Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «БУРУКАНСКОЕ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«06» октября 2020 года №40

село Бурукан

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации сельского поселения «Буруканское», установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» муниципального района «Газимуро-Заводский район» Забайкальского края, администрация сельского поселения «Буруканское» постановляет:

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству вадминистрации сельского поселения «Буруканское».

2.Постановление от 15мая 2009года №15 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»,

считать утратившим силу.

3.Настоящее постановление обнародовать на информационных стендах сельского поселения «Буруканское»

4.Контроль исполнения постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения «Буруканское» Н.В.Козлова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

администрации сельского поселения «Буруканское»

от «06» октября 2020г. №40

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации

сельского поселения «Буруканское»

1.Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Администрация сельского поселения).

1.2.Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 №76, Требования к оформлению документов»,

1.3.В целях автоматизации делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» применяется система электронного документооборота.

1.4.Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Забайкальского края.

1.5.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6.Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в администрации сельского поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются ведущим специалистом по правовым, организационным, кадровым вопросам администрации (далее – специалист).

1.7.Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации сельского поселения. Ответственный за делопроизводство в администрации сельского поселения обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.8.Работники администрации сельского поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов приосвобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10.Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений администрации сельского поселения, сообщается главе сельского поселения.

2.Состав управленческих документов администрации

2.1.Деятельность администрации сельского поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией администрации сельского поселения, объемом и характером взаимосвязи между администрацией и другими организациями.

Функции управления в администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2.Правовой акт сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий сельского поселения, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1.Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо оттого, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2.Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3.Правовыми актами являются:

Решения Совета депутатов сельского поселения;

постановления администрации сельского поселения;

распоряжения администрации сельского поселения.

2.3.Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. правила, инструкция.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в администрации готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы администрации;

сопроводительные письма к проектам правовых актов сельского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.5.5. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3.Документация администрации.

Общие правила оформления управленческой документации

3.1.Документация администрации.

Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, Регламентом администрации сельского поселения.

3.2.Общие правила оформления документов.

3.3.1. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации–автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти отпервого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации сельского поселения, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав объединения входят», «комиссия установила»).

3.3.Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению №2.При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№»Например:

Приложение № 3к постановлению администрации сельского поселения «_____________»

«__»_______ ___г. №_

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:
заключение постоянной комиссии по от25.04.2001

№ 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.3.1.Подписание служебных писем и другой корреспонденции
в Администрации осуществляется Главой поселения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Глава

сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия
Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия.
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Все экземпляры документов, остающиеся в делах администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

3.3.2.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

______________

инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам несовершеннолетних

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Ространснадзора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Росжелдора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
3.3.27.Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается постраничное визирование документа и его приложений.

3.3.28.Документы заверяются печатью Администрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:

заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Ведущий специалист Личная подпись инициалы, фамилия. Дата

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Администрация выдает копии только тех документов, которые создаются в администрации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

При пересылке копии документа администрации в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в администрации.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

3.3.4.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

З.А.Анохина 8 (863)51-9-33-45

3.3.5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.

3.3.6.На поступившем документе в администрацию проставляется порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости– часы и минуты).

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Подготовка и оформление правовых актов.

4.1.Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами администрации сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом администрации сельского поселения.

4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

4.2.1.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля исполнения документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

4.2.2.Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

4.2.3.Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Забайкальского края должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114 «Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края»;

сокращенное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

4.2.4.В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих упоминаниях – допускается сокращенное.

4.2.5.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита «подпись» указывается наименование органа, фамилия должностного лица, вносящего проект.

Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

4.2.6.Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30знаков.

4.2.7.Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях администрации сельского поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

4.2.8.Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами

Глава сельского поселения Инициалы, фамилия

4.2.9.В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются и подписываются исполнителем, внесшего проект.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1междустрочный интервал и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение №1

к постановлению Администрации сельского поселения

от ________№ ___

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках недопускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

4.2.10.Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе.

На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «сзамечаниями».

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

4.2.11.Тексты постановлений администрации сельского поселения, распоряжений администрации сельского поселения печатаются на бланках установленного образца.

4.2.12.Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема – в 5-дневный срок, срочные — в течение 1 рабочего дня.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде по системе «Дело» (при ее наличии), на бумажных носителях – ответственным специалистом.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям,

не являющимся пользователями системы «Дело», представляются копии документов. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

5. Бланки документов

5.1.Глава сельского поселения использует соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

5.2.Документы в Администрации сельского поселения оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

5.3. В Администрации сельского поселения применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации сельского поселения (приложение №1);

бланк распоряжения Администрации сельского поселения (приложение №2);

бланк «Администрация сельского поселения» (бланк письма) (приложение №3).

5.4.Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.5.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы сельского поселения.

6.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Протокол.

6.1.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря.

6.1.2.Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании направляются для подшивки в дело.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.1.3.Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.1.4.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

6.1.5.Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов.

6.1.6.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.

Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение №4). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

6.2. Служебные письма.

6.2.1.Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.2.Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации сельского поселения формата А4.

6.2.3.Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация сельского поселения считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.4.Датой письма является дата его регистрации.

6.2.5.Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации сельского поселения, в котором должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке.

6.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «очем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

6.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

6.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (всоответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных

в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

6.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

6.11.Материалы к выступлению Главы сельского поселения..

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Главы сельского поселения должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Главы сельского поселения должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

7.Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

7.1.Порядок применения печатей и штампов.

7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

7.1.2.Применение гербовых печатей.

В администрации сельского поселения имеются следующие гербовые печати:

— «Администрация сельского поселения «Буруканское» с гербом Российской Федерации используется – ставится на договорах, соглашениях и других документах, подписанных Главой сельского поселения, также печать администрации ставится на копиях договоров, соглашений, и иных актов администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.1.3. В случае наличия возможно использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения, также разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

7.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, других отметок справочного характера могут применяться соответствующие штампы.

7.2.Изготовление печатей и штампов.

7.2.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по разрешению Главы поселения.

7.2.2.В Администрации печати и штампы хранятся в несгораемых сейфах.

7.2.3.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия.

7.2.4. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится
в известность Глава поселения.

8.Организация документооборота и исполнения документов.

8.1.Общие правила организации документооборота.

8.1.1.Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации.

8.1.3.Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).

8.2.Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.

8.2.2.К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе сельского поселения.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адреса и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.5.Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело» (при её наличии).

8.2.6.Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы «Дело» (при её наличии)

8.2.7.Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

8.2.9.Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение №5), регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка с указанием регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

8.2.10.При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.11.При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.

8.2.12. После регистрации документы доставляются Главе сельского поселения. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.

8.2.13.Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения.

8.2.14.Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.

8.2.15.Рассылка документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы «Дело», в случае отсутствия системы «Дело» -нарочно или по электронной почте.

8.2.16.Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Совета Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Совета Российской Федерации, Администрации Забайкальского края, Законодательного Совета Забайкальского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе сельского поселения.

8.2.17.Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении в папке исходящей корреспонденции.

Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой сельского поселения, передаются исполнителем для хранения.

8.3.Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.

8.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным документам,

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.

9.Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

9.1.Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

9.2.Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

9.3.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

9.4.При передаче и приеме текстов служебных документов

с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.5.Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.

9.6.Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10.Учет объема документооборота

10.1.Учет объема документооборота за определенный период времени ведется с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

10.2.За единицу учета объема документов принимается сам документ
без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в муниципальный архив района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1.Составление номенклатуры дел.

11.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до10лет включительно) хранения.

11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в администрации, их виды, состав и содержание.

11.1.3.В Администрации составляется номенклатура дел (приложение №6).

11.1.5.Номенклатура дел администрации согласовывается с ответственным специалистом муниципального архива администрации района не реже одного раза в 5лет и утверждается Главой сельского поселения.

11.1.6.После утверждения номенклатура дел может вноситься

в электронном виде в систему «Дело» (при её наличии)

11.1.7. номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел.

Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в муниципальном архиве администрации района.

11.1.8. номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.9.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

11.1.10.Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.11.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.2.Формирование и оформление дел.

11.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2.Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.

11.2.3.Контроль правильного формирования дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

11.2.5.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии правовых документов администрации и Совета депутатов сельского поселения.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления администрации сельского поселения, распоряжения администрации сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии
с Указом Президента Российской Федерации от30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.6.Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работниками.

11.2.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение №7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение №8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, титульный лист (приложение 10) оформляются следующим образом: «Администрация сельского поселения «Буруканское» – указывается полностью вименительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения, согласованной со специалистом муниципального архива Администрации Газимуро-Заводского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела вделопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, (приложение 11) если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3.Организация оперативного хранения документов.

11.3.1.С момента заведения и до передачи в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3.Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в

муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

Документы Администрации являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение вмуниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

12.1.Экспертиза ценности документов.

12.1.1.Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.2.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район».

12.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек с обязательным включением в состав специалиста муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

12.1.4.Функции и права экспертной комиссии Администрации определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается со специалистом муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» и утверждается распоряжением Администрации поселения.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает номенклатуру дел Администрации;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.1.5.Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.7.Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение №8). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

12.1.8.По результатам экспертизы ценности документов в Администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» (приложение 12)

12.1.9.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.1.10.Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и передаются в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района для последующей передачи на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Администрации Забайкальского края. Описи дел по личному составу составляются в двухэкземплярах и представляются на согласование в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района (приложения № 10 – № 12).

12.1.11.Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

12.1.12.Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации (приложение №13).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

12.1.13.При первичном представлении описей в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» а также в связи с изменением структуры составляются историческая справка к архивному фонду Администрации и предисловия к ним.

12.1.14.В муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.

12.1.15.В период подготовки дел к передаче в муниципальный архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

12.1.16.Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за формирование архива. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

13. Машинописные, копировально-множительные,

типографские работы

13.1.Машинописные работы.

13.1.1.Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется специалистом.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с настоящей Инструкцией.

13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации района, края.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

13.1.3.Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро — или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

13.1.4.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

13.1.5.Прием документов для печатания прекращается за 1час до окончания рабочего дня.

13.2.Копировально-множительные работы.

13.2.1.Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации района, края ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10–15 страниц копий) осуществляется с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.2.2.Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) края, его заместителей, Главы района, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с исполнителями, передавшими материал.

13.2.3.Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.2.4.Поступающие на размножение документы должны быть четко

и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A4. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Дата создания: 27-10-2020
Дата последнего изменения: 27-10-2020

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
КУЙТУНСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЛЕРМОНТОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

01.09.2021 г. п. Лермонтовский № 38

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в администрации

Лермонтовского сельского поселения

В соответствии с основными положениями государственной системы документального обеспечения управления, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, администрация Лермонтовского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление от 11.01.2018 г. № 1 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения».

3. Главному специалисту администрации Лермонтовского сельского поселения Пугачевой В.А.:

3.1. Обеспечить методическое руководство по внедрению инструкции в администрации Лермонтовскогосельского поселения.

3.2. Осуществлять контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения.

Глава администрации

Лермонтовского сельского поселения Е.А.Михалюк

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА

Начальник архивного отдела управления Постановлением администрации

по правовым вопросам, работе с архивом Лермонтовскогосельского

и кадрами администрации муниципального поселения

образования Куйтунский район

_______________________Е.В.Хужеева № 38 от 01.09.2021 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Лермонтовского сельского поселения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству администрации Лермонтовского сельского поселения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федеральногоархивного агентстваот 22 мая 2019 г. N 71.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовойоснове правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архивадминистрации Лермонтовского сельского поселения.

1.3 Инструкция устанавливает требования к документированию работы с документами в делопроизводстве администрации Лермонтовского сельского поселения (далее – администрация).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утвержденными главой администрации.

1.6. Организация делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в администрации возлагается на Главу Лермонтовского сельского поселения (Далее – Глава).

1.7. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на главного специалистаадминистрации.

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9.На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделениеадминистрации, обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается Главой.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.Взаимодействие со средствами массовой информации, передачи им какой – либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Главы или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов главный специалистадминистрации,информирует Главу, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копий документа.

1.12. Инструкция по делопроизводству администрации, утверждается Главой.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в администрации издаются организационно — распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным Инструкцией.

Вносить какие – либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.4. Документы администрации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и А5.

2.5. Для изготовления документов в администрации используются:

бланк приказа;

бланк письма для переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк протокола.

2.6. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.7. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.8. Бланки документов администрации изготавливаются на компьютерной технике.

2.9. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.10. Документы администрации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.11. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.13. Для изготовления документов используетсяразмер шрифта — N 12 — 14 пт.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.14. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.15. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.16. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.17. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.18. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.19. При подготовке документов администрации поселения используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) код формы документа;

б) наименование организации;

в) наименование структурного подразделении;

г) наименование должности лица;

д) справочные данные об организации;

е) наименование вида документа;

ё) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место составления (издания) документа;

й) гриф ограничения доступа к документу;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) заголовок к тексту;

н) текст документа;

о) отметка о приложении;

п) гриф согласования документа;

р) виза;

с) подпись;

т) отметка об электронной подписи;

у) печать;

ф) отметка об исполнителе;

х) отметка о заверении копии;

ц) отметка о поступлении документа;

ч) резолюция;

ш) отметка о контроле;

щ) отметка о направлении документа в дело.

2.20.Бланк приказа администрации (Приложение № 2) должен включать реквизиты:

наименование вида документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.21. Бланк письма администрации должен включать следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.22. Внутренние документы администрации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.23. Наименование администрации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в положении.На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы (Администрация Лермонтовскогосельского поселения), над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации, под наименованием организациив скобках указывается сокращенное наименование организации.

2.24. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием администрация.

2.25. Справочные данные обадминистрации (Приложение № 1) указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес администрации; номер телефона, факса, адрес электронной почты, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.26. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием администрации Лермонтовского сельского поселения (структурного подразделения, должности).

2.27. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

2.28. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению администрации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

2.29. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N __от___» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.30. Место составления документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: п. ЛермонтовскийКуйтунского р-на Иркутской обл.

2.31. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в администрации грифов ограничения доступа соответствуют законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» — ДСП) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В документах администрации, содержащих сведения, ограниченного доступа, наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения.

Например:

Дата создания: 01-09-2021
Дата последнего изменения: 01-09-2021

1.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – администрация), определяет основные правила подготовки, оформления и прохождения документов несекретного характера.

Требования Инструкции распространяются на документы, на всех видах носителей, в том числе кино, фото, фоно, видео, электронные документы.

1.1.2. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными инструкциями, положениями, правилами.

Требования Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.1.3. Инструкция разработана в соответствии с:

— «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477;

— «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;

— Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»;

— Федеральным законом от 2 мая 2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

— ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

— уставом администрации сельсовета.

1.1.4. Глава администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – глава администрации) несет ответственность за организацию делопроизводства в администрации.

Ведение делопроизводства в администрации осуществляется ведущим специалистом администрации сельсовета, в соответствии с должностной инструкцией.

1.1.5. Глава администрации, в случае увольнения работника, осуществляющего делопроизводство, обеспечивает передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.

1.1.6. Соблюдение требований инструкции обязательно для всех работников администрации. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией в течение 5 дней под роспись.

1.1.7. При работе с документами в администрации необходимо руководствоваться следующими общими требованиями:

— лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов составляется акт, который утверждается главой администрации. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель архива отдела по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района;

— сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

— передача документов или их копий лицам, не являющимся сотрудниками администрации (в том числе представителям средств массовой информации), производится только с разрешения главы администрации;

— документ, помещенный в дело, может быть с разрешения главы администрации временно изъят с обязательным вложением в дело копии документа и листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (Приложение №1);

— при уходе в отпуск или выезде в длительную командировку каждый работник администрации должен отчитаться по всем находящимся у него неисполненным документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности – сдать все числящиеся за ним документы ведущему специалисту или главе администрации.

1.2. Основные понятия

— документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

— делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации сельсовета;

— документ – официальный документ, созданный сельским Советом народных депутатов, администрацией сельсовета, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации сельсовета;

— электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

— автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

— вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

— оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

— электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

— реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

— бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

— заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

— юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

— унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

— шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

— документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

— объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

— регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

— номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения;

— экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации сельсовета;

— формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

1. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1. 1. Основные требования к подготовке и оформлению документов

      2.1.1.  Служебные документы оформляются, на бланках администрации, а также на стандартных листах бумаги формата А 4 и А 5.

      2.1.2. Расположение реквизитов организационно-распорядительных документов должно соответствовать требованиям ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     2.1.3. Документы подписываются Главой администрации, специалистами в пределах их полномочий.

     2.1.4. Документы, изданные двумя или несколькими организациями, оформляются без бланка.

     2.1.5. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

2.2. Бланки документов

            2.2.1. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 (приложения № 2,3,4).           

         2.2.2. В сельском Совете народных депутатов, администрации используются следующие бланки:

— бланк постановления сельского Совета народных депутатов (приложение № 5);

— общий бланк администрации (приложение № 6);

— бланк постановления администрации (приложение № 7);

— бланк распоряжениям администрации (приложение № 8);

— бланк решения сельского Совета народных депутатов (приложение № 9)

— бланк письма с угловым расположением реквизитов (приложение № 10);

— бланк письма с продольным расположением реквизитов (приложение № 11).

            2.2.3. В случае, когда соавторами документов являются профсоюзы, другие организации, документы оформляются без бланков.

            2.2.4. Внутренние документы: положение, должностная инструкция, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение могут оформляются на общем бланке администрации.

            2.2.5. Заявление, объяснительная записка и т.д., авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки.

2.3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

           2.3.1. Наименование администрации – указывается на всех документах строго в соответствии с уставом – администрация Нижнебузулинского сельсовета; Нижнебузулинский сельский Совет Народных депутатов.

            2.3.2. Справочные данные – включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, банковские реквизиты (для финансовых документов); указываются на бланках писем.

            2.3.3. Наименование вида документа – указывается на всех документах (протокол, постановление, акт и т.д.), кроме писем.

            2.3.4. Датой документа – является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания, для акта – дата события. Документы, изданные двумя или несколькими организациями, должны иметь одну дату.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 09.02.2011 г.

В нормативных (постановления, распоряжения) и финансовых документах применяется словесно-цифровой способ оформления даты,

Например: 19 февраля 2011 г.

            2.3.5. Регистрационный номер документа – состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива, который при необходимости может дополняться индексом дела по номенклатуре, инициалами корреспондента, исполнителя и др.

            Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

            2.3.6. Место составления документа – указывается в том случае, если оно не определяется из названия и справочных данных организации – с. Нижние Бузули, Свободненского района, Амурской области.

2.3.7.Адресование документов

            Документ может адресоваться организации, структурному подразделению, должностному или частному лицу. При составлении документа в организацию или её структурное подразделение их названия указывают в именительном падеже, например:

Отдел имущественных отношений администрации Свободненского района

            Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:

Начальнику отдела имущественных отношений администрации Свободненского района

А.П. Афанасьеву

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруют относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

            Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления разовому корреспонденту. Почтовый адрес указывается после названия адресата. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой «Правилам оказания услуг почтовой связи», например:

Генеральному директору

предприятия «Альянс»

И.В. Рудневу

ул. Ленина, д.17, г. Свободный, Амурская область, 676450

Если документ направляется в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций

сельсоветов

            Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед адресатами не указывается, всем направляются экземпляры с подлинной подписью. Если адресатов более четырёх, составляется список рассылки документов, например:

Руководителям муниципальных предприятий

(по списку)

При адресовании документа гражданам сначала указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову А.И.

ул. Ленина, д.29, кв.5,

с. Нижние Бузули, Свободненский район, Амурской области,

676431

Адресат печатается в правой верхней части первого листа документа.

   2.3.8. Утверждение документов

   Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документ может утверждаться должностным лицом или другим документом.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении № 12.

    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:                                                 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета

(Подпись)               А. А. Петров

15.02.2013 г.

При утверждении документа распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов: УТВЕРЖДЕН (план), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНЫ (правила), УТВЕРЖДЕНО (положение); названия документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением главы администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г.  № 09

            2.3.9. Резолюция, как правило, пишется на поступившем документе и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения (если он отсутствует в тексте документа или руководитель решает его изменить); подпись и дату, например:

Ивановой А.А

Подготовить проект договора

к 15.02.2013 г.

Личная подпись    Дата

            Если документ не требует исполнения, на документе пишется «В дело», «Для сведения», «Для ознакомления», «Для руководства». Не пишется резолюция, если документ исполняет главой администрации самостоятельно.

            2.3.10. Заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа и составляется ко всем документам. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос о чём (о ком)?  или кого (чего)?

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-4 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

            Заголовок печатают без кавычек, располагают слева над текстом документа, а при оформлении документа на бланке с продольным расположением реквизитов заголовок выравнивается по центру.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.3.11. Текст документа

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю…; подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…;

3-го лица единственного числа: …администрация сельсовета постановила

1-го лица множественного числа: просим представить данные о…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем…, решили….

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя организации или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их…»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

2.3.12.Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1.Контракт на 3 л. в 2 экз.

                     2.Акт приема работ на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 13.11.2003 № 3-2/155 на 4 л в 1 экз.

            Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановление, решение, распоряжение, приказ, правила) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к постановлению администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г.  № 21

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и другое) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г. № 09

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

                2.3.13. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. Если документ составлен на бланке администрации, то должность указывается сокращенно, например:

Глава администрации                                        (подпись)                                             А.А. Петров

            В документе, составленном не на бланке и более чем на двух листах, в наименование должности входит и название организации, например:

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета                         (подпись)                                           А.А. Петров 

            При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации                                              (подпись)                                       А.А. Петров                   

Ведущий специалист администрации                        (подпись)                           И.А. Бабушкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей или представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета

(подпись) А.А. Петров

Глав администрации

Черновского сельсовета

(подпись) И.И. Дедушкин

            В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

            Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Никакие исправления в подписи не допускаются (в том числе ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности).

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

            Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.

            Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности.

            Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

            Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах администрации.

            2.3.14. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник сектора ГЗ и ПБ

администрации Свободненского района

(подпись)                   П.П. Перевозчиков

03.02.2013 г.

Если согласование документа проводится протоколом, письмом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО          

Протокол совещания при главе администрации

от «15».03.2013  № 3

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева.

2.3.15. Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Ведущий специалист администрации

                                                                  Личная подпись                                   М.В. Фёдорова

04.03.2011

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Ведущий специалист администрации

                                                                 Личная подпись                                     М.В. Фёдорова

04.03.2011

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

На постановлениях, распоряжениях администрации визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На письмах и других документах, отправляемых из администрации, визы согласования проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа экземпляра письма, остающегося в администрации.

            Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

            Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

            2.3.16. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение № 13).

            Если на документе не предусмотрено специальное «Место для печати (МП)», то оттиск печати проставляется на свободном от текста месте. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ или личной подписи.

Оттиск печати не должен закрывать иные реквизиты.

2.3.17. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, которая состоит из указания о месте нахождения документа, слова «Верно» или «Копия верна»; должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилию); даты заверения и, если необходимо, печати учреждения. Например:

Подлинник документа находится в деле №___за ____ г.

(Администрации Нижнебузулинского сельсовета)

Верно

Ведущий специалист администрации                  (подпись)                                   М.В. Фёдорова                       

21.09.2013 г.

            Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копий дополняется  указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

            Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью администрации.

            2.3.18. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа, номер его телефона и адрес электронной почты (при наличии). Отметка располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: исп. Патренков А. И.

                                                                        т. 36-6-70

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: 8 (41643) 36-6-70.

            2.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об исполнении; или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении («дан устный ответ», «учтено при составлении плана», «вопрос решён по телефону» и др.); слова «В дело», номер дела, в котором хранится исполненный документ; подпись специалиста администрации, ответственного за формирование дел, дату.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

            Варианты текста отметок: «Рассмотрено на заседании комиссии»; «Ответ направлен факсом».

Пример оформления:

В дело 01-02. Запрос направлен

05.02.2011 исх. № 21 М.В. Фёдорова

2.3.20. Отметка о поступлении документа

            Отметка о поступлении документа – штамп, который содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

            Штамп проставляют на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого – на любом свободном месте.

2.3.21. Идентификатор электронной копии документа

            Реквизит представляет собой отметку (колонтитул), который проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, включает в себя данные, необходимые для поиска документа: имя файла на машинном носителе, дату.

1. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ

1. 1. Постановления, распоряжения и решения администрации сельсовета.

3.1.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений, решений администрации сельсовета осуществляется главой и специалистами администрации.

3.1.2. Изложение текста постановления, распоряжения, решения должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

В констатирующей (вводной) части постановления, решения, распоряжения дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, основания и цели предписываемых действий. При этом в распоряжении констатирующая часть может отсутствовать.

Если постановление, распоряжение, решение принимается на основании документа вышестоящего органа власти, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок.

Вводная часть постановления администрации должна заканчиваться словом ПОСТАНОВЛЯЮ: (Приложение № 7).

 Распорядительная (постановляющая) часть решения, постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения.

            Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материалами и финансовыми ресурсами.

            Наименования упоминаемых в тексте учреждений и организаций указываются в соответствии с их учредительными документами.

Текст документа с заголовком «О внесении изменений и дополнений…» должен содержать пункт: «Внести изменения (дополнения) в …», каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельным пунктом или подпунктом.

            Решение, постановление, распоряжение должно содержать указание о признании утратившими силу решений, постановлений, распоряжений, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.

            В последнем пункте распорядительной части документа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа, если необходимость контроля следует из его содержания (Приложение № 7, 8, 9).

            3.1.3. Приложения к решению, постановлению, распоряжению являются его неотъемлемой частью. В приложении указываются конкретные меры, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.д.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

            Приложения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.

            3.1.4. Проекты решений, постановлений, распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества представляются с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем.

            3.1.5. Текст решения, постановления, распоряжения печатается на соответствующем бланке (Приложения №№ 5, 7, 8, 9) шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером 12-14. К тексту составляется заголовок, который печатается через один интервал и может выделяться курсивом. Текст отделяется от заголовка 1-3 интервалами. Объём решения, постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать 2-4 страниц.

            3.1.6. Подписанные решения, постановления, распоряжения передаются ведущему специалисту, для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления – 2 дня.

            Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется в журналах регистрации в пределах одного календарного года раздельно для постановлений, решений и распоряжений администрации по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

            Датой принятия решения, постановления, распоряжения считается дата его подписания. Дата в этих документах оформляется словесно-цифровым способом – 04 апреля 2011 г.

            3.1.7. Постановления, решения и распоряжения администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности жителей поселения, проекты правовых актов подлежат обязательному официальному опубликованию.

Документы обнародуются путем размещения их на информационных стенда, в местах, установленных администрацией сельсовета, на официальном сайте администрации в телекоммуникационной сети Интернет, в течение 3-5 дней.

            При необходимости направления решений, постановлений, распоряжений юридическим и физическим лицам им направляются копии документов, заверенные печатью.

            Решения, постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются организациям, которым ранее эти документы рассылались.

3.2. Протоколы совещаний, проводимых в администрации сельсовета.

            3.2.1. Протокол – обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия по ним решений на заседаниях, совещаниях в администрации.

            3.2.2. Протоколы совещаний и заседаний, проводимых в администрации сельсовета оформляются на общем бланке администрации сельсовета (Приложения № 14) и имеют реквизиты:

— наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается прописными буквами и выравнивается по центру;

— вид совещания (заседания) – заседания постоянной комиссии, совещания с руководителями организаций и др.;

— дата и номер – дата проведения заседания, совещания, указывается словесно-цифровым способом, например: 14 февраля 2011г.;

— место проведения – с. Нижние Бузули;

— текст;

— подписи.

3.2.3. Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются: председатель (председательствующий) и секретарь; список присутствующих или ссылка на список присутствующих в приложении; повестка дня, в которой указываются докладчики по каждому вопросу.

Текст основной части по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, название вопроса начинается с предлога «О» или «Об». Ниже названия вопроса указываются фамилии докладчика (СЛУШАЛИ), выступавших (ВЫСТУПИЛИ), краткое изложение выступлений, принятые решения (Приложение № 14).

            При наличии текстов или тезисов выступлений они прилагаются к протоколу, в этом случае после фамилии выступившего делается ссылка: «Текст выступления прилагается».

Если совещание записывалось на диктофон или магнитофон, то в протоколе указываются только фамилии выступавших и принятые решения, распечатанная фонограмма подписывается секретарём и прилагается к протоколу.

            3.2.4. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании (заседании) и секретарем.

            Председателем совещаний в администрации, как правило, является глава администрации, секретарем – ведущий специалист или специалист администрации.

                3.2.5. Протоколы совещаний, заседаний нумеруются в нарастающем порядке в пределах одного календарного года по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний постоянной комиссии и др.

            3.2.6. При необходимости доведения до юридических и физических лиц отдельных вопросов протокола из него делается выписка, которая является точной копией части текста протокола. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения. Выписка из протокола заверяется печатью.

1. 3. Служебные письма

3.3.1. Служебные письма готовятся как ответы на запросы юридических и физических лиц, как инициативные и сопроводительные письма, оформляются на бланке письма (Приложения №№ 10,11) в двух экземплярах.

3.3.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 и содержит следующие реквизиты: название организации, ее справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметку о приложениях, подпись, отметку об исполнителе.

 На бланке письма по финансовым и коммерческим вопросам после почтового адреса указываются реквизиты: ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт). На бланках писем по общим вопросам эти реквизиты могут не указываться.

    3.3.3. При оформлении ответных писем обязательна ссылка на номер и дату инициативного документа.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения или резолюции главы администрации.

            Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции главы администрации.

3.3.4. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса, несколько вопросов могут ставиться в одном письме только когда они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. Текст письма состоит из двух частей: в первой излагается причина, цели или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документы, послужившие основанием для его составления; во второй заключительной части формулируются выводы, предложения, просьбы, заключения.

В письмах используются следующие формы изложения:

            -от первого лица множественного числа (просим направить …; направляем на рассмотрение …);

            -от первого лица единственного лица (считаю необходимым …; прошу выделить …);

            -от третьего лица единственного лица (администрация считает …).

3.3.5. Если письмо содержит приложения, все документы приложения должны быть подписаны главой администрации или специалистом администрации.

3.3.6. Датой письма является дата его регистрации.

3.3.7. Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Письмо составляют на бланке, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Первый экземпляр направляется адресату, второй – подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

3.4. Служебные телеграммы

    3.4.1. Служебные телеграммы в администрации сельсовета оформляются на чистом листе бумаги за подписью главы администрации, подлинность которой заверяется печатью администрации.

   3.4.2. Объем телеграмм не должен превышать 100 слов (одна машинописная страница). Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл) с сокращенным написанием знаков препинания (зпт – запятая, тчк – точка, квч – кавычка, двт – двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и исправлений, цифры пишутся словами.

  3.4.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии – почтовый адрес. Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем, готовившим телеграмму.

3.5. Акты

   3.5.1. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

   3.5.2. Акты составляются должностными лицами или комиссией, постоянно действующей или назначенной распоряжением главы администрации.

   3.5.3. Внутренние акты оформляются на общем бланке (Приложения № 6). Акт должен иметь заголовок (акт приёма-передачи документов, акт о недостаче, акт о выделении документов к уничтожению и т.п.) (Приложения № № 15, 26).

   3.5.4. Во вводной части акта указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя и членов комиссии (в алфавитном порядке) с указанием должностей.

   В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). При необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

   3.5.5. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для актов по материальным и финансовым вопросам необходимо утверждение их главой и заверение печатью администрации.

   3.5.6. С актами ревизий, проверок знакомятся все лица, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

3.6. Докладные записки

3.6.1. Докладная записка – документ, адресованный главе администрации, вышестоящему руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить главу администрации, вышестоящих руководителей в известность, о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

3.6.2. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

3.6.3. Внутренние докладные записки оформляются без бланка и подписываются составителем (автором), докладные записки в вышестоящие органы оформляются на бланке письма и подписываются главой администрации.

3.6.4. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

3.7. Договоры (контракты, соглашения)

3.7.1. Договор (контракт, соглашение) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Договоры, контракты, соглашения являются основными правовыми документами во взаимоотношениях администрации с юридическими и физическими лицами.

3.7.2. Договоры оформляются, как правило, без бланка, юридические наименования сторон договора, их почтовые и банковские реквизиты являются частью текста договора.

3.7.3. Право подписи договоров и соглашений от имени администрации сельсовета принадлежит главе администрации, или специалисту администрации, если он обладает правом подписи только в отдельных случаях и на основании делегированных главой администрации (распоряжением или по доверенности) полномочий.

3.7.4. Оригиналы договоров и соглашений, подписанные сторонами и скрепленные печатью, регистрируются в журналах регистрации и хранятся у специалиста 1 категории администрации сельсовета.

3.7.5. Контроль исполнения договоров и соглашений осуществляет глава администрации.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Общие положения

            4.1.1. Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

            4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Документ повторно не регистрируется при передаче от исполнителя к исполнителю.

            4.1.4. Порядок регистрации конкретного вида документов описан в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Вид документа	Где осуществляется регистрация	Форма регистрации
Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ	Ведущий специалист	Журнал
Законы Амурской области	— // —	— // —
Письма в адрес главы администрации	— // —	— // —
Поручения главы района	— // —	— // —
Постановления, распоряжения Губернатора области и Правительства области	— // —	— // —
Договоры, соглашения	Специалист 1 категории	Журнал
Постановления, распоряжения по основной деятельности	Ведущий специалист	Журнал
Приказы по личному составу	Специалист	Журналы
Трудовые договоры с работниками	Специалист	Журнал
Письменные обращения граждан и переписка по ним	Ведущий специалист	Журнал
Письменные обращения граждан (выдача справок о зарплате)	— // —	— // —
Электронная почта (на бумажном носителе)	— // —	— // —
Планы и отчеты	— // —	Без регистрации
Внутренняя переписка	— // —	Без регистрации
Командировочные удостоверения	Специалист	Журнал

4.2 Организация доставки и отправки документов

            4.2.1. Доставка документов в администрацию сельсовета осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и другими средствами связи (факсы, телеграммы), а также нарочным.

            При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ.

            4.2.2. Электронная почта, подлежащая регистрации в администрации сельсовета, поступает и отправляется через ведущего специалиста администрации. Адрес электронной почты: е-mail: nizhnebuzulinskaya_adm@mail.ru или nizhnebuzulinskiy@svobregion.ru

Поступившие по электронной почте документы распечатываются, регистрируются, исполняются и формируются в дела, согласно номенклатуры администрации сельсовета.

            4.2.3. Отправка корреспонденции осуществляется ведущим специалистом или специалистом администрации: заказной и простой почтой, факсами, телеграммами.

            Вид отправки документа определяет исполнитель.

            Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

            4.2.4. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие адреса отправки, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

            Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.3 Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

          4.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции (кроме обращений граждан), поступающей в адрес администрации сельсовета, производятся ведущим специалистом.

При приемке и обработке документов производится проверка правильности адресования и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.

Если при вскрытии упаковки обнаружено отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов и другие нарушения, ведущим специалистом составляется акт (Приложение № 15) в двух экземплярах. Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения.         

         4.3.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

            Не регистрируются:

            — статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

            — документы, адресованные не администрации;

            — дайджест прессы, обзоры печати, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги;

            — информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.;

            — поздравительные письма, телеграммы.

            4.3.3. Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

На нижнем поле справа первого листа поступившего документа проставляется регистрационный штамп, который содержит: регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов; дату обработки документа.

Приложение к документу отдельно не регистрируется.

            Поступившие в администрацию документы регистрируются в едином журнале регистрации входящих документов (Приложение № 16) в пределах календарного года. 

При регистрации обязательно заполняются реквизиты: входящий номер, дата регистрации, количество листов (с учетом приложений), исходящий номер и дата поступившего документа, адрес отправителя, краткое содержание (заголовок), кому передан документ для рассмотрения, отметка о контроле. Дополнительно может указываться вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).

            Поступившие факса-граммы регистрируются в том же журнале и перед передачей документа на рассмотрение и исполнение ксерокопируются.

            Телеграммы и факса-граммы регистрируются на общих основаниях.

  Регистрация документов производится в день поступления до 16 часов, в пятницу и предпраздничные дни – до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

При поступлении документов с пометкой «срочно» на них указывается время поступления. Документ, поступивший с пометкой «срочно», «вручить немедленно», вручается немедленно.

4.3.4. Поступившая корреспонденция, адресованная конкретным должностным лицам, направляется им на рассмотрение, вся остальная – на рассмотрение главы администрации сельсовета.

4.3.5. Зарегистрированные документы, в том числе обращения граждан, передаются главе администрации сельсовета или кому адресованы, в день их поступления. В отсутствии главы администрации документы рассматриваются ведущим специалистом администрации.

Рассмотренные главой администрации документы возвращаются ведущему специалисту, который разносит из резолюции в журнал регистрации входящих документов фамилию исполнителя, срок исполнения и передает документ исполнителю.

            Если документ исполняется главой администрации, он сообщают об этом ведущему специалисту для занесения исполнителя и срока исполнения в журнал регистрации.

После завершения работы над документом исполнитель делает на документе отметку об исполнении и проставляет индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться исполненный документ. Исполненный документ вместе с ответом возвращается ведущему специалисту.

В журнале регистрации входящих документов ведущий специалист проставляет отметку об исполнении документа, индекс дела.

4.3.6. В случае поступления письма, носящего информационный характер и не требующего ответа по тексту документа, ответ на него не направляется.

4.4. Обработка и регистрация исходящей корреспонденции.

            4.4.1. Регистрацию и учет исходящей корреспонденции (телеграммы, письма) администрации сельсовета осуществляет ведущим специалист в журнале регистрации.

4.4.2. Исходящими документами администрации сельсовета являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам как в инициативном порядке, так и в ответ на их обращения.

Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления и отправку.

4.4.3. При приеме документов от работников администрации, ведущий специалист администрации проверяет правильность их оформления, наличие подписи главы администрации, виз, других элементов оформления. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на до оформление.

4.4.4. Исходящие документы оформляются и подписываются в двух экземплярах на соответствующих бланках.

            Первый экземпляр и приложения к нему направляются адресату. Второй экземпляр и приложения к нему с визами согласования и подлинной подписью главы администрации помещаются в соответствующее дело и остаются в администрации.

            4.4.5. Все исходящие документы регистрируются ведущим специалистом администрации в едином журнале (Приложение № 17).

Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Исходящим номером ответа на письменные обращения граждан являются их входящие номера, ответы на обращения граждан отдельно в журнале регистрации исходящих документов не регистрируются. Отметка об отправке ответа заявителю проставляется в журнале регистрации письменных обращений граждан.

4.4.6. Отправка корреспонденции осуществляется факсимильной, электронной, заказной и простой почтой, телеграфом, курьерской связью и нарочно. Вид отправки документа определяет исполнитель.

            При передаче текстов служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

            — для качественной передачи информации передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) выполняется на бумаге формата А4 черным цветом;

                — ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на специалиста администрации, подготовившего документ к передаче.

4.5 Регистрация и рассмотрение обращений граждан.

4.5.1. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 24.04.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (далее – Закон № 59-ФЗ), настоящей Инструкцией.

4.5.2. Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан

Письменные обращения граждан, адресованные в администрацию сельсовета, регистрируются ведущим специалистом администрации, на общих основаниях и направляются на рассмотрение главе администрации, а по их резолюции – депутатам и должностным лицам администрации.

Регистрация письменных обращений граждан осуществляется в отдельном журнале.

4.5.3. Регистрация обращений осуществляется в течение рабочего дня с момента поступления в журнале регистрации письменных обращений граждан (Приложение № 18).

Регистрации подлежат все обращения, поступившие по средствам почтовой, факсимильной связи, и информационным системам общего пользования, а также доставленные гражданами лично.

4.5.4. Регистрационный номер и дата регистрации обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы письма или на любом свободном от текста месте. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

Если обращение повторное – в правом верхнем углу обложки ставится отметка «повторное» и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.

Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

4.5.5. Поступившие письменные обращения граждан передаются главе администрации сельсовета.

Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции администрации, в двухдневный срок направляются по принадлежности в соответствующие органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации и учреждения с уведомлением об этом заявителя в письменной форме. Запрещается направлять обращения граждан, содержащие жалобы, на разрешение должностным лицам или органам, действия которых обжалуются.

На каждую письменную жалобу заполняется дело в тонкой обложке, на которой указываются: фамилия, инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления и регистрационный номер обращения, кому передано на рассмотрение.

            Специалисты администрации, которым переданы обращения, обязаны обеспечить своевременное и объективное их рассмотрение в установленные сроки, подготовить проект ответа заявителю.

Сопроводительные письма к обращениям граждан, направляемым руководителям соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также руководителям организаций и учреждений, подписываются главой администрации. Сопроводительные письма и письма-уведомления заявителям о направлении их обращений на рассмотрение могут подписываться ведущим специалистом.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с действующим законодательством.

4.5.6. Рассмотрение отдельных обращений:

а) ответ на письменное обращение не дается, если в нем не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Такое обращение направляется в архив с пометкой «оставить без рассмотрения» и обоснованием принятого решения;

— исключения составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы;

б) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в течение семи дней заявителю направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

в) в соответствии со статьей 11 Закона № 59-ФЗ не подлежит рассмотрению по существу поставленных в нем вопросов обращение:

* выдержанное в некорректной форме, содержащее нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы в адрес должностного лица. Гражданину в семидневный срок направляется письменное уведомление о недопустимости злоупотребления правом на обращение;

* текст которого не поддается прочтению либо неясен смысл изложенного. Такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в семидневный срок направляется гражданину письменное уведомление (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению). В других случаях такое обращение направляется в архив с пометкой «оставить без рассмотрения» и обоснованием принятого решения;

* в котором гражданином обжалуется судебное решение; в семидневный срок обращение возвращается по почтовому адресу заявителю с разъяснением порядка обжалования судебного решения;

* если гражданин поднимает вопрос, на которое ему многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Должностное лицо, многократно направлявшее письменный ответ, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Гражданину в семидневный срок направляется разъяснение о данном решении.

4.6. Организация личного приема граждан.

4.6.1. Личный приём граждан ведётся главой администрации сельсовета, в дни и часы согласно утверждённому графику приёма граждан, в порядке живой очереди. 

Специалисты администрации ведут приём населения в течение рабочего дня.

4.6.2. Личные обращения граждан регистрируются в журнале регистрации (Приложение № 19), в котором фиксируются сведения обратившегося и краткое содержание устного обращения, поручения, данные администрации по исполнению обращений граждан, и результаты их выполнения.

Должностные лица, которым поручено исполнение личных обращений граждан, готовят в зависимости от содержания поручения информацию или ответ посетителю.

Ведущий специалист администрации ведет анализ жалоб и обращений граждан и ежеквартально представляет главе администрации материалы о поступивших и рассмотренных письменных и устных обращениях.

1. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование главы администрации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

            5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

— требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

— требующие ответа по тексту документа;

— определенные резолюцией руководителя;

— обращения граждан.

При постановке документа на контроль на верхнем правом поле документа проставляется штамп «Контроль».

            5.3. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные. После рассмотрения документа главой администрации срок исполнения конкретного документа указывается в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов.

            Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях:

— для нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти – с даты подписания;

— для других входящих документов – со дня регистрации документа;

— для внутренних – со дня подписания или утверждения документа.

            Документы подлежат исполнению в следующие сроки:          

            — с конкретной датой исполнения – в указанный в документе срок;

            — с пометкой в тексте или в резолюции руководителя «Срочно» – в 3-дневный срок;

— имеющие пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок;

— телеграммы, требующие срочного решения – в 2-дневный срок, прочие – в 10-дневный срок;

            — представления прокуратуры – до 30 дней;

            — протесты прокуратуры – до 10 дней;

— остальные письма – до 30 дней;

— обращения граждан: до 7 дней – для принятия неотложного решения и направления обращения по подведомственности;

  — до 30 дней – при необходимости дополнительной проверки.

  — до 15 дней – по запросу органа власти, рассматривающего обращение гражданина.

            Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, последующего за нерабочим днем.

            Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются главой администрации в тексте документа или в резолюции.

            Сроки исполнения могут быть продлены при наличии объективных обстоятельств. В случае невозможности исполнения документа в срок исполнитель готовит справку, в которой излагает просьбу о продлении его с указанием мотивов и конкретного срока. Продление сроков исполнения осуществляется главой администрации, поставившим документ на контроль, новый срок исполнения заносится в журнал регистрации входящих документов.

            Если в течение месяца не может быть решен вопрос, поставленный в обращении граждан, то заявителю дается промежуточный ответ с указанием причины задержки и срока окончательного ответа, о чём делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

            5.4. Контроль исполнения документов по срокам и по существу осуществляет ведущий специалист администрации сельсовета, по журналу регистрации входящих документов, он же ежемесячно готовит для главы администрации аналитические сведения об исполнении документов.

            На контрольные документы длительных сроков исполнения заводятся контрольные дела, в которых находятся контролируемый документ, справки, информации и другие материалы, относящиеся к выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело. Если срок исполнения документов более года, информация о ходе выполнения представляется ежеквартально.

            Информация о выполнении нормативно-правовых актов, распорядительных документов главы администрации и вышестоящих органов власти представляется в указанные сроки ведущим специалистом администрации, главе администрации для снятия документа с контроля. Документ считается исполненным и снимается с контроля после сообщения результатов исполнения заинтересованным организациям и лицам. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и в журнале регистрации входящей корреспонденции.

            При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, ведущий специалист, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с главой администрации.

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Печатание документов

6.1.1. Печатание документов администрации сельсовета осуществляется специалистами администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво с использованием чернил, пасты синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие ксерокопии или факсимильные копии для печатания не принимаются.

Специалист, отпечатавший документ, несет ответственность за правильную орфографию и пунктуацию.

6.1.2. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм – левое;

20 мм – верхнее;

10 мм – правое;

20 мм – нижнее.

6.1.3. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное печатание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

            6.1.4. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», «Отметка о приложении», за верительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

от 5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат» на продольном бланке;

40 – для реквизита «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

            — последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

            6.1.5. При изготовлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов, начиная со второй страницы, проставляются посередине или справа, верхнего или нижнего поля арабскими цифрами без каких-либо знаков.

            6.1.6. Допускается печатание документов временного срока хранения с использованием оборотной стороны листа, установив «зеркальные» поля.

6.2 Копирование (тиражирование) документов.

Выполнение копировально-множительных работ производится на копировальных аппаратах.

Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на бумаге форматов А3, А4, А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

            Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел и организацию их оперативного хранения. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Номенклатура дел.

7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение № 20).

7.1.2. Номенклатура дел администрации сельсовета составляется в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, определения сроков их хранения, обеспечения поиска документов.

7.1.3. В номенклатуру дел включается наименования дел, отражающих все документированные участки деятельности администрации сельсовета, в том числе временно действующих органов, комиссий администрации сельсовета. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

7.1.4. Номенклатура дел на предстоящий год составляется ведущим специалистом, в последнем квартале текущего года, утверждается главой администрации сельсовета и вводится с 1 января следующего года.

Копия утвержденной номенклатуры представляется в архивный отдел администрации района.

7.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) отдела по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района, она подлежит досрочному пере согласованию в случае реорганизации администрации.

7.1.6. Заголовок дела должен чётко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок – «разные материалы», «общая переписка» и т.п. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

            — название вида дела (переписка, журнал, личные дела и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.);

— название организации – автора документов;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, состоящих из разных видов документов по одному вопросу, употребляется термин «Документы», указывается вопрос и в скобках перечисляются основные разновидности вошедших в дело документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается не дата их составления, а период, на (за) который они составлены.

7.1.7. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

В графе 1 проставляется индекс дела по номенклатуре, который состоит из цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера внутри раздела, например 01-09

В графе 2 указываются заголовки дел.

В графе 3 по окончании календарного года ведущий специалист, проставляет сведения о количестве фактически заведенных за год дел, если дело не заведено, в графе проставляется прочерк, а в графе 5 указывается причина отсутствия дела (документы могут не составляться, не поступать, быть переходящими с прошлого года и т.д.).

В графе 4 указываются сроки хранения дела и номер статьи по перечню документов.

В графе 5 делаются примечания о переходящих делах, о причинах отсутствия дел.

После окончания календарного года ведущим специалистом администрации сельсовета составляется итоговая запись о категориях и количестве фактически заведенных за год дел.

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется ведущим специалистом администрации сельсовета.

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре;

— раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

— подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий и черновиков;

— приложения помещаются вместе с основными документами;

— в дела формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов формируется несколько томов дела.

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела).

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Документы в личных делах формируются в порядке поступления.

Лицевые счета группируются по алфавиту фамилий.

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет может достигать 10 см.

7.2.2. Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года.

При заведении дела оформляется его обложка (Приложение № 21), на которой указываются все сведения, кроме количества листов и номера дела по описи – частичное оформление дел. Индекс дела указывается и на корешке обложки.

По завершении года проводится полное оформление дел постоянного и длительных (свыше 10 лет) сроков хранения.

7.2.3. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплёт дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; до оформление обложки дела.

7.2.4. Дела переплетаются или подшиваются в твёрдую картонную обложку нитками нулевого размера на 4-5 проколов с учётом возможности прочтения текста всех документов. Все металлические скрепки удаляются.

При подшивке (переплете) документов следует учитывать, что текст документа не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а это возможно только в том случае, если левое поле составляет не менее 3 см.

Если текст расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В конце дела подшивается лист-заверитель, в начале дела – чистый лист и внутренняя опись.

 7.2.5. Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Сложенные листы нумеруются в развёрнутом виде. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, потом – очередным номером каждое вложение. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные документы нумеруются на оборотной стороне в левом углу.

7.2.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и за верительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка («На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»).

7.2.7. После нумерации листов составляется лист-заверитель (Приложение № 25), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела. Лист-заверитель подписывается специалистом, пронумеровавшим листы.

7.2.8. Внутренняя опись (Приложение № 23) составляется к личным делам.

7.2.9. На обложке законченного делопроизводством дела уточняются крайние даты и крайние номера (первого и последнего документа) распорядительных документов; номера и заголовки томов, если дело оказалось из нескольких томов; количество листов в деле; после составления описи дел на обложке указывается номер описи и номер дела по описи.

Все надписи на обложке делаются светостойкими чёрными чернилами или могут печататься с помощью компьютера и принтера и наклеиваться на обложку наглухо клеем ПВА. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела.

Даты дела могут не указываться на установленном для даты месте на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел (План работы администрации на 2011 год).

Наименование организации, год, номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.3. Организация оперативного хранения дел.

7.3.1. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив и архив администрации сельсовета, дела хранятся в администрации сельсовета.

7.3.2. Дела хранятся у специалистов в закрывающихся на ключ металлических шкафах в вертикальном положении, текущие – по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в описи – по порядку номеров дел по описи.

7.3.3. Включенные в описи дела выдаются для работы ведущим специалистом, под роспись в журнале учёта выдачи дел.

7.3.4. При смене лиц, ответственных за хранение документов, составляется акт приёма-передачи архивных и текущих дел.

7.3.5. Архивные дела передаются в муниципальный архив:

— управленческие документы постоянного хранения – через 5 года после завершения их делопроизводством;

— похозяйственные книги, документы о приватизации – в случае ликвидации;

— документы по личному составу – в случае ликвидации.

1. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ

И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации сельсовета распоряжением администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), функции и права которой определяются положением. 

8.1.3. Экспертиза ценности (ЭЦ) документов проводится ежегодно. Комиссия работает при составлении номенклатуры дел, при проведении ЭЦ, составлении описей и при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.

8.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов:

— постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный отдел администрации района;

— временных сроков хранения, подлежащих дальнейшему хранению в администрации сельсовета, в том числе документов по личному составу и документов со сроком хранения «До минования надобности»;

— подлежащих уничтожению в связи с истечением предельных сроков хранения.

8.1.5. В процессе экспертизы из дел постоянного срока хранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов, документы с временным сроком хранения, а также проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

8.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

8.2. Составление описей дел.

8.2.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и дела со сроками хранения свыше 10 лет ведущий специалист составляет описи (Приложения № 24, 25).

 В опись включаются заголовки всех дел постоянного хранения администрации сельсовета, сформированных в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также возникших дополнительно в процессе деятельности. При отсутствии включённых в номенклатуру дел постоянного хранения и по личному составу составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается главой администрации.

8.2.2. При составлении описи соблюдаются следующие правила: каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», указывается номер тома дела и уточняется содержание каждого тома; на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью.

8.2.3. При внесении в опись многотомных дел в заголовке первого тома указывается количество томов, а в заголовке последнего тома после номера тома добавляется слово «последний», например:

Распоряжения администрации Нижнебузулинского сельсовета по основной деятельности, документы к ним

(в 2 томах).

Том 1. Распоряжения №№ 1-75.

То же. Том 2 (последний). Распоряжения №№ 76-134.

8.2.4. В описи между наименованиями (заголовками) дел должен быть интервал не менее 1 см.

Планы и отчёты вносятся в опись дел за тот год, на (за) который они составлены, независимо от даты их составления. Перспективные планы вносятся в опись по первому году планируемого периода.

8.2.5. Описи дел составляются в четырех экземплярах отдельно на управленческие дела постоянного хранения, на похозяйственные книги и на дела по личному составу.

Описи представляются в архивный отдел администрации района для утверждения и согласовании, после чего они утверждаются главой администрации сельсовета.

8.3. Составление акта о выделении документов к уничтожению

На документы, сроки хранения которых истекли, составляется акт о выделении их к уничтожению (Приложение № 26).

Отбор документов и дел временного хранения за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и длительного хранения за этот же период.

Акт подписываются составителем и ЭК администрации сельсовета.

Глава администрации утверждает акты только после возвращения в администрацию описей дел постоянного хранения, похозяйственных книг и по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и архивного дела Амурской области.

Акты представляются для согласования в архивный отдел администрации района.

После этого администрация имеет право уничтожить включенные в акт дела и документы, о чём в акте делается соответствующая запись.

8.4. Передача документов в архив.

            8.4.1. По истечении пяти лет обработанные и включенные в описи дела:

            — постоянного хранения – передаются в муниципальный архив;

            — по личному составу и долговременного хранения – передаются в архив администрации сельсовета.

Передача производится только по утвержденным описям.

В период подготовки дел к передаче в архив, ведущим специалистом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты обязаны устранить.

            Прием каждого дела производится ведущим специалистом. При этом на экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ведущего специалиста и лица, передавшего дела.

            Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

            8.4.2. Документы по личному составу и долговременного хранения хранятся в архиве администрации сельсовета.

1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ.

9.1. Для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам используются печати сельского Совета народных депутатов, администрации сельсовета и штампы.

 9.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы: «Входящих документов», «Контроль».

            9.3. Печать администрации сельсовета изготавливается в одном экземпляре, хранится у главы администрации сельсовета в сейфе, проставляется на документах:

— с подлинной подписью главы администрации сельсовета;

— на копиях постановлений, распоряжений администрации сельсовета;

— на командировочных удостоверениях;

— на справках, характеристиках, документах личного состава администрации и др. (Приложение № 13).

9.4. Печати и штампы изготавливаются в штемпельно-граверных мастерских, имеющих государственную лицензию, учитываются ведущим специалистом администрации в специальном журнале (Приложение № 27), выдаются под расписку работникам, которые обеспечивают их сохранность.

            Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах и шкафах. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются по акту, с проставлением отметок в соответствующих журналах.

            При смене лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

            9.5. Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей, назначаются распоряжением главы администрации сельсовета.

Документ в электронном виде, просмотреть, скачать.doc