Функции руководства проекта

Какую роль играет? Функции руководителя проекта отображают его роль в команде и зоны ответственности. Данный человек вовлечен в разработку на всех стадиях, и от него зависит качество готового продукта.

Что делает? В общем понимании руководитель проекта занимается оперативным управлением: составляет план работ, корректирует его и т. д. Однако в зависимости от стадии проекта функции РП могут изменяться.

Суть и задачи проектной команды

Проектная команда — единомышленники, которые стремятся гарантировать, что проект будет завершен в соответствии с первоначальным планом. Они могут принимать участие в планировании, реализации и поддержании проекта. Команда может быть временной, если задача разовая, или постоянной, если начата работа над регулярными задачами.

При реализации масштабных проектов может потребоваться участие нескольких команд для достижения поставленных целей. Для решения конкретных задач, предоставления консультаций или проведения аудита можно привлекать сторонних специалистов. Оценка их работы основывается на завершении предоставляемых ими услуг, а не на успехе проекта в целом.

Как правило, роли, обязанности в командах четко распределены и могут быть разграничены так, что каждый отвечает только за свою сферу деятельности и задачи.

Типовая команда состоит из следующих людей:

• Менеджер проекта (наиболее опытный и авторитетный член, отвечающий за организацию и организацию).
• Для помощи менеджеру в организации может быть включен администратор проекта.
• Рядовые исполнители.
• Для обеспечения непрерывного цикла контроля и коммуникации обычно привлекается представитель заказчика.
• В качестве сторонних экспертов часто привлекаются люди, не входящие в основную команду.
• Представители подрядчики и их партнеры.

Общие функции руководителя проекта

Руководитель (менеджер) проекта лично отвечает за оперативное управление командой и проектом. Он отвечают за контроль таких областей, как управление рисками, коммуникации, бюджет и сроки, чтобы гарантировать успех. Для того чтобы это произошло, руководитель проекта должен:

• следить за тем, чтобы риски управлялись надлежащим образом;
• держать всех в курсе коммуникаций;
• следить за бюджетом;
• следить за соблюдением сроков;
• достигать желаемых результатов и целей;
• контролировать ход выполнения работ;
• составлять прогнозы и коррекцию планов;
• распределять ресурсы для выполнения проекта;
• завершать проект.

Менеджер проекта — это не просто профессия, а обязанность, которую берет на себя внутренний или внешний сотрудник, которому поручена уникальная задача. Важно отметить, что роль менеджера проекта может выполнять и обычный сотрудник, и не один. В таком случае возрастает и потребность в профессиональном персонале проекта. Соответственно, появляются отдельные кадровые единицы, которые обладают всем необходимым: специализированным профилем, должностной инструкцией, системой компенсации и т. д. Конкретные возможности и обязанности оговариваются в соответствующих документах.

Для того чтобы качественно выполнять свои обязанности, менеджер проекта должен обладать способностью:

• Быстро менять фокус внимания между аспектами проекта: деньгами, экономикой, техникой и функциями;

• Легко переходить от деталей задачи к стратегическому уровню, проявляя при этом недюжинные знания и интеллектуальную гибкость.
• Проявлять эмоциональный интеллект, чтобы сохранить команду и не поддаться тактике манипулирования.
• Быть готовым к высоким ожиданиям и смириться с тем, что иногда фактический результат может оказаться не таким, как хотелось изначально.
• Быстро восстанавливаться после стресса и достигать успеха.

Работа менеджера проекта содержит значительный объем документации и конференц-звонков. Высокий уровень контроля процессов в компании приводит к появлению большого количества бумаг и правил.

Менеджер проекта находится в затруднительном положении: трудно справляться с рутинными обязанностями по работе с документами и одновременно участвовать в продвижении проекта. Чтобы избежать этой проблемы, менеджер должен осознать свой уровень концентрации на задачах и принять необходимые меры. В этот момент менеджеру следует подумать о назначении на роль администратора проекта.

Функции РП в зависимости от стадии проекта

Начальная стадия проекта

В начале проекта руководитель должен составить четкий план действий и привлечь к работе команду, которая согласна с целями проекта и готова взять на себя ответственность за выполнение поставленных задач. Кроме того, руководитель проекта должен:

• определить цели и задачи;
• собрать команду проекта;
• распределить задачи между членами команды.

Стадия планирования

На этапе планирования менеджер проекта должен определить:

• временные рамки проекта;
• бюджет и источники финансирования;
• необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
• перечень работ.

Затем составляется график, в котором отображается состав взаимозависимых задач и сроки их выполнения. В этом плане также указываются подотчетный персонал и расходы, которые соотносятся с отдельными задачами.

Стадия реализации

Пришло время действовать, а не просто разрабатывать планы. Для обеспечения успеха проекта крайне важно скоординировать усилия всех участников, установить протоколы общения и выстроить систему поощрений, чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои задачи с усердием и точностью.

Для предотвращения проблем во время реализации проекта важно придумать способы снижения рисков и распознать факторы, которые их вызывают.

На этапе выполнения проекта основная задача менеджера проекта — управлять работой внешних подрядчиков в соответствии с задачами, а также контролировать ход работ.

Когда возникают трудности или нестандартные обстоятельства, руководитель проекта должен сделать разумный выбор. Результаты решений могут потребовать изменения плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.

Основными параметрами контроля являются:

• качество работы;
• сроки;
• бюджет;
• стратегии снижения рисков.

Менеджеры проектов обычно имеют дело с:

• неясными и часто меняющимися условиями;
• плохой работой и низкой производительностью;
• несоответствия в деятельности отдельных членов команды;
• неэффективным распределением ресурсов;
• повторение деятельности.

Следовательно, управление ориентировано на достижение желаемого эффекта в установленные сроки с ограниченными средствами в условиях непредсказуемости.

Стадия завершения

На заключительном этапе проекта менеджер подводит итоги, исследует достижения, а также составляет финансовые документы для заказчика проекта.

Необходимо сформировать базу данных и базу знаний по проектной деятельности. Эта информация помогает повысить качество и эффективность будущих проектов.

Необходимые качества руководителя проекта

Личность руководителя может оказать серьезное влияние на судьбу проекта. Как правило, риски и обязанности, которыми приходится управлять этому человеку, гораздо значительнее, чем у других линейных руководителей. Многие решения принимаются без наличия всех фактов, за которые менеджер несет индивидуальную ответственность. В результате на эту должность обычно берут человека с большим опытом работы и уверенного лидера, а не человека со специальным образованием.

Каждый кандидат, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определенными качествами:

• Умение решать проблемы. Он должен уметь замечать трудности в процессе достижения целей и генерировать жизнеспособные альтернативы для их преодоления.
• Логическая мышление. Он должен уметь визуализировать общую ситуацию, воспринимать потенциальные препятствия на пути развития проекта и придумывать практические стратегии для их преодоления.
• Менеджеру необходима уверенность в себе, чтобы мотивировать и вести за собой свою команду. Тот, кто уверен в своих навыках и талантах, является отличным примером для коллег.
• Инициатива также имеет ключевое значение. Без умения убеждать менеджеру проекта будет трудно убедить свою команду предпринять определенные действия.
• Менеджер проекта должен быть инициативными и побуждать свою команду к действиям.
• Стрессоустойчивостью. Квалифицированный работник способен рационально оценить любые проблемы и не растеряться. Они должны уметь быстро думать и реагировать на неожиданные события без паники.
• Гибкостью в управлении. Способный менеджер не боится вносить изменения в свой план в зависимости от ситуации. Он должен уметь адаптировать свою стратегию при появлении новой информации.
• Руководитель проекта несет ответственность за принятые или не принятые решения и работу команды. Он не пытается уйти от ответственности за ошибки и не указывает пальцем на своих подчиненных.
• Пунктуальностью. Кроме того, успешный руководитель проекта знает, как эффективно использовать свое собственное время и время своей команды. Он соблюдает сроки выполнения задания и следит за тем, чтобы его коллеги своевременно выполняли свои обязанности.
• Чтобы в команде царила приятная атмосфера, необходимо быть чутким, понимающим и внимательным к их качествам и чертам характера. Это поможет предотвратить возникновение разногласий и склок. Сострадание к коллегам и чуткое отношение к их потребностям — залог успеха.

Следовательно, успешное управление проектом требует квалифицированного контроля каждого соответствующего процесса с использованием вышеупомянутых функций управления.

Проектная деятельность становится популярной в различных сферах бизнеса. С развитием данной тенденции возрастает потребность в грамотных менеджерах – руководителях проектов. В них заинтересованы многие компании, функционирующие в различных отраслях экономики: от государственного управления, строительства, медицины до маркетинга, дизайна и IT.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что это за профессия? Что делает руководитель проекта? Какими навыками он должен обладать, чтобы преуспеть, построить успешную карьеру? Разберёмся, какое место этот человек занимает в системе проджект-менеджмента, какими качествами он должен обладать, чтобы принести реальную пользу компании.

Кто такой руководитель проекта: его роль в системе Project Management

Руководитель проекта – это координатор, ответственное лицо, определяющее направление движения команды. Он отвечает за планирование, распределение бюджета, настроение участников, их достижения, промахи и в целом за успех проекта. В идеале он должен уметь прогнозировать проблемы до их возникновения, чтобы принять своевременные меры для минимизации последствий. Это специалист в определённой сфере, выступающий в роли начальника группы людей, занятых решением общих задач. Он устанавливает связи между исполнителями и заказчиком. Подбирает и группирует ресурсы, необходимые для решения задачи, поставленной клиентом или высшим руководством, предоставляет итоговые результаты заказчику и вносит необходимые правки в соответствии с его пожеланиями.

Роль руководителя проекта стоит отличать от роли операционного или функционального руководителя. Операционные менеджеры обеспечивают эффективность бизнес операций. А функциональные лидеры осуществляют руководство отдельными подразделениями. Руководитель проекта может подчиняться функциональному менеджеру или управляющему компанией. Функции управляющего проектной деятельностью может выполнять любой опытный сотрудник компании, непосредственный руководитель подразделения или специально приглашённый специалист.

Задачи и функции руководителя проекта

Главная цель, которую преследует каждый project manager, — добиться идеального результата, устраивающего заказчика на 100%. Он прилагает усилия, чтобы завершить проект точно в срок без превышения бюджета. В его функции входит:

• Определение состава работ.
• Установка, документальное оформление зависимостей между отдельными рабочими процессами.
• Оценка их продолжительности, разработка критического пути проекта.
• Составление устава, описание целей, задач, результата, который должен быть достигнут к окончанию проектных работ.
• Разработка плана проекта с определением его контрольных точек.
• Расчёт времени, необходимого для его выполнения.
• Оценка объёма и стоимости ресурсов.
• Разработка программы мотивации для участников команды.
• Организация собраний для обсуждения хода выполнения работ.
• Анализ рисков и отклонений в рабочих процессах.
• Завершение и архивация проекта с предоставлением итоговой информации заинтересованным лицам.

В рамках своей деятельности он выполняет следующие задачи:

• Формулирует цели, проверяет их на реализуемость;
• Согласует сроки выполнения работ и требования к проекту с заказчиком;
• Разбивает общий объём задач на отдельные этапы;
• Составляет техническую, проектную документацию;
• Распределяет обязанности между участниками команды;
• Организует безопасное и удобное хранение информации;
• Контролирует деятельность исполнителей, мотивирует, поддерживает их при возникающих трудностях;
• Делегирует задания контрагентам;
• Разрабатывает альтернативные пути решения проблем, принимает соответствующие решения для их быстрого устранения;
• Предоставляет отчётность руководящему высшему звену.

На разных этапах проекта функции его руководителя различаются:

Инициация	Планирование	Исполнение	Завершение
Ставит цели, задачи. Собирает команду. Обосновывает актуальность проекта. Разрабатывает стратегию. Выделяет основные этапы работы.	Уточняет сроки для реализации каждого этапа. Планирует бюджет, ресурсы. Составляет план-график и дорожную карту проекта.	Работает с исполнителями. Контролирует рабочие процессы. Принимает меры при отклонении от плана.	Подводит итоги работы. Анализирует результаты. Закрывает проект. Формирует базу знаний.

Руководитель проекта работает с огромными объёмами информации. В его функции также входит составление документации, организация переговоров и встреч. Он анализирует достигнутые результаты, разрабатывает планы для дальнейших действий. Чтобы добиться успеха, прогресса в достижении поставленных задач, ему важно чётко понимать функции всех сотрудников, работающих в команде.

Характеристики личности, навыки руководителя проекта

Личность руководителя влияет на будущую судьбу проекта. Его риски и ответственность часто гораздо выше, чем у некоторых линейных руководителей. Многие решения приходится принимать в условиях неопределённости, за что впоследствии он несёт личную ответственность. Поэтому часто эту роль берёт на себя не сотрудник с соответствующим образованием, а опытный, харизматичный лидер, уверенный в себе.

Каждый менеджер, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определёнными чертами характера:

1. Логическим мышлением. Он видит всю картину происходящего, понимает, на каких этапах работы над проектом могут возникнуть проблемы. Составляет реально работающие планы. Ищет альтернативные пути решения задач на пути достижения поставленных целей.
2. Уверенностью в себе. Это помогает руководителю вдохновлять, мотивировать подчинённых. Сильный, не сомневающийся в своих возможностях и способностях, человек – отличный пример для подражания, которому будут следовать другие участники команды.
3. Инициативностью. Без дара убеждения, владения ораторским искусством, руководителю проекта будет сложно убедить исполнителей в целесообразности тех или иных действий. Он должен иметь активную жизненную позицию, пропагандировать, продвигать её в коллективе.
4. Стрессоустойчивостью. Профессионал должен спокойно и рассудительно воспринимать любые проблемы. Не паниковать в форс-мажорных обстоятельствах, находить оптимальные пути выхода из кризисных ситуаций.
5. Гибкостью в управлении и принятии решений. Реализация проекта требует определённого времени. На него влияют различные внутренние и внешние факторы, которые могут быстро изменяться. Грамотный менеджер не зацикливается на слепом следовании пунктам изначально составленного плана. Не боится корректировать стратегию с учётом обновлённой информации.
6. Ответственностью. Он отвечает за принятые или не принятые решения, результаты работы команды. Не ищет себе оправдания в случае неудач, не перекладывает вину за промахи на участников коллектива.
7. Пунктуальностью, дисциплинированностью. Эффективный руководитель проекта умеет рационально обращаться со своим временем и временем подчинённых. Он соблюдает сроки сдачи проекта, следит за тем, чтобы сотрудники выполняли порученную им работу вовремя.
8. Эмпатией к окружающим, чуткостью к их потребностям. Люди – основной ресурс любого проекта. Об этом знает каждый опытный управленец. Поэтому он должен бережно, с пониманием относиться к членам своей команды, знать их особенности, черты характера. Это поможет организовать благоприятный микроклимат в коллективе, предупредить возникновение спорных ситуаций и конфликтов.

Должностные обязанности руководителя проекта

В разных организациях обязанности проектных менеджеров отличаются. В каких-то случаях их больше или меньше. Всё зависит от специфики и сферы деятельности компании. Примерный перечень обязанностей можно посмотреть в типовой должностной инструкции. Его используют в качестве базы, адаптируют и используют в работе. Чтобы успешно справляться со своими функциями, руководителю проекта необходимо развить в себе следующие навыки:

• Способностью маневрирования в потоке событий, происходящих на проекте, ориентируясь на законодательную базу отрасли.
• Умением быстро переходить на разные типы планирования для решения локальных и стратегических задач.
• Навыком управления временем исполнителей для оперативного и своевременного завершения работ по проекту. Для этого важно использовать соответствующее программное обеспечение, помогающее сделать рабочие процессы прозрачными и понятными каждому сотруднику.
• Желанием повышать свой интеллектуальный и образовательный уровень.

Проектный менеджер должен регулярно повышать свою квалификацию. В бизнес сфере постоянно появляются новые методы, технологии по управлению проектами. Чтобы быть востребованным на рынке труда, претендовать на высокую зарплату, ему нужно в совершенстве владеть данными техниками. Пользоваться полученными знаниями и навыками он может вне офиса, составляя работающие планы, контролируя их исполнение, эффективно и быстро находя решения возникающих проблем.

Как определить эффективность проектного менеджера

Для числовой оценки эффективности данной должности используются специальные инструменты, представляющие собой тесты с вопросами. За ответы анкетируемый получает баллы. Они суммируются по различным категориям. На основании полученных результатов делаются выводы о компетентности, профпригодности руководителя. К данным техникам относятся:

• Методика LeaderCase, основанная на наборе ситуационных кейсов;
• LeaderChart, усовершенствованная техника, включающая кейсы на эмоциональный и логический интеллект;
• «Тест-Ассессмент» и «Бизнес-Профиль», инструменты психологического тестирования.

Также для оценки данной деятельности используются показатели прибыли и KPI.

Эффективное управление проектами с ЛидерТаск

Организация работы над проектом начинается с постановки целей, разработки связанных с ними задач с распределением их участникам команды. Современные компании с этой целью используют специальный софт, позволяющий сделать данные процессы наглядными, понятными для каждого исполнителя. К таким приложениям относится отечественная разработка ЛидерТаск.

Программу удобно использовать для планирования, организации работы в команде и отслеживания задач. Работает на всех цифровых платформах, синхронизируется с популярными сервисами. Функционирует без подключения к интернету, позволяя быть в курсе дел в любом месте, где бы вы ни находились.

В приложении можно составлять, вести проекты, планы, делегировать задачи подчинённым. Контролировать качество их исполнения, отслеживая прогресс каждого сотрудника на удобном графике. Вести учёт времени с помощью встроенного календаря. Переключаться между разными видами планирования. Визуализировать рабочие процессы на Kanban-досках. Общаться с другими участниками команды в корпоративном чате. Прикреплять к задачами комментарии. Пробную версию программы можно скачать и установить бесплатно.

Заключение

Руководитель проекта – это сложная, комплексная, многофункциональная роль. Она требует от исполнителя опыта, развитых коммуникативных навыков, желания постоянного развития. По сути, проджект менеджер – это такой же участник команды с определённым набором обязанностей. Чтобы стать настоящим лидером ему важно научиться ставить корректные цели, находя оптимальные пути для их реализации. Эффективно взаимодействовать с коллегами, находящимися в подчинении, чтобы завоевать их доверие и авторитет. Благодаря этим действиям он успешно выполнит любой проект и приведёт к успеху команду.

Самая главная проектная роль — это руководитель проекта. Функции руководителя проекта напрямую зависят от функций управления проектами.

Управление проектом, как процесс применения знаний о проектном менеджменте, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения результатов, включает в себя следующие функции:

• целеполагание;
• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль;
• анализ и регулирование.

Данные функции управления, которые можно назвать функциями руководителя проекта, используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Стадия инициации проекта

На стадии инициации проекта основная функция руководителя проекта – это грамотная постановка целей и промежуточных результатов.

Кроме того он должен собрать проектную команду, члены которой будут разделять идеи и цели проекта и нести ответственность за свою работу.

Также на данной стадии руководителем проекта выполняются следующие функции:

• обоснование актуальности проекта;
• формирование стратегии;
• определение основных этапов реализации;
• согласование содержания проекта с заказчиком.

Стадия планирования

На этапе планирования руководитель проекта должен определить:

• сроки реализации проекта;
• бюджет и источники финансирования;
• необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
• перечень работ по проекту.

На базе методологии календарно-сетевого планирования составляется план-график выполнения работ, который показывает структуру взаимосвязанных работ и длительность их выполнения. Также в плане-графике можно отразить ответственных исполнителей и затраты с привязкой к конкретным работам. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы Microsoft Project, OpenProj, ProjectLibre, GanttProject и др.

Однако на данном этапе важно не только составить план, но и организовать выполнение всех работ, а также взаимодействие участников проекта.

Не менее важным моментом является обозначение правил информационного обмена и регламента работы проектной команды.

Также необходимо продумать систему мотивации сотрудников с целью обеспечения их заинтересованности в результате и качественном выполнении работ.

Для избежания лишних проблем в ходе реализации проекта следует разработать мероприятия по уменьшению рисков и определить триггеры их наступления.

Стадия исполнения

На этапе исполнения основная функция руководителя проекта состоит в том, чтобы организовать  работу с внешними исполнителями в рамках договоров и контролировать ход выполнения работ.

При возникновении проблем или нестандартных ситуаций руководитель проекта должен принять грамотное решение. Последствиями решений могут быть корректировка плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.

Основными параметрами контроля являются:

• качество выполнения работ,
• сроки выполнения;
• бюджет проекта;
• мероприятия по уменьшению рисков.

Чаще всего источниками проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, являются:

• работа в условиях неопределенности, постоянные изменения;
• недостаточное качество и эффективность исполнения работ;
• несогласованность в действиях отдельных участников проекта;
• неэффективное управление ресурсами;
• дублирование действий;
• неэффективное использование специалистов узкого профиля;
• отсутствие системы оперативной отчетности;
• отклонение от расписания: поздние завершения и задержки с сопутствующими перерасходами средств и выплатами неустоек, предусмотренных контрактом.
• наличие конфликтных ситуаций, как следствие распределения ресурсов внутри проекта и между проектами.

Таким образом, управление направлено на то, чтобы в условиях неопределенности достигнуть требуемого результата за определенное время с ограниченными ресурсами.

Стадия завершения проекта

На стадии завершения проекта руководитель проекта подводит итоги, анализирует достигнутые результаты, а также формирует отчетные документы для заказчика проекта.

Важным моментом также является формирование базы данных и базы знаний по проектной деятельности с учетом возникающих проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов, а также их эффективности.

Все функции управления проектом  неразрывно связаны со всеми процессами управления (управление содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, заинтересованными сторонами, рисками и другими).

Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях.

Проектная деятельность особенно в последнее десятилетие приобрела огромное значение в работе большинства организаций, в том числе и в системе государственного управления: развитие деятельности строится с учетом современных подходов, стандартов организаций и управления.

Для успешной реализации любого проекта необходимо подобрать соответствующих профессионалов и создать команду единомышленников. В ходе построения системы управления проектом крайне важной задачей является формирование ролевой структуры, распределение полномочий и закрепление ответственности среди участников команды проекта. В рамках управления проектами существуют различные функции, которые распределяются по реализующим их ролям, например, руководитель проекта (РП), администратор проекта (АП) и другие. Попробуем раскрыть эти две ключевые проектные роли и понять функционал каждой из них.

Руководитель проекта

Руководитель проекта (РП, менеджер проекта, project manager, РМ) – лицо, на которое возлагается персональная ответственность за оперативное управление проектной командой и проектом в разрезе областей знаний (управление рискам, коммуникациями, бюджетом, сроками и др.) для достижения целей, показателей и результатов проекта. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:

Действия руководителя проекта связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициирование проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.

Руководитель проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного.

Если такое происходит, то и потребность в профессиональных руководителях проекта также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т. д. По конкретному проекту полномочия ответственность описываются в локальных документах.

Должностные обязанности руководителя проекта

Подготовка проекта:

Работа с ресурсами проекта:

Управление реализацией проекта:

Для роли руководитель проекта очень важны такие личные качества как: нацеленность на результат, коммуникативность, гибкость клиентоцентричность, эмоциональный интеллект и прагматичность.

Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь:

Должностные обязанности руководителя проекта включают большой блок работ по документальному обеспечению и проведению совещаний. Высокий уровень управления процессами в организации предусматривает большое количество документации и регламентов. Руководитель проектов оказывается в непростой ситуации: совместить рутинную работу по документообороту и заниматься развитием проекта очень непросто. Очень важно вовремя осознать свой уровень погруженности в документооборот и рутинные задачи и предпринять необходимые действия по решению возникающей проблемы. В такой момент руководитель должен задуматься о введении роли Администратор проекта.

Администратор проекта

С момента появления администратора в команде с руководителя проекта спадет определенная нагрузка. Особенно это ценно для руководителей проектов, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Практика свидетельствует, что администратор проекта играет роль помощника руководителя проекта, координатора большого числа вопросов, включая координацию команды. По факту администратор проекта – лицо, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проектной деятельности, делопроизводство, формирование и хранение архива проекта.

Исходя из масштаба деятельности, потребности проекта фиксируются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Ключевые роли администратора проекта:

Квалифицированный администратор проектов способен вести не один проект и выступать помощником у нескольких руководителей проектов.

Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений.

Как грамотно распределенный функционал АП может повлиять на повышение эффективности работы РП

К сожалению, достаточно распространенное мнение, что должность администратор проекта — «низшая позиция в команде». Соответственно, ей отводятся самые низкоквалифицированные функции, по принципу приложения наименьших интеллектуальных усилий. Стандартной ситуацией является использование администратора проекта по принципу «свободные руки» — его привлекают к подготовке презентаций, выполнению локальных неожиданно «прилетевших» задач, подготовке многочисленных огромных таблиц в Microsoft Excel, в которых одни и те же цифры структурированы по-разному, и т. д. Из-за этого на практике не раз приходилось сталкиваться с тем, что единственной функцией администратора проекта становится подготовка подобной отчетности. Нередки и ситуации, когда у администратора проекта нет прямого и постоянного контакта с руководителем проекта. Встречи происходят только на общих совещаниях, личное общение минимизировано, а часть функций администратора проекта руководитель перекладывает на своего секретаря. Все перечисленные особенности организации работы администратора проекта являются признаками незрелости систем управления проектами и создание условий, когда руководитель перегружается текучкой и проекты построены по принципу «тушения пожаров».

Грамотный руководитель проекта сможет переложить на окружающих максимум текущих задач, высвобождая время для решения ключевых вопросов. Администратор проекта как раз и сможет взять на себя рутину и администрирование некоторых процессов.

Функции, которые нужно делегировать администратору проекта для совместного построения эффективной работы:

Вывод

В случае если администратор проекта эффективно выполняет как минимум вышеописанные задачи, у руководителя проекта высвобождается время для прогнозирования, управления изменениями, рисками, мотивации команды и решения ключевых проблемных вопросов. При этом у руководителя проекта снижается загрузка на «текучку» и сиюминутные либо повторяющиеся задачи. Таким образом, повышается вероятность успешной реализации проекта — ведь чем больше удается «организовывать будущее» (планировать, прогнозировать, идентифицировать риски и управлять ими и т. д.), тем реже в этом будущем придется сталкиваться с непредвиденными проблемами.

Руководителю проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Кто это такой? Руководитель проекта – человек, который берет на себя ответственность за разработку продукта. Он отвечает за сроки, эффективность команды, соответствие результатов видению заказчика.

Как стать? На руководителей проектов не учатся, так как не существует такой отдельной специальности. Профессия совмещает в себе навыки и умения многих смежных отраслей, требовательна к опыту, наработкам, личностным качествам соискателя, которые можно развить.

Проблемы с профессией руководителя проекта в России

В нашей стране существуют различные точки зрения на эту тему. Некоторые активно распространяют правильное понимание среди людей. Другие отказались продолжать свои попытки и укрылись в своих комфортных уголках. Третьи, думая, что занимаются управлением проектами, скоро осознают, что это не так.

Для полного осознания распространенных заблуждений достаточно обратиться к сайтам с вакансиями и ввести в поисковик фразу «руководитель проектов». Что вы думаете, какие вакансии будут преобладать? Верно, большинство из них будут связаны с продажами. Это вакансии руководителей проектов в области продаж, проектных менеджеров, которые занимаются привлечением клиентов, холодными звонками и т.д.

Было бы замечательно, если бы все это относилось только к специфическому виду бизнеса, где тебе предоставляют рабочее место, определяют отрасль и ты самостоятельно находишь клиента для проекта, а все остальное берут на себя, включая выделение ресурсов для его выполнения. В таком случае можно было бы говорить о настоящей проектной деятельности. Однако чаще всего речь идет о непрофессиональных подходах к управлению проектами, которые основаны на неструктурированных процессах продаж и выполнении заказов.

Это может быть связано с тем, что это звенья одной цепи с известными менеджерами по продажам, которых до сих пор можно найти во многих магазинах вместо обычных продавцов.

Но скорее всего это результат глубокого непонимания руководителями и владельцами бизнесов, что на самом деле представляют собой проекты, кто и с какой целью руководит ими, какие компетенции требуются от руководителя проектов и в чем разница между проектной деятельностью и обычными операционными задачами (к тому же не все четко представляют себе, что такое операционная деятельность: для них фирма просто занимается определенным видом бизнеса, люди там выполняют поставленные задачи, а все остальное воспринимается как модные слова и хайп).

Вероятно, по этой же причине многие компании ошибочно называют любую операционную деятельность проектами. Таким образом, на каком-нибудь мероприятии легко можно услышать следующее: «У меня новый проект в сфере красоты — открыл салон в хорошем месте. Ты не знаешь подходящего специалиста на должность руководителя проекта, который смог бы одновременно заниматься ресепшен, контролировать мастеров и своевременно заказывать материалы?».

Это заявление не направлено на принижение роли специалиста или подчеркивание важности руководителя проекта.

Команда программистов, даже без руководителя, вероятно, сможет создать продукт (хотя это займет больше времени, будет стоить дороже и не всегда соответствовать требованиям заказчика). Но руководитель проекта без команды точно не сможет создать продукт. Рынок труда уже давно определил свои приоритеты, и заработная плата программиста (члена команды проекта) часто выше, чем жалование его начальника.

Это означает, что все люди разные и хороший специалист не всегда подходит на роль руководителя проекта. И наоборот, талантливый лидер необязательно станет хорошим аналитиком или архитектором информационной системы.

Часто владельцы бизнеса нанимают руководителя проекта, рассказывают ему о своих идеях и ждут результатов. Со временем он представляет черновик устава проекта и интересуется командой, так как необходимо обсудить структуру работ, составить расписание, идентифицировать и оценить риски. В ответ он слышит: «Займись этим самостоятельно, не отвлекай людей. А еще у меня есть идея: изучи рынок и составь мне отчет о возможных вариантах, их плюсах и минусах». Руководитель проекта превращается в лучшем случае в аналитика.

Таким образом, часто возникает путаница между понятиями проектов и процессов, а руководители проектов ошибочно ассоциируются с простыми специалистами или операционными руководителями.

Нам следует называть вещи своими именами, а для этого нужно изучить материал — прочитать, даже если это кажется сложным, PMBOK, PRINCE2 Manual и пройти курсы по внедрению более простых фреймворков, таких как P3Express и Канбан. Когда появится возможность, мы сможем дружески подсказать знакомому владельцу бизнеса различные аспекты проектного управления. Возможно, со временем мы увидим позитивные изменения в массовом сознании.

Кто же такой руководитель проекта на самом деле

Руководитель проекта выполняет роль координатора и ответственного лица, определяющего направление работы команды. Его задачи включают планирование, распределение бюджета, поддержание мотивации участников, достижение поставленных целей и обеспечение общего успеха проекта. Идеальный руководитель способен предвидеть проблемы еще до их возникновения и своевременно предпринимать шаги для минимизации негативных последствий.

Руководитель проекта, владея определенными знаниями и навыками в своей области, играет роль ведущего и координатора группы специалистов, работающих над общими задачами. Он устанавливает эффективные связи между исполнителями и заказчиком, а также аккуратно подбирает и организует необходимые ресурсы для успешного выполнения задач, поставленных клиентом или вышестоящим руководством.

Руководитель предоставляет окончательные результаты заказчику и готов внести соответствующие корректировки в соответствии с его требованиями.

Важно отличать роль руководителя проекта от роли операционного или функционального руководителя. Операционные менеджеры ответственны за обеспечение эффективности бизнес-процессов, в то время как функциональные лидеры управляют отдельными подразделениями. Руководитель проекта может быть подчинен функциональному менеджеру или руководству компании в целом.

Роль управляющего проектной деятельностью может быть выполнена опытным сотрудником компании, руководителем конкретного подразделения или специально нанятым экспертом.

Функции и задачи руководителя проекта

Основная цель, которую преследует каждый руководитель проекта, заключается в достижении оптимального результата, полностью удовлетворяющего заказчика. Он проявляет максимальные усилия для успешного завершения проекта в срок и в рамках бюджета. В его обязанности входят следующие задачи:

• определение состава работ и формирование рабочих групп;
• установка и документирование взаимосвязей между отдельными рабочими процессами;
• оценка продолжительности работ и разработка критического пути проекта;
• составление устава, включающего цели, задачи и ожидаемые результаты проекта;
• разработка плана проекта с определением ключевых этапов и контрольных точек;
• расчет необходимого времени для выполнения проекта и определение графика работ;
• оценка объема и стоимости ресурсов, необходимых для реализации проекта;

  

  

  Читайте также

• разработка программы мотивации для участников команды и поддержание их мотивированности;
• организация регулярных собраний и обсуждение хода выполнения работ и прогресса проекта;
• анализ рисков, выявление и управление отклонениями в рабочих процессах;
• завершение проекта, архивация проектной документации и предоставление итоговой информации заинтересованным сторонам.

В рамках своей работы руководитель проекта осуществляет следующие функции:

• формулирует цели и оценивает их выполнимость;
• согласовывает с заказчиком сроки выполнения работ и требования к проекту;
• разделяет общий объем задач на отдельные этапы;
• подготавливает техническую и проектную документацию;
• распределяет обязанности между членами команды;
• организует безопасное и удобное хранение информации;
• контролирует деятельность исполнителей, мотивирует и поддерживает их при возникновении трудностей;

Скачать
файл

• делегирует задачи контрагентам или сторонним исполнителям;
• разрабатывает альтернативные пути решения проблем и принимает соответствующие решения для их оперативного устранения;
• представляет отчетность высшему руководству или заказчику.

На разных этапах выполнения поставленной задачи функции руководителя проекта могут отличаться, адаптируясь к текущим требованиям и условиям:

Руководитель проекта оперирует обширным объемом информации и отвечает за составление документации, организацию переговоров и встреч. Он проводит анализ достигнутых результатов и разрабатывает стратегии и планы для последующих действий. Для обеспечения успеха и прогресса в достижении поставленных задач необходимо, чтобы руководитель четко понимал роли и функции всех членов команды, с которыми он сотрудничает.

Компетенции и личностные качества хорошего руководителя проекта

Какие навыки и качества должны присутствовать у руководителя проекта?

Умение подбирать правильных людей и создавать из них команду

• анализировать психологические особенности людей и их индивидуальные сильные и слабые стороны;
• вдохновлять и мотивировать команду;
• эффективно разрешать конфликты.

Формирование команды, которая разделяет общую цель и ответственность за ее достижение, является наиболее сложным навыком, который руководитель проекта должен приобрести, применяя полученные знания на практике.

Навыки ведения переговоров

Отсутствие высокого уровня навыков ведения переговоров может привести к проблемам в принятии решений.

Развития этой компетенции можно достичь через участие в тренингах по коммуникации и благодаря регулярной практике полученных знаний.

Умение вести за собой

Умение руководить и вдохновлять других является третьей ключевой компетенцией, которую следует развивать руководителю проекта. Лидерские навыки могут быть развиты путем изучения литературы, участия в семинарах и тренингах, а также на основе практического опыта.

Умение выбрать наиболее подходящую методологию (или их симбиоз) управления для конкретной задачи и адаптировать ее под команду и окружение проекта

Важно разбираться в нескольких методологиях управления проектами, особенно в тяжелых и гибких методах. Практический опыт их применения на реальных проектах поможет руководителю проекта либо в выборе одной, наиболее подходящей методологии, либо в интеграции сразу нескольких – тех, которые лучше всего подходят для конкретного проекта. Этот опыт также поможет адаптировать методологию под особенности команды и контекст проекта.

Навыки использования и внедрения нескольких программных продуктов по управлению проектами

Руководитель проекта должен обладать навыками использования и внедрения различных программных продуктов для управления проектами. Важно, чтобы он умел выбирать именно такие, которые будут соответствовать методологии управления проектом, и успешно внедрять их для команды.

Однако глубокое понимание предметной области проекта не является обязательным для руководителя. Например, если лидер не обладает техническими навыками в программировании, это не означает, что он не может успешно руководить разработкой программного обеспечения. В таких случаях руководителю достаточно найти помощника (технического лидера), который разбирается в программировании, и установить доверительные отношения, где такой специалист будет отвечать за техническую составляющую проекта, а руководитель проекта — за команду, план-график, бюджет и другие аспекты управления.

Личные качества профессионального руководителя:

• Логическое мышление: способность видеть полную картину происходящего, составлять продуманные планы и предвидеть возможные проблемы.
• Уверенность: умение вдохновлять и поддерживать мотивацию подчиненных, иметь силу воли и уверенность в успехе проекта, служить примером для других.
• Инициативность: наличие сильного характера и навыков оратора, умение управлять коллективом и принимать активную позицию.
• Стрессоустойчивость: способность сохранять спокойствие при возникновении проблем, логическое мышление и нахождение выхода из трудных ситуаций.
• Гибкое мышление: умение оценивать ситуацию и менять стратегию с учетом новой информации, так как в ходе проекта могут возникать изменения в вводных данных.
• Ответственность: готовность отвечать за результаты работы команды, отсутствие оправданий неудач и перекладывания вины на других участников команды.
• Пунктуальность: контроль распределения времени и соблюдение сроков выполнения проекта, выполнение своих обязанностей вовремя и учение сотрудников этой пунктуальности.
• Эмпатия: понимание важности людей в проекте, умение определять эмоции и характеристики подчиненных, замотивировать сотрудников и разрешить конфликты в команде.

Работа руководителя проекта на разных стадиях жизненного цикла проекта

Каждый проект проходит четыре основных этапа своего жизненного цикла. На каждом из них осуществляется определенная работа, за которую отвечает руководитель проекта.

Стадия инициации

Одним из важных и определяющих этапов в достижении целей является первая фаза. На данном этапе руководитель проекта стремится установить ясные и понятные цели, а также обеспечить достижение промежуточных результатов. Для этого он сосредотачивается на формировании сплоченной команды единомышленников, которая будет эффективно работать вместе.

При этом руководитель предварительно определяет требования к потенциальным участникам команды, чтобы собрать наиболее подходящих специалистов для реализации проекта.

На стадии инициации проекта руководитель выполняет ряд задач, которые включают:

• Определение актуальности и значимости задания, а также выявление его ценности для компании.
• Разработку стратегии, определение основных направлений и подходов к реализации проекта.
• Определение ключевых этапов и шагов, необходимых для успешной реализации проекта.
• Взаимодействие с заказчиком, обсуждение и согласование с ним плана проекта.

Кроме того, на этапе инициации руководитель готовит проект к запуску, осуществляет подготовку документации и обеспечивает необходимые кадровые ресурсы.

Стадия планирования

На втором этапе важной задачей руководителя проекта является грамотное планирование, которое включает:

• Определение сроков завершения проекта.
• Установление требуемого бюджета и источников финансирования.
• Идентификацию необходимых материальных, информационных и финансовых ресурсов.
• Составление списка работ, которые должны быть выполнены.

На этом этапе руководителю проекта требуется составить детальный план, определяющий конкретные действия, которые необходимо выполнить. Важной задачей также является обеспечение эффективного взаимодействия между участниками команды.

Стадия исполнения

На третьем этапе руководитель проекта ставит перед собой главную цель — успешное выполнение всех поставленных задач. Для ее достижения требуется организовать эффективное взаимодействие с внешними исполнителями и тщательно контролировать соблюдение установленных норм и правил.

В случае возникновения непредвиденной ситуации руководитель обязан принять ответственные решения, которые могут включать в себя корректировку плана, пересмотр использования ресурсов или привлечение дополнительных специалистов. Он должен быть готов к гибкой адаптации и принятию изменений, чтобы обеспечить успешное выполнение проекта.

При осуществлении контроля над сотрудниками и выполнением работ учитываются следующие параметры:

• качество выполненных задач;
• соблюдение установленных сроков;
• управление бюджетом компании;
• внедрение мер по снижению рисков.

Этап исполнения проекта представляет собой наиболее сложную фазу, поскольку именно здесь часто возникают различные трудности и проблемы. Возможные препятствия могут быть связаны с конфликтами в коллективе, ограниченностью ресурсов или ошибками в выборе стратегии.

Стадия завершения

На заключительном этапе выполнения проекта руководитель проводит анализ проделанной работы, сравнивая запланированные показатели с фактическими результатами. Он составляет соответствующие отчеты и осуществляет анализ деятельности команды.

В случае если не все задачи были выполнены полностью, руководитель осуществляет процесс корректировки с целью снижения риска повторного возникновения проблем. Он также выполняет оценку производительности сотрудников с целью поощрения за достигнутые хорошие результаты или же, напротив, применения дисциплинарных мер в случае невыполнения поставленных задач.

На завершающем этапе проекта одной из задач руководителя является создание базы данных, в которую вносятся выбранные методы решения проблем. Это позволит упростить реализацию будущих проектов, взяв за основу полученные знания и опыт.

4 шага, которые помогут стать хорошим руководителем проекта

В настоящее время роль руководителя проектов является одной из наиболее востребованных как на российском, так и на международном рынках труда. Сталкиваясь с этой интереснейшей сферой деятельности, новички задаются множеством вопросов. Какие шаги следует предпринять, чтобы стать руководителем проектов? Требуется ли иметь высшее образование? Что имеет большее значение: теоретические знания или практический опыт? Возможно ли занять позицию руководителя проектов, если пока нет опыта?

Шаг 1: Мотивация

Важно учесть вашу собственную мотивацию. Профессия руководителя проекта относится к относительно новым областям деятельности, и не все полностью осознают ее суть. Многие считают, что это просто работа, где другие выполняют все задачи, а вы лишь отдаете указания. Другие думают, что лидеры проектов получают высокую зарплату, что эта профессия модная и современная, а также обеспечивает быстрый карьерный рост в области управления проектами. Однако реальность не всегда соответствует этим представлениям.

Например, талантливый разработчик может зарабатывать больше, чем руководитель проекта. В современных матричных структурах нельзя просто отдавать приказы и командовать, а модность профессии не гарантирует вам комфорт и удовлетворенность. Поэтому встает вопрос: почему именно вы стремитесь стать руководителем проектов?

Давайте рассмотрим пример мощной мотивации. Возможно, вы стремитесь к созданию новых вещей, вам нравится воплощать идеи, которые раньше никто не осуществлял в той или другой компании. Вас может вдохновлять перспектива руководить людьми и воодушевлять их, подобно тому, как вы сами горите идеей проекта. Если вы чувствуете, что это про вас, то, безусловно, стоит продолжать двигаться в этом направлении.

Шаг 2: «Проектный» склад ума

Второй важный шаг состоит в тщательном анализе вашего предыдущего опыта. Он поможет определить, стоит ли рассматривать возможность стать руководителем проекта. Вам следует задать себе следующие вопросы:

• Способны ли вы чувствовать удовлетворение от постоянного повышения навыков в рамках одной и той же деятельности или вам скучно находиться на одном месте?
• Умеете ли вы организовывать работу других людей и получаете ли от этого удовлетворение или вам легче следовать уже разработанным инструкциям?
• Что для вас важнее: видеть конкретные результаты вашей работы или обеспечивать правильность и безупречность процесса со всеми его мельчайшими деталями?
• Как вы реагируете на стресс и серьезные сбои в рабочем процессе? Мобилизуетесь ли вы и ищете решения или вам комфортнее, когда все как можно скорее возвращается к привычному состоянию?

Тщательное рассмотрение этих вопросов поможет определить, соответствует должность руководителя проектов вашим предпочтениям и характеру.

Для облегчения задачи вспомните ваши студенческие годы. Например, были ли вы старостой или организатором мероприятий в своей группе? Принимали ли вы участие во внедрении новых практик?

Шаг 3: Знание основ управления проектами в вашей отрасли

Если у вас уже сильно развит внутренний стимул, и вы проявляете склонность к применению проектного мышления, рекомендуется погрузиться в эту тему еще глубже и ознакомиться с основами управления проектами. Для этого необязательно обращаться к специализированным курсам. Вы можете начать с изучения нескольких вебинаров и информационных ресурсов, посвященных управлению проектами.

В результате следует достичь понимания:

• концепции проекта и связанных с ней ограничений;
• задач, с которыми сталкивается руководитель проекта, и причин его неотъемлемости;
• жизненного цикла проекта в вашей отрасли и основных этапов, на которые он разделяется;
• необходимых знаний для эффективного управления проектом на каждом этапе.

Важно отметить, что понимание жизненного цикла проекта сильно зависит от конкретной отрасли. Каждая из них имеет свои особенности, и жизненный цикл проекта в области разработки программного обеспечения существенно отличается от жизненного цикла проекта в сфере строительства школ. Управление проектами не может быть ограничено универсальным подходом.

При управлении проектами, хотя стандарты и могут предоставить общие принципы, истинная ценность профессионала проявляется не только через его опыт в данной области, но и через практический опыт, накопленный в конкретной отрасли.

Поэтому на самом первом этапе высшее образование в области управления проектами не требуется. Наиболее важным является стремление усвоить основные концепции и активно применять их на практике.

Шаг 4: Опыт выполнения некоммерческого проекта

Во избежание разочарования от неправильно принятых решений полезно проводить практические упражнения, которые позволяют применить изученную теорию на практике. Например, можно создать симуляцию проекта, такую как, например, строительство летнего домика на участке, чтобы получить практический опыт в применении теоретических знаний в реальных условиях.

Также можно запустить интернет-магазин для продажи вышивок, если ваша жена интересуется этим видом рукоделия, и тем самым получить ценный опыт в управлении проектом. Другой вариант — организовать семейный отпуск, проходя через все этапы проекта, начиная с инициации и планирования, и успешно завершить его. Такие упражнения помогут не только освоиться, но и глубже постичь смысл и ценность применения проектного подхода в реальной жизни.