Вопрос об открытии вакансии заместителя руководителя отдела продаж (ОП) актуализируется с ростом масштабов предприятия. Потребность в таком работнике возникает при расширении подразделения, увеличении количества менеджеров по продажам. Для дальнейшего эффективного исполнения обязанностей руководитель передает часть должностных полномочий другому представителю руководящего состава подразделения. Планируете расширение или реструктуризацию отдела сбыта? Расскажем, какие обязанности включает в себя должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж.
Заместитель руководителя отдела продаж: информация о должности
Заместитель начальника отдела продаж – это управленческая должность. Лицо, являющееся правой рукой руководителя подразделения, не должно уступать ему по компетенциям, знаниям, навыкам, умениям. В зависимости от масштабов организации у начальника ОП может быть один либо несколько заместителей по отдельным вопросам. Это целесообразно, так как отдел продаж – одно из ключевых подразделений любой организации. Продуктивность его сотрудников влияет на рост клиентской базы, востребованность услуг, прибыль компании. В зависимости от функционала и направлений деятельности отдела продаж могут наниматься заместители руководителя по общим вопросам, маркетингу, работе с клиентами, прямым, розничным, оптовым продажам.
Заместитель руководителя ОП находится в прямом подчинении у начальника подразделения и директора предприятия. В его полномочия входит и управление сотрудниками отдела сбыта. Он координирует работу отдельных бюро либо управляет деятельностью всего подразделения. Интересная, ответственная и перспективная должность подходит активным, амбициозным, стрессоустойчивым и коммуникабельным личностям. При наличии личного заместителя руководитель отдела освобождается от части рутинной работы, посвящая себя проектной деятельности. Ответственность за результаты выполнения текущих обязанностей возлагается на заместителя. Последний взаимодействует с сотрудниками подразделения, решает вопросы с клиентами.
Человек на таком поприще включается в кадровый резерв на должность начальника ОП компании. Он же может быть кандидатом на вакантную должность руководителя службы маркетинга. Целесообразны материальные вложения в обучение такого сотрудника. Развив в нём высокий уровень лояльности к предприятию, управленец взрастит талантливого лидера, обладающего навыками продаж, коммуникаций с клиентами и управления персоналом.
Заместитель руководителя отдела продаж: должностные обязанности
Рабочий график сотрудника на такой должности насыщен выполнением разноплановых обязанностей. Должностная инструкция заместителя руководителя отдела продаж подразумевает ответственность работника за выполнение следующих задач:
- участие в определении общей концепции и целей развития компании;
- составление планов продаж на различные периоды (неделя, месяц, квартал, год);
- контроль сбыта производимой продукции;
- прогнозирование уровней продаж в соответствии с тенденциями на рынке на разные временные периоды;
- анализ выполнения планов продаж;
- руководство и координирование деятельности сотрудников отдела продаж;
- контроль за выполнением подчиненными индивидуальных планов по сбыту;
- участие в переговорах с партнерами, клиентами;
- разработка мероприятий по увеличению продаж;
- участие в продвижении производимой продукции;
- разработка мер эффективного взаимодействия с покупателями;
- участие в разработке и внедрении регламентов и стандартов функционирования ОП;
- выполнение поручений руководителя отдела продаж, директора компании;
- участие в проектной работе подразделения;
- участие в разработке рекламной стратегии предприятия;
- подготовка и реализация обучающих мероприятий для персонала ОП;
- контроль соблюдения скидочной и ценовой политики компании;
- расширение клиентской базы, обеспечение высокого уровня продаж;
- участие в распределении денежных ресурсов подразделения;
- анализ деятельности партнеров, конкурентов компании;
- подготовка документации, аналитических справок для начальника отдела продаж, руководителя предприятия, других подразделений.
В круг должностных обязанностей заместителя руководителя ОП входит и административная работа. В период отсутствия непосредственного начальника на рабочем месте такой работник представляет подразделение на совещаниях, своевременно предоставляя отчеты о работе отдела.
Отбор заместителя руководителя отдела продаж: необходимые личностные качества
Рутинная деятельность сотрудника на такой должности сочетает выполнение административной и исполнительской работы. Нерешительным интровертам здесь не место. Успешна на таком поприще будет личность, обладающая следующими качествами:
- коммуникабельность. Общение с другими людьми занимает большую часть рабочего дня заместителя руководителя отдела продаж. Он участвует в переговорах с начальниками других подразделений, партнерами, потенциальными и уже имеющимися клиентами. На такого сотрудника возлагается ответственность и по ведению коммуникаций с персоналом ОП. Именно он будет решать конфликты, сообщать работникам решения вышестоящего руководящего состава. Застенчивая личность будет неэффективна в реализации таких обязанностей;
- стрессоустойчивость. Деятельность любого отдела продаж подразумевает высокий уровень стресса. Он увеличивается прямо пропорционально росту масштабов организации. Спрос за недочеты работы сотрудников, невыполнение плана продаж, работа с претензиями недовольных клиентов ложатся на плечи заместителя. Информирование о любых решениях вышестоящего руководства, включая депремирования, сокращения и увольнения, – не самые приятные обязанности. При их исполнении заместитель должен сохранять холодный разум и беспристрастность;
- готовность идти на риск. Работа отдела продаж непредсказуема. При выполнении планов сбыта, запуске новой продукции на рынок представители руководящего состава генерируют и предпринимают нестандартные решения. Они же несут ответственность за их эффективность и целесообразность. На кону – профессионализм, репутация, материальный и временной ресурсы предприятия, а также отношения с потребителями;
- эрудиция. Разработка сценариев взаимодействия с потребителями, проектная работа, решение нестандартных ситуаций требуют от уполномоченного лица высокого интеллекта и находчивости. Эрудит с легкостью будет выходить из самых сложных ситуаций, прикрывая спину непосредственному руководителю и топ-менеджеру;
- умение работать в условиях многозадачности. В рутинной деятельности заместителя начальника ОП нет места прокрастинации и решению одной задачи. Одновременно слушая претензии недовольных клиентов, координируя деятельность подразделений и готовя аналитические справки для вышестоящего руководства, такой сотрудник должен обладать способностью к переключению внимания. Сможете ли вы вовлечься в одновременное выполнение нескольких дел, не переключаясь на отвлекающие факторы? При утвердительном ответе и соответствующих компетенциях должность заместителя отдела руководителя продаж вам подходит;
- лидерские задатки. Успешна на руководящем посту личность, которая не боится вести за собой других и отвечать за результаты работы команды. Да, ответственность заместителя разделяется с непосредственным руководителем. Но не обольщайтесь. Имея заместителя, первыми делегируемыми функциями начальника отдела будут координация и контроль деятельности персонала подразделения;
- исполнительность. Занимая руководящую должность в организации, заместитель любого подразделения всегда остается исполнителем для непосредственного руководителя, топ-менеджера. Вопросы о целесообразности исполнения приказов, выдача личной оценки разных ситуаций без предварительного согласия, саботаж выполнения порученных задач недопустимы и указывают на несоответствие личности заместителя занимаемой должности;
- эмпатия. Любой успешный сотрудник ОП – хороший психолог и эмпат. Тем более важно наличие таких особенностей для представителей руководящего состава подразделения. С их помощью вопросы клиентов, управление подразделением, взаимодействие с партнерами и конкурентами станет проще и продуктивнее;
- аналитический склад ума. Ежедневная деятельность заместителя начальника отдела продаж подразумевает анализ рынка, трендов, деятельности конкурентов, составление планов продаж на будущие периоды. Не имея способностей к анализу, синтезу и планированию, генерируемая им информация внесет хаос в работу отдела и повлечет за собой потерю прибыли;
- креативность. Заместитель начальника ОП участвует в разработке скриптов переговоров с клиентами и отработки возражений, проектной работе. Без изобретательности, креативности и элементарной фантазии специалист не сможет эффективно выполнять такие функции.
В числе других требований к сотруднику на такой должности – умение решать конфликты, стремление к новым знаниям.
Требования к квалификации заместителя руководителя отдела продаж
Эффективен на должности заместителя начальника отдела продаж будет работник с высокой квалификацией и длительным опытом работы в такой сфере. Составляя резюме для соискателей, указывайте следующие требования к квалификации:
- высшее образование. Желаемая специализация – менеджмент, экономика, маркетинг, социология;
- опыт работы в руководящей должности не менее трех лет. Желательно наличие опыта работы менеджером по продажам от трех лет;
- грамотная, чистая, богатая речь. Умение оперировать специфическими терминами;
- широкий кругозор. Владение знаниями из области рыночной экономики, менеджмента, маркетинга, предпринимательства, администрирования, мотивации персонала, налогообложения, делопроизводства;
- знание скриптов, этапов воронки продаж, психологии потребителя. Информированность о порядке ценообразования, коммерческом и гражданском праве;
- осведомленность о методах проведения рекламных кампаний, конъюнктуре рынка;
- навыки перспективного и тактического планирования;
- умение составлять и заключать контракты, договоры;
- опытный пользователь ПК. Знание нормативно-правовых документов страны, в которой осуществляет деятельность организация. Владение основами психологии, корпоративной этики, коучинга. Нередко заместитель начальника ОП выполняет роль наставника для новых сотрудников подразделения. Это определяет требование к наличию у сотрудника умения обучать других, готовности передавать опыт;
- ораторское искусство. Умение устанавливать продуктивные коммуникации с коллегами, подчиненными, клиентами, компаньонами. Способность влиять на других людей, используя вербальные и невербальные инструменты.
В таком специалисте должны быть гармонично переплетены управленческие и исполнительские качества. Только при соблюдении такого условия возможна его профессиональная самореализация, обеспечивающая процветание компании.
Заместитель руководителя отдела продаж: ключевые роли сотрудника
Многоплановая должность подразумевает эффективное выполнение человеком на ней следующих ролевых моделей в организации:
- Лидер. Представитель руководителя ОП для других сотрудников подразделения – мотиватор, идейный вдохновитель, контролер. Он регулирует работу всего отдела либо отдельных его направлений. Именно через такого сотрудника реализуются коммуникации с вышестоящим руководством. Заместитель начальника отдела продаж – репрезентативное лицо исполнительского персонала отдела.
- Продавец. Даже заняв руководящую должность, заместитель начальника ОП продолжает осуществлять деятельность по сбыту продукции. Он не совершает холодных звонков, но взаимодействует с административным персоналом других предприятий, презентуя коммерческие предложения и заключая сделки.
- Наставник. Заместителю делегируются функции по обучению, мотивации, контролю за работой персонала. Сотрудник на такой должности помогает персоналу отдела продаж реализоваться в профессии, преодолевать трудности.
Исполняя должностные обязанности, заместителю руководителя отдела продаж важно не перенять на себя роль рядового исполнителя. Столь опытный сотрудник, наделенный определенными полномочиями, с легкостью будет взаимодействовать с клиентами и заключать сделки. Это демотивирует подчиненных. При таком подходе результаты деятельности всего отдела – заслуга одного сотрудника.
Не лучше будет обстоять ситуация, если заместитель займет роль надсмотрщика, требующего от персонала невозможного. Такие управленцы не способны дать работнику совет, помочь разрешить сложную ситуацию. Они сохраняют свой авторитет в глазах исполнительского персонала только за счет возможности применения системы поощрений и наказаний.
Заместитель руководителя отдела продаж, занимающий свое место, выполняет роль наставника. Он – посредник между административным и исполнительским персоналом. Такой сотрудник легко выполнит работу любого подчиненного на больничном, но без острой необходимости он не вмешивается в процесс.
Основные задачи заместителя руководителя отдела продаж
Заместителя и руководителя отдела продаж объединяет общая профессиональная цель – координация работы подразделения для выполнения плана продаж. Для ее реализации выполняются следующие задачи:
- Организация работы отдела. Выполнение такой задачи подразумевает отбор и назначение сотрудников подразделения, их введение в должность. Заместитель передает в работу текущие задачи подчиненным. Он контролирует и оценивает результаты их выполнения. Сотрудник участвует в разработке должностных инструкций менеджеров ОП. Он создает единые формы отчетов, внедряет нормативные документы.
- Планирование. В полномочиях заместителя начальника отдела продаж – планирование распорядка дня сотрудников отдела, распределение приоритетов выполнения рабочих задач. Он участвует в разработке планов продаж на разные отрезки времени.
- Мотивация. Заместитель предлагает начальнику ОП кандидатов из сотрудников подразделения на премирование, направление на обучение и применение других методов материальной и нематериальной мотивации. Владея большей информацией о продуктивности сотрудников отдела, он же выносит на рассмотрение вопросы о целесообразности применения дисциплинарных взысканий.
- Обучение. Заместитель начальника ОП – коуч для рядового персонала. Он обучает и участвует в адаптации вновь принятых сотрудников, делится опытом. Он участвует в разработке дидактического материала для работников отдела.
- Декомпозиция. Заместитель руководителя отдела продаж ежедневно оценивает результаты работы подразделения. Он структурирует деятельность, перенося или перераспределяя текущие задачи и снимая неактуальные установки. Административное лицо регулярно формирует отчеты о проделанной работе для передачи непосредственному руководителю.
- Контроль. При наличии заместителя начальник подразделения не тратит время на контроль за выполнением поставленных задач перед подчиненными. Такая обязанность совместно с оценкой результатов работ осуществляется заместителем. Он же готовит отчеты о показателях деятельности подразделения за разные периоды на стол начальнику. Последний, используя их, отчитывается перед руководителем организации.
Заместитель руководителя отдела продаж: права и ответственность работника
Эффективное выполнение обязанностей человека на такой должности подразумевает наличие у него достаточных полномочий. В числе ключевых прав заместителя начальника ОП:
- участие в рекрутинге менеджеров по продажам, принятие решения о найме кандидатов в штат;
- разработка инновационных решений, совершенствующих работу подразделения;
- доступ к конфиденциальной информации;
- участие в бюджетировании;
- отбор и выдвижение кандидатур из сотрудников отдела на награждение, повышение в должности;
- разработка поручений для персонала отдела продаж;
- запрос отчетов и аналитических справок от сотрудников других подразделений, если такая информация необходима для продуктивной работы отдела продаж.
Заместитель начальника ОП не имеет права разглашать конфиденциальную информацию, нерационально распределять средства из бюджета. Такой сотрудник действует строго в интересах организации, в которой он трудится. При нарушении таких условий работник может быть уволен по соответствующей статье, привлечен к административной, уголовной ответственности.
Наем заместителя руководителя отдела продаж: поиск талантливого сотрудника
Рекрутинг соискателя на руководящую должность – сложный процесс, который требует временных и финансовых вложений. Учтя следующие рекомендации, вы найдете талантливого сотрудника, который обладает необходимыми компетенциями:
- используйте все популярные каналы поиска сотрудников. В их числе – сайты вакансий, объявления в печатных изданиях и СМИ, общественных местах. Учитывайте все тонкости в разработке профиля кандидата на должность. Среди них – образование, необходимый опыт работы, личностные и профессиональные качества;
- рассматривайте кандидатов с опытом работы в руководящей либо экспертной должности в сфере продаж. Возможно, идеальный сотрудник для вашей организации найдется среди бывших предпринимателей, руководителей отдела маркетинга, закупок;
- ищите специалиста в тематических сообществах социальных сетей, на форумах, выставках. Возможно, заинтересовавшие вас кандидаты не находятся в активном поиске работы, но вы можете им сделать привлекательное предложение. Сообщайте партнерам и друзьям об открытой вакансии на вашем предприятии. Желаете получить в свою команду эксперта из конкурентного предприятия? Хэдхантинг – хоть и сомнительный, но эффективный инструмент. Главное, предложите специалисту внушительный гонорар и привлекательные условия работы;
- не делегируйте процесс отбора заместителя начальнику ОП. Примите участие в рекрутинге. Изучайте резюме, участвуйте в собеседованиях с самыми интересными соискателями;
- не пренебрегайте испытательным сроком. Каким бы талантливым ни был специалист в описании резюме, его продуктивность может быть оценена только на практике. Оптимальный испытательный срок для сотрудника на руководящей должности – шесть месяцев. Если он никак себя не зарекомендовал, управленец легко распрощается с работником, избежав возможных судебных прений.
Мотивация и карьерный рост заместителя руководителя отдела продаж
Наличие штатной единицы заместителя руководителя отдела продаж – прерогатива больших корпораций. В малых компаниях функциональные обязанности такой должности сконцентрированы в руках начальника отдела либо самого управленца. Заработная плата такого сотрудника складывается из оклада и премии. Размер последней зависит от выполненного плана продаж. В провинциях нижний предел заработка такого сотрудника – 60 тысяч рублей. В столице заместитель руководителя ОП получает от 100 тысяч рублей.
Такую должность обычно занимают амбициозные, интеллектуальные и креативные личности. Применение к ним методов нематериальной мотивации обеспечивает рост лояльности к компании и развитие профессиональных качеств. Лучшие методы нематериальной мотивации для такого работника – периодическое направление на обучение, тренинги, конференции, делегирование полномочий, участие в наставничестве. Задачей-вызовом для заместителя руководителя отдела продаж станет поручение подготовки личного проекта.
Заместитель начальника ОП всегда включается в резерв на вышестоящую клетку. Должность подразумевает широкие перспективы для карьерного роста. Работник, занимающий ее, рассматривается не только в качестве кандидата на должность начальника отдела продаж. Имея соответствующий опыт и высокие компетенции, в будущем его кандидатура может претендовать на должность руководителя отделов маркетинга, развития.
На вашем предприятии планируется расширение отдела продаж? Это свидетельствует о том, что бизнес процветает, а продукция пользуется спросом у покупателей. Приведенная информация о должностной инструкции заместителя руководителя отдела продаж будет полезна в разработке новых документов, регламентирующих деятельность такого подразделения.
Должностные инструкции руководителей и заместителей руководителей в сфере продаж, торговли, закупок предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
Должностные инструкции содержат конкретный перечень должностных обязанностей руководителей и заместителей руководителей в сфере продаж, торговли, закупок, с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников. При необходимости должностные обязанности, включенные в должностные инструкции определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
Должностные инструкции для каждой должности имеют три основных раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».
В разделе «Должностные обязанности» содержится перечень основных трудовых функций, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию по должностям служащих.
В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и иных нормативных правовых актов, положений, инструкций и других документов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе «Требования к квалификации» определены необходимые для выполнения должностных обязанностей уровень профессиональной подготовки работника, удостоверяемый документами об образовании, а также требования к стажу работы.
В целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей должностной инструкцией. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации.
Должностное наименование «старший» применяется при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность «старшего» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и компетентностью, выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
Должностная инструкция руководителя отдела продаж очерчивает перечень полномочий и обязанностей сотрудника внутри структуры организации. В инструкции прописываются основные аспекты трудовых взаимоотношений с руководством, подчиненными и контрагентами. Именно поэтому обозначенный документ входит в число рекомендуемой кадровой документации предприятия.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции руководителя отдела продаж .doc
Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж
1. Основные положения
- Руководителя отдела продаж назначает на должность и освобождает от неё директор организации.
- Руководитель отдела продаж находится в прямом подчинении директора организации.
- Во время отсутствия руководителя отдела продаж его функции временно возлагаются на уполномоченного заместителя.
Кандидат на эту позицию должен соответствовать следующим квалификационным стандартам:
- законченное экономическое образование;
- опыт работы в сфере продаж от 3 лет.
От руководителя отдела продаж требуется понимание следующих аспектов:
- законодательные нормы и инструкции, применяющиеся в соответствующих коммерческих операциях.
- принципы организации документооборота по торговым операциям;
- основы ценообразования на продаваемые товары;
- принципы складирования и доставки товаров;
- основы современного маркетинга;
- принципы проведения деловых переговоров;
- основные финансовые коэффициенты и показатели;
- нормы взаимоотношений с контрагентами по случаям с некачественной продукцией и другими проблемными моментами;
- товарная номенклатура реализуемой продукции;
- особенности и специфика конкретных продаваемых товаров;
- основы предоставления скидок покупателям;
- работа с подчиненными по выполнению планов продаж;
- планирование и прогнозирование показателей продаж;
- основы отношений с покупателями и поставщиками организации.
В своей деятельности руководитель отдела продаж действует на основании:
- соответствующих законов РФ;
- внутренних документов организации;
- разделов данной инструкции.
2. Функции
Руководителя отдела продаж отвечает за:
- Организацию продаж соответствующей продукции.
- Разработку планов и прогнозов по соответствующим товарным группам.
- Организацию эффективного рабочего процесса подчиненных работников.
- Организацию корректного документооборота в своей сфере ответственности.
- Построение оптимальных отношений с поставщиками и покупателями.
- Отслеживание перспективных покупателей и альтернатив по поставщикам.
- Предоставление требуемой топ-менеджментом организации информации по продажам.
- Взаимодействие с отделом закупок и другими подразделениями по вопросам реализации.
- Отслеживание основных рыночных тенденций по конкурентам, покупателям, поставщикам и самим товарам, для информирования о них руководителей организации.
- Проведение аудиторских мероприятий в сфере своей ответственности.
- Подбор кадров в своем отделе.
- Посещение сотрудниками курсов и тренингов, способствующих развитию профессионального мастерства.
3. Ответственность
Руководитель отдела продаж может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За ущерб, возникший вследствие своих непрофессиональных действий — в соответствии с трудовым законодательством.
- За передачу третьим лицам конфиденциальной информации — в пределах, закрепленных в нормативных актах и правилах организации.
- За допущенные на рабочем месте нарушения законодательства — в соответствии с нормами соответствующих разделов законодательства.
4. Права
Руководитель отдела продаж обладает правами:
- Поощрять подчиненных, увольнять их и согласовывать наём новых сотрудников в свой отдел.
- Требовать от подчиненных выполнения планов по продажам.
- Отслеживать соблюдение подчиненными внутренних правил организации и общепринятых деловых норм.
- Подписывать коммерческие документы, относящиеся к сфере продаж.
- Представлять организацию во время деловых переговоров с контрагентами.
- Требовать от сотрудников организации оказания содействия в вопросах относящихся к продажам.
- Участвовать в совещаниях топ-менеджмента по обсуждению экономических вопросов.
5. Служебные связи
Руководитель отдела продаж взаимодействует:
- С начальником отдела закупок — по вопросам своевременных поставок требуемых товаров.
- С начальником службы безопасности — по вопросам проверки покупателей и других контрагентов.
- С финансовым директором — по вопросам своевременной оплаты, а также по проблеме задолженности организации и её контрагентов.
- С начальником кадровой службы — по вопросу подбора новых сотрудников.
- С директором организации — по вопросам планирования продаж, премирования сотрудников и других аспектов деятельности.
Для чего нужна инструкция?
Документ используется для систематизации основ рабочих взаимоотношений руководителя с его подчиненными и кадровым составом предприятия.
Для директора организации разделы инструкции позволяют определить, что именно он ждет от подчиненного. А начальник отдела продаж использует содержание инструкции для руководства своим подразделением и общением с другим сотрудниками компании. Как результат — снижается вероятность конфликтов и растет эффективность совместной работы.
Дополнительно инструкция входит в число внутренних документов компании, применяющихся в ходе возможных трудовых и юридических разбирательств.
Принципы составления должностной инструкции
Работодатель может составить инструкцию в произвольной форме, так как её форма до сих пор не утверждена законодательством. Но на практике применяют определенные шаблоны составления документа.
Форма инструкции складывается из следующих разделов:
- Основной раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К этим стандартным разделам могут быть добавлены и дополнительные, что особенно актуально для крупных компаний. Эти компании могут отдельно прописывать какие-то важные аспекты деятельности руководителя отдела продаж. Так, можно отдельно прописать принципы оценки работы сотрудника или условия его работы.
Основные положения
Начальный раздел используется для перечисления навыков, владения которыми требуют от кандидата на должность. Здесь же дается и перечень квалификационных требований. К этому обычно добавляют порядок подчинения, процедуру временной замены и перечь оснований, которыми должен в работе руководствоваться сотрудник.
Для руководителя отдела продаж целесообразно установить такие требования по квалификации, которые не помешают выполнению его главной функции: организации роста сбыта. Далеко не всегда для этой позиции требуется высшее образование или иностранный язык.
Функции
Ключевой раздел, в котором должны быть ясно описаны именно те функции, которые должен выполнять начальник по сбыту. Помимо осуществления продаж, за ним закрепляют довольно много сопутствующих обязанностей: от составления аналитики по продажам до контроля за документооборотом по совершаемым сделкам. Для работодателя нужно не увлекаться наваливанием на руководителя продаж разных второстепенных функций, чтобы не помешать его основной деятельности.
Ответственность
В данном разделе даётся перечень оснований, по которым может привлекаться к ответственности сотрудник. Для начальника по продажам важно отдельно упомянуть ответственность за разглашение конфиденциальной информации.
Конкретные меры взыскания в данном разделе не указываются — они определяются в ходе юридических разбирательств.
Права
В разделе дается стандартный перечень прав топ-менеджера. Иногда права руководителя могут отличаться в зависимости от размеров компании, её отраслевой принадлежности, взаимодействий с иностранными контрагентами и других моментов.
Служебные связи
В разделе описаны основные моменты взаимодействия начальника отдела продаж внутри организации. Этот пункт добавляют обычно в крупных фирмах, со множеством разных отделов. Корректно прописанные пункты раздела позволяют избежать возможных конфликтов между руководителями разных подразделений.
После окончания процессов согласования инструкции, она должна быть распечатана в единственном экземпляре. Для печати обычно используют фирменный бланк. Для вступления в силу инструкция должна быть заверена подписями соответствующих сотрудников организации. Обычно её подписывают директор, сам сотрудник, для которого и составляют инструкцию, а также ответственные лица, с которыми согласовывалось данное назначение. Печать организации ставить не требуется.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 сентября 2020 г. № 679н «Об утверждении профессионального стандарта «Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности руководителя отдела продаж: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.3. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1.5. Во время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности возлагаются на других специалистов, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) и стаж работы в сфере продаж не менее одного года. Рекомендуется дополнительное образование в области менеджмента, продаж продуктов компании.
1.7. Руководитель отдела продаж должен знать:
• основные технические характеристики, преимущества и недостатки продукции мировых и российских производителей, аналогичной продукции компании;
• международный опыт наиболее успешных продаж продуктов и услуг, аналогичных продукции компании;
• правила и порядок составления аналитических отчетов в соответствии с действующими правилами организации;
• основы методов анализа и прогнозирования продаж;
• основы маркетинга;
• основы менеджмента продаж;
• основы делопроизводства;
• методы и инструменты поиска информации;
• существующие информационные системы планирования продаж;
• совокупность формальных и неформальных плановых показателей объемов продаж;
• критерии оценки объемов продаж;
• основы бухгалтерии;
• отраслевые и локальные нормативные правовые акты, действующие в организации;
• способы поиска информации по продажам продукции компании и ее аналогов;
• менеджмент организации;
• правила подготовки и проведения презентации, в том числе с использованием информационных технологий;
• основы наставничества для руководителей среднего звена коммерческих организаций;
• основы инфокоммуникационных технологий;
• методы поддержки и мотивации сотрудников, занимающихся продажами;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• основы деловой этики;
• правила и метода ведения переговоров, в том числе с руководителями компаний;
• методы управления персоналом.
1.8. Руководитель отдела продаж должен уметь:
• применять систему управления ресурсами организации для анализа продаж продуктов и услуг компании;
• составлять аналитические отчеты реализации прогнозных показателей по продажам продуктов и услуг компании;
• собирать и обрабатывать информацию о современных конкурентных продуктах и услугах;
• планировать показатели продаж продуктов и услуг компании;
• анализировать информацию о плановых показателях отдела продаж продуктов и услуг компании;
• планировать продажи с учетом реальных возможностей организации, существующих и перспективных каналов сбыта;
• оптимизировать имеющиеся и развивать новые каналы сбыта продукции компании;.
• объективно оценивать выполнение плановых показателей продаж;
• применять системы управления ресурсами компании для планирования продаж;
• применять систему управления взаимоотношениями с клиентами для поиска информации по продажам продуктов и услуг компании;
• применять систему управления ресурсами организации для поиска информации по продажам продуктов и услуг компании;
• выбирать наиболее удачные примеры продаж и подготавливать и проводить презентации о примерах успешных продаж продуктов и услуг компании;
• руководить группой сотрудников, занимающихся продажами продуктов и услуг компании;
• распределять задачи между сотрудниками, занимающимися продажами продуктов и услуг компании;
• ставить сотрудникам отдела продаж индивидуальные цели, связанные с показателями продаж, и контролировать их выполнение;
• определять цели и приоритеты поставленных персоналу задач;
• систематизировать контроль выполнения поставленных задач;
• обеспечивать мотивацию персонала, занимающегося продажами продуктов и услуг компании;
• проводить переговоры с потенциальными клиентами компании;
• организовывать разработку сценариев взаимодействия с клиентами компании;
• организовывать разработку стандартов и регламентов работы отдела продаж.
1.9. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности по оперативному управлению отделом продаж:
2.1. составление и контроль выполнения плана продаж, анализ продаж;
2.2. оптимизация и развитие каналов сбыта;
2.3. организация эффективной работы менеджеров по продажам, контроль индивидуальных показателей продаж;
2.4. разработка сценариев взаимодействия с покупателями, стандартов и регламентов работы;
2.5. планирование программ продвижения продуктов и услуг, планирование мероприятий по стимулированию спроса;
2.6. проведение переговоров с потенциальными партнерами.
III. Права руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Запрашивать у коммерческого директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у коммерческого директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Устанавливать должностные обязанности подчиненных ему сотрудников, давать им обязательные к исполнению задания.
3.5. Участвовать в подборе кадров, осуществляющих продажи продуктов и услуг компании.
3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.7. Информировать коммерческого директора о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.8. Разрабатывать и вносить на рассмотрение коммерческого директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по организации продаж продуктов и услуг компании.
3.9. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации.
3.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Руководитель отдела продаж работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством коммерческого директора планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет коммерческому директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от коммерческого директора нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения коммерческого директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими сотрудниками компании в целях повышения уровня продаж.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов компании во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела продаж»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела продаж бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела продаж
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ПРОДАЖ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела продаж _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность начальника отдела продаж назначается лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы по данной должности не
менее ______________ лет.
1.3. Начальник отдела продаж принимается и увольняется с должности
приказом _______________________________________________________________.
(должность руководителя организации)
1.4. Начальник отдела продаж должен знать:
— нормативные и законодательные акты, которые регламентируют ведение
коммерческой и предпринимательской деятельности;
-конъюнктуру рынка и его особенности в
соответствующей местности, основы рыночной экономики;
— основы менеджмента, маркетинга, налогообложения, делопроизводства, рекламы;
— новейшие концепции маркетинга, методы проведения рекламных кампаний, основные методы и принципы прогнозирования, правила, структуры и принципы продаж и стратегического планирования;
— условия хранения и транспортировки, характеристики реализуемой продукции;
— этику делового общения и основы управления персоналом;
— правила разработки контрактов, договоров, бизнес-планов, соглашений и других необходимых документов, которые касаются выполняемой им работы;
— методы, принципы и стратегии управления персоналом;
— правила эксплуатации офисной техники.
1.5. Профессиональные важные качества: ____________________________.
(перечислить качества)
1.6. В период отсутствия начальника отдела продаж, его обязанности
Возлагаются на ______________________________________________________________.
(должность, Ф.И.О.)
2. Должностные обязанности работника
На начальника отдела продаж возлагаются следующие должностные
обязанности:
2.1. Осуществление организации сбыта продукции организации.
2.2. Разработка и предоставление планов продаж для утверждения их
руководителем организации.
2.3. Составление итоговых отчетов по продажам, ведение
рабочей и отчетной документации.
2.4. Разработка стратегий для отдела продаж.
2.5. Внедрение новейших программ мотивации сотрудников.
2.6. Проведение переговоров с клиентами компании.
2.7. Координация и организация работы отдела продаж.
2.8. Содействие развитию партнерских отношений с
клиентами на долгий срок.
2.9. Систематизация и анализ клиентской базы компании, данных продаж, изменений рыночной конъюнктуры и эффективности рекламных стратегий организации.
2.10. Распределение заявок и клиентов среди менеджеров отдела
продаж.
2.11. Заключение договоров на реализацию продукции.
2.12. Обеспечение безопасных условий труда для подчиненных сотрудников.
2.13. Организация повышения квалификации менеджеров отдела и их обучения.
2.14. Осуществление отбора менеджеров в отдел продаж, а также контроля:
— за квалификацией сотрудников отдела;
— за своевременностью отгрузки товаров;
— за состоянием платежей в отделе продаж;
— за выполнением планов продаж и других установленных показателей;
— за правильностью заключения договоров менеджерами отдела;
— за выполнением обязательств по договорам;
— за исполнением сотрудниками отдела продаж технологии процесса
продаж и других локальных актов компании.
3. Права работника
Начальник отдела продаж имеет право:
3.1. Вносить предложения по усовершенствованию работ отдела
Руководителю организации, а также по премированию
персонала в случае выполнения или перевыполнения плана продаж.
3.2. На получение информации необходимой для решения поставленных отделу продаж задач.
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, сообщать своему руководителю обо всех нарушениях в процессе работы и вносить свои предложения по их устранению, а также по приему, увольнению или перемещению
сотрудников отдела продаж.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в осуществлении своих прав и исполнении своих профессиональных обязанностей.
3.5. На все предусмотренные законодательством соц. гарантии и другие права.
4. Ответственность работника
Начальник отдела продаж несет ответственность:
4.1. За недолжное исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю, за правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных действующим административным,
гражданским, уголовным законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция заместителя начальника отдела
Общие положения
1.1. Заместитель начальника отдела относится к категории руководителей.
1.2. На должность заместителя начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. Назначение на должность заместителя начальника отдела и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия (учреждения) по представлению начальника соответствующего отдела.
1.4. Заместитель начальника отдела должен знать:
— основы экономики, организации труда и управления;
— законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
— положение об отделе;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Заместитель начальника отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.
1.6. Во время отсутствия заместителя начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности
Заместитель начальника отдела:
2.1. Непосредственно и постоянно исполняет часть функциональных обязанностей, делегируемых ему начальником отдела, последний контролирует их качественное и своевременное выполнение.
2.2. На время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь) исполняет его обязанности в полном объеме и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
2.3. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя отдела.
2.4. (Заполнить).
Права
Заместитель начальника отдела имеет право:
3.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы своего отдела.
3.4. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела о всех недостатках, выявленных в работе отдела, и вносить предложения по их устранению.
3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
3.6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководства предприятия (учреждения) и начальника отдела оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Заместитель начальника отдела несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция заместителя начальника отдела
Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!
Общий каталог описания должностей тут: Список типовых должностей!
Должностная инструкция руководителя отдела продаж очерчивает перечень полномочий и обязанностей сотрудника внутри структуры организации. В инструкции прописываются основные аспекты трудовых взаимоотношений с руководством, подчиненными и контрагентами. Именно поэтому обозначенный документ входит в число рекомендуемой кадровой документации предприятия.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции руководителя отдела продаж .doc
Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж
1. Основные положения
- Руководителя отдела продаж назначает на должность и освобождает от неё директор организации.
- Руководитель отдела продаж находится в прямом подчинении директора организации.
- Во время отсутствия руководителя отдела продаж его функции временно возлагаются на уполномоченного заместителя.
Кандидат на эту позицию должен соответствовать следующим квалификационным стандартам:
- законченное экономическое образование;
- опыт работы в сфере продаж от 3 лет.
От руководителя отдела продаж требуется понимание следующих аспектов:
- законодательные нормы и инструкции, применяющиеся в соответствующих коммерческих операциях.
- принципы организации документооборота по торговым операциям;
- основы ценообразования на продаваемые товары;
- принципы складирования и доставки товаров;
- основы современного маркетинга;
- принципы проведения деловых переговоров;
- основные финансовые коэффициенты и показатели;
- нормы взаимоотношений с контрагентами по случаям с некачественной продукцией и другими проблемными моментами;
- товарная номенклатура реализуемой продукции;
- особенности и специфика конкретных продаваемых товаров;
- основы предоставления скидок покупателям;
- работа с подчиненными по выполнению планов продаж;
- планирование и прогнозирование показателей продаж;
- основы отношений с покупателями и поставщиками организации.
В своей деятельности руководитель отдела продаж действует на основании:
- соответствующих законов РФ;
- внутренних документов организации;
- разделов данной инструкции.
2. Функции
Руководителя отдела продаж отвечает за:
- Организацию продаж соответствующей продукции.
- Разработку планов и прогнозов по соответствующим товарным группам.
- Организацию эффективного рабочего процесса подчиненных работников.
- Организацию корректного документооборота в своей сфере ответственности.
- Построение оптимальных отношений с поставщиками и покупателями.
- Отслеживание перспективных покупателей и альтернатив по поставщикам.
- Предоставление требуемой топ-менеджментом организации информации по продажам.
- Взаимодействие с отделом закупок и другими подразделениями по вопросам реализации.
- Отслеживание основных рыночных тенденций по конкурентам, покупателям, поставщикам и самим товарам, для информирования о них руководителей организации.
- Проведение аудиторских мероприятий в сфере своей ответственности.
- Подбор кадров в своем отделе.
- Посещение сотрудниками курсов и тренингов, способствующих развитию профессионального мастерства.
3. Ответственность
Руководитель отдела продаж может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За ущерб, возникший вследствие своих непрофессиональных действий — в соответствии с трудовым законодательством.
- За передачу третьим лицам конфиденциальной информации — в пределах, закрепленных в нормативных актах и правилах организации.
- За допущенные на рабочем месте нарушения законодательства — в соответствии с нормами соответствующих разделов законодательства.
4. Права
Руководитель отдела продаж обладает правами:
- Поощрять подчиненных, увольнять их и согласовывать наём новых сотрудников в свой отдел.
- Требовать от подчиненных выполнения планов по продажам.
- Отслеживать соблюдение подчиненными внутренних правил организации и общепринятых деловых норм.
- Подписывать коммерческие документы, относящиеся к сфере продаж.
- Представлять организацию во время деловых переговоров с контрагентами.
- Требовать от сотрудников организации оказания содействия в вопросах относящихся к продажам.
- Участвовать в совещаниях топ-менеджмента по обсуждению экономических вопросов.
5. Служебные связи
Руководитель отдела продаж взаимодействует:
- С начальником отдела закупок — по вопросам своевременных поставок требуемых товаров.
- С начальником службы безопасности — по вопросам проверки покупателей и других контрагентов.
- С финансовым директором — по вопросам своевременной оплаты, а также по проблеме задолженности организации и её контрагентов.
- С начальником кадровой службы — по вопросу подбора новых сотрудников.
- С директором организации — по вопросам планирования продаж, премирования сотрудников и других аспектов деятельности.
Для чего нужна инструкция?
Документ используется для систематизации основ рабочих взаимоотношений руководителя с его подчиненными и кадровым составом предприятия.
Для директора организации разделы инструкции позволяют определить, что именно он ждет от подчиненного. А начальник отдела продаж использует содержание инструкции для руководства своим подразделением и общением с другим сотрудниками компании. Как результат — снижается вероятность конфликтов и растет эффективность совместной работы.
Дополнительно инструкция входит в число внутренних документов компании, применяющихся в ходе возможных трудовых и юридических разбирательств.
Принципы составления должностной инструкции
Работодатель может составить инструкцию в произвольной форме, так как её форма до сих пор не утверждена законодательством. Но на практике применяют определенные шаблоны составления документа.
Форма инструкции складывается из следующих разделов:
- Основной раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К этим стандартным разделам могут быть добавлены и дополнительные, что особенно актуально для крупных компаний. Эти компании могут отдельно прописывать какие-то важные аспекты деятельности руководителя отдела продаж. Так, можно отдельно прописать принципы оценки работы сотрудника или условия его работы.
Основные положения
Начальный раздел используется для перечисления навыков, владения которыми требуют от кандидата на должность. Здесь же дается и перечень квалификационных требований. К этому обычно добавляют порядок подчинения, процедуру временной замены и перечь оснований, которыми должен в работе руководствоваться сотрудник.
Для руководителя отдела продаж целесообразно установить такие требования по квалификации, которые не помешают выполнению его главной функции: организации роста сбыта. Далеко не всегда для этой позиции требуется высшее образование или иностранный язык.
Функции
Ключевой раздел, в котором должны быть ясно описаны именно те функции, которые должен выполнять начальник по сбыту. Помимо осуществления продаж, за ним закрепляют довольно много сопутствующих обязанностей: от составления аналитики по продажам до контроля за документооборотом по совершаемым сделкам. Для работодателя нужно не увлекаться наваливанием на руководителя продаж разных второстепенных функций, чтобы не помешать его основной деятельности.
Ответственность
В данном разделе даётся перечень оснований, по которым может привлекаться к ответственности сотрудник. Для начальника по продажам важно отдельно упомянуть ответственность за разглашение конфиденциальной информации.
Конкретные меры взыскания в данном разделе не указываются — они определяются в ходе юридических разбирательств.
Права
В разделе дается стандартный перечень прав топ-менеджера. Иногда права руководителя могут отличаться в зависимости от размеров компании, её отраслевой принадлежности, взаимодействий с иностранными контрагентами и других моментов.
Служебные связи
В разделе описаны основные моменты взаимодействия начальника отдела продаж внутри организации. Этот пункт добавляют обычно в крупных фирмах, со множеством разных отделов. Корректно прописанные пункты раздела позволяют избежать возможных конфликтов между руководителями разных подразделений.
После окончания процессов согласования инструкции, она должна быть распечатана в единственном экземпляре. Для печати обычно используют фирменный бланк. Для вступления в силу инструкция должна быть заверена подписями соответствующих сотрудников организации. Обычно её подписывают директор, сам сотрудник, для которого и составляют инструкцию, а также ответственные лица, с которыми согласовывалось данное назначение. Печать организации ставить не требуется.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 сентября 2020 г. № 679н «Об утверждении профессионального стандарта «Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности руководителя отдела продаж: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.3. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1.5. Во время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности возлагаются на других специалистов, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) и стаж работы в сфере продаж не менее одного года. Рекомендуется дополнительное образование в области менеджмента, продаж продуктов компании.
1.7. Руководитель отдела продаж должен знать:
• основные технические характеристики, преимущества и недостатки продукции мировых и российских производителей, аналогичной продукции компании;
• международный опыт наиболее успешных продаж продуктов и услуг, аналогичных продукции компании;
• правила и порядок составления аналитических отчетов в соответствии с действующими правилами организации;
• основы методов анализа и прогнозирования продаж;
• основы маркетинга;
• основы менеджмента продаж;
• основы делопроизводства;
• методы и инструменты поиска информации;
• существующие информационные системы планирования продаж;
• совокупность формальных и неформальных плановых показателей объемов продаж;
• критерии оценки объемов продаж;
• основы бухгалтерии;
• отраслевые и локальные нормативные правовые акты, действующие в организации;
• способы поиска информации по продажам продукции компании и ее аналогов;
• менеджмент организации;
• правила подготовки и проведения презентации, в том числе с использованием информационных технологий;
• основы наставничества для руководителей среднего звена коммерческих организаций;
• основы инфокоммуникационных технологий;
• методы поддержки и мотивации сотрудников, занимающихся продажами;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• основы деловой этики;
• правила и метода ведения переговоров, в том числе с руководителями компаний;
• методы управления персоналом.
1.8. Руководитель отдела продаж должен уметь:
• применять систему управления ресурсами организации для анализа продаж продуктов и услуг компании;
• составлять аналитические отчеты реализации прогнозных показателей по продажам продуктов и услуг компании;
• собирать и обрабатывать информацию о современных конкурентных продуктах и услугах;
• планировать показатели продаж продуктов и услуг компании;
• анализировать информацию о плановых показателях отдела продаж продуктов и услуг компании;
• планировать продажи с учетом реальных возможностей организации, существующих и перспективных каналов сбыта;
• оптимизировать имеющиеся и развивать новые каналы сбыта продукции компании;.
• объективно оценивать выполнение плановых показателей продаж;
• применять системы управления ресурсами компании для планирования продаж;
• применять систему управления взаимоотношениями с клиентами для поиска информации по продажам продуктов и услуг компании;
• применять систему управления ресурсами организации для поиска информации по продажам продуктов и услуг компании;
• выбирать наиболее удачные примеры продаж и подготавливать и проводить презентации о примерах успешных продаж продуктов и услуг компании;
• руководить группой сотрудников, занимающихся продажами продуктов и услуг компании;
• распределять задачи между сотрудниками, занимающимися продажами продуктов и услуг компании;
• ставить сотрудникам отдела продаж индивидуальные цели, связанные с показателями продаж, и контролировать их выполнение;
• определять цели и приоритеты поставленных персоналу задач;
• систематизировать контроль выполнения поставленных задач;
• обеспечивать мотивацию персонала, занимающегося продажами продуктов и услуг компании;
• проводить переговоры с потенциальными клиентами компании;
• организовывать разработку сценариев взаимодействия с клиентами компании;
• организовывать разработку стандартов и регламентов работы отдела продаж.
1.9. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности по оперативному управлению отделом продаж:
2.1. составление и контроль выполнения плана продаж, анализ продаж;
2.2. оптимизация и развитие каналов сбыта;
2.3. организация эффективной работы менеджеров по продажам, контроль индивидуальных показателей продаж;
2.4. разработка сценариев взаимодействия с покупателями, стандартов и регламентов работы;
2.5. планирование программ продвижения продуктов и услуг, планирование мероприятий по стимулированию спроса;
2.6. проведение переговоров с потенциальными партнерами.
III. Права руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Запрашивать у коммерческого директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у коммерческого директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Устанавливать должностные обязанности подчиненных ему сотрудников, давать им обязательные к исполнению задания.
3.5. Участвовать в подборе кадров, осуществляющих продажи продуктов и услуг компании.
3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.7. Информировать коммерческого директора о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.8. Разрабатывать и вносить на рассмотрение коммерческого директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по организации продаж продуктов и услуг компании.
3.9. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации.
3.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Руководитель отдела продаж работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством коммерческого директора планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет коммерческому директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от коммерческого директора нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения коммерческого директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими сотрудниками компании в целях повышения уровня продаж.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов компании во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Заместитель директора по продажам и коммерции (далее зам. директора) относится к категории руководителей, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора фирмы.
1.2. На должность зам. директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 3 лет.
1.3. Зам. директора подчиняется непосредственно директору компании.
1.4. В своей деятельности зам. директора руководствуется:
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— Уставом предприятия;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями Директора;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5.Зам. директора должен знать:
-законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность фирмы, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли;
— методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности фирмы;
— профиль, специализацию и особенности структуры фирмы;
— перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и фирмы;
— производственные мощности и кадровые ресурсы фирмы;
— технологию производства продукции фирмы;
— налоговое и экологическое законодательство;
— порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности фирмы;
— рыночные методы хозяйствования и управления фирмы;
— систему экономических индикаторов, позволяющих предприятию определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;
— порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
— конъюнктуру рынка;
— научно-технические достижения и передовой опыт в соответствующей отрасли производств;
— управление экономикой и финансами фирмы;
-организацию производства и труда;
— порядок разработки и заключения отраслевых тарифных соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений;
— трудовое законодательство РФ;
— правила и нормы охраны труда;
— правила делового общения;
— правила и подходы работы с клиентами;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы пожарной безопасности.
1.6. Во время отсутствия зам. директора его обязанности выполняет в установленном порядке начальник отдела оптовых продаж, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных обязанностей.
1.7. Зам. директора по коммерческим вопросам постоянно повышает свой профессиональный уровень.
1.8. Зам. директора по коммерческим вопросам выполняет разовые поручения директора фирмы, связанные с деятельностью компании
1.9. Зам. директора должен быть энергичен и позитивно настроен, обладать коммуникабельностью, способствовать созданию благоприятного делового и морального климата на фирме.
2. ФУНКЦИИ.
На зам. директора возлагаются следующие функции:
2.1. Право подписи ряда документов.
2.2. Организация работы и эффективное взаимодействие всей отделов коммерческого направления: отдела оптовых продаж, отдела розничных продаж, отдела маркетинга и рекламы, отдела складского хозяйства и логистики.
2.3. Повышение рентабельности фирмы.
2.4. Организация разработки установленной отчетности по всему коммерческому направлению фирмы.
2.5. Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно — экономических связей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций зам. директора обязан:
3.1. Подписывать документы.
3.1.1. Согласовывает документы (договоры) на поставку продукции, имеет право подписывать документы, согласно доверенности.
3.1.2. Подписывает следующие документы:
— заявления, приказы;
— приказы по решению оперативных вопросов отделов.
3.2. Организация работы и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений коммерческого направления
3.2.1. Направлять деятельность всех структурных подразделений на развитие и совершенствование продаж с учетом социальных и рыночных приоритетов.
3.2.2. Повышать эффективность работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентноспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
3.2.3. Разрабатывать и согласовывать с директором фирмы планы:
— план продаж на следующий год по оптовому и розничному направлению с разбивкой на кварталы и помесячно (в срок до 10 декабря текущего года);
— план рекламной кампании на год с разбивкой на кварталы и просчитанным бюджетом на рекламную кампанию (в срок до 10 декабря прошлого года);
— план обучения, оценки и аттестации работников коммерческого направления раз в квартал (в срок до 10 числа месяца, предшествующего началу квартала)
3.2.4. Контролировать работу всех структурных подразделений коммерческого направления.
3.2.5. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, применение принципов моральной и материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.
3.2.6. Курировать организацию работы по стимулированию персонала коммерческого направления:
— ежемесячно организовывать подведение итогов по выполнению планов отделов и стимулированию персонала;
— согласовывать приказ на премирование персонала;
— дорабатывать положение по материальному стимулированию персонала коммерческого направления.
3.3. Повышение рентабельности фирмы.
3.3.1. Проводить работы по совершенствованию планирования экономических и финансовых показателей деятельности предприятия, по созданию и улучшению нормативов трудовых затрат, расходования товарно-материальных ценностей и использования производственных мощностей.
3.3.2. Организовывать деятельность структурных подразделений коммерческого направления на основе экономической эффективности, рационального использования и расходования всех видов ресурсов.
3.3.3. Осуществлять контроль за порядком учета поступления и расходования средств, использованием материальных ценностей.
3.3.4. Обеспечивать контроль за ходом соблюдения финансовой дисциплины.
3.3.5. Обеспечивать регулярный рост продаж
3.4. Организация разработки установленной отчетности по коммерческому направлению компании
3.4.1.Готовить отчеты директору фирмы:
— о выполнении плана продаж по оптовому и розничному направлению за месяц (до 5 числа следующего месяца), квартал, год
— о выполнении плана рекламной кампании и затратах на рекламную кампанию за месяц, квартал, год.
3.5. Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно — экономических связей.
3.5.1. Использовать правовые средства для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.
4. ПРАВА
Зам. директора имеет право:
4.1. Действовать от имени предприятия по доверенности.
4.2. Представлять интересы фирмы во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления по доверенности и распоряжению директора.
4.3. Осуществлять проверку деятельности всех подразделений коммерческого направления, давать им соответствующие указания, направленные на повышение их эффективности.
4.4. Представлять директору предприятия предложения о поощрении работников коммерческого направления за высокие экономические показатели работы и привлечении к ответственности за нарушение установленных требований в области экономики и организации продаж.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Зам. директора несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (не надлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3. Причинение материального ущерба – в переделах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.4. Разглашение коммерческой информации.
5.5. Проведение без разрешения директора интервью, встреч, переговоров, касающихся деятельности фирмы.
5.6. Нарушение требований дисциплины в соответствии с нормами действующего трудового законодательства (ст.ст. 192, 193 ТК РФ), за нарушение внутреннего трудового распорядка в компании.
5.7. Критериями оценки деятельности Заместителя директора являются :
— выполнение плана продаж всей компанией
— увеличение торгового оборота
— своевременное проведение рекламной компании
— повышение рентабельности фирмы
— выстраивание взаимодействий отделов коммерческого направления.