Должностная инструкция специалиста по закупкам согласно профстандартам

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: что надо знать кадровику про обязанности специалиста по закупкам. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Обязанности специалиста по закупкам в зависимости от уровня квалификации и структуры организации включают в себя:

• документационное и информационное обеспечение;

• проведение процедуры;

• прием результатов и экспертизу;

• контроль стадий.

Какие НПА регламентируют деятельность контрактного специалиста

Один из важных аспектов законодательного регулирования деятельности по ведению закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд — исполнение принципа профессионализма заказчика (ст. 9 ФЗ-44). Квалификационные требования к специалистам профильных служб установлены Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38, ч. 5 ст. 39, ч. 23 ст. 112).

Профессиональные стандарты (ПС) в закупочной сфере используются для описания должностных обязанностей специалиста по закупкам по 223-ФЗ и 44-ФЗ и разработаны для обеспечения принципа профессионализма.

Использование ПС отдельными категориями работодателей зафиксировано в ТК — статья 195.1.

Должностная инструкция специалиста по закупкам по 44-ФЗ определяет круг прав и обязанностей сотрудника, работающего в данном направлении. Этот документ, хотя и может быть прописан организацией самостоятельно, но обязан соответствовать некоторым конкретным требованиям.

В частности, такая инструкция должна обладать четкой структурой, содержать определенные разделы и быть заверенной подписями сотрудника и руководителя учреждения. Есть и другие важные нюансы, которые обязательно следует знать при составлении данного документа.

Задачи специалиста по закупкам по 44-ФЗ

Любые госзаказы оплачиваются из средств государственного бюджета, поэтому к специалисту по закупкам по 44-ФЗ предъявляются повышенные требования. Одним из основных направлений формирования контрактной системы является установление сферы ответственности такого сотрудника.

В законе содержатся требования к контрактным управляющим и работникам данной службы, в то время как определение специалиста по закупкам поставщика и перечень его обязанностей отсутствуют.

Согласно должностной инструкции, этот сотрудник отвечает за размещение заказа, разработку тендерной документации, включающей проекты соглашений между заказчиком и исполнителем.

Однако такая должность должна быть предусмотрена и организатором закупки, и поставщиком. А значит, обязанности устанавливаются в соответствии с тем, на кого работает специалист по закупкам.

В должностной инструкции специалиста по закупкам поставщика по 44-ФЗ содержатся такие обязанности:

• мониторинг доступных для участия закупок;
• подготовка необходимых документов для подачи на конкурс;
• формирование предложений по цене;
• контроль сроков, условий запланированных торгов.

Интересы сторон, участвующих в торгах, сильно отличаются, поэтому закон устанавливает для них различные требования. Так, заказчик может пригласить на данный пост только человека с образованием и навыками, которые жестко устанавливаются ФЗ о госзакупках. Тогда как у продавца в тендерной сфере может работать сотрудник даже без опыта.

Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам по 44-ФЗ

Должностная инструкция является обязательным условием для введения в штатное расписание сотрудника, ответственного только за проведение торгов по закону 44-ФЗ и сопутствующие вопросы. Одновременно в компании может быть должность менеджера по закупкам, специалиста по материально-техническому снабжению. Перечисленные работники в большинстве случае присутствуют в государственных и муниципальных организациях.

В отличие от «снабженцев», эксперт по госзакупкам занимается оформлением госконтрактов по нормам закона 44-ФЗ. Поэтому ему необходима особая квалификация, а также важно, чтобы он отвечал новым профессиональным стандартам Минтруда:

• «Специалист в сфере закупок»;
• «Эксперт в сфере закупок».

Согласно требованиям закона 44-ФЗ подобный сотрудник должен быть в штате каждой муниципальной, государственной организации. Компании, играющие во время закупок роль исполнителей, тоже имеют право установить данную должность. Им необходимо составить и утвердить должностную инструкцию специалиста по закупкам по 44-ФЗ, если у сотрудника отсутствуют другие обязанности. В случае, когда один человек выполняет целый ряд функций, допускается просто расширить документ, содержащий правила его работы.

Требования к образованию специалиста по закупкам по 44-ФЗ

В 2016 г. контрактный работник мог получить только образование по правилам размещения заказов. Начиная с этого года, он должен соблюдать профстандарт специалиста по закупкам и иметь документы, подтверждающие наличие у него образования в контрактной сфере.

Данная специальность имеет разные уровни сложности, соответствующие объему полномочий специалиста:

1. Уровень 5 (начальный). Работник отвечает за обеспечение, то есть предварительный сбор сведений, подготовку документов, подписание договора со второй стороной.
2. Уровень 6. В зону ответственности входит подготовка планов, обоснований, проведение закупочных процедур.
3. Уровень 7. Задача состоит в проверке, а именно оценке итогов госзакупки, выполнения работ по договору, поставленных товаров.
4. Уровень 8 (максимальный). Предполагает полный контроль процедуры, то есть мониторинг и аудит.

Специалисты по закупкам должны иметь такое образование:

1. Среднее, дополнительное профессиональное.
2. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное.
3. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
4. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.

Сотрудники, ответственные за работу на тендерах, могут иметь такой опыт практической деятельности в сфере госзакупок:

1. Без опыта.
2. От 3 лет.
3. От 4 лет.
4. От 5 лет, при этом 2 года на руководящей должности.

Для эксперта в сфере закупок предусмотрено три уровня квалификации:

• Уровень 6. Консультирование, то есть отслеживание ситуации на рынке, получение справок.
• Уровень 7. Экспертиза осуществляемых процедур и исполнение условий соглашений.
• Уровень 8. Осуществление консультирования и экспертизы, что предполагает управление организацией, проведение аттестаций, исследование появляющихся проблем.

Специалисту 6 уровня нужно иметь высшее, дополнительное профессиональное образование, а также опыт работы от 3 лет.

Для среднего уровня необходимо высшее (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное образование, при этом требуемый стаж работы возрастает до 4 лет.

Чтобы иметь возможность управлять организацией, сотруднику нужно аналогичное средней ступени образование. Однако он должен проработать в данной сфере от 5 лет, причем 3 года провести на посту руководителя.

Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ

Должностная инструкция специалиста по закупкам, проводимым в соответствии с законом 44-ФЗ, включает в себя такие разделы:

1. Общие положения, где фиксируются порядок назначения на должность, подчинение, необходимый опыт работы в данной сфере.
2. Функциональные должностные обязанности согласно 44-ФЗ.
3. Права работника – при составлении данного раздела опираются на нормы ТК РФ.
4. Ответственность сотрудника.
5. Должностные связи.
6. Условия работы, то есть режим, порядок проведения специальной оценки условий труда.

Готовую должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения. Также важно заранее согласовать текст с юристами компании. Далее работник знакомится с документом и подписывает его, получая на руки один из экземпляров.

Если говорить об оформлении, то в левой верхней части должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ прописываются сведения об организации, с правой стороны инструкцию визирует руководитель. Ниже находится название.

Раздел «Функциональные обязанности» должен включать в себя все обязанности сотрудника, поэтому довольно часто оказывается очень объемным. При желании его можно сократить, сохранив все необходимые нормы закона 44-ФЗ.

В разделе «Права» фиксируется право специалиста на повышение квалификации и возможность запроса информации в других отделах компании в случае необходимости.

В разделе «Ответственность» все нарушения делятся на две группы: ответственность по первым устанавливается в соответствии с ТК РФ, по вторым – по нормам ГК РФ либо согласно внутренним нормативным актам.

Также существует дополнительный раздел должностной инструкции «Должностные связи». Работа специалиста по закупкам по 44-ФЗ невозможна без контактов с менеджерами по продажам, бухгалтерами, другим персоналом, клиентами. В данной части акта указывается, на каких основаниях и по каким аспектам может осуществляться подобная совместная работа.

Далее устанавливаются условия труда, указываются основания для утверждения инструкции. В конце документа ставится подпись непосредственного начальника, также необходима виза юридического отдела, подпись самого специалиста по закупкам с датой ознакомления.

После того как под инструкцией появляется подпись сотрудника и руководителя компании, она получает юридическую силу. Также допускается добавить подпись уполномоченного контролирующего работника – это может быть глава отдела кадров. Отметим, что печать компании не является обязательной для данного документа. 

Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ

В соответствии со своей должностной инструкцией, данный сотрудник должен:

• организовывать процессы закупки товаров соответствующих торговых групп;
• выстраивать долговременные, взаимовыгодные связи с продавцами;
• искать наиболее подходящие альтернативы существующим поставщикам, налаживать контакты с потенциальными партнерами;
• проводить мониторинг скидок, договариваться об их получении компанией;
• отслеживать ситуацию на рынке товаров, входящих в сферу интересов организации;
• выполнять планы по количеству и качеству приобретаемых ТРУ;
• следить за ситуацией по сбыту продукции, налаживая контакты с менеджерами по продажам;
• собирать предложения по закупкам от ответственных сотрудников организации;
• формировать и организовывать документооборот по закупкам;
• сокращать отрицательное влияние конфликтов с продавцами на работу и репутацию компании;
• отслеживать платежные, а также другие документы, имеющие отношение к договорам с поставщиками и любыми контрагентами, участвующими в предоставлении ТРУ;
• отслеживать соблюдение сроков оплаты закупок;
• проверять своевременную доставку продукции на склад;
• проводить возврат товаров, не отвечающих зафиксированным в договоре характеристикам, или по другим причинам, также прописанным в контракте.

Согласно должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения по 44-ФЗ, такой работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей в следующих ситуациях:

• Если в результате его действий компания понесла материальный ущерб в границах, установленных на законодательном уровне.
• При совершении правонарушения во время выполнения рабочих обязанностей, зафиксированного соответствующим законодательством.
• При несоблюдении конфиденциальности и разглашения информации третьим лицам, при этом учитываются нормы ТК РФ и правила конкретной компании.
• Если сотрудник ненадлежащим образом выполнял свои функции, допустил какие-либо должностные и дисциплинарные проступки. Наказание выбирается согласно ТК РФ и уставу организации.

Каждая компания самостоятельно занимается подготовкой должностной инструкции специалиста по закупкам 44-ФЗ, так как данный акт считается внутренним и утверждается руководителем организации-работодателя. Закон не фиксирует требований по форме и составу этого документа, поэтому они устанавливаются в соответствии с предпочтениями работодателя и практикой в конкретной отрасли.

Нанимать на работу и поручать задачи по организации закупок по-прежнему разрешено только специалистам, знания и опыт которых соответствуют требованиям профстандарта «Специалист в сфере закупок».

В статье разбираем основные обязанности и требования к специалистам по закупкам, а также существующие уровни квалификации.

Принцип профессионализма

Принцип профессионализма заказчика закреплён ст. 9 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – Закон № 44-ФЗ). Закупки должны осуществляться на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, которые обладают достаточными теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Поддержание и повышение уровня квалификации и образования специалистов, занимающихся госзакупками, достигается в том числе с помощью повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок.

В ст. 195.3 Трудового кодекса (ТК) РФ устанавлена обязанность работодателей соблюдать требования к квалификации сотрудников, если такие установлены НПА или профстандартами. Контролирующие органы в сфере закупок вправе применять меры административной ответственности в случаях несоблюдения принципа профессионализма и неприменения профстандартов в контрактной системе. Административная ответственность установлена ст. 5.27 КоАП РФ в части нарушений трудового законодательства.

В Законе № 44-ФЗ указаны требования к квалификации сотрудников. Заказчик должен следить за тем, чтобы квалификация его специалистов по закупкам соответствовала установленным нормам и профстандартам.

Понятие о контрактной службе и контрактном управляющем. Требования к сотрудникам

Согласно Закону № 44-ФЗ, к специалистам по закупкам, которые обеспечивают планирование и осуществление закупок ТРУ, относится контрактная служба или контрактный управляющий.

Контрактная служба – это группа должностных лиц заказчика, на которую возлагают задачи по осуществлению закупок для публичных нужд. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и принятым на основании типового положения, утвержденного приказом Минфина России от 31 июля 2020 года № 158н «Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе».

При этом по ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ обязательно должны создать контрактную службу заказчики, чей СГОЗ превышает 100 млн рублей. Остальные заказчики могут самостоятельно решить, создавать контрактную службу, или нет. Если контрактная служба не создается, её функции выполняет контрактный управляющий.

Способы создания контрактной службы:

• отдельное структурное подразделение
• постоянный состав работников, которые будут выполнять функции контрактной службы

Заказчик назначает контрактного управляющего, если годовой объём его закупок не превышает 100 млн рублей и он не создал контрактную службу. Контрактный управляющий, которым может быть только работник заказчика, — это должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, в том числе за исполнение каждого контракта.

Руководителя контрактной службы назначают на должность приказом:

• руководителя заказчика
• лица, исполняющего обязанности руководителя
• лица, уполномоченного руководителем

В соответствии с ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ работники контрактной службы, как и контрактный управляющий, должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Закупочная комиссия – коллегиальный орган, имеющий полномочия по рассмотрению и оценке заявок. В силу ч. 5 ст.39 Закона № 44-ФЗ при создании закупочной комиссии заказчик должен отдавать преимущество лицам, которые:

• прошли профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок
• обладают специальными знаниями, относящимися к объекту закупки

Членами комиссии не могут быть:

• физлица, привлечённые в качестве экспертов к проведению экспертной оценки извещения, заявок на участие в конкурсе
• должностные лица органов контроля, указанных в ч. 1 ст. 99 Закона № 44-ФЗ, которые непосредственно осуществляют контроль в сфере закупок
• физлица с личной заинтересованностью в результатах закупки, в том числе физлица, которые подали заявки на участие либо состоят в трудовых отношениях с организациями или физлицами, подавшими данные заявки, либо являются управляющими организаций, подавших заявки на участие в закупке
• физлица, являющиеся участниками (акционерами) организаций, подавших заявки на участие в закупке, членами их органов управления, а также кредиторами участников закупки

При осуществлении закупок члены комиссии должны принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе учитывая информацию, предоставленную заказчику в соответствии с ч. 23 ст. 34 Закона № 44-ФЗ.

Обязательные профстандарты в сфере закупок

Во исполнение ст. 195.1 ТК РФ были разработаны профстандарты, призванные обеспечить принцип профессионализма заказчика, предусмотренный положениями ст. 9 Закона № 44-ФЗ.

Профессиональный стандарт – квалификация, которая необходима работнику для совершения определенного вида профессиональной деятельности и выполнения определённой трудовой функции. Сейчас действует 2 нормативных акта:

• профстандарт «Специалист в сфере закупок», утверждённый приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 625н
• профстандарт «Эксперт в сфере закупок», утверждённый приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 626н

Важно: указанные профстандарты являются обязательными в части требований к квалификации работника. Иными словами, нужно соблюдать профстандарты специалиста по закупкам с наличием документов по образованию в сфере закупок.

Иные положения профстандартов применяются в отношении квалификации на добровольной основе. К примеру, при разработке должностных инструкций.

Чтобы обеспечить государственные, муниципальные и корпоративные нужды при осуществлении закупок применяют стандарты в сфере закупок, соответственно, профстандарт распространяется как на заказчиков, работающих в рамках Закона № 44-ФЗ, так и на заказчиков по Закону № 223-ФЗ.

При этом положения Закона № 223-ФЗ не содержат обязательных требований к квалификации работников. Но заказчики вправе самостоятельно устанавливать требования к квалификации работников, в том числе с применением профстандартов.

Распространение и применение профстандарта в закупках

1. Относится к:

• руководителям федеральных, региональных и муниципальных сфер управления
• руководителям бюджетных, автономных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий и другим юрлицам
• управляющим финансово-экономической и административной деятельностью
• руководителям и специалистам бухгалтерии, осуществляющим бухгалтерские операции и учёт

1. Применяется к должностям:

• юристы
• финансисты
• экономисты
• специалисты и сотрудники, связанные с деятельностью по закупкам
• специалисты органов госвласти

1. Объясняет 4 обобщённые трудовые функции:

• обеспечение закупок
• проведение закупок
• экспертиза результатов закупок и приёмка контракта
• мониторинг, аудит и контроль закупочной деятельности

4 уровня квалификации: должности, образование, функции

Профстандарт делит все трудовые функции для специалистов в сфере закупок на 4 уровня квалификации, каждый из которых описывает свои должности, требования к образованию и профессиональным навыкам работника.

В таблице ниже представлены сведения об уровнях квалификации и предъявляемых к ним требованиям.

	Уровень квалификации 5	Уровень квалификации 6	Уровень квалификации 7	Уровень квалификации 8
Должность	специалист по закупкам работник контрактной службы контрактный управляющий	старший специалист в сфере закупок консультант по закупкам работник контрактной службы контрактный управляющий	ведущий специалист работник контрактной службы замруководителя подразделения руководитель подразделения руководитель контрактной службы контрактный управляющий	руководитель организации замруководителя организации советники
Образование	Допускается наличие среднего профобразования, нет строгих требований к наличию высшего образования	Обязательно высшее образование не ниже бакалавриата	Обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры или высшего профильного образования	Обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры или высшего профильного образования
Дополнительное образование	Обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профпереподготовке в сфере закупок	Обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профпереподготовке в сфере закупок	Обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профпереподготовке в сфере закупок	Обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профпереподготовке в сфере закупок
Опыт работы	Нет требований к опыту	Не менее 3 лет	Не менее 4 лет	Не менее 5 лет и не менее 2 лет на руководящих должностях
Трудовые функции	предварительный сбор данных о потребностях, ценах на ТРУ подготовка документации по закупке обработка результатов закупки и заключение контракта	составление планов и обоснование закупок осуществление процедур закупок	проверка соблюдений условий контракта проверка качества представленных ТРУ	мониторинг в сфере закупок аудит и контроль в сфере закупок

Важно: все трудовые функции, выполняемые специалистом по закупкам, обязательно должны быть отражены в должностной инструкции и других внутренних документах организации.