании (совещании), при необходимости стенограмма
или аудиозапись, а также переданные председателю заседания (совещания)
(председательствующему на заседании (совещании) письменные предложения и
замечания тех участников заседания (совещания), которые записались для
выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все
вопросы, поступившие от лиц, присутствующих на заседании (совещании);

подпись.

Протокол подписывается председательствующим на
заседании (совещании) и секретарем заседания (совещания).

Оформление реквизита «Подпись» одинаково
для всех форм протокола: подписи отделяют от текста 2 — 3 межстрочными
интервалами; слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются
от границы левого поля; указывается расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

86. В отдельных случаях на основе рукописных или
магнитофонных записей, которые велись на заседании (совещании), составляется
стенографический протокол заседания (совещания), который дословно передает
процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

После вводной части в таком протоколе делается
запись «Заседание стенографировалось». Стенограмма является
обязательным приложением к такому протоколу.

87. Подготовка и регистрация протоколов заседаний
(совещаний), проводимых Губернатором (за исключением заседаний (совещаний)
коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с
положениями о них возложено на соответствующие органы исполнительной власти
Ставропольского края (далее — орган исполнительной власти), осуществляется
соответствующими подразделениями аппарата Правительства.

УТВЕРЖДЕНА

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                   Личная подпись                                                    В.В. Шишова

Члены комиссии                      Личная подпись                                                     Д.Б. Булгаков

                                                 Личная подпись                                                     П.А. Дунюшкин

                                                 Личная подпись                                                     А.А. Ковалевская

                                                 Личная подпись                                                     И.И. Курбатов                          

Реквизит «Подпись документа» печатается через 3-4 интервала ниже текста письма или отметки о приложении от границы левого поля, последняя буква расшифровки личной подписи – по правому полю.

3.3.18. Оттиск печати.

Оттиск печати Совета судей (без изображения государственной символики) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

3.3.19. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения,  например:

Верно

Секретарь                                           Личная подпись                                                 С.И. Самойлов 

15.01.2015

При необходимости копия документа заверяется соответствующей печатью.

3.3.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

С.И. Самойлов

28 46 05

На документе, подготовленном по поручению председателя Совета судей группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ

ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организационно-распорядительные документы

4.1.1. Решения Совета судей издаются в виде постановлений, а решения коллегиальных органов (комиссии Совета судей) оформляются в виде протоколов, заключений.

 Постановлениями оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, оперативным, кадровым и другим вопросам деятельности Совета судей.

Текст постановления должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.

4.1.2. Правом подписи постановлений обладает председатель Совета судей, а в его отсутствие заместители председателя Совета судей.

        4.1.3. Проекты постановлений подготавливаются секретарем Совета судей по поручениям председателя Совета судей либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя или членов Совета судей.

В случае если проекты постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия. Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Совета судей, если иное не предусмотрено законом.

Постановления нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

4.1.4. Подготовка проекта постановления может быть возложена по указанию председателя Совета судей на несколько исполнителей. При этом организация подготовки проекта постановления возлагается на исполнителя, который в поручении указан первым или назначен ответственным.

Другие исполнители, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить свое участия в подготовке  проекта постановления и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов постановлений, а также издаваемых совместно с другими органами актов могут создаваться рабочие группы.

4.1.5. Постановления Совета судей признаются утратившими силу или подлежат изменению только постановлениями Совета судей.

4.1.6. Изменения постановлений производится путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу пунктов постановлений, пунктов (статей), глав, разделов и приложений к ним.

Если постановление издается в дополнение к ранее изданным постановлениям, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

4.1.7. Постановления, которые подлежат признанию утратившими силу, уточнению и дополнению, определяются ежегодно секретарем Совета судей.

4.1.8. Постановления в Совете судей оформляются на бланках установленной формы, которые имеют в своем составе обязательные реквизиты.

Постановление имеет следующие стандартные реквизиты:

наименование органа – Совет судей Ставропольского края;

наименование вида документа – постановление;

дата и номер;

место издания – г. Ставрополь.

Проекты постановлений печатаются на стандартных листах (с одной стороны листа) бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Тексты постановлений и приложений к ним печатаются шрифтом «Times New Roman» (текстовой редактор – «Word»), размером № 14, через 1 межстрочный интервал, без помарок и исправлений на соответствующем  бланке.

Допускается в отдельных случаях при подготовке специфических форм  документов печатать приложения к постановлениям большого объема на бумаге формата А3 (297 х 420) шрифтом установленного образца.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение копий документов на копировально-множительной технике.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое – 30; верхнее – 20; правое – 15; нижнее – 20.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении проекта постановления на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова  «страница» (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

4.1.9. Проект постановления должен иметь следующие реквизиты:

титульную часть;

заголовок;

текст (констатирующую часть (преамбулу), описательно – мотивировочную и распорядительную часть);

подпись.

4.1.10. Титульная часть включает:

наименование – Судейское сообщество Российской Федерации (печатается прописными буквами размером № 16, выравнивается по центру текста на листе);

наименование органа – Совет судей Ставропольского края (печатается прописными буквами размером № 16, выделяется полужирным шрифтом; выравнивается по центру текста на листе);

наименование вида документа (постановление), печатается полужирным шрифтом (интервал – разреженный), размером № 16 с номером; номер состоит из знака «№» и порядкового номера постановления;

дату – дата оформляется словесно-цифровым способом;

место издания – г. Ставрополь.

4.1.11. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос «О чем?». Если в постановлении отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал точно 12 пт и размещается в левой части листа.

Текст постановления отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными  интервалами в установленных границах полей.

4.1.12.  В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления. Она может начинаться устойчивыми формулировками «В целях», «В соответствии», «В связи», «Во исполнение», «На основании» и т.д. и содержать в себе элементы описательно – мотивировочной части. Если постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в постановлениях завершается словом «П О С Т А Н О В И Л:», которое печатается в разрядку, затем ставится двоеточие.

В случае если преамбула постановления не содержит описательно — мотивировочной части, то констатирующая часть завершается словом «У С Т А Н О В И Л:», которое печатается в разрядку, затем ставится двоеточие.

Описательно — мотивировочная часть постановления должна содержать краткое изложение вопроса, рассматриваемого Советом судей, в ней должны быть указаны обстоятельства и факты, установленные Советом судей, а также законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался Совет судей при принятии решения.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Распорядительная часть текста может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

4.1.13. К проекту постановления могут прилагаться утверждаемые этим постановлением положения, наставления, инструкции, планы и другие служебные документы.

Значительные по своему объему документы (положения, правила, инструкции), утверждаемые постановлениями, могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в тексте постановления дается ссылка «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака №), то на первой странице приложения пишется:

Приложение 1 (1, 2, 3 или № 1, 2, 3)
к постановлению Совета судей
Ставропольского края

от 01.01.2015 №­­­______        

В этом случае приложение (приложения) является составной частью постановления и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом постановления.

Если в тексте проекта постановления дается ссылка «утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Правила, Перечень…)», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

УТВЕРЖДЕНА (О, Ы)

Постановлением Совета судей

Ставропольского края

от 01.01.2015 №­­­______    

В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Перечне…).

Издание вместе с постановлением материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается.

 4.1.14. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов постановлений.        

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил, процедур, технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.1.15. В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются конкретные должностные лица.

Если постановление изменяет, отменяет, или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В случае отмены документа (пункта документа) в тексте постановления должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу …».

4.1.16. В постановления не следует включать пункт «Постановление довести до сведения …».

4.1.17. Постановления подписываются председателем Совета судей (в его отсутствие заместителем).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля:

Председатель Совета судей

Ставропольского края                                                                                                      А.Н. Савин

Максимальная длина строки с наименованием должности не должна превышать8 см.

4.2. Протоколы Совета судей

4.2.1. Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях Совета судей, комиссий и рабочих групп Совета судей.

4.2.2. Подготовка протокола осуществляется в течение десяти суток после окончания заседания.

4.2.3. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

4.2.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

председательствующий;

присутствовали;

секретарь.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.        

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушал — выступили — решили.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Решение — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

4.2.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. В случае присутствия приглашенных, указывается фамилия, инициалы и их должность.

4.2.6. Решение комиссии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста постановления с использованием глаголов в повелительной форме.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания комиссии.

4.2.7.   Направление заинтересованным лицам копий протоколов (выписок из них) заседаний Совета судей и комиссий Совета судей, организует секретарь.

4.3. Служебные письма

            4.3.1. Служебные письма Совета судей готовятся как:

ответы на поручения председателя Совета судей Российской Федерации и его заместителей;

ответы на поручения Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Ставропольского краевого суда;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Совета судей;

ответы на запросы государственных органов, различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

4.3.2.  Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя Совета судей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, указанным в резолюции председателя Совета судей. Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем Совета судей.

4.3.3.  Служебные письма оформляются на бланках (приложение №???) и в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа.

При необходимости служебные письма могут дополняться следующими реквизитами: ссылкой на регистрационный номер адресата; заголовком; отметкой о наличии приложения.

Копия письма может оформляться на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка (в данном случае регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка) и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, отметкой о направлении в дело.

4.4.4.  Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Совет судей считает…» или «Совет судей рассмотрел…» либо от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Датой письма является дата его подписания.

V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

И ПОРУЧЕНИЙ 

5.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем совета судей.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

5.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется секретарем Совета судей.

5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения председателя Совета судей без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте поручения указание «срочно», исполняются в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Совете судей.

В других случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Совет судей.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель подготавливает предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Продление срока исполнения при необходимости должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

5.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органов судейского сообщества в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

6.1. Составление и ведение номенклатуры деk 

6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов заводимых в Совете судей, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2.  При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

6.1.3. Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно в Совете судей, подписывается секретарем и утверждается председателем Совета судей.

6.1.4. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается председателем Совета судей и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.5.  В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.6. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете судей порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01, где 04 — порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например: «Протоколы комиссий Совета судей».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование, например: «Переписка с районными (городскими), гарнизонными военными судами».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных и иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, располагаются перед заголовками дел с постановлениями Совета судей. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального архива срок хранения.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.7. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.8. По окончании календарного  года в  конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета, отдельно постоянного и временного хранения.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в Совете судей в начале календарного года, формированием дел занимается секретарь.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет секретарь.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности, по региональному признаку, в алфавитном порядке или в их сочетании.

Документы комиссий группируются в два дела: протоколы и решения комиссий; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по датам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные постановлениями, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

6.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела Совета судей подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится секретарем.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.3.  Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом С4 (230×320 мм) и оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:  наименование Совета судей указывается полностью, в именительном падеже; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Совета судей; дата дела — указывается на начало заведения и окончания документов в деле.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с постановлениями (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания — дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Совета судей. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.                                

6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

6.3.5.   Документы,  подшитые в  дело,  вносятся во внутреннюю  опись. Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

6.3.6.   Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе -заверителе дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности, нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

6.3.7.    Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

6.3.8.    Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

6.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения  подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Составление описи дел

6.4.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

6.4.2. Описи  на  дела  постоянного  хранения  составляются  ежегодно   под   непосредственным методическим руководством председателя Совета судей.  По этим  описям документы сдаются в архив не позднее, чем через три года после завершения дел в производстве.

6.4.3.   При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.4.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.4.5. Опись дел подписывается секретарем и утверждается председателем Совета судей.

6.5. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению  проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании комиссии.

6.5.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2015 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

6.5.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

6.5.4. На основании акта в учетных документах архива органов судейского сообщества производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

6.5.5.   Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании комиссии. Согласованный акт утверждается председателем Совета судей. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке. 

6.6. Организация оперативного хранения документов

6.6.1. С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования — в Совете судей.

Секретарь обязан обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах, в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.6.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в
архив органов судейского сообщества.

6.6.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения председателя Совета судей Ставропольского края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

7.1. Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества, организация работы которого осуществляется Управлением Судебного департамента.

7.2.   Дела, находящиеся на хранении в архиве, выдаются для работы во временное пользование сторонним организациям на основании их письменных запросов с разрешения председателя Совета судей по актам на срок не более 3 месяцев.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Дела с подлинными постановлениями и протоколами заседаний сторонним организациям не выдаются.

7.3. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов секретарем составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется должностному лицу или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в архиве.

Приложение №1 к п. 2.2.8.; Приложение №2 к п. 2.2.8.; Приложение №3 к п. 2.3.3.; Приложение №4 к п. 3.2.3.; Приложение №5 к п.3.2.3. можно просмотреть в текстовом документе кликнув по ссылке ПРИЛОЖЕНИЕ расположенной по окончанию текста Инструкции.