Бухгалтерский учет в казенных учреждениях регулируется отдельными нормативными документами и отличается от учета в других экономических субъектах. О нюансах бухгалтерского учета в казенных учреждениях читайте в этой статье.
Документы, регулирующие бухучет в казенных учреждениях
Для начала дадим краткую характеристику казенным учреждениям (КУ). Она зафиксирована в ст. 6 БК РФ.
КУ — это один из видов государственных (муниципальных) учреждений наряду с автономными и бюджетными. КУ может оказывать госуслуги, а также выполнять госфункции. Деятельность КУ обеспечивается за счет средств бюджета, бюджетная смета является основой для выплат. Также КУ имеет право участвовать в коммерческой деятельности, если это не запрещено учредительным документом, но все доходы перечисляются в бюджет. Всё имущество принадлежит учредителю (РФ, субъекту РФ или муниципалитету) и используется на праве оперативного управления. Согласие учредителя необходимо для распоряжения любым имуществом КУ. При нехватке средств КУ учредитель отвечает по его обязательствам. В целом КУ больше всего ограничены в свободе действий и зависимы от учредителя по сравнению с прочими госучреждениями.
Нормативным актом, регулирующим бухгалтерский учет в казенных учреждениях, является закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В нем прописаны базовые требования и правила ведения бухучета в Российской Федерации. Кроме того, есть единый план счетов и инструкция, утвержденные приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. Они применяются всеми госучреждениями, а также госорганами. Также для КУ действует план счетов бюджетного учета с инструкция к нему (приказ Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н).
Формы первичных документов, а также учетных регистров и отчетности для бюджетников вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в справочник.
Основные правила учета
Особенностью бухгалтерского учета в казенных учреждениях является нумерация счетов. Они состоят из 26 знаков, в которых закодирована информация. Кодировка позволяет соотносить данные разных субъектов бюджетной системы.
Подробную информацию о составе и структуре счета бюджетного учета в КУ ищите в статье «Коды счетов бюджетного учета».
Записи на счетах бюджетного учета ведутся методом двойной записи. В приложении № 1 к инструкции плана счетов № 162н содержится большой набор типовых проводок, которые может использовать бухгалтер в работе.
Кроме того, пример составления проводок для образовательного учреждения смотрите в статье «Типовые проводки по бюджетному учету (примеры)».
Итоги
Правила ведения учета в КУ подчинены общим принципам бухучета для всех экономических субъектов, конкретизированы единым планом счетов для госучреждений, а также планом счетов бюджетного учета. Последний содержит конкретные примеры записей по счетам учета.
Минфин скорректировал Приказы N 162н, 174н и 183н. Добавили новые счета и корреспонденции. Например, указали, как отражать единый налоговый платеж. Поправки надо применять начиная с бухучета 2023 года. Об основных новшествах расскажем в нашем обзоре.
Что изменилось
В планы счетов включили счета 0 209 39 000, 0 303 14 000, 0 303 15 000. Отразили и другие коррективы, которые недавно внесли в Единый план счетов N 157н.
Дополнили правила формирования номеров счетов. Выделим такие нюансы заполнения разрядов 15 – 17:
- в номере счета 0 303 14 000 указывайте коды КРБ и КДБ, а не КИФ. Подход закрепили в Инструкции N 162н. Для бюджетных и автономных учреждений аналогичный порядок следует из общности методологии учета;
- при отражении безвозмездных неденежных поступлений и передач в номерах счетов 0 401 10 190, 0 401 20 240, 0 401 20 250, 0 401 20 280, 0 304 04 000 приводите элементы вида расходов группы 800 и подстатьи статьи 190 АнГПД (п. 2 Инструкции N 162н, п. 2.1 Инструкции N 174н, п. 3 Инструкции N 183н). Поправка техническая, поскольку Минфин требовал так поступать с 2022 года.
В инструкциях закрепили типовые проводки по новым счетам. Скорректировали корреспонденции по ряду уже применявшихся счетов.
ЕНП и страховые взносы по единому тарифу
Налоги и взносы начисляйте, как и прежде, по дебету счета учета затрат и кредиту счетов 0 303 ХХ 000. Вместо счетов 0 303 02 000, 0 303 07 000 и 0 303 10 000 применяйте счет 0 303 15 000.
Уплату ЕНП отражайте по дебету счета 0 303 14 831 и кредиту счетов 0 201 00 610, 0 304 05 000. После того как налоговая зачтет платежи в счет конкретных обязательств, получите от нее документ о принадлежности сумм. На его основании распределите сальдо счета 0 303 14 000 по другим счетам 0 303 ХХ 000 прямыми проводками.
Правила закрепили в п. 104 Инструкции N 162н, п. п. 131, 133 Инструкции N 174н, п. п. 159, 161 Инструкции N 183н.
Полагаем, в качестве документа от налоговой надо использовать справку о принадлежности денег. Чтобы ее получить, можно следовать рекомендациям Минфина.
Компенсация затрат на предупреждение травматизма
Суммы к возмещению из СФР записывайте по дебету счета 0 209 39 561 и кредиту счета 0 401 10 139 или 0 401 40 139 (п. 86 Инструкции N 162н, п. 109 Инструкции N 174н, п. 112 Инструкции N 183н).
Аналогичные проводки Минфин приводил в письме об учете таких компенсаций с 2021 года. Отличие лишь в том, что прежде вместо счета 0 209 39 000 использовали счет 0 209 34 000.
Операционная аренда имущества
На счете 0 111 40 000 объекты отражайте в корреспонденции со счетом 0 401 60 224 или 0 401 60 229. Далее по графику оплаты начисляйте за счет резерва долг по кредиту счета 0 302 24 730 или 0 302 29 730 (п. п. 41.1, 102 Инструкции N 162н, п. п. 67.3, 128 Инструкции N 174н, п. п. 67.3, 136 Инструкции N 183н). Проводки не касаются учета аренды на льготных условиях.
Полагаем, изменение обязывает скорректировать и входящие остатки на 1 января 2023 года. Согласуйте вопрос с учредителем и финансовым органом.
Биологические активы
В инструкциях закрепили корреспонденции по учету биологических активов и операций с ними. Основные проводки привели в разделах по новым счетам 0 110 00 000 и 0 113 00 000 (п. п. 41.1.2 – 41.1.4 Инструкции N 162н, п. п. 67.12 – 67.17 Инструкции N 174н, п. п. 67.12 – 67.17 Инструкции N 183н).
Например, приплод молодняка от племенных животных (т.е. не биологическую продукцию) отражают по дебету счета 0 113 00 360 и кредиту счета 0 401 10 199. Если же учреждение учитывает животных не в составе биологических активов, их потомство по-прежнему показывают по дебету счета 0 105 36 346 (п. 23 Инструкции N 162н, п. 34 Инструкции N 174н, п. 34 Инструкции N 183н).
Другие объекты учета
Типовые записи добавили по многим предметам учета. Однако поправки можно считать техническими, поскольку аналогичный порядок уже следовал из иных норм либо о нем сообщал в письмах Минфин.
Основные технические изменения в проводках
Как внедрить новшества
Казенные и бюджетные учреждения обязаны включить новые счета в рабочий план счетов с 12 июня, а автономные учреждения — с 17 июня 2023 года. Это даты вступления в силу поправок к Приказам N 162н, 174н и 183н.
Новшества применяют ко всем показателям 2023 года (п. 2 Приказа N 35н, п. 2 Приказа N 57н, п. 2 Приказа N 64н). Значит, уже отраженные в этом году записи надо исправить. Это же касается коррективов, которые требуется внести из-за изменения типовых проводок.
Подробнее о внедрении новых счетов см. в обзоре.
Казенное учреждение – это государственная структура, которая занимается оказанием государственных услуг. Это некоммерческие объекты, формируемые для осуществления культурных и прочих целей. Учредителем считается госорган, у которого есть соответствующие полномочия. Учет в таких субъектах ведется особым образом. Нюансы связаны с тем, что у субъекта нет прав на используемое имущество. Кроме того, подобные учреждения не могут пользоваться упрощенными системами обложения налогами.
Вопрос: Как отражаются в учете организации-арендатора расходы на аренду складских помещений, предоставленных во временное пользование казенным учреждением? Помещения находятся в федеральной собственности.
Договором аренды установлено, что арендная плата в сумме 150 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным; стоимость арендуемых помещений равна 10 000 000 руб. Складские помещения используются для хранения сырья и производственной техники. Доходы и расходы в целях исчисления налога на прибыль организация определяет методом начисления.
Посмотреть ответ
Нюансы учета в казенном субъекте
Приведем нюансы учета в рассматриваемой структуре:
- Учредитель участвует в управлении финансами.
- Счета открываются в казначействе.
- Финансирование осуществляется в пределах сметы.
- Доходы от работы направляются в бюджет.
- Учреждение не имеет прав собственности на имущество.
- Операции с ценными бумагами не проводятся.
- Структура не имеет прав на использование УСН.
Вопрос: Как отразить в учете организации — плательщика ЕСХН расчеты с казенным учреждением по аренде земельного участка, находящегося в федеральной собственности?
Согласно договору аренды:
— арендная плата в сумме 90 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным;
— стоимость арендуемого земельного участка равна 3 000 000 руб.
Земельный участок используется организацией для выращивания сельскохозяйственных культур. Договор аренды заключен на срок менее года.
Посмотреть ответ
Также существенными являются следующие особенности:
- Данные об активах фиксируются за балансом. Двойная запись не применяется.
- Учреждение использует только ОСНО.
Налоги не начисляются только на доход от основной деятельности.
ВАЖНО! Субъекту нужно направлять декларацию. Однако допускается предоставление документа в сжатом виде. Указывается минимальная информация.
Учетная политика
ВАЖНО! Образец учетной политики казенного учреждения от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Учетная политика – это бумага, устанавливающая порядок бухучета и налогового учета. Для ее утверждения субъекту нужно издать приказ.
Она может меняться вследствие изменений, вносимых в законодательство или локальные нормативные акты. Документ создается на основании особенностей деятельности учреждения, его структуры. Учетная политика включает в себя эти пункты:
- Рабочие счета, которые применяются при учете.
- Особенности документооборота (включая перечень первичных документов).
- Порядок осуществления инвентаризации.
- Особенности внутреннего контроля.
- Способы оценки имущества и имеющихся обязательств.
Учетная политика позволяет установить порядок действий, когда соответствующие пункты не оговорены нормативными актами. Однако документ не должен противоречить действующим законам.
Первичная документация
Любая хозяйственная операция должна подтверждаться первичкой. На их основании создаются бухгалтерские проводки. Первичные документы нужно для установления обоснованности и разумности экономических действий. Казенные субъекты должны применять в своей деятельности документы, перечень которых утвержден Приказом №173. Дополнительный перечень бумаг может указываться в учетной политике. Рассмотрим правила формирования первичных документов:
- Применение форм, которые были установлены внутренними актами.
- Использование обязательных реквизитов.
- Незаполненные строки зачеркиваются.
- Недопустимы помарки.
Если документы будут создаваться без учета этих правил, у контролирующих органов могут возникнуть вопросы.
Учет операций с ОС и имуществом
ОС и имущество поступают в казенную структуру от учредителя. Именно на последнего возложена ответственность по содержанию, так как он является собственником. Рассмотрим основания, по которым учитываются операции:
- Принятие ОС на учет выполняется на основании решения комиссии. Первичным документом является акт передачи.
- Право управления образуется с дня регистрации.
- Оценка собственности проводится на основании стоимости, прописанной в акте.
- Корректировка стоимости выполняется на основании осуществленной модернизацией.
Бюджетная структура может купить имущество. Покупка осуществляется за счет денег, взятых из бюджета.
Пример учета покупки имущества
Учреждением было закуплено оборудование на 333 тыс. рублей. Траты на транспортировку равны 7 тыс. рублей. Проводки будут следующими:
- Дт 1 10631 310 Кт 1 30231 703. Поступление оборудования на 333 тыс. рублей.
- Дт (используется тот же дебетовый счет, что и в предыдущей проводке) Кт 1 30222 730. Отражение трат размером 7 тыс. рублей на транспортировку оборудования.
Со следующего месяца после поступления оборудования начинается начисление амортизации. Срок полезной эксплуатации определяется на основании Классификатора.
Реализация и списание ОС
Казенные учреждения могут реализовывать ОС. Однако для этого нужно получить одобрение учредителя. Иногда продажа связана с необходимостью погашения ущерба и обязательств, однако это крайние случаи. Доход от продажи направляется в бюджет.
ВНИМАНИЕ! Списание производится тогда, когда ОС утратили потребительские качества.
Пример списания ОС
В учреждении появился объект ОС, который вышел из строя. Его нужно списать. Остаточная стоимость составляет 36 тыс. рублей, амортизационные начисления – 90 тыс. рублей. После завершения ликвидации производится оприходование на сумму 600 рублей. Используются эти проводки:
- Дт 1 40110 172 Кт 1 10134 410. Списание стоимости на сумму 36 тысяч рублей.
- Дт 1 10134 410 Кт (используется тот же счет, что и в предыдущем примере). Списание начислений по амортизации на сумму 90 тыс. рублей.
- Дт 1 10536 340 Кт 1 40110 172. Оприходование дополнительных изделий на 600 рублей.
Каждая проводка подтверждается первичкой.
Учет операций по начислению зарплат
Рассмотрим пример. Казенное учреждение начислило зарплату сотрудникам. При начислении средств произошло удержание НДФЛ. Используются эти проводки:
- Дт 1 40120 211 Кт 1 302 11 730. Выплата заработка.
- Дт 1 302 11 830 Кт 1 303 01 730. Удержание НДФЛ.
- Дт 1 302 11 830 Кт 1 304 03 730. Перевод заработка на карту работника.
- Дт 1 304 03 830 Кт 1 304 05 211. Учет выдачи зарплаты.
Расчеты с сотрудниками учреждения имеют ряд особенностей. В частности, средства для расчетов аккумулируются из разных источников.
Учет материалов
Материалы могут поступить в казенную структуру на основании договора купли-продажи, дарения. Рассмотрим порядок установления стоимости материалов:
- При поставке в стоимость будут включены затраты на саму поставку, страховку, пошлину, услуги посреднических компаний.
- Стоимостью изготовления является себестоимостью. Она включает в себя траты на производство.
- Если материалы поступили по соглашению о дарении, в стоимость будет входить рыночная цена, стоимость поставки, траты на доведение изделия до нужного состояния.
- Если произошло централизованное поступление материалов, стоимость определяется на основании сумм, прописанных в сопроводительной документации.
Рыночную цену можно узнать путем установления рыночной стоимости аналогичных материалов.
Налогообложение
Средства, поступившие в учреждение из бюджета, не будут облагаться налогом. Налогообложение также не затрагивает доход, полученный от оказания государственных услуг. Налог на прибыль начисляется в отношении следующих поступлений:
- Доход от внебюджетных направлений работы, если отсутствует раздельный учет, смета трат.
- Возмещение ущерба, выплаченное третьими лицами.
- Стоимость имущества, переданного на бесплатной основе, если объекты не применяются в основной деятельности.
- Излишки, обнаруженные во время инвентаризации.
- Целевые поступления, израсходованные по нецелевому направлению.
Казенной структуре нужно подготовить отчетность, которая направляется в ИФНС.