Должностная инструкция составляется на каждого сотрудника или на должность - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Добавить в «Нужное»

Сборник должностных инструкций

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
распределить трудовые функции между работниками;
временно перевести работника на другую работу;
оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
подпись руководителя;
ФИО руководителя;
дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

разработчик инструкции;
работник кадровой службы;
работник юридической службы;
непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:

должностная инструкция генерального директора;
должностная инструкция главного бухгалтера;
должностная инструкция бухгалтера-кассира;
должностная инструкция программиста;
должностная инструкция секретаря;
должностная инструкция водителя автомобиля;
должностная инструкция менеджера.

Источник

Некоторые компании до сих пор недооценивают важность должностных инструкций. Поэтому либо вообще их не применяют, либо используют скаченные из интернета. Но такой документ будет мало полезен в работе.

Также распространенная ошибка считать, что сотрудник должен выполнять требования по должности, прописанные в профстандарте или в квалификационном справочнике. Но это не так.

Есть 5 веских причин срочно пересмотреть свое отношение к ДИ. Перед тем как их перечислить, определим статус документа и условия, при которых он будет полезен компании.

Должностная инструкция — это документ, в котором прописывают:

должность и квалификационные требования к ней;
должностные обязанности;
права сотрудника по должности;
ответственность.

Последние два пункта носят скорее формальный характер. Чаще всего работодатель не спешит предоставить работнику реальных прав больше, чем это предусмотрено законодательством. Нельзя установить больше, чем по закону, и ответственность. О том, чтобы закрепить за сотрудниками меньшие обязательства, тоже говорить не приходится.

Должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору, а можно утвердить, как локальный акт. У каждого из способов есть свои плюсы и минусы.

Есть основные принципы оформления:

должностная инструкция составляется на конкретную должность, а не на сотрудника;
при любом варианте ее оформления нельзя менять трудовую функцию по инициативе работодателя;
с должностной инструкцией сотрудника необходимо ознакомить под роспись (если это локальный акт) или подписать обеими сторонами (если это приложение к трудовому договору),
если работник отказывается подписывать должностную инструкцию в новой редакции, то заставить его это сделать нельзя. Здесь возможны нюансы при незначительном изменении текста и при условии, если не вводятся новые обязанности. Однако здесь нужно быть осторожным, особенно если учитывать последние тенденции судебной практики.

Теперь перейдем к причинам.

Причина первая: ответственность

Качественно прописанные должностные обязанности и инструкции — это залог вашего успеха при применении дисциплинарных взысканий, в том числе увольнений.

Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Поэтому, чтобы привлечь сотрудника к ответственности, трудовые обязанности нужно возложить на него документально. Как правило, подробно функциональные обязанности прописывают именно в должностной инструкции.

Далее важно правильно определить и описать обязанности сотрудника по должности. Для этого указывайте в виде глаголов, что именно должен делать сотрудник, с какой периодичностью, как и в какой срок отчитываться.

Составляя должностную инструкцию, полезно сразу отвечать на вопрос «что я ожидаю от данной позиции?». Поэтому при подготовке должностных инструкций важно проводить беседы с держателями процессов, задавать правильные вопросы, при необходимости погружаться в работу направлений и оформлять этот важный документ юридически грамотно.

Вторая причина: оценка вакансий

Подробно прописанные индивидуальные квалификационные требования к должности — это понятные критерии оценки вакансии на предмет необходимости предлагать ее при различных кадровых процедурах. Например, меняются условия работы или в компании инициирована процедура сокращения.

Решение о том, соответствует сотрудник квалификации или нет, принимается после ее сравнения с требованиями, предъявляемыми к данной должности.

В некоторых случаях требования к квалификации установлены законом. Например, для специалиста по охране труда. Но в большинстве случаев работодатель самостоятельно определяет какой квалификацией должен обладать сотрудник на определенной позиции.

Увольняя сотрудника, работодатель, как правило, не хочет предлагать вакансии по многим причинам. Как раз для этого и необходимо, чтобы в должностной инструкции максимально детально были прописаны квалификационные требования: уровень образования, специализация, опыт работы по определенному направлению и др. Чем подробнее они будут определены, тем меньшему количеству увольняемых сотрудников необходимо будет предлагать вакансию.

Третья причина: отказ в приеме на работу

Третья и вторая причины тесно связаны, так как отказ в приеме на работу считается правомерным только по основаниям, связанным с деловыми качествами кандидата или со спецификой конкретной работы.

Под деловыми качествами понимают квалификацию, о которой мы говорили выше и личные качества.

Таким образом, помимо квалификационных требований, в должностной инструкции можно описать личные качества кандидата, такие как: стрессоустойчивость, стремление к профессиональному росту, клиентоориентированность и др. Проверить обладает ли соискатель качествами, предъявляемыми к нему компанией, можно путем организации специального тестирования.

Устанавливая требования к квалификации и личностным характеристикам, помните, что требования должны быть обоснованными.

Например, нельзя установить для уборщицы требование о наличии высшего образования и опыта работы в медицине, даже если принимаете ее на работу в фармацевтическую компанию.

Четвертая причина: обоснование оплаты труда

Должностные инструкции с разным функционалом и (или) требованиями по схожим должностям позволяют обосновать разницу в заработной плате.

Часто в компаниях, занимающимися продажами, у Sales Manager одна должностная инструкция на всех, но оплата у всех разная. Например, региональные сотрудники получают меньше. Это дискриминация. Если в Москве и Калуге менеджеры выполняют одинаковую функцию, то и получать они должны одинаковую зарплату.

Чтобы показать различия и обосновать разную оплату труда, составьте должностные инструкции на базе одной общей, но с незначительными различиями в зависимости от ситуации.

Например, менеджеру в Москве и в Калуге можно установить разные требования к опыту работы: для московского установить опыт работы с крупными клиентами, а для Калуги можно ограничиться просто требованиями к опыту работы.

Важно при описании различий ориентироваться на фактический функционал сотрудников и специфику работы направления. В противном случае установленные различия в инструкциях могут быть признаны формальными, и, как следствие, оплата труда — неправильной.

Пятая причина: оценка работы сотрудника

Пятая причина тесно связана с первой, где мы говорили о важности описания реальных функциональных обязанностей.

Компании в трудовых договорах почти всегда устанавливают срок испытания, но часто не оценивают реальную возможность увольнения в связи с непрохождением испытательного срока.

Для идеального увольнения, если сотрудник вам не подходит, надо разработать программу прохождения испытательного срока, контролировать его прохождение, оценивать результаты и выполнять другие действия, обосновывающие позицию компании.

Но на практике в лучшем случае в трудовом договоре делают формулировку о том, что критериями прохождения испытания является качественное выполнение должностных обязанностей.

Такая формулировка может вам помочь уволить сотрудника в связи с непрохождением срока испытания, только если сотрудника ознакомить с правильной должностной инструкцией. А далее можно действовать как при применении дисциплинарного взыскания, т. е. фиксировать некачественную работу и запрашивать объяснения. При этом можно обойтись без издания приказа о применении взыскания.

При таком оформлении вам будет легче обосновать правомерность расторжения договора с сотрудником в связи с непрохождением срока испытания, нежели без должностной инструкции с правильно прописанными обязанностями.

Есть и другие аргументы в пользу должностной инструкции. С ее помощью можно управлять сотрудниками, построить систему подчиненности и замещения в случае отсутствия одного из них. Да и адаптация вновь поступившего на работу пройдет легче.

Хотите увидеть, как выглядит идеальная должностная инструкция?

Тогда приходите на вебинар «Почему вы разрушаете компанию, если у вас нет правильных должностных инструкций: 5 весомых причин». Вебинар состоится 22 февраля в 10.00.

Зарегистрироваться можно по ссылке

Кадровый аутсорсинг

Возьмем на себя все заботы по ведению кадрового учета

Источник

Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

наименование организации — разработчика документа;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
место составления или издания документа;
гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
визы согласования документа;
отметка о заверении копии документа;
отметка об исполнителе;
идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Источник

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Должен ли работодатель составлять должностную инструкцию, чтобы заключить трудовой договор с сотрудником? Привлекается ли работодатель к ответственности за отсутствие должностной инструкции? — ответим в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».

Нужно ли составлять должностную инструкцию?

Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что одним из обязательных пунктов трудового договора является указание трудовых функций сотрудника. Это означает, что должность сотрудника должна соответствовать профессии, штатному расписанию и др.

Должностная инструкция — нормативный акт компании, в котором прописаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации.

Трудовой кодекс РФ не содержит положений о том, какие локальные нормативные акты должны быть приняты работодателем. Следовательно, должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.

Работодатель может самостоятельно выбрать, указывать ли в трудовом договоре помимо трудовой функции сотрудника еще и перечень должностных обязанностей работника или нет.

Исходя из этих положений, работодатель может не составлять должностную инструкцию. Привлечение его к ответственности за отсутствие должностной инструкции является нарушением трудового законодательства РФ.

Тем не менее, мы рекомендуем работодателю составить должностную инструкцию для реализации своих интересов и интересов работника.

Обратите внимание: должностная инструкция выступает или отдельным документом, или приложением к трудовому договору.

Чем может быть полезна должностная инструкция?

	Для работодателя	Для сотрудника
Указание деловых качеств соискателя работы	Может обосновывать отказы в приеме на работу соискателей	Может четко понимать требуемые деловые качества при приеме на ту или иную должность
Оценка работы сотрудников	Используя положения должностной инструкции, работодатель может сверять с «эталоном» работу сотрудников и выявлять преимущества или недостатки	Может оценивать выдвигаемые критерии работы для улучшения трудовых показателей и роста эффективности выполняемых трудовых функций
Распределение трудовых функций	Может рационализировать работу сотрудников, поручив им те трудовые обязанности, которые находятся в их компетенциях	Может анализировать реальные трудовые обязанности с прописанными документально, чтобы четко определять границы своих компетенций и зоны ответственности

Обратите внимание: должностная инструкция разрабатывается работодателем к каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. Работодатель может воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей в качестве источника.

Резюмируя

Должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.
Обязанности работника могут быть прописаны в трудовом договоре.
Работодатель не привлекается к ответственности за отсутствие должностной инструкции.
Должностная инструкция может быть представлена в виде приложения к трудовому договору или отдельного документа.
Наличие должностной инструкции может быть полезным как для работодателя, так и для сотрудника.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Источник