Только 10% руководителей тратят время эффективно, сообщает Harvard Business Review. Остальные часто занимаются делами, которые могли бы спокойно поручить другим. Почему? Потому что «лучше сделаю сам, а то придется за них переделывать». Но как делегировать полномочия в организации, чтобы потом не расхлебывать последствия? Лучший ответ на этот вопрос мы нашли в бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».
Вы поручаете подчинённому простую задачу — например, составить ежемесячный отчёт. Но почему-то отчёт получаете на три дня позже дедлайна, да и выглядит он как непонятный набор цифр. То ли вы плохо проконтролировали выполнение задачи, то ли сотрудник ничего не понял, но вывод обычно напрашивается один: «В следующий раз сделаю все сам. Лучше меня никто не справится».
Знакомая ситуация? Значит, у вас проблемы с делегированием задач. Что это значит? Как пишут в Википедии, делегирование — это передача части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Давайте разберёмся, что в нашем примере идёт не так. Нам в этом поможет американский бизнес-эксперт, автор десятков книг об эффективности управления Стивен Кови. В 1996 году журнал Time назвал его одним из 25 наиболее влиятельных людей в Америке, а в 2002 году Forbes включил книгу «Семь навыков высокоэффективных людей» в 10 самых влиятельных книг в истории менеджмента.
Содержание
I. Делегирование исполнения или руководства: что выбрать?
II. Как грамотно делегировать задачи и полномочия по системе Кови
III. CRM и делегирование полномочий в организации
IV. Что нельзя делегировать?
Делегирование исполнения или руководства: что выбрать?
Когда вы чувствуете, что назрела необходимость делегировать полномочия подчиненным, не рубите с плеча. Наберитесь терпения и сделайте это грамотно.
Стивен Кови выделяет два подхода, как делегировать задачи: делегирование исполнения и делегирование руководства. Проблемы начинаются тогда, когда мы начинаем делегировать исполнение. И, к сожалению, так поступает большинство руководителей.
Кови утверждает, что нужно практиковать именно делегирование руководства: хоть сначала времени потребуется больше — вам нужно будет обучить сотрудника, ответить на вопросы, поддерживать обратную связь — зато в перспективе подчиненный будет способен сам организовать процесс. Плюс такой подход помогает развить творческий потенциал работника: он будет сам решать задачу, а не действовать по заданному алгоритму.
Но важно придерживаться не только подхода, но и знать уровни эффективного делегирования полномочий:
- Первый уровень. Это вариант, когда подчиненный собирает информацию и предлагает варианты решения задачи.
- Второй уровень. В этом случае сотрудник сам выбирает решение, но одобряет его руководитель.
- Третий уровень. Сотрудник сам планирует работу и действует по ранее оговоренному алгоритму. Руководитель является пассивным наблюдателем.
- Четвертый уровень. Сотрудник сам принимает решения, а руководитель оценивает их задним числом, когда сотрудник просто ставит его в известность о завершении работы над задачей.
- Пятый уровень. Это уровень полного доверия, когда руководитель поручает сотруднику полностью погрузиться в проблему и решить ее. При этом он может даже не интересоваться результатом.
Но как быть уверенными, что сотрудник сделает всё как надо? Как научиться делегировать работу эффективно? Стивен Кови предлагает систему пяти обязательств.
Назад к содержанию
Как грамотно делегировать задачи и полномочия по системе Кови
Стивен Кови написал не одну главу на тему «как научиться делегировать полномочия». Мы «выжали» из десятков страниц самое главное: итак, чтобы все получилось, при постановке задачи вы и ваш подчиненный должны обсудить пять аспектов делегирования.
- Результаты. Нужно добиться понимания, что вы хотите получить в итоге. Не упоминайте методы достижения цели, пусть их выберет ответственное лицо. Попросите лучше описать результат, чтобы понять, что вы оба одинаково его видите.
Вы просите подчинённого найти помещение для проведения конференции. Не говорите, где искать, куда звонить. Просто укажите требования, которым оно должно отвечать (здание в центре города, с удобной парковкой, зал на 200 человек с проектором и экраном), а потом попросите сотрудника описать это помещение. Всё так, как вы представляли? Двигаемся дальше.
- Правила. Важно соблюсти баланс: если правил, по которым будет действовать ответственное лицо, будет слишком много, то вы скатитесь в делегирование исполнения, а если слишком мало, то результат может оказаться далеко не таким, на который вы рассчитывали. Лучше обозначить базовые, наиболее важные правила, а отдельно проговорить ошибки и проблемы, которые могут возникнуть.
Продолжим аналогию с поиском помещения. Вы просите не искать помещение через посредников и оговариваете, что предоплата должна быть не более 30%. Затем делитесь опытом, рассказав, что однажды снимали помещение на первом этаже жилого дома и это было большой ошибкой: шум мешал мероприятию.
- Ресурсы. Какие ресурсы будут доступны ответственному лицу — финансы, люди, техника и т.д.
Вы оговариваете бюджет — стоимость аренды не более 50 тысяч рублей в день, и сообщаете, что готовы дать служебный автомобиль, чтобы посмотреть варианты.
- Отчёты. Сюда относятся дедлайны по задаче, стандарты и критерии оценки работы.
В обозначенный день вы лично едете осматривать найденное помещение и проверять его на соответствие всем ранее названным критериям.
- Последствия. Какие последствия наступят после оценки работы сотрудника? Они могут быть как положительными, так и отрицательными.
Если помещение было подобрано корректно и в срок, сотрудник может получить финансовое (или другое) вознаграждение. Если он провалил задачу, то… тут уж сами решайте, как его наказывать.
Стоит быть готовым к тому, что подчинённый не сделает идеально с первого раза то, что вы делаете годами. Но со временем он будет справляться с задачей даже лучше вас: пока у вас под контролем множество разных задач, у него — единицы однотипных, на которых он может сконцентрироваться. Лучше один день потратить на обучение сотрудника, чем потом еженедельно выделять целый день на самостоятельное выполнение этой работы. Держите в голове главные цели, ради которых вы делегируете дела:
- Разгрузка топ-менеджеров от рутины для того, чтобы они могли сосредоточиться на решении стратегических задач;
- Прививание навыка принимать решения сотрудникам нижестоящих должностей;
- Вовлечение сотрудников в рабочий процесс.
Стивен Кови, из книги «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Принципы делегирования руководства верны и применимы к любому человеку и к любой ситуации. С недостаточно зрелыми людьми вы определяете более простые желаемые результаты и более детально оговариваете правила, вы определяете большие ресурсы и более часто заслушиваете отчеты, вы используете более конкретные последствия.
Назад к содержанию
CRM и делегирование полномочий в организации
Как правильно делегировать работу подчинённым, если вы один, а их много? Используйте программы-помощники. Одна из таких — это CRM-система. Например, в SalesapCRM это выглядит так.
Вы назначаете исполнителя, прописываете саму задачу. Указываете дедлайн и в можете указать, например, правила и ресурсы.
Прогресс по задаче отслеживается через интерфейс системы. Руководитель также получает уведомление, если дедлайн был нарушен, в программе, по sms или в Telegram.
Что нельзя делегировать?
Вы разобрались, как научиться делегировать обязанности — все выглядит довольно легко. Но… если бы все было так просто, то все руководители давно бы скинули все дела на подчиненных и били баклуши! Почему же этого не происходит? Потому что есть ситуации, когда лучше сделать все самому:
- Найм/увольнение. Тут принимать решение должен только непосредственный руководитель, хотя советы от персонала учитывать можно.
- Генеральное планирование. Также можно обсуждать детали и нюансы коллективно, но итоговый план и стратегию должны утверждать только вы, и ответственность за него также будет на вас.
- Срочные дела. Делегирование редко бывает быстрым, в случае ЧП нужно всё сделать самостоятельно.
- Конфиденциальные дела, а также дела с повышенным риском.
Делегирование руководства не только позволит вам снять с себя лишние задачи, но и станет дополнительной мотивацией для ваших сотрудников. Выиграют все: подчиненные почувствуют ваше доверие и проявят творческий подход, вы же сможете сосредоточиться на действительно важных делах.
Назад к содержанию
Автор: Сергей Август
3 941
Как правильно делегировать полномочия
Содержание
Делегирование позволяет вам наилучшим образом использовать свое время и навыки, а также помогает другим людям в команде расти и развиваться, чтобы полностью раскрыть свой потенциал. Как правильно делегировать? Рассказываем ниже.
Делегирование поможет вам наилучшим образом распоряжаться временем, а вашим подчиненным – раскрыть потенциал. Какие виды полномочий можно делегировать и как это правильно сделать – расскажем ниже.
Что такое делегирование полномочий
Делегирование полномочий – это передача какой-либо задачи, права или обязанности от руководителя другому сотруднику компании. Как правило, ответственность за выполнение тоже перекладывается на него. На начальном этапе босс выступает в роли наставника.
Обычно делегирование происходит по принципу «сверху-вниз».
Цели делегирования
Главная цель делегирования полномочий в организации – освободить время и снять излишнюю нагрузку с руководителей. Рутинные дела мешают выполнять более важные и сложные задачи. Из-за повседневных проблем (поиска мастера по ремонту офисной техники, например) начальник может опоздать на встречу с партнерами, забыть о конференции или просто задерживаться на работе.
Делегировать можно не только рутину. Ответственные дела развивают сотрудников, выводят их на качественно новый уровень, помогают в профессиональном росте. Поэтому доверять подчиненным – не только необходимо, но и полезно.
В чем польза делегирования
Любой организации нужны кадровые резервы – ряд сотрудников, которые постепенно осваивают новые компетенции и учатся выполнять задачи руководства. Они могут занять место начальника, если он уволится или будет отсутствовать. Делегирование помогает оценивать потенциал членов коллектива.
Иногда свежий взгляд на привычные процессы повышает эффективность компании. Подчиненные, чувствуя доверие к себе, стараются идеально выполнять поручения и находят новые пути решения проблем, становятся более уверенными в себе и своем начальстве.
Если вы распределите дела между сотрудниками, всего раз потратите несколько часов на подготовку инструкций и разъяснение нюансов – в будущем вы получите в разы больше освободившегося времени.
Принципы эффективной передачи полномочий
Чтобы у делегирования были положительные результаты, следуйте проверенным рекомендациям. Передать обязанности – это всегда обдуманное, взвешенное решение, с планом, прогнозом и принципами:
Передача только от начальника. Не нужно пропускать звенья: сотрудник старшего звена не может передать полномочия сотруднику младшего звена в обход более компетентного среднего. Делегировать должен непосредственный начальник.
Соблюдение прав и обязанностей. Доверенные сотруднику задачи должны соответствовать его должностным инструкциям. Недопустимо нагружать персонал сверхурочно или требовать выполнить то, что не было прописано в трудовом договоре.
Передача ответственности. Важно понимать, что ответственность лежит на обеих сторонах. От младшего сотрудника зависит вовлеченность и грамотное выполнение, а от руководителя – качественный контроль промежуточных и конечного результатов.
Отчетность. Регулярные отчеты и проверки – залог дисциплины. Это особенно при наличии четких сроков выполнения задач. Например, вам нужно подготовить пакет документов для поставщиков и вы решаете делегировать эту работу подчиненному. Составьте поэтапный план: до вторника собрать чеки, в среду подъедет юрист для составления нового договора, в четверг все бумаги нужно подписать и поставить печати, в пятницу состоится встреча с поставщиками. Без плана может получиться так, что в пятницу не окажется одного из документов и все затянется.
Виды полномочий
Линейные
Линейные полномочия – те, которые передаются от руководителя к сотруднику. Они формируют структуру и иерархию компании: чем ответственнее и сложнее задача, тем выше должность человека, ответственного за ее реализацию.
Штабные
Штабные полномочия не связаны подчинением сотрудников. Другими словами, они выглядят как рекомендации и консультации между разными отделами организации или учреждения. Штабные полномочия могут быть разными:
- Рекомендательные – обычная рекомендация одного сотрудника команде другого отдела. Формально отдел ему не подчиняется, но следует советам.
- Координационные – это совместные решения и полномочия: совещания, планерки и мозговые штурмы.
- Отчетные – проверка деятельности компании и работы сотрудников, аудит.
Почему люди боятся делегировать
Чтобы выяснить, как правильно делегировать полномочия, важно понять, почему люди избегают этого:
- Проще делать самому, чем объяснять концепцию, распределять роли и задачи, вести контроль. Мысль «я знаю все о специфике выполнения такой задачи, поэтому никто не справится лучше меня» стопорит прогресс.
- Руководителю кажется, что в его отделе или компании просто отсутствуют компетентные сотрудники. Но это чаще всего не так.
- Руководитель привык делать все по-старому. «Зачем менять что-то, что и так хорошо работает? Если я поручу эту задачу другому сотруднику, то он сделает все по-другому», но по-другому ≠ неправильно.
- Руководитель боится потерять власть и влияние в компании. Но опытный и мудрый начальник знает, что доверие сотрудников, наоборот, поднимет его авторитет.
- Руководитель раньше пытался делегировать полномочия, но прошлый опыт был неудачным, не важно, по чьей вине. Чтобы развиваться, нужно исправлять ошибки, не закрываться от возможностей и взаимодействовать с коллегами по-новому.
Когда лучше делегировать
Объективно ответьте себе на пять ключевых вопросов:
- Есть ли кто-то еще, кто имеет необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? Может эту задачу выполнять кто-то другой или критически важно, чтобы вы делали это самостоятельно?
- Сможет ли другой человек расти и развивать навыки за счет выполнения этой задачи?
- Будут ли аналогичные задачи возникать в будущем?
- Есть ли у вас достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Оно понадобится для адекватного обучения, ответа на вопросы, проверки и корректировки, если это необходимо.
- Та ли это задача, которую можно делегировать? Задачи, важные для долгосрочного успеха, например, подбор подходящих людей в команду, – действительно требуют вашего внимания.
Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из приведенных выше вопросов, значит, работу можно делегировать. На основе этих вопросов можно сразу выбрать уполномоченных.
Другие факторы, которые увеличивают «делегируемость» задачи:
- сроки выполнения работ;
- наличие времени для реализации проекта;
- наличие времени для переделки работы, если она не была выполнена правильно с первого раза;
- последствия того, что работа не будет выполнена вовремя;
- ваши ожидания или цели от проекта или задачи.
Как правильно делегировать полномочия
Для успешного делегирования используйте следующие принципы:
- четко сформулируйте желаемый результат;
- четко определите ограничения ответственности, инициатив и подотчетности.
Ознакомьте сотрудника со стандартами качества, составьте чек-лист для проверки результатов, согласуйте формат общения (в мессенджере, скайпе, на планерке или любой другой удобный вариант). Поинтересуйтесь, как доверенный сотрудник планирует справиться с возложенной на него обязанностью.
Обеспечьте адекватную поддержку и будьте готовы отвечать на вопросы. Если есть проблема, не позволяйте человеку переложить ответственность за задачу обратно на вас. Договоритесь об этом сразу. Мотивируйте сотрудника и обсудите, как успех проекта повлияет на финансовое вознаграждение и будущие возможности.
Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете проверять ход выполнения проекта. Вносите коррективы по мере необходимости. Отвечайте даже на самые глупые вопросы, давайте возможность высказаться. Не злитесь – некоторые нюансы могут быть прописными истинами только для вас, но не для сотрудника.
Какие задачи подходят для делегирования
Каждый руководитель самостоятельно решает, что стоит поручить подчиненному, а что – нет. Но есть универсальные варианты для делегирования:
- Рутинная работа – составление отчетов, проверка показателей и аналогичные задачи не требуют особых навыков, но подразумевают внимательность и усидчивость.
- Узкоспециализированная деятельность – подойдет для подчиненных-экспертов в определенной области. Например, SMM, IT, бухгалтерия.
- Разовые и частные вопросы/задачи – то, что не влияет на развитие организации, но любой сотрудник с этим справится.
- Подготовительно-исследовательская работа – например, сбор аналитической и статистической информации по конкурентам, изучение исследований.
Применяйте правило американского бизнес-тренера Брайана Трейси: если у другого получится выполнить задачу успешно хотя бы на 70% – передайте ее этому сотруднику. Так вы освободите время для дел, которые действительно полностью зависят от вас.
Какие полномочия лучше не делегировать
Чтобы не потерять контроль, не стоит передавать:
- Полномочия, связанные со стратегическим планированием организации: составление целей и нормативов, корректировка ценовой политики компании, график плановых работ и другие задачи, с которыми может справиться только руководство.
- Полномочия по процессам, у которых высокий риск или большая ответственность: например, ведение переговоров с партнерами, выбор новой торговой точки или решение особо деликатных проблем.
- HR-полномочия: увольнения и прием сотрудников на работу. Этим занимается руководитель или отдельная команда специалистов.
- Полномочия по контролю деятельности организации и отделов: руководитель в силу своей должности и опыта более объективен, поэтому не стоит доверять это подчиненному. Простой сотрудник может быть необъективен или руководствоваться личными интересами.
- Полномочия по вопросам премий и поощрений: этим занимается руководитель, в противном случае, он лишает себя статусности.
- Исключительные, конфиденциальные полномочия, особенно если это касается информации, доступ к которой есть у ограниченного круга лиц.
Поэтапный чек-лист делегирования
Для делегирования уже созданы специальные сервисы, есть готовые варианты чек-листов и даже разработаны курсы. Основа процесса:
- Выберите правильную задачу. Начните делегирование с рутины. Потренируйтесь на обычных делах, которым легче обучать. Так вы постепенно освободитесь от страха, что кроме вас никто не справится, и наладите коммуникацию с подчиненными, отшлифуете все организационные моменты.
- Определите исполнителя. Посоветуйтесь с заместителем или своим руководителем – возможно они давно заметили способных сотрудников. Проведите небольшое совещание, спросите у членов команды, кто готов приступить к вашим делам, – вдруг будут добровольцы.
- Предоставьте инструкции. Заранее напечатайте рекомендации и правила, подготовьте записи экрана, если нужно объяснить работу в программе. Чем подробнее и понятнее инструкция, тем меньше будет вопросов.
- Установите сроки. Сотрудник меньше отвлекается и глубже погружается в процесс, если точно знает время дедлайна.
- Наделите подчиненного свободой исполнения. Креатив и нестандартные решения помогают превзойти первоначальные ожидания. Иногда даже полезно посмотреть, как другие подходят к решению проблем.
- Проинформируйте сотрудников. Предупредите коллектив, что теперь за ряд задач отвечаете не вы, и представьте уполномоченных. Пусть все привыкают к тому, что по многим вопросам обращаться нужно уже не к вам.
- Предоставьте возможность обратной связи. Не перекладывайте полностью ответственность и не пытайтесь окончательно оградиться от дел, которые вы делегировали. Если подчиненный жалуется на сложности – это не всегда капризы, – возможно вы действительно что-то упустили и стоит это обсудить.
- Защититесь от возврата поручения. И у вас, и у сотрудника должны быть гарантии. Если вы его правильно замотивируете, дадите адекватную задачу и заранее обсудите оплату труда – проблем не будет.
- Проконтролируйте выполнение. Легче на каждом этапе проводить контроль, чем разбираться в конечном результате. При этом не нужно излишне давить на подчиненных и неожиданно требовать отчитаться – стресс все только испортит. Подготовьте форму отчета, объясните, как ее заполнять, когда отправлять, и ждите.
Справиться с рутиной, например, сбором и анализом статистики поможет сквозная аналитика Calltouch. Если вы используете разные рекламные каналы для раскрутки сайта, система автоматически сформирует о них отчеты – вы увидите, какие площадки бесполезны и только отнимают ваш бюджет. Сможете грамотно выстроить новую стратегию и оптимизировать рекламные процессы.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Частые ошибки делегирования
Делегирование полномочий в обход других руководителей
Если передать задачи сотруднику из другого отдела, то это может негативно сказаться на эффективности компании. Сначала согласуйте работу с их начальниками. Не стоит перекладывать полномочия не вашим прямым подчиненным или спускать вниз проект, который поручили вам.
Делегирование непосильных задач
В таком случае высок риск провала или некачественного выполнения работ. Всегда нужно адекватно оценивать возможности сотрудника, включая его текущую нагрузку. В противном случае человек может подумать, что его подводят к увольнению. Еще эта ошибка может случиться, когда передача происходит в последний момент, и сроки поджимают – спешка не идет на пользу.
Делегирование без сроков выполнения задач
Не забывайте обозначать дедлайн. По умолчанию руководитель ждет, что подчиненный отложит все дела и тут же приступит к выполнению работы, однако так происходит не всегда. Конечно, сотрудник помнит про ваше поручение, но отсутствие дедлайна вводит его в состояние ступора.
Делегирование полномочий неподходящим сотрудникам
Случается, что из-за неразберихи и спешки задача попадает не в те руки, например, человеку, у которого совсем нет знаний по вопросу. С другой стороны, это может быть проверкой на профессиональную пригодность, но таким образом руководитель ставит сотрудника в очень непростое положение. Если и доверять подчиненному нечто подобное, то только с подробным и должным инструктажем, сопровождать это мотивацией и поддержкой.
Делегирование без инструктажа и информации
Найдите время и силы на мини-обучение сотрудника. Если вы справляетесь с задачей легко и быстро, это не значит, что подчиненный будет работать в таком же стремительном темпе. Познакомьте его с первоисточниками, откуда вы черпаете идеи и информацию для работы, – для него это будет крайне полезно. Озвучивайте свои ожидания и критерии качества.
Примеры делегирования полномочий
Представим директора небольшого магазина одежды. Каждый вечер, после закрытия заведения, он сводит и проверяет кассовые чеки по наличному и безналичному расчету, считает выручку и закрывает кассу самостоятельно, потому что не доверяет сотрудникам. Но в итоге, понимает, что нет причин для недоверия, тем более пересчет занимает слишком много времени. Поэтому поручает эту задачу одному из продавцов, объясняет как подготовить отчеты для бухгалтерии. Теперь кассир чувствует доверие руководителя, общая атмосфера в коллективе меняется в лучшую сторону, так как это новый уровень взаимодействия.
Или еще пример: шеф-редактор каждый день пишет по 4 новостные заметки, и это отнимает драгоценное время и силы. Ему приходится откладывать основную редактуру и составление контент-плана на потом. Это может привести к ухудшению качества текстов и продуктивности в целом. И вот, в редакцию устраивается новый стажер, которого нужно занять работой.
Шеф-редактор делегирует ему полномочия – написание новостей. Он инструктирует стажера, приводит примеры того, как можно оформить текст, и отпускает его в свободное плавание. Время от времени шеф-редактор проверяет работы стажера, чтобы вовремя скорректировать. Спустя несколько дней стажер полностью научился писать новостные заметки, и шеф-редактор уделяет больше времени глобальным задачам.
Делегирование – это стандартная практика для коммерческих компаний (менеджмента), государственных организаций и властных структур. Бизнес-тренеры и менеджеры сходятся во мнении, что чем лучше у босса получается передавать задачи, тем эффективнее управление. От руководителя ждут не только качественной работы, но и грамотной организации рабочего процесса.
С помощью речевой аналитики Calltouch Предикт вы сэкономите время сотрудников отдела продаж на прослушивании и анализе содержания звонков. Технология распознавания речи поможет собрать статистику о том, кто чаще звонит и совершает покупки – мужчины или женщины, с какими запросами и целями.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Коротко о главном
- Делегировать задачи необходимо и полезно. Часто новый взгляд на привычные вещи позитивно трансформирует производство.
- Передача обязанностей не только освобождает время руководителя, но и развивает компетенции подчиненных.
- Грамотное делегирование в итоге дисциплинирует и оптимизирует все рабочие процессы.
- Главное, что нужно сделать руководителю для передачи полномочий, – проработать свои страхи и освободиться от мысли «лучше меня с этим никто не справится». Задач, которые на 100% зависят от вас, меньше, чем вы думаете.
- Подготовьте чек-лист и инструкцию, которая не будет противоречить должностной и трудовому договору с сотрудником.
-
-
June 1 2011, 00:33
- Общество
- Финансы
- Cancel
Делегирование руководства.
Коллеги!
Столько копий сломано при слове «делегирование», что просто можно уже и обломки не считать.
Попробую и я свои «пять копеек» довнести.
Стивен Р.Кови.
Семь навыков высокоэффективных людей.
***
Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах.
Право выбора метода при этом предоставляется людям, на которых возлагается ответственность за результаты.
Делегирование руководства предусматривает безусловное взаимопонимание и взаимные обязательства в пяти областях.
1. Желаемые результаты.
Добейтесь четкого взаимопонимания в отношении того, чего требуется достигнуть, делая акцент на то, что, а не та том, как, т.е. на результатах, а не на методах.
2. Правила.
Определите правила, которыми должен руководствоваться ваш партнер.
Их должно быть как можно меньше – дабы избежать делегирования исполнения, — но достаточно для того, чтобы описать все серьезные ограничения.
3. Ресурсы.
Определите человеческие, финансовые, технические или организационные ресурсы, которые ваш партнер может использовать для достижения желаемых результатов.
4. Отчетность.
Установите стандарты и критерии исполнения, которые будут использованы при оценке результатов, и оговорите конкретные сроки для отчетов и оценок.
5. Последствия.
Определите последствия, как позитивные, так и негативные, которые наступят по итогам оценки. Сюда можно включить финансовое вознаграждение, моральное поощрение, перевод на другую работу и естественные последствия, связанные с общей миссией организации.
Доверие – это высшая форма мотивации человека!
«Знание – это теоретическая парадигма, определяющая что делать и зачем. Умение определяет как делать. А желание это мотивация – хочу делать. Чтобы что-то в своей жизни превратить в навык, необходимы все три компонента.»
«На оси зрелости зависимость выражена ты-парадигмой – ты обо мне заботишься; ты справляешься с чем-то ради меня; ты не справился; в неудаче я обвиняю тебя.
Независимость выражена я-парадигмой – я могу это сделать; я несу ответственность; я полагаюсь на самого себя; я могу выбирать.
Взаимозависимость выражена мы-парадигмой – мы можем это сделать; мы можем взаимодействовать; мы можем, объединив наши способности и возможности, создать вместе что-то более значительное.
Между тем нынешняя социальная парадигма возводит независимость на престол. «
«Будучи личностью взаимозависимой, я получаю возможность щедро и осмысленно делиться с другими всем, чем обладаю сам, и доступ к неисчерпаемым ресурсам ивозможностям других людей.
Взаимозависимость – это тот выбор, который способен сделать лишь независимый человек. Зависимые люди не могут выбрать для себя взаимозависимость. У них на это не хватит характера; они недостаточно обладают самими собой.»
«Парадигма семи навыков»
ПРИНЦИП ЭФФЕКТИВНОСТИ
Семь Навыков – это навыки эффективности. Базируясь на принципах, они приносят наилучшие из возможных долгосрочные результаты. Они становятся основой характера, средоточием точных карт, с помощью которых человек может эффективно разрешать проблемы, наращивать возможности и постоянно открывать и встраивать в восходящую спираль роста новые принципы.
Они являются навыками эффективности еще и потому, что основаны на парадигме эффективности, которая находится в гармонии с естественным законом, с принципом, который я называю «Р/РС-балансом», – принципом настолько твердым, что многие люди о него разбиваются. Этот принцип легко понять, вспомнив басню Эзопа о гусыне и золотых яйцах.
/../ Я бы сказал, что основой этой басни является естественный закон, принцип, основное определение эффективности. Большинство людей видит эффективность, исходя из парадигмы золотого яйца: чем больше ты производишь, чем больше делаешь, тем выше твоя эффективность. Но, как показывает эта басня, истинная эффективность есть функция двух элементов:
полученного результата (золотых яиц) и ресурсов и средств, позволяющих его получить
(гусыня). Если вы примите такую модель поведения, которая сосредоточивается на золотых яйцах и пренебрегает гусыней, то вскоре вы останетесь без ресурсов, производящих золотые
яйца. С другой стороны, если вы будете заботиться только о гусыне, забыв про золотые яйца, то скоро вы не сможете прокормить себя и гусыню. Эффективность заключается в балансе – в том, что я называю «Р/РС балансом». «Р» – это желаемый результат, золотые яйца. «РС» – это ресурсы и средства, производящие золотые яйца.
«
РС-принцип гласит: всегда обращайтесь со своими сотрудниками так, как вы хотите, чтоб они обращались с вашими лучшими клиентами.«
НАВЫК 1. БУДЬТЕ ПРОАКТИВНЫ.
«Термин проактивность означает нечто большее, чем просто активность. Оно означает, что, будучи людьми, мы несем ответственность за свою собственную жизнь. Наше поведение зависит от наших решений, а не от нашего окружения. Мы можем подчинять наши чувства нашим ценностям. Мы инициируем происходящее и несем за это ответственность.
Корнем слова «ответственность» является «ответ» – наш ответ на происходящие события. Высокоэффективные люди не уклоняются от ответственности. Они не объясняют свое поведение обстоятельствами и непростой ситуацией. Их поведение есть продукт их собственного сознательного выбора, базирующегося на ценностях, а не продукт окружающих условий, основанный на чувствах.»
«Многие ждут, что то или иное событие произойдет само собой, или считают, что кто-то должен о них позаботиться.»
«Они все больше ощущают себя жертвами, не способными контролировать ситуацию и не отвечающими за свою жизнь и судьбу. Во всем, что с ними происходит, они обвиняют внешние силы – других людей, обстоятельства и даже звезды.»
«В литературе любого прогрессивного общества часто используется глагол «любить». Реактивные люди преобразовали выражаемое им действие в чувство. Они управляемы чувствами. /../Проактивные люди превращают любовь в действие. Любить – значит что-то делать: чем-то жертвовать, отдавать всего себя, подобно матери, дающей жизнь младенцу.»
«Еще один прекрасный способ определить степень нашей проактивности – это посмотреть, на что мы тратим большую часть своего времени и энергии. Каждого из нас волнует или заботит широкий спектр вопросов и явлений: здоровье, дети, служебные проблемы, проблема национального долга, угроза ядерной войны.
Все эти вещи мы можем отделить от того, что не оказывает на нас особого эмоционального или интеллектуального влияния, поместив их в круг забот.
Если мы присмотримся к нашему кругу забот, то увидим, что некоторые из входящих в него вещей мы контролировать не можем, в то время как другие подвластны нашему влиянию. Эту последнюю группу забот мы можем объединить, поместив их в меньший по размеру круг влияния.
Определяя, на каком из этих двух кругов мы фокусируем большую часть нашего времени и энергии, мы можем судить о степени нашей проактивности.
Проактивные люди фокусируют свои усилия на круге влияния. Они направляют свою энергию на то, что подвластно их влиянию. Природа их энергии позитивна, она расширяет, увеличивает круг влияния.
Реактивные люди, напротив, растрачивают свои усилия в круге забот. Они фокусируют внимание на слабостях других людей, на проблемах внешней среды и обстоятельствах, на которые они не в силах повлиять. Это проявляется в постоянных жалобах и обвинениях, в высказываниях реактивного характера и в ощущении себя жертвой. Вырабатываемая при этом негативная энергия в сочетании с пренебрежением теми сферами, в которых эти люди способны что-то сделать, заставляет их круг влияния сжиматься.
Фокусируясь на круге забот, мы позволяем тому, что находится внутри его, управлять нами. Мы не проявляем проактивную инициативу, которая необходима для позитивных изменений.«
«Проблемы, находящиеся вне нашего контроля, требуют от нас лишь того, чтобы мы приняли на себя ответственность и, сменив выражение озабоченности на своем лице на улыбку, естественно и спокойно приняли эти проблемы такими, каковы они есть, и научились жить с ними, даже если это нам не нравится. Это вовсе не означает, что мы позволяем проблемам управлять нами. Мы действуем в духе молитвы Общества анонимных алкоголиков: «Боже, дай мне мужества изменить то, что я могу и должен изменить, смирения, чтобы принять то, что изменить нельзя, и мудрости, чтобы отличить одно от другого».»
«Проактивный подход заключается в изменении «изнутри наружу»: быть другими и тем самым вызвать позитивные изменения в том, что вне нас, – я могу быть более находчивым, я могу быть более старательным, я могу быть более изобретательным, я могу быть более открытым для сотрудничества.»
«Способность давать себе обещания и выполнять их — это база для развития основных навыков эффективности.»
НАВЫК 2. НАЧИНАЙТЕ, ПРЕДСТАВЛЯЯ КОНЕЧНУЮ ЦЕЛЬ
«Навык 1 гласит: «Ты 1-й творец». Навык 2 — это первое творение.»
«Управление — это делать дела правильно; лидерство — это делать правильные дела. От управления зависит производительность при подъеме по лестнице успеха; лидерство определяет, к той ли стене приставлена лестница.»
«Для того, чтобы составить положения личной миссии, мы должны начать с самого центра нашего Круга Влияния, где сосредоточены наши главные парадигмы — те призмы, через которые мы видим окружающий мир. /../ Все, что находится в центре нашей жизни, служит источником нашей внутренней безопасности, нашей внутренней ориентированности, нашей мудрости и нашей власти.
Внутренняя безопасность связана с ощущением вами собственной значимости, с вашей индивидуальностью, с вашей эмоциональной устойчивостью, с силой или слабостью вашей личности
Внутренняя ориентированность означает наличие внутреннего указателя направления. Это выверенная по вашему компасу и карте внутренняя система взглядов, поясняющая для вас то, что происходит вовне. Это стандарты, или принципы, или неписаные критерии, которые постоянно управляют процессом принятия решений и вашими поступками.
Мудрость — это ваш широкий взгляд на жизнь, ваше чувство равновесия, ваше понимание того, каким образом проявляются и взаимодействуют между собой отдельные элементы или различные принципы. Мудрость включает здравомыслие, проницательность, понимание. Это — «гештальт», цельность вашей личности.
Власть — это дар или способность действовать, сила и потенциальные возможности что-либо совершать. Это жизненная энергия, позволяющая делать выбор и принимать решения. Это понятие включает также способность избавляться от глубоко укоренившихся неэффективных привычек и вырабатывать более достойные, более эффективные навыки. Это власть над собой и над своей жизнью.
Все эти четыре фактора — внутренняя безопасность, ориентированность, мудрость и власть — взаимозависимы. Безопасность и четкая ориентированность ведут к истинной мудрости, которая, в свою очередь, становится той искрой или катализатором, с помощью которого высвобождается и направляется энергия, заключенная в вашей власти. Если все четыре фактора находятся в слаженном взаимодействии и подпитываются друг другом, то они порождают великую силу, которая присуща благородной личности, сбалансированному характеру, цельному и гармоничному человеку.«
«Франкл утверждает, что мы выявляем, а не придумываем наши жизненные миссии. Когда вы задаете себе вопрос «Чего требует от меня жизнь?», вы прислушиваетесь к своей совести.»
«Осознание смысла жизни приходит изнутри.»
«В течение нескольких десятилетий проводилась огромная исследовательская работа в области, которая теперь называется теорией доминантного полушария. Исследования показали, что каждое полушарие мозга — левое и правое — специализируется и руководит разными функциями, обрабатывает информацию разных типов и имеет дело с проблемами разного рода.
Левое полушарие в основном отвечает за логически-вербальную деятельность, а правое — за интуитивно-творческую. Левое оперирует словами, правое образами; левое — имеет дело с частями и особенностями, правое — с целым и связями между отдельными частями. Левое полушарие имеет дело с анализом, то есть с разделением на составляющие; правое — с синтезом, то есть со сведением частей в единое целое. Левое имеет дело с последовательным мышлением; правое — с синхронным, одновременным, когда объект воспринимается как единое целое. Левое полушарие привязано ко времени; правое — свободно от временной зависимости.»
«По выражению Абрахама Маслоу: «Тот, кто хорошо владеет молотком, склонен думать, что вокруг него сплошные гвозди». Люди с разными доминантными полушариями имеют тенденцию воспринимать одни и те же вещи по-разному.»
«Фундаментальная проблема, с которой сталкиваются как организации, так и семьи, заключается в отсутствии приверженности людей тем решениям, которые претендуют на то, чтобы определять их жизнь, но приняты без их участия. Они просто не приемлют таких решений.»
« Без вовлечения нет приверженности.«
НАВЫК 3. СНАЧАЛА ДЕЛАЙТЕ ТО, ЧТО НЕОБХОДИМО ДЕЛАТЬ СНАЧАЛА
«
То, что значит больше, никогда не должно подчиняться тому, что значит меньше. Гёте«
«
А сейчас давайте посмотрим, какое место Навык 3 занимает в системе остальных навыков.
Навык 3 является личным достижением, плодом практической реализации Навыков 1 и 2.
Навык 1 гласит: «Вы — творец. Вы за все в ответе». Он основан на четырех уникальных свойствах человека — воображении, совести, независимой воле и, особенно, на самосознании. Он дает нам возможность заявлять: «Программа, которую я с детства получал с помощью своего социального зеркала, никуда не годится. Мне не нравится этот неэффективный сценарий. Я способен измениться».
Навык 2 представляет собой первое — или мысленное — творение. Он основан на воображении — способности предвидеть, представлять возможное, создавать в уме то, что в данный момент невозможно увидеть глазами, а также на совести — способности определить свою индивидуальность и те личные, моральные и этические нормы, опираясь на которые, мы сможем достичь наиболее полной самореализации. Этот навык обеспечивает надежный контакт с нашими основными парадигмами и ценностями и видение того, кем мы можем стать.
Навык 3 в таком случае является вторым, физическим творением. Это реализация, осуществление, естественное следствие Навыков 1 и 2. Это тренировка независимой воли с целью стать человеком, в основе характера которого лежат принципы. Это постоянное, день за днем, минута за минутой, воплощение этого намерения.
Навыки 1 и 2 являются совершенно необходимым предварительным условием развития Навыка 3 «
«
Удачливые люди имеют навык делать то, что неудачники делать не любят, — отмечает Грей. — Удачливым людям тоже совсем не обязательно нравится делать это, но они подчиняют свои чувства силе своей цели.«
Матрица управления временем
РЕЗУЛЬТАТЫ:
Квадрат I
Стресс; Самосожжение; Управление в условиях кризиса; Постоянный пожар и «вечный бой.
Квадрат II
Видение, перспектива; Баланс; Дисциплинированность; Контроль; Малое количество кризисных ситуации
Квадрат III
Концентрация на краткосрочном; Управление в условиях кризиса; Репутация хамелеона; Представление о бессмысленности целей и планов; Ощущение себя жертвой, не владеющей собой; Слабые или разорванные отношения».
Квадрат IV
Полная безответственность; Увольнение с работы; Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций.
«Перефразируя Питера Дракера, эффективный человек мыслит не проблемами, он мыслит возможностями. Эффективные люди питают возможности и морят голодом проблемы.»
«
Принцип Парето: 80 процентов результатов проистекает из 20 процентов усилий. «
«Пользуясь афоризмом из области архитектуры, скажем: форма следует за функцией. Подобным же образом управление следует за лидерством. Способ, которым вы расходуете свое время, является результатом того, как вы видите свое время и какими в действительности вы видите свои приоритеты.«
«
Если Навык 1 говорит: «Вы – программист», а Навык II призывает: «Пишите программу!», то Навык III гласит: «Запустите эту программу!», «Живите по этой программе!»«
ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ. ОБЩЕСТВЕННАЯ ПОБЕДА
«
вы не можете словами вытащить себя из проблемы, в которую загнали себя своими поступками!«
«
Говорят, что, прежде чем уважать других, надо уважать себя. На мой взгляд, эта мысль содержит рациональное зерно. Но если вы себя не знаете, если не контролируете себя, если не способны собой управлять, то вам очень трудно уважать себя. Ваше уважение в этом случае может быть лишь краткосрочным и поверхностным, сходным с самовнушением. Настоящее самоуважение проистекает из умения владеть собой, из истинной независимости. «
ШЕСТЬ ГЛАВНЫХ ВКЛАДОВ
«Позвольте назвать шесть главных вкладов, которые пополняют ваш Эмоциональный Банковский Счет.
Понимание человека. Стремление понять другого человека – это, пожалуй, один из самых существенных вкладов, который вы можете сделать и который является ключом ко всем остальным вкладам. /../ нужно чтобы то, что важно для
другого человека, было для вас настолько же важным, насколько важен для вас сам этот человек.
гласит: «Поступайте с другими так, как хотели бы, чтобы поступали с вами». Хотя и кажется, что значение этих слов лежит на поверхности, – делать так, как хочешь, чтобы делали другие, – я все же думаю, что в них заключен более глубокий смысл: нужно понять другого человека так, как вы сами хотели бы быть понятыми, и затем обращаться с ним в соответствии с этим пониманием. Как заметил один родитель, добившийся больших успехов в воспитании детей: «Обращайтесь с ними одинаково: каждому обеспечьте индивидуальный подход!»
Внимание к мелочам. Небольшие знаки внимания и проявления доброго, заботливого отношения имеют очень важное значение для увеличения Эмоционального Банковского Счета. И наоборот, даже небольшие проявления невежливости, недоброжелательности и неуважения могут превратиться в значительное снятие со Счета. В отношениях между людьми мелочи не являются мелочами.
Выполнение обязательств. Выполнение обязательств или обещаний – очень важный вклад на Эмоциональный Банковский Счет. И наоборот, нарушение обещания – наиболее разрушительное снятие с Эмоционального Банковского Счета.
Прояснение ожиданий. Причина почти всех трудностей, возникающих в отношениях, кроется в противоречивости или неопределенности ожиданий в связи с ролями и целями. Ожидания часто бывают скрытыми. Люди могут их не формулировать, не высказывать открыто и тем не менее ориентироваться на них в определенных ситуациях.
Проявление цельности личности. Цельность личности человека порождает доверие и является основой для многих других вкладов на Эмоциональный Банковский Счет. Недостаток цельности может подорвать практически любые усилия по созданию Счета высокого доверия. Если вы по своей натуре двуличны, то вы можете стремиться понимать другого человека, уделять внимание мелочам, выполнять обещания, прояснять и оправдывать ожидания, – но вы так и не сумеете накопить желаемого резерва доверия.
Принесение искренних извинений при снятии со счета. Если мы произвели снятие с Эмоционального Банковского Счета, мы должны извиниться, причем сделать это искренне. Большие вклады делаются искренними признаниями.
Законы любви и законы жизни. Когда нашим вкладом является безусловная любовь, когда мы живем по основным законам любви, мы побуждаем других жить по основным законам жизни.«
Лео Роскин учил: «Жестоки именно слабые. Мягкости следует ждать только от сильных»
НАВЫК 4. ДУМАЙТЕ В ДУХЕ «ВЫИГРАЛ/ВЫИГРАЛ»
«Характер является фундаментом принципа «Выиграл/ Выиграл», и все остальное возводится на этой основе. Для парадигмы «Выиграл/Выиграл» существенно
необходимы три свойства характера.
— Цельность (навык 1,2,3)
— Зрелость (баланс мужества и чуткости)
— Менталитет достаточности (всего хватит всем)»
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ РУКОВОДСТВА
«Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах и предусматривает четкое, открытое взаимное понимание и общие обязательства сторон в пяти областях:
— Желаемые результаты
— Правила
— Ресурсы
— Отчётность
— Последствия (по результатам оценки)»
«Соглашение «Выиграл/ Выиграл», предусматривает определение конкретных целей и критериев их достижения, а также определение правил, ресурсов, отчетности и последствий, которые возникнут в случае, если цели будут достигнуты.»
«Существует четыре основных вида последствий (поощрений и штрафов), которыми могут распоряжаться менеджеры и родители:
— финансовые (бонусы и штрафы)
— психические (признание, уважение, доверие или их утрата)
— возможности (обучение, развитие и другие выгоды)
— ответственность (границы власти и деятельности, которые могут быть сужены или расширены)»
«Так часто оказывается, что проблема в системе, а не в людях! Если вы поместите хороших людей в плохую систему, то вы получите плохие результаты.»
НАВЫК 5. СНАЧАЛА СТРЕМИТЕСЬ ПОНЯТЬ, ПОТОМ – БЫТЬ ПОНЯТЫМ
«Большинство людей слушает не с намерением понять, а с намерением ответить. Они или говорят, или готовятся говорить. Они все профильтровывают через свои парадигмы. Они в жизнях других людей прочитывают свои биографии. /../ Эти люди постоянно проецируют свое собственное видение на поведение других.»
«Этот человек на самом деле не имел ни малейшего представления о том, что в действительности творится в голове у его сына. Отец заглянул внутрь себя и решил, что познал весь мир, в том числе и душу собственного сына.»
«В этом заключается одно из величайших откровений в области человеческой мотивации удовлетворенная потребность не мотивирует. Мотивировать может только неудовлетворенная потребность.»
«Кроме того, эмпатическое слушание – дело рискованное. Надо чувствовать себя очень уверенно, чтобы погрузиться в слушание другого человека, так как вы при этом открываетесь для влияния. Вы становитесь уязвимы. В каком-то смысле это парадокс, так как, чтобы влиять, сначала нужно подвергнуться влиянию.»
НАВЫК 6. ДОСТИГАЙТЕ СИНЕРГИИ
«Что же такое синергия? Попросту говоря, она означает, что целое больше суммы его частей (один прутик и прутики в пучке ).»
«Суть синергии заключается в том, чтобы ценить различия – уважать их, наращивать сильные и компенсировать слабые стороны.»
«Руководствуясь восточной философией, призывающей «не подражать великим мастерам, а искать то, что они искали…»
Диаграмма: Доверие — Уровень общения — Сотрудничество
«все люди видят мир не таким, каков он есть, а таким, каковы они сами.»
ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ. ОБНОВЛЕНИЕ
НАВЫК 7. ЗАТАЧИВАЙТЕ ПИЛУ
ЧЕТЫРЕ ФАКТОРА ОБНОВЛЕНИЯ
Навык 7 – это ваши личные ресурсы и средства (РС). Он сохраняет и развивает самый ценный ваш ресурс – вас самого. Он обновляет четыре измерения вашей натуры – физическое, духовное, интеллектуальное и социально-эмоциональное.
«Как говорил Джордж Бернард Шоу: «Вот истинная радость жизни – стремиться к цели, которую осознаешь как великую. Быть частью великой природы, а не маленьким, трясущимся, эгоистичным существом, средоточием болезней и напастей, обиженным на весь мир, который почему-то не лезет вон из кожи, чтобы сделать вас счастливым.»
«А почему бы вам самому не стать составителем позитивных сценариев и вдохновителем для других людей? В то время как социальное зеркало направляет людей вниз, вы побуждаете их подниматься вверх, так как вы верите в них. Вы слушаете их, вы сопереживаете с ними. Вы не освобождаете их от ответственности – вы вдохновляете их на проактивность.»
«Самореализующиеся пророчества»
«Говоря словами мадам де Сталь: «Голос совести настолько слаб, что его легко заглушить, но при этом он настолько отчетлив, что его ни с чем нельзя спутать.»
«И снова я хочу привести слова Эмерсона: «То, что мы делаем постоянно, дается нам легче, – и не потому, что меняется природа задачи, а потому, что возрастает наша способность ее выполнять».
Помещая в центр своей жизни верные принципы и поддерживая баланс между действием, ведущим к результату, и развитием своей способности действовать (Р/РС-баланс), мы обретаем возможность создания эффективной, полезной и счастливой жизни для себя и потомков.»
Делегирование – это передача определенных задач от сотрудника сотруднику. Это неотъемлемая часть деятельности любой компании. Метод делегирования используется в любом коллективе, даже если сам этот термин не используется. Однако эффективность передачи полномочий зависит от правильности проведения этого мероприятия.
Вопрос: Когда возникает право подписи документов ООО у управляющего — индивидуального предпринимателя, которому переданы полномочия единоличного исполнительного органа: после принятия решения общим собранием участников о передаче ему полномочий или после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ?
Посмотреть ответ
Понятие делегирования
Делегирование – это мероприятие по передачи функций от управляющего лица другим работникам. Руководитель ставит перед сотрудником определенные задачи, наделяет его полномочиями для их решения. Самый распространенный пример делегирования – работа по должностной инструкции. Принцип передачи полномочий позволяет руководителю избавиться от самой рутинной работы и заняться только решением приоритетных задач. Если в малой компании управленец еще может справляться со всеми своими функциями самостоятельно, то на большом предприятии это – невыполнимая задача.
Как передать управляющему — индивидуальному предпринимателю полномочия единоличного исполнительного органа ООО?
Цели делегирования
Такой инструмент, как делегирование, используется для следующих целей:
- Снижение нагрузки на руководящий состав.
- Увеличение эффективности работы каждого звена.
- Повышение заинтересованности сотрудников в труде.
Как составить договор о передаче полномочий единоличного исполнительного органа АО управляющему (управляющей организации)?
Это основные цели. Каждая из них влечет за собой выполнение побочных целей. К примеру, руководитель с уменьшенной нагрузкой может решать больше творческих задач, которые позволяют не просто сохранять, но и повышать статус предприятия. Второстепенные задачи могут снизить эффективность деятельности руководителя. Делегирование увеличивает качественную занятость нижних звеньев. То есть сотрудники, не являющиеся руководителями, получают доступ к более сложным и творческим задачам. Это увеличивает заинтересованность в работе, повышает производительность.
Принципы эффективного делегирования
Делегирование осуществляется в соответствии с рядом принципов. Если передача полномочий выполняется правильно, это увеличивает эффективность работы компании на 30-40%. Рассмотрим базовые принципы делегирования:
- Единоначалие. Делегировать задачи может только непосредственный руководитель сотрудника. Над каждым работником может стоить только один менеджер. Руководитель высшего звена не может делегировать задачи менеджерам низшего звена. Задачи в данном случае передаются руководителям среднего звена.
- Ограничение. При использовании инструмента принципиальна правильная организация вертикали управления. За каждым управленцем закрепляется фиксированное число подчиненных. Руководитель не может передавать свои функции не своим подчиненным.
- Соблюдение прав и обязанностей. Сотрудникам запрещается передавать функции, которые не соответствуют их должностной инструкции.
- Закрепление ответственности. Если руководитель передает определенную задачу своему подчиненному, это не снимает с него ответственности за ее невыполнение.
- Передача ответственности. Если управленец передает сотруднику определенную задачу, он должен быть уверен, что она будет выполнена.
- Отчетность. Все нюансы выполнения задач, в том числе нарушение графика и прочее, должны фиксироваться в отчетах.
Соблюдение перечисленных принципов позволяет избежать замедление работы на предприятии.
Разновидности полномочий
При использовании инструмента нужно понять особенности полномочий, которые передаются. Под полномочиями понимаются ресурсы для исполнения поставленной задачи. Рассмотрим основные формы полномочий:
- Линейные. В этом случае действует вертикальная система власти. То есть полномочия передаются от руководителей высшего звена руководителям среднего звена, от управленцев среднего звена управленцам низшего звена.
- Штабные. Полномочия передаются вне вертикальной системы.
Существует две формы управления: централизованная и децентрализованная. В первом случае большая часть решений принимается высшим руководством. Во втором случае решение важных задач может быть доверено сотрудникам, не относящимся к высшему звену. В последнем варианте сотрудники получают доступ к решению более творческих задач.
Базовые правила передачи полномочий
Делегирование осуществляется в соответствии с правилами, которые были сформированы опытным путем:
- Делегирование и жесткая централизация противоречат друг другу. Имеет смысл передавать важные полномочия руководителям среднего и низшего звена.
- Основная цель делегирования – обеспечение развития предприятия.
- При передаче полномочий нужно принимать во внимание занятость сотрудника. Если работник сильно занят, не стоит поручать ему дополнительные обязанности.
- При делегировании нужно всегда предусматривать риск того, что сотрудник не справится с задачей. Учет риска позволит его предотвратить. К примеру, можно задавать предварительные сроки, чтобы оставалось время до основного срока.
- Руководитель должен брать на себя ответственность за ошибки, допущенные сотрудником, которому передана задача.
К СВЕДЕНИЮ! Большинство руководителей опасаются делегирования из-за страха того, что сотрудник не справится с задачей. Поэтому именно управленец должен «думать» за работника, предотвращать риск провала проекта. Наиболее простой инструмент – контроль выполнения задачи на каждом этапе ее исполнения.
Что не стоит доверять своим подчиненным?
При делегировании наблюдается две ошибки: страх передачи полномочий сотрудникам или неограниченное делегирование. Не все задачи можно и нужно передавать. Неправильное исполнение ключевых задач может привести к снижению эффективности предприятия. Ошибки в части работы могут быть действительно фатальными. Рассмотрим задачи, которые нежелательно делегировать:
- Разработка целей деятельности предприятия.
- Принятие решений, которые меняют политику компании.
- Контроль над результатами деятельности.
- Задачи высокой важности, которые сопряжены с большим риском.
- Срочные задачи, для контроля над результатами которых нет времени.
- Передача полномочий.
Сотрудникам передаются задачи с поставленными сроками и инструкциями к выполнению. Работникам передается только то, что возможно проконтролировать. Это поможет снизить риски, сопряженные с делегированием. В обратном случае могут возникнуть проблемы.
К примеру, руководитель доверил подчиненному задачу со сжатыми сроками выполнения. Сотрудник плохо справился с заданием, а времени для проверки и для исправления работы не осталось. Работник, которому передаются полномочия, должен обладать соответствующими знаниями. Сотрудник должен понимать, как решать поставленную задачу.
Не рекомендуется передавать те задания, которые должен выполнять непосредственно сам руководитель. Существует работа, которая предполагает высочайший уровень знаний и опыта. К примеру, это следующие задачи:
- Передача полномочий руководителя.
- Создание правильной рабочей атмосферы.
- Контроль деятельности сотрудников.
- Анализ поступающей информации.
- Решения, касающиеся развития предприятия.
Если руководитель будет брать на себя полную ответственность за делегированные задачи, никаких проблем не возникнет. Сотрудникам поручается задание с поставленными сроками. Предлагаются рекомендации по выполнению. Сотруднику устанавливается промежуточный срок выполнения. После руководитель проверяет результаты работы, исправляет ошибки работника.
Как правильно делегировать полномочия
Содержание
Делегирование позволяет вам наилучшим образом использовать свое время и навыки, а также помогает другим людям в команде расти и развиваться, чтобы полностью раскрыть свой потенциал. Как правильно делегировать? Рассказываем ниже.
Делегирование поможет вам наилучшим образом распоряжаться временем, а вашим подчиненным – раскрыть потенциал. Какие виды полномочий можно делегировать и как это правильно сделать – расскажем ниже.
Что такое делегирование полномочий
Делегирование полномочий – это передача какой-либо задачи, права или обязанности от руководителя другому сотруднику компании. Как правило, ответственность за выполнение тоже перекладывается на него. На начальном этапе босс выступает в роли наставника.
Обычно делегирование происходит по принципу «сверху-вниз».
Цели делегирования
Главная цель делегирования полномочий в организации – освободить время и снять излишнюю нагрузку с руководителей. Рутинные дела мешают выполнять более важные и сложные задачи. Из-за повседневных проблем (поиска мастера по ремонту офисной техники, например) начальник может опоздать на встречу с партнерами, забыть о конференции или просто задерживаться на работе.
Делегировать можно не только рутину. Ответственные дела развивают сотрудников, выводят их на качественно новый уровень, помогают в профессиональном росте. Поэтому доверять подчиненным – не только необходимо, но и полезно.
В чем польза делегирования
Любой организации нужны кадровые резервы – ряд сотрудников, которые постепенно осваивают новые компетенции и учатся выполнять задачи руководства. Они могут занять место начальника, если он уволится или будет отсутствовать. Делегирование помогает оценивать потенциал членов коллектива.
Иногда свежий взгляд на привычные процессы повышает эффективность компании. Подчиненные, чувствуя доверие к себе, стараются идеально выполнять поручения и находят новые пути решения проблем, становятся более уверенными в себе и своем начальстве.
Если вы распределите дела между сотрудниками, всего раз потратите несколько часов на подготовку инструкций и разъяснение нюансов – в будущем вы получите в разы больше освободившегося времени.
Принципы эффективной передачи полномочий
Чтобы у делегирования были положительные результаты, следуйте проверенным рекомендациям. Передать обязанности – это всегда обдуманное, взвешенное решение, с планом, прогнозом и принципами:
Передача только от начальника. Не нужно пропускать звенья: сотрудник старшего звена не может передать полномочия сотруднику младшего звена в обход более компетентного среднего. Делегировать должен непосредственный начальник.
Соблюдение прав и обязанностей. Доверенные сотруднику задачи должны соответствовать его должностным инструкциям. Недопустимо нагружать персонал сверхурочно или требовать выполнить то, что не было прописано в трудовом договоре.
Передача ответственности. Важно понимать, что ответственность лежит на обеих сторонах. От младшего сотрудника зависит вовлеченность и грамотное выполнение, а от руководителя – качественный контроль промежуточных и конечного результатов.
Отчетность. Регулярные отчеты и проверки – залог дисциплины. Это особенно при наличии четких сроков выполнения задач. Например, вам нужно подготовить пакет документов для поставщиков и вы решаете делегировать эту работу подчиненному. Составьте поэтапный план: до вторника собрать чеки, в среду подъедет юрист для составления нового договора, в четверг все бумаги нужно подписать и поставить печати, в пятницу состоится встреча с поставщиками. Без плана может получиться так, что в пятницу не окажется одного из документов и все затянется.
Виды полномочий
Линейные
Линейные полномочия – те, которые передаются от руководителя к сотруднику. Они формируют структуру и иерархию компании: чем ответственнее и сложнее задача, тем выше должность человека, ответственного за ее реализацию.
Штабные
Штабные полномочия не связаны подчинением сотрудников. Другими словами, они выглядят как рекомендации и консультации между разными отделами организации или учреждения. Штабные полномочия могут быть разными:
- Рекомендательные – обычная рекомендация одного сотрудника команде другого отдела. Формально отдел ему не подчиняется, но следует советам.
- Координационные – это совместные решения и полномочия: совещания, планерки и мозговые штурмы.
- Отчетные – проверка деятельности компании и работы сотрудников, аудит.
Почему люди боятся делегировать
Чтобы выяснить, как правильно делегировать полномочия, важно понять, почему люди избегают этого:
- Проще делать самому, чем объяснять концепцию, распределять роли и задачи, вести контроль. Мысль «я знаю все о специфике выполнения такой задачи, поэтому никто не справится лучше меня» стопорит прогресс.
- Руководителю кажется, что в его отделе или компании просто отсутствуют компетентные сотрудники. Но это чаще всего не так.
- Руководитель привык делать все по-старому. «Зачем менять что-то, что и так хорошо работает? Если я поручу эту задачу другому сотруднику, то он сделает все по-другому», но по-другому ≠ неправильно.
- Руководитель боится потерять власть и влияние в компании. Но опытный и мудрый начальник знает, что доверие сотрудников, наоборот, поднимет его авторитет.
- Руководитель раньше пытался делегировать полномочия, но прошлый опыт был неудачным, не важно, по чьей вине. Чтобы развиваться, нужно исправлять ошибки, не закрываться от возможностей и взаимодействовать с коллегами по-новому.
Когда лучше делегировать
Объективно ответьте себе на пять ключевых вопросов:
- Есть ли кто-то еще, кто имеет необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? Может эту задачу выполнять кто-то другой или критически важно, чтобы вы делали это самостоятельно?
- Сможет ли другой человек расти и развивать навыки за счет выполнения этой задачи?
- Будут ли аналогичные задачи возникать в будущем?
- Есть ли у вас достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Оно понадобится для адекватного обучения, ответа на вопросы, проверки и корректировки, если это необходимо.
- Та ли это задача, которую можно делегировать? Задачи, важные для долгосрочного успеха, например, подбор подходящих людей в команду, – действительно требуют вашего внимания.
Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из приведенных выше вопросов, значит, работу можно делегировать. На основе этих вопросов можно сразу выбрать уполномоченных.
Другие факторы, которые увеличивают «делегируемость» задачи:
- сроки выполнения работ;
- наличие времени для реализации проекта;
- наличие времени для переделки работы, если она не была выполнена правильно с первого раза;
- последствия того, что работа не будет выполнена вовремя;
- ваши ожидания или цели от проекта или задачи.
Как правильно делегировать полномочия
Для успешного делегирования используйте следующие принципы:
- четко сформулируйте желаемый результат;
- четко определите ограничения ответственности, инициатив и подотчетности.
Ознакомьте сотрудника со стандартами качества, составьте чек-лист для проверки результатов, согласуйте формат общения (в мессенджере, скайпе, на планерке или любой другой удобный вариант). Поинтересуйтесь, как доверенный сотрудник планирует справиться с возложенной на него обязанностью.
Обеспечьте адекватную поддержку и будьте готовы отвечать на вопросы. Если есть проблема, не позволяйте человеку переложить ответственность за задачу обратно на вас. Договоритесь об этом сразу. Мотивируйте сотрудника и обсудите, как успех проекта повлияет на финансовое вознаграждение и будущие возможности.
Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете проверять ход выполнения проекта. Вносите коррективы по мере необходимости. Отвечайте даже на самые глупые вопросы, давайте возможность высказаться. Не злитесь – некоторые нюансы могут быть прописными истинами только для вас, но не для сотрудника.
Какие задачи подходят для делегирования
Каждый руководитель самостоятельно решает, что стоит поручить подчиненному, а что – нет. Но есть универсальные варианты для делегирования:
- Рутинная работа – составление отчетов, проверка показателей и аналогичные задачи не требуют особых навыков, но подразумевают внимательность и усидчивость.
- Узкоспециализированная деятельность – подойдет для подчиненных-экспертов в определенной области. Например, SMM, IT, бухгалтерия.
- Разовые и частные вопросы/задачи – то, что не влияет на развитие организации, но любой сотрудник с этим справится.
- Подготовительно-исследовательская работа – например, сбор аналитической и статистической информации по конкурентам, изучение исследований.
Применяйте правило американского бизнес-тренера Брайана Трейси: если у другого получится выполнить задачу успешно хотя бы на 70% – передайте ее этому сотруднику. Так вы освободите время для дел, которые действительно полностью зависят от вас.
Какие полномочия лучше не делегировать
Чтобы не потерять контроль, не стоит передавать:
- Полномочия, связанные со стратегическим планированием организации: составление целей и нормативов, корректировка ценовой политики компании, график плановых работ и другие задачи, с которыми может справиться только руководство.
- Полномочия по процессам, у которых высокий риск или большая ответственность: например, ведение переговоров с партнерами, выбор новой торговой точки или решение особо деликатных проблем.
- HR-полномочия: увольнения и прием сотрудников на работу. Этим занимается руководитель или отдельная команда специалистов.
- Полномочия по контролю деятельности организации и отделов: руководитель в силу своей должности и опыта более объективен, поэтому не стоит доверять это подчиненному. Простой сотрудник может быть необъективен или руководствоваться личными интересами.
- Полномочия по вопросам премий и поощрений: этим занимается руководитель, в противном случае, он лишает себя статусности.
- Исключительные, конфиденциальные полномочия, особенно если это касается информации, доступ к которой есть у ограниченного круга лиц.
Поэтапный чек-лист делегирования
Для делегирования уже созданы специальные сервисы, есть готовые варианты чек-листов и даже разработаны курсы. Основа процесса:
- Выберите правильную задачу. Начните делегирование с рутины. Потренируйтесь на обычных делах, которым легче обучать. Так вы постепенно освободитесь от страха, что кроме вас никто не справится, и наладите коммуникацию с подчиненными, отшлифуете все организационные моменты.
- Определите исполнителя. Посоветуйтесь с заместителем или своим руководителем – возможно они давно заметили способных сотрудников. Проведите небольшое совещание, спросите у членов команды, кто готов приступить к вашим делам, – вдруг будут добровольцы.
- Предоставьте инструкции. Заранее напечатайте рекомендации и правила, подготовьте записи экрана, если нужно объяснить работу в программе. Чем подробнее и понятнее инструкция, тем меньше будет вопросов.
- Установите сроки. Сотрудник меньше отвлекается и глубже погружается в процесс, если точно знает время дедлайна.
- Наделите подчиненного свободой исполнения. Креатив и нестандартные решения помогают превзойти первоначальные ожидания. Иногда даже полезно посмотреть, как другие подходят к решению проблем.
- Проинформируйте сотрудников. Предупредите коллектив, что теперь за ряд задач отвечаете не вы, и представьте уполномоченных. Пусть все привыкают к тому, что по многим вопросам обращаться нужно уже не к вам.
- Предоставьте возможность обратной связи. Не перекладывайте полностью ответственность и не пытайтесь окончательно оградиться от дел, которые вы делегировали. Если подчиненный жалуется на сложности – это не всегда капризы, – возможно вы действительно что-то упустили и стоит это обсудить.
- Защититесь от возврата поручения. И у вас, и у сотрудника должны быть гарантии. Если вы его правильно замотивируете, дадите адекватную задачу и заранее обсудите оплату труда – проблем не будет.
- Проконтролируйте выполнение. Легче на каждом этапе проводить контроль, чем разбираться в конечном результате. При этом не нужно излишне давить на подчиненных и неожиданно требовать отчитаться – стресс все только испортит. Подготовьте форму отчета, объясните, как ее заполнять, когда отправлять, и ждите.
Справиться с рутиной, например, сбором и анализом статистики поможет сквозная аналитика Calltouch. Если вы используете разные рекламные каналы для раскрутки сайта, система автоматически сформирует о них отчеты – вы увидите, какие площадки бесполезны и только отнимают ваш бюджет. Сможете грамотно выстроить новую стратегию и оптимизировать рекламные процессы.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Частые ошибки делегирования
Делегирование полномочий в обход других руководителей
Если передать задачи сотруднику из другого отдела, то это может негативно сказаться на эффективности компании. Сначала согласуйте работу с их начальниками. Не стоит перекладывать полномочия не вашим прямым подчиненным или спускать вниз проект, который поручили вам.
Делегирование непосильных задач
В таком случае высок риск провала или некачественного выполнения работ. Всегда нужно адекватно оценивать возможности сотрудника, включая его текущую нагрузку. В противном случае человек может подумать, что его подводят к увольнению. Еще эта ошибка может случиться, когда передача происходит в последний момент, и сроки поджимают – спешка не идет на пользу.
Делегирование без сроков выполнения задач
Не забывайте обозначать дедлайн. По умолчанию руководитель ждет, что подчиненный отложит все дела и тут же приступит к выполнению работы, однако так происходит не всегда. Конечно, сотрудник помнит про ваше поручение, но отсутствие дедлайна вводит его в состояние ступора.
Делегирование полномочий неподходящим сотрудникам
Случается, что из-за неразберихи и спешки задача попадает не в те руки, например, человеку, у которого совсем нет знаний по вопросу. С другой стороны, это может быть проверкой на профессиональную пригодность, но таким образом руководитель ставит сотрудника в очень непростое положение. Если и доверять подчиненному нечто подобное, то только с подробным и должным инструктажем, сопровождать это мотивацией и поддержкой.
Делегирование без инструктажа и информации
Найдите время и силы на мини-обучение сотрудника. Если вы справляетесь с задачей легко и быстро, это не значит, что подчиненный будет работать в таком же стремительном темпе. Познакомьте его с первоисточниками, откуда вы черпаете идеи и информацию для работы, – для него это будет крайне полезно. Озвучивайте свои ожидания и критерии качества.
Примеры делегирования полномочий
Представим директора небольшого магазина одежды. Каждый вечер, после закрытия заведения, он сводит и проверяет кассовые чеки по наличному и безналичному расчету, считает выручку и закрывает кассу самостоятельно, потому что не доверяет сотрудникам. Но в итоге, понимает, что нет причин для недоверия, тем более пересчет занимает слишком много времени. Поэтому поручает эту задачу одному из продавцов, объясняет как подготовить отчеты для бухгалтерии. Теперь кассир чувствует доверие руководителя, общая атмосфера в коллективе меняется в лучшую сторону, так как это новый уровень взаимодействия.
Или еще пример: шеф-редактор каждый день пишет по 4 новостные заметки, и это отнимает драгоценное время и силы. Ему приходится откладывать основную редактуру и составление контент-плана на потом. Это может привести к ухудшению качества текстов и продуктивности в целом. И вот, в редакцию устраивается новый стажер, которого нужно занять работой.
Шеф-редактор делегирует ему полномочия – написание новостей. Он инструктирует стажера, приводит примеры того, как можно оформить текст, и отпускает его в свободное плавание. Время от времени шеф-редактор проверяет работы стажера, чтобы вовремя скорректировать. Спустя несколько дней стажер полностью научился писать новостные заметки, и шеф-редактор уделяет больше времени глобальным задачам.
Делегирование – это стандартная практика для коммерческих компаний (менеджмента), государственных организаций и властных структур. Бизнес-тренеры и менеджеры сходятся во мнении, что чем лучше у босса получается передавать задачи, тем эффективнее управление. От руководителя ждут не только качественной работы, но и грамотной организации рабочего процесса.
С помощью речевой аналитики Calltouch Предикт вы сэкономите время сотрудников отдела продаж на прослушивании и анализе содержания звонков. Технология распознавания речи поможет собрать статистику о том, кто чаще звонит и совершает покупки – мужчины или женщины, с какими запросами и целями.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Коротко о главном
- Делегировать задачи необходимо и полезно. Часто новый взгляд на привычные вещи позитивно трансформирует производство.
- Передача обязанностей не только освобождает время руководителя, но и развивает компетенции подчиненных.
- Грамотное делегирование в итоге дисциплинирует и оптимизирует все рабочие процессы.
- Главное, что нужно сделать руководителю для передачи полномочий, – проработать свои страхи и освободиться от мысли «лучше меня с этим никто не справится». Задач, которые на 100% зависят от вас, меньше, чем вы думаете.
- Подготовьте чек-лист и инструкцию, которая не будет противоречить должностной и трудовому договору с сотрудником.
Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах. Выбор метода оно предоставляет людям и делает их ответственными за результаты. Такое делегиро вание требует вначале больших затрат времени, но затраты эти очень эффективны. Вы можете сдвинуть точку опоры, вы можете повысить свою эффективность путем делегиро вания руководства.
Делегирование руководства предусматривает четкое, открытое взаимное понимание и общие обязательства сторон в пяти областях.
ЖЕЛАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ. Добейтесь четкого взаимопонимания в отношении того, чего требуется достигнуть, делая акцент на том, что, а не на том, как, – на результатах, а не на методах. Потратьте на это время. Будьте терпеливы Зримо представьте желаемый результат. Заставьте партнера увидеть его, описать его, дать его качественные характерис тики и назвать сроки выполнения.
ПРАВИЛА. Определите правила, которыми должен руководствоваться ваш партнер. Их должно быть как можно меньше – дабы избежать делегирования исполнения, – но их должно быть достаточно для описания всех серьезных ограничений. Вам не нужно создавать у партнера впечатления о чрезвычайности его полномочий при достижении цели ради того только, чтобы разрушить какието устаревшие методы и правила. Это губит инициативу и отбрасывает назад – к постулату делегирования исполнения: «Только скажите мне, что я должен сделать, и я сделаю это!»
Если вам известны ошибочные способы осуществления данного дела, назовите их. Будьте честны и открыты – укажите человеку, где его ожидают зыбучие пески, а где притаились дикие звери. Незачем каждый раз заново изобретать велосипед. Пусть люди учатся на ваших ошибках и на ошибках других людей. Укажите на возможные трудности и проблемы, скажите им, чего не надо делать, но при этом не говорите, что надо делать. Ответственность за результаты сохраняйте за ними, чтобы они делали все необходимое в пределах правил
РЕСУРСЫ. Определите человеческие, финансовые, технические или организационные ресурсы, которые ваш партнер может использовать для достижения желаемых результатов.
ОТЧЕТНОСТЬ. Установите стандарты, критерии исполнения, которые будут использованы при оценке результатов, и оговорите конкретные сроки для отчетов и оценок.
ПОСЛЕДСТВИЯ. Определите последствия, как позитивные, так и негативные, которые наступят по итогам оценки. Сюда можно включить финансовое вознаграждение, моральное вознаграждение, перевод на другую работу и естественные последствия, связанные с общей миссией организации.
Несколько лет назад у меня был интересный опыт делегирования собственному сыну. У нас шел семейный совет. На стену мы повесили миссию нашей семьи, чтобы быть уверенными в гармонии между нашими планами и ценностями. Присутствовали все.
Я установил большую школьную доску, и мы записывали на ней наши цели, – то главное, чего хотели добиться, – и дела, из этих целей вытекающие. Потом я спрашивал, кто
бы хотел то или иное дело выполнить.
— Кто бы хотел оплатить кредит? – спросил я и заметил, что один стою с поднятой рукой.
— Кто бы хотел платить за страховку? За продукты? За машины? – спросил я и убедился, что и в этом вопросе у меня монополия.
– Кто будет кормить ребенка?
Этот вопрос вызвал больший интерес у окружающих, однако только жена обладала для этого дела соответствующей квалификацией.
По мере продвижения вниз по списку дел становилось все более очевидным, что мама с папой имеют более чем шестидесятичасовую рабочую неделю. При этом все же нашлось несколько дел, распределение которых выходило за рамки этой парадигмы.
Наш семилетний сынишка Стивен вызвался убирать двор перед домом. Прежде чем всерьез поручить ему такую работу, я провел с ним надлежащую подготовку. Мне хотелось, чтобы он имел четкое представление о том, каким должен быть хорошо ухоженный двор, поэтому я повел его к соседям и сказал:
– Посмотри, сынок; видишь, какой у наших соседей зеленый и чистый дворик? Вот и у нас он должен быть таким: зеленым и чистым. Ну а теперь пойдем посмотрим на наш дворик. Видишь, какая мешанина цветов и оттенков? Это не то, что мы хотим. Это не зелень. Зелень и чистота – вот, что нам нужно. Ты сам решишь, как сделать дворик зеленым. Можешь делать все что хочешь, только краской не крась. Но я скажу тебе, как бы я это сделал, если бы это было поручено мне.
— И как бы ты это сделал, папа?
— Я бы включил разбрызгиватели. Но ты, если хочешь, можешь пользоваться ведрами или шлангом. Для меня это значения не имеет. Важно одно, чтобы цвет был зеленым. Хорошо?
— Хорошо.
– А теперь, сынок, поговорим о том, что такое «чистый». Чистый – это чтобы ничего кругом не валялось, никаких бумажек, веревочек, костей, палочек, ничего такого, что создавало бы беспорядок. Вот что мы с тобой сделаем: давай прямо сейчас уберем половину дворика и потом сравним ее с неубранной половиной!
И вот мы взяли два бумажных мешка и убрали одну сторону дворика.
Теперь посмотри сюда и посмотри туда. Видишь разницу? Вот это и есть чистый дворик.
— Подожди! – закричал сынишка. – Вон бумажка за кустом валяется!
— Вот, молодец! А я эту газету и не заметил. У тебя, зоркий глаз, сын! А теперь, пока ты еще не окончательно решил, браться или нет за эту работу, позволь мне сказать тебе еще коечто. Дело в том, что если ты возьмешься, то я больше эту работу делать не буду. Она будет твоей. Я передам тебе «руководство» этой работой. Это значит, что ты будешь выполнять ее на доверии. Я доверяю тебе эту работу, чтобы ты ее выполнял. А теперь скажи мне, кто будет твоим боссом?
— Ты, папа?
— Нет, не я. Ты сам будешь боссом. Ты – босс для самого себя. Тебе нравится, когда мама с папой вечно тебя учат, говорят, что делать?
— Нет.
— Нам это тоже не нравится. Иногда это даже приводит к плохому настроению, верно?
Итак, ты босс самому себе. Теперь угадай, кто у тебя будет помощником?
— Кто?
— Я. Ты – мой босс.
— Я?
— Точно. Но мое время для помощи тебе ограничено. Иногда меня не бывает дома. Но когда я дома, ты сам говори, чем я могу тебе помочь. Я сделаю все, что ты скажешь.
— Идет!
— А теперь угадай, кто будет оценивать твою работу.
— Кто?
— Ты сам.
— Я сам?
— Совершенно верно. Дважды в неделю мы вдвоем с тобой будем обходить дворик, и ты сможешь показать мне, как обстоят дела. А что ты будешь, оценивать?
— Зелень и чистоту.
— Молодец!
Используя эти два слова, я две недели обучал сына уходу за двориком, пока не почувствовал, что он готов взяться за работу. Долгожданный день наступил.
— Ну что, сынок, по рукам?
— По рукам!
— Какой должен быть дворик?
— Зеленый и чистый!
— Что значит «зеленый»?
Сын окинул взглядом каш дворик, который уже стал выглядеть получше. Затем указал пальцем на соседский:
— Значит, вот такого цвета!
— Что значит «чистый»?
— Никакого мусора! – Кто босс?
— Я!
— Кто твой помощник?
— Помощник ты, когда у тебя есть время.
— Хорошо.
– А теперь, сынок, поговорим о том, что такое «чистый». Чистый – это чтобы ничего кругом не валялось, никаких бумажек, веревочек, костей, палочек, ничего такого, что создавало бы беспорядок. Вот что мы с тобой сделаем: давай прямо сейчас уберем половину дворика и потом сравним ее с неубранной половиной!
И вот мы взяли два бумажных мешка и убрали одну сторону дворика.
Теперь посмотри сюда и посмотри туда. Видишь разницу? Вот это и есть чистый дворик.
— Подожди! – закричал сынишка. – Вон бумажка за кустом валяется!
— Вот, молодец! А я эту газету и не заметил. У тебя, зоркий глаз, сын! А теперь, пока ты еще не окончательно решил, браться или нет за эту работу, позволь мне сказать тебе еще коечто. Дело в том, что если ты возьмешься, то я больше эту работу делать не буду. Она будет твоей. Я передам тебе «руководство» этой работой. Это значит, что ты будешь выполнять ее на доверии. Я доверяю тебе эту работу, чтобы ты ее выполнял. А теперь скажи мне, кто будет твоим боссом?
— Ты, папа?
— Нет, не я. Ты сам будешь боссом. Ты – босс для самого себя. Тебе нравится, когда мама с папой вечно тебя учат, говорят, что делать?
— Нет.
— Нам это тоже не нравится. Иногда это даже приводит к плохому настроению, верно?
Итак, ты босс самому себе. Теперь угадай, кто у тебя будет помощником?
— Кто?
— Я. Ты – мой босс.
— Я?
— Точно. Но мое время для помощи тебе ограничено. Иногда меня не бывает дома. Но когда я дома, ты сам говори, чем я могу тебе помочь. Я сделаю все, что ты скажешь.
— Идет!
— А теперь угадай, кто будет оценивать твою работу.
— Кто?
— Ты сам.
— Я сам?
— Совершенно верно. Дважды в неделю мы вдвоем с тобой будем обходить дворик, и ты сможешь показать мне, как обстоят дела. А что ты будешь, оценивать?
— Зелень и чистоту.
— Молодец!
Используя эти два слова, я две недели обучал сына уходу за двориком, пока не почувствовал, что он готов взяться за работу. Долгожданный день наступил.
— Ну что, сынок, по рукам?
— По рукам!
— Какой должен быть дворик?
— Зеленый и чистый!
— Что значит «зеленый»?
Сын окинул взглядом каш дворик, который уже стал выглядеть получше. Затем указал пальцем на соседский:
— Значит, вот такого цвета!
— Что значит «чистый»?
— Никакого мусора! – Кто босс?
— Я!
— Кто твой помощник?
— Помощник ты, когда у тебя есть время.
— Кто оценщик?
— Я. Будем с тобой прохаживаться дважды в неделю, и я смогу показать, как идут
дела.
— А как должны идти дела?
— Так, чтобы было зелено и чисто!
Тогда я не упоминал о возможности какихлибо уступок или послаблений. Но я бы
ничего не возражал против них, учитывая особые условия данного делегирования руководства. Две недели и два слова. Я считал, что сын готов.
Была суббота. Он ничего не делал. Воскресенье – …ничего. Понедельник – …ничего. Во вторник, отъезжая от дома на работу, я увидел желтеющий, замусоренный дворик и встающее над ним знойное июльское солнце. «Сегодня он непременно уберет!» – сказал я себе. Я мог найти оправдание для субботы, так как в этот день мы с сыном заключили соглашение. Я мог найти оправдание для воскресенья, так как в воскресенье бывает много других дел. Но я не мог найти оправдания для понедельника. А сегодня был уже вторник. Конечно же, сегодня он уберет. Сейчас лето. Что ему еще делать?
Весь день я с нетерпением ждал возвращения домой, чтобы посмотреть, что произошло. Но, повернув за угол, я увидел ту же самую картину, что и утром. А мой сын играл в парке на другой стороне улицы.
Такое состояние дел было неприемлемым. Я был огорчен и разочарован тем, как после двухнедельной подготовки мой сын выполняет принятые на себя обязательства. Мы столько сил, любви и средств вложили в этот дворик, и вот он приходит в упадок! А между тем соседский двор был так ухожен, так прекрасен, что ситуация становилась просто невыносимой.
Я уже был готов обратиться к тактике делегирования исполнения: «Сын, немедленно иди сюда и сейчас же убери этот мусор!» Я знал, что таким путем я бы получил свое золотое яйцо. А как насчет гусыни? Что станет с внутренним обязательством моего сына?
Поэтому я изобразил на лице улыбку и крикнул через улицу:
— Привет, сынок! Как дела?
— Отлично! – отозвался он.
— Как там наш дворик? – спросил я и в то же мгновение почувствовал, что нарушил наше сдполагает абсолютно новую парадигму делегирования. Действительно, изменяется сама природа взаимоотношений: тот, кому делегировали руководство, становится своим боссом, ведомым собственной совестью в направлении достижения оговоренных желаемых результатов. Кроме того, этот подход высвобождает его творческую энергию, позволяя, оставаясь в гармонии с верными принципами, делать ради достижения желаемых результатов все необходимое.
Принципы делегирования руководства верны и применимы к любому человеку и к любой ситуации. С недостаточно зрелыми людьми вы определяете более простые желаемые результаты и более детально оговариваете правила, вы определяете большие ресурсы и более часто заслушиваете отчеты, вы используете более конкретные последствия. С человеком более зрелым можно говорить о более значительных желаемых результатах, его в меньшей степени надо ограничивать правилами, отчетность его может быть реже, а критерии оценки могут быть менее измеримыми, но более четкими.
Эффективное делегирование является, пожалуй, лучшим индикатором эффективного управления по той простой причине, что оно представляет собой основу как для роста личности, так и для роста организации.
ПАРАДИГМА КВАДРАТА II
Суть эффективного самоуправления и управления другими людьми через делегирование заключается не в какомто методе, инструменте или внешнем факторе. Суть именно во внутреннем – в парадигме Квадрата II, которая побуждает вас смотреть через призму важности, а не срочности.
Я включил в Приложение упражнение «Рабочий день в Квадрате II», которое поможет вам увидеть, насколько мощно в рабочей обстановке эта парадигма способна влиять на вашу эффективность25.
25 Прошу вас обратиться к Приложению «Б».
Работая над развитием парадигмы Квадрата II, вы одновременно разовьете свою способность планировать каждую неделю своей жизни и выполнять намеченное, опираясь на свои основные приоритеты. Вы сможете, не завися ни от кого и ни от чего, эффективно управлять своей жизнью.
Интересно, что каждый из Семи Навыков относится к Квадрату II. Каждый из них содержит фундаментально важные рекомендации, которые, если им следовать на постоянной основе, внесут в наши жизни огромные позитивные изменения.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ:
1. Определите один вид деятельности, относящийся к Квадрату II, которым вы в своей жизни пренебрегали и который, в случае хорошего выполнения, оказал бы значительное позитивное воздействие на вашу жизнь, как личную, так и профессиональную. Запишите это и обязуйтесь выполнить.
2. Начертите матрицу управления временем и попытайтесь оценить, какой процент своего времени вы тратите в каждом квадрате. Затем, используя пятнадцатиминут ные интервалы, распишите, чем вы занимались в последние три дня. Насколько точны были ваши оценочные проценты? Удовлетворены ли вы тем, как используете свое время? Что вам нужно изменить?
3. Составьте список дел, которые вы могли бы делегиро вать, и список людей, которым вы могли бы делегиро вать или которых вы могли бы обучить для этого. Определите, что необходимо для начала процесса делегирования или обучения.
4. Спланируйте свою следующую неделю26. Начните с выписывания ваших ролей и целей на неделю, затем преобразуйте цели в конкретный план действий. В конце недели оцените, насколько полно ваш план способствовал претворению в жизнь ваших глубинных ценностей и целей, а также насколько вы были верны этим ценностям и целям
5. Возьмите обязательство начать планирование на недельной основе и определите постоянное время для этого занятия
6. Приобретите инструмент планирования четвертого по коления или преобразуйте в него ваш нынешний инструмент.
7. Для более глубокого понимания практического значения парадигмы Квадрата II
выполните упражнение «Рабочий день в Квадрате II» (Приложение»Б»)
26 Выше был приведен пример списка дел на неделю из Органайзера Семи Навыков. Если у вас есть желание воспользоваться этими списками дел (которые вы сможете приспособить к вашей нынешней системе), просьба позвонить по телефону 18002550777 и вам вышлют бесплатно комплект на четыре недели.
ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ ОБЩЕСТВЕННАЯ ПОБЕДА
ПАРАДИГМЫ ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ
НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ДРУЖБЫ БЕЗ ДОВЕРИЯ, А ДОВЕРИЯ – БЕЗ ПОРЯДОЧНОСТИ.
СЭМЮЭЛ ДЖОНСОН
П еред тем, как перейти в область Общественной Победы, мы должны вспомнить, что эффективная взаимозависимость может быть построена только на основе подлинной независимости. Личная Победа предшествует Общественной Победе. Сначала – алгебра, потом – дифференциальное исчисление.
Окидывая взглядом путь, пройденный от места, в котором мы были, к месту, в котором мы оказались, мы ясно видим, что мы и не могли бы продвинуться к цели и прийти туда, куда мы пришли, не пройдя именно тем маршрутом, которым мы прошли. Сюда нет других дорог, нет возможности сократить расстояние. Сюда не спустишься на парашюте. О неудачных попытках тех, кто пробовал это сделать, свидетельствует ландшафт, усыпанный остатками их разорванных отношений с другими людьми. Они пытались «впрыгнуть» в эффективные отношения, еще не созрев, не обретя силы характера, способной их поддержать.
Но этого сделать нельзя. Вы должны пройти весь путь. Нельзя достичь успеха в отношениях с другими людьми, не заплатив необходимую цену за успех в отношениях с самим собой.
Несколько лет назад, когда я проводил семинар на океанском побережье в штате
Орегон, ко мне подошел один из слушателей и сказал:
– Вы знаете, Стивен, я совершенно не получаю удовольствия от участия в этих семинарах!
Ему удалось полностью завладеть моим вниманием!
– Здесь такие интересные люди, – продолжал он, – изумительная природа и море, и все так замечательно! А я только сижу и мучительно жду вечера, когда позвонит жена и будет меня терзать по телефону. Каждый раз, когда я куда нибудь уезжаю, она учиняет мне допрос третьей степени. Где я сегодня завтракал и с кем? Все ли утро я провел на занятиях? Когда объявили перерыв на обед? С кем я обедал? О чем шел разговор? Что я делал после обеда? Как я развлекался вечером? С кем? О чем мы разговаривали?.. Но больше всего она хочет знать – хотя и не спрашивает об этом прямо, – кому можно позвонить, чтобы проверить все, что я ей говорю. Каждый раз, когда я уезжаю, она буквально изводит меня своими вопросами. Все это отрав ляет мое пребывание здесь, И мне это совершенно не нравится.
Этот человек и впрямь выглядел несчастным. Мы поговорили еще немного, и вдруг он произнес весьма интересную фразу:
– Видите ли, она прекрасно знает, какие вопросы надо задавать, – сказал он, несколько сконфузившись. – Ведь мы с ней познакомились на одном из подобных семинаров… Тогда я был женат на другой женщине!
Осмыслив значение этих слов, я сказал:
– Вы, похоже, сторонник быстрых решений, не так ли?
—Что вы имеете в виду?
—Ну, вы бы хотели взять отвертку, вскрыть жене го лову и подрегулировать ее
отношение к происходящему, да?
—Ну, разумеется, я бы хотел, чтобы ее отношение изменилось! – воскликнул мужчина.
– Помоему, это неправильно с ее стороны постоянно так меня изводить.
—Друг мой, – сказал я, – вы не можете словами вытащить себя из проблемы, в которую загнали себя своими поступками!
Здесь мы имеем дело с драматическим, фундаментальным сдвигом парадигмы. Вы можете попытаться улучшить свои отношения с другими, используя особые приемы и техники. Но при этом вы можете повредить жизненно важные основы своего характера. Не может быть плодов, если нет корней. Это принцип очередности: Личная Победа предшествует Общественной Победе. Самоуправление и самодисциплина являются основой хороших отношений с другими людьми.
Говорят, что, прежде чем уважать других, надо уважать себя. На мой взгляд, эта мысль содержит рациональное зерно. Но если вы себя не знаете, если не контролируете себя, если не способны собой управлять, то вам очень трудно уважать себя. Ваше уважение в этом случае может быть лишь краткосрочным и поверхностным, сходным с самовнушением. Настоящее самоуважение проистекает из умения владеть собой, из истинной независимости. А это составляет суть Навыков 1, 2 и 3. Независимость – это достижение. Взаимозависимость – это выбор, который могут сделать только независимые людьми. Пока мы не пожелаем достичь настоящей независимости, бессмысленно развивать свои навыки отношений с людьми. Можно, конечно, попытаться. Можно даже добиться некоторого успеха, когда небо над головой безоблачно. Но едва настанут тяжелые времена, – а они настанут, – окажется, что у нас нет фундамента, на котором все должно держаться.
Наиболее важный элемент, который мы закладываем в любые отношения – это не то, что мы говорим или что мы делаем, а то, каковы мы сами. И если наши слова и наши действия основываются в большей степени на поверхностной технике человеческих отношений (Этике Личности), а не на нашей внутренней сущности (Этике Характера), окружающие почувствуют фальшь. Попросту говоря, мы не сможем тогда создать и поддерживать основу, необходимую для эффективной взаимозависимости.
Изменить характер взаимодействия между людьми могут только такие техники и приемы, которые естественным образом проистекают из истинно независимого характера. Поэтому строительство любых отношений начинается внутри нас самих, внутри нашего Круга Влияния, в нашем собственном характере. Только став независимыми – проактивными, сосредоточенными на верных принципах, движимыми ценностями и способными организовать свою жизнь и действовать в соответствии с приоритетами, мы можем решить стать взаимозависимыми – способными строить богатые, надежные, высокоэффективные отношения с другими людьми.
Глядя вперед, мы понимаем, что вступаем в область иного измерения. Взаимозависимость открывает целые миры новых возможностей для глубоких, богатых, исполненных смысла отношений, для возрастающей в геометрической прогрессии продуктивности, для служения, внесения личного вклада, для просвещения и развития. Но при этом именно взаимозависимость способна причинить самую острую боль, привести к жестокому разочарованию, возвести непреодолимые препятствия на пути к счастью и успеху.
Можно долгие годы жить с хронической болью, вызванной отсутствием видения, лидерства или управления в нашей личной жизни. Мы ощущаем смутное неудобство и беспокойство и порой предпринимаем какието шаги, чтобы хотя бы на время заглушить боль. Но эта болезнь хроническая, и мы постепенно приспосабливаемся к ней, привыкаем с ней жить.
Однако стоит возникнуть проблемам в отношениях с другими людьми, как мы начинаем испытывать действительно сильные страдания, от которых страстно желаем избавиться.
Вот тогда мы и предпринимаем попытки лечить симптомы, используя средства из арсенала Этики Личности – вроде социального пластыря или аспирина. Нам невдомек, что эта резкая боль – следствие более глубокой, хронической проблемы. И пока мы не прекратим лечить симптомы и не станем лечить саму проблему, наши усилия будут непродуктивными. Единственное, в чем мы преуспеем, так это в том чтобы еще глубже запрятать свою хроническую болезнь
А теперь, поскольку мы заговорили об эффективном взаимодействии с другими людьми, давайте вернемся к нашему определению эффективности. Мы сказали, что это Р/РС баланс, фундаментальная концепция, заложенная в историю о гусыне и золотых яйцах.
Во взаимозависимой ситуации золотыми яйцами является эффективность, чудесная синергия и результаты, порожденные открытой коммуникацией и позитивным взаимодействием с другими людьми. И чтобы получать такие яйца регулярно, мы должны заботиться о гусыне. Мы должны создавать и беречь отношения, которые делают такие результаты реальными.
Итак, прежде чем мы спустимся со своего наблюдательного пункта и приступим к Навыкам 4, 5 и 6, я бы хотел познакомить вас с метафорой, которая будет очень полезна при описании природы отношений и определении сути Р/РСбаланса в условиях взаимозависимой реальности.
ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ БАНКОВСКИЙ СЧЕТ
Всем известно, что такое финансовый счет в банке. Мы делаем свой вклад в банк, чтобы сформировать некий резерв, из которого при необходимости можно снимать средства. Эмоциональный Банковский Счет – метафора, обозначающая уровень доверия, который был достигнут в отношениях между людьми. Это чувство уверенности и надежности, которое вы испытываете по поводу отношений с другим человеком.
Когда я посредством уважительного, доброго и честного отношения к вам и через выполнение своих обязательств делаю вклад на наш с вами Эмоциональный Банковский Счет, я создаю резерв. Ваше доверие ко мне возрастает, и я при необходимости могу многократно воспользоваться этим доверием. Даже если я совершу ошибку, этот уровень доверия, этот эмоциональный резерв сможет ее компенсировать. Даже если я буду выражаться не очень ясно, вы все равно поймете меня правильно. Вы не станете «цепляться» за мои слова. Когда счет доверия высок, общение протекает легко, быстро и эффективно.
Но если мне свойственно проявлять неуважение, быть невежливым, обрывать вас, раздражаться с полоборота, игнорировать вас, судить ваши поступки, злоупотреблять вашим доверием, угрожать вам или строить из себя этакого божка, от которого зависит ваша жизнь, то постепенно мой Эмоциональный Банковский Счет иссякает. Уровень доверия снижается до минимума. Есть ли у меня какаято возможность для гибкости в этом случае?
Никакой! Я иду по минному полю. Я должен быть предельно осторожен в своих высказываниях. Я взвешиваю каждое слово. Я постоянно нахожусь в напряжении. Я все должен помнить. Я занят политикой и обеспечением тыла. В таких условиях существуют многие организации. В таких условиях существуют многие семьи. В таких условиях существуют многие супружеские пары.
Если большой резерв доверия не пополняется постоянными вкладами, супружеские отношения разрушаются. Вместо полного и естественного взаимопонимания и общения, развивается приспособление, когда двое людей попросту пытаются жить независимыми
жизнями, соблюдая внешнюю уважительность и взаимную терпимость. Их отношения, продолжая разрушаться, могут привести к враждебности и необходимости обороняться. Позиция «сражайся или сдавайся» ведет к словесным баталиям, хлопанью дверями, прекращению общения, эмоциональным потерям и к жалости к самому себе. Это может привести к развязыванию холодной войны, сдерживаемой лишь наличием детей, сексом, общественным мнением или заботой об имидже. Или же все может закончиться открытыми военными действиями в зале суда, где ожесточенные, опустошающие душу схватки могут продолжаться годами и выражаться в бесконечном перечислении грехов бывших супругов.
А ведь мы говорим о наиболее интимных, потенциально самых богатых, приносящих наибольшую радость и удовлетворение, самых продуктивных отношениях, возможных между двумя людьми на этой земле!
Р/РСмаяк всегда стоит на своем месте. Мы можем либо разбиться, столкнувшись с ним, либо воспользоваться им как путеводной звездой.
Наши самые постоянные отношения – такие как брак, – требуют от нас постоянных вложений. В присутствии новых ожиданий прежние вклады улетучиваются. Если вы неожиданно встречаетесь со старым школьным товарищем, с кем не виделись много лет, вы можете начать с того места, на котором прервалось ваше общение, так как прежние вклады не исчезли, они были «заморожены». Но ваши Счета в отношении тех людей, с которыми вы взаимодействуете регулярно, требуют постоянных вложений.
В некоторых случаях происходят автоматические снятия со Счета, связанные с вашим ежедневным взаимодействием с другими людьми или с их представлением о вас, о которых вы даже можете не подозревать. Особенно это справедливо в отношениях с детьми подростками в семье.
Предположим, у вас сынподросток и, как правило, вы разговариваете с ним следующим образом: «Прибери комнату! Застегни рубашку! Выключи радио! Пойди постригись! И не забудь вынести мусор!» Через какоето время снятия со Счета намного превысят ваши вложения.
Теперь предположим, что вашему сыну предстоит принять какоето важное решение, которое повлияет на всю его последующую жизнь. Но уровень доверия к вам так низок, а процесс общения настолько закрыт, формален и не приносит удовлетворения, что сын просто не пожелает открыться для вашего совета. Возможно, у вас есть знания и мудрость, необходимые, чтобы помочь ему, но, поскольку ваш Счет исчерпан, сын сам примет решение, основанное на эмоциях и нацеленное на краткосрочные результаты, которое в долгосрочной перспективе может привести к множеству негативных последствий.
Для общения по поводу таких тонких вопросов вам необходим позитивный баланс. Что же вам предпринять?
Что будет, если вы начнете делать вклады в ваши отношения с сыном? Возможно, появится случай сделать для сына чтото хорошее, – принести домой журнал по скейтбордингу, если он этим интересуется, или просто подойти к нему, когда он выполняет какоето сложное задание, и предложить помощь. Вы можете предложить ему вместе сходить в кино или поесть мороженого. Не исключено, что самый ценный вклад вы можете внести тем, что просто выслушаете его без критики, проповедей и примеров из личного опыта. Просто слушайте и старайтесь понять Дайте ему почувствовать вашу заботу о нем и то, что вы воспринимаете его как личность.
Может случиться, что сначала он не откликнется. Он даже может отнестись к происходящему с подозрением: «Что это папа задумал на сей раз? Какой прием пытается применить мама?» Но если истинные вклады начнут регулярно поступать, они сделают свое дело Счет доверия начнет восстанавливаться.
Помните о том, что быстрые решения – это всего лишь мираж. Создание и налаживание отношений требуют длительного времени. Если, не получив желаемого отклика или благодарности, вы проявите нетерпение, то вы тем самым произведете колоссальное снятие с вашего Счета, перечеркивающее все хорошее, что вы успели сделать «После всего, что мы для тебя сделали, после всех жертв, которые мы принесли, как ты можешь быть таким неблагодарным? Мы хотели, чтобы все было похорошему, а ты так себя ведешь! Уму непостижимо!»
Очень трудно быть терпеливым. Требуется характер, чтобы быть проактивным; фокусироваться на своем Круге Влияния и заботливо ухаживать за ростками, а не «выдергивать из земли цветы, дабы проверить, в порядке ли их корни».
Быстрых решений действительно не существует. Создание и поддержание отношений –
это вклады на долгий срок.
Материал взят из: Семь навыков высокоэффективных людей возврат к этике характера — Стивен Р. Кови
«Знание – это теоретическая парадигма, определяющая что делать и зачем. Умение определяет как делать. А желание это мотивация – хочу делать. Чтобы что-то в своей жизни превратить в навык, необходимы все три компонента.»
«На оси зрелости зависимость выражена ты-парадигмой – ты обо мне заботишься; ты справляешься с чем-то ради меня; ты не справился; в неудаче я обвиняю тебя.
Независимость выражена я-парадигмой – я могу это сделать; я несу ответственность; я полагаюсь на самого себя; я могу выбирать.
Взаимозависимость выражена мы-парадигмой – мы можем это сделать; мы можем взаимодействовать; мы можем, объединив наши способности и возможности, создать вместе что-то более значительное.
Между тем нынешняя социальная парадигма возводит независимость на престол. «
«Будучи личностью взаимозависимой, я получаю возможность щедро и осмысленно делиться с другими всем, чем обладаю сам, и доступ к неисчерпаемым ресурсам ивозможностям других людей.
Взаимозависимость – это тот выбор, который способен сделать лишь независимый человек. Зависимые люди не могут выбрать для себя взаимозависимость. У них на это не хватит характера; они недостаточно обладают самими собой.»
«Парадигма семи навыков»
ПРИНЦИП ЭФФЕКТИВНОСТИ
Семь Навыков – это навыки эффективности. Базируясь на принципах, они приносят наилучшие из возможных долгосрочные результаты. Они становятся основой характера, средоточием точных карт, с помощью которых человек может эффективно разрешать проблемы, наращивать возможности и постоянно открывать и встраивать в восходящую спираль роста новые принципы.
Они являются навыками эффективности еще и потому, что основаны на парадигме эффективности, которая находится в гармонии с естественным законом, с принципом, который я называю «Р/РС-балансом», – принципом настолько твердым, что многие люди о него разбиваются. Этот принцип легко понять, вспомнив басню Эзопа о гусыне и золотых яйцах.
/../ Я бы сказал, что основой этой басни является естественный закон, принцип, основное определение эффективности. Большинство людей видит эффективность, исходя из парадигмы золотого яйца: чем больше ты производишь, чем больше делаешь, тем выше твоя эффективность. Но, как показывает эта басня, истинная эффективность есть функция двух элементов:
полученного результата (золотых яиц) и ресурсов и средств, позволяющих его получить
(гусыня). Если вы примите такую модель поведения, которая сосредоточивается на золотых яйцах и пренебрегает гусыней, то вскоре вы останетесь без ресурсов, производящих золотые
яйца. С другой стороны, если вы будете заботиться только о гусыне, забыв про золотые яйца, то скоро вы не сможете прокормить себя и гусыню. Эффективность заключается в балансе – в том, что я называю «Р/РС балансом». «Р» – это желаемый результат, золотые яйца. «РС» – это ресурсы и средства, производящие золотые яйца.
«
РС-принцип гласит: всегда обращайтесь со своими сотрудниками так, как вы хотите, чтоб они обращались с вашими лучшими клиентами.«
НАВЫК 1. БУДЬТЕ ПРОАКТИВНЫ.
«Термин проактивность означает нечто большее, чем просто активность. Оно означает, что, будучи людьми, мы несем ответственность за свою собственную жизнь. Наше поведение зависит от наших решений, а не от нашего окружения. Мы можем подчинять наши чувства нашим ценностям. Мы инициируем происходящее и несем за это ответственность.
Корнем слова «ответственность» является «ответ» – наш ответ на происходящие события. Высокоэффективные люди не уклоняются от ответственности. Они не объясняют свое поведение обстоятельствами и непростой ситуацией. Их поведение есть продукт их собственного сознательного выбора, базирующегося на ценностях, а не продукт окружающих условий, основанный на чувствах.»
«Многие ждут, что то или иное событие произойдет само собой, или считают, что кто-то должен о них позаботиться.»
«Они все больше ощущают себя жертвами, не способными контролировать ситуацию и не отвечающими за свою жизнь и судьбу. Во всем, что с ними происходит, они обвиняют внешние силы – других людей, обстоятельства и даже звезды.»
«В литературе любого прогрессивного общества часто используется глагол «любить». Реактивные люди преобразовали выражаемое им действие в чувство. Они управляемы чувствами. /../Проактивные люди превращают любовь в действие. Любить – значит что-то делать: чем-то жертвовать, отдавать всего себя, подобно матери, дающей жизнь младенцу.»
«Еще один прекрасный способ определить степень нашей проактивности – это посмотреть, на что мы тратим большую часть своего времени и энергии. Каждого из нас волнует или заботит широкий спектр вопросов и явлений: здоровье, дети, служебные проблемы, проблема национального долга, угроза ядерной войны.
Все эти вещи мы можем отделить от того, что не оказывает на нас особого эмоционального или интеллектуального влияния, поместив их в круг забот.
Если мы присмотримся к нашему кругу забот, то увидим, что некоторые из входящих в него вещей мы контролировать не можем, в то время как другие подвластны нашему влиянию. Эту последнюю группу забот мы можем объединить, поместив их в меньший по размеру круг влияния.
Определяя, на каком из этих двух кругов мы фокусируем большую часть нашего времени и энергии, мы можем судить о степени нашей проактивности.
Проактивные люди фокусируют свои усилия на круге влияния. Они направляют свою энергию на то, что подвластно их влиянию. Природа их энергии позитивна, она расширяет, увеличивает круг влияния.
Реактивные люди, напротив, растрачивают свои усилия в круге забот. Они фокусируют внимание на слабостях других людей, на проблемах внешней среды и обстоятельствах, на которые они не в силах повлиять. Это проявляется в постоянных жалобах и обвинениях, в высказываниях реактивного характера и в ощущении себя жертвой. Вырабатываемая при этом негативная энергия в сочетании с пренебрежением теми сферами, в которых эти люди способны что-то сделать, заставляет их круг влияния сжиматься.
Фокусируясь на круге забот, мы позволяем тому, что находится внутри его, управлять нами. Мы не проявляем проактивную инициативу, которая необходима для позитивных изменений.«
«Проблемы, находящиеся вне нашего контроля, требуют от нас лишь того, чтобы мы приняли на себя ответственность и, сменив выражение озабоченности на своем лице на улыбку, естественно и спокойно приняли эти проблемы такими, каковы они есть, и научились жить с ними, даже если это нам не нравится. Это вовсе не означает, что мы позволяем проблемам управлять нами. Мы действуем в духе молитвы Общества анонимных алкоголиков: «Боже, дай мне мужества изменить то, что я могу и должен изменить, смирения, чтобы принять то, что изменить нельзя, и мудрости, чтобы отличить одно от другого».»
«Проактивный подход заключается в изменении «изнутри наружу»: быть другими и тем самым вызвать позитивные изменения в том, что вне нас, – я могу быть более находчивым, я могу быть более старательным, я могу быть более изобретательным, я могу быть более открытым для сотрудничества.»
«Способность давать себе обещания и выполнять их — это база для развития основных навыков эффективности.»
НАВЫК 2. НАЧИНАЙТЕ, ПРЕДСТАВЛЯЯ КОНЕЧНУЮ ЦЕЛЬ
«Навык 1 гласит: «Ты 1-й творец». Навык 2 — это первое творение.»
«Управление — это делать дела правильно; лидерство — это делать правильные дела. От управления зависит производительность при подъеме по лестнице успеха; лидерство определяет, к той ли стене приставлена лестница.»
«Для того, чтобы составить положения личной миссии, мы должны начать с самого центра нашего Круга Влияния, где сосредоточены наши главные парадигмы — те призмы, через которые мы видим окружающий мир. /../ Все, что находится в центре нашей жизни, служит источником нашей внутренней безопасности, нашей внутренней ориентированности, нашей мудрости и нашей власти.
Внутренняя безопасность связана с ощущением вами собственной значимости, с вашей индивидуальностью, с вашей эмоциональной устойчивостью, с силой или слабостью вашей личности
Внутренняя ориентированность означает наличие внутреннего указателя направления. Это выверенная по вашему компасу и карте внутренняя система взглядов, поясняющая для вас то, что происходит вовне. Это стандарты, или принципы, или неписаные критерии, которые постоянно управляют процессом принятия решений и вашими поступками.
Мудрость — это ваш широкий взгляд на жизнь, ваше чувство равновесия, ваше понимание того, каким образом проявляются и взаимодействуют между собой отдельные элементы или различные принципы. Мудрость включает здравомыслие, проницательность, понимание. Это — «гештальт», цельность вашей личности.
Власть — это дар или способность действовать, сила и потенциальные возможности что-либо совершать. Это жизненная энергия, позволяющая делать выбор и принимать решения. Это понятие включает также способность избавляться от глубоко укоренившихся неэффективных привычек и вырабатывать более достойные, более эффективные навыки. Это власть над собой и над своей жизнью.
Все эти четыре фактора — внутренняя безопасность, ориентированность, мудрость и власть — взаимозависимы. Безопасность и четкая ориентированность ведут к истинной мудрости, которая, в свою очередь, становится той искрой или катализатором, с помощью которого высвобождается и направляется энергия, заключенная в вашей власти. Если все четыре фактора находятся в слаженном взаимодействии и подпитываются друг другом, то они порождают великую силу, которая присуща благородной личности, сбалансированному характеру, цельному и гармоничному человеку.«
«Франкл утверждает, что мы выявляем, а не придумываем наши жизненные миссии. Когда вы задаете себе вопрос «Чего требует от меня жизнь?», вы прислушиваетесь к своей совести.»
«Осознание смысла жизни приходит изнутри.»
«В течение нескольких десятилетий проводилась огромная исследовательская работа в области, которая теперь называется теорией доминантного полушария. Исследования показали, что каждое полушарие мозга — левое и правое — специализируется и руководит разными функциями, обрабатывает информацию разных типов и имеет дело с проблемами разного рода.
Левое полушарие в основном отвечает за логически-вербальную деятельность, а правое — за интуитивно-творческую. Левое оперирует словами, правое образами; левое — имеет дело с частями и особенностями, правое — с целым и связями между отдельными частями. Левое полушарие имеет дело с анализом, то есть с разделением на составляющие; правое — с синтезом, то есть со сведением частей в единое целое. Левое имеет дело с последовательным мышлением; правое — с синхронным, одновременным, когда объект воспринимается как единое целое. Левое полушарие привязано ко времени; правое — свободно от временной зависимости.»
«По выражению Абрахама Маслоу: «Тот, кто хорошо владеет молотком, склонен думать, что вокруг него сплошные гвозди». Люди с разными доминантными полушариями имеют тенденцию воспринимать одни и те же вещи по-разному.»
«Фундаментальная проблема, с которой сталкиваются как организации, так и семьи, заключается в отсутствии приверженности людей тем решениям, которые претендуют на то, чтобы определять их жизнь, но приняты без их участия. Они просто не приемлют таких решений.»
« Без вовлечения нет приверженности.«
НАВЫК 3. СНАЧАЛА ДЕЛАЙТЕ ТО, ЧТО НЕОБХОДИМО ДЕЛАТЬ СНАЧАЛА
«
То, что значит больше, никогда не должно подчиняться тому, что значит меньше. Гёте«
«
А сейчас давайте посмотрим, какое место Навык 3 занимает в системе остальных навыков.
Навык 3 является личным достижением, плодом практической реализации Навыков 1 и 2.
Навык 1 гласит: «Вы — творец. Вы за все в ответе». Он основан на четырех уникальных свойствах человека — воображении, совести, независимой воле и, особенно, на самосознании. Он дает нам возможность заявлять: «Программа, которую я с детства получал с помощью своего социального зеркала, никуда не годится. Мне не нравится этот неэффективный сценарий. Я способен измениться».
Навык 2 представляет собой первое — или мысленное — творение. Он основан на воображении — способности предвидеть, представлять возможное, создавать в уме то, что в данный момент невозможно увидеть глазами, а также на совести — способности определить свою индивидуальность и те личные, моральные и этические нормы, опираясь на которые, мы сможем достичь наиболее полной самореализации. Этот навык обеспечивает надежный контакт с нашими основными парадигмами и ценностями и видение того, кем мы можем стать.
Навык 3 в таком случае является вторым, физическим творением. Это реализация, осуществление, естественное следствие Навыков 1 и 2. Это тренировка независимой воли с целью стать человеком, в основе характера которого лежат принципы. Это постоянное, день за днем, минута за минутой, воплощение этого намерения.
Навыки 1 и 2 являются совершенно необходимым предварительным условием развития Навыка 3 «
«
Удачливые люди имеют навык делать то, что неудачники делать не любят, — отмечает Грей. — Удачливым людям тоже совсем не обязательно нравится делать это, но они подчиняют свои чувства силе своей цели.«
Матрица управления временем
РЕЗУЛЬТАТЫ:
Квадрат I
Стресс; Самосожжение; Управление в условиях кризиса; Постоянный пожар и «вечный бой.
Квадрат II
Видение, перспектива; Баланс; Дисциплинированность; Контроль; Малое количество кризисных ситуации
Квадрат III
Концентрация на краткосрочном; Управление в условиях кризиса; Репутация хамелеона; Представление о бессмысленности целей и планов; Ощущение себя жертвой, не владеющей собой; Слабые или разорванные отношения».
Квадрат IV
Полная безответственность; Увольнение с работы; Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций.
«Перефразируя Питера Дракера, эффективный человек мыслит не проблемами, он мыслит возможностями. Эффективные люди питают возможности и морят голодом проблемы.»
«
Принцип Парето: 80 процентов результатов проистекает из 20 процентов усилий. «
«Пользуясь афоризмом из области архитектуры, скажем: форма следует за функцией. Подобным же образом управление следует за лидерством. Способ, которым вы расходуете свое время, является результатом того, как вы видите свое время и какими в действительности вы видите свои приоритеты.«
«
Если Навык 1 говорит: «Вы – программист», а Навык II призывает: «Пишите программу!», то Навык III гласит: «Запустите эту программу!», «Живите по этой программе!»«
ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ. ОБЩЕСТВЕННАЯ ПОБЕДА
«
вы не можете словами вытащить себя из проблемы, в которую загнали себя своими поступками!«
«
Говорят, что, прежде чем уважать других, надо уважать себя. На мой взгляд, эта мысль содержит рациональное зерно. Но если вы себя не знаете, если не контролируете себя, если не способны собой управлять, то вам очень трудно уважать себя. Ваше уважение в этом случае может быть лишь краткосрочным и поверхностным, сходным с самовнушением. Настоящее самоуважение проистекает из умения владеть собой, из истинной независимости. «
ШЕСТЬ ГЛАВНЫХ ВКЛАДОВ
«Позвольте назвать шесть главных вкладов, которые пополняют ваш Эмоциональный Банковский Счет.
Понимание человека. Стремление понять другого человека – это, пожалуй, один из самых существенных вкладов, который вы можете сделать и который является ключом ко всем остальным вкладам. /../ нужно чтобы то, что важно для
другого человека, было для вас настолько же важным, насколько важен для вас сам этот человек.
гласит: «Поступайте с другими так, как хотели бы, чтобы поступали с вами». Хотя и кажется, что значение этих слов лежит на поверхности, – делать так, как хочешь, чтобы делали другие, – я все же думаю, что в них заключен более глубокий смысл: нужно понять другого человека так, как вы сами хотели бы быть понятыми, и затем обращаться с ним в соответствии с этим пониманием. Как заметил один родитель, добившийся больших успехов в воспитании детей: «Обращайтесь с ними одинаково: каждому обеспечьте индивидуальный подход!»
Внимание к мелочам. Небольшие знаки внимания и проявления доброго, заботливого отношения имеют очень важное значение для увеличения Эмоционального Банковского Счета. И наоборот, даже небольшие проявления невежливости, недоброжелательности и неуважения могут превратиться в значительное снятие со Счета. В отношениях между людьми мелочи не являются мелочами.
Выполнение обязательств. Выполнение обязательств или обещаний – очень важный вклад на Эмоциональный Банковский Счет. И наоборот, нарушение обещания – наиболее разрушительное снятие с Эмоционального Банковского Счета.
Прояснение ожиданий. Причина почти всех трудностей, возникающих в отношениях, кроется в противоречивости или неопределенности ожиданий в связи с ролями и целями. Ожидания часто бывают скрытыми. Люди могут их не формулировать, не высказывать открыто и тем не менее ориентироваться на них в определенных ситуациях.
Проявление цельности личности. Цельность личности человека порождает доверие и является основой для многих других вкладов на Эмоциональный Банковский Счет. Недостаток цельности может подорвать практически любые усилия по созданию Счета высокого доверия. Если вы по своей натуре двуличны, то вы можете стремиться понимать другого человека, уделять внимание мелочам, выполнять обещания, прояснять и оправдывать ожидания, – но вы так и не сумеете накопить желаемого резерва доверия.
Принесение искренних извинений при снятии со счета. Если мы произвели снятие с Эмоционального Банковского Счета, мы должны извиниться, причем сделать это искренне. Большие вклады делаются искренними признаниями.
Законы любви и законы жизни. Когда нашим вкладом является безусловная любовь, когда мы живем по основным законам любви, мы побуждаем других жить по основным законам жизни.«
Лео Роскин учил: «Жестоки именно слабые. Мягкости следует ждать только от сильных»
НАВЫК 4. ДУМАЙТЕ В ДУХЕ «ВЫИГРАЛ/ВЫИГРАЛ»
«Характер является фундаментом принципа «Выиграл/ Выиграл», и все остальное возводится на этой основе. Для парадигмы «Выиграл/Выиграл» существенно
необходимы три свойства характера.
— Цельность (навык 1,2,3)
— Зрелость (баланс мужества и чуткости)
— Менталитет достаточности (всего хватит всем)»
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ РУКОВОДСТВА
«Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах и предусматривает четкое, открытое взаимное понимание и общие обязательства сторон в пяти областях:
— Желаемые результаты
— Правила
— Ресурсы
— Отчётность
— Последствия (по результатам оценки)»
«Соглашение «Выиграл/ Выиграл», предусматривает определение конкретных целей и критериев их достижения, а также определение правил, ресурсов, отчетности и последствий, которые возникнут в случае, если цели будут достигнуты.»
«Существует четыре основных вида последствий (поощрений и штрафов), которыми могут распоряжаться менеджеры и родители:
— финансовые (бонусы и штрафы)
— психические (признание, уважение, доверие или их утрата)
— возможности (обучение, развитие и другие выгоды)
— ответственность (границы власти и деятельности, которые могут быть сужены или расширены)»
«Так часто оказывается, что проблема в системе, а не в людях! Если вы поместите хороших людей в плохую систему, то вы получите плохие результаты.»
НАВЫК 5. СНАЧАЛА СТРЕМИТЕСЬ ПОНЯТЬ, ПОТОМ – БЫТЬ ПОНЯТЫМ
«Большинство людей слушает не с намерением понять, а с намерением ответить. Они или говорят, или готовятся говорить. Они все профильтровывают через свои парадигмы. Они в жизнях других людей прочитывают свои биографии. /../ Эти люди постоянно проецируют свое собственное видение на поведение других.»
«Этот человек на самом деле не имел ни малейшего представления о том, что в действительности творится в голове у его сына. Отец заглянул внутрь себя и решил, что познал весь мир, в том числе и душу собственного сына.»
«В этом заключается одно из величайших откровений в области человеческой мотивации удовлетворенная потребность не мотивирует. Мотивировать может только неудовлетворенная потребность.»
«Кроме того, эмпатическое слушание – дело рискованное. Надо чувствовать себя очень уверенно, чтобы погрузиться в слушание другого человека, так как вы при этом открываетесь для влияния. Вы становитесь уязвимы. В каком-то смысле это парадокс, так как, чтобы влиять, сначала нужно подвергнуться влиянию.»
НАВЫК 6. ДОСТИГАЙТЕ СИНЕРГИИ
«Что же такое синергия? Попросту говоря, она означает, что целое больше суммы его частей (один прутик и прутики в пучке ).»
«Суть синергии заключается в том, чтобы ценить различия – уважать их, наращивать сильные и компенсировать слабые стороны.»
«Руководствуясь восточной философией, призывающей «не подражать великим мастерам, а искать то, что они искали…»
Диаграмма: Доверие — Уровень общения — Сотрудничество
«все люди видят мир не таким, каков он есть, а таким, каковы они сами.»
ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ. ОБНОВЛЕНИЕ
НАВЫК 7. ЗАТАЧИВАЙТЕ ПИЛУ
ЧЕТЫРЕ ФАКТОРА ОБНОВЛЕНИЯ
Навык 7 – это ваши личные ресурсы и средства (РС). Он сохраняет и развивает самый ценный ваш ресурс – вас самого. Он обновляет четыре измерения вашей натуры – физическое, духовное, интеллектуальное и социально-эмоциональное.
«Как говорил Джордж Бернард Шоу: «Вот истинная радость жизни – стремиться к цели, которую осознаешь как великую. Быть частью великой природы, а не маленьким, трясущимся, эгоистичным существом, средоточием болезней и напастей, обиженным на весь мир, который почему-то не лезет вон из кожи, чтобы сделать вас счастливым.»
«А почему бы вам самому не стать составителем позитивных сценариев и вдохновителем для других людей? В то время как социальное зеркало направляет людей вниз, вы побуждаете их подниматься вверх, так как вы верите в них. Вы слушаете их, вы сопереживаете с ними. Вы не освобождаете их от ответственности – вы вдохновляете их на проактивность.»
«Самореализующиеся пророчества»
«Говоря словами мадам де Сталь: «Голос совести настолько слаб, что его легко заглушить, но при этом он настолько отчетлив, что его ни с чем нельзя спутать.»
«И снова я хочу привести слова Эмерсона: «То, что мы делаем постоянно, дается нам легче, – и не потому, что меняется природа задачи, а потому, что возрастает наша способность ее выполнять».
Помещая в центр своей жизни верные принципы и поддерживая баланс между действием, ведущим к результату, и развитием своей способности действовать (Р/РС-баланс), мы обретаем возможность создания эффективной, полезной и счастливой жизни для себя и потомков.»
Содержание
- Суть делегирования полномочий
- Виды полномочий в организации
- Что не стоит делегировать
- Принципы и правила делегирования полномочий
- Преимущества от делегирования полномочий
- Выбор сотрудника для делегирования полномочий
- Стили делегирования полномочий
- Пошаговое делегирование полномочий
- Ошибки при делегировании полномочий
- 5 книг, которые помогут в делегировании полномочий
-
Лайфхак: 4 чит-кода переговоров от Владимира Волошина
Скачать бесплатно
О чем речь? Делегирование полномочий – это необходимый этап в работе руководителя, который наступает при определенном развитии бизнеса. Если управленец продолжит самостоятельно вникать в большинство вопросов, то у него не хватит часов в дне, чтобы качественно решить их все.
На что обратить внимание? Однако и просто возложить часть обязанностей на сотрудника – не вариант. Важно правильно выбрать человека, который способен справиться с ответственностью, а также определить те задачи, которые необходимо делегировать.
Суть делегирования полномочий
Делегированием называют передачу функций и полномочий от руководителя к подчиненному. В отличие от обычного распределения обязанностей, здесь передаются задачи, находящиеся, как правило, в компетенции начальства.
Рассмотрим это на примере. Допустим, руководитель назначил встречу с потенциальными партнерами. На ней необходимо будет визуально представить показатели будущего проекта. Для этого решено разработать содержание презентации, чтобы затем передать задачу по ее оформлению подчиненному. В то время как сотрудник занимается оформительскими работами, руководитель может сосредоточиться на подготовке к переговорам.
Далее перечислим задачи, которые имеет смысл делегировать:
- Простейшие функции, занимающие слишком много времени и отвлекающие руководителя от стратегической работы (бронирование билетов и гостиниц для командировок, принятие входящих звонков, ручное занесение данных в таблицу и т. д.).
- Работа, которой можно обучить сотрудника и высвободить таким образом рабочее время начальства (составление официальных писем, сбор сведений о клиентах или конкурентах).
- Задачи, в которых руководство недостаточно компетентно (ведение аккаунтов в социальных сетях, создание презентационного сайта компании).
- Функции, влияющие на другие важные процессы и при этом требующие безусловного выполнения (представительство компании в отсутствие руководителя, оперативное взаимодействие с подрядчиками)
Виды полномочий в организации
Уполномоченный сотрудник имеет право использовать ресурсы компании для достижения поставленных целей. Существуют две крупные категории делегируемых полномочий:
- Линейные. Передаются по служебной иерархии сверху вниз — от руководителей к подчиненным. Такая схема называется вертикальным делегированием.
- Штабные. Не опираются на принцип подчиненности, скорее носят характер рекомендаций. Такое делегирование иначе называют горизонтальным.
В открытом доступе до 01 октября
Полезные материалы
для руководителей из закрытого
клуба Деловой Среды
Команда Деловой Среды подготовила материалы, которые содержат только самые эффективные методы и способы увеличения продаж от действующих предпринимателей. 87% наших партнеров с помощью данных материалов кратно увеличили продажи в своей компании! Мы стараемся как можно большему количеству предпринимателей помочь реализовать мечту об успешном бизнесе, поэтому делимся этой подборкой из нашей закрытой группы бесплатно.
Скачали 17893 
В категории штабных полномочий в свою очередь дополнительно выделяют несколько видов:
- Координационные. Решения сотрудниками принимаются коллегиально, в процессе совещаний или планерок.
- Рекомендательные. Такие полномочия фактически являются профессиональными рекомендациями, не обязательными к исполнению.
- Контрольные. В данном случае смысл состоит в контроле над деятельностью всей компании или конкретного подразделения. Такого рода полномочиями обладают, например, аудиторские фирмы.
Помимо этого, делегирование полномочий руководителя может быть отнесено к одной из четырех степеней:
- Полное. Сотрудник единолично несет ответственность за выполнение порученного задания. Руководитель никак в этой работе не участвует.
- Ограниченное. Основная часть работы делегирована сотруднику, но ответственность за выполнение в равной степени разделена между ним и его непосредственным руководством.
- Нулевое. За результаты выполненной уполномоченным сотрудником работы полностью отвечает его руководитель.
- Обратное. Делегированные задачи передаются для выполнения менеджеру.
Что не стоит делегировать
Существуют ряд задач и обязанностей, делегировать которые подчиненным не рекомендуется:
- Постановка стратегических целей компании.
- Принятие ответственных решений, способных повлиять на курс развития и стратегию бизнеса.
- Контроль результатов работы подразделений.
- Срочные задачи, которые не получится перепроверить в силу недостатка времени на это.
- Обработка и анализ полученных данных для принятия управленческих решений на основе результатов этого анализа.
- Разработка стратегического плана.
- Работа с процессами, имеющими высокий уровень риска.
- Задачи, связанные с кадровыми вопросами.
- Поощрение сотрудников от имени руководства.
Проще говоря, не следует передавать подчиненным на выполнение задачи, напрямую влияющие на развитие бизнеса, а также связанные с постановкой целей и мотивацией персонала.
Принципы и правила делегирования полномочий
В основе делегирования лежит ряд принципов, повышающих эффективность деятельности компании на 30-40%. Рассмотрим основные из них:
- Принцип единоначалия. Делегировать работу сотруднику вправе только его непосредственный руководитель. Причем, каждому работнику назначается один вышестоящий менеджер. Полномочия передаются строго по иерархии. Руководитель высшего звена не может делегировать обязанности менеджерам нижнего звена, минуя руководителей среднего звена.
- Принцип ограничения. Важное значение имеет правильно организованная вертикаль управления. У любого руководителя должно быть строго определенное количество подчиненных. Передавать полномочия другим сотрудникам он не имеет права.
- Принцип соблюдения прав и обязанностей. Запрещено делегировать функции сотрудникам, в должностные инструкции которых эти функции не входят.
- Принцип закрепления ответственности. Руководитель ответственен за выполнение даже той задачи, которая делегируется подчиненному.
- Принцип передачи ответственности. Передавая задачу подчиненному, руководитель должен быть уверен в ее выполнении этим подчиненным.
- Принцип отчетности. Любые детали, возникающие в процессе выполнения делегированной задачи, необходимо отражать в отчете.
Данные принципы при условии их соблюдения не позволят замедлить деятельность предприятия.
Читайте также
12 лучших книги про бизнес и саморазвитие: как читать их правильно
Полномочия делегируются также в соответствии с определенными правилами, выработанными на практике.
- Делегирование и строгая централизация — это взаимоисключающие процессы. Значимые полномочия целесообразно передавать руководителям среднего и низшего звена.
- Делегирование в первую очередь должно обеспечивать развитие компании.
- Передавая полномочия сотруднику, необходимо учитывать его занятость. В случае сильной загруженности подчиненного от делегирования ему дополнительных обязанностей лучше отказаться.
- Всегда существует риск невыполнения сотрудником порученной задачи. Это следует учитывать заранее. К примеру, перед выполнением задачи устанавливаются предварительные сроки.
- Руководитель должен взять на себя ответственность за допущенные подчиненным ошибки в ходе выполнения делегированной задачи.
Большая часть людей, занимающих руководящие должности, стараются избегать делегирования из-за риска вероятного невыполнения сотрудниками порученных обязанностей. Поэтому для минимизации такого риска руководители должны «думать» за своих подчиненных. Проще всего это реализовать, контролируя выполнение задачи на всех этапах.
Преимущества от делегирования полномочий
В каждой компании наступает момент, когда руководитель уже не в состоянии самостоятельно решать все задачи. Можно пытаться выполнить всю работу, тратя на нее внеурочное время. Но наиболее оптимально делегировать лишнее.
Если же руководитель берет на себя все задачи, он тратит большое количество личного времени, не успевая в итоге выполнять ни рутинные операции, ни стратегическую работу. Это отрицательно сказывается на потенциальной прибыли и на развитии бизнеса в целом. Кроме того, чрезмерная нагрузка может привести к усталости и выгоранию.
Возьмем для примера специалиста по настройке контекстной рекламы. Одновременно он может вести не более 8 рекламных кампаний в месяц. Для повышения этой планки (а значит, и прибыли) контекстолог может работать в выходные. Но рано или поздно от работы в таком режиме он выдохнется.
В случае делегирования части рутинных задач руководитель освобождает свое рабочее время, которое можно потратить на обучение и выполнение более масштабных задач. Также появляется возможность плотнее заняться стратегическим развитием бизнеса. Рост компании в перспективе поспособствует увеличению прибыли.
Как мог бы поступить мастер по настройке рекламы? Например, целесообразно нанять двух начинающих специалистов. Будет потрачено некоторое время на их обучение. В дальнейшем достаточно вести лишь 6 кампаний самостоятельно. А каждый нанятый сотрудник возьмет на себя еще по 3 кампании. Таким образом, общий месячный объем повысится с восьми до двенадцати проектов.
Новые сотрудники также со временем будут развиваться и повышать свою производительность. Мастер в свою очередь потратит часть своего времени на поиск новых клиентов или на запуск дополнительных услуг. Можно, к примеру, нанять маркетолога и дизайнера для разработки одностраничных сайтов под ключ.
Но управление делегированием полномочий на самом деле связано с некоторыми трудностями. Здесь важно не попадать в плен заблуждений, наиболее популярные из которых приведены в таблице:
| Миф | Правда |
| «Хочешь сделать хорошо — сделай это самостоятельно» | Грамотно делегированные задачи будут выполняться не менее качественно. При этом у руководителя появляется возможность повысить объем работ и выяснить потенциал своих подчиненных. |
| «Проще и быстрее самому выполнить работу, чем объяснять ее смысл сотруднику» | Корректная формулировка задачи повышает вероятность успешного выполнения сотрудником и сокращает время, затрачиваемое на исправление ошибок. Работники приобретают опыт на таких задачах и впоследствии выполняют их быстрее и более качественно. |
| «Делегируя задачу кому-то, я утрачиваю над ней контроль» | Задача находится под контролем лица, ответственного за результат. Однако руководитель все еще следит за процессом. Двое людей совместно контролируют процесс гораздо эффективнее, чем когда это делает один человек. |
| «Не хочется дополнительно нагружать задачами сотрудников, у которых и так много работы» | Делегирование позволяет анализировать рабочую нагрузку и эффективно оптимизировать рабочие процессы, обеспечивая равномерную загрузку как для руководителя, так и для его подчиненных. |
Если задачи делегировать грамотно, они будут выполняться на прежнем уровне качества. При этом руководителю не потребуется тратить свое время на самостоятельное выполнение работы или на исправление допущенных ошибок.
Выбор сотрудника для делегирования полномочий
Прежде всего необходимо выяснить уровень занятости и загруженности у того сотрудника, которому планируется передача полномочий. Вполне вероятно, что часть уже имеющихся задач с него придется снять.
Далее оценивается, насколько сотрудник квалифицирован и компетентен в передаваемых обязанностях, а также обладает ли он достаточной мотивацией. Если эти показатели удовлетворяют требованиям руководителя, тот может обсудить с подчиненным подробности работы, поделиться с ним планами развития компании. Нужно учесть, что непосредственный начальник сотрудника станет для него своего рода наставником и помощником.
На начальном этапе придется потратить время на предварительное обучение и введение в курс дела. В обязательном порядке обсуждаются конкретные обязанности, которые делегируются сотруднику, оговариваются четкие сроки выполнения задач (с учетом, что сотрудник не покинет в это время компанию). Также нужно обратить внимание на предполагаемую интенсивность работы с вероятностью внеурочного ее выполнения.
В открытом доступе до 01 октября
Полезные материалы
для руководителей из закрытого
клуба Деловой Среды
Для того чтобы стать хорошим руководителем, нужно предвидеть и знать многое. Команда Деловой Среды подготовила подборку полезных материалов вам в помощь, которая поможет разобраться во всех тонкостях управления.
Мы искренне хотим помочь вам реализовать мечту об успешном бизнесе:
Скачали 17893
Перед непосредственным делегированием задач определяется текущее состояние работника:
- При наличии у сотрудника нужной квалификации и достаточной для выполнения работы мотивации можно смело делегировать ему полномочия. Необходимо поставить перед работником конкретную цель, поддерживать его, если потребуется, и стараться не мешать выполнению порученных задач.
- При наличии у сотрудника квалификации, но в отсутствие мотивации следует определить причину текущего состояния. Возможно, человек утратил интерес или просто устал. Следует заново мотивировать работника, возродить в нем утраченную заинтересованность.
- Может возникнуть ситуация, когда мотивация достаточно высокая, но компетенций для выполнения задач не хватает. Это чаще всего наблюдается среди новичков и сотрудников, недавно переведенных на новую должность. Эти люди полны творческой энергии и готовы действовать, однако препятствием является недостаток знаний и опыта. В этом случае полностью передавать им задачи нельзя. Прежде руководителю нужно потратить время на обучение неопытного сотрудника. Но даже от обученного работника следует ожидать ошибок. Поэтому важное значение имеет установка правильного отношения к совершаемым ошибкам, иначе мотивация сотрудника будет снижена.
- Наконец, наименее подходящим для делегирования является сотрудник, не обладающий одновременно мотивацией и достаточной квалификацией. Такие люди склонны распространять вокруг себя негатив. В идеале их не должно быть в слаженной команде. Если все же такой сотрудник присутствует, руководителю следует с ним серьезно поговорить, дать ему возможность изменить свое отношение к работе.
Стили делегирования полномочий
Как известно, существуют три основных стиля руководства: авторитарный, демократический и либеральный. Выбор подходящего варианта зависит от опыта сотрудников и от характера делегируемых задач.
В соответствии со стилями управления подбирают и стили делегирования (например, в случае использования демократического стиля управления сотруднику подойдет демократический стиль делегирования). При этом следует обращать внимание на уровень работника в иерархии, поскольку от этого будет зависеть роль этого работника при принятии решений.
| Авторитарный | Демократический | Либеральный | |
| Лицо, принимающее решения | Руководитель | Руководитель (с учетом мнения подчиненного) | Сотрудник |
| Характер работы сотрудника | Выполнение поставленной задачи в соответствии с инструкцией | Выполнение задач согласно собственному плану, созданному на базе совместного с руководителем обсуждения | Выполнение задач полностью в соответствии со своим планом |
| Наиболее подходящие типы сотрудников | Неопытные сотрудники, а также работники, выполняющие срочные и нестандартные задачи | Достаточно опытные и активные сотрудники | Сотрудники с очень высоким уровнем компетенций (ученые, топ-менеджеры) |
Авторитарный стиль делегирования применяется чаще всего к новичкам. В этом случае должна быть заранее подготовлена четкая инструкция, которой неукоснительно будет следовать сотрудник. Руководитель также осуществляет постоянный контроль деятельности новичка, при необходимости принимая решения за него.
Демократический стиль делегирования внедряется в отношении опытных специалистов. Здесь основную важность имеют максимально ясная постановка задачи и обеспечение сотрудника необходимыми ресурсами. Также важно обсудить с исполнителем все детали предстоящей работы (сроки, контрольные точки выполнения, сам процесс). Руководитель менее строго контролирует выполнение задачи, позволяя подчиненному в сложных моментах предлагать свои варианты решения.
Либеральный стиль делегирования следует применять по отношению к высококвалифицированным профессионалам. Роль руководителя сводится лишь к постановке задачи и к контролю сроков выполнения.
От стиля делегирования зависит характер передачи сотруднику полномочий. В зависимости от этого определяется и уровень контроля. Слишком большая свобода действий, выданная неопытному сотруднику, может привести к необходимости исправлять допущенные ошибки. И тогда придется вмешаться более компетентному руководителю.
Пошаговое делегирование полномочий
Во избежание допущения ошибок в процессе делегирования руководителю рекомендуется ознакомиться с пошаговым алгоритмом передачи полномочий.
Подготовительный этап
Главным признаком того, что необходимо передать часть функций подчиненному, является нехватка времени для решения задач, мешающая перейти к другим важным функциям.
Следует определить цели, которые будут поставлены перед уполномоченным лицом, и подыскать подходящего кандидата на эту роль. Можно привлечь как сотрудника из штата компании, так и внештатного специалиста. В первом случае характеристики человека уже будут известны руководителю, что является несомненным преимуществом.
Если же кандидат нанят извне, следует внимательно изучить его резюме, провести с кандидатом собеседование и предложить выполнить тестовое задание. Дополнительную помощь в поиске постоянного сотрудника может оказать аутсорсинг.
Передача сотруднику полномочий
С привлеченным сотрудником нужно побеседовать лично, рассказав ему о целях делегирования полномочий и о сути новых обязанностей. Руководителю будет полезно на собственном примере показывать, как решать поставленные задачи. При этом могут быть использованы скрипты для общения с клиентами. Предполагается, что сотрудник по началу будет задавать множество вопросов, на которые придется отвечать.
Читайте также
Бриф: рекомендации по созданию, основные ошибки
Для подстраховки рекомендуется отправить привлеченного работника на обучение. Это особенно полезно для компаний, непосредственно взаимодействующих с клиентами.
Работа на испытательном сроке
Испытательный срок необходим, чтобы убедиться в правильности выбора сотрудника. Руководитель может на первых порах оказывать помощь, составив подробный план действий, например, через таблицы Google или специализированные сервисы типа Trello.
Контроль выполнения задач
Делегирование подразумевает передачу обязанностей и прав. Однако выполнение порученных задач руководителю придется контролировать.
Зачастую работе уполномоченных сотрудников уделяется недостаточное внимание. Даже при наличии у работника большого багажа знаний практическое их применение требует контроля. Чтобы проследить, как сотрудник справляется с новыми функциями, полезно интересоваться у него насчет:
- необходимости в советах;
- вероятной помощи в решении каких-то вопросов;
- способов решения поставленных задач.
- Оценка проделанной работы
По истечении испытательного срока необходимо оценить результаты деятельности сотрудника. При этом нужно руководствоваться четкими критериями оценки, не ограничиваясь лишь общими фразами.
Примеры:
- Финансовые показатели (рост прибыли компании в денежном эквиваленте, увеличение клиентской базы, количество успешных сделок за испытательный период и т. п.).
- Показатели KPI, отражающие эффективность работы сотрудника в соответствии с его должностными обязанностями (например, для SEO-специалиста — это увеличение трафика, для менеджера по продажам — средний чек и т. д.).
- Достижение поставленных целей (получен ли требуемый результат).
- Уровень самостоятельности сотрудника (когда не требуется помощь руководителя).
- Качество коммуникации с другими сотрудниками.
- Способность работника обучаться и применять полученные знания на практике во время испытательного срока.
Ошибки при делегировании полномочий
- Делегирование без согласования с другими руководителями
Передача полномочий сотруднику другого подразделения в обход непосредственного руководства этого сотрудника может негативно повлиять на деятельность всей компании. Такие решения необходимо согласовывать с руководящим составом.
- Делегирование слишком сложных задач
Если порученная сотруднику работа непосильна для него, он вряд ли сможет выполнить ее качественно либо вовсе не справится с ней. Руководитель должен адекватно оценивать возможности подчиненного, учитывать его текущую нагрузку. Иначе работник решит, что от него таким образом хотят избавиться. Подобный эффект возникает, когда задача делегируется буквально в последний момент, для выполнения в самые сжатые сроки. Спешка также не даст хорошего результата.
- Отсутствие внятных сроков выполнения
Приказ о делегировании полномочий должен включать в себя четко обозначенные сроки. Руководитель априори рассчитывает, что уполномоченный сотрудник приступит к выполнению задач немедленно. Конечно, так происходит далеко не всегда. Хотя сотрудники чаще всего понимают, что чем быстрее они справятся, тем будет лучше, но отсутствие четкого дедлайна обычно вводит человека в некоторое замешательство.
- Передача полномочий неподходящим сотрудникам
В процессе делегирования иногда возникает путаница, и полномочия передаются сотруднику, не обладающему нужным опытом и компетенциями. Но руководитель может таким образом проверить подчиненного на профпригодность. Сам сотрудник при этом оказывается в сложном положении. В этом случае руководитель должен дать четкие инструкции, поддержать работника и должным образом мотивировать его.
- Отсутствие какого-либо инструктажа и информационной поддержки
Следует выделять дополнительные ресурсы на мини-обучение сотрудника. Если сам руководитель легко справляется с некоторыми задачами, это не означает, что персонал тоже легко осилит данную работу. Прежде всего нужно ознакомить сотрудника с источниками знаний, помогающих выполнять делегируемые функции. Это к тому же будет полезно для развития. Следует проинформировать сотрудника о критериях оценки работы, поделиться с ним ожиданиями от его действий.
5 книг, которые помогут в делегировании полномочий
- Брайан Трейси «Делегирование и управление»
Данное издание от эксперта мирового уровня послужит отличным началом для ознакомления с принципами делегирования. В книге дается исчерпывающая информация о постановке задач, об основных принципах процесса и о том, как высвободить время для профессионального развития руководителя. Благодаря доступному повествованию читатель сможет сразу приступать к применению полученных советов на практике.
- Сергей Потапов «Как делегировать полномочия. 50 уроков на стикерах»
В книге даются конкретные примеры правильной передачи полномочий. Автор издания, известный российский бизнес-тренер и ментор Delegator24, утверждает, что без делегирования никакой карьерный рост невозможен.
- Андрей Парабеллум, Николай Мрочковский «Быстрые результаты. 10-дневная программа повышения личной эффективности»
Книга будет особенно полезна руководителям, испытывающим острую нехватку рабочего времени на выполнение текущих задач в срок. В качестве основы авторы берут популярный тренинг по повышению личной эффективности, изменивший судьбы многих управленцев. Читатель в процессе изучения знакомится с четкими правилами, которых нужно придерживаться на протяжении десяти дней. Выполнение этого условия по заверению авторов гарантирует трехкратное высвобождение рабочего времени.
- Мария Урбан «Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномочий»
В данной книге описывается пошаговый алгоритм делегирования без сопротивления со стороны сотрудников. Анализируются часто встречающиеся ошибки управленцев, даются конкретные рекомендации и советы. Изучение материала позволит читателю рассматривать любой уровень делегирования полномочий как этап личностного и профессионального развития сотрудника.
- Кейт Кинан «Делегирование полномочий»
Автор известна своей консультативной деятельностью с конца 1970-х годов. Ее книга дает понять, что делегирование предоставляет руководителю уникальную возможность реализовать множество задач в бизнесе с помощью персонала. В помощь читателю даются практические рекомендации и детали процесса передачи полномочий.
Итак, делегирование следует рассматривать как важный инструмент управления. Недостаточный навык передачи полномочий можно восполнить, посетив специализированные курсы. Предоставляемая программа обучения особенно будет полезна начинающим руководителям.
Для грамотного распределения полномочий нужно внимательно изучать каждый этап делегирования, привлекая нужных специалистов, четко объясняя им цели делегирования и план выполнения задач. При этом необходимо соблюдать перечисленные выше принципы передачи полномочий.
Следует помнить и о поощрении привлеченных сотрудников. Материальное вознаграждение является предпочтительным, поскольку оно эффективно мотивирует человека, стимулирует его выполнять поставленную задачу. Конкретный размер поощрения определяется в каждом случае индивидуально в зависимости от уровня полномочий и политики компании.