Должностная инструкция специалиста по документационному обеспечению управления архивиста

Архивист

Должностные обязанности. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации. Составляет отчеты о проделанной работе. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию. Ведет работу по топографированию документов. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов. Ведет вспомогательные учетные документы. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций — источников комплектования. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике. Исполняет запросы различного характера. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям. Осуществляет сверку текста с оригиналом. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах. Участвует в разработке методических документов и их внедрении. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; вспомогательные исторические дисциплины; текстологию; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы организации труда; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения; основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации.

Архивист 1 категории — высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

Архивист 2 категории — среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года.

Архивист — среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» без предъявления требований к стажу работы.

Источник

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

  1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
  2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
  3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
  4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
    • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
    • опыт работы с архивами от одного года.
  5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
    • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
    • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
    • система сортировки документов по различным параметрам;
    • нормы приема документов в архив;
    • стандарты хранения документации в архиве;
    • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
    • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
    • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
    • правила проверки корректности документации;
    • сроки проведения основных работ с документами;
    • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
    • порядок списания и ликвидации документов;
    • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  6. Архивариус ориентируется на:
    • действующие законы;
    • профильные нормативы;
    • положения данной инструкции;
    • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

  1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
  2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
  3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
  4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
  5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
  6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
  7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
  8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
  9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
  10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
  11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
  12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
  13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
  14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
  15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
  16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

  1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
  2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
  3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
  4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
  5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

  1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
  2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
  3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
  4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  • Общая часть.
  • Обязанности специалиста.
  • Его трудовые права.
  • Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  • Особенности должностных взаимоотношений.
  • Условия работы специалиста.
  • Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  • порядок его приема на работу и увольнения;
  • порядок его временной замены;
  • умения, которыми он должен обладать;
  • квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Источник

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по документационному обеспечению персонала

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по документационному обеспечению персонала [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Специалист по документационному обеспечению персонала подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области развития и построения профессиональной карьеры персонала без предъявления требований к опыту практической работы.

1.6. Требования к образованию и обучению специалиста по документационному обеспечению персонала:

  • среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом;
  • высшее образование — бакалавриат;
  • высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом.

1.7. Требования к опыту практической работы специалиста по документационному обеспечению персонала: не менее трех лет в сфере управления персоналом при наличии среднего профессионального образования и дополнительного профессионального образования — программ профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом.

1.8. В практической деятельности специалиста по документационному обеспечению персонала должен руководствоваться:

  • законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.9. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений, по управлению персоналом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и корпоративными политиками;
  • цели и задачи организации по построению системы оформления трудовых отношений;
  • тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и квалификационные характеристики должностей служащих, профессиональные стандарты;
  • специализированные информационные системы, цифровые услуги и сервисы по ведению учета и движению персонала, границы их применения;
  • основные метрики и аналитические срезы в области движения и учета персонала;
  • порядок оформления установленных законодательством Российской Федерации форм отчетности в государственные органы;
  • требования законодательства Российской Федерации по оформлению трудовых отношений, воинскому учету, уведомлению и представлению отчетности в государственные органы специальных категорий работников: иностранных работников и лиц без гражданства, инвалидов, лиц, имеющих гарантии и льготы, установленные законодательно, и других специальных категорий;
  • нормативные правовые акты, определяющие нормы трудового права Российской Федерации;
  • законодательство Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования;
  • законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных, организационных, информационно-справочных документов, регулирующих трудовые отношения, документов по персоналу, оформлению трудовых отношений;
  • правила ведения деловой переписки;
  • нормы этики делового общения;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в области оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений;
  • порядок оформления первичных документов для целей бухгалтерского учета в сфере оформления трудовых отношений;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • основы документооборота и документационного обеспечения организации;
  • организационную структуру организации;
  • нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов, представительных органов работников по предоставлению учетной документации.

1.10. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:

  • документировать трудовые отношения различных категорий работников и специальных субъектов трудового права в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, регламентами (стандартами) документооборота организации;
  • выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность представленных документов;
  • вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • работать со специализированными информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по ведению учета и движению персонала, сопровождению трудовых отношений;
  • вести деловую переписку, документооборот, регламентированный законодательством Российской Федерации в области трудовых отношений, с работниками, внешними контрагентами и гражданами;
  • обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации;
  • соблюдать нормы этики делового общения;
  • анализировать локальные нормативные акты и документы по оформлению трудовых отношений, формировать предложения по их актуализации и улучшению;
  • определять структуру и содержание, готовить проекты нормативных документов и документов по оформлению трудовых отношений;
  • оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, представительные органы работников;
  • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • работать с информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по ведению статистической и отчетной информации и аналитики по персоналу;
  • формировать предложения по автоматизации и цифровизации процессов и документооборота по учету и движению персонала, документов по персоналу для представления в государственные органы;
  • анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу.

1.11. В период временного отсутствия специалиста по документационному обеспечению персонала (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Специалист по документационному обеспечению персонала в ходе документационного обеспечения работы с персоналом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Ведение документации по учету и движению персонала, в том числе:

  • сбор и проверка личных документов работников;
  • консультирование работников по вопросам оформления трудовых отношений;
  • оформление документов, регламентирующих трудовые отношения с конкретным работником;
  • подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
  • выдача работнику документов о его трудовой деятельности;
  • доведение до сведения работников организационных, распорядительных и кадровых документов организации;
  • ведение учета, предусмотренного трудовым законодательством Российской Федерации;
  • регистрация, учет, оперативное хранение кадровых документов, подготовка их к сдаче в архив;
  • работа в корпоративных и внешних информационных системах и использование цифровых сервисов, выполняющих функции ведения документации по движению и учету персонала.

2.2. Разработка типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождение процедур оформления трудовых отношений, в том числе:

  • разработка проектов локальных нормативных актов организации, регулирующих трудовые отношения;
  • разработка проектов документов по оформлению трудовых отношений с конкретным работником;
  • подготовка предложений по оптимизации форм документов и цифровизации документооборота организации в области оформления трудовых отношений;
  • подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учета и движения персонала;
  • подготовка по запросу государственных органов, представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов и предоставление в электронном виде сведений, регламентирующих трудовые отношения и имеющих отношение к регламентации трудовых отношений;
  • подготовка запросов в государственные органы и сторонние организации для подтверждения сведений в интересах работников и работодателя;
  • подготовка уведомлений, отчетной, статистической и аналитической информации по оформлению трудовых отношений.

2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу в государственные органы, в том числе:

  • организация документооборота по учету и движению персонала;
  • организация представления документов по персоналу в государственные органы;
  • подготовка уведомлений, отчетной, статистической и аналитической информации по персоналу;
  • подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещающим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае служебной необходимости специалист по документационному обеспечению персонала может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.6. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по документационному обеспечению персонала несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы специалиста по документационному обеспечению персонала осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по документационному обеспечению персонала является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по документационному обеспечению персонала определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по документационному обеспечению персонала может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Источник

Должностная инструкция по специальности «Документовед»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

1. Общие положения

      1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).                                                           

                                                Название учреждения

     1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.

     1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.

     1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________. 

     1.5. На должность Документоведа принимается лицо:

     -Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

     -Документовед II категории – с высшим  профессиональным  образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

    -Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).

     1.6. Документовед должен знать:

     -документообразование;

     -отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

     -основы экономики, организации труда и управления;

     -законодательство о труде;

     -порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

     -методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;

     -порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;

     -организацию архивного дела;

     -правила внутреннего трудового распорядка;

     -законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

     -нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

     -основы программирования;

     -методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

     -основы эргономики, социальной психологии, социологии;

     -правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

          Документовед обязан:

     2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.

     2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

     2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

     2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.

     2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

     2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

     2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

     2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и  вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.

     2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

     2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.

     2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

          Документовед вправе:

     3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

     3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.      3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

4. Ответственность

      Документовед ответственен за: 

     4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

     4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.

     4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

     4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

5. Условия работы

          5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

     5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения). 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник

Актуально на: 16 ноября 2017 г.

0

В трудовом договоре с работником в обязательном порядке должна быть указана трудовая функция такого работника, т. е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ). Уточнение и детализация трудовой функции обычно производятся в должностной инструкции.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и другими аналогичными документами, является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Приведем в нашей консультации должностную инструкцию архивариуса.

Обязательно ли составлять должностные инструкции?

ТК РФ не предусматривает, что работодатель обязан составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.

Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.

Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Образец должностной инструкции архивариуса

Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции архивариуса можно

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Войти на сайт

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Пробный доступ

Скачать

.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Feminique body shaper 14 pads инструкция
  • Инструкция по эксплуатации мицубиси аутлендер 3 на русском
  • Холекальциферол 2000 ме инструкция по применению цена
  • Капли в нос от аллергии зодак инструкция по применению
  • Кровать империя люкс с подъемным механизмом инструкция по сборке видео