Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы нужна для документирования его отношений с менеджментом организации-работодателя. В ней прописывают основные трудовые характеристики: порядок подчинения, выполняемые сотрудником задачи, его полномочия и прочие аспекты. Дополнительным преимуществом инструкции является возможность её применения в административных и юридических разбирательствах по трудовым вопросам.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы .doc
Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы
1. Общие параметры
- Бухгалтера по расчету заработной платы нанимает и увольняет руководитель компании по рекомендации главного бухгалтера.
- Бухгалтер по расчету заработной платы подчиняется главному бухгалтеру компании.
- Бухгалтер по расчету заработной платы обязан подходить под следующие квалификационные требования:
- высшее (средне-специальное) образование бухгалтерского профиля;
- трудовой опыт в сфере бухгалтерии от трех лет.
- На время отсутствия специалиста (повышение квалификации, лечение болезни и пр.) его замещает другой сотрудник бухгалтерии компании, назначенный главным бухгалтером.
- Бухгалтер по расчету заработной платы обязан разбираться в:
- законодательстве и нормативах, регулирующих бухгалтерскую деятельность в коммерческих организациях;
- актуальных нормативах и правилах контролирующих инстанций (ФНС, ФСС, ПФР и пр.), регулирующих процесс ведения бухотчетности в сфере зарплаты;
- учетной политике, использующейся в компании;
- правилах проверок первичной бухгалтерской документации;
- правилах работы с документами о временной нетрудоспособности сотрудников;
- принципах начисления базовой и переменной частей зарплат;
- правилах расчета и начисления налогов и сборов с зарплат сотрудников компании;
- принципах взаимодействия с представителями ФНС, ПФР и других структур, при проведении ими проверок бухотчетности;
- нормах корректного отражения в статьях отчетности операций по выплатам сотрудникам компании;
- структуре компании и сферах её деловой активности;
- кадровом составе компании;
- принципах делопроизводства, обязательных к использованию в компании;
- принципах учета рабочего времени и показателях KPI, используемых при расчете величины зарплат сотрудников;
- нормах трудовой дисциплины, пожарной безопасности и т.д., которые обязательны для соблюдения работниками компании;
- правилах применения в работе оргтехники, компьютера и профильных программных продуктов (Microsoft Office, 1С: Бухгалтерия).
- Бухгалтер по расчету заработной платы руководствуется:
- законами и нормами, регулирующими сферу бухгалтерии;
- профильными документами компании;
- данной инструкцией.
2. Функции
Бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за:
- Обеспечение расчетов с персоналом по оплате труда (зарплата, налоги с неё, доплаты и т.д.).
- Корректное отражение на счетах отчетности операций по расчету с персоналом.
- Обеспечение менеджеров, главного бухгалтера и других лиц с соответствующими полномочиями информацией по операциям в своей сфере деятельности.
- Отслеживание своевременности и полноты расчетов с персоналом.
- Мониторинг изменений нормативно-правовой базы в сфере своей ответственности.
- Подготовку справок, записок и прочих документов в области расчетов с персоналом для сдачи в ФНС и прочие контролирующие органы.
- Проверку документов, сдаваемых сотрудниками для расчета зарплаты, получения льгот и дополнительных выплат.
- Участие в подготовке годовой и квартальной финансовой отчетности компании.
- Оформление необходимых по работе документов в соответствии с правилами компании.
- Участие в разработке учетной политики компании и нестандартных форм документов в своей области ответственности.
- Обеспечение хранения и архивирования бухгалтерской документации в своей области деятельности.
- Помощь главному бухгалтеру и другим сотрудникам бухгалтерии в их деятельности.
- Соблюдение в работе норм конфиденциальности, правил пожарной безопасности и других параметров, заданных в соответствующей внутренней документации.
- Информирование главного бухгалтера по замеченным проблемным моментам.
- Внесение необходимых записей в электронную базу данных компании.
3. Ответственность
Бухгалтер по расчету заработной платы несет ответственность за:
- Материальный ущерб, понесенный компанией из-за его действий, — в размерах, определенных на основе положений действующего законодательства.
- Невыполнение своих трудовых функций — в соответствии с параметрами, определенными в правилах компании и трудовом законодательстве.
- Нарушение норм конфиденциальности — в соответствии с правилами компании и действующими законами.
- Совершенные при выполнении работ нарушения норм и законов — в границах, определенных в трудовом, административном либо уголовном праве.
4. Права
Бухгалтер по расчету заработной платы обладает полномочиями:
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в своей деятельности.
- Предлагать главному бухгалтеру меры по улучшению трудовых процедур.
- Визировать документы в пределах своей ответственности.
- Участвовать во встречах персонала компании, где затрагиваются вопросы ведения бухгалтерии.
- Повышать свою квалификацию за счет компании в соответствии с параметрами, изложенными во внутренней документации.
- Требовать и получать от руководства компании доступ к СПС, отраслевой прессе и профильным онлайн-ресурсам.
Параметры создания должностной инструкции
В деловой практике наиболее распространен следующий формат инструкции:
- Общие параметры.
- Трудовые функции.
- Должностные права.
- Возможная ответственность.
Иногда к этим обязательным разделам добавляются дополнительные. Особенно часто это происходит при составлении инструкций для позиций топ-менеджеров в крупных компаниях, когда работодатель хочет конкретизировать какие-то должностные параметры. Наиболее популярные дополнительные части:
- Условия работы.
- Должностные взаимосвязи.
- Параметры оценки результативности (KPI).
Внимание! При составлении инструкции может применяться профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный Минтрудом в конце 2019 года. В него включены общие характеристики профессии бухгалтера.
Общие параметры
Вводный раздел инструкции нужен для документирования общих аспектов. В нем описаны принципы временной замены сотрудника, его найма и увольнения, порядок подчинения и т.д. Особую роль играют перечисленные в разделе квалификационные параметры: уровень образования, опыт работы, профильные умения. Они помогают обеспечить прием на работу специалиста, готового на хорошем уровне выполнять требуемые должностные задачи.
Внимание! В профессии бухгалтера важно уметь обращаться со специализированными профильными программами, а также со справочно-правовыми системами. Об этих требуемых навыках следует упомянуть в отдельном пункте.
Должностные функции
Эта часть документирует, какие задачи должен решать сотрудник. Зачастую сюда включают не только профильные обязанности, но и те, которые имеют общий характер: работать с документами, консультировать других сотрудников, замещать коллег. Также отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать стандарты, установленные работодателем: поддерживать порядок, придерживаться норм конфиденциальности, безопасности и т.д.
Ответственность
Вопросы привлечения сотрудника к ответственности за его нарушения выходят за пределы инструкции. Это связано с тем, что нормативная база, на основе которой принимается решение о вине сотрудника и его наказании, сложна и объемна. К этому прибавляются и нюансы, связанные с доказательствами, показаниям, действиями адвокатов, если дело будет рассматриваться в суде. Поэтому в разделе ограничиваются общим перечислением параметров ответственности сотрудника.
Права
В разделе перечисляются должностные права, объем и значение которых зависит от ряда факторов: кадровой политики компании, объема решаемых вопросов, отраслевой специфики.
Также сюда включают и специфичные права, характерные для конкретной позиции. Так, для бухгалтеров важно иметь доступ к профильным справочно-правовым системам и актуальным версиям бухгалтерских программ, что и обязан предоставить им наниматель.
После составления первоначального варианта инструкции начинается процедура её согласования. Обычно в ней участвуют:
- юрист — проверяет черновик на соответствие актуальному законодательству;
- делопроизводитель — следит за соблюдением в инструкции норм оформления деловой документации;
- HR-менеджер — проверяет соблюдение в инструкции параметров трудовой документации.
Должностная инструкция бухгалтера
Должностную инструкцию бухгалтера ООО или ИП составляют в свободной форме. В документе прописывают права, обязанности, ответственность и требования к квалификации сотрудника.
Должностная инструкция бухгалтера помогает руководителю организации защитить свои интересы — например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные сотрудником.
1. Общие положения
1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов и подчиняется главному бухгалтеру, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы бухгалтером требуется:
- среднее профессиональное образование, финансовое или экономическое, или дополнительное образование по программе профессиональной переподготовки «Бухгалтер»;
- опыт работы от трех лет в бухгалтерско-финансовой сфере.
1.3. Бухгалтер должен знать:
- законодательство РФ о бухгалтерском учете, налогах и сборах, аудиторской деятельности, архивном деле, социальном и медицинском страховании, пенсионном обеспечении; о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, легализации и отмыванию доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; трудовое и валютное законодательство РФ;
- судебную практику по спорам, связанным с ведением бухгалтерского учета и составлением финансовой отчетности;
- порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
- правила защиты информации;
- методики ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- порядок составления учетных документов;
- методические документы по финансовому анализу, бюджетированию и управлению денежными потоками;
- компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета.
1.4. Бухгалтер должен уметь:
- составлять первичные учетные документы, в том числе в электронном формате;
- комплексно проверять первичные учетные документы;
- обеспечивать сохранность первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета до передачи их в архив;
- применять правила стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета, способы начисления амортизации, методы калькулирования себестоимости и иные нормы, принятые в учетной политике организации;
- составлять бухгалтерские записи в соответствии с рабочим планом счетов;
- рассчитывать заработную плату, пособия и иные выплаты работникам;
- готовить справки, ответы на запросы, содержащие информацию, формируемую в системе бухгалтерского учета;
- пользоваться компьютерными программами для ведения бухгалтерского учета, информационными и справочно-правовыми системами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности бухгалтера:
- учет первичных учетных документов;
- денежное измерение объектов бухгалтерского учета и группировка фактов хозяйственной жизни;
- итоговое обобщение первичных учетных документов и фактов хозяйственной жизни.
3. Должностные обязанности
3.1. Бухгалтер обязан:
- составлять первичные учетные документы;
- принимать первичные учетные документы, проверять их на предмет соответствия форме, полноте оформления, реквизитам;
- выявлять случаи нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информировать об этом главного бухгалтера;
- готовить первичные учетные документы для передачи в архив;
- обеспечивать доступ к данным для проведения инвентаризации;
- регистрировать данные, содержащиеся в первичных учетных документах и в регистрах бухгалтерского учета;
- отражать в бухгалтерском учете результаты переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли стоимости активов и обязательств;
- составлять отчетные калькуляции, калькуляции себестоимости продукции, работ и услуг, распределять косвенные расходы, начислять амортизацию активов в соответствии с учетной политикой;
- сопоставлять результаты инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составлять сличительные ведомости;
- подсчитывать итоги и остатки по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета;
- составлять оборотно-сальдовую ведомость и главную книгу;
- подготавливать пояснения, подбирать документы для проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок;
- систематизировать и комплектовать регистры бухгалтерского учета за отчетный период;
- передавать регистры бухгалтерского учета в архив;
- отражать в бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета.
4. Права
4.1. Бухгалтер имеет право:
- запрашивать у главного бухгалтера информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у главного бухгалтера и других работников документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, которые касаются исполнения должностных обязанностей и оценки качества их исполнения;
- участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполнения должностных обязанностей;
- информировать главного бухгалтера о нарушениях в ведении учета и документации материально ответственных лиц;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение главного бухгалтера предложения по организации и улучшению деятельности бухгалтерии;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Бухгалтер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у бухгалтера.
5.3. Бухгалтер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Старовойтова Ольга Александровна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция бухгалтера по расчету зарплаты
№ 29-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Бухгалтера по расчету зарплаты ООО «Бета».
1.2. Бухгалтер по расчету зарплаты назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению главного бухгалтера.
1.3. Бухгалтер по расчету зарплаты подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.
1.4. На должность Бухгалтера по расчету зарплаты назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее трех лет.
1.5. Бухгалтер по расчету зарплаты должен знать:
– законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета имущества, обязательств и хозяйственных операций, расчету зарплаты, удержанию по исполнительным документам, составлению отчетности;
– формы и методы бухучета в ООО «Бета»;
– план и корреспонденцию счетов;
– организацию документооборота по участкам бухучета;
– порядок документального оформления и отражения на счетах бухучета операций, связанных с начислением и выплатой зарплаты и иных выплат работникам;
– условия налогообложения юридических и физических лиц;
– правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;
– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Бета»;
– правила эксплуатации персонального компьютера, офисной техники;
– экономику, организацию труда и управления;
– рыночные методы хозяйствования;
– основы трудового законодательства.
1.6. В своей деятельности Бухгалтер по расчету зарплаты руководствуется:
– законодательными актами, постановлениями, распоряжениями, приказами, руководящими, методическими и нормативными материалами по организации бухучета имущества, обязательств и хозяйственных операций, расчету зарплаты, удержанию по исполнительным документам, составлению отчетности;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Бухгалтера по расчету зарплаты его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Бухгалтер по расчету зарплаты выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению бухучета на порученном направлении (участке) (учет расчетов по зарплате).
2.2. Участвует в разработке и проведении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование денежных средств.
2.3. Ведет прием, контроль и обработку первичной документации по порученному направлению бухучета (табелей учета рабочего времени, листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работника на работе).
2.4. Производит удержания из зарплаты, в том числе по исполнительным документам.
2.5. Получает, ведет учет и хранение документов, на основании которых производятся удержания из зарплаты и иных доходов работников.
2.6. Уведомляет судебного пристава-исполнителя и (или) получателя алиментов о причинах и времени окончания удержаний и возвращает указанным лицам присланные ими исполнительные документы.
2.7. Отражает на счетах бухучета операции, связанные с начислением зарплаты и иных выплат работникам ООО «Бета».
2.8. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, зарплаты работникам, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников ООО «Бета».
2.9. Оформляет ведомости на выплату зарплаты работникам ООО «Бета».
2.10. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по вопросам выплаты зарплаты и иных выплат работникам ООО «Бета».
2.11. Вносит предложения по детализации применяемых счетов бухучета, участвует в разработке форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
2.12. Участвует в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
2.13. Подготавливает данные по порученному ему направлению (участку) бухучета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.14. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации на порученном направлении (участке) работы, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
3. ПРАВА
Бухгалтер по расчету зарплаты имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Бухгалтера по расчету зарплаты.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Бухгалтер по расчету зарплаты несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Бухгалтера по расчету зарплаты определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Бухгалтера по расчету зарплаты в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.
Должностную инструкцию составила:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ С.В. Юдина
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
Отправим материал Вам на почту
Бухгалтер-кадровик: два специалиста в одном
На вопрос «Кто ведет кадровый учет в российских компаниях?» поисковик в интернете выдает такой ответ — «Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основным обязанностям». Действительно, довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера-кадровика. В каких случаях целесообразно совмещать эти функции, как правильно оформить одного специалиста на две должности – бухгалтера и кадровика, какие виды учета бухгалтер-кадровик должен вести, какие обязанности возлагаются на этого специалиста? Подробности в нашей статье.
Два в одном: когда нужен бухгалтер-кадровик.
Бухгалтера-кадровика чаще всего можно встретить на малых предприятиях с небольшой численностью персонала. Здесь кадровое делопроизводство нередко становится дополнительной нагрузкой для бухгалтерии или бухгалтера.
Два вида совмещения:
- Универсальный бухгалтер, который занимается всей бухгалтерией и кадрами.
- Бухгалтер по заработной плате и кадрам.
Практика показывает, что в микропредприятиях единственный бухгалтер выполняет функции кадровика. Не редкость ситуации, когда все эти функции исполняет сам руководитель. В предприятиях покрупнее довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера по расчету заработной платы и кадровому делопроизводству. В данном случае совмещение происходит по принципу работы в одном направлении.
Программы для ведения кадрового дела и отчётности для специалиста любого уровня. Закажите бесплатную консультацию, мы расскажем, как вы можете автоматизировать вашу работу с помощью СБИС.
Бесплатная консультация
Как оформить совмещение.
Согласно статье 60 ТК РФ, а также различных дополнительных положений Министерства труда, в частности, согласно письму от 17.11.2017 № 14-2/В-1012, трудовой договор с работником может быть заключен только в рамках одной трудовой функции. То есть прописать в трудовом договоре функции бухгалтера и кадровика нельзя. Однако закон не запрещает совмещение нескольких профессий. Обязанности кадровика бухгалтер может выполнять по совмещению.
Чтобы остаться в правовых рамках в вопросе совмещения, возложить профессиональные обязанности по кадровому делопроизводству на бухгалтера можно несколькими способами.
2 способа оформить совместительство:
- Внутреннее совместительство. Данная процедура предусмотрена статьей 60.1 трудового кодекса РФ. При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время. Для выполнения обязанностей кадровика с сотрудником заключается отдельный трудовой договор, предусматривающий отдельную заработную плату.
- Совмещение профессий или должностей. Данная процедура предусмотрена статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. При совмещении профессий сотрудник занимается задачами бухгалтера и кадровика в течении рабочего дня, самостоятельно распределяя нагрузку и требуемое для выполнения той или иной задачи время. Для выполнения дополнительной работы по совместительству сотрудник должен дать письменное согласие — это требует пункт первый ст. 60.2 ТК. Содержание согласия также прописано законодательно – в третьем пункте вышеупомянутой статьи.
Что нужно указать в согласии на совместительство:
- работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание, объем,
- срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу,
- размер доплаты за совмещение .
На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении должностей.
Работа по совместительству также должна быть оплачиваемой.
Если не выполнить вышеуказанные нормы ТК, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудового законодательства.
Какими знаниями должен обладать бухгалтер-кадровик.
Анекдот про бухгалтера: «Я предпочитаю разносторонних и опытных девушек. Таких, чтобы и баланс свести могли, и кадровый учет вести».
Разносторонние знания – одно из главных требований для бухгалтера-кадровика. Бухгалтерия опирается на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство – на Трудовой кодекс. Знание двух нормативных баз является отличительной особенностью бухгалтера-кадровика.
Кроме трудового законодательства бухгалтеру, ведущему кадровое делопроизводство, нужно знать миграционное законодательство, законодательство о защите персонифицированной информации, законодательство о пенсионном обеспечении.
Бухгалтер-кадровик должен уметь рассчитать заработную плату, вести персонифицированный учет, оформлять трудовые книжки и договоры материальной ответственности, вести различные регистрационные журналы и др. Весь функционал обычно описывается в должностной инструкции.
Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерия: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.
Заказать доступ
Должностная инструкция бухгалтера-кадровика.
Законодательство не обязывает работодателя составлять должностные инструкции работников. Этот тезис очередной раз был подтвержден специалистами Минтруда России в письме от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707. Специалисты по труду отметили в письме, что Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностной инструкции работника. Однако на практике составление должностных инструкций является эффективным инструментом разделения должностных полномочий между сотрудниками, установления ответственных, снятия трудовых споров.
В основу должностных инструкций ложатся как профстандарты, различные квалификационные справочники, нормы трудового законодательства, так и внутренние документы организации, бизнес-задачи конкретного предприятия и т.п.
Официально должности бухгалтера-кадровика нет ни в одним справочнике должностей и профессий, нет и госстандарта для этой «сдвоенной» профессии. Поэтому должностную инструкцию бухгалтера-кадровика предприятию необходимо разрабатывать самостоятельно под собственные задачи.
Примерный перечень функций бухгалтера-кадровика, отражаемых в должностной инструкции:
- Ведение бухучета организации или ИП. В зависимости от величины компании или других ее особенностей, на бухгалтера-кадровика может быть возложено ведение всего массива бухгалтерского учета или же одного из направлений, например, заработной платы.
- Исчисление налогов и взносов.
- Формирование и сдача платежных поручений.
- Формирование и сдача отчетности.
- Взаимодействие с кредитными организациями.
- Ведение кассы.
- Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
- Расчет заработной платы, отпускных, больничных пособий и т.д.
- Расчет, уплата социальных взносов с ФОТ.
- Ведение кадрового учета.
- Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
- Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
- Ведение регистрационных журналов,
- Составление штатного расписания.
- Участие в разработке системы мотивации кадров.
- Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
- Выдача документов по запросам работников.
- Взаимодействие со службой занятости, Социальным фондом
- Архивирование документации.
Согласно 21 статьи ТК, сотрудник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Если сотрудник ознакомился и подписал ЛНА, содержащие список его обязанностей, при их неисполнении на него могут наложить взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. При этом за один дисциплинарный проступок можно назначить только одно взыскание. Данное правило распространяется как на основные обязанности, так и на те, которые выполняются по совместительству.
ТОП ошибок, которые совершают бухгалтера-кадровики.
Довольно часто бывает, что совмещение обязанностей бухгалтера и кадровика происходит вынуждено, специалисту приходится осваивать тонкости профессии «с колес», решая многие задачи сразу на практике. В этом случае нередки ошибки. Далее расскажем о нескольких распространенных задачах, решения которых имеют свои нюансы.
Неверное оформление испытательного срока.
- Несвоевременное подписание трудового договора с испытательным сроком. Трудовой договор, в который внесен пункт об испытательном сроке, необходимо подписывать до начала работы сотрудника. Формально сотрудник сначала должен подписать данный договор, а только потом знакомиться со своим рабочим местом, получать вводные инструкции и первые задачи. Если кадровик подписал договор с испытательным сроком после допуска к работе, то он не имеет права увольнять сотрудника за непрохождение испытательного срока. В ст. 70 ТК РФ сказано, что если сотрудника допустили к работе до оформления трудового договора, то включать условие об испытании в него можно, только если до начала работы вы оформили отдельное соглашение об испытательном сроке.
- Включение пункта об испытательном сроке сотрудникам, освобожденным от испытания. Необходимо с осторожностью использовать типовой трудовой договор, в частности, необходимо проверять актуальность пункта об испытательном сроке для разных категорий работников. Часть трудоустраиваемых сотрудников освобождена законодательно от прохождения испытательного срока. К таким категориям граждан относятся несовершеннолетние, беременные женщины, матери с детьми до 1,5 лет, молодые специалисты, сотрудники, трудоустроенные по срочному договору на сок до 2 месяцев, устраиваемые в порядке перевода, принятые по конкурсу и др.
Неверное хранение персональные данные уволенных сотрудников.
По закону о бухучете компания должна хранить первичку не меньше 5 лет. При этом если первичка содержит персональные данные уволенных сотрудников, то без их письменного согласия нельзя хранить персональные данные более 5 лет. Это условие не распространяется на кадровые документы с длительным сроком давности. Например, трудовой договор надо хранить 50 лет, а для уволенных до 2003 года этот срок составляет 75 лет.
Не отражение периодической удаленной работы.
Часто сотрудники, особенно «вкусившие» прелести удаленной работы, по устной договоренности с руководителем работают периодически из дома. Практика показывает, что правильнее временную дистанционную работу сотрудника оформить документально, определить конкретные дни работы в офисе и порядок взаимодействия с работником. В противном случае сотрудник оказывается в «серой зоне».
Отсутствие кадрового аудита в ситуациях с повышенным риском.
Если работник грозится обратиться в трудовую инспекцию, если из компании увольняется большое число сотрудников, в других рискованных с точки зрения кадрового благополучия предприятия ситуациях бухгалтеру-кадровику необходимо провести кадровый аудит. Чаще всего проверяют наиболее рискованные направления. К таким направлениям относятся:
- трудовые отношения с иностранцами,
- документы по охране труда,
- договоры о материальной ответственности.
Аудит может быть выборочным или полным. В случае обнаружения ошибок при выборочном аудите проводится полный аудит.
Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерию: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.
Существенно облегчить жизнь универсальному специалисту призвано решение СБИС Кадровое ЭДО — это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. А СБИС Управление персоналом наладит кадровый учет, воинский учет, рассчитает зарплаты, упростит учет рабочего времени, настроит систему KPI, создаст корпоративный портал.
В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. В решении легко вести электронный учет приказов и других документов.
Если вам нужна помощь в установке и настройке СБИС, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании регламентов бухучета, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ».
О том, как с помощью СБИС наладить в компании кадровый электронный документооборот, вам готовы рассказать
наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки