Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.
А может, не надо?
Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.
Составление и корректировка
Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.
В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).
В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Формальные признаки
Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.
Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:
- наименование организации — разработчика документа;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
- визы согласования документа;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.
Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.
Рассматриваемая
должностная инструкция (см. Приложение
А) (да и все другие документы этого вида)
относится к организационной документации.
Должностная инструкция полностью
оформлена на листах формата А4 (210х297
мм.). Документ разделён на три части:
заголовочную, основную и оформляющую.
Должностная инструкция является
многостраничной (изготовлена на 3-х
страницах). Документ изготовлен на белой
бумаге.
Разметка
полей и содержащиеся в них реквизиты
Размеры
полей документа на первой странице:
верхнее 17 мм., левое 30 мм., нижнее 10 мм.,
правое 13 мм. Размеры полей документа на
второй странице: верхнее 22 мм., левое 26
мм., нижнее 14 мм., правое 14 мм. Размеры
полей документа на третьей странице:
верхнее 18 мм., левое 26 мм., нижнее >20
мм., правое 10 мм. Размеры верхнего
(на первой и третьей страницах) и нижнего
(на первой и второй страницах) полей не
соответствуют п. 4 «Требования к бланкам
документов» ГОСТ Р 6.30-2003, который сообщает
нам, что верхнее и нижнее поля должны
иметь не менее 20 мм. (так как многостраничный
документ, начиная со 2-й страницы,
нумеруется по середине верхнего поля
листа, а на нижнем поле располагается
реквизит 30, представляющий собой нижний
левый колонтитул). Несмотря на
многостраничность документа, вторая и
третья (последняя) страницы не нумерованы,
что является ошибкой п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003.
В документе отсутствует реквизит 30
«идентификатор электронной копии
документа». Отсутствие этого реквизита
ошибкой не является.
Расположение
реквизитов на страницах документа
Представленный
перед нами документ предположительно
имеет угловое центрированное расположение
реквизитов (несмотря на то, что реквизиты
08 «наименование организации», 10
«наименование вида документа», который
расположен ниже 08, 11 «дата документа»,
12 «регистрационный номер документа»
имеют угловое флаговое расположение,
реквизит 20 «текст документа», являющийся
главной информационной составляющей
данной должностной инструкции, имеет
в себе абзацы, чего не может быть при
угловом флаговом расположении реквизитов;
продольное расположение реквизитов,
которое имеет реквизит 10 «наименование
вида документа», расположенный на самом
верху первой страницы документа, отпадает
потому, что 08, нижний 10, 11 и 12 реквизиты
(т. е. большинство реквизитов) выполнены
угловым способом расположения;
следовательно, остаётся только один
способ расположения реквизитов —
угловой центрированный).
Вверху
заголовочной части документа, посередине
строки располагается реквизит 10
«наименование вида документа».
Строчкой
ниже этого реквизита располагается
реквизит 18 «заголовок к тексту», который
также находится посередине строки.
Ниже
реквизита 18, в левой части страницы
находится реквизит 08 «наименование
организации». В расположении этого
реквизита относительно других (всех в
этом документе, кроме верхних 10 и 18)
реквизитов ошибок нет. Реквизит
размещён в нецентрированном виде. Здесь
допущена ошибка, заключающаяся в
нецентрированности этого реквизита
при угловом центрированном способе
расположения реквизитов документа.
Наименование организации нужно
центрировать относительно серединной
вертикальной линии левой части страницы,
т. е. разместить угловым центрированным
способом расположения реквизитов.
Строчкой
ниже реквизита 08 находится реквизит 10
«наименование вида документа». В
расположении этого реквизита относительно
других (всех в этом документе, кроме
верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет. Он
размещён в нецентрированном виде. Здесь
допущена ошибка, заключающаяся в
нецентрированности этого реквизита
при угловом центрированном способе
расположения реквизитов документа.
Наименование вида документа нужно
центрировать относительно серединной
вертикальной линии левой части страницы,
т. е. разместить угловым центрированным
способом расположения реквизитов.
Ниже
реквизита 10 одной строчкой располагаются
реквизиты 11 «дата документа» и 12
«регистрационный номер документа». В
расположении этих реквизитов относительно
других (всех в этом документе, кроме
верхних 10 и 18) реквизитов ошибок нет.
Реквизиты 11 и 12 размещены в
нецентрированном виде. Здесь допущена
ошибка, заключающаяся в нецентрированности
реквизитов при угловом центрированном
способе расположения реквизитов
документа. Эти реквизиты должны быть
центрированы относительно серединной
вертикальной линии левой части страницы,
т. е. размещены угловым центрированным
способом расположения реквизитов (они
должны быть центрированы одной строчкой).
Строчкой
ниже 11 и 12 реквизитов находится реквизит
18 «заголовок к тексту».
Заголовок к тексту размещён без отступа
от левого поля. В расположении этого
реквизита ошибок нет (в расположении
этого реквизита относительно всех
других реквизитов в этом документе,
кроме верхних 10 и 18, ошибок также нет).
Напротив
реквизита 08, нижних 10 и 18 реквизитов, а
так же реквизитов 11 и 12 в правой части
находится реквизит 16 «гриф утверждения».
В расположении этого реквизита
относительно других (всех в этом
документе, кроме верхних 10 и 18) реквизитов
ошибок нет. Он размещён в нецентрированном
виде, вплотную примыкая к правому полю.
Здесь допущена ошибка, так как реквизит
16 никогда нельзя располагать вплотную
к правому полю. Гриф утверждения нужно
центрировать относительно серединной
вертикальной линии правой части страницы
или расположить с некоторым отступом
к серединной вертикальной линии страницы,
при этом оставляя этот реквизит в правой
части.
В
соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в расположении
относительно друг друга реквизитов
этой должностной инструкции допущены
следующие ошибки и недочёты: 1) 10 реквизит
«наименование вида документа» в этой
должностной инструкции должен
располагаться строчкой ниже реквизита
08 «наименование организации», иными
словами, находящийся вверху заголовочной
части документа реквизит 10 не нужен,
так как такой же реквизит уже расположен
ниже 08 реквизита. 2) 18 реквизит «заголовок
к тексту», находящийся строчкой ниже
лишнего в этой должностной инструкции
реквизита 10 «наименование вида документа»,
не нужен, так как такой же реквизит уже
расположен в правильном для него месте
(ниже 11 и 12 реквизитов). Все оставшиеся
нужные реквизиты нужно поднять выше
настолько, сколько занимали ненужные
вверху реквизиты 10 и 18.
В
заголовочной части должностной инструкции
отсутствуют следующие реквизиты, которые
включает в себя документ конкретного
вида (кроме письма): 03 «эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания)»
(отсутствие этого реквизита не является
ошибкой, так
как в уставе организации, документ
которой мы рассматриваем, нет информации
о его наличии), 14 «место составления
документа» (его отсутствие оправдано
тем, что по реквизиту 08 «наименование
организации» и так понятно, где находится
организация).
Далее
следует основная часть, которую составляет
реквизит 20 «текст документа». Этот
реквизит занимает большую часть первой,
всю вторую и начало третьей страницы
документа. В расположении
этого реквизита ошибок нет.
Сразу
после основной части документа находится
оформляющая часть. В ней, имея
длину почти (есть отступ от левого поля)
во всю строку, находится реквизит 22
«подпись».
В расположении этого реквизита
относительно других реквизитов ошибок
нет. Реквизит размещён с отступом от
левого поля. То, что этот реквизит
расположен с отступом от левого поля
(т. е. не во всю длину строки), является
ошибкой, так как он должен размещаться
от левого поля без отступа, а точнее
располагаться во всю длину строчки,
касаясь границ левого и правого полей.
Ниже
реквизита 22 «подпись»
находится виза согласования. Она
размещена с некоторым отступом от левого
поля.
Оформление
реквизитов и расположение их элементов
В
реквизите 08 «наименование организации»
(оформлен на трёх строчках) документа
указано только полное наименование
организации. Однако в уставе (учредительный
документ) этой же организации есть и
полное и сокращённое название, поэтому
в рассматриваемом документе в реквизите
08 нужно указать и сокращённое название
(указать в скобках после полного). У
организации, документ которой мы
рассматриваем, есть вышестоящая
организация (указана в уставе), поэтому
нужно указать над наименованием
рассматриваемого нами заведения название
вышестоящей для неё организации.
Наименование организации выделено
жирным шрифтом и подчёркиванием, что в
ГОСТ Р 6.30-2003 никак не прописано. Следует
предположить, что подобное выделение
08 реквизита является ошибкой. Первое
слово наименования организации начинается
с заглавной буквы.
Расположенный
на верху заголовочной части реквизит
10 «наименование вида документа» оформлен
на одной строчке. Название вида документа
в этом реквизите оформлено заглавными
буквами и жирным шрифтом. О выделении
этого реквизита жирным шрифтом в ГОСТ
Р 6.30-2003 ничего не сказано, поэтому следует
предположить, что оформление этого
реквизита таким шрифтом является
ошибкой.
Расположенный
строчкой ниже реквизит 18 «заголовок к
тексту» оформлен на одной строчке.
Заголовок отвечает на вопрос «кого?».
Реквизит полностью оформлен строчными
буквами и выделен жирным шрифтом. Об
оформлении этого реквизита жирным
шрифтом в ГОСТ Р 6.30-2003 ничего не сказано,
поэтому следует предположить, что
выделение этого реквизита таким шрифтом
является ошибкой.
Под
реквизитом 08 «наименование организации»
на одной строчке располагается реквизит
10 «наименование вида документа». Название
вида документа в этом реквизите оформлено
заглавными буквами. В оформлении этого
реквизита и расположении его элементов
ошибок нет.
Реквизит
11 «дата документа» оформлен словесно-цифровым
способом и расположен на одной строчке.
В оформлении этого реквизита и расположении
его элементов ошибок нет.
Реквизит
12 «регистрационный номер документа»
находится справа от реквизита 11 и
располагается на одной строчке. В
оформлении этого реквизита и расположении
его элементов ошибок нет.
Расположенный строчкой ниже реквизит
18 «заголовок к тексту» оформлен на одной
строчке. Заголовок к тексту отвечает
на вопрос «кого?». Реквизит полностью
оформлен строчными буквами. В оформлении
этого реквизита и расположении его
элементов ошибок нет.
Реквизит
16 «гриф утверждения» расположен на пяти
строчках. Реквизит состоит из слова
«УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования
должности лица (включая наименование
организации в сокращённой форме),
утверждающего документ (первое слово
должности с большой буквы), его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения,
оформленной словесно-цифровым способом.
После цифрового обозначения года
общепринятое буквенное обозначение с
точкой перенесено на центр следующей
строчки, то есть оторвано от остальной
части даты. Здесь в оформлении даты
допущена ошибка (вероятно опечатка).
Интервалы между строк реквизита: между
1 и 2 строчкой — 5 мм., между 2 и 3 — 8 мм.,
между 3 и 4 — 5 мм., между 4 и 5 — 2 мм. Тут
допущена ошибка, состоящая в том, что
межстрочные интервалы этого реквизита
должны быть равны между собой, а они не
имеют единого размера.
Реквизит
20 «текст документа» разделён на следующие
разделы: 1. Общие положения; 2. Функции;
3. Должностные обязанности; 4. Права;
5.
Ответственность. Названия разделов
находятся по центру отдельных строчек.
Наименования разделов выделены жирным
шрифтом. Каждый раздел включает в себя
пункты, каждый из которых начинается с
новой строчки. В нумерации пунктов есть
недочёты, заключающиеся в несоответствии
оформления некоторых номеров пунктов
другим (большинству) номерам пунктов
документа (в пунктах «2. 1.» и«5. 1.»
цифры разделены
пробелом и точкой, а в остальных только
точкой, т. е. была нарушена предполагаемая
составителем документа унификация).
Реквизит
22 «подпись» располагается на трёх
строчках. Он включает в себя сокращённое
наименование должности лица, подписавшего
документ (на первой строчке), его личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) (на второй строчке) и дату
подписания, оформленную словесно-цифровым
способом (на третьей строчке). Здесь
допущена ошибка, заключающаяся в том,
что элемент «наименование должности
лица» находится на разных строчках с
элементами «личная подпись» и «расшифровка
подписи». Эти три элемента должны быть
расположены на одной строчке. В данном
случае наименование должности лица
состоит из немалого количества печатаемых
символов, поэтому можно расположить
этот элемент реквизита на нескольких
строчках, центрировав его относительно
самой длинной строки. Тогда элементы
«личная подпись» и «расшифровка подписи»
нужно будет расположить на уровне
последней строки элемента «наименование
должности лица». В оформлении этого
реквизита допущена и ещё одна ошибка,
заключающаяся в том, что в нём присутствует
такой элемент, как «дата подписания»,
которого в этом реквизите быть не должно.
Виза
ознакомления включает в себя фразу,
подтверждающую, что работник ознакомлен
с документом (находится на двух строчках
над таблицей этой визы). Ниже (в таблице)
располагаются такие элементы визы
ознакомления, как дата подписания,
оформленная цифровым
способом с общепринятым буквенным
обозначением года с точкой,
ФИО должностного лица (полностью, без
инициалов) и его подпись. Виза оформлена
для двух должностных лиц в виде таблицы,
состоящей из восьми строк и четырёх
граф. Все графы на первой строке имеют
заголовки. Первая графа представляет
собой боковик таблицы, содержащий номера
второй и третьей строчек таблицы
(остальные строчки этой графы, кроме
первой, являются пустыми). Во второй
графе на второй и третьей строках
находятся даты подписания (остальные
строчки этой графы, кроме первой, являются
пустыми). В оформлении даты допущена
ошибка, так как при её цифровом способе
оформления общепринятого
буквенного обозначения года с точкой
быть не может. В третьей графе на второй
и третьей строках находятся ФИО
должностных лиц (остальные строчки этой
графы, кроме первой, являются пустыми).
В оформлении ФИО должностных лиц (точнее
это является расшифровкой подписи)
допущена ошибка, так как здесь должны
указываться не полные ФИО, а инициалы
и фамилия. Четвёртая графа, судя по её
заголовку («Личная подпись» без кавычек)
должна содержать личные подписи
должностных лиц, указанных в третьей
графе. Все строки этой графы (кроме
первой, которая содержит заголовок)
являются пустыми.
Исправленный
документ
(См.
приложение Б)
Вывод:
После
проведённого выше анализа документа
на соответствия требованиям ГОСТ Р
6.30-2003 по правилам оформления и расположения
реквизитов было обнаружено в нём 20
ошибок и недочётов, основная часть
которых приходится на заголовочную
часть документа (13 штук: неверный способ
расположения 08, 10, 11 и 12 реквизитов;
неправильное размещение 16 реквизита в
целом, его элементов и разные размеры
межстрочных интервалов; наличие лишних
10 и 18 реквизитов; неправильное оформление
08, верхних 10 и 18 реквизитов); на поля —
3 штуки (неправильные размеры верхнего
поля на первой и третьей страницах;
неправильные размеры нижнего поля на
первой и второй страницах; отсутствие
нумерации второй и третьей страниц); на
основную часть документа — 1 штука
(несоответствие оформления некоторых
номеров пунктов другим (большинству)
номерам пунктов документа, т. е.
нарушение унификации); на оформляющую
— 3 штуки (расположение 22 реквизита с
отступом от левого поля (т. е. не во
всю длину строки); наличие лишнего
элемента в 22 реквизите; оформление
частей реквизита 22 на разных строчках).
Сам вид документа является весьма
распространённым для подобных организаций
(средние образовательные учреждения),
но несмотря на такую распространённость
встречаются типичные ошибки, в частности,
неправильное использование реквизита
10 «наименование вида документа» и 18
«заголовок к тексту», а именно расположение
их в неправильном месте. Часты ошибки,
заключающиеся в неправильном расположении
и оформлении реквизита 22 «подпись».
Нередки недочёты в оформлении реквизита
20 «текст документа». Имеется весьма
часто встречающаяся ошибка, заключающаяся
в неправильном оформлении реквизита
08 «наименование организации». Нередко
пренебрежение размерами полей документа.
Имеется весьма типичная ошибка,
заключающаяся в неправильном размещении
и оформлении реквизита 16 «гриф
утверждения». Встречаются нередкие
ошибки, состоящие в неверном оформлении
реквизитов 10 «наименование вида
документа» и 18 «заголовок к тексту».