Для эффективной коммуникации руководство

Время чтения: 4 минут (-ы)

Эффективная коммуникация между сотрудниками и руководством является ключевым фактором успеха любой компании. Открытость, взаимопонимание и доверие на рабочем месте способствуют повышению производительности, удовлетворенности персонала и сокращению числа конфликтов. Как этого достичь? Разбираемся сегодня.

Особенности коммуникации в маленьких и больших компаниях

В небольших компаниях обычно присутствует более тесная и неформальная атмосфера. Сотрудники могут общаться напрямую с руководством, что способствует лучшему пониманию потребностей и мнений друг друга. Открытость в таких компаниях способствует быстрому принятию решений и улучшению командного духа. Однако недостатком маленьких компаний может стать лимитированность ресурсов и ограниченный доступ к обучению и развитию персонала, что может повлиять на профессиональное развитие сотрудников.

В крупных компаниях коммуникация может быть более сложной и формализованной. Руководство обычно удалено от оперативного уровня, что может вызвать разрыв в понимании потребностей сотрудников и их проблем. С другой стороны, большие компании могут предоставлять более широкие возможности для развития карьеры, обучения и профессионального роста. Но одной из основных проблем в больших компаниях может быть бюрократия, которая затрудняет быстрое принятие решений и обмен информацией между различными отделами.

Риски неформальной коммуникации

Неформальная коммуникация между сотрудниками и руководством может быть полезным инструментом для создания доверительных отношений и сплочения команды. Однако, она также несет определенные риски, которые могут повлиять на эффективность работы и даже нанести ущерб компании. Ниже рассмотрим некоторые из главных рисков неформальной коммуникации:

1. Недостоверная информация и слухи: в неформальной обстановке информация может быть искажена или даже вымышлена при передаче из уст в уста. Это может привести к распространению слухов, которые могут вызвать недовольство и недопонимание среди сотрудников.
2. Игнорирование иерархии: в неформальном общении сотрудники иногда могут обходить официальную иерархию и общаться напрямую с руководителями высшего уровня. Это может привести к созданию параллельных структур в организации, что затруднит принятие решений и разделение ответственности.
3. Несоблюдение корпоративной политики: в неформальном общении сотрудники могут обсуждать темы, которые не соответствуют корпоративной политике или нарушают конфиденциальность. Это может повлиять на репутацию компании и создать правовые проблемы.

Поддержание эффективности при неформальной коммуникации

Что же делать, чтобы поддержать эффективность и позитивное влияние такого общения? Нужно купировать риски, а именно:

1. Приветствовать открытость и обратную связь: руководство должно приветствовать открытое общение с сотрудниками, создать атмосферу, в которой они чувствуют себя комфортно и готовы делиться своими мнениями и идеями. Важно убедиться, что сотрудники понимают, что их голос имеет значение.
2. Распознавать и поддерживать положительные аспекты неформальной коммуникации: неформальная коммуникация может стимулировать творческое мышление, обмен опытом и укрепление связей внутри команды. Руководство должно активно поддерживать эти позитивные аспекты, одновременно обеспечивая баланс и управление рисками.
3. Обучение навыкам эффективной коммуникации: руководство и сотрудники должны обучаться навыкам эффективной коммуникации, чтобы снизить риски недопонимания и конфликтов. Это включает в себя активное слушание, умение задавать правильные вопросы и ясное выражение своих мыслей.
4. Установление правил и границ: важно установить правила для неформальной коммуникации, особенно в отношении конфиденциальной информации и критических тем. Такие правила помогут избежать распространения слухов и сохранят профессионализм в общении.

Сложности в коммуникации и способы их преодоления

Коммуникация между сотрудниками и руководством может сопровождаться различными сложностями, которые затрудняют эффективное взаимодействие и понимание друг друга. Ниже рассмотрим некоторые из этих сложностей и представим способы их преодоления:

1. Недостаток ясности и четкости: один из основных факторов, затрудняющих коммуникацию — это недостаток ясности и четкости в выражении и передаче информации. Руководство может давать нечеткие инструкции или использовать сложный профессиональный жаргон, что может привести к недопониманию сотрудников.

Как решить? Руководство должно стремиться выражать свои мысли простым и понятным языком. Важно проверять, поняли ли сотрудники передаваемую информацию, и при необходимости задавать уточняющие вопросы.

1. Отсутствие эмпатии: когда руководство не проявляет понимания и эмпатии к проблемам и мнениям сотрудников, это может привести к ощущению недооцененности и недовольства.

Как решить? Руководство должно активно слушать своих сотрудников, проявлять интерес к их мнениям и проблемам, а также учитывать их точки зрения при принятии решений.

1. Барьеры языка и культурные различия: в многокультурных компаниях сотрудники и руководство могут сталкиваться с языковыми и культурными различиями, которые затрудняют понимание и общение.

Как решить? Руководство должно обеспечить разнообразное и включающее рабочее окружение, где учитываются культурные особенности и предоставляются переводческие услуги при необходимости.

1. Конфликты и недопонимания: неправильное восприятие, недостаточное общение или противоречия между сотрудниками и руководством могут вызывать конфликты и недопонимания.

Как решить? Важно незамедлительно реагировать на потенциальные конфликты, проводить медиации, исследовать источники недопонимания и искать компромиссы, чтобы достичь взаимопонимания.

Методы улучшения эффективности коммуникации

Следующие два метода приносят наилучшие результаты при работе с коммуникациями в компании:

1. Регулярные совещания и обратная связь: регулярные совещания между сотрудниками и руководством способствуют своевременному обмену информацией и получению обратной связи. Это позволяет решать проблемы в ранней стадии и учитывать мнения всех участников.
2. Стимулирование открытости и доверия: руководство должно создать атмосферу доверия и открытости, чтобы сотрудники чувствовали себя свободно делиться своими мыслями и идеями, а также сообщать обо всех возникающих проблемах.

Заключение

Помните, что правильное преодоление сложностей и использование эффективных методов коммуникации способствует улучшению взаимосвязи между сотрудниками и руководством, что положительно сказывается на производительности и общем успехе компании.

Читайте нас в Telegram первыми узнавайте о новых статьях!

Вечная проблема любого бизнеса — как найти баланс между формальным и неформальным общением в компании. Без регламентов не получится контролировать процесс, но без возможности поделиться сложностями, пожаловаться или предложить креативную идею — дело может застопориться и перестать развиваться. Где уровень допустимой неформальности в общении между руководством и сотрудниками компании, и как совместить учет с абсолютно необходимой в работе творческой атмосферой, рассказывает Виктория Сакулова, HR Director студии Akademia.

Как устроена коммуникация в студии

Экономическое учение Маркса в наши времена подробно изучают только студенты экономических факультетов, но в нем есть понятия, известные всем: база и надстройка. Ими можно описать настройку коммуникации в бизнесе. В любом сообществе есть база — неформальная коммуникация, которая зарождается естественным образом в небольших коллективах для решения общих задач. У любой компании процесс идет так же: пока дело и команда формируются, все вопросы решаются без сложных регламентов.

Надстройка в виде процедур и регламентов возникает, когда бизнес выходит на стабильный и стандартизированный процесс. Или когда число сотрудников в нем становится слишком большим, чтобы работать без стандартизации. А когда команда из 10-30-50 человек совместными усилиями создает продукт с равной долей вовлечения в процесс и равной ответственностью каждого за результат — общение в формате регламентов практически не может возникнуть. В стартапах и digital-командах, база коммуникации чаще всего неформальна, а надстройка в виде формализации — это метрики, или контроль проектов в crm (мы используем Jira), часто в стиле Agile и бирюзовая модель управления.

В нашей студии коммуникация неформальна не только по «марксовским» причинам. Это максимально эффективно в коллективах до ста человек, особенно в такой специфичной отрасли, где соединяются IT и творчество. У нас есть формальные блоки, автоматизация, метрики и системы управления — но для поддержания духа творчества и нестандартных решений нужно больше неформального общения.

В Akademia за успешную реализацию проектов «болеет» не только Head, Project Manager или CEO, а все сотрудники студии. Обсуждение рабочих моментов и решения по внедрению тех или иных фич у нас не спускаются «сверху». Они обсуждаются и принимаются сообща внутри проектной команды. Поэтому каждый член команды и вовлечен в работу, и несет ответственность, равную со всеми, за конечный результат.

Формализация коммуникации просто идет вразрез с ценностями студии и убьет нужную в нашей сфере атмосферу креативности, открытости и свободы самореализации.

Каковы риски неформальной коммуникации

С одной стороны, неформальная коммуникация выглядит намного эффективнее, проще и современнее, чем следование формальным правилам. Но, с другой стороны, она создает и потенциальные риски для работодателя. Как найти баланс в общении с подчиненными, чтобы не переходить к фамильярности и панибратству? Как выстроить контроль за выполнением задач и оценивать вовлеченность каждого человека в процессы на каждом этапе?

Ключевое условие эффективной неформальной коммуникации — в том, что каждый сотрудник понимает свой вклад в конечный продукт, несет за него ответственность и перед работодателем, и перед коллегами по команде. Отсюда у любого специалиста, связанного с наймом, возникает задача — тщательно оценить перспективы каждого нанимаемого сотрудника и его уровень понимания ценностей компании.

HR важно понять не только то, что кандидат хорошо знает свою специальность, ему интересна работа в компании и ее сфера деятельности. Важно убедиться, что кандидат может самостоятельно принимать решения. И понимает ли он, в рамках даже самой небольшой рабочей роли, возможные последствия своих решений.

Оценить это нам помогают собеседования в формате, приближенном к реальному общению внутри команды. Мы обращаем внимание на то, как кандидат себя чувствует и ведет, насколько ему комфортно и способен ли он придерживаться негласных рамок, релевантных для неформального общения. Маркерами того, что человек, скорее всего, не впишется в коллектив, для нашей студии являются: неумение держать рамку общепринятых норм этикета, переход на фамильярности или обсценной лексику.

Также на собеседованиях мы предлагаем разобрать реальные кейсы, с которыми сталкиваются наши сотрудники. Это помогает оценить способ мышления и рассуждения кандидата и то, сможет ли он эффективно влиться в команду.

Такое собеседование, по сути, является демоверсией обычного рабочего процесса в студии, дает понимание рисков компании. Можно видеть, стыкуются ли рабочие скиллы, культурные и социальные коды компании и кандидата.

Как поддерживать эффективную работу при неформальной коммуникации

База неформального общения не отменяет контроля за процессами. Элементы систематизации и структурирования, безусловно, нужны. В нашем случае контроль проектов идет через Jira: без этого невозможно четко планировать проекты, распределять загрузку сотрудников, оценивать и отслеживать сроки выполнения задач.

А вот для детального обсуждения рабочего процесса есть чаты в Telegram и обсуждения в Zoom: здесь оперативно обсуждаются детали проектов, можно обмениваться идеями, примерами, кейсами — чтобы настроить общее видение проекта.

Те, кто работает в развивающихся, digital-, IT- и стартап-областях, знают, что чаще всего просадка возникает в работе с удаленными сотрудниками. В Akademia 80% сотрудников работают в офисе или гибридно, а полностью на удаленке — примерно 20%. Коммуникация с последними порой проседает, особенно в смысле контакта руководства и сотрудников. Из-за этого у таких сотрудников может возникать чувство недооцененности и покинутости — а это ведет к уменьшению их мотивации. Чтобы нормализовать ситуацию, нужно вести с этими людьми планомерную работу.

Я разбила эту работу на этапы:

По итогу была введена система регулярной коммуникации с удаленной частью команды. Дело не только в том, чтобы давать обратную связь по решению проблем людей и реализации пожеланий. А еще и в том, чтобы после вскрытия и обсуждения сложностей, действовать в соответствии с достигнутыми договоренностями и обсуждать все промежуточные результаты. Поначалу это может быть непросто, но этот процесс должен быть начат — иначе долгосрочного и стабильного эффекта коммуникации не будет. А значит, и рабочие задачи и процессы с удаленной частью команды не улучшатся.

Какие сложности бывают в коммуникации

Взаимодействие в команде — всегда комплексная работа, в которой участвуют и руководители, и сотрудники. Но тон и формат общения задает именно HR. Это его обязанность — выстроить доверительные отношения со всей командой, и обеспечить бесперебойность продуктивной обратной связи между коллегами по их действиям. А также его задача — выстроить систему общения так, чтобы минимизировать риск конфликтных ситуаций. А в случае их возникновения — продумывать способы их урегулирования и алгоритмы отлаживания коммуникаций в коллективе.

Большинство проблем между руководителем и сотрудником (и сотрудников между собой) связано с общением — либо они друг друга недопоняли, либо не нашли компромисс. В таких случаях HR должен беспристрастно выслушать комментарии по конкретной ситуации от каждой стороны. И выявить, что стало мотивом того или иного действия. Затем нужно проанализировать все ответы и сформировать идеи компромиссных решений. После этого нужна встреча обеих сторон при модерации HR — донести до каждого свои мотивы и позицию, и обсудить компромиссы.

В моей личной практике, как и у многих HR-специалистов, бывали сложные кейсы, которые можно назвать «сотрудники VS токсичный руководитель». В одной из компаний, где я работала ранее, был юридический отдел, текучесть кадров в котором била все рекорды: самое долгое время работы одного сотрудника составляло 7 месяцев, после чего люди увольнялись.

Анализ процессов внутри отдела показал, что задачи на сотрудников сыпались хаотично и никогда не было четкого их распределения по интересам или сильным сторонам сотрудников. Плюс руководитель отдела был довольно токсичный, любил публично критиковать подчиненных, отчего обстановка была демотивирующей.

По итогу была проведена ревизия коммуникации и перенастроена система найма и контроля:

В Akademia мне не пришлось перестраивать радикально коммуникацию, поскольку в студии ценности общности реализованы в полной мере. Но приведенный выше кейс иллюстрирует два важных постулата.

Первый постулат: если в компании неформальная коммуникация заблокирована, то руководство не получает обратную связь от команды и, с высокой вероятностью, проблемы сотрудников копятся и не обсуждаются — а значит, и не решаются. В таком случае формальная мотивация и регламенты могут просто не работать, потому что они не решат эмоциональные проблемы или проблему выгорания, и утечка кадров может только нарастать.

Второй постулат: в любом бизнесе важна готовность руководства настраивать обратную связь и оперировать не только формальными регламентами и KPI, но и выявлять сложности — а в том, чтобы их выявить и решить, поможет только системное, человеческое и неформальное общение.

Как повышать эффективность коммуникации

В эффективности коммуникации огромную роль играет прозрачность процессов: когда люди четко видят, что каждый из них делает и зачем, как они взаимосвязаны между собой, то возможностей для демотивации или придумывания несуществующих проблем становится меньше. Кроме того, прозрачность как общий фон позволяет любому сотруднику чувствовать себя спокойно и знать: в любой момент он может озвучить свои идеи, поделиться мнением, дать комментарий, сообщить о проблеме и попросить помощи в ее решении. Это добавляет мотивации в работу человека.

Поэтому HR должен в первую очередь описать базовые правила работы команды. Например, я оформила структуру студии, добавила в нее обязанности сотрудников и их контакты — и это сразу дало людям структурность понимания. До этого момента некоторые не до конца понимали, кто кому подчиняется, за что отвечает и на каких проектах работает. Сейчас все прозрачно и ясно.

Здесь также очень важен процесс адаптации новых сотрудников. Сначала нужно его представить команде — достаточно простой рассылки информации по новичку. Какую роль он занимает, как выглядит, кто его руководитель, какое место в структуре он занимает, каковы его контакты?.. Это поможет команде быстрее интегрировать нового человека в работу по нужным профилям и ролям. А новому сотруднику наличие структуры студии и полной раскладки по команде поможет сразу системно подходить к коммуникации.

Конечно, процесс регулирования (повышения) заработной платы также очень важен. Он не должен быть интуитивным ни для руководства, ни для сотрудников. Нужно только мотивированное решение, понятное для обеих сторон. Сотрудник или его руководитель аргументирует повышение с учетом достигнутого прогресса в работе, а руководство студии либо соглашается с убедительными доводами, либо мотивирует что именно сотрудник должен изучить, чтобы получить соответствующую прибавку.

Сроки всегда понятны: все повышения рассматриваются с 20-го по 30 число каждого месяца и сотруднику дается полная обратная связь.

При таком четком и понятном всем процессе ни у кого не возникнет сомнений в том, что оплата труда у каждого — мотивирована и зависит от рабочих результатов, а не от личностных факторов. Это дополняет мотивации каждому.

Наконец, очень важна автоматизация: как в подборе персонала, системе оценке кандидатов, так и в составлении графиков отпусков или отгулов. Это помогает большей прозрачности организационных процессов.

В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.

Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?

Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.

Методы повешения эффективности коммуникации на работе

1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации

Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.

2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия

Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.

Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.

3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами

Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.

4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет

Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.

Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.

Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:

5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте

Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.

Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.

6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.

Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.

Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.

Вы можете собирать отзывы двух типов:

7. Сохраняйте политику «открытых дверей»

Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.

8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух

Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.

Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.

9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения

На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.

Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.

Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.

10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности

Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.

Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.

11. Научитесь лучше разговаривать по телефону

Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.

Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.

12. Научитесь лучше писать электронные письма

Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.

Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.

13. Практикуйте публичные выступления

Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.

Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.

14. Понять сильные и слабые стороны друг друга

У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.

Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде

Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.

«Я бываю то лисой, то львом. Весь секрет управления заключается в том, чтобы знать, когда следует быть тем или другим»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

80% собственников признаются, что в работе разрываются между двумя крайностями: человеческим общением с подчинёнными и деспотичными моделями управления.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, какие модели управления лучше использовать для достижения ключевых целей компании.

Топ-менеджерам — получить рабочие инструменты, которые можно использовать в зависимости от осознанности и навыков подчинённых.

Руководителям среднего звена — научиться выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами, руководителями и подчинёнными, избегать ключевых ошибок в коммуникациях.

Использовать только кнут и пряник, или выстраивать коммуникацию с подчинёнными?

Есть мнение, что для управления людьми достаточно иметь при себе кнут и пряник. Якобы попеременное применение этих древних инструментов способно вознести колесницу вашего бизнеса на самые высокие вершины финансового благополучия.

Да, несомненно, раньше этих двух мощнейших древних сил с лихвой хватало для уверенного утверждения управленческих идей в телах подчиненных. Но все течет и меняется – колесницы развились до автомобилей, а сотрудники обрели несколько дипломов о высшем образовании и тягу к рефлексии.

Стало очевидным, что и у руководителя теперь должно быть инструментов больше, чем два. Количество инструментария в руке управленца должно превосходить суммарный набор железяк у самого крупного автоцентра. Как ни крути, а сотрудник даже на самой низшей должности все равно намного сложнее любого автомобиля.

Есть мнение, что для управления людьми достаточно иметь при себе кнут и пряник.

Кроме количества, не забываем и про качество. Истинное мастерство руководителя зависит, кроме количества имеющихся инструментов, еще и от силы и точности их применения.

И вот о том, как докрутить и не сорвать резьбу, настраивая сложный механизм человеческих и управленческих взаимоотношений, я расскажу в этой статье.

Нужна ли руководителю любовь подчинённых?

Как бы ужасно это не звучало, люди – это один из ресурсов компании. Эффективный руководитель не может игнорировать этот ресурс. При взаимодействии начальника и подчинённого важно выстраивать системное управление для делегирования задач и эффективно распоряжения людскими ресурсами.

Отношение к сотрудникам как к ресурсу не означает, что нужно включать режим «нещадного эксплуататора». Чтобы достигать цели с помощью людей, необходимо бережное отношение. Опытные руководители знают, что попытка выжать из сотрудника все силы приведёт к его выгоранию. «Ресурс» потерян, а новый найти непросто, особенно если нужен профильный специалист.

Существуют более эффективные способы повышения производительности труда сотрудников, например, улучшение методов коммуникации. Этой теме я посвятил отдельный мини-тренинг для руководителей «Взаимодействие руководителя и подчинённого: Базовые принципы и опасные ошибки».

Если вы хотите достигать целей компании с помощью людей, необходимо бережное отношение

Есть и другая крайность: стремление руководителя заслужить любовь всех подчинённых. Сразу скажу, что этот путь тоже тупиковый. Ошибочно считать, что, если «люди вас любят», то вы всё делаете правильно. Единственно верный ориентир — достижение поставленных целей. Если отдел справляется с задачами и показывает результат — вы на верном пути.

Я и сам не избежал этой ошибки. Когда я был начинающим руководителем, то тоже считал, что можно выстроить эффективные рабочие отношения на любви и вдохновить работников личным примером. В результате получил горький, но полезный опыт.

Об этой и других ошибках внедрения системного управления в компании я подробно рассказываю в своей книге «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». Считаю, что её полезно будет изучить как начинающим, так и опытным руководителям. В ней собраны не только реальные истории, но и выводы, которые были сделаны на основе допущенных ошибок.

Главные проблемы руководителя при общении с подчинёнными

Примерно 80% собственников и начальников отделов признаются, что в работе разрываются между двумя крайностями: простым человеческим общением с подчинёнными и деспотизмом. В первом случае постепенно развивается вседозволенность. Во втором – на выходе получается армия «дуболомов», которым нельзя делегировать сложные задачи.

Без чёткого понимания, как выстроить эффективное взаимодействие с подчинёнными руководители впадают в крайности. Ситуация сравнима с раскачивающейся лодкой.

Что из этого лучше? Будем честными: оба варианта проигрышные, особенно в далёкой перспективе, а вы ведь не планируете топить собственный бизнес? Список проблем и ошибок руководителей в отношениях с подчинёнными выглядит примерно так:

• подчинённых нужно постоянно контролировать, на каждом шагу все переспрашивают, что делать;
• регулярно приходится подстраховываться и перепроверять работу подчинённых;
• руководитель допускает неконструктивную критику и снисходительный тон при общении с подчинёнными;
• руководитель не может сдержать «эмоциональный фонтан» — часто повышает голос на сотрудников;
• руководитель демонстрирует особое отношение к отдельным сотрудникам;
• руководитель пытается сократить дистанцию, когда в коллективе работают знакомые или родственники.

Не имея чёткого понимания, как выстроить эффективное взаимодействие с подчинёнными, руководители начинают впадать в крайности: от деспотизма переходят к панибратству, затем к аморфности и вседозволенности, потом обратно. Ситуация сравнима с раскачивающейся лодкой. Если бегать с одного борта на другой, то рано или поздно лодка перевернётся, а любой тонущий корабль последним будет покидать именно капитан.

Какие стили управления помогут сделать коммуникацию эффективной?

В восточных боевых искусствах разные стили борьбы или отдельные боевые приёмы нередко называют в честь зверей: тигра, журавля, змеи, леопарда и т.д. Названия дают из-за сходства тактики с поведением животных. Хороший руководитель тоже должен владеть разными стилями управления и уметь переключаться между ними.

Хороший руководитель тоже должен владеть разными стилями управления и уметь переключаться между ними.

Всего выделяют базовых 5 стилей:

1. Авторитарный. Работает по простому принципу: «Делай так, как я сказал». Здесь не существует альтернативного мнения или возможностей для решения поставленной задачи другими способами.
2. Манипулятивный. Строится по обманному принципу отношения к сотрудникам как к «партнёрам», но по факту является нещадной эксплуатацией людских ресурсов. «Мы здесь с вами все партнёры и работаем над общей целью, поэтому необходимо задержаться в офисе ещё на 3 часа».
3. Панибратство. Происходит «стирание» границ между начальником и подчинёнными. Строится по принципу простых человеческих отношений, но со временем порождает вседозволенность в коллективе.
4. Автономный. Руководитель не участвует в рабочих процессах, а только задаёт направление движения. Сотрудники добиваются поставленных целей и выполняют задачи самостоятельно.
5. Коллективный. Все алгоритмы действий и варианты решения задач обсуждаются совместно всеми причастными сотрудниками. Регулярно проводятся совещания, учитывается мнение каждого. Проводится сбор и сортировка идей.

Авторитарный, манипулятивный стили или панибратство — худшие варианты. Но автономный или коллективный стили тоже не всегда способны обеспечить желаемый результат, да и в «чистом виде» они применяются редко.

Чаще используется «системный» стиль управления. Это комбинация стилей в зависимости от типажа сотрудников, ситуации и задач. Иногда достаточно задать направление работы, иногда решение стоит принимать коллективно, а если случился форс-мажор, то уместно будет прибегнуть и к авторитарному стилю.

4 шага для выстраивания коммуникации с помощью базовых функций руководителя

Говорят, что можно написать сотню хороших законов, но если они не будут соблюдаться, то ситуация не изменится. То же самое и с управлением. Вы можете написать кучу прекрасных регламентов, но если подчинённые не смогут или не захотят с ними работать, то системное управление останется только на бумаге.

Первый этап внедрения в компании системного управления обычно самый сложный, поскольку многие задачи «замыкаются» на руководителе. Он должен плавно перевести компанию на новые рельсы и убедиться, что дорога ведёт в светлое будущее. Чтобы схема заработала, руководитель должен помнить о четырёх шагах:

1. Разработка правил.
2. Доведение их до подчинённых.
3. Контроль выполнения.
4. Поощрения/наказания.

Рассмотрим ситуацию в сфере HoReCa. Вам как управляющему нужно разработать порядок уборки в отеле. Вы решили, что она должна ,быть ежедневной с 11 до 13 часов.

Далее Вы должны довести этот порядок до подчинённых. Если правила есть, а люди о них не знают — это промах руководителя. Третий шаг — контроль выполнения задач. Вы пришли в 14:00, а комната не убрана — нужно разобраться в причине, а затем применить санкции.

Только так можно последовательно выстроить системное управление внутри коллектива и не разрываться на десятки задач одновременно. Но нужно помнить и о том, что люди — не машины, поэтому руководителю приходится учитывать и их индивидуальные особенности.

Как руководителю вести коммуникацию с сотрудниками с учётом их индивидуальных особенностей?

Когда речь идёт о системном стиле управления, автоматически подразумевается «гибкий подход». Ставить задачи руководитель должен с учётом типа работы, умений и навыков сотрудников.

Допустим, Ваша компания предоставляет юридическое сопровождение. Штатному юристу не нужно рассказывать, как выполнять задачу по его профилю, можно просто дать вводные. Но если поступает непрофильная задача, то могут возникнуть трудности. Возможно, придётся совместно разбирать стратегию и разрабатывать план действий.

Чтобы понять, какой тип задач можно отдавать тому или иному сотруднику, можно использовать матрицу взаимодействия и вовлечения. Вам потребуется ответить на два простых вопроса:.

1. Может ли работник выполнять творческую работу?
2. Способен ли он решать задачи автономно?

	Творческая работа	Не творческая работа
Сотрудник автономен	Соратник	Подключается к работе выборочно
Сотрудник не автономен	Полуручное управление	Бесполезный тип сотрудников

Творческая работа/не автономен. Используется полуручное управление. Такую работу автоматизировать не удастся. Нужно будет составить с сотрудником подробный план действий, установить контрольные точки и следить за выполнением работы на каждом из отрезков.

Творческая работа/автономен. Для сотрудников такого типа применим термин – «соратник». Это лучший вариант из всех, поскольку руководителю достаточно обсудить с ним стратегию и план, дальше он движется сам и самостоятельно отвечает за итоговый результат.

Не творческая работа/автономен. Таких людей в компании можно периодически подключать к дополнительной работе, выслушивать их идеи и варианты решений предложенных задач.

Не творческая работа/не автономен. Такие подчинённые в любой компании бесполезны. Звучит грубо, но именно для таких людей нужно создавать отдельные условия. Они способны работать только при жёстком контроле и постоянных проверках со стороны своего руководителя.

Неавтономные сотрудники создают дополнительную нагрузку на руководителя, поэтому их со временем нужно переводить в другую категорию или расставаться, если «перевоспитание» не удалось. Об увольнении сотрудников у меня есть отдельная статья: «Как увольнять сотрудников». Поверьте, это необходимая мера для стабильного развития компании.

Матрицу взаимодействия и вовлечённости можно использовать всем руководителям для построения коммуникации внутри любой организации. Она применима и для офисных сотрудников, и для рабочих специальностей. Разница в том, что информацию таким подчинённым нужно сообщать дозированно и сопровождать её примерам и наглядным иллюстрациями.

Тренировка управленческой мышцы

Я затронул ряд ключевых вопросов взаимодействия руководителя и подчинённых. Надеюсь, что материал оказался полезным. Предлагаю закрепить полученные знания, ответив на несколько вопросов:

1. Стараетесь ли Вы получать обратную связь от подчинённых в отношении рабочих процессов и задач, которые им приходится выполнять? Как часто это происходит? В какой форме?.
2. Старались ли Вы завоевать любовь подчинённых? Если да, то как и к чему это привело? Вспомните один или несколько примеров. Если примеры были негативными, то в чём была главная ошибка?
3. Вспомните, бывали ли случаи, когда Вы в общении с подчинённым повысили на него голос или допустили фамильярное отношение? Что Вас спровоцировало? Какие выводы Вы сделали?
4. Какой стиль управления Вы стараетесь использовать в своей компании? В каких случаях приходится переключаться на другой стиль? Это происходит осознанно?
5. Используете ли Вы в своей работе матрицу взаимодействия и вовлечённости? Каких типов сотрудников в Вашей компании больше всего? Какие меры можно предпринять, чтобы увеличить число «соратников»?