Эффективное руководство бухгалтерией

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
   • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
   • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
   • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
   • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

• перечень продуктов, которые производит участок;
• количество действий, связанных с их выполнением;
• эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии

 
Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Какой должна быть эффективная бухгалтерия

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

• обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
• имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
• знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
• имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
• умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
• имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Выводы

С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Самообразование никогда не мешает работе главбуха. Речь не только о доскональном знании Налогового кодекса и поддержании себя в информационной форме, но и о работе учетного отдела организации, чтобы трудиться в нем было спокойно, чтобы каждый занимался своим делом и не было бессонных ночей и регулярных переработок. Такой опыт, пожалуй, можно получить только на практике. О нем я и расскажу.

Итак. Как-то я работал в одной компании. В моем подчинении были: специалист учета по заработной плате, кассир и бухгалтер на банк-клиент и первичную приходно-расходную документацию. Наш отдел не оформлял товарные накладные – весь учет продукции вело соответствующее подразделение, которое также производило списание, проводило инвентаризации, выявляло пересортицу. Бухгалтерия и без этого была загружена на максимум, но мы никогда не делали бесполезной работы труда. Со временем я определил основные принципы взаимодействия с подчиненными, которыми и хочу поделиться с вами.

Делу – время

Каждый сотрудник должен знать свои обязанности. Главному бухгалтеру не нужно каждый день давать установку на работу – он может дать указание, например, бухгалтеру на клиент-банке: кому и сколько уплатить, приложив счета на оплату, если они есть. Проверка реквизитов, курсов валюты, если размер оплаты зафиксирован в условных единицах, сверка реквизитов уплаты налогов, КБК – это работа подчиненного.

В идеале присутствие руководителя службы на работе не должно быть обязательным при четкой постановке задачи. В моей практике каждый работник знал, что ему делать уже через час после начала рабочего дня. До этого времени специалисты выполняли текущие обязанности вроде проверки наличности или проведения накладных.

Основная ошибка

Результат – это качественная, бесперебойная работа отдела. В первую очередь имеется в виду отсутствие нареканий со стороны пользователей, например сотрудников, которым неправильно посчитали зарплату. Многие главбухи добиваются этого, перепроверяя все данные за своими подчиненными – в этом и ошибка.

Делать этого не нужно. Ищите способы минимального контроля. Например, как можно проверить работу бухгалтера по заработной плате? По-хорошему, нужно взять составленные графики учета рабочего времени и проверить ФОТ: плановый и фактический. Если есть расхождения между планом и фактом, проверить, правильно ли разнесена недостача между работниками и даже проверить формулы в таблицах.

Полная взаимозаменяемость

Блочность – это такое состояние дел, при котором можно легко заменить одного сотрудника другим за два часа без монотонной передачи дел, выяснения, что осталось не сделанным, поиском недостающей «первички» и так далее.

У сотрудника не должно быть кипы неразобранных кассовых лент, которые громоздятся, похоронив под собой клавиатуру. Если такое происходит, значит, нагрузка не соответствует возможностям работника, или наоборот. А значит, не надо доводить ситуацию до крайности – искать решение проблемы следует гораздо раньше.

Главный бухгалтер обязан знать все участки ведения учета досконально. Это нужно прежде всего для того, чтобы грамотно поставить задачу и уметь проверить результаты работы. Плюс он должен уметь объяснить любому новому специалисту отдела его объем занятости. Никакой передачи дела от кассира к кассиру быть не должно, иначе ошибок не избежать.

Не забывайте и о взаимозаменяемости. На период отпусков специалисты должны уметь заменять друг друга в своих основных функциях. Не главный бухгалтер должен работать за ушедшего на заслуженный отдых работника. Как этого добиться? Во-первых, механическую работу отсутствующего может выполнять человек, которого легко поставить и также легко снять с участка, когда придет основной специалист. Замещать кассира главбухом, если выполнение его обязанностей занимает более двух часов рабочего времени в день, равноценно забиванию гвоздей микроскопом.

Во-вторых, главный бухгалтер обязан знать все участки ведения учета досконально. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы грамотно поставить задачу и уметь проверить результаты работы. Плюс он должен уметь объяснить любому новому специалисту отдела его объем занятости. Никакой передачи дела от кассира к кассиру быть не должно, иначе ошибок не избежать.

Вот небольшая история из жизни. Так сложилось, что в какой-то момент я полностью выполнял работу бухгалтера по заработной плате, заменял кассира и второго бухгалтера, когда те отдыхали по одному летнему месяцу. Особенно тяжело пришлось с обязанностями кассира – они отнимали у меня 4 часа в день. Как результат: я работал месяц по графику с 10 до 23 часов.

Один за всех

Теперь поговорим о бухучете. К сожалению, не все генеральные директора понимают, что на составление качественной бухгалтерской отчетности нужно потратить немало времени. Переводя свой бизнес на УСН, они искренне считают, что облегчают работу своему главбуху и у него остается много времени на выполнение текущих обязанностей.

Это совсем не так, и далеко не каждый специалист может с первого раза правильно заполнить годовую декларацию по УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы». Ведь кроме этого, учетчику придется разбирать хвосты по отчетности предшественников. На это нужно время, которого, как обычно, нет.

Перед тем как устраиваться на новое место работы, изучите папку с налоговой отчетностью за последние три года. При этом стоит обратить внимание, кто подписывал документы. Ваша задача – узнать, как часто меняется главбух на предприятии.

Таким образом, на предприятии, где есть постоянный большой объем текущей работы с документами и людьми, один и тот же главбух физически не сможет правильно сформировать бухгалтерскую отчетность.

Для составления и предоставления официальной итоговой документации, также для сверок с налоговой должен быть отдельный человек в штате компании. Особенно это важно, когда на фирме действует несколько юридических лиц и ИП с разными системами налогообложения. Можно назвать эту должность, например, главный бухгалтер по отчетности. Этот сотрудник может работать за небольшую заработную плату или неполный день, но такой человек обязательно должен быть.

Неудобные вопросы

Еще один полезный совет. Не стоит гнаться за громким именем компании. Ведь там работал кто-то до вас? Но почему-то ни оклад, ни имя фирмы не устроили этого человека и он ушел. Попробуйте разобраться. Внимательно ознакомьтесь с хронологией работы своих предшественников. Частая смена главбухов говорит совсем не о том, что все они не справлялись со своими обязанностями. Дело может быть в неоправданно высоком объеме обязанностей, которые квалифицированный главный бухгалтер просто не может брать на себя, понимая, что хорошо он эту работу не сделает. Не стесняйтесь задавать неудобные вопросы и предшественнику, и работодателю – ваша застенчивость может дорого обойтись в дальнейшем и вам, и бизнесу.

Что еще можно сделать? Например, изучить папку с налоговой отчетностью за последние три года. При этом стоит обратить внимание, кто подписывал документы.

Возьмите несколько дней, чтобы посмотреть, как работает бухгалтерия со старым главбухом. Если охота к перемене мест овладела не только им, то готовьтесь освоить быстро сразу несколько теоретически знакомых вам участков вроде ведения учета ТМЦ или работы кассира. Правда, возможно, что в такой ситуации речь идет не о «подводных камнях», а о слаженной работе команды.

Дмитрий Васильев, главный бухгалтер, для журнала «Московский бухгалтер»

Работа всех участков бухгалтерии

В универсальной энциклопедии «Практическая бухгалтерия» собрана полная и достоверная информация о правилах учета и налогообложения. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.

Узнайте больше >>

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии позволяет выстроить рациональную учетную схему и добиться эффективного взаимодействия всех причастных подразделений. Как этого достичь, расскажем в нашем материале.

Этапы совершенствования организации бухучета

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии —многогранный, систематический и целенаправленный процесс. В его составе можно выделить несколько важных этапов:

• выстраивание и совершенствование структуры службы бухучета;
• детальная проработка положений учетной политики и поддержание ее актуальной версии;
• внедрение современных технологий обработки учетной информации;
• контроль за безусловным и своевременным выполнением графика документооборота;

С 2022 года обязательным к применению стал ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Применять стандарт можно было и раньше, закрепив положения стандарта в учетной политике предприятия.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

• анализ и оценка применяемой системы учета, проработка возможности применения наиболее рациональной и эффективной ее формы в рамках действующего законодательства;
• построение и улучшение СВК (системы внутреннего контроля);
• иные этапы (в зависимости от устанавливаемых руководством задач, масштабов и структуры фирмы, специфики ее деятельности и др.).

Детально об отдельных этапах расскажем в следующих разделах статьи.

Поскольку бухучет — это непрерывный процесс сбора, регистрации, систематизации и обобщения информации, совершенствование бухучета в первую очередь направлено:

• на устранение причин недостаточной оперативности и несовершенства средств обработки учетной информации;
• достижение оптимального баланса между потребностью руководства фирмы в необходимой информации и возможностями бухучета (необходимость полноты, своевременности и качества учетной информации);
• формирование посредством бухучета информации, позволяющей пользователям принимать эффективные управленческие решения, и т. д.

Важными звеньями процесса совершенствования бухучета являются также:

• выстраивание эффективного взаимодействия системы бухучета с организацией производства, планированием и управлением;
• использование современных достижений математики и кибернетики для организации и улучшения системы бухучета.

Совершенствованием каких учетных вопросов занимается государство — см. материал «Налоговая политика государства».

Оптимизация структуры службы бухучета

Совершенствование структуры службы бухучета — это комплекс мероприятий, включающий:

• регулярный анализ работы каждого структурного отдела бухгалтерской службы (по учету ОС и НМА, расчету ЗП, учету МПЗ и т. д.);
• пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных пользователей учетной информации;
• проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
• подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
• формирование внутрибухгалтерских подразделений с учетом психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
• осуществление связи с другими подразделениями компании, являющимися как поставщиками первичной учетной информации (менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством (пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
• иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов компании, разнообразия видов деятельности и др.).

Чем крупнее фирма и разветвленнее структура, тем объемнее по численности бухгалтерская служба и сложнее процесс ее взаимодействия с иными подразделениями и структурными единицами.

Чтобы бухгалтерия не страдала от отсутствия надлежащей оперативности и слаженного взаимодействия с другими структурными единицами компании, необходимо разработать внутренний локальный акт, описывающий всю многогранность учетных взаимосвязей внутри компании, позволяющий каждому исполнителю осознать важность его действий в общем учетном процессе.

Данный внутрифирменный акт необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять постоянный мониторинг его исполнения.

Изучайте многообразие внутрифирменных локальных актов с материалами нашего сайта:

• «Положение о системе управления охраной труда — образец»;
• «Положение о служебных командировках — образец 2023»;
• «Положение об оплате труда работников — образец-2023».

Автоматизация и компьютеризация учетного процесса

Бухгалтерские службы уже давно сдружились с компьютером, и встретить ручной учет у отечественных коммерсантов практически невозможно.

Компьютеризация учетного процесса позволяет:

• обрабатывать огромные массивы информации;
• осуществлять регламентные операции нажатием одной клавиши, что уменьшает риск учетных ошибок и снижает затраты времени бухгалтера;
• формировать разнообразные отчеты;
• проводить анализ информации;
• наладить взаимодействие по получению и обмену информацией посредством создания системы АРМ (автоматизированных рабочих мест);
• оперативно использовать учетную информацию на всех этапах управления предприятием;
• осуществлять иные функции.

Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить компьютерную технику и запустить учетную программу.

Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование учетного процесса зависят от множества аспектов:

• степени обученности персонала и наличия соответствующих навыков работы с программами;
• умения пользователей формулировать задачи своего участка учета перед системными администраторами (или иными компьютерными специалистами) с целью наладки существующих модулей под специфику работы фирмы и иные производственные нюансы;
• наличия в штате фирмы программистов со знанием основ бухучета;
• иных аспектов.

В любой программе важно своевременно и правильно отображать хозяйственные операции в учете. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ можно получить бесплатно. Если вы на ОСНО, вам поможет Путеводитель по налогу на прибыль, если на УСН — тогда вам в это практическое пособие. 

Подробнее узнать о бухгалтерских программах поможет материал «Обзор программ для учета расходов и доходов организации».

Рекомендации по организации внутреннего контроля в компании

Система внутреннего контроля (СВК) — это один из элементов, способных оказывать существенное влияние на совершенствование бухучета в компании.

ВНИМАНИЕ! Все коммерсанты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии со ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компании, попадающие под обязательный аудит, обязаны организовать внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности.

СВК представляет собой процесс:

• организуемый и осуществляемый представителем собственника (руководством или иными сотрудниками);
• осуществляемый с помощью специальных методик и процедур;
• способствующий обеспечению достаточной уверенности в достижении целей: надежности отчетности, эффективности и результативности хозопераций, соответствия действующим нормативным актам.

СВК способствует совершенствованию учетного процесса, поскольку:

• является средством для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности фирмы;
• способствует обеспечению сохранности активов;
• позволяет своевременно предотвратить (выявить, исправить) ошибки и (или) искажение информации.

Функционирование СВК основано на систематическом контроле:

• за хозяйственными операциями;
• первичными учетными документами;
• обоснованностью применения норм, распределения затрат и др.;
• соответствием нормативных показателей плановым и т. д.

С особенностями внутрифирменного финансового контроля знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Формы, виды и основные методы финансового контроля»;
• «План контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю».

Итоги

Совершенствовать бухучет необходимо любой компании. Процесс совершенствования включает множество этапов: от рационального построения бухгалтерской службы до организации эффективно работающей системы внутреннего контроля.