Довожу до сведения руководства

В официально-деловом стиле весьма важно правильно формулировать свои заявления и уведомления. Одной из таких важных формулировок является выражение “довожу до вашего сведения”. Оно используется для ознакомления с определенной информацией и является одним из основных требований служебной переписки.

Особенности употребления выражения “довожу до вашего сведения” заключаются в том, что оно является официальной формулой, используемой для уведомления получателя о важных сведениях или фактах. Контекстуально синонимичными выражению могут быть такие формулировки, как “сообщаю вам”, “информирую вас”, “прошу ознакомиться с”, “предлагаю ознакомиться”, которые также используются в официально-деловом стиле.

Примеры оформления и написания выражения “довожу до вашего сведения” в официальных записках:

Заголовок: Записка

Дата: «довожу до вашего сведения»

Обращение: к кому адресовано

Текст: прописать обоснование и основание, которыми руководствуются в оформлении данного уведомления

Окончание: с уважением, ваше имя и должность

2. Составление записки в бюджетной организации

Заголовок: Записка

Дата: «довожу до вашего сведения»

Обращение: к кому адресовано

Текст: прописать обоснование и основание, которыми руководствуются в оформлении данного уведомления, а также указать цифры и факты, имеющие особое значение

Окончание: с уважением, ваше имя и должность

Также, важно учитывать правила препинания при написании выражения “довожу до вашего сведения”. После слова “сведения” обычно ставится запятая. Также можно использовать знаки препинания в виде двоеточия, точки с запятой или тире.

В заключение, выражение “довожу до вашего сведения” является неотъемлемой частью официально-делового стиля и имеет свои особенности в использовании. Правильное написание и оформление данного выражения играют важную роль при передаче информации в официальных документах и записках.

Особенности употребления выражения “довожу до вашего сведения” в официально-деловом стиле

Выражение “довожу до вашего сведения” является одной из распространенных формулировок, используемых в официально-деловом стиле для передачи информации или сообщения. Это выражение имеет свои особенности, как языковые, так и контекстуальные, которые следует учитывать при написании служебной записки или другого документа.

Служебная записка, в которой используется выражение “довожу до вашего сведения”, должна быть составлена с соблюдением определенных требований. В такой записке следует указать кем и для каких организационных целей составляется документ. Необходимо четко сформулировать основание и обоснование передачи сведений, а также указать источник информации.

Синонимы выражения “довожу до вашего сведения” могут использоваться в зависимости от контекста и целей коммуникации. Вместо выражения “довожу до вашего сведения” можно употреблять фразы “сообщаю”, “передаю информацию”, “осведомляю”, “обращаю ваше внимание на”. Конкретный выбор синонима зависит от стилистических и коммуникативных предпочтений, а также от целей и задач, стоящих перед автором.

Пример оформления записки с использованием выражения “довожу до вашего сведения”:

1. Заголовок: «Довожу до вашего сведения».
2. Дата и место составления записки.
3. Адресат записки (ФИО, должность).
4. Содержание записки.
5. Подпись автора.

Необходимо обратить внимание на правильное оформление записки с точки зрения использования препинания и знаков пунктуации. В случае использования выражения “довожу до вашего сведения” перед ним необходимо ставить запятую, а после него — точку.

Кроме того, следует учитывать особенности использования выражения “довожу до вашего сведения” в различных официально-деловых документах, таких как письма, доклады, протоколы и т.д. В каждом из этих случаев необходимо применять соответствующую формулировку, учитывая цель и задачи документа, а также требования закона или бюджетной организации.

Итак, при использовании выражения “довожу до вашего сведения” в официально-деловом стиле необходимо учитывать языковые и контекстуальные особенности, следовать требованиям оформления и препинания, а также уметь выбирать адекватные синонимы в зависимости от конкретной ситуации.

Языковые и контекстуальные синонимы для выражения «довожу до вашего сведения»

В официально-деловом стиле письменных документов, таких как служебные записки, особенности формулировки и оформления требуют особого внимания. Важные сведения могут доводиться до сведения получателя различными способами. Вместо выражения «довожу до вашего сведения» можно использовать его языковые и контекстуальные синонимы.

Стандартная формулировка «довожу до вашего сведения» может быть заменена на:

• «сообщаю»
• «обращаю ваше внимание»
• «хочу уведомить»
• «передаю информацию о»
• «имею честь сообщить»

Примеры оформления записок с использованием синонимов:

1. Служебная записка

   Кому: Главному бухгалтеру

   От кого: Начальнику отдела кадров

Тема: Внесение изменений в бюджетную отчетность

Обращаю ваше внимание,

В отношении составления бюджетной отчетности возникли необходимость внести изменения. Прошу рассмотреть данный вопрос и принять соответствующие меры.

С уважением,

[ФИО]

Служебная записка

Кому: Руководителю отдела маркетинга

От кого: Менеджеру по продажам

Тема: Результаты маркетинговой кампании

Сообщаю,

Хочу уведомить Вас о положительных результатах последней маркетинговой кампании. Урегулировать обязательства и рассчитать оплату по договорам необходимо в ближайшие дни.

С наилучшими пожеланиями,

[ФИО]

В контексте официально-делового стиля, синонимы для выражения «довожу до вашего сведения» позволяют более разнообразно и точно выражать свои мысли, обращая внимание читателя на важные сведения или факты.

В каких случаях составляется и кем

В официально-деловом стиле существуют определенные требования к формулировке и оформлению служебных записок. Для составления такой записки необходимо знать особенности ее написания и обоснование.

Первым шагом при написании служебной записки является указание основания, на основе которого она составляется. Это может быть закон, указ, приказ или другой документ. Затем следует указать организацию, в которой работает автор записки, а также должность этого сотрудника.

Далее необходимо приложить к записке обоснование в виде фактов, данных или аргументов, подтверждающих необходимость предложенных мер. При этом следует использовать ясные и лаконичные формулировки, чтобы информация была понятна и доступна для органов управления.

Наиболее важные точки в составлении служебной записки — это языковые и контекстуальные особенности. Не рекомендуется употреблять слишком формальный язык и излишне длинные предложения. Записка должна быть краткой и информативной.

Все предложения и абзацы в записке должны быть составлены без сокращений и орфографических ошибок. Важно также придерживаться правил оформления документа в соответствии со стандартами организации или учреждения.

Служебные записки должны храниться в соответствующем отделе организации в течение определенного времени согласно требованиям закона. Поэтому важно составлять записки аккуратно и сохранять их в безопасности для использования в будущем.

Требования к документу

При составлении служебной записки важно соблюдать определенные требования, как языковые, так и контекстуальные. Ниже приведены основные правила и примеры оформления и написания такого документа:

• Основание для написания служебной записки может быть различным: выданное указание или задание, запрос, требование закона и т.д. В начале записки следует указать, кем и когда дано основание.
• Формулировки в записке должны быть четкими и лаконичными, не допускающими двусмысленности. Необходимо избегать сложных и запутанных предложений.
• В записках часто используется выражение “довожу до вашего сведения”. Кроме него, можно использовать синонимы, такие как “сообщаю”, “информирую”, “передаю”, “объявляю” и др.
• Важные сведения или обоснование в записке следует выделять курсивом (italic) или жирным шрифтом (bold), чтобы они были легко заметны.
• Документ должен быть подписан указанием фамилии и должности кем написана записка.

В случаях, когда служебная записка составляется для бюджетной организации, необходимо соблюдать также определенные особенности:

1. В записке должны быть указаны конкретные цифры, какие-то численные данные, если это требуется.
2. Необходимо соблюдать требования к оформлению и форматированию документа, предусмотренные законом.
3. В тексте записки допускается использование специфических терминов, связанных с бюджетной сферой или деятельностью организации.

Важно помнить, что записку следует хранить, как правило, не менее трех лет, в соответствии с требованиями документооборота и законодательства. Также рекомендуется использовать стандартный образец записки, чтобы избежать возможных ошибок и упростить процесс ее составления.

Примеры оформления служебных записок

В официально-деловом стиле существуют определенные формулировки и требования к оформлению служебных записок. Они служат важным документом для организации и хранятся в архиве в течение определенного периода времени.

Основание для написания служебной записки может быть различным: это могут быть важные сведения, запросы на получение нужной информации, передача служебных указаний или уведомлений. В случае использования выражения “довожу до вашего сведения” в записке необходимо соблюдать определенные особенности и точки препинания.

Одним из примеров оформления служебной записки можно привести следующую форму:

1. Верхний левый угол записки должен содержать информацию о заголовке документа: наименование организации, фамилию, имя и отчество автора.
2. На следующей строке, справа от фамилии автора, указывается дата составления записки.
3. Затем следует указание кому адресована записка и его должности.
4. Далее идет текст записки, в котором указывается основание написания, сведения, о которых информируется, и обоснование своего зрения в соответствии с законами или положениями организации.
5. Завершается записка печатью организации и подписью автора.

При использовании выражения “довожу до вашего сведения” в тексте записки важно соблюдать языковые и контекстуальные особенности, искать синонимы и аналогичные обороты для избегания повторений.

Написание служебной записки требует от автора внимания к деталям и соблюдения определенных правил. Необходимо ясно и лаконично выразить свои мысли, предоставить необходимую информацию и соблюсти формат оформления. При этом, следует помнить о значимости данного документа и его роли в организации.

Знаки препинания в выражении «довожу до вашего сведения»

Особенности употребления выражения «довожу до вашего сведения» в официально-деловом стиле связаны с языковыми и контекстуальными синонимами, формулировкой и обоснованием сведений, а также требованиями к оформлению и записи таких выражений. Согласно закону, в случаях, когда необходимо донести информацию к кому-либо, используется выражение «довожу до вашего сведения».

Основание для написания такой записки или служебной записки в организации может быть различным: это могут быть финансовые отчеты, отчеты о выполненных работах, планы и отчеты о выполнении бюджетной программы и другие важные сведения. При этом в формулировке «довожу до вашего сведения» используются различные формы, в зависимости от контекста и требований к оформлению.

Важно знать, какие знаки препинания использовать в выражении «довожу до вашего сведения». В особенности, формулировка такой записки требует точки после слова «сведения», чтобы создать полное предложение. Например: «Довожу до вашего сведения, что на основании анализа отчетов было принято решение о необходимости сократить расходы».

Также можно использовать другие знаки препинания для оформления таких записок, например, двоеточие, чтобы выделить причину или обоснование сведений: «Довожу до вашего сведения следующее: на основании анализа финансовой отчетности было принято решение о сокращении бюджета».

Образец официально-делового стиля записок с использованием выражения «довожу до вашего сведения» может выглядеть следующим образом:

• Заголовок: служебная записка
• Дата и адресат
• Вступительная часть: «Уважаемый/ая ФИО»
• Обоснование и основание сведений
• Выражение «Довожу до вашего сведения»
• Подпись и инициалы

Сколько времени хранить такую записку в организации? Согласно правилам документооборота, служебные записки, в том числе с использованием выражения «довожу до вашего сведения», хранятся определенное время, обычно не менее 5 лет, в соответствии с требованиями закона.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Основание: Закон о бюджетной системе Российской Федерации.

Важные сведения: В соответствии с пунктом 5 статьи 76 данного Закона, каждая бюджетная организация обязана вести документацию в соответствии со стандартами официально-делового стиля. Один из важных документов, требующих особого внимания и точного оформления, — служебная записка.

Языковые и контекстуальные особенности: При написании служебной записки необходимо учитывать языковые и контекстуальные особенности. Важно использовать формулировки, которые соответствуют официально-деловому стилю и передают информацию четко и лаконично. Также следует обращать внимание на правильное употребление знаков препинания, чтобы обеспечить ясность и понятность содержания записки.

Пример оформления:

1. Вверху слева указывается наименование организации, а также ее адрес и контактная информация.
2. Далее следует заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА».
3. Под заголовком оформляется шапка записки, в которой указываются следующие данные:
   • Дата;
   • Номер записки;
   • ФИО (звание) и должность отправителя записки;
   • ФИО (звание) и должность адресата записки.
4. Затем следует основная часть записки, в которой излагается информация, доводятся до сведения важные факты, просьбы или рекомендации. При этом следует использовать научно-техническую терминологию и предоставлять все необходимые данные и объяснения.
5. В конце записки ставится подпись отправителя и инициалы (полностью) отправителя записки.

Как хранить служебные записки: Полученные и отправленные служебные записки должны храниться в соответствии с требованиями действующего законодательства и учредительных документов организации. Они являются важным документом для подтверждения фактов и информации, а также могут использоваться в качестве доказательства при разрешении споров и разбирательствах.

Примеры написания служебных записок: Ниже приведены примеры служебных записок для различных ситуаций:

1. Запрос на получение информации.
2. Информационная записка о состоянии выполнения поручения.
3. Запрос на предоставление дополнительных материалов.
4. Служебная записка о необходимости проведения проверки.
5. Уведомление о принятии решения по предложению.

Составляется служебная записка с учетом вышеуказанных особенностей и с использованием правильной формы и стиля написания для бюджетной организации.

Как и сколько хранить

Одной из важных задач любого делового человека является правильное хранение документов и записок. Корректное и организованное хранение имеет большое значение для сохранности и доступности необходимой информации.

Во-первых, необходимо знать, какие документы и записки требуют особенного внимания и длительного хранения. Возникает вопрос, какие записки следует хранить и сколько времени.

Согласно закону, сведения, содержащиеся в служебных записках и документах, могут иметь юридическую значимость и быть основанием для принятия важных решений. Поэтому такие записки должны сохраняться в течение длительного времени.

Для многих организаций существуют требования к длительности хранения различных документов. Контролирующие органы и органы государственного управления могут вносить свои рекомендации.

Например, в случае «довожу до вашего сведения» записка об обосновании принятия решения может быть храниться в течение пяти лет с момента ее составления. Определение срока хранения записок и документов в каждом конкретном случае может быть уточнено внутренними правилами организации.

Кроме того, существуют особенности хранения служебных записок в письменном виде и электронном виде. В случае письменных записок желательно хранить оригиналы в специально оборудованных местах, где они будут в безопасности от пожара и влаги.

Для электронных записок также необходимо предусмотреть меры безопасности, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним и возможные вирусы или утечку информации.

Также следует учесть, что истекшие сроки хранения значимых записок и документов должны быть основанием для их уничтожения. Утилизацию необходимо осуществлять в соответствии с установленными правилами и требованиями организации.

Докладные записки могут иметь положительный характер, если необходимо выделить рабочие достижения сотрудника организации, а также негативный, в целях наказания провинившегося, причинившего обиду, оскорбления, рукоприкладство или за хамское поведение.

Составителем документа является работник предприятия, в том числе и руководство, формируется на основе обращения к лицу, высшему по должности.

Причины для оформления могут быть связаны с жалобами либо отчетами за проведенную работу. Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.

Разновидности и формы

В соответствии с содержанием подразделяются на:

1. Инициативные: формируют в целях побудить адресата к действиям, следовательно, в содержании прописаны существенные указания либо предложения, а не факты.
2. Информационные: имеют постоянный характер и назначение — поделиться информацией с получателем о результатах трудовой деятельности, включая используемые методы и способы;
3. Отчетные: для изложения данных о проделанной работе и ее итогах.

Согласно адресату, записки бывают:

1. Внутренними: затрагивают вопросы, связанные с неприятными ситуациями на производстве.
2. Внешними: предназначены для вышестоящих инстанций.

Законодательные основы

По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах. Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.

По общероссийскому классификатору управленческой документации имеет номер 0286041.

Специфика и функции

Докладная — документ, предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.

Содержание призывает к действиям в зависимости от целей, а также информации и рекомендаций, указанных в ней.

Докладная записка отличается от служебной предназначением. Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям. Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.

Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию — передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:

• решить сложившиеся производственные, административные либо хозяйственные трудности;
• усовершенствовать рекомендации, связанные с улучшением производственного процесса;
• донести до руководителя идеи, в соответствии с принятым решением, зачастую сотрудник выражает свое несогласие;
• объяснить собственное мнение, если возникает конфликтная ситуация между работниками либо с начальником соответствующего подразделения;
• регулярно предоставлять отчеты о деятельности предприятия;
• пожаловаться на сотрудника, невыполняющего указания руководящего лица;
• разобраться с неправомерным делегированием обязательств;
• поставить в известность руководителя по поводу нарушения дисциплины служащими при выполнении трудовых обязанностей и рабочего распорядка;
• предоставить сведения, касающиеся происшествий, повлиявших на возникновение финансовых потерь либо физического вреда;
• изложить благоприятную информацию, требующую реакции руководящего звена.

Классификация и авторство

В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.

Существуют типы, связанных с:

• нарушением рабочего порядка и дисциплины;
• невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
• допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
• рабочими достижениями, достойными награждения.

Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.

Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору. Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.

В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела. Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.

Грамотное составление

В оформлении необходимо соблюдать обязательные требования. Обычно документ состоит из трех самостоятельных частей.

1. События, факты, причины. Раскрытие сути случившегося события.
2. Идеи составителя относительно сложившихся обстоятельств, что он предлагает, какие решения видит.
3. Подведение итогов и рекомендации.

Рекомендации к оформлению с образцами

Докладная записка — официальный и деловой документ, следовательно, ее составляют в соответствии с требованиями, установленными государственным стандартом №6.30-2003 об унифицированных системах документов, включая организационно-распорядительные бумаги.

Оформление внутренней записки заключается в использовании листа формата А4, при этом допускается рукописный или напечатанный текст. Специальный бланк здесь не предусмотрен. Обязательно указать:

• сверху, слева и в углу наименование структурного подразделения, данные составителя;
• справа, сверху и в углу фамилию, имя, отчество, должность адресата;
• название официальной бумаги, с помощью заглавных букв, располагая его в центре листа, иногда оно размещено в левом поле листа, по краю;
• под названием дату, месяц и год подписания, используя арабские цифры;
• короткие сведения о содержании;
• текст из обособленных блоков.

Последняя строчка состоит из подписи составителя, а также расположенных рядом фамилии, инициалов и должности.

Внешней докладной запиской считается исходящая официальная бумага, составленная с помощью фирменного бланка предприятия. Кроме основных сведений, документ содержит:

• наименование, контактную информацию о компании — составителе;
• номер;
• название города, где она была сформирована;
• заголовка, расположенного под названием документа, например, «О нарушении дисциплины».

Требования по остальным элементам — наименования данной бумаги, информации о получателе, текста и подписи составителя – остаются, как и при написании внутренних докладных.

Премирование

Докладная по премированию имеет поощрительное направление, в целях побудить лицо, высшее по должности, наградить сотрудника за выполненные трудовых обязанностей либо прочие заслуги.

В тексте документа составитель отмечает рекомендованный способ награждения служащего, согласно трудовому законодательству либо внутренним документам организации.

Прогул

Документ представляет обвинение по нарушению трудового порядка со своими особенностями по оформлению, ведь он излагает поведение определенного служащего, которому может грозить увольнение из-за отсутствия на месте в рабочие дни.

Для грамотного формирования бумаги важны следующие моменты:

1. К прогулу относится неявка на место выполнения трудовой деятельности более трех часов. Когда сотрудник отсутствует меньше указанного времени, даже на минуты, нарушение не будет считаться прогулом, и работник оправдывает действия в виде объяснительной записки.
2. Чтобы приступить к составлению, получают от провинившегося объяснения в письменной форме либо прочую подтверждающую документацию. Перечисленные бумаги составитель указывает в докладной. В итоге она заканчивается требованиями применить к провинившемуся наказания или просьбой по смягчению.

Кража

Кража при выполнении служебных обязанностей считается непосредственной причиной для прекращения сотрудничества с работником. Документ формируется в целях увольнения виновного служащего. Проведение процедуры на законном основании сопровождается:

• получением письменного обращения сотрудника, где он признается в совершении проступка;
• предоставлением необходимой документаций, подтверждающей совершенные действия.

Иногда в деле участвуют органы правоохранительной деятельности, из-за того хищение является серьезным правонарушением.

Нарушение дисциплины

Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании. Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.

Важные моменты в оформлении:

• информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
• извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).

Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.

Невыполнение работником должностных обязанностей

Докладная записка подобного характера позволяет поставить в известность руководителя о невыполнении либо неподобающем осуществлении должностных функций сотрудником, согласно профессиональным обязанностям.

Документ заканчивается просьбой оказать дисциплинарное воздействие на работника. Допустимо применить меры наказания, признавая их обоснованными.

Некорректное поведение сотрудника

В целях предоставления информации руководству, по поводу оскорбительных действий определенного работника по отношению к другому во время выполнения рабочих обязанностей формируется официальная бумага и передается начальнику. Руководство, согласно полученной докладной, предпринимает соответствующие меры относительно наказания виновного в целях исключить подобное поведение в будущем.

Реакции адресата

После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры.

Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной. Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению.

Итоги

Докладная записка позволяет руководителю организации быть в курсе событий, взаимодействовать с рабочим коллективом и поддерживать трудовую дисциплину. От грамотного и точного оформления зависит решение, которое предпринимает глава компании относительно определенного должностного лица.

Отличие от служебной записки представлено на видео.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – это документ, позволяющий сообщить руководству о происшествии на предприятии, неудовлетворительной работе сотрудников, иных событиях. Она обычно содержит не только важную информацию, но и просьбу привлечь нарушителей к ответственности.

Скачать образец докладной записки по ГОСТу (бланк)

Скачать образец докладной на сотрудника, не выполняющего свою работу

Скачать пример жалобы за превышение должностных полномочий

Скачать образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей и за хамское поведение

Скачать пример жалобы на коллегу за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (регулярные опоздания)

Скачать образец служебной записки о невыполнении обязанностей в связи с отсутствием по невыясненным причинам (прогул)

Скачать пример записки об оскорблении на рабочем месте

Что это такое и когда понадобится

В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.

Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:

• прогулы;
• невыполнение обязанностей;
• некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
• превышение полномочий;
• иные ситуации.

Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.

Правила составления

Ни в одном нормативном акте не дается образец, как написать докладную записку на сотрудника. Но в ОКУД есть форма под кодом 0286041 – это докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, которую используют делопроизводители и секретари при оформлении дисциплинарных взысканий. Так что это официальный документ для внутреннего или внешнего использования, и необходимо следовать определенным правилам при его формировании.

При составлении в нем указывают:

• в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
• ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
• основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
• заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.

Поскольку образец, как пишется докладная записка на сотрудника, не утвержден, то нет и требований к тому, писать ее от руки или напечатать. Какой бы вариант вы ни выбрали, соблюдайте общее правило – документ подписывает лично составитель. Остальные нюансы второстепенны.

Прежде чем показать примеры, как написать докладную записку руководителю, напомним про ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий в 2020 требования к оформлению документов. Он добровольный, и следовать его нормам не обязательно. Но в нем есть несколько важных общих правил:

• документ составляют на обычном листе формата А4;
• если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
• наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
• заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
• дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2020 года».

По возможности приложите документы, подтверждающие изложенные факты. Это, например, неверно составленные работником бумаги. Все эти доказательства помогут при проведении служебной проверки и вынесении решения о привлечении нерадивого работника к ответственности.

Примеры

Приведем в пример несколько вариантов, как написать докладную на работника: за неисполнение своих обязанностей, некорректное поведение, превышение полномочий, нарушение трудовой дисциплины.

Пример 1. Работник не выполняет обязанности

		Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от работников отдела маркетинга и рекламы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о невыполнении должностных обязанностей Доводим до вашего сведения, что менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович регулярно нарушает должностную инструкцию: отказывается ездить на встречи с клиентами, не соблюдает сроки сдачи макетов, предоставляет некоторым партнерам неоправданно большие скидки, что в итоге приводит к снижению доходов. В связи с допущенными нарушениями предлагаем объявить Иванову И.И. выговор и лишить премии по результатам работы за 3 квартал 2020 года.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	/Дубровский В.О./
Старший менеджер по работе с клиентами	Васильева	/Васильева А.Р./
Менеджер по рекламе	Фортунов	/Фортунов Г.Е./

Такой вариант практически универсален: он подойдет для жалобы и на учителя, и на уборщицу.

Пример 2. Жалоба на некорректное поведение коллеги

		Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о некорректном поведении сотрудника Настоящим довожу до вашего сведения следующую информацию: в среду, 18.09.2019 г., менеджером по рекламе Ивановым Иваном Ивановичем было допущено некорректное поведение в адрес главного бухгалтера Смирновой Валентины Федоровны. Иванов И.И. сделал нетактичное замечание относительно внешнего вида Смирновой В.Ф., посмеивался над коллегой, довел ее до слез. Отмечу, что это не первое грубое высказывание Иванов И.И. в адрес сотрудников компании, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации. Прошу привлечь Иванова И.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Пример 3. Если сотрудник превысил должностные полномочия

	Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о превышении полномочий Настоящим довожу до вашего сведения, что в среду 18.09.2019 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допустил грубое нарушение – превысил должностные полномочия и подписал контракт на 1 000 000 (один миллион) рублей с компанией «Красота». Представители компании из Северодвинска приезжали в Санкт-Петербург на 1 день, специально чтобы подписать соглашение. Но теперь оно будет недействительным, поскольку его подписал Иванов И.И., не имея на то полномочий. Такие действия Иванова И.И. наносят ущерб имиджу ООО «Пион». В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

В примере в качестве меры наказания предложен выговор, но если превышение полномочий допустило должностное лицо, ответственность может быть и выше – вплоть до увольнения.

Пример 4. Работник регулярно опаздывает

	Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины (регулярные опоздания) Настоящим довожу до сведения руководства, что с 02.09.2019 г. по 19.09.2019 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допускал грубое нарушение трудовой дисциплины. Он регулярно опаздывает на свое рабочее место после обеденного перерыва на 1,5 часа. Такие опоздания мешают ему выполнять должностные обязанности и нарушают трудовую дисциплину в коллективе. Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своих опозданий Иванов И.И. представлять отказался. В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Пример 5. Человек прогуливает работу

	Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины (прогуле) Настоящим довожу до сведения руководства, что в среду, 18.09.2019 г., менеджером по рекламе Ивановым Иваном Ивановичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, он не возвратился на свое рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Иванов И.И. в течение последующих двух дней не предоставил. В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Пример 6. Сотрудник жалуется на оскорбление со стороны коллеги

		Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА об оскорблении Настоящим довожу до вашего сведения, что в среду 18.09.2019 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допустил грубое нарушение трудовой дисциплины и этических правил. Во время совещания Иванов И.И. несколько раз оскорбил меня в присутствии коллег, использовал нецензурную лексику (ругался матом), критиковал мои управленческие навыки. Прошу принять меры в отношении Иванова И.И.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Напомним, что за унижение чести и достоинства введена административная ответственность по ст. 5.61 КоАП РФ. Поэтому если вас оскорбили, обращайтесь в правоохранительные органы и суд.