Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2023».
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
1. Общие положения
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
2. Обязанности
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Ведение делопроизводства в организации.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.