Информация будет донесена до руководства - Большая энциклопедия инструкций и руководств

«Да, мы вас поняли и донесем вашу мысль до руководства…»

Когда топ-менеджмент контрагента понимает, что есть какие-то рычаги воздействия на него через высшее руководство… контрагент может оказаться «неудобен», с ним постараются бизнес не расширять.

Анна Грачева*

Насколько при работе с крупным клиентом для Вас важно знать не только номинальную, но и реальную систему взаимоотношений внутри компанииконтрагента? То есть, кто и за что отвечает, как принимаются решения в ней, кто и как может повлиять на процесс принятия того или иного решения?

— Конечно, было бы идеально, если каждый раз у контрагента можно было бы узнать реальные расклады, кто принимает решения в компании и прочее. Но обычно это утопия. К сожалению, чаще всего изначально непонятно, как построена иерархия у новых партнеров в части принятия решений.

Как правило, решение принимает генеральный директор. Но, к примеру, сегодня у него в фаворе один сотрудник, и он может както правильно донести мысль до своего руководителя, а завтра к нему уже перестают прислушиваться.

Или есть некий человек, который является в компании специалистом по данному вопросу. А завтра на его место наймут другого, а «новая метла», как известно, «метет поновому»… И вот тут главное — не ошибиться.

Чем может быть чревато полное или частичное неведение в вопросе «кто хозяин в доме у потенциального партнера»?

— На самом деле все достаточно просто. Если это новый контрагент и с ним, соответственно, хочется заключить контракт, войти в какие-то договорные товарноденежные отношения, то неведение относительно ключевых фигур, принимающих управленческие решения, может быть чревато тем, что сделка просто не состоится либо договоренности будут достигнуты с менее выгодными для нас условиями.

Можете ли Вы привести примеры из собственного бизнеса или из бизнеса коллег, когда знание или незнание таких внутренних «раскладов» компании приводило к успеху или провалам?

— Ну конечно, знаю! Хотя обычно до конца вот это «знание» так и не появляется.

И посему я еще раз повторяю, это была бы идеальная ситуация, когда изначально, общаясь с представителями контрагента, ты понимаешь, кто на самом деле там принимает решения и как надо подать информацию — кому и в какие сроки. Чаще всего такого не бывает. Договорные отношения — это всегда рынок, это бизнес. Другой разговор, если два потенциальных партнера предлагают одинаковые условия, то в этом случае желательно было бы включить какойто личностный фактор.

По каким признакам или сигналам Вы определяете, «кто в этом доме хозяин»?

— Когда ведешь переговоры и общаешься, сразу понимаешь, готов ли человек принимать решения или нет. Вообще, в компетенции ли его быть decision maker. Если человек говорит:
«Дада, мы вас поняли и донесем вашу мысль до руководства, вы нам пришлите всю информацию…» — это значит, скорее всего, что он является передаточным звеном и не принимает окончательного решения. А если оппонент отвечает сразу либо категорично, то именно с ним следует иметь дело.

А можно ли, на Ваш взгляд, както классифицировать на видытипажи или категории компании по этой проблеме? Например, мачоруководители, фанккомпании и так далее.

— Есть разные позиции. Например, как типаж — «молодой руководитель».

Но «молодой» не в плане возраста, а по сроку, сколько он находится в должности принимающего решения. При проведении переговоров он вызывает как можно больше своих подчиненных и обращается к ним в части сделки. Потом, со временем, может выясниться масса нюансов, которые в итоге повлияли на все его решения, переломали всю структуру сделки.

А есть наоборот — «заслуженные» руководители. Они вроде бы говорят «да», но при этом всегда есть некоторая недосказанность. Они всегда оставляют себе на будущее возможность для маневра: чтото более детально продумать, возможно, внести какието коррективы, более выгодные для своей стороны переговорного процесса.

Как Вы полагаете, «купеческое слово» у нас реально существует?

— В принципе, да. Но не всегда люди, которые его дают, потом в силах и в компетенции его сдержать, причем порой и в силу неких объективных обстоятельств.

Чаще всего, если речь идет о получении какихто убытков, то все про «купеческое слово» забывают. Оно существует в тот момент, когда выбор не является сложным. Если же вдруг складывается ситуация, когда выполнение этого слова невыгодно для компании, и невыгодно существенно, то многие готовы поступиться своими принципами.

Когда потеря незначительна, то можно на это закрыть глаза. Однако стоит отметить, что у каждого есть разные понимания этой «незначительности». И порой, при возникновении малейшей угрозы убытка, контрагенты готовы забыть обо всех своих обещаниях.

Дружба с владельцами компанийклиентов возможна в принципе? Каковы, на Ваш взгляд, ее границы, конструкции, правила?

— В этом случае актуальным становится вопрос, насколько владелец компании находится в бизнесе, то есть диктует топменеджменту какието свои установки. Дружить, конечно, с ним можно и обратиться с просьбой в случае чего не возбраняется. Владелец выскажет свое мнение комулибо из управленцев компании. Однако результат может и не быть положительным. Топменеджеры всегда cмогут обосновать неактуальность предложения: почему оно не получилось, не сложилось, оказалось невыгодно — в общем, не состоялось. В этом случае дружба не очень поможет.

Другой разговор, что когда топ-менеджмент контрагента понимает, что есть какието рычаги воздействия на него через высшее руководство. Причем это дает как плюсы, так и минусы. Такой контрагент может оказаться «неудобен», с ним постараются бизнес не расширять.

Бывали ли в Вашей практике ситуации, когда дружба Вас выручала?

— У каждого человека бывают моменты, когда дружба выручает и когда мешает. Это может быть связано не только с работой, но и с любой жизненной ситуацией.

Как меняется поведение владельцев бизнеса, когда их фирма успешнее развивается по сравнению с аналогичными?

— Поменяться может поведение как владельцев бизнеса, так и вообще любого человека, когда у него оказалось чтото лучшее. Например, когда его машина пусть даже и не намного, но дороже, чем у соседа, когда у него зарплата чуть выше, чем у одноклассника, когда его дети поступили в более престижный вуз, чем у коллеги по работе.

Однако стоит отметить, что это во многом зависит от человеческого психотипа. Ктото может загордиться и вообще перестать здороваться, а ктото, наоборот, абсолютно не станет акцентировать на этом внимания.

Все вышесказанное с таким же успехом может относиться и к владельцам бизнеса. В той же мере, что и к сотрудникам их фирмы. «Люди, которые в начале кажутся вам хорошими, потом, как правило, оказываются плохими», — прокомментируйте, пожалуйста, на примере новых «хороших» владельцев бизнеса.

— Когда набирают новый персонал, то ко мне приходят резюме. Порой читаешь их и думаешь: «Боже мой, золото! Вот он, человек, который наконецто научит работать, внесет невиданную добавленную стоимость в наш бизнес».

Потом, когда с ним начинаешь контактировать, то понимаешь, что, как и у любого человека, у него есть какието плюсы и какието минусы. К слову, всегда знаешь положительные и отрицательные черты сотрудников своей компании. Когда появляется новый человек, почему-то всегда ждешь именно плюсов, не думая о том, что минусы у него тоже существуют. Могут оказаться и минусы, которых на порядок больше, чем плюсов.

Подводя итоги, скажу, что новые сотрудники не оказываются плохими — они оказываются таким же, как все. С контрагентами, с владельцами бизнеса точно так же, как и с персоналом: в чем-то с ними работать комфортно, а в какихто моментах — неудобно.

Сформулируйте неписаные правила дружбы в бизнесе с коллегами-бизнесменами.

— Что бы ни случилось в бизнесе, это не должно влиять на дружбу. При любом раскладе надо продолжать дружить, надо быть постоянным. Это, наверное, и есть одно единственное неписаное правило.

* Анна Грачева, вицепрезидент по стратегии и финансам НПДП «Логос».

Беседовала Лита Максимова, litahmaksimova@gmail.com

Управление персоналом, июнь 2012 г.

Источник

Дорогой руководитель, спасибо Вам за важные принятые решения, поддержку и доброту. Вы всегда понимаете, уважаете сотрудников и профессионально подходите к делу. От всей души хочется поблагодарить такого замечательного человека, как Вы.

***

Спасибо Вам за то, начальник, что Вы такой чуткий, внимательный и компетентный директор! Мне очень повезло с Вами. Надеюсь, что наше сотрудничество будет эффективным, продуктивным и продолжительным.

***

Директор, благодарю Вас за мудрость в принятии решений, чуткость в делах, верность своей профессии. Хочется сказать Вам спасибо за работу и пример, как надо добиваться поставленных целей. Пускай Вас ждут новые проекты и невероятные высоты!

***

Начальник, спасибо Вам! Пускай Вам удается все, что Вы захотите! Желаю покорения любых вершин! Благодарность Вам за то, что вы любите свою работу и всегда находите время для общения с сотрудниками.

***

Начальник, весь коллектив гордится Вами! И я, в том числе! Спасибо за полезные советы и профессионализм. Сердечная Вам благодарность и пожелание ярких, счастливых достижений!

***

Директор, моя Вам благодарность! Спасибо, что Вы всегда грамотны в делах, сердечны — к сотрудникам и компетентны в любых вопросах. Без сомнения, Вы — мастер своей профессии и хороший человек.

***

Начальник, благодарю Вас за труд, умения, профессиональный подход к делу. Спасибо, что научили нас многим моментам в деле и показали как нужно относиться к работе, которую ценишь и любишь.

***

Дорогой директор! У Вас есть много наград, званий и достижений. Но самое главное, что Вы — прекрасный человек с доброй душой, открытым сердцем и дружелюбным отношением ко всем. Спасибо Вам за то, что научили нас многому и продолжаете это делать день ото дня.

***

Начальник, спасибо Вам за многолетний труд и тот вклад, который Вы внесли в наше общее дело. Пускай служебные задачи решаются легко и оперативно, в жизни будет стабильность, дух всегда остается бодрым, а оптимизм — неиссякаемым. Благодарность и низкий поклон.

***

Директор, хочется сказать слова благодарности и почтения за Ваш профессионализм. Благодарю за помощь, которую вы оказываете в деле и компетентность в вопросах проектов. Пускай Вас всегда радует работа сотрудников и их стремление к лучшему!

***

Начальник, хочется от всего сердца поблагодарить Вас за все! Я удивляюсь, как для Вас нет неподъемных проблем и нерешаемых задач! Вы — наш ориентир, пример и образец! Пускай Ваши дни будут продуктивными, а выходные — душевными!

***

Начальник, я безмерно благодарен Вам за кропотливый, добросовестный труд. Каждый раз удивляюсь, как человек может быть предан своему делу и профессии. Вы — талант и мастер, который всегда будет эталоном для коллектива.

***

Начальник, спасибо, что искренне преданы своему делу и умеете найти подход к каждому сотруднику предприятия. Вы ответственны, трудолюбивы, компетентны. Иногда Ваш творческий подход к решению задач нас приятно удивляет.

***

Начальник, пускай удача сопутствует любым Вашим делам. Я от лица коллектива хочу выразить Вам свое почтение, уважение и благодарность. Пускай всегда дело спорится, а число наград увеличивается.

***

Благодарим Вас, начальник, за всегда теплый подход к сотрудникам! Вы способны понять и решить любую трудную задачу и направить нас в грамотном направлении. Приятно работать с тем, кто любит свою профессию и радеет за дело всей душой.

***

Директор, хочется сказа Вам теплые слова за Ваш профессионализм, доброту к сотрудникам и уважение к непростому труду подчиненных. Вы — великий начальник, который знает, как важно дружно работать в команде и поддерживать друг друга в любых проектах.

***

Выражаем Вам благодарность, наш директор, за профессионализм в деле, консультацию в процессе выполнения проекта и уважение к нам. Приятно сотрудничать с честным, компетентным, умным человеком, как Вы. Надеемся на дальнейшие новые совместные проекты.

***

Директор, спасибо, что всегда внимательны и честны к нам, сотрудникам. Признательность и огромная благодарность Вам за труд и опыт. Добрые пожелания, теплые слова в Ваш адрес! Ваш труд почтенен и труден, но Вы никогда не забываете помочь коллегам.

Слово всегда имело огромное влияние на человека. Считалось, что человек, в совершенстве владеющий искусством слова, способен покорить мир, поэтому для бизнеса этот вопрос особенно актуален. Евгений Котов, бизнес-тренер, основатель и владелец компании «Practicum Group»

Сила слова руководителя

Многие руководители думают, что «сила слова» зависит от таких вещей, как: насколько сдвинуты у него брови (как у Ивана Грозного), или от того, как руководитель выглядит, насколько у него дорогой костюм или крутое кресло, автомобиль, или от того, что он может себе позволить периодически заорать и ударить по столу так, что тот начинает трещать.

В действительности, «сила слова» зависит от личности руководителя: насколько он является примером в работе. Когда человек сам достиг в какой-то области очень хороших результатов, то его «сила слова» сразу увеличивается в несколько раз. Есть такая тенденция в обществе – слепо верить мнению «авторитета», прислушиваться к нему, воспринимать его, как мнение «эксперта». Что значит эксперт? Это человек с великолепным образованием? Возможно. Но намного важнее результаты этого эксперта — чего он достиг сам. К примеру, эксперт дает советы по здоровью, по семье или по бизнесу — важно обратить внимание на то, как у него самого со здоровьем, с семьей, с бизнесом? И зачастую бывает так, что человек принимает советы от того, у кого самого в этой области результаты, мягко говоря, незначительны.

Отнесем вышеописанное с руководителем. Что должен знать руководитель, чтобы обладать «силой слова»? Во-первых, руководитель может воздействовать на персонал с помощью слова только тогда, когда у него самого хорошие результаты. Во-вторых, для эффективного управления очень важен вопрос дисциплины. Руководители, которые поддерживают высокий уровень дисциплины в своей группе и применительно к себе, пользуются уважением среди подчиненных. Часто можно встретить ситуацию, когда сотрудники, благодаря этому фактору, больше прислушиваются к нижестоящему руководителю, чем к вышестоящему.

Так почему же одни и те же слова, просьбы, приказы воспринимаются от одних гораздо более адекватно, чем от других? Да потому, что личность руководителя слабая. А сила слова слаба, когда у человека проблемы с этикой, дисциплиной, то есть он не является для своих подчиненных личным примером или перестал им быть. Бывает и такое: человек был когда-то примером и до сих пор живет этими воспоминаниями, но в настоящее время у него во всех делах бардак, из-за чего он и теряет влияние, авторитет. В этой связи могу дать такой совет: ищешь в ком-то или чем-то проблему – подойди к зеркалу. Мысль не новая, но почему-то многие руководители забывают о том, что им в первую очередь нужно постоянно расти, обучаться и совершенствовать свои навыки управленца.

Количество общения и эффективность управления

Существует мнение, что неэффективный руководитель пытается компенсировать это количеством общения, то есть если руководитель действительно эффективный, ему необходимо минимально общаться, люди действуют сами. Это миф, в действительности я этого не наблюдал нигде, хотя география работы моей компании — более 70 городов и 7 стран. У меня есть друг, руководитель компании со штатом более 5 тысяч человек, которая входит в ТОП-300 богатейших компаний России и в пятерку крупнейших в своем сегменте, его базовый принцип управления, кроме остальных инструментов, это своевременное и достаточное количество общения с топ-менеджерами, руководителями направлений.

Что касается моего опыта, то всегда, когда я своевременно и в нужном количестве общаюсь со своей командой, все хорошо, как только сокращаешь количество общения с группой, начинаются какие-то проблемы: что-то не выполняется, а что-то выполняется, но не так, как нужно. Иными словами, сразу «съезжает» дисциплина. Но нужно не забывать о том, что количество слов с качеством общения мало связано. При этом, с одной стороны, это должно быть общение, а с другой, использование инструментов управления. Потому что мы не можем каждый раз, управляя большой компанией, любую проблему решать с помощью «ручного управления»: вызывать всех к себе в кабинет и объяснять что-то. Но руководитель должен быть способен своевременно общаться: проводить планерки, координации, собрания.

Количество слов не прямо пропорционально качеству, общения и управления, но руководитель должен быть готов пообщаться с любым сотрудником, который находится у него в непосредственном подчинении, и оперативно решить какие-то проблемы. Потому что все проблемы управления и взаимодействия с людьми связаны, так или иначе, с общением, которое может осуществляться как очно, так и письменно.

Важнейший компонент в общении с подчиненными, который часто упускают руководители

На самом деле таких компонентов можно выделить очень много, но, пожалуй, самым важным является так называемая «сила согласия». То есть самое важное при общении с людьми быть с ними в одной реальности. Сила согласия заключается в том, что руководитель транслирует что-то, с чем команда согласна. Проблема заключается в том, что часто руководитель не всегда знает какими словами нужно донести до группы ту или иную реальность. И рассуждает по принципу – «что непонятного в том, что я сказал?». А корень этой проблемы как раз в недостатке общения. Соответственно, у руководителя своя реальность, у подчиненных своя. Итог: на командной линии нет согласия (имеется в виду линия, по которой движутся приказы и задачи от руководителя сотрудникам. И отчеты об исполнении от сотрудников к руководителю).

Что такое несогласие на командной линии? Несогласие на командной линии создает проблемы руководителю, потому что, если сотрудник не согласен с поставленной задачей или не понимает её, то он может ее не выполнить или выполнить не до конца или не в срок. С чем это связано? Конечно, с общением, ведь общаться можно по-разному. Можно дать задачу, но не прояснить ее, а значит, человеку она будет непонятна, и он выполнит ее как-то по-своему. Или можно поставить задачу, с которой у сотрудников не будет согласия, а значит, и действия. Соответственно, один из важнейших компонентов при общении с подчиненными – это согласие.

Я не говорю о том, что руководитель должен добиваться согласия с каждым, тем более что в каждой компании всегда есть сотрудники, которые в принципе всегда со всем несогласные. Но люди должны понимать, что вы от них хотите. Ведь когда человек понимает и саботирует задачу – это одна ситуация, а когда человек совершенно ничего не понимает в задаче и поэтому ее не выполняет – совсем другая. Так вот, хорошая новость заключается в том, что уже затертый до дыр закон Парето здесь действительно работает. И согласно ему, 80% людей не делают что-то не потому, что они специально это не делают, а потому, что они этого не понимают или они с этим не согласны, что на самом деле практически одно и то же. Потому что, когда у человека есть согласие, у него есть и понимание. А следовательно за этим идёт действие, то есть выполнение.

Наиболее сильное влияние на людей оказывают фразы…

Для меня то, что есть специальные фразы, которые оказывают влияние на людей, – это миф. Что действительно актуально – это своевременность сказанных слов. Когда сотрудник, неэффективен, а его хвалят, то, конечно, эта похвала на него имеет демотивирующее воздействие. Любой человек помнит, когда его незаслуженно хвалили. Это не радует. Как в анекдоте, когда покупатель возвращает в магазин шарики под предлогом, что они бракованные. А продавец у него спрашивает: «Что не так? Они дырявые, не надуваются, лопаются?», а он отвечает: «Нет, все нормально. Просто, не радуют».

Фразы оказывают воздействие только тогда, когда они своевременные и искренние. В последнее время я часто встречаю такое мнение, что нельзя говорить отрицаниями, говорить «нет» и задавать вопросы, на которые получишь ответ «нет». На самом деле, следование этим правилам – это желание перекинуть ответственность на воздействие каких-то фраз, на какие-то магические подсознательные вещи, но к счастью, все гораздо проще. Если в разрезе мотивации, то на человека мотивирующе действует своевременная похвала, а не своевременная – демотивирующее. Это необязательно должны быть публичные аплодисменты (хотя в некоторых случаях и это неплохо), а может быть просто хлопок по плечу со словами «ты молодец!» – это дорогого стоит. Те, кто считает, что это не работает, что лучшая похвала это деньги, ошибаются. Но и денежное вознаграждение не исключается. Главное, чтобы это было своевременно, то есть за отличные результаты. А вообще, лучшие фразы – это те, после которых у сотрудника есть понимание того, что ему сказали, и что ему теперь делать. Именно поэтому многие успешные руководители умеют очень просто, на пальцах, объясняться со своими подчиненными.

Многие руководители не любят проводить собрания, координации, а также выступать публично, хотя это является частью их работы

В данном случае все дело в так называемой «зоне комфорта». Можно провести аналогию с продавцами – продавец никогда не подойдет к руководителю и не скажет: «Шеф, вы знаете, я продажи провалил потому, что мало звонил. А знаете, почему я мало звонил? Я просто очень стесняюсь ». Обычно в такой ситуации говорят: наша цена не проходит, трубку не берут, товар никому не нужен и прочие подобные причины.

Что касается руководителя, то это те же самые барьеры работы с людьми. Но это не значит, что он стесняется людей. Руководитель тоже человек и ему может быть просто некомфортно, например, когда идет скрытое или открытое несогласие от некоторых сотрудников во время проведения собрания. Конечно, некоторые руководители могут со мной не согласиться, ссылаясь на то, что у них все нормально и они «летучки» проводят каждый день. Но суть здесь в том, что проблема не в частоте их проведения, а в качестве.

Я знаю очень мало команд, которые радуются, когда им говорят о том, что будет собрание. Почему? Да потому, что сам формат собрания неправильный. Часто собрание превращается в разжевывание проблем и того, с чем и кто не согласен, то есть – проблемы, проблемы, проблемы. И при этом многие руководители выбирают достаточно жесткий стиль проведения собраний, и, соответственно, персонал просто сидит задавленный, после чего у них еще и спрашивают: «У кого-нибудь есть вопросы?».

И так каждую неделю или месяц. Таким образом, эти собрания становятся стрессом и для команды, и для самого руководителя, из-за чего они и не любят проводить эти «летучки», хотя это распространенный способ больше общаться с командой.

Существует небольшой нюанс: собрания нужны исключительно для подведения итогов, а «летучки», планерки – для координации действий, разбора проблем, нахождения путей решения этих проблем. Соответственно, на собрании этого не должно быть. Собрание – это подведение итогов, подведение итогов решенных проблем и озвучивание планов на будущее. Такой формат собраний более эмоционально легок для команды и руководителя. А значит, для того, чтобы проведение собраний стало более легкой и задачей, надо поправить формат и просто выходить из зоны комфорта и делать это.

Рейтинг

Рейтинг – одна из форм подачи и предоставления информации по тем вопросам, при рассмотрении которых требуется провести анализ и на основании имеющихся данных произвести отбор.

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: найти комфортный отель в Вене, 4 или 5 звезд, желательно с фитнес-клубом или бассейном, в центре города.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На основании имеющихся критериев необходимо сделать запрос на сайте по бронированию отелей, например, www.booking.com. За основу можно взять рейтинг посетителей и систематизировать информацию о расположении, преимуществах и недостатках отеля (см. таблицу).

В некоторых случаях рейтинги посетителей на сайтах не являются достаточными, поскольку у руководителя есть индивидуальные пожелания к расположению отеля и оказываемым услугам. Поэтому ассистенту необходимо на основании полученной в ходе сбора информации доработать рейтинг под запросы директора.

Так, например, с учетом пожелания о том, чтобы персонал говорил на русском языке, рейтинг для руководителя необходимо переработать так:

1 место – отель Best Western Premier Kaiserhof Wien**** (русский язык, рейтинг 9,3);
2 место – Grand Hotel Wien***** (русский язык, рейтинг 9,0);
3 место – Le Méridien Vienna***** (рейтинг 8,2, есть бассейн);
4 место – Hotel de France Wien***** (рейтинг 8,4).

Для наглядности можно использовать творческий подход и дополнительные средства отображения информации, например диаграмму (Пример 1).

Для того чтобы создать такую диаграмму в текстовом документе, достаточно выбрать Вставка — Диаграмма, определиться с наиболее подходящим шаблоном и внести имеющуюся информацию.

На заметку

При подготовке рейтинга и создании диаграмм существенное значение имеют как критерии, по которым структурируется информация, так и запрос максимальных значений и их расшифровка.

Узнать больше

Новость

Ассистент руководителя ежедневно использует предоставление информации руководителю в виде новостей. Новость – это краткое сообщение, недавно полученное известие. По сути, информация о том, кто звонил руководителю и по каким вопросам, кто планирует провести с ним встречу, какие текущие вопросы сотрудников требуют его участия или решения, является новостной.

Новость может быть озвучена помощником руководителя устно или оформлена в письменном виде – бумажном или электронном. Новости, направляемые руководителю по электронной почте или предоставляемые ему ежедневно в начале или в течение рабочего дня в печатном виде, могут существенно облегчить персональному ассистенту донесение руководителю значимой актуальной информации. Это сообщения, которые не требуют от руководителя каких-либо действий и предоставляются исключительно для ознакомления, чтобы он был всегда в курсе событий, происходящих внутри компании и за ее пределами:

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
для контроля нерешенных вопросов;
при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

Наименование компании: ООО «СтройПлит»
Год основания компании: 2009
Руководитель: генеральный директор Макаров Петр Валентинович
Сфера деятельности: производство и продажа строительных и отделочных материалов
Производство: собственное производство в Московской области
Продукция: сухие смеси, тротуарная плитка, керамогранитная плитка и др.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Информационная справка об ООО «СтройПлит»
Компания была зарегистрирована в 2009 г. Ее генеральным директором и учредителем является Макаров Петр Валентинович. За время деятельности организации учредители и руководители не менялись. Уставный капитал составляет 500 000 руб., численность компании – 128 человек. Задолженностей по уплате налогов компания не имеет. Является владельцем производства в Московской области, располагает современной лабораторией. Основной вид деятельности – изготовление и продажа строительных материалов. Офис компании находится в г. Москве, есть представительства в других городах России. Продукцию реализовывают как оптом, так и в розницу.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
задач и дел, которые необходимо выполнить;
организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).
Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).
Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).
Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.
Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Интервью

Одним из способов получения ответа на вопросы является проведение интервью. Результаты беседы могут быть отображены помощником руководителя в четком системном виде «вопрос–ответ», или интегрированы в какой-то текст, или пересказаны в устной форме руководителю.

В случае, если персональный ассистент получил задание от руководства провести очную встречу или телефонные переговоры с целью выяснения конкретной информации, то для отображения результатов встречи или переговоров может быть использовано интервью. Предварительная подготовка и формулирование вопросов к собеседнику облегчат помощнику руководителя задачу проведения встречи или переговоров и последующей обработки результатов.

Пример вариантов отображения результатов проведения телефонных переговоров об условиях поставки продукции.

В виде интервью, прямая речь:

– Когда планируется поставка продукции нашей компании?

– Ориентировочно 4 или 5 ноября, точную дату я смогу Вам сообщить после беседы с отделом доставки во второй половине дня.

В виде пересказа, косвенная речь:

Поставка нашего товара планируется на начало ноября, точную дату нам смогут озвучить во второй половине дня.

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

В работе ассистента руководителя часто возникает необходимость проанализировать ту или иную информацию и предоставить ее в системном виде. Таблица является наиболее удобной и наглядной формой для отображения собранных данных (Пример 5).

На заметку

Анализ данных должен проводиться по единым критериям.

Если приводятся какие-либо цифровые значения или стоимость, то необходимо придерживаться одинаковых величин – килограмм, рубль, штука и т.д.

При необходимости в таблицу могут быть добавлены критерии сравнения, в зависимости от того, какую задачу руководитель поставит перед персональным ассистентом (Пример 6). Такая форма сбора, отображения и анализа информации может быть удобна при выборе поставщиков продукции, для оказания деловых услуг подрядчиками, компаний по осуществлению ремонта помещений и во многих других случаях, например, при выборе ресторана для проведения мероприятия.

К таблице или рисунку может быть прикреплен комментарий ассистента руководителя, содержащий дополнения, пояснения или рассуждения по какому-либо вопросу, например:

комментарий-дополнение:

комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Составление календаря или расписания является наиболее наглядным способом отображения сведений о предстоящих событиях, культурных и развлекательных мероприятиях, запланированных делах или встречах и другой информации (Пример 7).

При отсутствии технической возможности создания документа в программе Visio расписание или календарь можно оформить в виде обычной таблицы в документе MS Word или Excel.

Резюме, биография, досье

Запрос резюме у соискателя при поиске новых сотрудников, равно как составление его для характеристики личности в качестве специалиста в определенной области, является обязательным. В резюме указываются личные и контактные данные, сведения о трудовой деятельности и опыте работы, полученном образовании, знании иностранных языков и прочая информация, касающаяся характеристики лица с точки зрения его профессионализма.

Биография представляет собой более полный с точки зрения содержания информации о жизни человека документ, в котором указываются также данные о родителях, их профессии, переездах и других значимых событиях.

Досье, как правило, содержит в себе и биографию, и резюме, а также другие документы, которые затрагивают жизнь и деятельность определенного субъекта.

В отличие от резюме и биографии досье может быть не только заведено на человека, но касаться определенного вопроса, темы или дела. Представляет собой совокупность определенных документов.

Чтобы после получения задания найти необходимую информацию и провести ее предварительный анализ, секретарю нужно определиться с формой ее подачи для максимальной ясности, точности и удобства изучения данных директором. В зависимости от вида информации, наличия или отсутствия фото-/видеоматериалов, аналитических данных, цифр или каких-либо показателей могут быть представлены в любой уместной для определенного содержания форме. Творческий подход к работе и знание различных типов документов помогут ассистенту руководителя подавать информацию в удобном, креативном и наиболее эффективном виде.

Ассистент может составить и оформить документ самостоятельно или запросить необходимый документ у соответствующей компании. Готовые документы можно также найти в Интернете. Так, если руководитель интересуется политикой и просит найти рейтинги политических лидеров, то документ можно поискать в СМИ.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2015.

Как пишется: «донести» или «довести»?

донести

довести

данести

давести

Правило

Оба варианта написания правильные.

При наличии разных корней глаголы «донести» и «довести» имеют схожее лексическое значение «проинформировать».

Употребление глагола «довести» корректно в сочетании с существительным «сведения».

Значения

Донести означает проинформировать, сообщить что-то, прояснить.

Довести (до сведения кого-либо) означает проинформировать, уведомить, известить о чем-нибудь.

Примеры

Донести до слушателей информацию преподавателю никак не удавалось.
Вынужден довести до вашего сведения приказ о сокращении со следующего месяца вашей должности.
Попробую еще раз донести до начальства мнение коллектива о новом графике работы.

Предложения со словосочетанием «до сведения руководства»

Я донёс эту информацию до сведения руководства, которое решило для начала починить давно не работавший кондиционер.

Я ломала голову, как довести до сведения руководства канала, что больше не могу свободно разъезжать туда-сюда, как раньше.

При обнаружении таковых, в зависимости от их характера, соответствующая информация либо доводилась до сведения руководства предприятия, на которое поступал проверяемый, либо направлялась непосредственно в уголовный розыск.

Существенным элементом сильной системы внутреннего контроля является признание всеми сотрудниками необходимости эффективного выполнения своих обязанностей и доведения до сведения руководства надлежащего уровня любых операционных проблем, случаев несоблюдения кодекса профессиональной этики или других нарушений правил или злоупотреблений.

И на следующий день довёл до сведения руководства дивизии свои соображения по поводу срочного перевода пятого полка в состав резерва.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: облак — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Случай был доведён председателем колхоза до сведения руководства института.

– Что ж, я доведу его мнение до сведения руководства.

О том, кого, чему и как учить, имеет не просто представление, но идеи, которые при случае доводит до сведения руководства, и порой к ней прислушиваются.

– Обязательно доведу до сведения руководства нашей компании информацию об этом разговоре.

Мне уже доводилось попадать в ситуации, когда мои не очень осторожные высказывания перевирались, перекручивались, приукрашивались, и в извращённом виде доводились до сведения руководства.

Лучше доведите до сведения руководства.

Ассоциации к слову «сведение»

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к слову «сведение»

Синонимы к слову «руководство»

Цитаты из русской классики со словосочетанием «до сведения руководства»

Шаховской, заведовавший в семидесятых годах дуйскою каторгой, высказывает мнение, которое следовало бы теперешним администраторам принять и к сведению и к руководству: «Вознаграждение каторжных за работы дает хотя какую-нибудь собственность арестанту, а всякая собственность прикрепляет его к месту; вознаграждение позволяет арестантам по взаимном соглашении улучшать свою пищу, держать в большей чистоте одежду и помещение, а всякая привычка к удобствам производит тем большее страдание в лишении их, чем удобств этих более; совершенное же отсутствие последних и всегда угрюмая, неприветливая обстановка вырабатывает в арестантах такое равнодушие к жизни, а тем более к наказаниям, что часто, когда число наказываемых доходило до 80 % наличного состава, приходилось отчаиваться в победе розог над теми пустыми природными потребностями человека, ради выполнения которых он ложится под розги; вознаграждение каторжных, образуя между ними некоторую самостоятельность, устраняет растрату одежды, помогает домообзаводству и значительно уменьшает затраты казны в отношении прикрепления их к земле по выходе на поселение».
(все
цитаты из русской классики)

Сочетаемость слова «сведение»

нужные сведения
полученные сведения
точные сведения
сведения источников
до сведения правительства
сведение счётов
сбор сведений
получение сведений
источник сведений
сведения подтвердятся
сведения отсутствуют
сведения устарели
получить сведения
собирать сведения
принять к сведению
(полная таблица сочетаемости)

Сочетаемость слова «руководство»

советское руководство
высшее руководство
партийное руководство
руководство страны
руководство компании
руководство партии
стиль руководства
смена руководства
мнение руководства
руководство считает
руководство решило
руководство понимает
взять на себя руководство
работать под чьим-либо руководством
осуществлять общее руководство
(полная таблица сочетаемости)

Значение слова «сведение»

СВЕ́ДЕНИЕ, -я, ср. 1. обычно мн. ч. (све́дения, —ий). Известия, сообщения о чем-л. Когда же будет бенефис Горбунова? Я не имею никаких сведений. А. Островский, Письмо Ф. А. Бурдину, 4 янв. 1881.

СВЕДЕ́НИЕ, -я, ср. 1. Действие по глаг. свести—сводить² (во всех знач., кроме 2 и 3). Сведение пятен. Сведение лесов. Сведение дивизий в армию. (Малый академический словарь, МАС)

Все значения слова СВЕДЕНИЕ

Значение слова «руководство»

РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)

Все значения слова РУКОВОДСТВО

Афоризмы русских писателей со словом «сведение»

Трудных предметов нет, но есть бездна вещей, которых мы просто не знаем, и еще больше таких, которые знаем дурно, бессвязно, отрывочно, даже ложно. И эти-то ложные сведения еще больше нас останавливают и сбивают, чем те, которых мы совсем не знаем.
Одна из главных потребностей нашего времени — обобщение истинных, дельных сведений об естествознании.
Все пространное поле наук и художеств преобратилось бы в пустое, бесплодное и сведения не достойное мечтание, ежели бы оные не стремились ко исправлению человеческого сердца, ко споспешествованию человеческому благополучию и к расширению души и сил ее…
(все афоризмы русских писателей)

Отправить комментарий

Дополнительно

Смотрите также

СВЕ́ДЕНИЕ, -я, ср. 1. обычно мн. ч. (све́дения, —ий). Известия, сообщения о чем-л. Когда же будет бенефис Горбунова? Я не имею никаких сведений. А. Островский, Письмо Ф. А. Бурдину, 4 янв. 1881.

СВЕДЕ́НИЕ, -я, ср. 1. Действие по глаг. свести—сводить² (во всех знач., кроме 2 и 3). Сведение пятен. Сведение лесов. Сведение дивизий в армию.

Все значения слова «сведение»

РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата.

Все значения слова «руководство»

информация
сообщение
информирование
сводка
новость
(ещё синонимы…)

командование
директива
руководитель
лидер
председатель
(ещё синонимы…)

довод
информация
данные
знание
новость
(ещё ассоциации…)

политрук
начальник
начальство
директор
штаб
(ещё ассоциации…)

нужные сведения
сведения источников
сбор сведений
сведения подтвердятся
получить сведения
(полная таблица сочетаемости…)

советское руководство
руководство страны
стиль руководства
руководство считает
взять на себя руководство
(полная таблица сочетаемости…)

Разбор по составу слова «руководство»

Как правильно пишется слово «сведение»
Как правильно пишется слово «руководство»

Речь пойдет о 2-ом корпусе НГУЭУ (СПО или ФБП, точно не знаю как сказать, нам внятного объяснения не давали)

Я студент(-ка) ФБП в НГУЭУ (База СПО, или как это точнее назвать, не ясно, никто толком объяснить не может, кто мы теперь, кто у нас главный и т.д.), хочу немного высказать свои впечатления об учебе, оставшись инкогнито.

В заведении…

Показать целиком

Речь пойдет о 2-ом корпусе НГУЭУ (СПО или ФБП, точно не знаю как сказать, нам внятного объяснения не давали)

В заведении неплохо кормят, чисто, аккуратно, хороший ремонт, но при этом, неплохо так хромает уровень образования, подача материала, и персонал. Причем, как в «верхах», так и среди обычных преподавателей. Различия между обычными учителями в пригородней школе и преподами НГУЭУ нет абсолютно (не всеми конечно, есть и хорошие, достойные, настоящие преподаватели, но их единицы)

Чтоб ситуация стала понятна, представьте себе заведение, в котором человек, ответственный за учащихся, информацию о состоянии их семьи, отношениях в этой семье, в опросах, касаемых данных тем, пытается как-то поддеть студента(-тку), пытается наводящими, личными, не приятными вопросами как-то вывести человека из себя, и это замечено было не только мной, а многими личностями, иначе я бы не писал(-а) этот отзыв. По крайней мере, это так выглядит, создается именно такое впечатление о данном человеке. (Это незначительный минус, к тому же в ходе пары человек проявил себя отлично, студенты его уважают, так что называть имени я не буду)

Про руководство тоже не стану много говорить, просто имейте ввиду, что присутствует блат, работа не под своим именем и т.д., пары этого человека могут меняться как угодно, с согласия учеников, но чуть что, виноваты последние.

А вот кого хочется упомянуть, так это преподавателя математики, Волкову Н.И., которая мало того, что преподает материал максимально не интересно (студенты не слушают ее, а некоторые группы практически вообще ее не посещают, 5 человек ходит из 28), так еще и открыто выражает свою неприязнь к отдельным студентам, унижая их перед их одногруппниками, «уведомляя» их о том, что они у нее не сдадут сессию, так как «недостаточно умны». Говоря о натяжках, оценки ставятся по настроению, сравнивали две работы, одинаковые абсолютно (по количеству ошибок и правильных решений), за одну стоит «5», за другую «3», думаю объяснять, с кем из студентов(-ток) у нее хорошие отношения, не стоит. Элементарно не выполняет свое самое простое обязательство, говорящее о том, что преподаватель ОБЯЗАН выпустить студента в туалет, минимум один раз, по просьбе последнего (ну а дальше на усмотрение).

Пилипенко С.А. (История)

Преподаватель, имеющий кучу комплексов, пытающийся с первых же дней показать из себя то, чем не является, постоянно пытается зацепить, коверкая фамилии, насмехаясь над ними, именами, внешностью. Считает, что это может продолжаться вечно. Ошибается. Советую «верхам» разобраться как-то, иначе мальчики могут не выдержать.

Экономика (Преподавателя не знает никто, сейчас поймете)

Преподаватель, стоящий в расписании, был у нас всего 2 раза, затем весь 1 семестр ее небыло. Ее принцип «я у вас стою в расписании, а вы у меня нет, поэтому мне фиолетово». Экономика проходит следующим образом: 2 недели ее нет, потом 1-2 раза придет СЛУЧАЙНЫЙ преподаватель, даст задания, которые к слову, никто не знает как решать, и снова нет 2 недели экономики. Круг замкнулся. Преподаватель, который вроде как сейчас у нас ведет, говорит, что ей «по барабану» знаем мы хоть что-то, или нет, поблажек не будет (Для справки, 2 группы совмещены всегда, из 60 человек, не знает никто, что надо делать)

Шумская Н.Б. (обществознание)

«Промытая» вестями, телевидением и прочим на 100%. Ни одной пары не прошло, без упоминания «Гнилой Украины, Позорной Америки, тупого молодого поколения, не интересующимся политикой». Часто цепляет родителей, говоря о том, что им наплевать на воспитание детей. Может завалить студента, с которым «не в ладах», а на пересдаче, выслушать абсолютно тоже самое, и поставить 4 со словами «хотелось бы 5». Возможно расистка или экстремистка (поставила зачет студенту, после разговора о превосходстве белой расы).

Малахова Ю.А. (Английский язык)

Преподаватель вечно сонный, всем недовольный. Постоянно высказывает нам о том, что нас слишком много, и половина может вообще не ходить, ибо ей все-равно. (Как другие преподаватели по три группы принимают, так ничего, а она с 18 человек переламывается)

Ведет максимально неумело, не интересно, подача ужасная. Даже наш одногруппник лучше выступал на паре, его хотя бы слушали.

Хочется, чтоб «верхи» приняли меры по этим замечаниям. Не хочется через знакомых людей в мин.обр. решать такие мелочи. Спасибо за внимание

P.s. Этот отзыв скопирован и перенаправлен с раздела именно 2-го корпуса, на Ломоносова 56, т.к. тот раздел не посещается вообще

«Да, мы вас поняли и донесем вашу мысль до руководства…»

Анна Грачева*

— Ну конечно, знаю! Хотя обычно до конца вот это «знание» так и не появляется.

По каким признакам или сигналам Вы определяете, «кто в этом доме хозяин»?

— Есть разные позиции. Например, как типаж — «молодой руководитель».

Как Вы полагаете, «купеческое слово» у нас реально существует?

Бывали ли в Вашей практике ситуации, когда дружба Вас выручала?

Сформулируйте неписаные правила дружбы в бизнесе с коллегами-бизнесменами.

* Анна Грачева, вицепрезидент по стратегии и финансам НПДП «Логос».

Беседовала Лита Максимова, litahmaksimova@gmail.com

Управление персоналом, июнь 2012 г.

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2011, N 11

ОРГАНИЗОВАННОЕ ДОНОСИТЕЛЬСТВО: РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ИЛИ МИНА ЗАМЕДЛЕННОГО ДЕЙСТВИЯ?

В статье рассматривается влияние на социально-психологический климат в коллективе такой формы неформального информирования руководства, как доносительство. Показана взаимосвязь доносительства и корпоративной культуры. Приводятся практические примеры различных форм организованного доносительства. Раскрываются возможности и проблемы, связанные с поощрением доносительства в организации, и предлагаются рекомендации по их преодолению.

Стукачество спонтанное и организованное

Одним из факторов, оказывающих неоднозначное влияние на состояние социально-психологического климата в коллективе, является отношение к доносительству (стукачеству) в организации. В большинстве западных фирм осведомление руководства о нарушениях является нормой. В ходе исследований выяснилось, что не меньше 60% жителей США считают себя обязанными пожаловаться, столкнувшись с «неуважением к государству» или различными отступлениями от установленных норм. Как правило, приветствуется следующая информация:

— о любых нарушениях принципов и процедур внутреннего контроля (хищение, причинение ущерба имуществу компании, злоупотребление, нарушение законов и т. д.);

— о любых нарушениях в области бухгалтерии и финансов, которые могут повлиять на надежность счетов компании (использование фальшивых инвойсов, фальсификация отчетов или счетов, мошенничество и т. д.);

— о любых нарушениях антикоррупционного законодательства (сокрытие выплат и т. д.).

Информирование со стороны персонала рассматривается как способ предупредить менеджмент о ненадлежащих методах работы, практикуемых на рабочем месте, единственный источник, при помощи которого еще до того, как компания понесет серьезные потери, до сведения руководства может быть донесена информация о нарушениях, криминальной деятельности сотрудников или мошенничестве.

То, что в западных странах называется информированием, мы называем стукачеством, или доносительством. Однако в последнее время эксперты отмечают увеличение количества компаний, где добровольные доносы со стороны персонала поощряются тем или иным способом (вплоть до выплаты премий). Вполне солидные корпорации возводят информирование в ранг корпоративной ценности, называя его «деятельностью по усилению контроля над персоналом». Правда, услышав слово «донос», почти 95% руководителей отечественных предприятий предлагают другие формулировки: нерегламентированная форма обратной связи, обмен информацией и даже проявление лояльности.

Каждому руководителю рано или поздно приходится определяться со своим отношением к институту внутрифирменного доносительства (создавать ли его целенаправленно, что делать, если он возникнет спонтанно). А рядовым сотрудникам — выбирать: «стучать» или «не стучать»…

Как показывает практика, стукачи бывают разные. Одни обращаются к руководителю, искренне заботясь о благе организации и требуя справедливости. Другие пытаются самоутвердиться за счет «жертвы», отомстить за нанесенную обиду, занять чье-либо место (последние преподносят сведения как бы между прочим, умело расставляя акценты). Некоторые люди просто по природе своей любят наушничать и не могут спокойно смотреть на отступления от общепринятых правил. Есть и «завербованные стукачи». Завербованные разделяются на два типа. Первые — это те, которые обязаны доносить в силу сложившихся обязательств: для того чтобы исправить сделанную ошибку, попросить закрыть руководителя глаза на периодические опоздания или для того чтобы в пятницу уходить пораньше и т. д. Мотивация для таких сотрудников — это создание системы бартерного сотрудничества. Ко второму типу относятся те, чья мотивация — материальная. Проще говоря, стукачество им оплачивается.

Степень воздействия информатора на начальство (и, соответственно, вреда, который он нанесет) зависит от того, как поданы сведения и насколько авторитетен стукач. Скажем, если он работает давно и известен серьезным отношением к делу, а своим мнением делится с руководителем нечасто, тот наверняка примет его слова к сведению. Если же речь идет о том, кто бегает к шефу по любому поводу, то такой человек лишь раздражает руководство.

Отношение к стукачеству и его последствия во многом зависят от того, насколько сочетается стукачество с другими элементами корпоративной культуры: стилем руководства, моральными нормами, принципами и особенностями внутрифирменной коммуникации. Если компании присущ авторитарный стиль, то руководитель устанавливает моральные нормы единолично, исходя из жизненного опыта (как правило, уходящего корнями в советское прошлое). Часто авторитарный руководитель испытывает дефицит информации, поступающей снизу. Кроме того, существуют проблемы, связанные с достоверностью, так как исполнитель бывает заинтересован в ее искажении — «облагораживании» и всякого рода приписках. В таких условиях институт доносительства призван частично компенсировать эти недостатки. Конечно, официально требование о доносительстве нигде не прописано, однако негласно поощряется.

Информация для размышления. Отношение россиян к стукачеству на работе

Большинство работающих россиян полагают, что на их работе есть «стукачи» — таковы результаты опроса, проведенного специалистами портала Joblist. ru. В опросе приняли участие 5 тыс. работающих россиян из всех федеральных округов страны.

Согласно исследованию в наличие осведомителей верят 84% работающих жителей РФ. Среди положительно ответивших на этот вопрос больше всего респондентов заняты в госструктурах (96%) и на производстве среди менеджмента (92%). 72% участников опроса осуждают «стукачей», а 25% относятся к ним нейтрально и считают такую деятельность нормальной практикой. Только 3% признались, что согласны стать осведомителями. 55% респондентов полагают, что фирм, где «не стучат», просто нет в природе. Еще 5% заявили, что уже являются «информаторами» главы предприятия. Среди их мотивов можно выделить следующие: «Я без этого не могу, это часть моего характера», «Надеюсь на повышение», «Подлизываюсь к руководству», «Борюсь за справедливость», «Это месть, поступаю так из вредности».

По информации Ernst & Young, 62% российских офисных работников готовы анонимно сообщать руководству о нарушениях дисциплины своих коллег.

Newslnfo. ru.

Если же компании присущ демократический стиль, то все правила и моральные нормы в нем должны устанавливаться коллегиально. В таких условиях сотрудники более лояльны к работодателю и менее заинтересованы в искажении информации. Бесконтрольное внедрение института доносительства в такую структуру может привести к ухудшению социально-психологического климата и нанести непоправимый вред, вплоть до разрушения самой структуры.

Но может сложиться ситуация, требующая пересмотра отношения к корпоративному стукачеству. Многие руководители считают, что информация из такого источника полезна для общего дела и помогает дисциплинировать сотрудников, предупредить коррупцию, воровство, улучшить качество обслуживания, сохранить ценного работника, если тот собрался уходить.

Так, широко внедряемая в настоящее время сертификация систем менеджмента качества предполагает, в частности, что на производстве все нарушения технологического цикла должны фиксироваться в специальном журнале, наладчик или оператор обязан сообщать о них мастеру, а тот, в свою очередь, — начальнику цеха. Однако для славянского, да еще и постсоветского менталитета более характерна круговая порука: часть сотрудников, игнорирующих установленные «правила игры», договариваются о: совместных действиях, направленных на пользу данной малой группы и во вред корпорации; взаимной поддержке; сокрытии или искажении информации о совместных действиях. Но если коллектив согласится с инициативой руководителя, что институт доносительства полезен компании (например, как средство борьбы с воровством), то в строго ограниченных рамках, под коллективным контролем он может существовать и здесь как канал дополнительной обратной связи.

Из практики. Как поощряется доносительство у нас

Пример 1. Система мотивации сотрудников строится таким образом, чтобы человеку было выгодно стучать. Никто не произносит слово «донос»: чаще всего это называется «наставническими функциями», «контролем дисциплины коллег». До людей это доводят всякими хитрыми способами, чтобы они не считали себя доносчиками. Так, говорят: «Дорогой, у тебя оклад XX XXX руб., а еще есть XX XXX руб. бонуса за «помощь руководству». Или же, наоборот, на собрании коллектива говорят, что в компании есть проблемы с дисциплиной, перерасход канцтоваров, куча телефонных счетов за личные переговоры и эту практику нужно прекратить, для чего начальством вводится некий бонус, который получит тот, кто будет регулярно «помогать руководству в сборе информации».

Пример 2. При поступлении на работу каждый сотрудник составляет план индивидуального развития, в котором детально прописывает все ступени своего профессионального совершенствования — сначала на три месяца, затем на полгода, потом на год. После этого план отправляется руководству, и оно вместе с отделом по работе с персоналом следит, насколько планомерно развивается сотрудник, достиг ли он поставленных целей. Если нет — он не нужен, его увольняют. Сотрудники каждый день сообщают о нарушениях, которые совершили их коллеги. Речь идет и о крупных промахах вроде «несоответствия индивидуальному плану развития», и о нарушениях помельче. Например, согласно правилам сотрудники в рабочее время должны отключать звук мобильных телефонов. Стоит кому-то об этом забыть, с адресов «добровольных помощников» моментально летит письмо о злостном нарушении. Причем в качестве адресата ставятся не только директор отдела по работе с персоналом, но и генеральный директор, и сам сотрудник, на которого жалуются. Даже мелкие нарушения вызывают нарекания руководства и, суммированные, могут служить причиной для увольнения, о чем доносители знают. Но они уверены, что все нужно делать строго по правилам.

Пример 3. В компании, работающей на рынке ценных бумаг, создана специальная «Программа оповещения о недостатках: сотрудники предупреждают». Она дает право любому сотруднику в анонимном порядке, если он того хочет, рассказать руководству о своих предположениях на тот или иной счет — сюда входят и нарушения трудовой дисциплины, и нарушения правил работы с ценными бумагами. В компании есть специальный почтовый ящик, на который самый рядовой сотрудник может написать с любого компьютерного адреса — хоть из интернет-кафе, если он боится, что его рассекретят. В дополнение существуют телефонный номер горячей линии, по которому можно позвонить и сообщить о нарушениях коллег, и почтовый адрес, на который можно написать обычное бумажное письмо. Сотрудник может изложить факты, которые его волнуют, и определить предполагаемый ущерб, который, по его мнению, будет нанесен компании. И дальше специальные люди, которые занимаются внутренним контролем и аудитом, будут проводить служебное разбирательство.

forbes. ru.

Что хотелось бы знать работодателю? Это, как правило, информация:

— о происшествиях в коллективе;

— о воровстве, злоупотреблениях и т. п.;

— о серьезных личных проблемах сотрудников;

— о неэтичных поступках;

— о конфликтах, интригах и пр.;

— о некоторых фактах личной жизни, оцениваемых как риск для компании;

— об уровне информированности сотрудников в отношении конфиденциальной или иной скрываемой от них информации;

— о наличии неформальных лидеров с опасными идеями;

— о недовольстве персоналом или сотрудником теми или иными действиями руководства, проявлениях нелояльности;

— об истинном отношении работника к фирме, руководству, коллективу, конкурентам и т. п.

Как показывает практика, наиболее востребована руководителями информация о различного рода правонарушениях, злоупотреблениях, воровстве, мошенничествах, незаконных вознаграждениях, растратах, присвоении и т. д., происходящих в компании по умыслу работников или в сговоре с ними. Она имеет значительную ценность, с одной стороны, для предотвращения потенциального ущерба, с другой — для раскрытия уже совершенных акций и выявления конкретных виновников.

С помощью полученной информации работодатель стремится решить ряд задач:

1) снижение рисков неблагоприятного развития ситуации;

2) прогнозирование поведения сотрудников и коллективов;

3) мониторинг сопротивления изменениям;

4) управление лояльностью;

5) повышение результативности внутренних расследований;

6) предотвращение конфликтов.

На практике используются различные схемы корпоративного доносительства (информирования):

1. Интернет. Создается почтовый сервис или ящик, на который приходят все сообщения от сотрудников. Два необходимых условия — это анонимность и защищенность портала. Независимый адрес, невозможность отслеживания IP-сотрудника. Например, в компании Danone существует специальный почтовый адрес, по которому сотрудники могут отправлять свои письма в головной офис, во Францию. Вторая форма для подачи анонимных сообщений — это страница в Интернете, при этом каждый сотрудник знает специальный код доступа к ней.

2. Телефонные линии. В идеале это внешний оператор, не связанный с организацией. Это может быть аутсорсинговая компания, которая собирает необходимую информацию и передает ее руководству. Например, подобными каналами пользуются американская компания по производству лифтового оборудования и компания «Маир».

3. Периодические опросы, анкетирование. Вопросы в анкетах и опросах примерно такие: «Довольны ли вы своей работой?», «Какие у вас сложились отношения в коллективе?», «Нравится ли вам отношение руководителя?» и т. д. Эксперты по этике утверждают, что цель подобных исследований должна быть открыта, а еще лучше, если сотрудники будут иметь право выбора — участвовать в анкетировании или нет.

4. Негласные и гласные информаторы. Иногда информатор назначается открыто и всем сотрудникам объясняется, что этот человек будет периодически сообщать о нарушениях коллег. В других компаниях назначаются негласные информаторы, тайные шпионы, которые докладывают шефу обо всем, что происходит в компании.

Остается решить два вопроса: какие каналы поступления информации выберет конкретная компания и кто будет заниматься отсеиванием ненужной информации. В большинстве компаний несколько способов информирования. Что касается отсеивания ненужных сведений, то этим, как правило, занимается либо сам руководитель, либо обученный специалист или отдельная служба.

И все-таки целенаправленное культивирование философии доносительства в большинстве случаев опасно, так как оно может спровоцировать большой поток кляуз и создать благоприятную почву для навешивания ярлыков, сведения личных счетов и т. д., привести к падению продуктивности командной работы и, как следствие, к демотивации, снижению производительности и лояльности к компании.

У доносов есть своя специфика: такая информация имеет субъективный характер, а ее источник нельзя считать абсолютно достоверным и надежным. Кроме того, руководитель — заказчик доносов — теряет авторитет и уважение среди рядовых сотрудников, что также провоцирует ухудшение дисциплины (только уже с круговой порукой среди сотрудников). А лучшие работники просто уходят из компании — им некогда следить друг за другом, потому что они пришли работать и достигать хороших результатов в своих непосредственных обязанностях, а не в области частных расследований.

Для того чтобы смягчить негативные последствия даже оправданного доносительства (информирования), руководителям всех уровней желательно:

— четко объяснить подчиненным, какого рода нарушения не сопоставимы с внутрифирменным кодексом поведения и что их ждет в случае игнорирования установленных норм;

— указать, что любая информация может поступать «наверх» только с их разрешения;

— дать установку следующего характера: «стучать» на коллегу дозволено в том случае, если его действия отрицательно сказываются на работе всего подразделения и противоречат интересам компании в целом. И только после предварительной личной беседы.

Какие выгоды при этом целесообразно декларировать для работников? Например, такие как:

— гарантия анонимности при принципиальном отсутствии каких-либо технических средств для фиксации разговора или определения личности звонящего;

— отсутствие оснований для опасения преследований со стороны причинителей ущерба или коррумпированных менеджеров;

— возможность опосредованно воздействовать на воров в своем коллективе бесконфликтным способом;

— защита прав работника в условиях коллективной материальной ответственности;

— дополнительная возможность проявить свою лояльность к компании;

— возможность получения вознаграждения за проявление лояльности.

Зарубежный опыт. Награда за бдительность

Стукачество в США приобретает законные формы с решением SEC (комиссии по ценным бумагам и биржам) поощрять тех работников, которые будут доносить о правонарушениях в своей компании. Награда «проявившим бдительность» будет выплачена из расчета 30% от суммы штрафа, наложенного на компанию. Ранее на денежное вознаграждение за подобного рода информацию могли рассчитывать только сотрудники финансовой сферы. Не смогут воспользоваться этим правом только адвокаты, иностранные чиновники, независимые бухгалтеры и те лица, к которым сведения попали незаконным путем.

Есть еще ряд условий для получения денежной компенсации за донос. Во-первых, она должна быть значимой (штраф, наложенный на компанию в результате расследования, должен быть более миллиона долларов). Тогда доносчик получит от 10 до 30% от общей суммы. Известен случай с банком Goldman Sachs в прошлом году, когда штраф, наложенный SEC, составил 550 млн долл. США. Стукач из сотрудников банка смог бы обогатиться в этом случае на сумму до 165 млн долл. США.

Интересен тот факт, что многие компании встретили нововведение в штыки. Как считают представители бизнеса, возможность напрямую информировать государство о нарушениях законности, да еще и получать за это деньги не только парализует работу собственно SEC, но и сведет на нет деятельность отделов внутренней безопасности.

В итоге было принято решение дать сотрудникам компании известную свободу действий — самим решать, куда компрометирующие данные сообщать прежде всего. Сотрудник может это сделать и через свое руководство, которое затем передаст сведения в SEC. При этом награда в данном случае будет даже щедрее. Но все равно представители бизнес-класса продолжают опасаться, что работники предпочтут сразу информировать государственные органы, а не собственных руководителей.

ahrm. ru.

Тем не менее, подводя итог, отметим, что процветание стукачества говорит о наличии системных проблем в организации:

— либо руководитель не в состоянии нормально управлять подчиненными и не пользуется у них авторитетом;

— либо обязанности специалистов определены нечетко;

— либо нет перспектив служебного роста;

— либо служащих связывают родственные или близкие отношения.

Проявления побочных эффектов от доносительства зависят от того, какую цель преследует руководитель, собирая информацию: наладить эффективную работу, дисциплинировать сотрудников или разжечь искусственный конфликт ради мнимого улучшения контроля над коллективом.

Если руководство не поддерживает «стукачество», то подчиненные, получившие негативную оценку такой деятельности, либо перестанут этим заниматься, либо покинут компанию в поисках более привлекательного в этом смысле работодателя.

Библиографический список

1. Андреева Г. Н. Социальная психология. М.: Аспект Пресс, 2004.

2. Джуэлл Л. Индустриально-организационная психология. СПб.: Питер, 2001.

3. Ковалев А. Г. Коллектив и социально-психологические проблемы руководства. М.: Проспект, 2001.

4. Парыгин Б. Д. Социально-психологический климат коллектива: пути и методы изучения / Под ред. В. А. Ядова. Л.: Наука. Ленингр. отд., 1982.

5. Чернышов А. С., Крикунов А. С. Социально-психологические основы организованности коллектива. Воронеж: ВГУ, 2001.

6. Материалы, представленные на сайтах: HRM. ru, bss-around. ru, comanda. com. ua, newsland. ru, Zarplata. ru, hr-portal. ru, potery. net, vedomosti. ru, inter-press. ru.

В. Коновалова

К. э. н.,

доцент,

зам. заведующего

кафедрой управления персоналом

Государственного университета управления

Подписано в печать

07.10.2011

Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации — это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства — максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).

Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).

Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.

Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.

Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.

Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.

Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.

На что должна быть направлена «политика гласности»

Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании — один из главных стимулирующих факторов.
Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
Директивные распоряжения и регламенты.

Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации

Основными сложностями, по которым персонал может игнорировать сообщения руководства, можно обозначить:

получение противоречивой информации из нескольких равноправных источников или несовпадение официальной информации с той, которой владеет сотрудник;
увеличение объема информации и недостаток времени на ее изучение;
утаивание или замалчивание, которое ведет к появлению слухов и дезорганизует работу;
несоответствие способа подачи информации ее восприятию.

Как разработать эффективную систему информирования

Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.

В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:

информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
организационные (личные беседы, собрания, совещания).

Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты

Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество — донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.

Доски объявлений и стенды

Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.

Электронные почтовые сообщения

Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.

Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.

Корпоративный портал

Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.

Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:

отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.

Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.

Источник

Как донести своё мнение до руководства

Если вас не слышит начальство, а старшие коллеги глухи к просьбам и замечаниям, причина может быть в том, что вы неправильно доносите до них своё мнение. Лайфхакер рассказывает, как и когда уместно вставлять свои комментарии в общении с руководством.

Когда ваше мнение хотят услышать

Блестящие идеи блестят тогда, когда они уместны. Если вашего совета/комментария/мнения действительно ждут, не отмалчивайтесь и не прячьтесь за спины коллег. Фразу «я не знаю, у меня нет никакого мнения на этот счёт» вообще нужно забыть навсегда.

Что делать

Если на совещании с начальством внимание резко переключается на вас, а шеф просит высказаться по этому поводу, возьмите слово. Чётко и ясно скажите, что думаете по конкретному вопросу. Предложите собственный вариант разрешения ситуации. Даже если к вам не прислушаются, то хотя бы будут знать, что вы не просто просиживаете своё место, а болеете за компанию и имеете собственный взгляд на её развитие.

Хорошо бы заранее готовиться к подобным моментам и запастись парочкой идей на случай, если к вам обратятся за советом, чтобы не попасть впросак.

Вас не спрашивают, но вам есть что сказать

Бывают такие моменты, когда у вас готов, казалось бы, гениальный план, но о нём никто не хочет слышать. К примеру, вы знаете, как поднять продажи, но шеф всё время откладывает обсуждение этого вопроса на потом. Или вы замечаете проблемы в работе отдела, но ваши идеи никому не интересны.

Что делать

Если ситуация позволяет, попробуйте самостоятельно взять на себя ответственность, а потом продемонстрировать реальные результаты, чтобы разговор с руководством был более предметным.

Несколько дней поработайте по своей схеме. Если результат окажется впечатляющим, делитесь им с шефом, чтобы говорить не гипотетически, а оперировать реальными данными.

Есть одно но: такие эксперименты нужно проводить только тогда, когда вы точно уверены в результате и когда такая самодеятельность не приведёт к обратному эффекту. Если в вашей компании инициатива не приветствуется, хорошо подумайте, прежде чем действовать.

Ты молчишь, и я молчу

Бывает и такое, что вроде и у вас есть мнение на определённый счёт, и начальство не против прислушаться, но при этом вы молчите, а руководитель не интересуется вашими идеями. Они так и остаются невостребованными. Шеф считает вас безынициативным сотрудником, а вы теряете интерес к работе. Не самый приятный сценарий.

Что делать

Действовать! Составьте документ со своими мыслями на счёт улучшения работы отдела, повышения продаж, продвижения собственных идей и смело отправляйте его начальству. Так вы получите сразу несколько преимуществ по сравнению с другими коллегами:

Шеф поймёт, что у вас есть своя точка зрения и вы готовы её отстаивать.
В вас увидят смелого и уверенного в себе человека.
Вы покажете, что умеете анализировать информацию и находить полезные решения для бизнеса.

Не бойтесь высказываться, даже если другие коллеги этого не делают, даже если вы новичок в компании, даже если вам страшно. Инициатива не наказуема, когда она приносит результаты.

Источник

Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:

• руководителям было проще управлять компанией;

• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;

• коллектив работал без конфликтов.

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.

Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.

Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

Виды и свойства информации

♦ Виды информации

Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:

1. По форме представления:

• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;

• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;

• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;

• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.

2. По назначению:

• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;

• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);

• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.

♦ Свойства информации

Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.

Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.

Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.

Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.

Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;

• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;

• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.

В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:

• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;

• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;

• установить периодичность и сроки передачи информации;

• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;

• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;

• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.

У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.

Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.

Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.

Имидж и корпоративная культура

Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.

Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.

Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.

Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:

• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);

• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);

• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);

• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);

• способах разрешения конфликтных ситуаций.

Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.

Достижения

Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.

Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.

Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).

Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.

Мероприятия внутри организации

Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.

Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.

Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.

Кадровые решения

Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.

Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:

• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;

• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;

• иные назначения и увольнения сотрудников.

Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.

Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.

Обучение

Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.

Документационное обеспечение управления

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.

Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.

Профессиональная информация

В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.

Непрофессиональная информация

К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.

КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА

Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.

Справочник для нового сотрудника

Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).

Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.

Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.

В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).

Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.

Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:

• краткая история предприятия;

• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);

• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);

• внутренний телефонный справочник (ссылка);

• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.

Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;

• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);

• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);

• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);

• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);

• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);

• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);

• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);

• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;

• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;

• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);

• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.

Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.

Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:

• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);

• шаблоны писем и договоров (ссылка);

• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);

• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;

• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);

• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;

• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;

• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;

• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.

Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:

• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);

• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;

• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• условия перевозок транспортом предприятия;

• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;

• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;

• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);

• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;

• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).

Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.

Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.

Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.

Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).

Курс вводных лекций

Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.

Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.

Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.

Интранет

Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.

Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.

Информация, которая может быть размещена на портале:

• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;

• телефонный справочник подразделений;

• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;

• подписанные приказы и распоряжения;

• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;

• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;

• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;

• результаты работы предприятия за определенный период;

• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;

• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;

• объявления служебного характера;

• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;

• корпоративные форум, чат, конференции.

Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.

Информационный корпоративный портал.

Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.

Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.

Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.

Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:

• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;

• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;

• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;

• только для женщин – для поздравления с 8 марта.

При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.

Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:

• повышается эффективность работы отдела;

• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;

• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.

Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.

В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.

Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.

В таких случаях следует:

• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;

• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;

• не удалять историю переписки и рассылки.

Рассылки должны отвечать требованиям:

• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;

• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:

– тема;

– дата;

– время;

– место;

– персона;

– подпись.

Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.

Корпоративное медиа

Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.

В печатном издании чаще всего содержится:

• информация о перспективах развития;

• интервью;

• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;

• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.

Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».

Доска объявлений

Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»

Однако не нужно забывать о том, что:

• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;

• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.

Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:

• объявления, важные события;

• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;

• поздравления с днем рождения;

• расписание работы, приемные часы руководителей;

• публикации в СМИ об организации.

Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:

• виды бланков и образцы их заполнения;

• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;

• графики приема граждан;

• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;

• название и контактный телефон вышестоящей организации.

Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.

Громкая связь

Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.

Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.

Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.

Докладные и пояснительные записки

Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.

При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).

Альтернативные способы обратной связи

Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.

Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.

♦ Телефон доверия

Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.

Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.

Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.

♦ Ящик для жалоб и предложений

Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.

♦ Личный прием сотрудников руководителями

В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).

Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.

Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.

Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.

Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.

Источник

Когда вы пытаетесь донести информацию до руководства о необходимости заменить старое оборудование на новое,

важно использовать эффективные аргументы, советы и методы убеждения.

Вот несколько советов:

Подготовьтесь к встрече

Исследуйте текущее состояние оборудования, проблемы и ограничения, с которыми сталкиваются сотрудники. Соберите факты и статистику, чтобы подкрепить свои утверждения.

Выделите преимущества нового оборудования

Подчеркните преимущества, которые принесет замена старого оборудования, такие как повышенная производительность, надежность, безопасность, снижение затрат на обслуживание и энергопотребление.

Объясните риски и потенциальные проблемы

Обсудите риски, связанные со старым оборудованием, такие как возможные сбои, простои и уязвимости безопасности. Подробно опишите, как новое оборудование может снизить эти риски и улучшить работу компании.

Рассмотрите финансовые выгоды

Проведите анализ затрат и выгод, чтобы продемонстрировать, как замена оборудования может снизить расходы на долгосрочной основе. Учтите стоимость обслуживания, ремонта и энергопотребления старого оборудования по сравнению с более современными моделями.

Предоставьте альтернативные варианты

Рассмотрите не только замену оборудования целиком, но и возможность поэтапной модернизации существующей системы. Это может быть более финансово эффективным решением, если руководство не готово сразу же вкладывать значительные ресурсы в полную замену.

Выразите свою поддержку

Подчеркните свою экспертизу и готовность заняться вопросом замены оборудования, предлагая свою помощь в выборе нового оборудования, планировании и реализации процесса замены.

Подготовьте презентацию и материалы

Создайте понятную презентацию, включающую факты, графики и другие визуальные материалы, чтобы помочь руководству лучше понять важность и выгоды замены оборудования.

При объяснении необходимости замены старого IT-оборудования и программ на новое, стоит упомянуть следующие доводы, факты, страхи и проблемы:

Износ оборудования

Укажите, что текущее оборудование уже достаточно старое и изношенное, что приводит к снижению производительности и возникновению нестабильности в работе систем. Конкретные проблемы, такие как перегрев, частые сбои и долгая загрузка, могут быть упомянуты для подтверждения этого.

Устаревшие программы

Подчеркните, что текущие программы устарели и не имеют актуальных функциональных возможностей или несовместимы с новыми стандартами и требованиями безопасности. Это может привести к уязвимостям в безопасности данных и неполадкам в работе систем.

Недостаточная производительность

Укажите, что старое оборудование не соответствует потребностям и возрастающим требованиям бизнеса. Отметьте проблемы с медленным выполнением задач, длительным временем реакции и ограниченной масштабируемостью. Покажите, что новое оборудование может обеспечить лучшую производительность и оперативность.

Растущие расходы на обслуживание

Укажите, что старое оборудование требует больше затрат на ремонт, обслуживание и обновление. Упомяните, что новое оборудование и программы имеют лучшую поддержку и ориентированы на минимизацию затрат на обслуживание и обновление в долгосрочной перспективе.

Безопасность данных

Опишите возможные риски, связанные с устаревшим оборудованием и программами, такие как уязвимости в безопасности и потеря данных. Поясните, что новое оборудование и программы предлагают лучшие меры безопасности и могут снизить вероятность инцидентов.

Продуктивность и конкурентоспособность

Покажите, что новое оборудование и программы могут повысить продуктивность сотрудников, улучшить коммуникацию и сотрудничество, а также обеспечить конкурентное преимущество компании на рынке.

Предоставляйте конкретные факты, основанные на исследованиях и оценках, и укажите, какая польза и улучшения могут быть достигнуты с помощью замены старого IT-оборудования и программ на новое.

Раскройте возможные преимущества в терминах экономии времени, ресурсов и улучшения рабочих процессов

Всегда помните, что эффективное общение и аргументация основаны на конкретных фактах и связанных с ними выгодах для бизнеса.

Источник

«Да, мы вас поняли и донесем вашу мысль до руководства…»

Сила слова руководителя

Количество общения и эффективность управления

Важнейший компонент в общении с подчиненными, который часто упускают руководители

Наиболее сильное влияние на людей оказывают фразы…

Рекомендации, которые помогут руководителям легче проводить координации и собрания

Рейтинг

Новость

«Вопрос–ответ»

Инструкция и памятка

Интервью

Анализ данных и таблица

Календарь и расписание

Резюме, биография, досье

Как пишется: «донести» или «довести»?

Правило

Значения

Примеры

Предложения со словосочетанием «до сведения руководства»

Ассоциации к слову «сведение»

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к слову «сведение»

Синонимы к слову «руководство»

Цитаты из русской классики со словосочетанием «до сведения руководства»

Сочетаемость слова «сведение»

Сочетаемость слова «руководство»

Значение слова «сведение»

Значение слова «руководство»

Афоризмы русских писателей со словом «сведение»

Отправить комментарий

Дополнительно

«Да, мы вас поняли и донесем вашу мысль до руководства…»

Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

На что должна быть направлена «политика гласности»

Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации

Как разработать эффективную систему информирования

Как донести своё мнение до руководства

Когда ваше мнение хотят услышать

Что делать

Вас не спрашивают, но вам есть что сказать

Что делать

Ты молчишь, и я молчу

Что делать

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Виды и свойства информации

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Имидж и корпоративная культура

Достижения

Мероприятия внутри организации

Кадровые решения

Обучение

Документационное обеспечение управления

Профессиональная информация

Непрофессиональная информация

КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА

Справочник для нового сотрудника

Курс вводных лекций

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Интранет

Корпоративная электронная почта

Корпоративное медиа

Доска объявлений

Громкая связь

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Докладные и пояснительные записки

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Альтернативные способы обратной связи

При объяснении необходимости замены старого IT-оборудования и программ на новое, стоит упомянуть следующие доводы, факты, страхи и проблемы: