Для быстрого достижения поставленных целей каждый член команды должен ясно осознавать зону личной ответственности и выполнять доведённые до него должностные обязанности.
Важнейший специалист — администратор проекта.
Чем конкретно занимается, за что отвечает администратор в ходе реализации проекта? Об этом мы расскажем далее.
Чем занимается администратор в проектах разного типа
Фактически администратор — это член команды, который осуществляет контроль выполнения проекта на всех его этапах. Но ведь этим занимается руководитель? Да, многими вопросами здесь занимается руководитель. Однако существуют такие виды проектов, в которых много рутинной работы, к примеру разработки дорожных карт проектов, планов и графиков, мониторинга выполнения работ, организации встреч и многого другого. В плане времени это очень затратно, и этим занимается управленец (администратор).
Выходит, что администратор — это некий помощник руководителя, выполняющий рутинные работы. Ему присущи значительный конкретный опыт и квалификация в ряде сфер, чего нет, например, у офис-менеджера.
В чём состоят обязанности администратора проекта
Разумеется, тип проекта, методология управления им (топ-10 методологий) и состав команды значительно влияют на перечень обязанностей администратора. Поэтому возможны довольно значительные вариации.
Базовыми же функциями (предельно упрощённо) являются такие:
- разработка плана;
- отчётность;
- контроль над выполнением задач;
- координация их выполнения.
Если определить обязанности в официальном стиле (например, для публикации на сайтах по набору персонала), то это может выглядеть так:
- Обеспечение коммуникации (получение обратной связи, её упорядочивание, сортировка и приведение к единому типу) среди членов команды.
- Обеспечение связи с заказчиком для быстрейшей реализации рабочих задач по проекту.
- Координация работы участников команды по оперативным вопросам.
- Подготовка/проведение совещаний по обсуждению возникающих проблем (согласно избранной методологии, к примеру, Scrum).
- Журналирование протоколов совещаний как внутри команды, так и с участием представителя заказчика.
- Осуществление мероприятий по подготовке и проведению тендеров при работе с конкретным заказчиком. Обеспечение качества документов.
- Сбор информации и работа над аналитической отчётностью относительно проекта за определённый период (неделя, месяц, квартал и год).
- Помощь руководителю по оперативным задачам.
- Загрузка рабочей документации на электронные носители информации.
- Участие в разработке графиков, задач, планов, различных форм отчётности.
- Сбор и упорядочивание отчётов линейных исполнителей.
- Работа над финансовыми вопросами, в том числе над графиками финансирования, составление списков для покупки материалов и средств.
- Обнаружение проблем и возможных рисков в ходе работы команды над проектом.
- Оперативное изменение задач, сроков и базы ресурсов.
В ряде случаев в обязанности проектного менеджера работодатели включают:
- организацию обучения и повышения профессионального уровня персонала (если действует система поощрения);
- контроль над материально-техническим обеспечением рабочих мест персонала.
Таким образом, администратор — это главный помощник руководителя проекта. В сфере его ответственности вопросы организации и технического обеспечения работы команды. Он мониторит работу персонала, принимает оперативные решения и организует работу с документами по проекту.
Основные обязанности администратора
Администратор, как мы убедились, это не просто помощник руководителя, а важный член команды, обеспечивающий успех её работы.
Считать его «обычным секретарём» просто неразумно. Именно поэтому администратором может быть тот, кто обладает:
- профильным высшим образованием. В теме нужно разбираться не просто хорошо, а досконально. Если это строительство, требуется отлично владеть информацией об этапах строительства объекта, понимать, на каком этапе что важно более, а что менее. Если в работе программный проект, необходимо владеть информацией о применяемых фреймворках, IDE, языках программирования и проч.;
- хорошим владением программными продуктами, применяемыми при работе над проектом, — пакетом офисных программ, таск-менеджерами, BPM-системами, групповыми календарями, программой для визуализации бизнес-процессов и др.;
- владением избранной методологией. Безусловно, очень хорошо, если администратор знаком с разными методологиями управления проектами и хорошо разбирается в их нюансах. В этом случае он запросто приспособится к уже принятой (используемой командой) методологии;
- хорошими навыками коммуникации. Этот навык может пригодиться в самых разных ситуациях, например при проведении переговоров с представителями заказчиков, в рабочем общении в своей команде, при общении с поставщиками, иными контактными лицами;
- навыками ведения документации проекта, включая стандарты, согласования, формы, техническую документацию и многое другое.
Чем администратор заниматься не должен
Во-первых, он не должен выполнять работу других членов команды или же «подгонять их косяки».
Зачастую бывает так, что к администратору относятся как к почти бесправному члену команды. В результате его обязывают выполнять поручения руководителя, не связанные с непосредственными обязанностями, иногда по формуле «принеси-подай».
Проблема, однако, в большинстве случаев заключается не в самих должностных обязанностях, а в том, что у непосредственного руководителя нет опыта, или же в недопустимом стиле его руководства. На постсоветском пространстве часто избирается авторитарный стиль управления, так как здесь присутствует «Красная» корпоративная культура, работающая по формуле «Я начальник, ты дурак». Это, конечно же, категорически недопустимо.
В действительности администратор проекта должен быть правой рукой руководителя, способным его заменить при необходимости. Руководитель и администратор работают слаженно и сообща при реализации проекта. Только в этом случае конечные усилия всей команды могут привести к успеху.
Источник: официальный канал Projecto на Дзен
Администрирование проектной деятельности
Свежие публикации автора:
Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль – администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.
Роль администратора в проекте
Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.
Все большее число блоков управления подключается в проектную методологию: заинтересованные стороны проекта, коммуникации, риски, интеграция. Число уникальных задач развития также непрерывно растет. Вполне опытные проект-менеджеры начинают не справляться с объемом отчетности и прочей документации. Возникают срывы совещаний и заседаний групп из-за рассогласований графиков и других организационных причин.
Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП – администратор системы управления проектами.
На первом этапе вполне допустимо обойтись половиной штатной единицы. Администратор проектов может появиться задолго до того, как в оборот управленческой терминологии будут введены понятия «проектный офис» и «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Важно, что с этого момента определенная нагрузка с менеджеров проектов спадет. Особенно это ценно для PM-совместителей, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.
Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.
Место администратора в проектном окружении
Обязанности и функции администратора проектов
АСУП в крупных компаниях выполняет свои функции в составе офиса управления проектами. В зависимости от числа задач развития такие отделы бывают весьма многочисленными. С другой стороны, в средних компаниях администратор может не выделяться в отдельную должность, а быть обеспеченным административными функциями по совместительству. Квалифицированный специалист способен обслуживать большое число проектов и выступать помощником у нескольких PM. Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:
- помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
- уведомление и сбор отчетов исполнителей;
- консолидацию отчетной информации от исполнителей;
- помощь менеджеру в подготовке справок, презентаций и отчетов;
- подбор информации в помощь менеджеру для отчетов на стратегическом комитете (контроллинге);
- составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
- оформление актуализированных планов-графиков;
- организацию командировок и приема участников проекта;
- координацию совещаний рабочих групп;
- исполнение прямых поручений PM в рамках подведомственной проектной деятельности;
- коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
- выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам согласно регламенту;
- иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.
Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим (желательно экономическим) образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений, включая Microsoft Project. Успешное прохождение аттестации на знание стандартов PMBOK и ГОСТ Р 54869-2011 обязательно. Ниже представлена выписка из примера должностной инструкции администратора.
Фрагмент должностной инструкции администратора
Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль – администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.
Менеджер проектов превращает идею клиента в задачи для команды, он следит за сроками и управляет бюджетом. О старте в профессии и важных навыках для новичка рассказала руководитель курса «Менеджер проектов» в Яндекс.Практикуме Яна Ганина.
Кто такой менеджер проектов
Это человек, который превращает хаос в порядок. Менеджер отвечает за весь проект — от первой встречи с клиентом до запуска. Он помогает сформулировать задачу, предлагает первые решения, планирует все это с командой и следит за сроками. Можно делать IT-проекты и без менеджера, но такой специалист сэкономит всем время и нервы, а бизнесу — деньги.
Если компания хочет расти как бизнес, ей понадобится менеджер проектов
Он будет говорить с клиентами, планировать работу над задачами, выстраивать взаимодействие внутри команды. Менеджер возьмет на себя контроль бюджета и сроков.
Менеджер помогает команде проекта. Он следит за тем, чтобы всем было комфортно поддерживать нужный темп. Если не хватает данных — запрашивает их у клиента и передает команде. Он видит картинку целиком, поэтому может направлять команду и подсказывать, на чем сейчас лучше сосредоточиться, а что отложить.
Зарплата менеджера проектов сравнима с зарплатой разработчика. В исследовании от Хабра есть данные о медианной зарплате — это 115 тысяч рублей. Позиция менеджера устойчива к переменам на рынке. Например, согласно тому же исследованию, в кризисный 2020 год зарплаты таких специалистов никак не изменились.
Какие задачи решает
Менеджер проектов ведет задачу на каждом этапе. Все начинается с момента, когда клиент приходит с идеей. Первую встречу с ним проводит в том числе менеджер. Он спрашивает обо всем: чем этот продукт должен помочь клиенту и пользователям, что надо учесть, когда все должно быть готово. Ещё менеджер работает с бюджетом проекта. Дальше начинается работа с командой.
Проджект переводит идею клиента в задачу, которую можно поставить команде. Если посмотреть на весь процесс работы, то вот чем будет здесь заниматься менеджер:
— Выясняет требования клиента. Какую задачу хочет решить клиент, какие у него ожидания и бюджет, в какие сроки надо уложиться и почему.
— Формулирует и согласует задачу. Тут важно, чтобы все друг друга правильно понимали, говорили в одних терминах, одинаково представляли себе результат.
— Делает прототип. Менеджер создает схемы с логикой и наполнением продукта. Так он пытается понять, как команда будет решать задачу клиента.
— Ставит задачу дизайнеру. Когда решение согласовано, менеджер идет к дизайнеру. Он объясняет, что нужно клиенту, показывает референсы, обсуждает детали. Вместе с дизайнером менеджер устанавливает сроки работы, а потом принимает результат.
— Налаживает разработку. Объясняет задачу разработчикам, передает им макет от дизайнера. После — забирает результат и сверяется с той задачей, о которой договорились с клиентом.
— Тестирует продукт. Проверяет, все ли правильно работает, нет ли ошибок. Менеджер смотрит на логику работы продукта — соответствует ли она ожиданиям клиента.
Бывают также задачи по работе с командой. Например, найти разработчика и дизайнера для проекта, следить за их мотивацией, помогать всем сторонам договариваться между собой. Эмоциональное состояние команды тоже на совести менеджера проектов. Если у кого-то трудные времена в жизни и это начинает сказываться на работе, менеджер будет разбираться, чем тут помочь, чтобы проблема не влияла на результат.
Главная цель менеджера проектов — сделать так, чтобы команда выпустила продукт вовремя и с таким наполнением, которое нужно клиенту. Ресурсы менеджера — команда, время и деньги
Менеджер следит за временем, пытается предугадать, какие обстоятельства могут задержать проект и как с этим справиться. Чтобы все это получилось, мало теоретических знаний — нужен опыт работы в команде, умение договариваться и способность правильно расставить приоритеты. Главный навык хорошего менеджера — это достижение целей.
Что надо знать и уметь
Профессия менеджера проектов в IT на 90% построена на софт-скиллах. Такому специалисту важно налаживать общение с клиентом и командой, решать конфликты, правильно планировать ресурсы. Можно разобраться в инструментах и методиках планирования, но «мягкие навыки» будут базой для менеджера проектов.
«Будет плюсом, если вы знаете методологию разработки. В сообществе есть мнение, что можно хорошо делать проекты только за счет сильных софт-скиллов. Иногда это действительно так. Но на собеседовании вас, скорее всего, спросят, что такое Scrum и Agile, работали ли вы по Waterfall. Начинающему менеджеру нужно в этом ориентироваться», — говорит Яна Ганина, руководитель курса «Менеджер проектов».
Проджекту понадобится много разных знаний и умений — большая часть из них появляется вместе с опытом в реальных проектах. Но вот те навыки, с которыми стартовать будет проще:
— выстраивать отношения с клиентом
— решать конфликтные ситуации
— делать прототипы
— построить с командой план работы: определить цель, последовательность и объем задач
— формулировать задачи для команды (разработчиков, аналитиков, дизайнеров и т. д.), декомпозировать их — делить большую задачу на несколько маленьких
— выстраивать процессы производства
— работать с командой — искать и приглашать нужных специалистов, объяснять задачу
— знать процесс производства в IT
— понимать, как устроен интернет, что такое бэкенд, фронтенд и API
— знать основные принципы Agile
— тестировать продукт
Менеджер проектов в IT большую часть времени занимается настройкой коммуникаций. Поэтому эмпатия — его главный инструмент. Здесь многое зависит от того, какой вы человек. Инструменты только помогают выполнить задачу клиента вовремя и правильно.
Кто может стать менеджером проектов в IT
Каждый сталкивается с ведением проектов, даже если не подозревает об этом. Например, иногда нужно спланировать путешествие или сделать ремонт. Для этого тоже приходится собирать информацию, договариваться со всеми, искать нужных специалистов и выдерживать сроки. Так работает менеджмент проектов в обычной жизни.
В профессию приходят из разных сфер и с разным опытом. Разработчикам будет проще в самом начале — они уже погружены в процессы, понимают, как строится работа над цифровым продуктом. Часто в таких менеджеров вырастают из тестировщиков. «У тестировщиков уже есть понимание процессов разработки, они понимают, что такое бэкенд, фронтенд и API. Остается подтянуть софт-скиллы, научиться грамотно планировать, работать с рисками», — рассказывает руководитель курса Яна Ганина.
Другой вариант старта в профессии — управленцы, которые уже вели проекты в других сферах, но мало знают о специфике IT. Здесь нужно будет получше разобраться с этапами работы над цифровыми продуктами. Еще для старта важно понять, как устроены мобильные и веб-приложения, это поможет говорить с разработчиками на одном языке.
Сейчас больше всего вакансий для таких специалистов в компаниях, которые выполняют заказы на разработку. Продуктовые команды реже ищут проджектов: здесь эта роль может соединяться с менеджером продукта. В таком случае нужно и рулить задачей, и думать о развитии продукта — разбираться в потребностях пользователей, выявлять ценность продукта и думать о его продвижении.
Уровень зарплаты
Место работы
Дистанционно
Требуемый опыт работы
1-3 года
График работы
Полный день
Организационно-структурные отношения
Офис цифровизации проектов
Должностные обязанности и функции
-
Организовывать совещания, подготавливать и согласовывать итоговые протоколы совещаний
-
Собирать и консолидировать отчетность по проектам (количество зависит от потребностей бизнеса)
-
Помогать менеджерам проектов в подготовке справок, презентаций, отчетов
-
Составлять регистры и реестры учета, формы мониторинга и анализа данных по проекту
-
Коммуницировать со всеми участника проекта, собирать данные, делать рассылку документации по проекту
Образование/квалификация
-
Основы проектного и продуктового управления
-
«Сложный» Excell
-
Высшее инженерно-техническое или экономическое образование
-
Microsoft Power BI, Jira, Канбан-доска (как преимущество)
- Опыт работы в должности помощника/ассистента либо менеджера проектов
Условия работы и компенсации
-
Дистанционный формат работы (ноутбук выдается компанией)
-
Возможность реализовывать свои идеи, атмосфера открытого диалога
-
Трудоустройство согласно ТК РФ, зарплата по результатам собеседования, годовая премия
-
Внутреннее и внешнее обучение
-
Забота о здоровье: медицинское страхование, услуги врачей в собственной поликлинике на территории компании в Красноярске, онлайн-консультации врачей
-
Корпоративные льготы: жилищные займы, компенсация затрат на питание, выплата на спорт, санаторно-курортный отдых с детьми и детские лагеря, скидки на ювелирную продукцию компании
-
Изучение английского со SkyEng
-
Комфортный офис с благоустроенной территорией, парковками
Название компании:
Российский производитель (драгметаллы)
Дата публикации вакансии:
11.09.2023
Администратор проекта является правой рукой руководителя проекта в части документооборота, отчетности, а также ведения плана-графика работ. Обычно администратора проекта назначает руководитель проекта, который делегирует ему часть своих задач.
Администратор проекта – член проектной команды, обеспечивающий коммуникации в проекте и документооборот, а также техническую поддержку разработки планов и мониторинга выполнения работ в соответствии с данными планами.
Другими словами администратор проекта обеспечивает всех участников проектной команды необходимой информацией для успешного выполнения работ.
Функции и обязанности администратора проекта
В соответствии с методологией проектного управления администратор проекта выполняет следующие основные функции:
- планирование;
- организация;
- контроль;
- отчетность.
Данные функции используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.
Стадия инициации проекта
На стадии инициации администратор проекта совместно с руководителем проекта участвует в подготовке базовых документов, обосновывающих актуальность проекта и его реализуемость.
Базовые документы проекта – это документы, представляемые на заседание Проектного комитета для инициации проекта или прохождения очередного контрольного рубежа.
Комплект базовых документов проекта может включать:
- заявку на инициацию проекта;
- концепцию проекта;
- приказ об открытии проекта и назначении руководителя проекта;
- приказ о формировании рабочей группы проекта и назначении администратора проекта;
- устав проекта,
- бизнес-план проекта или технико-экономическое обоснование;
- жизненный цикл проекта;
- дорожную карту;
- сводный план проекта и др.
Стадия планирования
На этапе планирования администратор проекта формирует детальный план-график работ на основе сводного плана и бюджет проекта. План работ показывает структуру взаимосвязанных работ, длительность их выполнения и ответственных исполнителей. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы MS Project, Spider Project, ProjectLibre, GanttProject и др.
Также на данном этапе администратор проекта разрабатывает регламент взаимодействия участников проекта и правила информационного обмена.
Для актуализации базовых проектных документов, в т.ч. бизнес-плана или паспорта проекта, администратор проекта организует процесс подготовки и сбора исходных данных, задействовав всех участников рабочей группы и скоординировав их работу.
Стадия исполнения
На этапе исполнения главная функция администратора проекта — мониторинг и контроль хода выполнения работ согласно утвержденному плану-графику, а также исполнения бюджета.
При необходимости корректировки плана работ вследствие принятия решения со стороны руководителя проекта оформляется соответствующий документ (иногда его называют запросом на изменение). При этом могут сдвигаться сроки выполнения работ или меняться состав самих работ (исключаться, дополняться новыми).
Важно остаться внутри срока реализации проекта и утвержденных лимитов финансирования. Если это невозможно, то решение о переносе срока реализации проекта или выделении дополнительного финансирования принимается на уровне проектного комитета или заказчика проекта.
Главная задача администратора проекта на данном этапе — обеспечивать руководителя проекта актуальной и структурированной информацией, обеспечивающей возможность осуществления контроля за проектом и принятия верных решений. При возникновении отклонений необходимо своевременно информировать руководителя проекта и других участников проектной деятельности. Для этого формируются периодические отчеты, которые рассылаются всей проектной команде по направлениям работ.
В данном случае хорошим помощником руководителя проекта и администратора служит информационная система управления проектами, внедряемая в организации.
Информационная система управления проектами (ИСУП) – совокупность программно-аппаратных средств и обученного персонала, которая обеспечивает сбор, хранение, обработку и предоставление информации в области управления проектами.
Информационная система управления проектами позволяет осуществлять:
- формирование, ведение, корректировку и контроль исполнения планов проекта;
- мониторинг и контроль соблюдения сроков, бюджета и других показателей проектной деятельности;
- наполнение сайта проекта соответствующим контентом, включая описание проекта, участников, библиотеку документов по проекту и отчетность;
- взаимодействие участников проекта в едином информационном пространстве;
- своевременную актуализацию планов и проектных документов.
Стадия завершения проекта
На стадии завершения проекта администратор проекта формирует отчетные документы для заказчика проекта, дополняет базу данных проектной документацией и базу знаний с учетом возникавших проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов и их эффективности.
Полномочия и ответственность администратора проекта
- С целью качественного и своевременного выполнения работ по проекту Администратор проекта имеет право:
- запрашивать от всех участников проекта информацию и документы, необходимые для выполнения своих работ в рамках данного проекта;
- в пределах своей компетенции сообщать руководителю проекта обо всех выявленных в процессе деятельности проблемах проекта и вносить предложения по их устранению;
- участвовать в разработке предложений по совершенствованию процессов и управления проектами в организации;
- постоянно повышать уровень собственной компетенции.
При этом администратор проекта несет ответственность за:
- своевременное информирование руководителя проекта об изменениях относительно утвержденного бюджета, сроков, содержания и качества проекта;
- предоставление достоверных сведений о ходе выполнения плана по реализации проекта;
- своевременное и качественное выполнение порученных ему руководителем проекта работ.
- своевременное формирование и актуализацию проектных документов.
Требования к администратору проекта
- Основным требованием, предъявляемым к администратору проекта конечно является знание проектного менеджмента, а именно методологии, методов и инструментов управления проектами. Поощряется наличие соответствующих сертификатов.
- Также при приеме на работу учитываются навыки работы с программными продуктами по планированию проектов и офисными приложениями.
- Ну и конечно обязательно высшее образование, организаторские способности и высокие коммуникативные навыки.
Из хороших администраторов проекта вырастают руководители проектов с богатым опытом в области проектного управления. Поэтому данную проектную роль стоит рассматривать как определенный этап на пути развития и становления лидера.