Должностная инструкция руководителя службы документационного обеспечения управления

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя службы по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя службы по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель службы по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель службы по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель службы по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель службы по документационному обеспечению управления отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя службы по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя службы по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя службы по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель службы по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель службы по документационному обеспечению управления должен знать:

• структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
• особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
• законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
• функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
• правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
• правила организации рабочих мест работников организации;
• требования охраны труда;
• формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
• правила организационного проектирования для организации;
• методики управления персоналом организации;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
• требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
• правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
• участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
• порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
• состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
• действующие международные стандарты в области управления документацией;
• передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
• рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
• порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
• структура и направления деятельности организации;
• функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
• методы проектирования и планирования работ в организации;
• порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
• методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
• правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
• правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
• методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
• организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
• методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
• критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
• методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
• современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
• ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.

1.11. Руководитель службы по документационному обеспечению управления должен уметь:

• устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
• организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
• разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
• устанавливать для каждой функции работника службы документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
• принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
• проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
• организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
• определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
• внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
• применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
• разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
• интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
• отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
• проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
• применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
• анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
• проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
• оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
• определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
• принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
• решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
• организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
• организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
• своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
• принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
• анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
• выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
• обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
• организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
• актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.

1129. В период временного отсутствия руководителя службы по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Руководитель службы по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью службы по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
• распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
• планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
• руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
• проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
• организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
• контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
• определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
• подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников службы по документационному обеспечению управления;
• определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
• организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
• организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
• консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
• организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
• содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
• обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
• организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
• внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
• управление проектами документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
• определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
• организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
• осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
• организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
• осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
• осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
• осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
• исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
• организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
• мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
• контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
• определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
• обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
• определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
• разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель службы по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель службы по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель службы по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя службы по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя службы по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя службы по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель службы по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю службы по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю службы по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

1.1.
Начальник службы ДОУ отвечает:

1.1.1.
За работу службы, своевременное и
качественное выполнение ею задач по
предназначению.

1.1.2.
За исполнительскую и трудовую дисциплину
сотрудников службы.

1.1.3.
За сохранность документов (сведений),
содержащих государственную и служебную
тайну.

1.1.4.
За обеспечение безопасных условий
труда, поддержание порядка, выполнение
правил пожарной безопасности в помещениях
службы.

1.2.
Квалификационные требования: высшее
профессиональное (техническое или
инженерно-экономическое) образование
и стаж работы на руководящих должностях
в соответствующей профилю предприятия
отрасли не менее 5 лет.

1.3.
В практической деятельности должен
руководствоваться:

1.3.1.
Инструкцией по документационному
обеспечению управления предприятием
(инв. N …).

1.3.2.
Положением о службе ДОУ (инв. N …).

1.3.3.
Правилами внутреннего трудового
распорядка (инв. N …).

1.3.4.
Правилами охраны труда и техники
безопасности, обеспечения производственной
санитарии и противопожарной защиты
(инв. NN …, …, …).

1.3.5.
Настоящей должностной инструкцией.

1.4.
Должен знать:

1.4.1.
Нормативно-правовые акты,
организационно-методические документы
и материалы по вопросам деятельности
службы ДОУ.

1.4.2.
Организационную структуру предприятия.

1.4.3.
Схему организационного взаимодействия
между службой ДОУ, должностными лицами
и структурными подразделениями
предприятия.

1.4.4.
Основы научной организации труда в
службе ДОУ.

1.4.5.
Научно-технические достижения и передовой
опыт в области ДОУ.

1.4.6.
Менеджмент (в объеме, обеспечивающем
эффективное исполнение служебных
обязанностей).

1.4.7.
Технологию работ структурных подразделений
службы ДОУ.

1.4.8.
Основы трудового законодательства РФ
(в объеме, обеспечивающем эффективное
исполнение служебных обязанностей).

II. Должностные обязанности

2.1.
Начальник службы ДОУ обязан:

2.1.1.
Возглавлять работу службы и эффективно
руководить ею.

2.1.2.
Обеспечивать своевременное и качественное
выполнение службой возлагаемых на нее
повседневных задач в строгом соответствии
с утвержденным порядком работы.

2.1.3.
Руководить разработкой и ведением
служебной документации.

2.1.4.
Обеспечивать рациональное использование
материальных, технических и иных средств
службы в интересах выполнения задач по
предназначению.

2.1.5.
Обеспечивать надежную защиту документов
и информации, составляющих государственную
и служебную тайну.

2.1.6.
Руководить обучением подчиненных,
создавать им условия для повышения
квалификации.

2.1.7.
Осуществлять контроль за соблюдением
подчиненными правил внутреннего
трудового распорядка, требований техники
безопасности.

2.1.8.
Использовать по отношению к подчиненным
предоставленные права по их поощрению
(привлечению к ответственности).

2.2.
Начальник службы ДОУ должен своевременно
и в полном объеме отрабатывать и
представлять соответствующим должностным
лицам отчетную и иную служебную
документацию.

2.3.
Регламент рабочего времени начальника
службы ДОУ соответствует нормам
федерального законодательства о труде.
Время труда и отдыха в течение рабочего
дня регламентируется «Правилами
внутреннего трудового распорядка»
предприятия.

В
случае служебной необходимости начальник
службы ДОУ может привлекаться к выполнению
своих обязанностей сверхурочно, в
порядке, предусмотренном положениями
федерального законодательства о труде.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела документационного обеспечения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее — «Работник»).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;
— организацию планирования и оперативного управления производством;
— организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;
— организацию делопроизводства;
— порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;
— требования к организации работы с персоналом на АС;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— основы трудового законодательства;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:
2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.
2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.
2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.
2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.
2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.
2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:
— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    Наименование                                                  УТВЕРЖДАЮ

    организации

                                                 __________________________

                                                 (руководитель организации)

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    начальника (руководителя) отдела              ___________/_____________

    документационного обеспечения <*>               (личная   (расшифровка)

                                                    подпись)    подписи)

    "___"__________ ____ N ____                   "___"____________ ____ г.

    г. ____________                                        М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Работник должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;

— организацию планирования и оперативного управления производством;

— организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;

— организацию делопроизводства;

— порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;

— требования к организации работы с персоналом на АС;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).

2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.

2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.

2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.

2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.

2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.

2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.

2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.

2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    ___________________________       _______________       _______________

      (наименование должности         (личная подпись)        (расшифровка

     руководителя структурного                                  подписи)

          подразделения)

    "___"__________ ____ г.

    СОГЛАСОВАНО

    (указать всех заинтересованных лиц

     и их подписи)

    ___________________________       _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:         _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

———————————

<*> Постановление Минтруда РФ от 31.12.2003 N 94 (ред. от 24.04.2008) «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций атомной энергетики, промышленности и науки».

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя службы по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя службы по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель службы по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель службы по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель службы по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель службы по документационному обеспечению управления отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя службы по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя службы по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя службы по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель службы по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель службы по документационному обеспечению управления должен знать:

• структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
• особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
• законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
• функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
• правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
• правила организации рабочих мест работников организации;
• требования охраны труда;
• формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
• правила организационного проектирования для организации;
• методики управления персоналом организации;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
• требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
• правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
• участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
• порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
• состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
• действующие международные стандарты в области управления документацией;
• передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
• рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
• порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
• структура и направления деятельности организации;
• функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
• методы проектирования и планирования работ в организации;
• порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
• методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
• правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
• правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
• методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
• организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
• методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
• критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
• методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
• современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
• ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.

1.11. Руководитель службы по документационному обеспечению управления должен уметь:

• устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
• организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
• разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
• устанавливать для каждой функции работника службы документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
• принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
• проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
• организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
• определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
• внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
• применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
• разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
• интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
• отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
• проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
• применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
• анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
• проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
• оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
• определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
• принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
• решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
• организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
• организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
• своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
• принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
• анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
• выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
• обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
• организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
• актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.

1129. В период временного отсутствия руководителя службы по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Руководитель службы по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью службы по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
• распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
• планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
• руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
• проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
• организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
• контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
• определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
• подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников службы по документационному обеспечению управления;
• определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
• организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
• организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
• консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
• организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
• содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
• обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
• организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
• внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
• управление проектами документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
• определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
• организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
• осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
• организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
• осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
• осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
• осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
• исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
• организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
• мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
• контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
• определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
• обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
• определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
• разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель службы по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель службы по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель службы по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя службы по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя службы по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя службы по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель службы по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю службы по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю службы по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

    Наименование                                                  УТВЕРЖДАЮ

    организации

                                                 __________________________

                                                 (руководитель организации)

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    начальника (руководителя) отдела              ___________/_____________

    документационного обеспечения <*>               (личная   (расшифровка)

                                                    подпись)    подписи)

    "___"__________ ____ N ____                   "___"____________ ____ г.

    г. ____________                                        М.П.

    ___________________________       _______________       _______________

      (наименование должности         (личная подпись)        (расшифровка

     руководителя структурного                                  подписи)

          подразделения)

    "___"__________ ____ г.

    СОГЛАСОВАНО

    (указать всех заинтересованных лиц

     и их подписи)

    ___________________________       _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:         _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

В.Ф. Янковая,

канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Должностная инструкция руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Обратите внимание на содержание своей должностной инструкции! Есть ли она у вас вообще и для чего так необходим этот документ? Именно этот документ позволяет объективно оценивать деятельность работников, т.е. вашу деятельность и деятельность сотрудников, которыми вы руководите. Должностная инструкция является нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Что должно войти в структуру должностной инструкции и стать основой ее содержания?

Нормативная база для разработки должностных инструкций
Важно знать

Должностные инструкции определяют место и значение конкретной должности в структуре организации, позволяют наиболее оптимальным способом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для их эффективной работы.
На заметку

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Трудовой Кодекс Российской Федерации, действующий с 01.02.2002, не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций. Однако во введении к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. и доп.), устанавливается: «Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников …. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников».

Еще одним нормативным документом, подтверждающим необходимость разработки должностных инструкций, является постановление Минтруда России от 09.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», принятое во исполнение постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих». Последним установлено, что квалификационные характеристики, предусмотренные квалификационным справочником, служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

В Порядке применения Единого квалификационного справочника, утвержденном указанным выше постановлением Минтруда России, подчеркивается, что квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих призваны способствовать правильному подбору и расстановке кадров, повышению их деловой квалификации, рациональному разделению труда, созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между указанными категориями работников, а также установлению единых подходов в определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Должность является первичным элементом структуры управления, поэтому должностные инструкции целесообразно разрабатывать на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей всех уровней.

В названном выше Порядке применения Единого квалификационного справочника отмечается, что квалификационные характеристики должностей заместителей руководителей не разрабатывались (и, соответственно, не включались в квалификационный справочник), поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе требований, содержащихся в характеристиках соответствующих должностей руководителей. Исходя из этого положения, мы можем сделать вывод о том, что на должности заместителей руководителей структурных подразделений должностные инструкции могут не разрабатываться, и лица, занимающие должности заместителей, в своей деятельности могут руководствоваться должностными инструкциями руководителей структурных подразделений^. Однако с практической точки зрения это неудобно по нескольким причинам.

Во-первых, при приеме на работу, в соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель до подписания трудового договора с работником обязан ознакомить его под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

К «иным локальным нормативным актам», непосредственно связанным с трудовой деятельностью, относится, в частности, должностная инструкция, и будет некорректно с точки зрения работодателя знакомить лицо, поступающее на должность заместителя руководителя, с должностной инструкцией руководителя.

Во-вторых, у руководителя, в том числе и у руководителя структурного подразделения, может быть несколько заместителей, и руководитель, распределяя обязанности, закрепляет за каждым заместителем определенный круг полномочий, из чего следует, что у каждого заместителя свои должностные обязанности, свой круг прав и ответственности. Соответственно, у каждого заместителя должна быть своя должностная инструкция.

Правовые основания для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ

Нормативным основанием для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ являются квалификационные требования для должности «заведующий канцелярией», предусмотренные уже упоминавшимся Квалификационным справочником, определяющие круг должностных обязанностей заведующего канцелярией, требования к специальным знаниям и навыкам (раздел «Должен знать») и квалификации работника.

Извлечение из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих:
ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
При использовании квалификационного справочника при разработке должностных инструкций следует также учитывать, что справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника: (организационно-административные – руководители, аналитико-конструктивные – специалисты, информационно-технические – технические исполнители), поэтому в должностную инструкцию руководителя следует включать преимущественно должностные обязанности организационно-административного характера.

При разработке должностной инструкции руководителя службы ДОУ следует также основываться на положении о службе ДОУ, которое определяет задачи и функции подразделения, его взаимоотношения и др.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые руководителем службы ДОУ, иначе говоря, составить описание должности. Детальное описание выполняемых работником функций позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и др.
Структура должностной инструкции
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; общее назначение должности; должность руководителя, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемых работником. Обязанности работника, занимающего должность руководителя подразделения целесообразно сгруппировать следующим образом:

• обязанности по организации деятельности подразделения (подготовка предложений об организационно-функциональной структуре подразделения, распределение работы между работниками подразделения, разработка проектов должностных инструкций работников, подготовка и участие в деловых встречах, переговорах, совещаниях и др.);
• обязанности по планированию деятельности подразделения и контролю за ней (включая подготовку отчетной и информационно-справочной документации);
• обязанности по сбору, анализу, обработке информации;
• обязанности по составлению и оформлению документов, проектов распорядительных документов, оформлению протоколов, подготовке документов нормативного правового характера;
• обязанности делопроизводственного характера (организация предварительного рассмотрения документов, представление проектов документов руководству и др.);
• обязанности по согласованию проектов документов; обязанности по совершенствованию организации работы (разработка унифицированных форм документов, разработка нормативных документов по ДОУ и др.).

При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (организация, контроль, анализ, проверка, обобщение и т. д.), сроки реализации (периодический контроль, ежемесячные проверки и т. д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставление данных, анализ запросов, предоставление справочной информации и др.).

Раздел «Права» определяет полномочия руководителя службы ДОУ, необходимые для выполнения должностных обязанностей, в частности это:

• право принимать решения, подписывать или визировать документы;
• право обращаться к вышестоящему руководителю;
• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
• право участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию работника;
• право требовать (запрашивать) необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
• право требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

Важно знать

При составлении разделов «Права» и «Ответственность» следует обратить внимание на то, что работнику необходимо предоставить права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей, и определить полную меру ответственности.

Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, – возложить на работника обязанности, но не предоставить ему достаточно прав для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий, в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.

Для того чтобы в полной мере наделить работника правами и определить полную меру ответственности, можно воспользоваться следующим приемом: составить таблицу, в одной колонке расположить должностные обязанности работника, а в двух других – права, необходимые для их выполнения, и ответственность, наступающую в случае невыполнения должностных обязанностей, например:

При анализе такой таблицы по всему перечню должностных обязанностей становится ясно, что при реализации различных должностных обязанностей требуется, по сути дела, одно и то же правовое воздействие (право). В одном случае это может быть право доступа к архивным документам (архиву организации), в другом – право доступа к электронным правовым базам данных, в третьем – к информации, хранящейся в системе электронного документооборота организации. Естественно, что в этом случае нужно будет предусмотреть в должностной инструкции общее право доступа к необходимым источникам информации (электронным базам данных, архиву организации, справочно-информационному фонду и др.). Аналогичный анализ следует провести и с видами ответственности.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи руководителя службы ДОУ, указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник, занимающий данную должность; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то в должностной инструкции следует отразить и его внешние взаимодействия.

Должностная инструкция руководителя службы ДОУ в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим подразделение, если ему это право предоставлено руководителем. Визируется должностная инструкция руководителя службы ДОУ руководителями подразделений: кадров, труда и заработной платы, юридического, а также заместителем руководителя организации, если должностная инструкция утверждается руководителем организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающемся в организации, лицо, назначаемое на должность руководителя службы ДОУ, проставляет ознакомительную визу.
Примерная должностная инструкция заведующего службой ДОУ

Место издания
1. Общие положения
1.1. Заведующий службой ДОУ относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно руководителю организации (или заместителю руководителя организации, руководителю департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ).

1.2. Заведующий службой ДОУ назначается на должность в соответствии с заключенным трудовым договором и освобождается от должности приказами руководителя организации по представлению заместителя руководителя организации (департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ).

1.3. В своей деятельности заведующий службой ДОУ руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, национальными стандартами на документы и управление документами, нормативными и методическим документами Минкультуры России и Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации (или положением об организации), приказами и распоряжениями руководителя организации, положением о службе ДОУ, настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность заведующего службой ДОУ назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

1.5. Заведующий службой ДОУ должен знать:

• организационно-функциональную структуру организации, распределение обязанностей между руководящими должностными лицами организации и структурными подразделениями;
• систему делопроизводства организации, современные методы и приемы работы с документами; порядок разработки нормативных и методических документов по делопроизводству, сроки и порядок сдачи дел в архив организации, порядок организации контроля исполнения документов, прикладные делопроизводственные программы, оргтехнику; основы экономики;
• порядок работы с персональным компьютером, современные компьютерные программы, а также уметь пользоваться Интернетом;
• основы организации производства, труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• владеть нормами делового этикета и уметь работать с людьми.

2. Должностные обязанности
Заведующий службой ДОУ выполняет следующие обязанности:

2.1. Организация своевременной обработки поступающих документов – их регистрация, учет, предварительное рассмотрение, а также регистрация, учет и отправка исходящей документации.

2.2. Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации.

2.3. Организация работы по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения внутренних документов организации (нормативных правовых актов, распорядительных документов и др.).

2.4. Обеспечение высокого качества подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству, согласно инструкции по ДОУ организации, другим нормативным документам.

2.5. Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов.

2.6. Обеспечение контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.

2.7. Организация работы с обращениями граждан.

2.8. Организация приема посетителей руководством организации.

2.9. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях организации.

2.10. Организация разработки инструкции по ДОУ и других нормативных и методических документов по документационному обеспечению.

2.11. Организация разработки и ежегодной корректировки сводной номенклатуры дел организации.

2.12. Обеспечение своевременной подготовки дел, формируемых в структурных подразделениях, для передачи на хранение в архив организации.

2.13. Разработка совместно с другими подразделениями основных направлений совершенствования работы с документами в организации, в том числе с применением современных информационных технологий, и участие в их реализации.

2.14. Организация работы службы ДОУ, контроль своевременного и качественного выполнения работниками должностных обязанностей.

2.15. Участие в работе экспертной комиссии организации, осуществление контроля за деятельностью архива.

2.16. Организация повышения квалификации делопроизводственного персонала организации.

2.17. Организация подготовки положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников подразделения, подготовка предложений о внесении изменений в утвержденное положение о службе ДОУ и утвержденные должностные инструкции работников.
3. Права
Заведующий службой ДОУ имеет право:

3.1. Контролировать соблюдение работниками организации правил работы с документами.

3.2. Возвращать на доработку документы (проекты документов), подготовленные с нарушением установленных правил.

3.3. Запрашивать и получать в подразделениях организации информацию по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.

3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам совершенствования работы службы ДОУ.

3.5. Представительствовать от имени службы ДОУ в других организациях.

3.6. Представлять работников службы ДОУ к повышению в должности и предлагать (в случае необходимости) меры взыскания.

3.7. Требовать от руководства организации создания благоприятных условий труда для работников службы ДОУ.
4. Ответственность
Заведующий службой ДОУ несет ответственность за:

4.1. Невыполнение должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией.

4.2. Несвоевременное и некачественное выполнение службой ДОУ возложенных на нее функций.

4.3. Нарушение правил работы с документами, утрату или порчу документов организации.

4.4. Разглашение конфиденциальной информации, персональных данных работников.

4.5. Нарушение трудовой и производственной дисциплины.
5. Взаимоотношения
Заведующий службой ДОУ осуществляет взаимоотношения:

5.1. С руководством организации – по вопросам организации работы с документами, рассмотрения и удостоверения документов, организации контроля исполнения документов, организации работы службы ДОУ.

5.2. С руководителями структурных подразделений – по вопросам подготовки документов, организации исполнения документов, подготовки и представления руководству необходимых документов и информации, использования служебной информации.

5.3. С юридической службой – по правовым вопросам, по вопросам согласования проектов документов (приказов, распоряжений, инструкций, правил и др.).

5.4. Со службой персонала, бухгалтерией – по вопросам приема, перевода, увольнения сотрудников службы ДОУ, поощрения сотрудников, вынесения взысканий, повышения квалификации, совершенствования стиля и методов руководства.

5.5. С административно-хозяйственной службой – по вопросам материального обеспечения и хозяйственного обслуживания.

5.6. Со службой информационных технологий – по вопросам эксплуатации компьютерной техники, внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота.

5.7. С архивом (архивными организациями) – по вопросам организации архивного хранения документов.
С должностной инструкцией ознакомлен __________________И.О. Фамилия

(подпись работника, дата)

Визы:

Руководитель службы кадров

Руководитель отдела труда и заработной платы

Руководитель юридической службы

Зам. руководителя организации, курирующий подразделение^