Деловая переписка с руководством

Что такое деловая переписка

«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…» 

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».

Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.

Мы выбрали 26 полезных советов из книги. 

1. Укажите тему

Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».

2. В одном письме — одна тема

Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.

3. Делите текст на абзацы

Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.

4. Долой небрежность

Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.

5. Сразу давайте вспомогательные материалы

Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст. Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать.

6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном

Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.

7. Правильно ставьте ссылки

К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке». 

8. Соблюдайте структуру

Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.

9. Представляйтесь коротко и по сути

В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.

10. Внимательно с именем

Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.

11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами

Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.

12. Знакомьте новых людей в переписке

Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.

13. Не используйте слово «коллеги»

В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».

14. Не проводите планерки по почте

Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.

15. Не пишите раздражающих штампов

В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность»  — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.    

16. Не выходите за рамки делового общения

Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.

17. Не делайте выводы за получателя

Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».

18. Оценивайте работу, а не человека

Следите, чтобы оценка касалась только поведения или работы человека, а не его личности.

Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.

19. Не манипулируйте

Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».

20. Не пишите «заранее спасибо»

Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».

21. Критикуйте прямо

Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».  

Говорите прямо, чем вы недовольны, без перехода на личности и подколки. Это честно и открыто.

22. Не «пинайте» собеседника

Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь». 

23. Признавайте проблемы

В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.

24. Не пишите на эмоциях

Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.

Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.

25. Холодные письма — в спокойном тоне

Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.

26. На вакансию откликайтесь по пунктам

В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.

Приобрести книгу можно по ссылке.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Спасибо за подписку!

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Плохо	Хорошо
Отчет	Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц?	Узко, понятно, есть ограничение по времени

У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

Плохо	Хорошо
Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать.	Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
Непонятно, что вы хотите от адресата	Коротко и ясно

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Плохо	Хорошо
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня.	Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает?	Уважительный тон, понятное предложение

Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Плохо	Хорошо
Курс будет классный, вам понравится.	Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
А мне какая от этого польза?	Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу. 

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Плохо	Хорошо
Привет, Маша!	Здравствуйте, Мария Ивановна!
Доброго утречка, коллега!	Здравствуйте, Иван!

Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Плохо	Хорошо
Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу.	Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
Непонятные и лишние лирические отступления	Четко и по существу

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Плохо	Хорошо
Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности.	По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

Плохо	Хорошо
Это все, что я хотел сказать.	Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
А чего вы хотите от меня?	Четкий вопрос, который требует четкого ответа

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

Плохо	Хорошо
Целую, князь.	С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 ivan-s@raduga.ru
Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез	Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Плохо	Хорошо
ГДЕ ОТЧЕТ?	Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Плохо	Хорошо
Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?	Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Плохо	Хорошо
Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели.	Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Плохо	Хорошо
Мария, заранее благодарю за помощь.	Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Плохо	Хорошо
Я вас услышал, коллега.	Документы получил, беру в работу.
Отчет нужно переделать, асап!	Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Плохо	Хорошо
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.	Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а».	Иван: Спасибо, Мария, все получил.

Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Плохо	Хорошо
В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы …	Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
Выражаем огромную благодарность в том, что …	Спасибо за помощь!

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

• помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
• показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
• перед началом общения поработайте с контекстом;
• пишите просто;
• будьте вежливы;
• соблюдайте договоренности.

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.

Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.

Что такое деловая переписка

Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.

Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.

Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:

• При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
• При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.

Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:

• рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
• количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.

Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:

• 63 % – население;
• 22 % – коммерческие организации;
• 15 % – бюджетные организации.

Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.

Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:

• без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
• с учетом действующего законодательства;
• только компетентным в этом вопросе лицом.

Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.

Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:

• название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
• справочные данные об авторе;
• подпись автора;
• иногда – печать предприятия.

Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:

• докладные;
• служебные;
• объяснительные записки;
• справки;
• предложения;
• представления.

В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

1. Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
2. Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
3. Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
4. Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
5. Управленческая функция. Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
6. Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
7. Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.

Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.

Структура делового письма

Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.

1. Данные отправителя и дата подготовки письма.
2. Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
3. Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
4. Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.

   

   

   Читайте также
5. Ссылки на приложения к письму, если таковые имеются: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто используемая формулировка. «Искренне Ваш…» — такой вариант допускается при условии, что отправитель и адресат хорошо знакомы.
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя в электронном письме указывать не нужно.

Скачать
файл

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила деловой переписки внутри предприятия:

• пишем строго по делу и коротко;
• всегда указываем дату;
• используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.

Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.

Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

• Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.

Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.

• Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

• Тема письма: конкретность и уникальность.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

• Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

• Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

• Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.

• Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

• Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.

Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах

Общение в мессенджерах требует соблюдения этикета, причем не только в повседневности, но и на работе. Ниже приведены основные правила деловой переписки в мессенджерах.

Время общения

Начнем с простого: в конце рабочего дня закрывайте переписку. Вечер – время отдыха от назойливых уведомлений.

Обратите внимание! Если работа удаленная, то собеседники могут жить по другому времени (разные часовые пояса). Учитывайте это. Большинство платформ позволяют составить письмо и запланировать его отправку в определённое время. Ночные сообщения возможны лишь по согласованию с собеседником или если сроки вышли еще вчера.

Голосовые сообщения

Голосовые сообщения очень удобны, однако многих они раздражают. Часто обстановка вокруг не располагает к прослушиванию таких месседжей. По статистике около 31 % пользователей из России не по душе аудиосообщения. Постарайтесь выразить свои мысли в текстовом формате, так как, если понадобится найти сообщение, будет проще это сделать при помощи «поиска», а аудио может затеряться.

Перед тем как отправлять голосовое сообщение нужно, чтобы собеседник подтвердил, что может его прослушать. Говорите четко по делу, а также отправьте небольшое сопроводительное сообщение к речи, чтобы можно было в любой момент восстановить в памяти, о чем говорилось в аудио, не прослушивая его повторно.

Грамматика

Общаясь с коллегами и руководством в мессенджерах, нужно обращать внимание не только на формулировку выражений, но и на орфографию. Чтобы не выставить себя безграмотным человеком, перед отправкой сообщения всегда перечитывайте его, дабы не допустить ошибок. И помните, Т9 – ваш враг. По возможности, пользуйтесь версией мессенджеров на ПК – там удобнее проверить и исправить ошибки, чем в телефоне.

Допустимое неформальное общение

Планка делового этикета немного снизилась с переходом на общение в мессенджерах. Неформальный вид коммуникации сегодня стал уже нормой: можно легко пожелать всем хорошего дня или успехов в предстоящем мероприятии. Но важно знать меру и не забывать, что здесь вы ведете деловую переписку, а не «чатитесь» с подружкой. Например, в очередные волны гриппа или ковида вместо стандартных «Доброго всем утра и хорошего дня!» уместнее написать, например, «Желаю всем только 36,6!».

Краткость – сестра таланта

Чаты мессенджеров не предназначены для «простыней» текста. Наоборот, здесь в почете краткость и лаконичность. Есть одно правило: в одном сообщении – только одна идея. И никогда не отправляйте сообщение, в котором только одно слово, еще и несколько подряд. Это очень раздражает в личных переписках, а в деловых совсем неуместно. Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, красочные описания и канцеляризмы.

Личное – в личку

Краткое, но актуальное правило. Достичь понимания в деловой сфере не всегда просто, однако писать какому-то одному человеку в общем чате неприемлемо. Если возник конфликт с кем-то конкретно, лучше перевести общение в личные сообщения.

Не мессенджером единым

И хотя мессенджеры очень гармонично влились в жизнь человека как часть общения во всем мире, как в частных компаниях, так и крупных корпорациях, тем не менее этот канал коммуникации официально не признан. Важные решения и договоренности всё же лучше подтверждать посредством электронной почты.

Стиль общения

Здесь речь идет об аудиосообщениях, неформальной коммуникации и лаконичных идеях. Также помните, что смайлы и стикеры могут использоваться в общем чате только с согласия каждого участника. Будьте осторожны с применением модных фразочек и клише – их лучше приберечь для общения с друзьями и коллегами, но не в деловом чате.

Стоп спам

Не разделяйте одно предложение на несколько сообщений – телефон коллеги может не выдержать такого потока уведомлений. А некоторые из них могут находиться на важном совещании с включенным звуком – из-за вашей тирады сообщений могут разозлиться не только коллеги, но и руководство. Вдобавок ожидание, когда вы дописываете свою мысль в дополнительных сообщениях, очень утомительно.

Слова вежливости или благодарности («спасибо», «пожалуйста») добавьте в конец предложения, но не выносите в отдельное сообщение – это отвлекает.

Только оперативные вопросы

Это правило подытоживает всё вышеизложенное: мессенджеры – очень удобная вещь, но не на все случаи жизни. Пользуйтесь чатом для срочных задач и обсуждения сроков выполнения проектов. Переносить всю деловую переписку в чат не стоит, сообщения могут легко затеряться среди других, и к тому же обсуждение важных моментов может привлечь некомпетентных коллег.

Чаты обозначьте только для общих вопросов, а если другие способы связи и общения для вас и коллег не удобны, то создайте дополнительные чаты, например, «Общий», «Решение важных задач» и «Болталка».

Имидж делового человека или организации состоит не только из достижений и результатов, но и из небольших элементов каждого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдать правила деловой переписки обязан каждый представитель компании: от клерка до руководителя.