Доклад руководству образец

Иногда о ситуации необходимо сообщить руководителю в письменной форме. Для этого используют докладную (служебную) записку — официальный документ, где не только описана проблема, но и предложено ее решение.

Виды докладных записок

Классификация возможна по нескольким признакам:

• в зависимости от содержания:
  • информационные, доносящие определенную информацию до начальства (об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д.);
  • отчетные, сообщающие об определенном этапе деятельности организации, их составление регулируется внутренними документами;
  • инициативные — с предложениями составителя;
• в зависимости от адресата служебные записки делятся на:
  • внутренние (используются для коммуникации внутри подразделения, например, о доведении информации о новых требованиях к выполняемой работе);
  • внешние (адресатом является должностное лицо другого подразделения или руководство, к примеру, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей).

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого информируют руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение, как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры (вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения).

Есть много случаев, когда пишется докладная. Среди них:

• наличие споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
• проявление инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, внесения рационализаторских предложений;
• несогласие работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
• наличие длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
• создание отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
• нарушение работником трудовой дисциплины, отказ выполнять обязанности — для привлечения внимания руководства;
• неправомерное делегирование полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
• происшествия, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
• достижение работником значительных результатов, на которые руководству надо обратить внимание.

Общие правила, как подготовить записку

Хотя унифицированных требований к оформлению нет, как любой внутренний документ, докладная составляется по определенным принципам, поскольку в будущем является основанием для принятия распорядительных актов.

Главное правило — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело (может привести). Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении писать нельзя.

Как же должна выглядеть докладная записка? Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, возьмите его на вооружение, поскольку специальных правил для такого рода бумаг нет. Но если применять установленные ГОСТом принципы, сможете составить грамотную служебку самостоятельно.

Но поскольку мы готовим официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, в него следует включить все элементы, присущие официальным бумагам:

• по возможности оформить на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
• справа в углу указать должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
• в середине — название документа;
• информация, которую надо донести, дополняют конкретными датами, должностями и именами сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют служебные обязательства;
• в конце обязательно поставить дату и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Как составить докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, опозданиях на работу, игнорировании распоряжений администрации. Такой документ часто становится инициативным: коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.

Бывают ситуации, когда докладная записка о нарушении трудовой дисциплины на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное лицо должно сообщить об этом.

Но что считать невыполнением должностных обязанностей?

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работнику надо выполнять. При устройстве на работу до гражданина доносят информацию о его трудовой функции, и работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия. Для этого и нужна докладная — чтобы в дальнейшем руководство приняло меры по отношению к нерадивому работнику.

Вот образец докладной записки о невыполнении служебных обязанностей, составленной на работника магазина. Но ее легко адаптировать под любое производство:

Как написать записку на сотрудника, нарушающего трудовую дисциплину

При устройстве на работу гражданина знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Посмотрите пример служебки о нарушении дисциплины:

Подробнее: как оформить выговор за нарушение трудовых обязанностей

Если в компании есть работник, который опаздывает, подготовьте докладную записку такого рода:

Подробнее: опоздание или прогул — как понять разницу

Одним из вариантов нарушения дисциплины в некоторых компаниях признают некорректное поведение работника. Это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, руководству придется отреагировать соответствующе.

Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика, хама или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку передают лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

Нужно знать: кому, кроме работодателя, можно пожаловаться

Действия руководителя

Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена докладная. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, но отказ необходимо оформить отдельным актом. Рекомендуется дополнительно составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай дальнейших разбирательств с участием судебных органов.

Если наложено взыскание, максимальный срок его действия — год. До истечения этого срока руководство вправе отменить наказание. Причем инициатива может исходить как от работника, так и от его непосредственного руководителя, представительного органа или самого руководителя организации.

Иногда недостаточно устно сообщить руководителю о какой-то ситуации или подвести итоги проделанной работы, порученного задания. Для фиксации своих слов необходимо подготовить краткий доклад — записку. Несмотря на простое название, эта форма составляется по строгим правилам документоведения и может повлиять на важное решение начальства.

Что говорит закон

Докладная записка не упоминается в Трудовом кодексе России и близких к нему актах, т. е. она не определена в нормативной базе как отдельное понятие.

Важно! Законом не урегулированы порядок и детали составления докладных, но они широко используются при трудовой деятельности как удобный инструмент коммуникации и трансляции.

При этом в ОКУД ей отведен специальный код — 0286041, и она входит в один раздел с объяснительной и приказом о назначении дисциплинарной санкции.

Кто и кому пишет

Специфика документа в том, что он передает сведения по вертикали, т. е. от подчиненного руководителю — начальнику отдела, уполномоченному лицу, директору и другим людям, которые принимают управленческие решения.

Автор записки — работник, который находится в подчинении адресата. Им может быть не только рядовой, но и руководитель. Например, начальник отдела направляет сведения вышестоящему главе представительства, филиала. Либо — руководитель филиала передает доклад гендиректору. Соблюдается принцип субординации.

На заметку! Можно написать сообщение, миновав непосредственного начальника, только в одном случае — жалоба на последнего. Она адресуется более высокому по рангу должностному лицу.

Когда подается:

• по устному или письменному распоряжению руководителя;
• по инициативе сотрудника.

Причины для создания:

• необходимость урегулировать производственный или хозяйственный процесс — путем предложений по совершенствованию применяемых методик и технологий;
• несогласие с положением, возникшим в результате решения начальства, например для оспаривания наказания;
• изложение своей позиции по конкретному вопросу;
• передача информации для применения дисциплинарного взыскания.

Таким образом, форму представляют подчиненные руководителям для описания какой-либо ситуации, отчета о проделанной работе, предложения новых способов увеличения производительности, улучшения трудовой среды и пр.

Виды

Официальной классификации докладных не существует, но, проанализировав практику, можно выделить следующие:

• внутренние;
• внешние;
• информационные;
• инициативные;
• отчетные.

Внутренние доклады адресуются лицам в пределах компании — начальникам различных отделов, общему руководству. А внешние — направляются в вышестоящие органы, т. е. выходят за рамки фирмы.

Информационные сообщения призваны предоставить сведения о выполняемой трудовой деятельности. Отчетные — о результатах исполненных заданий, распоряжений, инструкций, в целом работы. Инициативные доклады обусловлены возникновением идей по улучшению процесса — в них предлагаются конкретные решения.

Делятся записки и по изложенной в них информации:

• достижения, предложения о вознаграждении и т. д.;
• о неприемлемом поведении, оскорблении достоинства и чести, например пьянстве, хамстве и др.;
• о невыполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей;
• о нарушении дисциплины и рабочего порядка.

Установленные виды сообщений предназначены для разных целей.

Таблица 1. Отличия от других записок

Критерий	Докладная	Служебная	Объяснительная
Адресность	По вертикали — от подчиненного руководителю	По горизонтали — между сотрудниками одного уровня	По вертикали
Наличие в ОКУД	Есть	Нет	Есть
Цель и мотивы	Описание ситуации с выводами по распоряжению начальства или по своей инициативе	Передача информации в добровольном порядке	Дача объяснений в виду дисциплинарного проступка по требованию руководства

Источник: Ассистентус

Как составляется

Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.

По каким принципам готовится внутренний бланк:

• на специальном листе, разработанном организацией или при его отсутствии собственноручно;
• некоторые компании придерживаются строгих правил брендбука, и в таком случае используется лист с логотипом и иные установленные графические требования;
• указывается название отдела, департамента;
• адресат — кому, адресант — от кого;
• наименование документа – «докладная записка»;
• дата;
• номер доклада;
• заголовок;
• содержательная часть — сам текст;
• список приложений — в случае наличия таковых;
• имя, должность автора;
• подпись с указанием фамилии с инициалами и должности;
• часто добавляется строка «в дело № …».

Скачать шаблон типовой докладной

Требования к внешнему докладу строже:

• лист формата А4;
• расположение всех элементов в соответствии со стандартами ГОСТ0.97-2016;
• использовать бесплатные распространенные шрифты, как Times New Roman, Arial и др.;
• можно выделять полужирным заголовки, названия разделов, реквизиты и небольшие фрагменты в тексте;
• рекомендуемый размер — 12-14 кегль;
• отступ при новом абзаце — 1,25 см;
• интервал между строками — от 1 до 1,5;
• выравнивание по ширине поля.

Какие реквизиты должны присутствовать:

• название отдела, из которого исходит записка;
• должность адресанта;
• доступ к данным (конфиденциальные либо нет);
• если файл электронный, то цифровая подпись;
• герб — России, региона, муниципального образования – располагается по центру над реквизитами фирмы;
• товарный знак или эмблема — если они есть, то размещаются также над информацией о компании в одной строке с гербом.

В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.

Справочно! Дата в записке — день составления документа.

Частные случаи и образцы

Главная часть сообщения — содержательный текст. Чтобы его составить, нужно:

• сформировать описание ситуации, т. е. ответить на вопрос «Что произошло?»;
• вывести результаты (обычно негативные) из-за случившегося;
• предложить решение.

Таблица 2. Образцы внутреннего доклада

	Для скачивания докладная
1	О невыполнении должностных обязанностей
2	О нарушении трудовой дисциплины
3	О некорректном поведении
4	О пропаже имущества или денежных средств
5	О прогуле
6	Инициативное сообщение
7	Отчетная записка

Источник: составлено автором

Действия руководителя

После изучения документа получатель вправе удовлетворить изложенную в ней просьбу, принять другое решение или отказать по предложению. Он размещает резолюцию на листе сообщения с собственноручной подписью.

Наглядная инструкцию по написанию докладной приведена в сюжете:

Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.

Что это за документ — докладная записка

Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.

Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.

Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Составителем докладной записки может быть:

• рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
• начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.

Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.

Как написать докладную: правила составления и структура документа

Докладная записка — документ, который должен включать:

• сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
• сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
• наименование: «Докладная записка»;
• текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
• текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.

Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.

Где ознакомиться с примером докладной записки

Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец докладной записки

Итоги

Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.

Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:

• «Как провести кадровый аудит?»;
• «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Правила оформления доклада

Формат – rtf, doc, (odt)

Текст доклада должен быть подготовлен с использованием шрифта Times New Roman.

Объем доклада не должен превышать 5 страниц A4 (210 мм x 297 мм, левое поле 21 мм, верхнее поле 20 мм, правое поле 21 мм, нижнее поле 20 мм), включая рисунки, таблицы, ссылки и аннотацию на английском языке.

Название доклада – размер шрифта 16 пт, полужирный, заглавные буквы, выравнивание по центру, одинарный интервал.

Авторы – размер шрифта 14 пт, одинарный интервал. Инициалы авторов располагаются перед фамилиями и отделяются от фамилий пробелом.

Список организаций – размер шрифта 12 пт, курсив, одинарный интервал, с точкой запятой между названиями организаций. Если авторы представляют различные организации, то эти организации должны быть пронумерованы с расположением номеров организаций в виде верхних индексов после имен авторов в списке авторов и также в виде верхних индексов перед названиями организаций в списке организаций.

E-mail адреса докладчиков должны следовать за списком организаций на отдельной строке. Размер шрифта 12 пт, одинарный интервал.

Текст доклада набирается шрифтом, размером 14 пт, с одинарным интервалом. Формулы верстаются с помощью Equation Editor (Math Type). Размер шрифта 14 пт.

Список литературы (12 пт) нумеруется, и номера ссылок приводятся в тексте тезиса в квадратных скобках. Инициалы автора в списке литературы должны следовать перед фамилией без пробелов между ними.

Аннотация доклада на русском языке – на отдельной странице. Размер шрифта 12 пт, одинарный интервал.

Образец оформления докладов находится в файле template.rtf .

Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления, Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

—          хронологическая последовательность событий

—          географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В)

—          степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы— возможные решения— рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то,то. )— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности заключения (если требуются) рекомендации (если требуются)

для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени описание работы, которую осталось сделать указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания определение путей решения проблем рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение

основная часть — изложение основных фактов выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение

рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий

резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце). Рассмотрим последовательно все элементы. Вступление  и  определение  цели, Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа, Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.

Курс делопроизводстве

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как. ».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение — решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают.внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений и простых, коротких предложений.

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.

Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада или отчета — это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вторая стадия — написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложив текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию, Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. Йри возможности попросите кого-нибудь другого прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

Однако управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.

Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора.

Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик доклада, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эффективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам требуется.

А без терпенья мало значат

И озаренье

И уменье

Л.Татьяничева

ПИШЕМ ДОКЛАД

Доклад есть достаточно неизученная, но довольно часто встречающаяся работа в учебных заведениях. Различают устный и письменный доклад (по содержанию близкий к реферату).

Доклад вид самостоятельной научно исследовательской работы, где автор раскрывает суть исследуемой проблемы приводит различные точки зрения, а также собственные взгляды на нее.

Этапы работы над докладом.

Подбор и изучение основных источников по теме (как и при написании реферата рекомендуется использовать не менее 8 10 источников).

Составление библиографии.

Обработка и систематизация материала. Подготовка выводов и обобщений.

Разработка плана доклада.

Написание.

Публичное выступление с результатами исследования.

В докладе соединяются три качества исследователя: умение провести исследование, умение преподнести результаты слушателям и квалифицированно ответить на вопросы.

Отличительной чертой доклада является научный, академический стиль .

Академический стиль это совершенно особый способ подачи текстового материала, наиболее подходящий для написания учебных и научных работ. Данный стиль определяет следующие нормы:

предложения могут быть длинными и сложными

часто употребляются слова иностранного происхождения, различные термины

употребляются вводные конструкции типа по всей видимости, на наш взгляд

авторская позиция должна быть как можно менее выражена, то есть должны отсутствовать местоимения я, моя (точка зрения)

в тексте могут встречаться штампы и общие слова.

Как подготовить доклад по гуманитарным наукам смотри памятку Как написать реферат.

Доклад по физике, химии, биологии и другим естественнонаучным дисциплинам имеет некоторые отличительные черты.

Общая структура такого доклада может быть следующей:

1. Формулировка темы исследования (причем она должна быть не только актуальной, но и оригинальной, интересной по содержанию).
2. Актуальность исследования (чем интересно направление исследований, в чем заключается его важность, какие ученые работали в этой области, каким вопросам в данной теме уделялось недостаточное внимание, почему учащимся выбрана именно эта тема).
3. Цель работы (в общих чертах соответствует формулировке темы исследования и может уточнять ее).
4. Задачи исследования (конкретизируют цель работы, раскладывая ее на составляющие).
5. Гипотеза (научно обоснованное предположение о возможных результатах исследовательской работы. Формулируются в том случае, если работа носит экспериментальный характер).
6. Методика проведения исследования (подробное описание всех действий, связанных с получением результатов).
7. Результаты исследования. Краткое изложение новой информации, которую получил исследователь в процессе наблюдения или эксперимента. При изложении результатов желательно давать четкое и немногословное истолкование новым фактам. Полезно привести основные количественные показатели и продемонстрировать их на используемых в процессе доклада графиках и диаграммах.
8. Выводы исследования. Умозаключения, сформулированные в обобщенной, конспективной форме. Они кратко характеризуют основные полученные результаты и выявленные тенденции. Выводы желательно пронумеровать: обычно их не более 4 или 5.

Требования к оформлению письменного доклада такие же, как и при написании реферата.

Титульный лист

Оглавление (в нем последовательно указываются названия пунктов доклада, указываются страницы, с которых начинается каждый пункт).

Введение (формулируется суть исследуемой проблемы, обосновывается выбор темы, определяются ее значимость и актуальность, указываются цель и задачи доклада, дается характеристика используемой литературы)

Основная часть (каждый раздел ее доказательно раскрывает исследуемый вопрос)

Заключение (подводятся итоги или делается обобщенный вывод по теме доклада)

Список литературы. Правила составления списка используемой литературы смотри в памятке Как написать реферат.

Несколько советов о том, как блестяще выступить перед аудиторией.

Продолжительность выступления обычно не превышает 10-15 минут. Поэтому при подготовке доклада из текста работы отбирается самое главное.

В докладе должно быть кратко отражено основное содержание всех глав и разделов исследовательской работы.

Заучите значение всех терминов, которые употребляются в докладе.

Не бойтесь аудитории ваши слушатели дружески настроены.

Выступайте в полной готовности владейте темой настолько хорошо, насколько это возможно.

Сохраняйте уверенный вид это действует на аудиторию и преподавателей.

Делайте паузы так часто, как считаете нужным.

Не торопитесь и не растягивайте слова. Скорость вашей речи должна быть примерно 120 слов в минуту.

Подумайте, какие вопросы вам могут задать слушатели, и заранее сформулируйте ответы.

Если вам нужно время, чтобы собраться с мыслями, то, наличие заранее подготовленных карт, схем, диаграммы, фотографии и т.д поможет вам выиграть драгоценное временя для формулировки ответа, а иногда и даст готовый ответ.

При соблюдении этих правил у вас должен получиться интересный доклад, который несомненно будет высоко оценен преподавателем.

Уважаемые педагоги!

В зале делового чтения в помощь учебному процессу разработана лекция Как правильно написать доклад.

Принимаются заявки на проведение мероприятий.

Написать доклад к диплому на заказ или самостоятельно. Образец

Доклад к дипломной работе на заказ

Хороший доклад к диплому очень важен. Т.к. дипломную работу, возможно, члены комиссии читать и не будут, а вот доклад на защите случать будут точно. И в зависимости от того, на сколько этот доклад хорош, в большой мере зависит и оценка дипломной работы.

Презентация вместе с докладом к дипломной работе

Как написать доклад на защиту диплома

Доклад на защиту диплома — это речь, которую произносит выпускник на защите дипломной работы. Студенту необходимо написать речь заранее, чтобы подготовиться и чувствовать себя уверенно перед аттестационной комиссией. Доклад нужно не зачитывать, а рассказывать на это обычно дается 7-10 минут. Не нужно затягивать свою речь, для этого следует ориентироваться на объем около 4 страниц печатного текста (шрифт — Times New Roman, кегль — 14). Не существует никаких официальных требований к содержанию доклада, так как студент пишет его исключительно для себя, но в структуре должны быть отражены некоторые обязательные элементы.

Доклад к диплому начинается со вступления, в котором студент приветствует членов комиссии, называет тему дипломной работы и имя научного руководителя. Затем нужно обосновать актуальность проблемы, то есть объяснить, почему исследование является важным и своевременным. Далее необходимо указать предмет и объект исследования, а также поставленные цели и задачи. Все эти моменты отражены во Введении к дипломной работе, поэтому эта часть доклада не вызовет трудностей.

Затем следует представить изложение каждой главы, для этого нужно перечитать текст работы, а также выводы к главам. Начать можно с теоретической части работы и дать краткое описание предмета исследования. Предмет зависит от темы вашей выпускной работы например, это может быть характеристика предприятия для студентов экономических специальностей. Далее следует перейти к аналитической части. Постарайтесь лаконично рассказать о реальном состоянии дел и результатах анализа. В этом Вам может помочь заранее подготовленная презентация с таблицами и диаграммами.

В заключительной части доклада к дипломной работе следует перейти к предложениям и рекомендациям по решению проблемы. Нужно рассказать об ожидаемых результатах внедрения ваших разработок на производство, описать перспективы развития и дать прогноз на будущее. Очень важным моментом является подтверждение научной и практической значимости исследования. Обязательно отметьте, что цели и задачи были достигнуты. В конце выступления обязательно поблагодарите членов аттестационной комиссии за внимание.

Следует помнить, что доклад с опорой на заранее подготовленный текст поможет вам на защите дипломной работы и придаст уверенности.

Доклад к дипломной работе — образец написания

Ниже вы можете скачать два примера доклада к дипломной работе

Как написать доклад?

Данная статья будет посвящена важному вопросу, который беспокоит большинство школьников, а также студентов. Как написать доклад, чтобы он понравился не только учителю, но и одноклассникам или одногруппникам? Перед тем, как написать красиво доклад, нужно сначала понять, для чего именно вам его задали. Докладом принято считать одну из разновидностей домашней самостоятельной работы школьника. В нем, в лаконичной форме, должна отражаться вся суть определенных вопросов. Объем доклада должен составлять не больше 5-ти страниц. Если его объем будет больше, то ваш труд может перерасти уже в реферат. В докладе, в первую очередь, вы должны разобраться в заданной теме в тезисных формах. Это означает, что перед учеником стоит задача в отборе только такого материала, который смог бы отразить наиболее важные моменты в вашем докладе. Постарайтесь привести наиболее важные примеры в нем, поскольку это может привести к большому объему доклада, что также не очень хорошо.

Заметим, что перед тем, как правильно написать доклад, нужно определиться и с подбором материала. Многие сейчас приоритетом ставят Интернет, так как именно там, можно найти наиболее похожую тему и не думать о выборе наиболее важной информации. Не спорим, что глобальная сеть сегодня может предоставить много материала на любую тему. Однако, как написать доклад, опираясь на Интернет, но, не делая его основным источником? Советуем, в первую очередь, найти книги в библиотеке на заданную тематику и немного почитать о своей теме. Займет это не более получаса вашего времени, однако, эффекта вы достигнете намного большего. Вы сможете быстрее ориентироваться в своей теме, и точно будете знать, что именно вам нужно в докладе.

Правила при написании доклада

В первую очередь, советуем по возможности выбирать ту тему, которая наиболее вас заинтересовала. Если вашему классу дали список тем доклада, то советуем из него выбрать ту, которая вам понравилась. Ведь известно, что всегда будет работаться намного быстрее и легче, если человек будет просто «жить» своей работой. Однако если такой возможности нет, то из установленной учителем темы для вас, постарайтесь найти наиболее интересные факты, которые смогли бы заинтересовать вас и ваших одноклассников. По возможности, советуем включать только проверенный материал, который вы сможете найти в научной литературе, также можно использовать новые сведения о вашей теме, которую легче всего будет найти в интернете.

Постарайтесь спланировать свои действия

Не смотря на то, что доклад не считается довольно объемной работой, однако, для нее также потребуется план, где будут указанны основные моменты. Заметим, что очень часто учителями биологии требуется от учеников написать доклад о животных. Такая тема является всегда интересной для ученика, а подобная тематика распространена не только в интернете, но и в энциклопедиях. Тем не менее, более сложным будет задание: написать доклад по английскому языку. Здесь надо, в первую очередь, придумать порядок выкладки материала на родном языке. Далее набросайте основные моменты, которые вы бы хотели изложить. И только после этого беритесь излагать свои мысли на английском языке.

Приведем пример вашего плана для доклада:

1. Выбор источника информации.
2. Сбор необходимой информации.
3. Основные моменты из собранного материала.
4. Свод частей доклада в единый текст.
5. Выводы по теме вашего доклада.

Не смотря на то, что данные пункты являются очень простыми и их достаточно всего лишь держать у себя в голове, все же желательно написать их на бумаге и в точности их придержаться.

Комбинируйте все источники своей информации

В данном случае мы советуем комбинировать источники с интернета с работами из них. Таким образом, вы не только бессмысленно скопируете информацию с интернета, но и сможете прочитать ее, тем самым, подготовившись к выступлению. Такое стремление к выполненной работе будет обязательно оценено вашими преподавателями. Одновременно напрашивается вывод, что, чем больше источников вы сможете задействовать при написании вашего доклада, тем качественнее будет ваша работа.

Речь защиты доклада

Не маловажной принято считать и речь доклада, поскольку именно она будет отображать вашу подготовку. Чем качественнее будет подготовка к докладу, тем лучше будет ваша защита. Не обязательно заучивать наизусть предложения из доклада. Можно, к примеру, опираться на подготовленные тезисы, которые вы внесли в свой доклад и т.д. Выделите наиболее важную информацию в докладе и просто несколько раз прочитайте её. Если информация, которую вы подготовили действительно интересная, то вы обязательно ее запомните и донесете своему учителю и одноклассникам.

Источники:
nuclphys.sinp.msu.ru, www.bibliotekar.ru, www.publiclibrary.ru, sdal-diplom.ru, elhow.ru