Должностные инструкции что с ними делать

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Задачи должностной инструкции

По закону работодатель не обязан внедрять этот норматив, однако должностная инструкция выполняет важную задачу. Она помогает определить обязанности каждого сотрудника и найти виновных в случае инцидентов.

Также должностные инструкции позволяют создать иерархию в коллективе. Это эффективный подход, который выстраивает субординацию между сотрудниками и объединяет их для достижения общих целей.

Среди других преимуществ внедрения должностных инструкций:

• контроль рабочих функций и корректное распределение задач в коллективе;
• эффективное взаимодействие сотрудников на разных уровнях субординации;
• оценка достижений работника и его соответствие уровню занимаемой должности.

Должностная инструкция — это защита сотрудника от обвинений в недобросовестном выполнении работы. Организация, в свою очередь, также может нуждаться в зафиксированном регламенте выполнения задач, где может быть прописано все: от минимума активных часов до сайтов, посещение которых запрещено.

Современные IT-решения покажут объективную картину работы сотрудника. Например, ИНСАЙДЕР — система мониторинга персонала, которая отображает активность каждого подчиненного и фиксирует, чем именно занимался специалист в определенный момент и как долго он выполнял ту или иную задачу.

Внедрение программы делает контроль сотрудников максимально непредвзятым — полученную с ее помощью информацию нельзя оспорить. Решение несет пользу и для подчиненного: фиксирование его действий в рабочее время станет весомым доводом при необоснованных обвинениях в конфликтной ситуации.

Что включает должностная инструкция

В стандартный документ входят следующие разделы:

1. «Общие положения». Включает данные о сфере деятельности сотрудника, порядок его назначения на должность и снятия с нее, условия замещения на время его отпуска и других отсутствий. Сюда же относятся квалификационные требования и правила субординации.

2. «Функции». Описывает ключевые направления деятельности работника.

3. «Основные обязанности» и «Права». Сюда входит перечень задач и права сотрудника, которые обозначают сферу, где он может самостоятельно принимать решения. 

4. «Ответственность». Включает санкции, которые реализуются в случае недобросовестного исполнения обязанностей.

5. «Взаимоотношения. Связи по должности». Это перечень людей, с которыми сотрудник взаимодействует по работе, а также порядок согласования и подписания внутренних документов.

Порядок разработки должностных инструкций

Как правило, составлением документа занимаются юристы, руководители отделов или их заместители, иногда HR. Инструкция хранится в трех экземплярах — у начальника, в отделе кадров и у самого сотрудника.

Согласно Письму Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом — локальным нормативным актом организации. При приеме на работу сотрудника необходимо ознакомить с инструкцией до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ).

Преимущества для сотрудника

Основная ценность документа для подчиненного — аргумент в случае судебных разбирательств и обвинений со стороны работодателя. Должностная инструкция позволит опровергнуть факт неисполнения служебных обязанностей.

Помимо этого, четкие инструкции позволяют избегать конфликтов на почве разграничения зон ответственности или несправедливого распределения нагрузки в коллективе. Некоторые компании включают полный перечень задач в трудовой договор, но это делает его слишком громоздким. Оптимальный вариант — прописать в договоре обязанности в общих чертах, а подробный список вынести в должностную инструкцию.

Виды должностных инструкций

Закон не предписывает требования к содержанию должностных инструкций, но их можно разделить на две группы: индивидуальные и типовые. Индивидуальные составляются для сотрудников в одной должности, но с разными обязанностями. Типовые — когда работники на одной позиции занимаются одинаковыми задачами.

Чтобы должностная инструкция имела юридическую силу, она должна быть подписана обеими сторонами — работодателем и сотрудником. В противном случае документ не будет считаться официальным.

Важно отметить, что должностная инструкция не может быть разработана для специалиста, который работает по договору ГПХ. Иначе договор будет переквалифицирован в трудовой, а компании придется выплатить штраф 50–100 тысяч рублей.

Разработка и подписание должностных инструкций — обязательное условие для государственных служащих, работников местных муниципалитетов и ведомств, а также военных.

Подведем итог

Должностная инструкция — это важный корпоративный документ, который помогает определить обязанности каждого сотрудника, оценить его достижения и выстроить субординацию в коллективе. Но, помимо выгоды для работодателя, подобный регламент является гарантией защиты подчиненного в случае необоснованных обвинений по вопросам, связанным с трудовой деятельностью.