Где хранятся инструкции по охране труда на предприятии

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования	Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве	В течение 45 лет	ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования	Работодатель (его представителем), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве	В течение 45 лет
Акты о расследовании несчастных случаев, в том числе происшедших в отдельных отраслях и организациях, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством	Работодатели	В течение 45 лет (хранятся вместе с материалами расследования)	п. 32 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утв. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 N 223н <19>
Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 1 года	п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н <11>
Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента	Работодатели	30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования)	п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н <11>
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента	6 месяцев после внесения последней записи
Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования)	п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н <11>
Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены	Работодатели	В течение 30 суток	п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н
Справка о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и журнал учета микроповреждений (микротравм) работников	Работодатели	Рекомендованный срок — не менее 1 года	п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. Приказом Минтруда России от 15.09.2021 N 632н

Общие сведения

Под системой труда подразумевают мероприятия, направленные на сохранность человеческих жизней и здоровья. В России данная область жестко регламентируется действующим законодательством, в том числе Трудовым Кодексом. За последние несколько лет правовые основы обеспечения СОУТ претерпели ряд изменений, что отразилось на деятельности предприятий. Данное явление обусловлено хаотичным развитием производственных процессов, а также негативной динамикой травматизма.

Анализ несчастных случаев на производстве показывает, что практически все они связаны с недостаточным обучением штатного персонала, а также отсутствием контроля. Для профилактики травматизма и аварий в организации требуется разрабатывать и утверждать внутреннюю документацию, в том числе инструкции. С помощью локальных актов работодатель может закрепить функции каждого работника, что в конечном счете нормализует стадии производства и облегчает контроль за действиями подчиненных.

На заметку! ИОТ представляет собой регламент, закрепляющий требования по технике безопасности при осуществлении работ в течение смены или дежурства.

ИОТ могут быть как типовыми (отраслевые), так и ля конкретных профессий или видов работ. Первые утверждаются федеральными органами исполнительной власти после проведения предварительных консультаций с профсоюзными органами. Впоследствии они могут использоваться работодателями для оформления собственных локальных актов. При этом положения типовых ИОТ должны быть адаптированы под конкретные условия производства.

Требования по составлению должностных инструкций закреплены в Постановлении Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479. В документе содержатся требования относительно объема, содержания и внешнего вида локального акта. Помимо этого, здесь можно найти информацию, касающуюся процедуры утверждения внутреннего регламента. Нормативную базу в данной области составляет и Федеральные законы от 22 июля 2008 года N 123-ФЗ. Утвержденные нормы распространяются как на частные, так и на государственные предприятия.

 

Разработка

ИОТ составляются на основе отраслевых и межотраслевых правил. В 2023 году первостепенным документом в данной области является приказе Минтруда России от 29.10.2021 № 772н. Помимо нормативных требований при разработке ИОТ необходимо учитывать:

• локальные стандарты;
• профстандарты;
• результаты СОУТ;
• оценку профессиональных рисков;
• результаты оценки расследований несчастных случаев, произошедших на предприятии.
   

Разработка инструкции осуществляется в несколько этапов. Прежде всего руководитель должен назначить должностных лиц, которые будут заниматься оформлением локального акта. Также производится спецоценка условий труда, существующих на производстве опасных и вредных факторов.

На заметку! Ответственность за разработку инструкций по охране труда лежит на руководителях.

Наибольшим эффектом обладают ИОТ, разработанные коллегиально. Для этого к разработке документа привлекаются представители правовой и каровой службы, а также профсоюзов. На предприятии должно присутствовать несколько видов инструкций по охране труда.

Вид	Описание
По должности или профессии	Работодатель должен разработать ИОТ для каждой должности из штатного расписания. При этом Роструд разрешает составлять один регламент для аналогичных профессий, с одинаковыми условиями труда.
По направлению (виду) деятельности	Инструкции по виду деятельности регламентируют порядок выполнения работ на производстве.
При работе с электрооборудование или инструментами	ИОТ определяет правила эксплуатации электрооборудования, инструментов.

ИОТ разрабатываются для разных видов предприятий: ДОУ, пожарных частей, офисов, школе, др.

Изменения в связи с новыми правилами

В связи с новым Постановлением руководители предприятий должны пересмотреть действующие ранее инструкции и привести их в соответствие новым требованиям.

Основаниями для обновления документа являются:

1. Предписания контролирующими органами.
2. Внедрение нового оборудования, техник производства.
3. Корректировка условий труда.
4. Возникновение аварий, профзаболеваний или травм.
    

Изменения ИОТ фиксируются с помощью грифа, который состоит из слова «Утверждаю» без кавычек. В некоторых случаях может потребоваться разработка новых инструкций.

Содержание

ИОТ могут оформляться виде отдельного документа или приложения к трудовому договору. Во втором случае внести любые изменения в ИОТ можно будет только по согласию инженера, то есть после подписания дополнительного распоряжения. Составляется инструкция для определения работ, которые будет выполнять сотрудник, обозначения зон ответственности, а также установки требований. Дополнительно в документе указывается порядок оказания первой медицинской помощи или использования СИЗ.

На заметку! К другим функциям ИОТ относят координирование деятельности компании, оперативная передача информации, обоснование вынесенного наказания.

Инструкции позволяют предотвратить травматизм, профзаболевания или несчастные случаи. Законодательной базой РФ не определено четких требований относительно содержания документа, поэтому составляться он может в произвольном виде. При этом в ИОТ должны присутствовать следующие разделы:

• «Общие положения»;
• «Требования перед началом работы»;
• «Требования во время работы»;
• «Требования после работы»;
• «Действия в случае аварии».
   

Стандартная структура документа может быть дополнена. Главное, чтобы изменения не противоречили государственным нормативам.

 

Утверждение

Утверждение документов – это обязанность работодателей. Для введения ИОТ в силу необходимо выпустить приказ или поставит на бланке документа гриф «Утверждаю». Локальные акты, составленные с нарушениями действующего законодательства в области ОТ, могут спровоцировать травму или аварию, поэтому при разработке инструкции нужно учитывать требования отраслевых и межотраслевых правил.

Утверждать можно только те регламенты, которые соответствуют действующим в РФ требованиям. Для этого документ должен согласовать профсоюз или правовая служба предприятия. При обновлении инструкций необходимо заполнить лист изменений. В таком случае руководителю также придется выпустить отдельный приказ. В распорядительном документе при этом указывается срок действия ИОТ, ФИО должностных лиц, прочее.

Ознакомление

Последний этап введения ИОТ в действие – это ознакомление работников с положениями регламента. Формы информирования штатного персонала определены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 773н. Согласно документу, руководитель должен ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись, в том числе, с выдачей на руки экземпляра для изучения. При этом ТК РФ разрешает руководителям предприятий вести электронный документооборот. В таком случае ознакомление с локальным актом выполняется с помощью рассылки электронного документа, с регистрацией изучения электронной цифровой подписью.

На заметку! Во втором варианте работник должен дать письменное согласие на ведение электронного документооборота.

Правила хранения

Руководителям предприятий необходимо соблюдать требования не только относительно разработки и утверждения инструкций, но и порядка их хранения. Это позволит избежать неприятных инцидентов в ходе плановых или внеплановых проверок Федеральной инспекцией труда, а также упростит документооборот в организации.

Варианты хранения

Предприятиям и ИП необходимо хранить документацию, которая связана с их деятельностью. Некоторые из них необходимы для защиты интересов в судебных процессах, другие – для законного обоснования выполняемых работ или операций, а третьи – для прохождения проверок. В соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, организации всех форм собственности обязаны хранить кадровые, налоговые и бухгалтерские документы.

Где должны находиться инструкции по охране труда для работников:

• у руководителя предприятия;
• у руководителя структурного подразделения;
• в правовой или кадровой службе;
• в профсоюзе;
• на рабочем месте сотрудника;
• в уголках по охране труда.
   

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Указаны они в списке, утвержденном Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Место хранения документов, в том числе инструкций, устанавливает руководитель предприятия. Бумажные оригиналы хранят в службе охраны труда, в кадровой или правовой службе, в архиве.

Выдача на руки

Копии инструкций выдаются на руки каждому сотруднику для ознакомления. Делается это в ходе вводного или первичного инструктажа. При получении ИОТ работник должен расписаться в журнале учета. Таким образом работодатель сможет обезопасить себя при проверке, если сотрудник будет отрицать выдачу инструкции. Требование относительно выдачи копий ИОТ каждому работнику предприятия указано в утвержденном Постановлении Минтруда РФ.

Расположение на рабочем месте

Дополнительно ИОТ можно расположить на рабочих местах в свободном доступе для сотрудников. Положения инструкции в таком случае должны постоянно поддерживаться в действующем состоянии и корректироваться.

Расположение на другом доступном месте

Локальный акт можно разместить как в производственных помещениях, так и на территории организации, на строительных площадках или в других местах, связанных с производственной деятельностью штатного персонала.

На заметку! Отдельно размещаются ИОТ, регламентирующие порядок проведения работ повышенной опасности.

Хранение вместе с другой документацией

На предприятиях существует централизованная или децентрализованная форма хранения документации. В первом случае документы содержатся в секретариате или канцелярии, а во втором – в структурных подразделениях компании. Формированием дел при этом могут заниматься только уполномоченные сотрудники, а контроль выполняется внутренней службой.

При хранении ИОТ вместе с другой документацией необходимо:

• передавать на хранение только грамотно составленные локальные акты в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• держать вместе документы, относящиеся к одной тематике;
• прикреплять к документам приложения;
• группировать в одно дело документацию одного календарного года.
   

Документы, которые подлежат возврату или корректировкам, размещать вместе нельзя. Таким образом становится понятно, где хранятся инструкции по охране труда.

Документ о месте хранения

Руководители предприятий обязаны обеспечить целостность документов до того момента, пока не истечет срок и хранения. Для этого на должностных лиц возложены обязанности по организации архива и защиты документации от несанкционированного несения в них изменений.

Место хранения инструкции по охране труда определяется Положением о должностной инструкции. Поскольку ИОТ являются частью трудового договора, они прикрепляются к нему.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения докуменации по охране труда утверждены в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. В зависимости от вида документа этот период может составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 45 лет, 50 или 75 лет. По истечении времени работодатель может уничтожить документ.

 

Сколько составляет срок действия и хранения ИОТ

Срок инструкций по охране труда зависит от даты, когда по ним закончили делопроизводство:

• 50 лет, если делопроизводство закончили после 1 января 2003 года;
• 75 лет, если до 1 января 2003 года.
   

Типовые ИОТ хранятся 3 года и заменяются новыми.

Когда необходим пересмотр

Регулярно ИОТ должны пересматриваться и корректироваться в соответствии с новыми требованиями. Приказ Минтруда России от 29.10.2021 N 772н устанавливает, что пересматривать локальные акты необходимо каждые 5 лет. Если условия на производстве остались прежними, документ можно продлить еще на 5 лет, но не более 2 сроков. Для этого руководителем предприятия издается внутреннее распоряжение.

Другие основания для пересмотра ИОТ:

1. Изменение законодательства в области охраны труда.
2. Изменение условий труда на предприятии.
3. Внедрение нового оборудования или технологий производства.
4. Травматизм, аварий или несчастный случай.
    

Еще один повод для пересмотра инструкции – предложения от представительного органа работников или требование государственного инспектора Рострудинспекции. Переделывать локальный акт придется руководителям подразделений.

Журнал учета

Журнал учета инструкций по охране труда ведется для систематизации работ СУОТ на предприятии. Законодательством установлено 2 формы журналов: регистрации ИОТ и их выдачи. В первом ведется учет утвержденных на предприятии инструкций, а во втором – документально закрепляется их раздача сотрудникам на руки для ознакомления. Заполняют документ должен уполномоченный за охрану труда на предприятии сотрудник. Его рекомендуемый вид приведен в Методических рекомендациях Минтруда России от 13.05.2004.

На заметку! Стандартно журнал оформляется в виде таблицы.

В журнале необходимо указывать следующую информацию: дата оформления или выдачи ИОТ, обозначение, наименование, подразделение, ФИО получателя и его подпись.

Контроль размещения и хранения

Контроль размещения и хранения инструкций по охране труда выполняется Федеральной инспекцией труда. Проверки со стороны ГИТ могут быть плановыми или внеплановыми. В первом случае график проверок публикуется на официальном сайте ведомства. В ходе контроля представители структурного подразделения проводят полную ревизию документации, которая хранится в организации. В первую очередь осматривается наличие и содержание инструкций по охране труда.

Выполнять инспекции могут и другие структуры, в частности, Ростехнадзор, Роспотребнадзор или МЧС. Для дополнительного соблюдения требований на предприятии может быть организован административно-общественный контроль. Как правило, он имеет трехступенчатую форму и охватывает деятельность всех структурных подразделений организации.

Ступень	Описание
1	Участок цеха
2	Отдел
3	Предприятие в целом

Ответственность

Производительность предприятия зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – составляющая каждого процесса, поэтому ему необходимо уделять должное внимание. Персонал, работающий с документами, должен быть подготовленным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их нарушения. За документарный фонд организации отвечает руководитель организации, однако в случае инцидентов привлечь к ответственности можно и должностных лиц.

Чтобы посчитать, какие убытки могут привести допущенные нарушения, необходимо обратиться к КоАП РФ.  Согласно документу, штраф за отсутствие или неправильное оформление инструкций по охране труда в 2023 году обернется штрафом от 3 до 40 тысяч рублей (в зависимости от тяжести правонарушений и последствий, к которым оно привело). По отношению к должностным лицам может вменяться дисциплинарная форма наказания – выговор, понижение, отстранение или увольнение. В некоторых случаях, например при травматизме с летальным исходом, дело может рассматриваться в рамках УК РФ.

На заметку! На период расследования деятельность предприятия может быть приостановлена на утвержденный законодательством срок.

Чтобы избежать штрафных санкций и других последствиях, руководителям необходимо соблюдать требования законодательства в области охраны труда.

Заключение

С 1 марта 2022 года в России действует новый Приказ Минтруда № 772н по разработке ИОТ. В связи с этим руководителям предприятий всех форм собственности и специфики деятельности потребуется пересмотреть действующие ранее регламенты и привести их в соответствие новым положениям. Часть правок коснулась и того, где хранятся инструкции по охране труда для работников.

Система управления охраной труда построена по иерархическому принципу и включает ряд взаимосвязанных уровней стандартов. Наличие ИОТ – это обязательное условие для ведения законной деятельности. Утверждать можно только те регламенты, которые соответствуют действующим в РФ требованиям.

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
• для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте	45 лет
Результаты СОУТ (п.407)	45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия	5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работ	после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья	75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда	5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)	от 3 до 5 лет
Заключения к договорам	5 лет

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Каневской ЦЗН