- Пользовательское соглашение
- Соглашение об ОПД
- Правила сайта
- Политика конфиденциальности
- Реклама на сайте
- Поддержка проекта
- О нас
16+ Сетевое издание «Fireman.club» зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ № ФС 77-80618 от 23.03.2021. Полное, частичное использование материалов в соц. сетях, печати, ТВ и радио без индексируемой гиперссылки на fireman.club или без указания сайта как источника, а так же перепечатка материалов — запрещено! Иная правовая информация.
На сайте «Fireman.club» используются файлы cookie для повышения удобства пользователей и обеспечения работоспособности. Отключение файлов cookie может привести к неполадкам при работе с сайтом. Если Вы не хотите использовать файлы cookie, то можете изменить настройки браузера. Продолжая использование сайта, Вы даете согласие на сбор и использование cookie-файлов, других данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и Соглашением об ОПД.
Copyright © 2015 — 2023
«Fireman.club»
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 2 декабря 2020 г. N 888
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях совершенствования архивной работы в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов и организаций МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение требований Инструкции, указанной в пункте 1 настоящего приказа.
3. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 16.03.2006 N 160 «Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России».
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 3 декабря 2014 г. N 670
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ МЧС РОССИИ
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» <1> и в целях совершенствования делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России приказываю:
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.
1. Начальникам территориальных органов, руководителям учреждений и организаций МЧС России при осуществлении делопроизводства в подчиненных подразделениях руководствоваться прилагаемой инструкцией.
2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 01.12.2008 N 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».
Министр
В.А.ПУЧКОВ
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее — территориальные органы МЧС России), спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее — ФПС ГПС) и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее — организации МЧС России), а также совершенствования работы с документами в рамках электронного документооборота.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с несекретными документами (включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения — для служебного пользования), представленными на носителях всех видов, в том числе на организацию работы с электронными документами.
Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МЧС России.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <1>, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 01.12.2010 N 606, и иными нормативными правовыми и правовыми актами по вопросам делопроизводства и архивной работы.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.
1.4. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориального органа, организации МЧС России;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;
реквизит документа — элемент оформления документа;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа, организации МЧС России;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в территориальном органе, организации МЧС России;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа (копии) документа;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним.
1.5. Делопроизводство в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется с использованием системы электронного документооборота — WEB-версия автоматизированной системы делопроизводства и контроля МЧС России АС «Делопроизводство» (далее — СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и указаний по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов указаний по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов; контроля исполнения документов, архивной и справочно-информационной работы.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России (далее — структурные подразделения), а также временное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение, созданное в территориальном органе, организации МЧС России для ведения делопроизводства.
Методическое руководство организацией делопроизводства и его контроль в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляет Департамент административной работы и правовой деятельности МЧС России совместно с Центральным архивом МЧС России.
1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориальных органов, организаций МЧС России.
Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников (руководителей) территориальных органов, организаций МЧС России.
1.9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на одного или нескольких сотрудников подразделения, назначенных руководителем структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство должностных лиц между ними распределяются должностные обязанности.
При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.
1.10. Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления (включая сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях), устанавливаются должностными регламентами (инструкциями).
1.11. На сотрудников структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:
прием, учет в СЭД и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);
представление поступающих документов на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, и после получения соответствующего указания по исполнению, передача исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;
учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;
контроль за прохождением документов, подготовка руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;
контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;
разработка номенклатуры дел с использованием СЭД;
формирование, оформление, учет, хранение дел;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.12. Организация контроля за прохождением документов, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. регламентируется приказом о внутренней деятельности территориального органа, организации МЧС России.
1.13. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, размещается в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).
Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.
1.14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
1.15. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перевода на другую работу (перемещения) имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику через ответственного за делопроизводство. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.16. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласно утвержденному начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России графику проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России, а также в подчиненных организациях. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.
1.17. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
2.1. Прием и обработка поступающих документов
2.1.1. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочным и на личном приеме.
2.1.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
2.1.3. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО) и Единой системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), сеть Интернет.
2.1.4. По каналам СЭД поступают электронные документы, электронные копии документов.
2.1.5. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.1.6. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично».
При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.
2.1.7. В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, организации МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) территориального органа, организации МЧС России.
Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение N 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.
2.2. Регистрация поступающих документов
2.2.1. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России, регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) в СЭД, в которой отражаются сведения о прохождении и исполнении документа.
2.2.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Незамедлительно регистрируются документы с отметками «Срочно», «Оперативно».
2.2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения в виде открыток, периодические издания и т.д.
2.2.4. По каналам СЭД электронные копии документов поступают в составе РКК.
2.2.5. Поступившему документу в СЭД автоматически присваивается входящий регистрационный номер, который является подтверждением его получения и состоит из индекса территориального органа, организации МЧС России, присвоенного ему в СЭД, и порядкового номера документа, например: 100-246, где 100 — индекс территориального органа или организации МЧС России, 246 — порядковый номер документа.
2.2.6. Регистрационный штамп, в котором указывается номер и дата поступления документа, проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии.
Регистрационные штампы, проставляемые вручную на документах на бумажном носителе, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
2.2.7. Электронная копия документа сохраняется в базе данных СЭД и является составной частью его РКК.
Основными реквизитами РКК являются:
наименование вида документа;
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество подписавшего;
дата и регистрационный номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);
дата и индекс поступления документа;
получатель (название организации, которой адресован документ);
адресат (должностное лицо, на чье имя поступил документ);
краткое содержание документа;
количество листов документа и, при наличии приложения, количество листов (брошюр, дискет и т.д.) приложения;
указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами:
отметка об ограничении доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому рубрикатору;
ключевые слова;
логические связи с документами;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
номер бланка;
вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.
2.2.8. Состав документов, которые не подлежат сканированию и электронный образ которых не прикрепляется к РКК, дан в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
2.2.9. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с заведенными на них РКК направляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с указанием по исполнению документов, основным исполнителем. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.
2.2.10. Доступ к РКК и электронным копиям документов в СЭД предоставляется подразделениям, а также исполнителям (передается в электронные папки) одновременно с утверждением (сохранением) указания по исполнению или адресованием документов в СЭД.
2.2.11. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации.
2.3. Порядок рассмотрения документов руководством
территориального органа, организации МЧС России и доведения
документов до исполнителей
2.3.1. После регистрации входящая корреспонденция поступает на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.
На зарегистрированные документы должностным лицом, которому начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России предоставлены соответствующие полномочия, могут быть подготовлены и внесены в РКК проекты указаний по исполнению.
2.3.2. Рассмотрение поступивших документов начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России, руководителями структурных подразделений, направление документов и указаний по их исполнению исполнителям может производиться в СЭД в электронном виде.
2.3.3. Указания по исполнению, оформленные на бланках согласно образцу, данному в приложении N 4 настоящей Инструкции, прикладываются к соответствующим документам на бумажном носителе. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется учетный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим начальником (руководителем).
2.3.4. Рассмотренные начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения указаний по исполнению в РКК и дальнейшей передачи на исполнение в структурные подразделения в соответствии с указаниями по исполнению.
2.3.5. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.
Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
2.3.6. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.
2.3.7. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения руководителю подразделения и в соответствии с его указаниями передаются исполнителям.
Указания руководителя структурного подразделения по исполнению документов оформляются в электронном виде в РКК и, для документов, поступивших на бумажном носителе, на бланке установленной формы в соответствии с образцом, данным в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
В случае оформления указаний по исполнению документов на бланке, сведения об исполнителях и установленных руководителем подразделения сроках исполнения вносятся в РКК сотрудником, ответственным за делопроизводство. После чего документ передается исполнителю.
2.3.8. Электронные документы, электронные копии документов в составе РКК направляются исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документов.
Доступ к РКК и электронным копиям документов или электронным документам в СЭД предоставляется исполнителям после адресования им документов руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.
Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в РКК.
2.3.9. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для списания в дело с использованием СЭД и формирования дел в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов.
2.4. Регистрация и отправка исходящих документов
2.4.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.
2.4.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе III настоящей Инструкции.
2.4.3. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.
2.4.4. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и соответствующего количества копий (для документов, отправляемых на бумажном носителе).
При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится соответствующее количество копий с учетом визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается распорядительным документом, издаваемым в каждом территориальном органе, организации МЧС России.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
2.4.5. Регистрация исходящих документов производится в день их приема от исполнителей путем заведения РКК в СЭД. РКК заводится на все исходящие документы независимо от того, как отправляется документ — на бумаге или в электронном виде.
Исходящий номер письма состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например: N 23-3-5, где 23 — порядковый номер документа, 3-5 — индекс дела по номенклатуре дел.
Зарегистрированный документ сканируется, электронный образ документа прикрепляется к РКК одновременно с регистрацией.
2.4.6. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
2.4.7. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложение N 5), которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.
2.4.8. Документы в адрес руководства МЧС России, департаментов и управлений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, являющихся участниками СЭД, отправляются по каналам СЭД в электронном виде.
2.4.9. В случае отправки письма в электронном виде исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.
Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В случае отправки письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.
2.4.10. При заполнении РКК исходящего документа в графе «Получатель» необходимо указывать департамент или управление центрального аппарата МЧС России, территориальный орган и организацию МЧС России, которым адресован документ. Для документов, направляемых на имя руководства МЧС России, в графе получатель указывается «МЧС России».
Документ считается отправленным по каналам СЭД после заполнения поля «Рассылка документа» в графе «Получатель» РКК и сохранения введенной информации в СЭД.
2.4.11. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи, в том числе по каналам СЭД, указаны в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
2.5. Регистрация внутренних документов
2.5.1. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).
Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
2.5.2. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.
Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.
2.5.3. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.
2.5.4. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например: N 25-км.
2.5.5. Планы основных мероприятий территориального органа, организации МЧС России, утвержденные приказом территориального органа, организации МЧС России (годовые) или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (на месяц), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
Регистрационный номер плана основных мероприятий на месяц проставляется следующим образом, например: N 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 — порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).
2.5.6. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п. 2.5.5 настоящей Инструкции.
2.5.7. Докладные, представляемые начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.5.8. Рассылка копий протоколов, приказов и распоряжений, докладных и служебных записок структурным подразделениям осуществляется по каналам СЭД или на бумажном носителе.
2.5.9. Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.
Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, руководителю) в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
2.5.10. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.
2.5.11. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.
2.5.12. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п. 2.5.10 настоящей Инструкции) осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.
2.6. Организация учета и поиска документов
2.6.1. Основой организации учета и поиска является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов осуществляется с использованием СЭД.
2.6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2.6.3. Учет количества документов по территориальному органу, организации МЧС России в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭД.
2.6.4. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки (запросы) СЭД, где указаны основные реквизиты документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата, номер документа, содержание (слово или фраза в заголовке, кратком содержании документа) и т.п.
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
3.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов:
бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N N 6, 7, используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний;
бланки с угловым расположением реквизитов (приложения N N 9, 10, 11) используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и т.д.
3.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, организации МЧС России.
3.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.
3.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах учета использования (приложение N 12) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.
3.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.
Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 13).
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.
Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.
После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.
3.2. Изготовление и использование печатей и штампов
3.2.1. Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3.3.1. Создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России документы печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 10, 11, 12,
Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:
|
левое |
20 |
|
правое |
10 |
|
верхнее |
20 |
|
нижнее |
20 |
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
3.3.2. В состав реквизитов документов, создаваемых в территориальном органе, организации МЧС России, входят:
а) эмблема МЧС России;
б) полное и краткое наименование территориального органа, организации МЧС России;
в) должность лица — автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления документа;
ж) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях N 14, 15, 16 к настоящей Инструкции.
3.3.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17, и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».
3.3.4. В реквизите «Наименование организации» указывается полное наименование, закрепленное в положении (уставе) территориального органа, организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).
Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.
3.3.5. Реквизит «Справочные данные» указывается на бланках писем и включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты.
3.3.6. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол) указывается на каждом документе, за исключением письма.
Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. В бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления в бланках писем не указывается.
3.3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).
Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
3.3.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (без буквы «г.»). Например: дату 5 марта 2012 года следует оформить 05.03.2012.
3.3.7.2. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2012 г. (в этом случае буква «г.» проставляется в обязательном порядке).
3.3.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:
для документа, изданного до 1999 года включительно, день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;
для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п. 3.3.7.1 настоящей Инструкции.
Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.
3.3.8. Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа и единой даты.
3.3.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.3.10. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «адресат», если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке.
———————————
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Например:
Для служебного пользования
Экз. N ____________
3.3.11. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Направляемые документы адресуются в органы власти, организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам, гражданам.
При направлении служебного письма организации или структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.
Например:
МЧС России
Департамент административной
работы и правовой деятельности
При направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.
Например:
Начальнику Южного регионального
центра по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям
и ликвидации последствий
стихийных бедствий
И.О. Фамилия
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
Директору
Департамента кадровой
политики МЧС России
И.О. Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Начальникам региональных центров
по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.
———————————
<1> Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Академия Государственной
противопожарной службы
МЧС России
ул. Б. Галушкина, д. 4,
Москва, 129366
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему.
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя — в левой верхней части.
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю в пределах поля, отведенного для реквизита «Адресат».
3.3.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при необходимости — воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и
ликвидации последствий
стихийных бедствий
личная подпись И.О. Фамилия
10.03.2014
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением коллегии Южного регионального
центра по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий
от 10.02.2014 N 1
3.3.13. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе на свободном от текста месте соответствующим руководителем или на бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание по исполнению по образцу, данному в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
Указание по исполнению документа включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись, расшифровку подписи и дату.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в указании по исполнению документа. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
3.3.14. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».
Письмо (о чем?) «О рассмотрении…», «О согласовании…».
Правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка».
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.
3.3.15. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается словом или штампом «Контроль».
3.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем (в случае, если к письму прилагаются какие-либо документы), а также при оформлении документов, являющихся приложениями к приказам, распоряжениям, письмам, инструкциям, планам и другим документам. В сопроводительных письмах реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Оформляется реквизит «Отметка о наличии приложений» следующим образом.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, при этом пункты приложений располагаются друг под другом, например:
Приложение: 1. Замечания по проекту Инструкции по делопроизводству на 1
л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте за первую половину 2014 года на 3
л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.07.2014 N 02-4/156 и приложение к нему,
всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
или:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
или:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.
Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка об осведомленности Иванова И.И. в секретных сведениях,
для служебного пользования, рег. N 26ДСП, на 2 л. экз. N 1.
На документах, являющихся приложением к какому-либо документу (например: к актам, программам, договорам и т.д.), отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например: Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
В отметке о приложении указывается также вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к акту приема-передачи дел
от 10.11.2014 N 7
Особенности оформления приложений к приказам и распоряжениям представлены в разделе 4.1.
3.3.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписываются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, организации МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, организации МЧС России.
Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с положением об этом органе.
На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, организации МЧС России, в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости — воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись начальника главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации на бланке оформляется следующим образом:
Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:
Начальник Главного управления МЧС России по Московской области Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке):
Начальник регионального центра Личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, например:
Заместитель начальника Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.18. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится в целях оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.
3.3.19. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются или Согласен с учетом замечаний Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в территориальном органе, организации МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, документы, отправляемые по СЭД, другие виды документов), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.
На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы проставляются на визовом экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.
Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Начальник Центрального архива МЧС России Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 30.10.2012 N 451/24
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления чрезвычайной страховой компании от 21.06.2014 N 10
Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
3.3.20. Реквизит «Оттиск печати».
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, организации МЧС России проставляется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
3.3.21. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:
Верно Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия 10.05.2012
3.3.22. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах — на оборотной стороне) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
И.В. Петров
(495) 624-45-67
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
3.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.3.24. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Регистрационный штамп также может содержать количество листов основного документа и приложений.
3.3.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
4.1. Приказы и распоряжения
4.1.1. Приказы и распоряжения издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности территориальных органов и организаций МЧС России, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности.
4.1.2. Приказы и распоряжения издаются:
в соответствии с поручением вышестоящей организации;
в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России;
в соответствии с поручениями начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России;
по инициативе структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России.
4.1.3. Приказы издаются:
а) по вопросам основной деятельности территориального органа, организации МЧС России;
б) по личному составу;
в) по строевой части;
г) о командировании.
4.1.4. Распоряжения издаются по организационным, оперативным, хозяйственным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие.
4.1.5. Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; положения о структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России; регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); регулируются вопросы о временном исполнении обязанностей по невакантной должности начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России на период его временного отсутствия (командирование, отпуск); о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; а также другие вопросы, определенные положением о территориальном органе, уставом организации МЧС России.
В образовательных организациях пожарно-технического профиля приказами по основной деятельности регулируются следующие вопросы: об утверждении решений приемной комиссии по зачислению в образовательную организацию (в том числе в адъюнктуру, аспирантуру, докторантуру); об утверждении решений государственной аттестационной комиссии об окончании образовательной организации (в том числе адъюнктуры, аспирантуры, докторантуры); об отчислении из образовательной организации или переводе в другую образовательную организацию; о переводе на другую форму (специальность) обучения; о переводе курсантов, слушателей, студентов, адъюнктов, аспирантов и докторантов на последующие курсы обучения; о прикреплении соискателем; другие вопросы, связанные с образовательной деятельностью.
4.1.6. Приказами по личному составу регулируются вопросы:
о заключении контрактов о прохождении военной службы (службы) и продлении сроков контрактов о прохождении военной службы (службы);
о назначении на воинские должности и должности, связанные с обеспечением деятельности Государственной противопожарной службы (далее — ГПС), приемом на федеральную государственную гражданскую службу и на работу;
о зачислении в распоряжение начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России;
о переводе (откомандировании) военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы (далее — ФПС) ГПС из МЧС России в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба (служба);
о прикомандировании сотрудников ФПС ГПС к органам государственной власти и организациям;
о приостановлении военной службы (службы);
о возложении временного исполнения обязанностей по вакантной должности;
о назначении на должность исполняющим обязанности по вакантной должности;
о присвоении и лишении воинского (специального) звания и восстановлении в воинском (специальном) звании;
о присвоении классного чина;
об увольнении с военной службы (службы), федеральной государственной гражданской службы и работы;
об исключении из списков личного состава умерших (погибших) или признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими;
о зачислении в военные образовательные организации, адъюнктуру, докторантуру и об окончании военных образовательных организаций, адъюнктуры, докторантуры и отчислении из них;
об изменении учетных данных;
о присвоении личных номеров военнослужащим и сотрудникам ФПС ГПС;
о награждении наградами МЧС России;
об установлении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет;
об установлении должностных окладов, разрядов по единой тарифной сетке, месячных и иных дополнительных выплат регулярного характера и надбавок в соответствии с нормативными правовыми актами для сотрудников ФПС ГПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников;
о предоставлении основного (дополнительного) отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им полутора и трех лет, а также учебных отпусков.
4.1.7. Приказами по строевой части регулируются вопросы:
о вступлении в воинскую должность (принятие дел и должности);
о зачислении военнослужащих в списки личного состава;
об исключении военнослужащих из списков личного состава;
о временном исполнении обязанностей по невакантной должности (кроме начальников (руководителей) территориальных органов, организаций МЧС России;
о нахождении военнослужащих на лечении и возвращении из медицинских учреждений;
об убытии военнослужащих в отпуск, на учебу, лечение и прибытие из отпуска, с учебы и лечения;
об установлении окладов по воинской должности, месячных и иных дополнительных выплат в соответствии с нормативными правовыми актами.
4.1.8. Проекты приказов и распоряжений готовят структурные подразделения территориального органа, организации МЧС России на основании поручений соответствующего начальника (руководителя) либо в инициативном порядке.
4.1.9. Приказы по личному составу и строевой части в территориальных органах, организациях МЧС России готовятся и оформляются структурным подразделением, на которое возложена работа с кадрами, в соответствии с требованиями Департамента кадровой политики МЧС России.
4.1.10. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
4.1.11. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России. На период отсутствия начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.12. Приказы, распоряжения действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившими силу).
4.1.13. Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, правил, инструкций или внесение в них изменений производится только приказами.
4.1.14. Признание утратившими силу распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.
4.1.15. Внесение изменений в приказ, распоряжение производится путем издания приказа, распоряжения с новой редакцией их пунктов, подпунктов (абзацев), приложений к ним, а также путем исключения, дополнения или замены пунктов, подпунктов (абзацев), отдельных слов и словосочетаний.
Разработка и оформление проектов приказов и распоряжений
по основным вопросам деятельности
4.1.16. Обеспечение качественной подготовки приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России, которые готовят и представляют проект приказа (распоряжения) на подпись.
4.1.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов, распоряжений осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и структурное подразделение, созданное для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
4.1.18. Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; приказов, распоряжений, действующих по рассматриваемому вопросу; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.
4.1.19. Проекты документов, требующих финансового обеспечения, представляются на рассмотрение (согласование) руководству территориального органа, организации МЧС России с обязательным приложением финансово-экономических обоснований, в которых указываются:
основание для издания документа;
необходимые объемы ассигнований;
источники финансирования.
Финансово-экономические обоснования подлежат согласованию в установленном порядке с довольствующими структурными подразделениями.
К проектам приказов, распоряжений об организации и проведении мероприятий, предусмотренных планами основных мероприятий, разрабатываются сметы расходов, оформляемые в виде приложений к ним.
4.1.20. Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу.
4.1.21. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.
При употреблении специальных терминов их значение должно быть разъяснено в примечаниях.
4.1.22. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения N N 6, 7).
4.1.23. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата A4 (210 x 297 мм), шрифтом Times New Roman, размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа — 2,0 см, с правой стороны — 1,0 см, сверху — не менее 2,0 см и снизу — не менее 2,0 см.
Печатание проектов приказов, распоряжений и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.
4.1.24. Проект приказа, распоряжения должен содержать следующие реквизиты:
эмблема МЧС России;
краткое наименование вышестоящей организации — МЧС России;
полное наименование территориального органа, организации МЧС России;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления (издания) документа;
наименование документа (заголовок к тексту), кроме приказов по личному составу и строевой части;
текст;
подпись;
необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения или на листе согласования;
отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись.
4.1.25. Заголовок к тексту приказа (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.26. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту (приложение N 17).
Констатирующая часть в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях — словом «п р е д л а г а ю»).
Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г а ю») не пишется (приложение N 18).
4.1.27. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица — с указанием должности) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
4.1.28. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.
4.1.29. Примечания к пунктам проекта распорядительного документа могут быть только подстрочными (сноски).
Если в тексте проекта распорядительного документа упоминаются законодательные, иные нормативные правовые акты, то необходимо делать сноски с указанием даты издания и номера соответствующего акта и указанием официального источника его опубликования (например: Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 18, ст. 2060).
4.1.30. При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение) в распорядительной части делается соответствующая запись, например:
«Внести изменения в приказ Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «О создании…», дополнив пункт 2 абзацем следующего содержания: «…».
или:
«Пункт 1 приказа Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «О создании…» изложить в следующей редакции:
«…».».
Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый этим приказом (например, положение, правила и т.д.), могут быть оформлены в виде приложения к приказу.
При этом в тексте приказа делается запись: «Внести прилагаемые изменения в…». В приложении к приказу излагаются все вносимые изменения со ссылкой на конкретные пункты (приложение N 18).
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный приказ (распоряжение), то текст одного из пунктов приказа (распоряжения) должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Например: «Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Московской области от… N… «Об утверждении…».».
4.1.31. В тексте проекта приказа (распоряжения) дата и номер другого ранее изданного документа оформляется следующим образом:
при ссылке на приказ, изданный МЧС России, территориальным органом, организацией МЧС России, его дата и номер указываются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год, номер (например: приказ МЧС России от 14.04.2008 N 189 «Заголовок приказа») (приложение N 17). В случае, когда приказ был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, то об этом делается соответствующая запись, например: приказ МЧС России от 24.07.2006 N 418 «Заголовок приказа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 ноября 2006 г., регистрационный N 8548);
для законодательных актов, нормативных правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации дата и номер документа оформляются словесно-цифровым способом, например: Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ «Заголовок».
4.1.32. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается.
Если в тексте приказа дается ссылка на приложение, то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение N», а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:
Приложение N 3
к приказу Северо-Западного
регионального центра
МЧС России
от 25.02.2012 N 16
4.1.33. Приложения к документам, вводимым в действие приказом (приложения к правилам, рекомендациям и т.д.), должны иметь свою нумерацию, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документов, в которых эти приложения упоминаются, например:
Приложение N 15
к п. 2.2.5 Правил
4.1.34. На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие отметки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения — «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, — соответствующий гриф секретности.
Пометки оформляются в соответствии с п. 3.3.10 настоящей Инструкции.
4.1.35. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией.
4.1.36. К приказам, распоряжениям о проведении мероприятий, требующих материальных, финансовых и других ресурсов, должна быть приложена смета расходов на проведение планируемых мероприятий, которая составляется структурным подразделением, готовившим распорядительный документ.
4.1.37. В территориальных органах и организациях МЧС России издаются также приказы о командировании.
В тексте приказа о командировании должны быть указаны: должность, воинское (специальное) звание (если имеется), фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемые даты начала и окончания командирования (или количество суток), цель командирования (приложение N 19).
В последнем пункте приказа указывается документ, послуживший основанием для командирования <1>.
———————————
<1> Основанием для командирования является план основных мероприятий, приказ вышестоящей организации, распоряжение МЧС России.
К проекту приказа о командировании должна быть приложена смета расходов и при необходимости — техническое задание.
4.1.38. При оформлении приказов о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение (приложение N 20).
Согласование проектов приказов и распоряжений
4.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть согласован с заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;
руководителями структурных подразделений, которым даются конкретные поручения, а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п., утверждаемых проектом распорядительного документа;
начальником подразделения защиты информации;
руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов правовых актов;
руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;
другими должностными лицами по усмотрению начальника (руководителя) территориального органа, организации системы МЧС России.
В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.
4.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового подразделения (управления, отдела) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа проекта документа.
Срок действия виз — не более 30 дней.
4.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых касаются эти изменения, а также со структурным подразделением, созданным для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
4.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.
Представление проектов приказов и распоряжений на подпись
4.1.44. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в территориальном органе, организации МЧС России.
4.1.45. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений (включая финансово-экономическое обоснование), а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
4.1.46. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
Регистрация и рассылка приказов и распоряжений
4.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности (в том числе с отметкой «Для служебного пользования») осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, с использованием СЭД.
Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.
Порядок регистрации приказов о командировании определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.
4.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.
4.1.50. Рассылка копий приказов и распоряжений (кроме приказов и распоряжений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, по личному составу) осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.
4.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.
Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
Если выписка из приказа состоит больше чем из одного листа, то она прошивается и заверяется на обороте начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Например:
"Пронумеровано и прошито
2 (два) листа.
Начальник отдела
документационного
обеспечения управления
В.В. Иванова"
4.1.52. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.
4.1.53. Проекты приказов, издаваемые территориальным органом МЧС России совместно с другим территориальным органом федерального органа исполнительной власти (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с указанием наименований территориального органа МЧС России и территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименования указанных территориальных органов печатаются прописными буквами центрованно относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.
Наименование вида документа — П Р И К А З — печатается центрованно, в разрядку.
Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».
Подписи руководителей территориальных органов размещаются ниже текста на одном уровне в порядке расположения наименований этих органов на первом листе документа (приложение N 21). При наличии более 2 подписей они располагаются в два или несколько рядов.
4.1.54. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориальных органов (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.
4.1.55. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.
4.1.56. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.
4.1.57. В случае, когда территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.
4.1.58. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другого территориального органа федерального органа исполнительной власти — авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.
4.2. Уставы, положения, инструкции
4.2.1. Под уставом организации понимается свод положений, правил деятельности организации, определяющий ее структуру, устройство, виды деятельности, ее взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, структуру, порядок и организацию деятельности какого-либо органа (комиссии, комитета, совета и т.д.), структурного подразделения или организации МЧС России в целом.
В отдельную группу выделяются положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Инструкции по основным видам деятельности издаются территориальным органом, организацией МЧС России только после согласования с соответствующим департаментом или управлением центрального аппарата МЧС России.
4.2.2. Положение, инструкция утверждаются приказом территориального органа, организации МЧС России или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (оформляются грифом утверждения). Внесение изменений в утвержденные положения, инструкции осуществляется изданием приказа или утверждением соответствующим должностным лицом.
Положение о территориальном органе, уставы организаций МЧС России утверждаются приказом МЧС России
Положения, инструкции, утвержденные приказом МЧС России, доводятся до исполнителей в порядке, установленном для приказов.
Положения о структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России утверждаются приказом территориального органа, организации МЧС России.
4.2.3. Порядок подготовки проекта положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
4.2.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «кого?».
Констатирующей частью текста положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими цифрами.
4.3. Протоколы совещаний, заседаний
4.3.1. Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
4.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.
В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.
4.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.
4.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.
Оформление протоколов коллегии территориального органа МЧС России производится в соответствии с Положением о коллегии территориального органа МЧС России, утвержденном приказом МЧС России.
4.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.
4.3.7. Протоколы заседаний, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложения N N 22, 23) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — ПРОТОКОЛ.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола состоит из знака «N» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается ниже предыдущих реквизитов и выравнивается по центру.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).
Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.
Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме, данной в приложении N 24.
4.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.
4.4. Акты
4.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.
4.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.
Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.
Гриф утверждения — печатается в правом верхнем углу.
Наименование вида документа — слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.
Номер проставляется арабскими цифрами после слова «АКТ» на той же строке.
Заголовок отделяется от слова «АКТ» 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.
В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими порядок составления акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр — МЧС России
2 экземпляр — Центральный региональный центр МЧС России
3 экземпляр — Главное управление МЧС России по Владимирской области.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании акта должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии ___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
Члены комиссии ___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
___________________________ И.О. Фамилия
(подпись)
4.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при ликвидации или реорганизации территориальных органов, организаций МЧС России.
При ликвидации территориального органа, организации МЧС России без передачи их функций другим органам управления, организациям МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, организации МЧС России и передается в курирующий архив, чьим источником комплектования является соответствующий территориальный орган, организация МЧС России.
При реформировании территориального органа, организации МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учредителю, второй — организации-правопреемнику в составе фонда.
В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.
К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.
Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.
В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
4.5. Служебные письма
4.5.1. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и другие.
4.5.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.5.3. Письма оформляются на бланках установленной формы (приложения N 9, 10).
Письмо имеет следующие реквизиты (приложение N 25):
Дата — проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.
Исходящий номер — порядок проставления исходящих номеров на письмах указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции.
Адресат — печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля.
Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
Заголовок (аннотация) к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом.
Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
Текст письма — отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю).
Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый …………………!
Господин ………………….!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением, …, Искренне Ваш, …
Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:
С уважением, Начальник Главного управления личная подпись И.О. Фамилия
Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
В соответствии с…
В целях…
Направляем (представляем, высылаем) Вам…
Считаю целесообразным…
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования…,
а также в связи с недостаточной загруженностью… прошу
Вас решить вопрос о…
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В сопроводительных письмах реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом, и оформляется в соответствии с п. 3.3.16 настоящей Инструкции.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с п. 3.3.17 настоящей Инструкции.
Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на визовом экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа. Если письмо отправляется по каналам СЭД, визы оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа.
Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.6. Докладные и служебные записки, справки
4.6.1. Докладная записка — служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй — излагают выводы и предложения.
4.6.2. Служебная записка — документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).
4.6.3. Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.
Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.
Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, организации МЧС России (при необходимости — главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел.
4.7. Телеграммы
4.7.1. Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
4.7.2. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа — ТЕЛЕГРАММА;
указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная);
адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный);
текст;
подпись;
регистрационный номер, дата регистрации.
4.7.3. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат».
Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы.
Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.
Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции) и дата.
Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой).
Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
4.8. Выполнение машинописных работ
4.8.1. Печатание служебных документов осуществляется в машинописных бюро (там, где они предусмотрены) или в структурных подразделениях непосредственно исполнителями с учетом требований, изложенных в разделе III настоящей Инструкции.
4.8.2. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата A4 на одной стороне листа.
На последней странице отпечатанного документа, на лицевой стороне в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
4.8.3. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с п. 6.13 настоящей Инструкции.
5.1. Контроль за исполнением документов и поручений в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляется в целях своевременного и качественного их исполнения, включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля и информирование руководства МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России об исполнении.
5.2. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные организации и подразделения.
5.3. Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения или отдельные должностные лица территориального органа, организации МЧС России, назначенные в установленном порядке руководителем территориального органа, организации МЧС России.
5.4. На служебных документах, содержащих поручения, в правом верхнем поле документа (или на бланке с указанием по исполнению документа) проставляется оттиск штампа «Контроль» с указанием срока исполнения.
5.5. Информация о контролируемых поручениях заносится в СЭД.
5.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, которым даны поручения.
При этом руководители структурных подразделений, указанных в поручении первыми, — головные исполнители, структурных подразделений, указанных последующими, — соисполнители, несут равную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений.
5.7. Поручения подлежат исполнению в установленный в тексте срок или в месячный срок, если конкретный срок не установлен.
Поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.
Если в тексте поручения не указан срок исполнения и при этом продолжительность его исполнения по трудоемкости оценивается более одного месяца, то руководитель соответствующего структурного подразделения не менее чем за одну неделю до истечения месячного срока в рабочем порядке (в устной или письменной форме) проводит согласование контрольного срока с лицом, давшим поручение (или уполномоченным им лицом). При отсутствии соответствующих предложений от ответственного исполнителя (исполнителя) об установлении срока исполнения контрольного поручения срок устанавливается до одного месяца.
5.8. Письменные индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее — обращения) по вопросам компетенции МЧС России рассматриваются в срок не более 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» <1>, срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196; 2013, N 19, ст. 2307; 2013, N 27, ст. 3474.
Обращения граждан или организаций с информацией о возникших или возможных чрезвычайных ситуациях рассматриваются в срочном или оперативном порядке в зависимости от содержания поступившей информации.
5.9. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях от даты поручения.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.10. Непосредственные исполнители поручений должны своевременно сообщать в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением поручений, информацию о ходе и состоянии исполнения поручений.
При получении информации от ответственных за ведение контроля за исполнением поручений в структурных подразделениях (либо от непосредственных исполнителей) структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением поручений, обновляет хранящуюся в СЭД информацию о состоянии исполнения поручений.
5.11. Информация о ходе исполнения и результатах контроля за исполнением докладывается на тематических селекторных и оперативных селекторных совещаниях.
5.12. Решение о снятии поручения с контроля принимается должностным лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).
5.13. В исключительных случаях в связи с объективной невозможностью выполнения поручения в установленный срок, либо с вновь возникшими обстоятельствами, представляется мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения поручения лицу, давшему поручение.
5.14. Письма граждан снимаются с контроля при представлении информации:
об ответе заявителю по существу обращения (с реквизитами письма заявителю);
о личной встрече исполнителя с заявителем и решении вопросов, изложенных в письме гражданина, с отметкой на обращении гражданина;
о направлении письма гражданина на рассмотрение в иные органы исполнительной власти или органы местного самоуправления, при одновременном извещении об этом заявителя.
5.15. При снятии с контроля структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнением поручений, на служебном документе, содержащем поручение, проставляется штамп «Снято с контроля», а информация об исполнении поручения вносится в СЭД.
Утратил силу. — Приказ МЧС России от 14.09.2020 N 684.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения.
7.1.2. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее — Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.3. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.
———————————
<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
7.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 N 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.
7.1.5. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 28) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.
Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.
7.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов — названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс — 1.
7.1.7. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: «Индекс 1. Делопроизводство», «Индекс 2. Финансовое обеспечение», «Индекс 3. Кадровое обеспечение» и т.д.
7.1.8. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
7.1.9. Как правило, номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.
7.1.10. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.11. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.
7.1.12. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения и дополнения к номенклатуре дел территориального органа, организации МЧС России вносятся структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства в СЭД.
7.1.13. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 29) не реже 1 раза в 5 лет составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.
В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря.
Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде.
7.1.14. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и, в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения), дорабатывается. Изменения и дополнения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.
В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.
7.1.15. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
7.1.16. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.
7.1.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
7.1.18. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.
7.1.18.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: дело N 4-3-7, где 4 — индекс структурного подразделения, 3 — индекс отдела структурного подразделения, 7 — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п. 7.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.
7.1.18.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.
Заголовок дела может состоять из следующих элементов:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);
название автора документа: территориального органа, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается — в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: Протоколы заседаний экспертной комиссии Главного управления МЧС России по Московской области и документы к ним.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе.
Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: Переписка с Департаментом административной работы и правовой деятельности МЧС России по вопросам планирования мероприятий.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2013 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.
Например, первоначально заголовок дела был «Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России», а после уточнения (редакции) — «Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России».
7.1.18.3. В графе 3 номенклатуры «Количество дел (томов)» вносятся сведения о количестве заведенных томов.
7.1.18.4. В графе 4 номенклатуры дел «Дата дела» отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: «10.01.2012 — 28.12.2012»). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: «15.01.2010 — по настоящее время».
7.1.18.5. В графе 5 номенклатуры дел «Количество листов» указывается количество листов, подшитых в деле (томе).
7.1.18.6. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.
7.1.18.7. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2006 г. В 2011 — 2012 гг. — д.2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» проставляется отметка «Не заводилось», при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки.
На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.
Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде» и указывается периодичность его распечатки (для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения).
7.1.19. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются графы 3, 4, 5 и 7 (частично) номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.
7.1.20. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.
Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Ответственный за ведение делопроизводства вносит данные о списании документов в дело путем заполнения соответствующего поля в регистрационно-контрольной карточке документа в СЭД.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.
7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа «в дело» с указанием номера дела;
группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.);
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
помещать электронные документы (электронные копии документов) в дела в соответствии с номенклатурой дел;
помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем.
7.2.4. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе.
7.2.5. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения.
7.2.6. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
7.2.7. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки.
7.2.8. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки.
Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год.
7.2.9. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: «Приложение к приказу подшито в дело N…».
Особенности формирования некоторых категорий дел
7.2.10. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании). Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.
7.2.11. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов.
7.2.12. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.
7.2.13. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке.
7.2.14. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом.
7.2.15. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в алфавитном порядке фамилий заявителей (коллективные обращения — по фамилии гражданина, чья фамилия в учетных формах проставлена первой).
Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России, группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
7.2.16. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ФПС ГПС и военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России формируются в соответствии с требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно.
7.2.17. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются внутри дел в алфавитном порядке фамилий сотрудников.
7.2.18. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий.
7.2.19. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.3. Оформление дел
7.3.1. Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем Архива (лица, ответственного за Архив).
7.3.2. Оформление дела, включая дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, предусматривает:
подшивку дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
оформление реквизитов обложки дела.
Оформленные дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в папках типа «Корона» или в скоросшивателях.
Подшивка дел
7.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с гребешком, тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в Архив в папках типа «Корона» и скоросшивателях.
7.3.4. Архивные папки с документами, исполненными на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм), должны иметь размеры 229 x 324 x 40 мм.
Если все листы документов дела превышают вышеуказанный формат (лицевые счета), архивные папки могут иметь соответствующие размеры.
7.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (послужные карты и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.
7.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы вкладываются в конверт, который наклеивается в конце дела на внутреннюю сторону архивной папки. Наличие невостребованных личных документов оговаривается во внутренней описи дела.
7.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата A5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210 x 297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.
Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.
7.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.), следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.
7.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела — лист-заверитель дела.
Нумерация листов дела
7.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом.
Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
7.3.11. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами.
7.3.12. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.
7.3.13. Подшитые в дела конверты нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7.3.14. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
7.3.15. Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
7.3.16. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.), а также склейка из нескольких листов нумеруется как один лист.
7.3.17. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
7.3.18. Чистые листы не нумеруются.
7.3.19. Листы с указанием по исполнению документов (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы.
7.3.20. В приложениях к документам, в виде брошюр и типографских изданий, листы нумеруются в соответствии с п. 7.3.17 настоящей Инструкции.
7.3.21. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.
Составление заверительной надписи
7.3.22. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение N 30), подшитом в конце дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или последний лист дела. В журналах (книгах) лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки в конце журнала (книги). В картотеках лист-заверитель складывается по формату карточки и размещается в конце картотеки.
7.3.23. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.
В журналах и книгах указывается количество заполненных листов.
7.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
7.3.25. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.
Составление внутренней описи
7.3.26. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение N 31).
При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
7.3.27. К делам, в которые подшиваются документы, списываемые в СЭД, внутренняя опись формируется автоматически (в электронном виде). В конце года внутренняя опись проверяется, при необходимости корректируется и распечатывается (отдельно по каждому тому).
7.3.28. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи.
Оформление реквизитов обложки дела
7.3.30. На обложке дела (приложение N 32, 33) указываются реквизиты: наименование территориального органа, организации МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Все реквизиты оформляются черной шариковой ручкой или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.
7.3.31. Наименование территориального органа, организации МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием (без сокращений).
7.3.32. При изменении наименования территориального органа, организации МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки (зачеркивание не допускается).
7.3.33. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).
Пример: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области N N 1 — 7 за 2012 год».
7.3.34. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.
7.3.35. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).
Пример: «Дело N 1-22 (в 2008 — 2010 гг. — дело N 1-23».
7.3.36. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.
7.3.37. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.
7.3.38. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
7.3.39. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.
Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
В деле, имеющем приложения к документам за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: «имеются документы за… годы».
Особенности указания крайних дат дела
7.3.40. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2011 год» является 2011 год.
7.3.41. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело.
7.3.42. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге).
7.3.43. Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело).
7.3.44. Крайними датами личного дела являются даты приема на работу и дата увольнения лица, на которое оно заведено.
7.3.45. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: «09 августа 2012 — 28 ноября 2012».
7.4. Хранение дел в структурных подразделениях
территориального органа, организации МЧС России
7.4.1. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
7.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
7.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.
В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
7.4.4. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.
Дела временного (до 10 лет) хранения по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке (п. 8.3 настоящей Инструкции).
7.4.5. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета выдачи дел.
Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.
Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
7.4.6. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.
В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия и копия акта (оригинал акта хранится в соответствующем деле с актами). Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.
7.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.
8. Документы территориальных органов, организаций МЧС России являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации. В Архив передаются завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в Архив в исключительных случаях по решению заместителя начальника территориального органа, организации МЧС России, курирующего вопросы делопроизводства, а также в случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению.
Подготовка документов к сдаче в Архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов; формированию и оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа, организации МЧС России в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
8.1.3. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в Архив.
8.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС России создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК).
ЭК территориального органа, организации МЧС России создается приказом его начальника (руководителя) из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
8.1.5. Функции и права ЭК территориального органа, организации МЧС России, а также организация ее работы определяются положением.
Положение об экспертной комиссии утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после согласования с курирующим архивом МЧС России, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России.
8.1.6. Протоколы заседаний ЭК территориального органа, организации МЧС России утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.
8.1.7. Основными функциями ЭК территориального органа, организации МЧС России являются:
организация ежегодного отбора документов для архивного хранения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
подготовка и внесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
рассмотрение описей особо ценных дел.
8.1.8. В состав ЭК территориального органа, организации МЧС России включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, включая структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, а также сотрудник, ответственный за Архив.
Председателем ЭК назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы.
Обязанности секретаря ЭК возлагаются на сотрудника, ответственного за Архив.
8.1.9. Протоколы ЭК, содержащие решения об изменении сроков хранения документов, установленных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем, утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после их рассмотрения и согласования с Центральной экспертной комиссией МЧС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.
8.1.10. Документирование деятельности ЭК территориального органа, организации МЧС России, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.
8.1.11. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Перечней документов с указанием сроков хранения.
8.1.12. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
8.1.13. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается. Все дела подлежат полистному просмотру.
При полистном просмотре дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и черновики документов.
Дела с отметкой «ЦЭК» также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению.
8.1.14. Дела с отметкой «ЦЭК», содержащие документы постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.
На обложках дел, прошедших экспертизу ценности, зачеркивается отметка «ЦЭК».
8.1.15. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности.
8.1.16. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Порядок оформления описей и актов представлен в разделах 8.2 и 8.3 настоящей Инструкции.
8.1.17. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается.
8.1.18. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается.
8.2. Составление и оформление описей дел
8.2.1. Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
8.2.2. Описи дел структурных подразделений (далее — сдаточные описи) составляются в двух экземплярах ежегодно по установленным формам (приложения N N 34 — 36) ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и Архива.
8.2.3. Сводные описи дел (далее — архивные описи) территориального органа, организации МЧС России составляются Архивом на основе сдаточных описей дел структурных подразделений. Архивные описи рассматриваются на заседании ЭК территориального органа, организации МЧС России.
8.2.4. Сдаточные описи составляются не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.
8.2.5. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в Архив несут руководители структурных подразделений.
8.2.6. При составлении сдаточной описи проверяется качество формирования и оформление дел; соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения.
Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, подшитых в дело; качество подшивки дела; нумерация листов; оформление внутренней описи, заверительной надписи и обложки дела.
Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены ответственным за делопроизводство.
8.2.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их поиску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе со сдаточной описью дел структурного подразделения в Архив.
8.2.8. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела;
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения).
8.2.9. При составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома.
Пример: дело N 1-4-20/2;
систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
дела с пометкой ДСП включаются в описи несекретных дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др.
8.2.10. В конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
8.2.11. Сдаточная опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения.
8.3. Составление и оформление актов о выделении
к уничтожению дел и документов
8.3.1. Составление актов о выделении к уничтожению дел и документов (в том числе электронных) производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период.
8.3.2. Акт о выделении к уничтожению дел структурных подразделений составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, и согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (приложение N 37).
На типографские печатные издания (книги, справочники, брошюры, журналы и пр.) составляются отдельные акты, не требующие согласования.
8.3.3. Акты имеют порядковую, валовую нумерацию в течение календарного года в пределах структурного подразделения.
8.3.4. Ответственность за своевременное и качественное составление актов и уничтожение дел и документов несут руководители структурных подразделений.
8.3.5. Описательная статья акта о выделении к уничтожению дел включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по акту;
индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество дел (томов, частей);
срок хранения и статья по перечню;
примечание.
8.3.6. При составлении акта о выделении к уничтожению дел соблюдаются следующие требования:
дела с пометкой ДСП включаются в акты несекретных дел;
в акт включаются дела с одинаковым сроком хранения, законченные делопроизводством одного года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, включаются в один акт, а дела с пятилетним сроком хранения, законченные в том же году, — в другой;
названия разделов (отделов структурных подразделений) указываются перед группой заголовков дел этого отдела;
каждое дело вносится в акт под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), имеющих общий заголовок, то допускается указывать их в акте под одним порядковым номером, при этом в графу «Индекс дела» вносится индекс каждого тома или части (1-4-8/1; 1-4-8/2 и т.д.), в графе «Количество дел (томов, частей) указывается общее количество томов, а в графе «Заголовок дела» указываются номера томов (частей).
Пример: Приказы о командировании. Копии. Тома 1 — 4;
систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;
графы акта заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела после проведения редактирования при экспертизе ценности;
графа «Примечание» используется для отметок об уничтожении дел.
8.3.7. В конце акта о выделении к уничтожению дел оформляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) общее количество дел (с учетом количества томов), подлежащих уничтожению.
8.3.8. Акты о выделении к уничтожению дел составляются в двух экземплярах, один из которых (вместе с электронной копией) передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления сводных актов (приложение N 38), второй остается в структурном подразделении.
8.3.9. Сводные акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются на заседаниях ЭК территориального органа, организации МЧС России после утверждения сводной описи дел постоянного хранения за этот же период курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Сводные акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и только после этого документы, включенные в эти акты, могут быть уничтожены.
8.3.10. Уничтожение дел и документов производится путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.
Сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения членами комиссии в количестве не менее двух человек.
8.3.11. Перед уничтожением дел комиссия сверяет индексы и заголовки дел, количество дел (томов, частей) с записями в акте.
8.3.12. Перед уничтожением документов комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета.
Все вносимые в акты исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.
8.3.13. После уничтожения документов сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственный за делопроизводство структурного подразделения, в котором хранились документы, производит отметки об уничтожении документов в книгах, журналах учета и номенклатуре дел с указанием номера и даты акта.
8.4. Передача дел в архив территориального органа,
организации МЧС России
8.4.1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям.
Описи представляются в электронном виде и два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления.
Номер сдаточной описи присваивается Архивом по книге учета сдаточных описей (приложение N 39).
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в Архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.4.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом и структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, и утвержденному курирующим делопроизводство заместителем начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
8.4.3. Прием дел производится сотрудником Архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. Во время приема-передачи дел проверяется правильность их формирования и оформления, все выявленные при проверке недостатки устраняются сотрудником структурного подразделения.
8.4.4. При приеме-передаче дел в графе «Примечание» сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, сотрудником Архива делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел.
8.4.5. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.4.6. После передачи дел в Архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе «Примечание») проставляются отметки о сдаче дел в Архив с указанием номера и даты описи.
8.5. Порядок выдачи и использования документов, хранящихся
в архиве территориального органа, организации МЧС России
8.5.1. Дела, хранящиеся в Архиве, выдаются для ознакомления и использования в служебных целях в помещении Архива, а также во временное пользование (за пределы Архива).
8.5.2. Во временное пользование дела выдаются по письменному запросу на срок, не превышающий:
1 месяц — работникам структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России;
3 месяца — сторонним организациям Российской Федерации.
При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.
8.5.3. Выдача дел из Архива работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение N 40). Разрешение на выдачу дел дает начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.
8.5.4. Требование на выдачу архивного дела должно быть согласовано с руководителем того структурного подразделения, из которого дело поступило в Архив. В случае ликвидации структурного подразделения, сдавшего дела, требование согласовывается с руководителем подразделения-правопреемника.
8.5.5. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу руководителя структурного подразделения, согласованного с начальником отдела по защите информации и руководителем структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства.
Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Архива не производится.
8.5.6. Выдача дел во временное пользование другим организациям оформляется актом (приложение N 41). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в Архиве. При возврате дел из временного пользования в обоих экземплярах акта делаются соответствующие отметки.
8.5.7. При работе с архивными документами запрещается расшивать дела, изымать листы, изменять внешний вид документов (подчеркивать текст, делать пометки, загибать листы и т.п.).
8.5.8. При выдаче дел из Архива каждое дело заносится в книгу выдачи дел (приложение N 42), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 43). При возврате дела в карте-заместителе делаются соответствующие отметки и она помещается в дело для использования при последующей выдаче.
Каждое выдаваемое из Архива дело должно иметь лист использования (приложение N 44), который подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.
8.5.9. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Архива составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения (организации), использовавшему документы, для привлечения виновных к ответственности, другой — докладывается руководству территориального органа, организации МЧС России, и после рассмотрения остается в Архиве.
8.5.10. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из Архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 7.4.6 настоящей Инструкции).
8.5.11. Документы Архива могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности организации системы МЧС России.
8.5.12. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам Архива могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).
8.5.13. Изготовление копий с архивных документов производится на основании письменного обращения руководителя структурного подразделения (организации) и с разрешения начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства.
8.5.14. Выдача подлинников отдельных архивных документов производится в исключительных случаях по решению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.
9.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия дел и документов текущего делопроизводства путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.
В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета, а также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.
Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается руководителем структурного подразделения.
9.2. При смене лица, ответственного за Архив, для проведения приема-передачи дел создается комиссия в составе не менее трех человек. Дела передаются в установленном порядке с оформлением акта приема-передачи.
9.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.
Прием-передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов (приложение N 45) и акту приема-передачи дел (приложение N 46).
9.3.1. При осуществлении приема-передачи документов ответственными за прием-передачу проводится проверка наличия документов, находящихся на исполнении в реорганизуемом подразделении, функции (часть функций) которых передаются вновь создаваемому структурному подразделению. В ходе проверки сверяются данные журналов учета с фактическим наличием документов.
Акт приема-передачи документов составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, второй — вновь созданному структурному подразделению, принявшему документы, третий — хранится в структурном подразделении, передавшем документы.
В журналах учета входящих документов реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче документов, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.
9.3.2. При осуществлении приема-передачи дел проводится проверка наличия дел текущего делопроизводства и за предыдущие годы в реорганизуемых структурных подразделениях, функции (часть функций) которых передаются. В ходе проверки сверяются учетные данные номенклатур с фактическим наличием дел.
Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в Архив, второй — принявшему дела структурному подразделению, третий — хранится в структурном подразделении, передавшем дела.
В номенклатуре дел реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче дел, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.
9.4. В случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения дел. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.
9.5. При ликвидации или реорганизации территориального органа или организации МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления или организации МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также Архив по акту, утвержденному начальниками (руководителями) обоих территориальных органов или организаций МЧС России.
В случае, если функции реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются нескольким территориальным органам, организациям МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.
9.6. При ликвидации территориального органа, организации МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче на постоянное хранение в архивы, источниками комплектования которых являлись территориальный орган, организация МЧС России. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.
9.7. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России включаются отдельным пунктом в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке.
9.8. При ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
26 ноября 2014 г.
АКТ
Настоящий акт составлен "__" ________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, созданного
для ведения делопроизводства)
в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за N _________, поступившего(ей)
"__" ___________ 20__ г. из _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на имя (в адрес) __________________________________________________________
не оказалось (обнаружено) _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Руководитель структурного
подразделения, созданного
для ведения делопроизводства подпись И.О.Фамилия
Должность сотрудника,
вскрывшего пакет (бандероль) подпись И.О.Фамилия
Форма акта об отсутствии документа или его отдельных листов
|
N п/п |
Откуда поступил пакет, дата и время поступления |
Номера документов, указанные на пакете |
Подпись лица, получившего пакет |
Подпись сотрудника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, получившего пакет, дата и время |
Форма журнала учета поступающих пакетов
Документы с отметкой «Для служебного пользования».
Документы, содержащие персональные данные <1>:
— личные дела;
— представления о назначении, увольнении, награждении, присвоении званий;
— справки о доходах, расходах;
— заявки на участие в конкурсе на замещение вакантной должности;
— служебные характеристики;
— послужные списки;
— сведения об изменении персональных данных;
— статистические отчеты о штатной и списочной численности территориальных органов и организаций МЧС России;
— ответы на запросы по подтверждению персональных данных из фискальных органов;
— медицинские направления в лечебно-профилактические учреждения.
Документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, нотариально заверенные, а также сшитые документы.
Объемные приложения к документам (приложения объемом более 200 листов, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4).
———————————
<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
|
Главное управление МЧС России по Московской области |
|
Н.В.Васильевой |
|
Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа. |
|
Начальник Главного управления |
|
И.О. Фамилия |
|
«__» октября 20__ г. |
|
вх. N |
Образец оформления резолюции
«__» _____________ 20__ г.
|
N |
Куда адресован пакет (город, область) |
Кому адресован пакет (подробное наименование адресата) |
N N документов |
Вес пакета |
Сумма сбора за доставку |
Примечание (подпись, дата) |
|
|
руб. |
коп. |
||||||
|
ИТОГО пакетов: |
Примерная форма реестра на отправляемую корреспонденцию
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
ПРИКАЗ
_____________________ г. Владивосток N __________
Образец бланка приказа
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________ г. Владивосток N __________
Образец бланка распоряжения
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
___________________________________________________________________________
ПРОТОКОЛ
Образец бланка протокола
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России
по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
Отдел государственного пожарного
надзора г. Саранска
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Эмблема МЧС России
МЧС РОССИИ
__________
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России
по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031
Телефон: 28-86-00 Факс: 28-86-29 (код 834-2)
E-mail: mchs-rm@moris.ru
____________________ N _____________________
На N ____________ от _______________________
ПРЕДПИСАНИЕ N __________
на выполнение задания
"__" _____________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(должность)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
командируется в ___________________________________________________________
(наименование организации)
в целях ___________________________________________________________________
(указать конкретно)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Начальник
Главного управления Подпись Расшифровка подписи
М.П.
000000
(Лицевая сторона)
Продолжение приложения N 11
Разрешаю __________________________________________________________________
(с чем ознакомить, что конкретно предоставить)
"__" _____________ 20__ г. _____________ __________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_____________________________ допущен(а) к _____________________ сведениям.
(инициалы, фамилия (степень секретности)
командированного лица)
Ему(ей) разрешен доступ в помещение _______________________________________
(N или наименование помещения)
в сопровождении ___________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы сопровождающего лица)
Руководитель режимно-
секретного подразделения _______________ "__" _____________ 20__ г.
(подпись)
СПРАВКА
_________________________________________ ознакомлен(а) ___________________
(фамилия, инициалы командированного лица) (указать, с какими
___________________________________________________________________________
работами, документами или изделиями, какова степень их секретности)
___________________________________________________________________________
_____________________________________________ ___________________ _________
(должность лица, принявшего командированного) (фамилия, инициалы) (подпись)
Подпись ознакомившегося _____________ ____________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
(Оборотная сторона)
Форма предписания на выполнение задания
|
N п/п |
Дата поступления бланков |
Количество |
N N экземпляров |
Фамилия, имя и отчество получившего бланки |
Расписка исполнителя в получении бланка(ов) |
Использование бланка (N акта на уничтожение и дата или подшивка в дело N, или учетный N документа и дата) |
Форма журнала
учета использования бланков строгой отчетности
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________________________
(начальник (руководитель) территориального органа,
__________________________________________________
организации МЧС России)
__________________________________________________
"__" _____________________ 20__ г.
АКТ
об уничтожении бланков строгой отчетности
Комиссия в составе ____________________________________________________
(должности и Ф.И.О. членов комиссии)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
отобрала к уничтожению следующие бланки строгой отчетности:
|
N N п/п |
Номер бланка |
Наименование бланка |
|
1 |
2 |
3 |
Продолжение приложения N 13
|
1 |
2 |
3 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(количество прописью)
наименование(я) бланков строгой отчетности.
Члены комиссии: 1. ________________________
(подпись, Ф.И.О.) 2. ________________________
3. ________________________
4. ________________________
5. ________________________
Правильность произведенных записей с данными учета сверил _____________
__________________________________________________________________________.
(подпись, Ф.И.О., должность)
Бланки перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
"__" _______________ 20__ г.
Члены комиссии: ___________________________
(подпись, Ф.И.О.) ___________________________
___________________________
Отметки об уничтожении бланков в журналах учета использования произвел
________________________________________________.
(подпись, Ф.И.О., должность)
"__" ______________ 20__ г.
Форма акта об уничтожении бланков строгой отчетности
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Государственный герб Российской Федерации |
01 |
|
Герб субъекта Российской Федерации |
02 |
|
Эмблема организации |
03 |
|
Код организации по ОКПО |
04 |
|
Код формы документы по ОКУД |
05 |
|
Наименование организации |
06 |
|
Справочные данные об организации |
07 |
|
Наименование вида документа |
08 |
|
Дата документа |
09 |
|
Регистрационный номер документа |
10 |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
11 |
|
Место составления или издания документа |
12 |
|
Гриф ограничения допуска к документу |
13 |
|
Адресат |
14 |
|
Гриф утверждения документа |
15 |
|
Резолюция |
16 |
|
Заголовок к тексту |
17 |
|
Отметка о контроле |
18 |
|
Текст документа |
19 |
|
Отметка о наличии приложения |
20 |
|
Подпись |
21 |
|
Гриф согласования документа |
22 |
|
Визы согласования документа |
23 |
Продолжение приложения N 14
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Печать |
24 |
|
Отметка о заверении копии |
25 |
|
Отметка об исполнителе |
26 |
|
Отметка об исполнении документа и направления его в дело |
27 |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
28 |
|
Идентификатор электронной копии документа |
29 |
│ 20 │ 73 │ │ 88 │ 10 │ │<──────>│<──────────────────────>│ │<──────────────────────────────>│<──>│ │ │ │ │ │ │ ─────├────────┴────────────────────────┴────┴────────────────────────────────┴────┤────── / │ │ / 3 │ │ │ │ / │ │ │ ─────│ ─────┌─────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────┐ │ │ / │ / │01 02 │ │ 16 19 │ │ │ │ │ 17│ │ 03 │ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ │ │ ─────├─────────────────────────┤ ├────────────────────────────────┤ │ │ 51│ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ │ ─────│ ├─────────────────────────┤ │ │ │ │ / │ │11 12 │ │ 17 │ │ │ │ │ │13 │ │ │ │ │ 22│ │ │14 │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ │ ─────│ ├─────────────────────────┤ │ │ │ │ / │ │18 │ │ │ │ │ 18│ │ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ │ ─────│ ├─────────────────────────┴───┴────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │20 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 297│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ / │ │21 22 25 │ │ │ 20│ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ / │ │23 24 26 │ │ │ │ │ │27 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 40│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ / │28 30 29 │ │ │ │ │ 16│ │ │ │ │ / │ / │ │ │ │ ─────│ ─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ / │ │ │ 20│ │ │ │ / │ │ / ─────└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘────── │ 210 │ │<───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
Схема
расположения реквизитов документов и границы зон
на формате A4 углового бланка
│ 20 │ │ 10 │ │<──────>│ │<──>│ │ │ │ │ ─────├────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────┴────┤────── / │ │ / 3 │ │ │ │ / │ │ │ ─────│ ─────┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ / │ / │01 02 03 16 19 │ │ │ │ │ 17│ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ / │08 09 10 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 20│ │04 05 06 07 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ 73│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ / │11 12 15 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 10│ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ │ ──────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │13 14 │ │ │ │ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ / │ │18 17 │ │ │ 18│ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │20 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 297│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ / │ │21 22 25 │ │ │ 20│ │ │ │ │ │ / │ │ │ │ │ ─────│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ / │ │23 24 26 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │27 │ │ │ 40│ │ ─────├──────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ / │28 30 29 │ │ │ │ │ 16│ │ │ │ │ / │ / │ │ │ │ ─────│ ─────└──────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ / │ │ │ 20│ │ │ │ / │ │ / ─────└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘────── │ 210 │ │<───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │
Схема
расположения реквизитов документов и границы зон
на формате A4 продольного бланка
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРИКАЗ 00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 000 ---------- --- Об организации и проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования в Южном федеральном округе" в 2014 году В соответствии с приказом МЧС России от 08.09.2014 N 488 "Об организации и проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования" в 2014 году" приказываю: 1. Утвердить состав конкурсной комиссии Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - региональный центр) по организации конкурса и подведению его итогов в соответствии с приложением. 2. Начальникам главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации Южного федерального округа до 01.10.2014 организовать проведение конкурсов в соответствии с Положением о проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования" в 2014 году, утвержденным приказом МЧС России от 08.09.2014 N 488, и представить материалы по итогам проведенных конкурсов в комиссию регионального центра. 3. Контроль исполнения приказа возложить на первого заместителя начальника Южного регионального центра полковника И.О.Фамилия. Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРИКАЗ 00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 000 ---------- --- О внесении изменений в приказ Южного регионального центра МЧС России от 15.09.2014 N 131 "Об организации и проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования в Южном федеральном округе" в 2014 году" Внести прилагаемые изменения в приказ Южного регионального центра МЧС России от 15.09.2014 N 131 "Об организации и проведении смотра-конкурса на звание "Лучшая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования в Южном федеральном округе" в 2014 году". Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРИКАЗ _______________________ г. Хабаровск N ___________ О командировании Иванова И.В. в г. Магадан Командировать начальника управления пожарно-спасательных сил и сил гражданской обороны регионального центра подполковника внутренней службы Иванова Игоря Владимировича с 10 апреля 2014 г. на 3 суток в г. Магадан для участия в учебно-методическом сборе с руководителями служб охраны труда главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации Дальневосточного федерального округа. Оплату командировочных расходов произвести в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств на 2014 год согласно прилагаемой смете расходов. Основание: План основных мероприятий Дальневосточного регионального центра МЧС России на 2014 год (раздел _____, подраздел ____, пункт ________), утвержденный приказом Дальневосточного регионального центра МЧС России от __________ N ___. Начальник регионального центра (подпись) И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
регионального центра МЧС России о командировании сотрудника
регионального центра МЧС России
Продолжение приложения N 19
СМЕТА расходов на командирование начальника управления пожарно-спасательных сил и сил гражданской обороны регионального центра подполковника внутренней службы Иванова И.В. с 10 апреля 2014 г. на 3 суток в г. Магадан для участия в учебно-методическом сборе с руководителями служб охраны труда главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации Дальневосточного федерального округа Основание: План основных мероприятий Дальневосточного регионального центра МЧС России на 2014 год (раздел ___, подраздел ____, пункт ____), утвержденный приказом Дальневосточного регионального центра МЧС России от _______ N ____.
|
N пп |
Направление расходов |
Раздел, подраздел, целевая статья, вид расходов, статья классификации операции сектора государственного управления <*> |
Расчет |
Сумма (руб.) |
Источник (смета организации, централизованные расходы) |
Согласовывающее подразделение |
Примечание |
|
|
бюджетные средства |
внебюджетные средства |
|||||||
|
1. |
Оплата командировочных расходов сотрудника Дальневосточного регионального центра МЧС России: |
ДВРЦ |
(наименование) |
|||||
|
Суточные <**> |
1 чел. x 3 сут. x 100 руб. |
300 |
||||||
|
проезд (г. Хабаровск — г. Магадан — г. Хабаровск) |
1 чел. x 2 x 1200 руб. |
2 400 |
Ж/д |
|||||
|
проживание <**> |
1 чел. x 2 сут. x 900 руб. |
1 800 |
||||||
|
Всего по смете |
4 500 |
Начальник ________________________________________ ___________________ (наименование структурного подразделения (подпись, инициалы, Дальневосточного регионального центра фамилия) МЧС России)
———————————
<*> Коды бюджетной классификации расходов указываются в соответствии с действующим приказом Минфина России на момент издания приказа о командировании.
<**> Суточные и стоимость проживания указываются по нормам на момент издания приказа о командировании.
Угловой штамп с наименованием территориального органа, организации МЧС России КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ Выдано ________________________________________________________________ (воинское (специальное) звание, фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________________, командированному в ________________________________________________________ (пункты назначения или наименования ___________________________________________________________________________ организаций, учреждений) Срок командировки ___________ дней, с "__" _________________ 20__ г. по "__" _________________ 20__ г. ___________________________________________________________________________ (цель командировки) ___________________________________________________________________________ Основание: приказ _____________________________________________________ от "__" ______________ 20__ г. N ________. Действительно при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Наименование должности подпись Расшифровка подписи М.П. (лицевая сторона) Форма командировочного удостоверения Продолжение приложения N 20 Отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии из них: Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________ "__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г. Печать, подпись Печать, подпись Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________ "__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г. Печать, подпись Печать, подпись Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________ "__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г. Печать, подпись Печать, подпись Выбыл из _______________________ Прибыл в __________________________ "__" ________ 20__ г. "__" ________ 20__ г. Печать, подпись Печать, подпись
Примечание. При командировании в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.
(оборотная сторона)
Форма командировочного удостоверения
ЮЖНЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ ПО ЮЖНОМУ ФЕДЕРАЛЬНОМУ ОКРУГУ ПРИКАЗ 00.00.0000 г. Ростов-на-Дону N 00/00 О координации взаимодействия по предотвращению природных пожаров Во исполнение пункта 2 протокола заседания Межведомственной комиссии при Полномочном представителе Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе от 00.00.2014 N 00 приказываем: 1. Руководителям управлений Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Южному федеральному округу (далее - Росприроднадзор) по субъектам Российской Федерации Южного федерального округа разработать и согласовать с Главным управлением Росприроднадзора по Южному федеральному округу планы мероприятий, направленных на охрану и защиту лесов от пожаров в 2014 году. (Далее текст не приводится) Начальник Южного регионального Руководитель Главного управления центра по делам гражданской обороны, Федеральной службы по надзору в сфере чрезвычайным ситуациям и ликвидации природопользования по Южному последствий федеральному округу И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Образец оформления совместного приказа
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ПРИВОЛЖСКИЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРОТОКОЛ заседания коллегии Приволжского регионального центра __________________ г. Нижний Новгород N _______________ Председательствовал: И.О. Фамилия Присутствовали: И.О. Фамилия И.О. Фамилия (Фамилии указываются в алфавитном порядке) Приглашенные: по списку I. О мерах по защите жизни и здоровья людей на водных объектах ___________________________________________________________________________ (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия) Решение: 1. Принять к сведению .......................................... 2. Начальникам .............. (Далее текст не приводится) Начальник регионального центра И.О. Фамилия
Образец оформления протокола заседания коллегии
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРОТОКОЛ совещания у начальника Главного управления МЧС России по Московской области Москва _________________ N ________________ Присутствовали: Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия (Фамилии указываются в алфавитном порядке) I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности в Московской области ___________________________________________________________________________ (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия) Решение: 1. Принять к сведению .................................. 2. Начальникам ............... (Далее текст не приводится) Начальник Главного управления И.О. Фамилия
Образец оформления протокола совещания
Эмблема МЧС России МЧС РОССИИ __________ ЦЕНТР СТРАТЕГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ПРОТОКОЛ заседания Научного совета Москва _________________ N ________________ Председательствующий - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия Присутствовали: 14 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по ...................... 2. О результатах ................... 1. СЛУШАЛИ: И.О.Фамилия - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: И.О.Фамилия - краткая запись прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. ..... 1.2. ..... 2. СЛУШАЛИ: (Далее текст не приводится) Председательствующий подпись Расшифровка подписи Секретарь подпись Расшифровка подписи
Образец оформления протокола заседания Научного совета
Эмблема МЧС России Директору Департамента МЧС РОССИИ административной работы и __________ правовой деятельности МЧС России ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ Г.В. Шмидту МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ" (Центральный архив МЧС России) п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл., 143151, Телефон/факс: (495)992-22-31 ____________________ N _________________ На N 2-4-7-573 от 05.06.2014 Уважаемый Геннадий Викторович! Направляю предложения и замечания по проекту новой редакции Инструкции по делопроизводству в территориальных органах и организациях МЧС России (далее - Инструкция). Дополнительно представляю на рассмотрение образец заполнения обложки дела, разработанный Центральным архивом МЧС России, для включения в состав приложений к Инструкции. Приложение: 1. Сводная таблица предложений и замечаний к проекту Инструкции на 3 л. в 1 экз. 2. Образец заполнения обложки дела на 1 л. в 1 экз. С уважением, Директор А.П. Пашкевич И.И. Иванов (495)992-22-31
|
N п/п |
Дата поступления |
Наименование или номер документа |
Кол-во принятых страниц |
Кол-во испорченных страниц |
Размножено |
Дата и расписка в уничтожении испорченных страниц |
|
|
Кол-во экземпляров |
Кол-во страниц |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Форма журнала
учета копированных документов с пометкой «ДСП»
УТВЕРЖДАЮ __________________________________________________ (начальник (руководитель) территориального органа, __________________________________________________ организации МЧС России) _______________ _____________________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" _______________ 20__ г. АКТ N ________ о выделении к уничтожению документов с пометкой "Для служебного пользования", не подлежащих хранению Комиссия в составе ____________________________________________________ (должности и фамилии членов комиссии) на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, составили настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п |
Учетный номер и дата документа |
Наименование документа |
Кол-во экземпляров |
Номера экземпляров |
Кол-во листов в экземпляре |
Всего листов (прописью) |
Срок хранения, статья по Перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Продолжение приложения N 27
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________ (цифрами и прописью) наименований документов. Члены комиссии: 1. ___________________________ (подпись, Ф.И.О.) 2. ___________________________ 3. ___________________________ 4. ___________________________ 5. ___________________________ 6. ___________________________ 7. ___________________________ Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _____________________________. (сжигания, измельчения) "__" ______________ 20__ г. Члены комиссии: ______________________________ (подпись, Ф.И.О.) ______________________________ ______________________________ Отметки в учетных данных произвел ___________________________________________________________________________ (подпись, Ф.И.О., должность, дата)
Форма акта
о выделении к уничтожению документов с пометкой
«Для служебного пользования», не подлежащих хранению
______________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России) УТВЕРЖДАЮ __________________________________________________ (начальник (руководитель) территориального органа, организации системы МЧС России) _______________ _______________________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________ (дата) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения, статья по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Руководитель структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства ____________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Наименование должности лица, ответственного за архив ____________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ (дата) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК территориального Протокол ЭПК (ЭК) органа, организации МЧС России архивного учреждения от __________________ N ______ от __________________ N ______ Продолжение приложения N 28 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году В _________________________________________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО: |
____________________________________ ___________ ________________________ (наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи) структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) "__" _________________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в архив. ____________________________________ ___________ ________________________ (наименование должности передавшего (подпись) (расшифровка подписи) сведения) "__" _________________ 20__ г.
Форма номенклатуры
дел территориального органа, организации МЧС России
__________________________________________ (наименование структурного подразделения) __________________________________________ (индекс структурного подразделения) Номенклатура дел на 20__ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов) |
Срок хранения, статья перечня |
Примечание |
______________________________________ ___________ ________________________ (должность руководителя структурного (подпись) (расшифровка подписи) подразделения) СОГЛАСОВАНО Руководитель структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства ______________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" ___________ 20__ г. Продолжение приложения N 29 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году В _________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЦЭК» |
||
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения подпись И.О. Фамилия "__" _____________________ 20__ г. Итоговые сведения переданы в Архив территориального органа, организации МЧС России Наименование должности сотрудника, передавшего сведения подпись И.О.Фамилия "__" _____________________ 20__ г.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________ В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов, (цифрами и прописью) с N _______ по N ________ в том числе: литерные номера листов ___________________________________________________; пропущенные номера листов _________________________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности подпись Расшифровка подписи лица, составившего документ Дата
Форма листа-заверителя дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ______
|
N N пп |
Номер документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _______________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ ___________________________________________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись Расшифровка подписи Дата
Форма внутренней описи документов дела
Код гос. архива _________ Код организации _________ ┌──────────────┐ __________________________________________________________ │Ф. N ________ │ __________________________________________________________ │Оп. N _______ │ __________________________________________________________ │Д. N ________ │ └──────────────┘ ___________________________________________________________________________ (Наименование архивного учреждения) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (Наименование территориального органа, организации МЧС России и структурного подразделения) ДЕЛО N ________ ТОМ N _____ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (Заголовок дела) ___________________________________________________________________________ (Крайние даты) На _______ листах Хранить _________ ┌──────────────┐ │Ф. N ________ │ │Оп. N _______ │ │Д. N ________ │ └──────────────┘
Форма A4 (210 x 297 мм)
Форма обложки дела
Код гос. архива _________ Код организации _________ (заполняется архивным органом) ┌──────────────┐ __________________________________________________________ │Ф. N ________ │ __________________________________________________________ │Оп. N _______ │ __________________________________________________________ │Д. N ________ │ └──────────────┘ Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Нижегородской области (ГУ МЧС России по Нижегородской области) Отдел документационного обеспечения управления ДЕЛО N 1-24 ТОМ N 1 Переписка с Администрацией Нижегородской области, органами местного самоуправления и другими организациями по вопросам основной деятельности 13 января 2007 - 29 декабря 2007 На 245 листах Хранить 5 лет ЦЭК ┌──────────────┐ │Ф. N ________ │ │Оп. N _______ │ │Д. N ________ │ └──────────────┘
Форма A4 (210 x 297 мм)
Образец заполнения обложки дела
___________________________________________________________________________ наименование организации ___________________________________________________________________________ наименование структурного подразделения УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (наименование должности руководителя ФОНД N ____________________________ _____________________________________ структурного подразделения) ОПИСЬ N ___________________________ _____________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) дел постоянного хранения за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
NN пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 34
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _______________ по N ____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: ___________________________________ _____________ _______________________ (наименование должности (подписи) (расшифровка подписи) составителя описи) ___________ дата СОГЛАСОВАНО ___________________________________________ (начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) ______________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ дата Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) передающего дела) Принял ______________________________ дел и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи) архива, принимающего дела) _____________ дата
Форма описи дел постоянного хранения
___________________________________________________________________________ наименование территориального органа, организации МЧС России ___________________________________________________________________________ наименование структурного подразделения УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (наименование должности руководителя ФОНД N ____________________________ _____________________________________ структурного подразделения) ОПИСЬ N ___________________________ _____________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) дел временного (свыше 10 лет) хранения за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
N N пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 35
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _______________ по N ____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: ___________________________________ _____________ _______________________ (наименование должности (подписи) (расшифровка подписи) составителя описи) ___________ дата СОГЛАСОВАНО ___________________________________________ (начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) ______________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ дата Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) передающего дела) Принял ______________________________ дел и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи) архива, принимающего дела) _____________ дата
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ наименование территориального органа, организации МЧС России _______________________________________________________________________ наименование структурного подразделения УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (наименование должности руководителя ФОНД N ____________________________ _____________________________________ структурного подразделения) ОПИСЬ N ___________________________ _____________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) дел по личному составу за _________________________ год "__" ________________________ 20__ г.
|
N N пп |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 36
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _______________ по N ____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: ___________________________________ _____________ _______________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи) ___________ дата СОГЛАСОВАНО ___________________________________________ (начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) ______________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ дата Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) передающего дела) Принял ______________________________ дел и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам. ____________________________________ _____________ ______________________ (наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи) архива, принимающего дела) _____________ дата
Форма описи дел по личному составу
УТВЕРЖДАЮ ______________________________________ (наименование должности руководителя ______________________________________ структурного подразделения) _______________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" ____________________ 20__ г. АКТ N ________ от ____________________ о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, за ____ год ___________________________________________________________________________ (название структурного подразделения) Комиссия в составе ____________________________________________________ (должности, фамилии и инициалы членов ___________________________________________________________________________ экспертной комиссии) на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340, составили настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N N п/п |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения, статья по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела (отдела структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России) |
Продолжение приложения N 37
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого подлежит уничтожению ____________________________________________ (цифрами и прописью) дел за ____ годы. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за ____ годы переданы в архив территориального органа, организации системы МЧС России по описям N N __________. СОГЛАСОВАНО: Руководитель структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства ________________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ____________________________ (дата) Итоговые сведения переданы в архив. ___________________________ _________________ ___________________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) сотрудника, передавшего сведения) "__" _____________ 20__ г.
Форма акта
о выделении к уничтожению дел структурных подразделений
УТВЕРЖДАЮ ______________________________________ ____________________________________ (наименование территориального органа, (начальник территориального органа, ______________________________________ ____________________________________ организации МЧС России) организации МЧС России) АКТ _________________ N _________________ _____________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению На основании __________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием ___________________________________________________________________________ сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы (дела)
|
N пп |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого ____________________________ документов (дел) за _______________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (ЭК) (наименование архива, принимающего дела) (протокол от ________________ N ________). Наименование должности лица, подпись Расшифровка подписи составившего акт Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК территориального органа, организации МЧС России от _________________ N ________ Продолжение приложения N 38 Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________________________________________ по актам (сжигания, измельчения) ___________________________________________________________________________ (наименования структурных подразделений, N N актов) Наименование должности сотрудника, ответственного за архив подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности сотрудника, внесшего изменения в учетные документы подпись Расшифровка подписи Дата
Форма акта
о выделении к уничтожению документов (дел),
не подлежащих хранению
КНИГА учета сдаточных описей дел, поступивших в архив территориального органа, организации МЧС России Начата ______________ Окончена ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги учета сдаточных описей
Продолжение приложения N 39 КНИГА УЧЕТА СДАТОЧНЫХ ОПИСЕЙ
|
N п/п |
Дата поступления |
N описи |
Наименование структурного подразделения (организации), сдающего дела |
Наименование структурного подразделения (организации), заведшего дела |
Даты дел (годы заведения дел) |
Количество дел |
N фонда, в который поступили дела |
Гриф секретности |
Примечание |
||
|
постоянного хранения |
временного хранения |
по личному составу |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Итого в ____ году по сдаточным описям поступило __________________ ед. хр., (цифрами и прописью) в том числе: постоянного хранения - ________ временного хранения - ________ по личному составу - ________ Ответственный за архив территориального органа, организации МЧС России _____________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Форма книги учета сдаточных описей
Формат A3 (297 x 420 мм)
РАЗРЕШАЮ выдачу дел начальник структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства _________________ И.О. Фамилия "__" ____________ 20__ г. ТРЕБОВАНИЕ на выдачу дел из Архива ______________ N _______ (дата) ___________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество сотрудника, телефон) ___________________________________________________________________________ (структурное подразделение территориального органа, организации МЧС России)
|
N п/п |
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
Наименование дела |
Примечание |
СОГЛАСОВАНО ______________________________________ (наименование должности руководителя ___________ ______________________ структурного подразделения, созданного (подпись) (расшифровка подписи) для ведения делопроизводства) __________________ (дата)
Форма требования на выдачу дел из архива
________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России) АКТ ____________________ N ____________ ___________________________________ (место составления) о выдаче дел во временное пользование ___________________________________ (наименование организации- получателя, ее адрес, почтовый индекс) Основание _____________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела __________________________________________ Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _________________________________ (название фонда)
|
N п/п |
Опись N |
Ед. хр. N |
Заголовок ед. хр. |
Крайние даты |
Количество листов (время звучания, метраж) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) срок возвращения _________________________________________________________. Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения территориального органа, организации МЧС России, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в архив территориального органа, организации МЧС России в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации- выдающего дела получателя Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Гербовая печать организации Гербовая печать организации Продолжение приложения N 41 Выдал дела по поручению руководства _______________________________________ (наименование организации) Руководитель архива, из которого выданы дела (лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи Дата Принял дела по поручению руководства ______________________________________ (наименование организации) Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи Дата Дела возвращены в полном объеме и сохранности. Сдал по поручению руководства организации-получателя. Руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи Дата Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела. Руководитель архива, принимающего дела (лицо, ответственное за архив) подпись Расшифровка подписи Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ N ________ Начата ______________ Окончена ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи дел
Продолжение приложения N 42
|
N п/п |
Дата выдачи |
Фонд N |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кому выдано |
Расписка в получении дела |
Дата возврата дела |
Расписка в возвращении дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Итого в ______________ году выдано из хранилища N _________________________ (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________ ед. хр. Наименование должности работника, составившего итоговую запись подпись Расшифровка подписи Дата
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело ______________________________________________________________________ (N и заголовок) Опись _____________________________________________________________________ (N и название) Фонд ______________________________________________________________________ (N и название) Выдано во временное пользование:
|
N п/п |
Ф.И.О. пользователя |
Дата выдачи |
Дата возвращения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Фонд N _______________________ Опись N ________________ Дело N ____________ Заголовок дела ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
|
Дата использования |
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) |
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) |
N N использованных листов |
Подпись лица, использовавшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ ____________________________________ (наименование должности руководителя (наименование должности руководителя _____________________________________ ____________________________________ структурного подразделения, структурного подразделения, передающего дела) принимающего дела) ___________ _________________________ _____________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи) "__" _______________ 20__ г. "__" _________________ 20__ г. АКТ приема-передачи документов при реорганизации структурных подразделений Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за делопроизводство ______________ ___________________________________________________________________________ (название структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество) ___________________________________________________________________________ и ответственный за делопроизводство _______________________________________ (название структурного подразделения, ___________________________________________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество) составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующие документы:
|
N N п/п |
Дата и номер документа (исходящий) |
Дата и номер документа (входящий) |
Наименование организации, из которой поступил документ |
Фамилия исполнителя |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Продолжение приложения N 45
|
N N п/п |
Дата и номер документа (исходящий) |
Дата и номер документа (входящий) |
Наименование организации, из которой поступил документ |
Фамилия исполнителя |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого: _________________ документов Сдал: _____________________ ________________ ___________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Принял: _____________________ ________________ ___________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) "__" ________________ 20__ г. Отметки о передаче документов в журналах учета ________________________ __________________________________________________________________ произвел (название структурного подразделения) ___________________________________________________________________________ (должность, подпись, фамилия, имя, отчество) "__" ________________ 20__ г.
Форма акта приема-передачи документов
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ ____________________________________ (наименование должности руководителя (наименование должности руководителя _____________________________________ ____________________________________ структурного подразделения, структурного подразделения, передающего дела) принимающего дела) ___________ _________________________ _____________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи) "__" _______________ 20__ г. "__" _________________ 20__ г. АКТ приема-передачи дел при реорганизации структурных подразделений Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за делопроизводство ______________ ___________________________________________________________________________ (название структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество) и ответственный за делопроизводство _______________________________________ (название структурного подразделения, ___________________________________________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество) составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующие дела:
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, ст. Перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Продолжение приложения N 46
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Даты начала и окончания дела |
Кол-во листов |
Срок хранения, ст. Перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого: ________________ дел за ____ годы Дела __________________________________________________________________ (состояние дел: особенности формирования, наличие обложек, ___________________________________________________________________________ внутренних описей, заверительных надписей, нумерации листов и т.п.) Сдал: ________________ _________________ _______________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Принял: ________________ _________________ _______________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) "__" _________________ 20__ г. СОГЛАСОВАНО Архив территориального органа, организации МЧС России ___________________________________ (должность сотрудника архива) ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__" ___________________ 20__ г. Отметки о передаче дел в номенклатурах дел ____________________________ __________________________________________________________________ произвел (название структурного подразделения) ___________________________________________________________________________ (должность, подпись, фамилия, имя, отчество) "__" _________________ 20__ г.
Форма акта приема-передачи дел
«Инструкция по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России»
Приложение
к приказу МЧС России
от 16.03.2006 N 160
ИНСТРУКЦИЯ
ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, СОЕДИНЕНИЯХ,
ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ ВОЙСК ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
СИСТЕМЫ МЧС РОССИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает основные правила организации и ведения архивной работы в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях, находящихся в ведении МЧС России (далее — органы управления, воинские части, организации системы МЧС России).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, «Основными правилами работы архивов организаций» (Росархив, ВНИИДАД, М., 2004), нормативными документами Федерального архивного агентства и распорядительными документами МЧС России по организации работы с несекретными документами.
Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.04 N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
1.3. Общее руководство архивной работой в системе МЧС России осуществляет Административно-правовой департамент МЧС России.
Методическое руководство и контроль за состоянием архивной работы в системе МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России.
1.4. Документы, образующиеся в процессе деятельности органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, составляют Архивный фонд Российской Федерации и являются собственностью государства.
Временно, в пределах сроков, установленных настоящей Инструкцией, эти документы хранятся в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России (сроки ведомственного хранения документов и порядок передачи их на дальнейшее хранение определены в разделе III).
В целях обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов и подготовки их к передаче на постоянное хранение в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России образуются архивы (или функции архива возлагаются на штатное структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства) (далее — архивы).
1.5. Ответственность за обеспечение архивов необходимым помещением, оборудованием и кадрами возлагается на начальников органов управления, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.
1.6. Ответственность за организацию и состояние архивной работы в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России возлагается на начальников органов управления, командиров (начальников штабов) воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.
1.7. Начальники органов управления, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций системы МЧС России несут персональную ответственность за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную передачу в архивы всех документов (дел), подлежащих архивному хранению.
1.8. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
II. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ
2.1. Задачи, функции и права архивов органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России определяются положениями о них.
Примерное положение об архиве представлено в приложении N 1.
2.2. Положение об архиве согласовывается с Центральным архивом МЧС России и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
2.3. На архивы возлагаются следующие задачи:
комплектование документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача дел на хранение (в соответствии с требованиями раздела IV настоящей Инструкции) в Центральный архив МЧС России.
2.4. В целях выполнения возложенных на них задач архивы осуществляют следующие функции:
принимают упорядоченные документы структурных подразделений органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России;
учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архив документов;
создают научно-справочный аппарат к документам архива;
осуществляют выдачу архивных справок и копий архивных документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам граждан;
участвуют в работе экспертной комиссии;
ведут учет и анализ использования документов;
проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, и осуществляют передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;
осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
участвуют в работе по составлению номенклатур дел;
оказывают методическую и практическую помощь организациям и воинским частям в пределах своей компетенции.
III. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ В АРХИВАХ.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
3.1. Источниками комплектования архивов органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России являются их структурные подразделения.
3.2. В архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России передаются законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, включая личные дела уволенных сотрудников федеральной противопожарной службы и гражданского персонала.
Дела со сроками хранения до 10 лет, как правило, передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
3.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, хранятся в архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России в течение 10 лет, затем передаются на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.
Документы организаций системы МЧС России, подчиненных главному управлению МЧС России по субъекту Российской Федерации, передаются в главное управление, а затем подлежат передаче в Центральный архив МЧС России в составе фонда главного управления.
3.4. Сроки хранения дел исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.
Досрочная передача дел на хранение в Центральный архив МЧС России может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также при переводе органа управления, воинской части, организации системы МЧС России с мирного на военное положение.
Продление сроков ведомственного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией-фондообразователем по письменному разрешению Центрального архива МЧС России.
3.5. При реорганизации (расформировании) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России их документы подлежат передаче в организации, являющиеся их правопреемниками.
В случае ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России без правопреемника документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документы с отметкой «ЭК», «ЭПК» и по личному составу передаются на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.6. Документы ликвидируемых без правопреемника органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в установленном порядке.
Уничтожение документов с неистекшими сроками хранения проводится только по решению Центральной экспертной комиссии МЧС России и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
3.7. Упорядочение документов ликвидируемых органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
IV. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Подготовка дел к передаче на архивное хранение включает в себя: проведение экспертизы ценности документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
4.1. Экспертиза ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе МЧС России, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Центральный архив МЧС России.
4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, в органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
При необходимости экспертные комиссии могут быть созданы и в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
4.1.4. Функции и права экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии органа управления, воинской части и организации системы МЧС России (приложение N 2) и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.
Положение об экспертной комиссии структурного подразделения органа управления, воинской части, организации системы МЧС России утверждается начальником структурного подразделения.
4.1.5. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России создается приказом соответствующего начальника (командира) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
В состав экспертной комиссии допускается включать представителей Центрального архива МЧС России или государственного архивного учреждения (по согласованию).
4.1.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами экспертной комиссии под непосредственным руководством архива органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками (10 лет и меньше) и с отметкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
4.1.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 N 630) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы, документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК», «ЭК» также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.
Дела с отметкой «ЭПК», «ЭК», содержащие документы постоянного или долговременного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.
Вновь сформированные дела вносятся в номенклатуру дел за соответствующий год.
4.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения NN 3, 4, 5), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 6). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в пп. 4.4.1 — 4.4.16 настоящей Инструкции.
4.1.9. Оформление акта о выделении дел к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи и акты представляются на рассмотрение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, затем утверждаются начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. После этого дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.
4.1.10. В акт о выделении к уничтожению дел включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к этой группе.
4.1.11. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
4.1.12. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив МЧС России.
4.2. Составление и согласование номенклатуры дел
4.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
4.2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об органе управления, воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (штатом), номенклатурой дел за прошлый год, действующими в системе МЧС России перечнями документов с указанием сроков их хранения, примерными номенклатурами дел.
4.2.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и направления деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штат, штатное расписание) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия или общий отдел, отдел кадров и т.п.). При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс — 1.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
4.2.4. Требования, предъявляемые к составлению заголовков дел, расположению их в разделах и подразделах номенклатуры дел, а также заполнению граф номенклатуры дел, изложены в Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России (приказы МЧС России от 07.03.2003 N 120 и от 29.06.2005 N 509), (далее — Инструкция по делопроизводству).
4.2.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Ответственным за составление номенклатуры дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России является структурное подразделение, на которое возложено ведение несекретного делопроизводства.
4.2.6. Номенклатура дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется по форме, представленной в приложении N 7, визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, и после рассмотрения экспертной комиссией направляется на согласование с экспертной комиссией Центрального архива МЧС России, после чего утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
Согласование номенклатуры дел с ЭК Центрального архива МЧС России осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. В случае изменения функций или структуры органа управления, воинской части, организации системы МЧС России разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается в установленном порядке.
4.2.7. В случае включения в номенклатуру дел документов, срок которых не предусмотрен действующими в МЧС России перечнями документов, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве по представлению Центрального архива МЧС России.
4.3. Формирование и оформление дел
4.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
4.3.2. Дела формируются в структурном подразделении, на которое возложены функции ведения делопроизводства, а также в других структурных подразделениях.
4.3.3. Формирование и оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.
4.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, и т.д.;
дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 см.
4.4. Составление и оформление описей дел, подлежащих
передаче в архив органа управления, воинской части,
организации системы МЧС России
4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.
4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, где они были заведены.
Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения NN 3 — 5) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (далее — сдаточные описи).
4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.
4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.
Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в архив.
В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например, научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела.
Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.
4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 4.5.1 (например, личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.
4.4.6. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома), присвоенный ему в делопроизводстве; заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения (кроме описей на дела постоянного срока хранения).
4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.
При просмотре дел проверяются:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например, дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);
правильность формирования дела;
правильность оформления документов, включенных в дело;
наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;
правильность оформления обложки дела (приложение N 8);
правильность нумерации листов дела;
наличие и правильность заполнения заверительной надписи дела (приложение N 9);
качество подшивки или переплета дела.
При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.
Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.
В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в архив вместе со сдаточной описью дел.
4.4.8. Все дела, имеющие отметку «ЭК», «ЭПК», перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения <1>, которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией отметка «ЭК», «ЭПК» после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).
———————————
<1> В графе «статья перечня» в этом случае пишется «ЭК».
4.4.9. При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел — вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее — заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый;
в графе «индекс дела» проставляется номер дела по номенклатуре и через косую черту номер тома (если дело состоит из нескольких томов), например: N 1-4/1 и N 1-4/2;
заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера (например: в номенклатуре дел заголовок — «Приказы командира войсковой части… по личному составу», на обложке дела отредактированный заголовок — «Приказы командира войсковой части… по личному составу NN 1-45»); личные дела вносятся в опись по алфавиту;
даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) — дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;
количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи;
срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, для описей дел временного хранения и по личному составу проставляется обязательно;
графа «примечания» может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:
организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы, распоряжения, директивы);
плановые документы (планы, сметы);
отчетные документы (отчеты, справки);
другие документы.
Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
книги и карточки учета личного состава;
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета;
раздаточные ведомости;
невостребованные трудовые книжки.
4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например, дело, законченное делопроизводством в 2000 году включается в раздел описи за 2000 год).
4.4.12. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью, но на каждом новом листе описи заголовок должен воспроизводиться полностью.
4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: «Литерные NN 5а, 11а. Пропущен N 7»),
4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции ведения делопроизводства (или лицом, ответственным за работу с документами), и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена экспертной комиссией.
4.4.15. Сдаточная опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах. Один экземпляр описи остается в структурном подразделении, другой передается в архив для составления архивной описи. Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.
4.4.16. При ликвидации без правопреемника органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется сдаточная опись дел за весь период существования данного органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (или на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение).
При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.
4.5. Порядок приема документов в архив органа управления,
воинской части, организации системы МЧС России
4.5.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив, как правило, не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.
4.5.2. Передача дел осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом и утвержденным начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
4.5.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудники архива предварительно проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
4.5.4. В случае сокращения штата структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все текущие дела должны быть закрыты делопроизводством и переданы в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с номенклатурой дел. При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).
4.5.5. Прием документов производится по сдаточным описям лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела.
На обоих экземплярах описи делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
4.5.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы (если они имеются). Наименование каждой картотеки включается в опись отдельным пунктом.
V. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на дальнейшее хранение в Центральный архив МЧС России.
При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
5.1. Требования к помещениям архива
5.1.1. Архив размещается в специально выделенных и приспособленных для хранения документов помещениях.
5.1.2. Размещение архива в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения для хранения документов после его проверки на предмет огнестойкости, долговечности, прочности конструкции, технической укрепленности, наличия отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится комиссией, которая назначается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. В состав комиссии должны входить представители архива или структурного подразделения, в состав которого входит архив, а также представители государственных архивов, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб (по согласованию). Результаты экспертизы оформляются актом.
5.1.3. Хранилища архива должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
Не допускается размещение архивов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
5.1.4. Помещения архива должны быть оснащены противопожарным оборудованием в соответствии с «Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03)», утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован в Минюсте Российской Федерации 27 июня 2003 г., регистрационный N 4838).
В архиве на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.
5.1.5. К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
5.1.6. Хранилища документов архива должны размещаться в изолированных помещениях.
Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3-кратный воздухообмен в час.
5.1.7. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне помещений хранилищ.
5.1.8. Отделка помещений хранилищ проводится с использованием не агрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяются нейтральные, безопасные для документов вещества.
5.1.9. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
5.1.10. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, на доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Ключи в опечатанном пенале передаются на пульт охраны или в специально отведенное для хранения ключей место. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Наличие второго (запасного) комплекта ключей обязательно. Хранение их осуществляется также в опечатанном пенале в месте, отведенном для хранения дубликатов ключей. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
5.2. Режимы хранения документов
5.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха 50 — 55%; для пленочных материалов — черно-белых (не выше 15 °C и 40 — 50%) и цветных (не выше 5 °C и 40 — 50%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 8 — 18 °C и 45 — 65%.
5.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 — 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
5.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.
5.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале (приложение N 10).
5.2.5. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
5.2.6. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
5.2.7. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяются хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
5.2.8. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20 — 50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).
5.2.9. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
5.2.10. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
5.2.11. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
5.2.12. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
5.2.13. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
5.2.14. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
5.2.15. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
5.2.16. В случае возникновения пожара, наводнения, при обнаружении проникновения в архив посторонних лиц и т.д., принимаются меры по спасению и охране документов.
5.2.17. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверке их наличия начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
5.2.18. В целях предупреждения случаев утраты, порчи, гибели документов при чрезвычайных ситуациях архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов, в котором должно быть предусмотрено:
порядок и место эвакуации и укрытия документов;
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3 очереди;
списки работников, ответственных за эвакуацию документов;
меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План мероприятий утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и после согласования с соответствующими службами.
5.3. Размещение документов в хранилище
5.3.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, который утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
5.3.2. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
5.3.3. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон — с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
5.3.4. Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещаются в картонных коробках, архивных папках, а документы временного хранения могут храниться в скоросшивателях;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковываются в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
5.3.5. Дела размещаются на стеллажах, в шкафах таким образом, чтобы документы одного структурного подразделения располагались в порядке ежегодного поступления. При этом необходимо соблюдать принцип раздельного хранения документов постоянного и временного сроков хранения.
5.3.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
5.3.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
5.3.8. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
5.3.9. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
5.3.10. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 11).
5.3.11. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 12). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
5.4. Проверка наличия и состояния документов
5.4.1. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
5.4.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в Центральный архив МЧС России.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
5.4.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Они подлежат обработке и описанию в установленном порядке.
5.4.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной (архивной) описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
5.4.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение N 13).
Делать какие-либо записи в ходе проверки в описях дел и других учтенных документах запрещается.
5.4.6. Дела, выданные в структурные подразделения или во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
5.4.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
5.4.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
5.4.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях необходимо:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
5.4.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт (приложение N 24). После рассмотрения результатов розыска на экспертной комиссии и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета. Дела исключаются из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.
5.4.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в Центральный архив МЧС России для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел.
5.4.12. Выявленные в ходе проверки наличия и состояния документов дела с физическими повреждениями (утрата части документа, разрывы и т.д.) регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, в котором впоследствии должны быть зафиксированы виды специальной обработки поврежденных документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
5.4.13. Дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми подлежат немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) независимо от ценности документов.
5.5. Создание страхового фонда документов
5.5.1. На особо ценные и уникальные документы, хранящиеся в архивах, создаются путем микрофильмирования страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
Совокупность страховых копий документов составляет страховой фонд. Страховой фонд создается с целью сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.
5.5.2. Одновременно с созданием страхового фонда может создаваться также фонд пользования по наиболее используемым документам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
VI. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
6.1. Общие требования к учету документов
6.1.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
6.1.3. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов Центрального архива МЧС России, описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом МЧС России после оформления первого поступления документов на постоянное хранение.
6.1.4. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой свое временным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.
6.1.5. В архиве, как правило, ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.
6.1.6. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
6.1.7. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд;
единица хранения.
6.1.8. Единица хранения — физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).
6.2. Система учетных документов архива
6.2.1. Система учетных документов архива — это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
6.2.2. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами самостоятельно.
6.2.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение N 14) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
список фондов (приложение N 15) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда (приложение N 16) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
опись дел (приложения NN 17 — 19) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;
реестр описей — для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение N 20);
паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах, осуществляющих страховое копирование документов);
опись страхового фонда (приложение N 22) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов);
дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение N 9).
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве составляется паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года (приложение N 23).
6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов.
6.2.5. Книги учета, описи дел, реестр описей, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.
6.3. Порядок ведения основных учетных документов
6.3.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
6.3.1.1. при поступлении документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России:
сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3 — 5);
номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложение N 7);
акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме приложения N 27);
6.3.1.2. при выбытии документа из архива:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России (приложение N 27);
акт приема-передачи документов на временное хранение в архив от подчиненных организаций (составляется по форме приложения N 27);
акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения N 27);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 6);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 24);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25);
6.3.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения NN 17 — 19);
опись особо ценных дел (приложение N 26);
опись страхового фонда (приложение N 22);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 28);
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 29).
6.3.2. Книга учета поступления и выбытия документов.
6.3.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов ведется в архиве, хранящем два и более фондов и предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.3.2.2. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
6.3.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.3.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) по состоянию на 31 декабря.
6.3.3. Список фондов.
6.3.3.1. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.
6.3.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим архивом после первой передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».
6.3.3.3. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 — 5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
6.3.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций — название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации — последнее название.
6.3.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.3.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.3.4. Лист фонда.
6.3.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.
6.3.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива.
6.3.4.3. В графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.3.4.4. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив.
6.3.4.5. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
6.3.4.6. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.3.4.7. В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе «Наличие (остаток)» — количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 «Учет описанных документов» в графах 11 — 14, а в графах 6 — 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.
6.3.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение N…», на последующем — «продолжение N…».
6.3.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
6.3.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
6.3.5. Описи дел.
6.3.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
6.3.5.2. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России на основе сдаточных описей дел их структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел (архивная опись).
6.3.5.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
6.3.5.4. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение N 17). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 4.4.6 — 4.4.16.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
6.3.5.5. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
6.3.5.6. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭК Центрального архива МЧС России допускается только после принятия ЭК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
6.3.5.7. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
6.3.5.8. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа управления, воинской части, организации системы МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и начальником архива (лицом, ответственным за архив).
6.3.5.9. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
6.3.5.10. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Учетный номер описи присваивается по листу фонда.
Количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру — 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.
В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп «Выбыло».
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
6.3.5.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭК Центрального архива МЧС России в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение, но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Описи представляются в 4 экземплярах.
После утверждения годового раздела описи ЭК Центрального архива МЧС России раздел утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в Центральный архив МЧС России, остальные остаются соответственно в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
6.3.5.12. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло цифры 9999, считаются законченной архивной описью.
В органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
6.3.5.13. Каждой законченной описи присваивается номер.
6.3.5.14. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
6.3.5.15. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение N 30).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела данного органа управления, воинской части, организации МЧС России.
6.3.5.16. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
6.3.5.17. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
6.3.5.18. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.9 настоящей Инструкции.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение N 18). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. — 4.4.16. настоящей Инструкции.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (п. 6.4.5.9 настоящей Инструкции).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и согласовывается вначале экспертной комиссией, а затем утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
6.3.5.19. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение N 19). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. — 4.4.16. настоящей Инструкции.
6.3.5.20. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава;
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (например, личные дела). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии. Порядок согласования и утверждения годового раздела описи дел по личному составу аналогичны порядку, указанному в п. 6.3.5.11.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 6.3.5.12. — 6.3.5.17. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение N 29).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для соответствующей организации документов (например, научные отчеты) определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
6.3.21. Описи дел структурных подразделений (сдаточные описи) служат учетными документами в архиве до составления и утверждения в установленном порядке соответствующего годового раздела сводной описи, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Сдаточные описи дел по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
6.3.6. Реестр описей.
Реестр описей ведется в архивах при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
6.3.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
VII. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Основными формами использования документов архива являются:
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
подготовка информационных мероприятий — выставок, конференций;
выдача документов во временное пользование.
7.1. Исполнение запросов граждан и организаций
социально-правового характера
7.1.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в архиве.
При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит то структурное подразделение, которое хранит эти документы.
Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента регистрации обращения.
7.1.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
При наведении справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например, о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) — по ее запросу. В этом случае заявителю должно быть направлено разъясняющее письмо.
7.1.3. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом с обозначением названия документа «Архивная справка».
7.1.4. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
7.1.5. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами «так в документе» или «так в тексте». Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами («так в тексте», «имя и отчество не полностью»), невозможность прочтения части текста или отдельных слов («неразборчиво», «текст испорчен»).
7.1.6. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по лицевым счетам, а в случае их отсутствия — по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности заявителя по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При необходимости заявителям могут выдаваться ксерокопии лицевых счетов и иных бухгалтерских документов.
7.1.7. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер и название фонда и номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой «об.», (например: д.88, лл.2, 5, 5об, 78).
7.1.8. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются начальником (руководителем) организации или подразделения, к которому относится архив, и лицом, ответственным за архив — если архив входит в состав организации как ее структурная часть. В этом случае в нижнем левом углу последнего листа архивной справки указываются фамилия, инициалы и телефон ее исполнителя.
Архивные справки заверяются гербовой печатью.
7.1.9. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на официальном бланке, но без надписи «Архивная справка» и гербовой печати. В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
7.1.10. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения, архивы заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
7.1.11. Если в архиве имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных архиву неизвестно, об этом также следует сообщить заявителю.
7.1.12. При необходимости, по запросам организаций и заявлениям граждан, архивом могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
7.1.13. Архивные выписки изготовляются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов «Выписка из…», далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.
После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.
7.1.14. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.
Архивный шифр документа проставляется:
для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, — после текста документа;
для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, — на обороте каждого листа.
7.1.15. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.
7.1.16. Архивные копии и выписки визируются лицом, ответственным за архив, заверяются подписью начальника (руководителя) организации и гербовой печатью организации. Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.
7.1.17. Архивные справки, копии и выписки из документов высылаются с сопроводительными письмами, подписанными начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственником или доверенным лицом при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
7.1.18. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение N 31).
7.1.19. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России заявителям при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов заявителю ценным письмом.
7.2. Выдача дел во временное пользование
7.2.1. Дела выдаются во временное пользование из архива на срок, не превышающий:
1 месяц — работникам структурных подразделений для использования в служебных целях;
3 месяца — другим организациями для использования в служебных целях.
При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.
7.2.2. Выдача дел из архива работникам структурных подразделений осуществляется (при необходимости) в соответствии с требованиями (заказами) на выдачу дел (приложение N 32).
7.2.3. Выдача дел во временное пользование другим организациям (по их письменному запросу) оформляется актом (приложение N 33). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве.
7.2.4. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел (приложение N 34), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 35). Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности.
Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
7.2.5. Каждое выдаваемое из архива во временное пользование дело должно иметь лист использования (приложение N 36).
7.2.6. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В этом случае составляется акт об изъятии документа, на место изъятого документа подшивается снятая с него копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта.
После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается, во внутренней описи производится отметка о возврате.
7.3. Использование документов при проведении
выставок, конференций
7.3.1. Документы архивов могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности системы МЧС России, а также при создании музеев в органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России.
7.3.2. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам архивов могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).
VIII. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
8.1. В архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России составляется историческая справка к архивному фонду.
Историческая справка — это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.
8.2. Историческая справка состоит из разделов:
история фондообразователя;
история фонда;
характеристика документов фонда.
8.3. Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения (создания) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России; название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования (ликвидации) организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности организации;
структура организации и ее изменения.
8.4. Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и места их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к фонду;
библиография (список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе).
8.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.
8.6. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
8.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется при передаче дел на постоянное хранение вместе с каждой законченной описью.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
9.1. Документы органов управления, воинских частей, организаций системы МЧС России передаются на постоянное хранение в установленном порядке в соответствии с разделом III настоящей Инструкции.
9.2. Документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, выписками из исторической справки или исторического формуляра и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.3. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов на хранение в архив.
9.4. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации.
Архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.5. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем архива, принимающего дела, проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации, сдающей дела.
9.6. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
Приложение N 1
к п. 2.1
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве органа управления, воинской части, организации
системы МЧС России
I. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, имеющие историческое, научное, экономическое и политическое значение и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.
До передачи на хранение в Центральный архив завершенные делопроизводством дела органа управления, воинской части, организации системы МЧС России хранятся в создаваемом для этой цели архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (далее — архив).
1.2. Архив создается как самостоятельное подразделение или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства.
1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, распорядительными документами МЧС России и органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по организации работы с документами и Положением об архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
1.4. Положение об архиве разрабатывается на основе настоящего Примерного положения и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником организации системы МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник органа управления, командир воинской части, начальник организации системы МЧС России или его заместитель, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России.
II. Состав документов
Архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения <1>, образовавшиеся в деятельности его структурных подразделений.
———————————
<1> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив по решению начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России.
2.2. Документы по личному составу.
2.3. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ликвидированного органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, по отношению к которому орган управления, воинская часть, организация системы МЧС России является в установленном порядке правопреемником.
2.4. Аудиовизуальную документацию.
2.5. Научно-техническую документацию.
2.6. Документы личного происхождения руководителей органа управления, поступившие в архив.
2.7. Служебные и ведомственные издания.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам архива.
III. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Примерного положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, хранящихся в архиве, на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.1.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в оформлении и формировании дел и осуществление контроля за подготовкой документов к передаче в архив.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России, не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.4. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, а затем экспертной комиссии Центрального архива МЧС России.
3.2.5. Создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального архива МЧС России.
3.2.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:
исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях; в составлении номенклатур дел.
3.2.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.
3.2.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
IV. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации МЧС России.
4.2. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям органа управления, воинской части, организации системы МЧС России обязательные для исполнения.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России сведения, необходимые для работы архива.
V. Ответственность архива
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей возлагается на лицо, ответственное за архив.
5.2 Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Начальник Центрального
архива МЧС России
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 2
к п. 4.1.4
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии органа управления, воинской части,
организации системы МЧС России
I. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов (включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию), образовавшихся в процессе деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
1.2. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
В необходимых случаях (п. 3.3 настоящего Примерного положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Центральным архивом МЧС России.
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, распорядительными и методическими документами МЧС России, приказами начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России, методическими документами Центрального архива МЧС России, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 30.12.2004 N 630, настоящим Примерным положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя органа управления, воинской части, организации системы МЧС России), курирующим вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии, как правило, является заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, представителя Центрального архива МЧС России.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций по согласованию с ними.
1.5. На основе настоящего Примерного положения в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России разрабатывается положение об экспертной комиссии, которое после согласования с Центральным архивом МЧС России утверждается приказом начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России.
II. Основные задачи экспертной комиссии
Основными задачами экспертной комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.
III. Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит (совместно с работниками архива и структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) работу по отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архива.
3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1. на утверждение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) описи дел постоянного хранения;
б) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭК», «ЭПК»);
3.3.2. на согласование экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) сводную номенклатуру дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России;
б) описи дел по личному составу;
в) акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
3.3.3. на рассмотрение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России:
а) предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем документов со сроками хранения;
б) предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем документов со сроками хранения;
3.3.4. на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме перечисленных в подпункте «б» пункта 3.1.1;
б) акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
IV. Права экспертной комиссии
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать методические рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Центрального архива МЧС России, сторонних организаций (по согласованию).
4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
V. Организация работы экспертной комиссии
5.1. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России взаимодействует с Центральной экспертной комиссией МЧС России, с экспертной комиссией Центрального архива МЧС России.
5.2. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному начальником органа управления, командиром воинской части, начальником организации системы МЧС России.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.
5.4. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии и начальник органа управления, командир воинской части, начальник организации системы МЧС России.
5.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Начальник Центрального
архива МЧС России
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 3
к п. 4.1.8
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела
(отдела структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма описи дел постоянного хранения
Приложение N 4
к п. 4.1.8
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Срок хранения, N статьи по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела
(отдела структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 5
к п. 4.1.8
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Срок хранения
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела
(отдела структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма описи дел по личному составу
Приложение N 6
к п. 4.1.8
NN пп
Заголовок дела или групповой заголовок дел
Дата дела или крайние даты дел
Номера описей (номенклатур) за годы
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи
Количество дел (томов, частей)
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Форма акта о выделении к уничтожению документов (дел),
не подлежащих хранению
Приложение N 7
к п. 4.2.6
Индекс дела
Заголовок дела (тома, частей)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения, статья по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного
(свыше 10 лет)
временного
(до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Форма сводной номенклатуры дел
Приложение N 8
к п. 4.4.7
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 9
к п. 4.4.7, 6.3.3
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов
1
2
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 10
к п. 5.2.8
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
Дата записи
Климатические параметры воздуха
Подпись сотрудника, сделавшего запись
Примечание
Наружный воздух
Воздух в хранилище
температура, °C
относительная влажность, %
температура, °C
относительная влажность, %
1
2
3
4
5
6
7
Форма журнала регистрации показаний
контрольно-измерительных приборов
Приложение N 11
к п. 5.3.10
Полка N
Короб N
Фонд N
Опись N (н/д)
Дела с N ________
по N ___________
Примечание
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
Приложение N 12
к п. 5.3.11
Опись N
Дела с N по N
Стеллаж N
Шкаф N
Полка N
Примечание
1
2
3
4
5
6
Примерная форма карточки пофондового
топографического указателя
Приложение N 13
к п. 5.4.5
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение N 14
к п. 6.2.3
Дата поступления или выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и N фонда, описи поступивших или выбывших документов
Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Неописанных дел, документов, листов
Примечание
Кол-во дел
Кол-во дел
постоянного хранения
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
постоянного хранения
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
поступило
выбыло
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение N 15
к п. 6.2.3
N фонда
Название фонда
Дата первого поступления документов фонда
Отметка о выбытии фонда
Примечание
Куда выбыл
Дата и N документа, на основании которого выбыл
1
2
3
4
5
6
Форма списка фондов
Приложение N 16
к п. 6.2.3
Крайние даты каждого названия фонда
Название фонда
1
2
Дата записи
Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Поступление
Выбытие
Наличие (остаток)
Кол-во ед. хр.
Крайние даты
Кол-во ед. хр.
Крайние даты
Всего ед. хр.
1
2
3
4
5
6
7
Дата записи
Номер описи дел
Крайние даты дел описи
Название описи или аннотация документов
Поступило дел
Выбытие
Наличие (остаток)
Микрофильмировано дел постоянного хранения
Дел
Основание выбытия (название, дата, N документа)
В том числе по описям утвержденным ЭПК
ед. хр.
В том числе
постоянного хранения
по л/с
ед. хр.
крайние даты
Дел
Крайние даты дел
Из них по описям, утвержденным ЭПК
ед. хр.
крайние даты
ед. хр.
крайние даты
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Форма листа фонда
Приложение N 17
к п. 6.3.1.3.
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела
(структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
Приложение N 18
к п. 6.3.1.3.
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела
(структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 19
к п. 6.3.1.3.
NN пп
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела
(структурного подразделения организации)
1
2
3
4
5
6
7
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение N 20
к п. 6.2.3
N п/п
N фонда
N описи
Название описи
Кол-во дел в описи
Крайние даты
Количество листов в описи
Качество экземпляров описи
Примечание
постоянного хранения
временного (свыше 10 лет) хранения
по личному составу
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Приложение N 21
к п. 6.2.3
N пп
Дата поступления или выбытия ед. хр. СФ
Название и N, дата документа, по которому поступили или выбыли ед. хр. СФ
Дата копирования
Номера фондов
Номера описей
Кол-во ед. хр. подлинников, включенных в единицу хранения страхового фонда
Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.)
Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр.)
Примечание
поступило
выбыло
поступило
выбыло
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда
и фонда пользования
Приложение N 22
к п. 6.2.3
N ед. хр. страхового фонда
Дата копирования документов
Кол-во кадров в ед. хр. страхового фонда
Кол-во дел, включенных в ед. хр.
Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда
Примечание
Номера фондов
Номера описей
Номера ед. хр
1
2
3
4
5
6
7
8
Форма описи страхового фонда
———————————
<*> Заполняется в государственном архиве.
Приложение N 23
к п. 6.2.3
Код строки
Количество фондов
Площадь архивохранилища (кв. м)
Загруженность архивохранилища (%)
А
1
2
3
101
Показатели
Код строки
Количество единиц хранения
Всего
Крайние даты
Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК Центрального архива
Хранится сверх установленного срока
Образуется в год дел
Начальная
Конечная
Всего
Крайние даты
Начальная
Конечная
А
Б
1
2
3
4
5
6
7
8
Постоянного хранения
201
По личному составу
202
Приложение N 24
к п. 5.4.10, 6.3.1.2
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок ед. хр.
Количество листов (время звучания, метраж)
Крайние даты
Предполагаемые причины отсутствия
1
2
3
4
5
6
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
Приложение N 25
к п. 6.3.1.2
N п/п
Опись N
Ед. хр. N
Кол-во листов
Заголовок поврежденных ед. хр.
Крайние даты
Сущность и причины повреждения
1
2
3
4
5
6
7
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение N 26
к п. 6.3.1.3
N п/п
N описи
N дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
N ед. учета страхового фонда
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Форма описи особо ценных дел
Приложение N 27
к пп. 6.3.1.1, 6.3.1.2
N N п/п
Название и номер описи
Кол-во экземпляров описи
Кол-во принятых дел количество ОЦД
Кол-во страховых копий
Примечание
Форма акта приема-передачи документов
на постоянное хранение
Приложение N 28
к п. 6.3.1.3
Название документа
Существующая запись
Следует записать
1
2
3
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Приложение N 29
к п. 6.3.1.3
NN пп
Заголовок ед. хр.
Шифр (если есть)
К какому фонду относится
Примечания
1
2
3
4
5
Форма акта об обнаружении документов
Приложение N 30
к п. 6.3.5.15
Форма титульного листа описи документов
постоянного хранения
Приложение N 31
к п. 7.1.18
N п/п
Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон
Дата и регистрационный номер запроса
Содержание запроса
Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)
Дата и регистрационный номер выданного документа
Расписка в получении или дата отправки
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8.
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок,
тематических материалов
Приложение N 32
к п. 7.2.2
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок ед. хр.
Расписка пользователя в получении
Расписка сотрудника в приеме
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
Приложение N 33
к п. 7.2.3
N п/п
Опись N
Ед. хр. N
Заголовок ед. хр.
Крайние даты
Количество листов (время звучания, метраж)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение N 34
к п. 7.2.4
N п/п
Дата выдачи
Фонд N
Опись N
Ед. хр. N
Кому выдано
Расписка в получении дела
Дата возврата дела
Расписка в возвращении дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение N 35
к п. 7.2.4
N п/п
Ф.И.О. пользователя
Дата выдачи
Дата возвращения
1
2
3
4
Форма карты-заместителя дела
Приложение N 36
к п. 7.2.5
Дата использования
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)
N использованных листов
Подпись лица, использовавшего дело
1
2
3
4
5
Форма листа использования