Должностная инструкция инспектора по кадрам исполняет функцию дополнения к трудовому договору, где разъясняются его основные положения. Несмотря на то что в существующем законодательстве нет предписаний по обязательному составлению инструкции, она широко используется в деловой практике, трудовых разбирательствах и соответствующих судебных спорах. Стандартная инструкция состоит из четырех частей, которые работодатели могут дополнять по мере необходимости.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции инспектора по кадрам .doc
Образец должностной инструкции инспектора по кадрам
1. Основной раздел
- Инспектора по кадрам нанимает и увольняет директор организации, по рекомендации начальника отдела персонала.
- Инспектор по кадрам подчиняется руководителю отдела персонала.
- Кандидат на данную позицию обязан соответствовать следующим стандартам:
- профильное средне-специальное образование;
- опыт работы в подразделениях по кадрам от 1 года.
- На время отсутствия специалиста (командировка, отпуск, лечение заболевания) его рабочие обязанности исполняет другой специалист отдела персонала.
- От специалиста на этой должности требуется знание следующих вопросов:
- актуальное трудовое законодательство и особенности его использования;
- отраслевые нормы и правила;
- стандарты делопроизводства по персоналу;
- порядок составления документации по работникам для контролирующих инстанций;
- нормативы учета кадровых изменений в организации;
- основной кадровый состав организации и её управленческая структура;
- методология проведения аттестации действующего персонала;
- применяемые показатели оценки эффективности деятельности работников (KPI);
- порядок оформления соответствующих льгот, дополнительных выплат, зарплат сотрудникам;
- теоретические основы кадрового дела;
- передовые практики работы с кадрами;
- основные параметры трудовой политики организации;
- методика заполнения баз данных о сотрудниках;
- нормативы трудовой дисциплины и правила рабочего распорядка;
- правила пользования компьютером, оргтехникой и соответствующим программным обеспечением.
- Инспектор по кадрам руководствуется:
- трудовым законодательством;
- отраслевыми нормами и стандартами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:
- Ведение текущего учета по кадровому составу организации.
- Взаимодействие с коллегами по вопросам ведения документации по персоналу.
- Обеспечение документирования кадровых изменений в организации.
- Подготовка мероприятий по профессиональной аттестации работников организации.
- Участие в планировании трудовой политики организации.
- Консультирование менеджеров и сотрудников организации по вопросам документарного обеспечения кадровой деятельности.
- Ведение личных дел сотрудников и внесение необходимых сведений в базы данных организации.
- Подготовка необходимой документации по персоналу для контролирующих инстанций.
- Участие в подготовке аналитических отчетов по вопросам кадрового обеспечения организации.
- Учет графиков отпусков, больничных, деловых командировок.
- Подготовка трудовой документации и справок для персонала.
- Подготовка документации по кадрам для архивирования, а также обеспечение её текущего хранения.
- Документарное обеспечение перечисления сотрудникам премий, дополнительных выплат, предоставленных им льгот.
- Осуществление текущего контроля по соблюдению графиков работ и трудовой дисциплины.
- Взаимодействие с сотрудниками проверяющих инстанций по вопросам кадров организации.
3. Ответственность
Инспектор по кадрам привлекается к ответственности:
- За материальный ущерб, причиненный работодателю из-за несоответствующих действий, — в соответствии с нормами трудового права.
- За разглашение внутренней информации организации — в тех границах, которые прописаны в законодательстве.
- За ненадлежащее выполнение трудовых функций — в пределах, определенных в трудовом законодательстве.
- За правонарушения, которые были совершены на рабочем месте, — в соответствии с разделами административного, трудового и уголовного права.
4. Права
Инспектор по кадрам обладает правами:
- Предлагать менеджменту организации мероприятия по улучшению ситуации в области своей компетенции.
- Участвовать в собраниях отдела персонала по вопросам его развития.
- Требовать от сотрудников организации информацию, необходимую в своей трудовой деятельности.
- Получать премиальные выплаты по мере выполнения плановых показателей, оговоренных в соответствующих документах.
- Требовать от менеджмента организации поддержания оптимальных условий для эффективного выполнения своей трудовой деятельности.
Основные моменты написания документа
Действующее законодательство не содержит указаний по параметрам создания должностных инструкций. В результате работодатели могут спокойно создавать документы, приспособленные для их потребностей. На практике они применяют переделки типовых инструкций, используя определенные стандарты делового документооборота. Данные стандарты касаются формы документа, его оформления и содержания. Так, структура инструкции включает 4 раздела, в которых закреплены основные параметры деятельности специалиста:
- Общая часть.
- Обязанности сотрудника.
- Его ответственность.
- Его права.
К этим частям можно добавить и ещё несколько, в которых описаны условия труда, параметры оценки сотрудника или требования к его квалификации. Эти разделы особо популярны у крупных работодателей, имеющих дело с многочисленными сотрудниками, выполняющими разнообразные операции.
По оформлению инструкции стандарты требуют применения к ней основных атрибутов делового документа: расшифровки подписей, наличия реквизитов организации и пр.
Основным требованием к содержанию инструкции является отсутствие в ней противоречий с трудовым договором и действующим законодательством.
Внимание! Работник имеет право получить копию инструкции в бумажной форме. Также ему может быть предоставлен доступ к ней в локальной сети. В этом случае необходимо предварительно удалить из неё все персональные данные.
Общие параметры
Здесь описываются основы деятельности сотрудника:
- Кем из руководителей он нанимается и увольняется.
- Кому он подотчетен в своей деятельности.
- Чем он должен руководствоваться в работе.
- Каким стандартам квалификации он должен соответствовать.
- Какие его умения нужны нанимателю.
Особую роль играет список умений, которые должны обеспечивать выполнение функций, закрепленных в следующей части. В зависимости от особенностей работодателя, этот список может варьироваться в разных компаниях.
Внимание! Для ряда профессий в инструкциях могут использоваться подходящие профстандарты или квалификационный справочник профессий (ЕКС).
Функции
Данная часть наиболее сильно отличается по различным фирмам. В компаниях разных размеров, организационно-правовой формы, специализации даже одинаковые специалисты могут выполнять различные функции, в особенности — второстепенные. Основное ограничение — чтобы эти различия укладывались в пределы параметров трудового договора. Также не рекомендуется нагружать специалиста дополнительными функциями, поскольку такая нагрузка может отвлечь его от основной деятельности.
Ответственность
Здесь приводится описание основных ситуаций, когда сотрудник может понести наказание. Описание дается в общей форме, поскольку конкретные меры наказания могут быть определены лишь в ходе проведения административных разбирательств и юридических процедур.
Права
В разделе перечислены несколько основных прав сотрудника: на внесение предложений руководству, участие в собраниях сотрудников и пр. В зависимости от особенностей кадровой политики нанимателя можно добавить и дополнительные права. Например, на получение служебного автомобиля или на частичную компенсацию работодателем расходов на сотовую связь.
После первоначального составления инструкции её нужно показать юристу, сотруднику кадрового отдела и непосредственному руководителю работника. После того как эти специалисты утвердят её текст, инструкция направляется на утверждение к руководителю предприятия. Окончательным сигналом её вступления в силу является подписывание инструкции всеми причастными лицами: директором, самим сотрудником, а также иными менеджерами, если их подписи нужны по правилам корпоративного документооборота.
Должностная инструкция специалиста по кадрам останется актуальной и в 2023 году. Обязанности кадрового инспектора на разных предприятиях могут отличаться. Об особенностях составления данного документа вы узнаете из нашей статьи.
Особенности должностной инструкции кадрового работника
Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:
- Инспектор отдела кадров.
Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:
- составление приказов по личному составу;
- ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
- заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
- заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
- прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
- прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
- на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.
Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:
- «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
- «Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2023 годы — образец».
- Менеджер по персоналу.
В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.
- Универсальный кадровый работник.
Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:
- ведение кадрового учета и необходимой документации;
- поиск и подбор персонала.
В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.
Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.
Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров
Должностная инструкция кадрового работника, как и другие аналогичные документы, утверждается руководителем организации. Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.
Документ можно разбить на следующие разделы:
- Общие положения.
Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.
- Непосредственно должностные обязанности.
Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.
- Права кадрового работника.
- Ответственность.
Важная часть любой должностной инструкции. Необходима для ознакомления сотрудника со степенью его ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прямых обязанностей.
- Не лишним будет раздел о режиме работы специалиста.
Можно ограничиться фразой: «Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Либо более подробно расписать рабочий график сотрудника. В первом случае работник должен быть ознакомлен с правилами трудового распорядка под роспись.
Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам.
Вы можете бесплатно скачать бланк должностной инструкции специалиста по кадрам и заполнить его по своим данным. Для этого кликните по картинке ниже:
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Скачать
Итоги
Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.
Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству составляют в свободной форме. В документе указывают требования к сотруднику отдела кадров, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Должностная инструкция помогает руководителю защитить свои интересы. Например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные специалистом по кадрам.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы специалистом по кадрам требуется высшее профессиональное образование или дополнительное образование в области поиска и подбора персонала.
1.3. Специалист по кадрам должен знать:
- основы трудового, гражданского и архивного законодательства РФ, нормативные правовые акты о том, как вести документацию по персоналу, и методические материалы по управлению персоналом;
- технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- общие тенденции на рынке труда и в отрасли, конкретной профессии, должности, специальности;
- технологии и методы определения квалификации сотрудников и анализа их профессионального роста;
- порядок проведения аттестации и квалификационных испытаний;
- порядок назначения на должность, повышения, увольнения;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных персонала;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, организации труда и управления;
- методы адаптации и стажировок, порядок разработки планов адаптации персонала на новых рабочих местах, подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала и организации стажировок;
- методы и инструменты исследования потребности в обучении персонала, методологию обучения;
- методы и инструменты формирования и развития корпоративной культуры;
- методы обработки информации с использованием средств коммуникации и связи, компьютеров;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности.
1.4. Специалист по кадрам должен уметь:
- оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и локальными нормативными актами компании;
- вести учет и регистрацию документов по персоналу, организовывать хранение документов;
- выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность документов;
- формировать требования к вакантной должности, профессии, специальности и определять критерии поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- консультировать генерального директора по вопросам привлечения персонала;
- определять и применять параметры и критерии аттестации и оценки персонала;
- анализировать и определять потребность персонала в обучении;
- разрабатывать планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебные планы и программы, организовывать обучающие мероприятия;
- разрабатывать проекты и планы программ формирования и развития корпоративной культуры;
- пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда, трудового законодательства РФ, а также поисковыми ресурсами в области обеспечения персоналом, оценки персонала;
- пользоваться компьютерными программами для работы с базами данных по ведению учета, движению персонала.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности специалиста по кадрам:
- поиск, наем и увольнение людей требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- оформление документации по кадрам.
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по кадрам обязан:
- искать и нанимать сотрудников требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- вести кадровое делопроизводство и отчетность;
- контролировать оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;
- разрабатывать положения и документы по работе с персоналом;
- разрабатывать систему подбора, мотивации и развития персонала;
- информировать работников об имеющихся вакансиях;
- оформлять сотрудников и помогать им в адаптации на рабочем месте;
- участвовать в организации аттестации и обучения персонала;
- участвовать в формировании и развитии корпоративной культуры;
- анализировать тенденции на рынке труда: зарплатные предложения, методы подбора и оценки персонала.
4. Права
4.1. Специалист по кадрам имеет право:
- участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
- подписывать документы в пределах своей компетенции;
- по согласованию с генеральным директором привлекать других работников к решению поставленных перед ним задач;
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать и получать от работников необходимую по должности информацию и документы;
- предлагать генеральному директору методы совершенствования организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- повышать профессиональную квалификацию на курсах и семинарах за счет работодателя;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Специалист по кадрам знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у специалиста по кадрам.
5.3. Специалист по кадрам знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Белов Павел Николаевич
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту
Должностная инструкция специалиста по кадрам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №691н от 6 октября 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, трудовым договором и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации (предприятия).
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника отдела кадров. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:
- имеющее среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации;
- без предъявления требований к опыту работы.
1.6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю.
1.7. В своей деятельности специалист отдела кадров руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и иных органов всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы кадровой документации;
- трудовым законодательством Российской Федерации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.8. Специалист по кадрам должен знать:
- порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- основы документооборота и документационного обеспечения;
- технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
- порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- структуру организации (предприятия);
- трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
- основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
- законодательство Российской Федерации о персональных данных;
- локальные нормативные акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
- нормы этики и делового общения;
- базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
- нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
- локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала.
1.9. Специалист по кадрам должен уметь:
- разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
- оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
- разрабатывать проекты кадровых документов;
- оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
- анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
- контролировать присутствие работников в организации;
- оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
- анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
- вести деловую переписку;
- соблюдать нормы этики делового общения.
1.10. Специалист по кадрам должен знать и соблюдать должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Специалист по кадрам должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.1.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
3. Должностные обязанности специалиста по кадрам
3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:
- обрабатывает и анализирует поступающую документацию по персоналу;
- разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
- осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:
- осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом, учету и движению персонала;
- организует системы движения документов по персоналу;
- собирает и проверяет личные документы работников;
- осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
- выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
- доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
- ведет учет рабочего времени работников;
- осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:
- организовывает документооборот по учету и движению кадров;
- организовывает документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
- осуществляет постановку на учет организации в государственных органах;
- подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
- подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по персоналу;
- осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.4. Выполняет работу по комплектованию организации (предприятия) кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод работников при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом, посетителями.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка учреждения, должностную инструкцию специалиста по кадрам по профстандарту, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.21. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории организации.
3.22. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.23. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.
4. Права
Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.
5. Ответственность
5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:
- за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
- за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных работников;
- за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
- за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
- за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкции специалиста по кадрам, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Специалист по кадрам самостоятельно планирует свою деятельность. План работы специалиста отдела кадров согласовывается непосредственно с руководителем.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и работниками, информирует их о решениях руководтеля по кадровым вопросам.
6.5. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.6. Информирует руководителя о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.7. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, разработанной по профстандарту, хранящемся у руководителя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»________202__г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции работников школы (Профстандарт)
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109Н. Разберем, что входит в должностные обязанности кадровика организации в соответствии с этим и другими НПА.
Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.
Приблизительная структура локального документа, который определяет, что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.
Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):
Документ, как и другие ЛНА организации, утверждается приказом руководителя. Форму и содержание должностной инструкции (ДИ) кадровика регулирует сама компания, исходя из особенностей деятельности. Как правило, ДИ содержит следующие разделы:
С документом работник отдела кадров должен быть ознакомлен под роспись, один экземпляр получить на руки и подтвердить факт получения подписью.
Должностная инструкция
Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».
1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее — ВУ) относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.
1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:
1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.2. Положением об отделе кадров.
1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.
1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:
1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.
1.6.2. Цели и функции отдела.
1.6.3. Задачи группы.
1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).
1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.
1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.
1.6.7. Правила обращения с персональными данными.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.
1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.
2. Обязанности
2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:
2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.
2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.
2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.
2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.
2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.
2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).
2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.
2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.
2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.
2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.
2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.
2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.
2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.
2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.
2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.
2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.
2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы, решать вопросы военно-учетной работы.
2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.
2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.
3. Права
3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.
3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.
3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.
3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.
3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.
3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.
4. Взаимоотношения по должности
4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.
4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.
4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.
5. Заключительные положения
5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.
5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.
5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.
5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.
5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.
5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передаче работнику для использования в трудовой деятельности.
С должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.
«___» ________________ 20 __ года.
Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.
«___» ________________ 20 __ года.
Применение профстандартов обязательно, если законом или НПА установлены требования к квалификации работника (распространяется, например, на государственных, муниципальных служащих, некоторых работников бюджетных организаций и госкорпораций).
Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта:
Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.
В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.
В случае если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):
Трудовой кодекс Российской Федерации не регулирует вопросы оформления и ведения должностной инструкции работника. Поэтому работодатель самостоятельно определяет порядок ее оформления (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 «О ведении должностной инструкции работника»). Организация в соответствии со ст. 57 ТК РФ обязана прописать в трудовом договоре трудовые функции работника. Работодатель не нарушит законодательство, если пропишет функционал работника в трудовом договоре или оформит его в виде приложения к трудовому договору.