Оглавление
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя.
Часто исполнительный глава также является функциональным руководителем. Например, главный бухгалтер является административным руководителем бухгалтерии-кассы и также имеет возможность организовать работу; начальник отдела продаж является административным руководителем менеджера по продажам и также должен уметь организовать свою работу с покупателями.
Но бывают случаи, когда административный руководитель один для работника, а функциональный руководитель другой. Например, в сети магазинов менеджер магазина будет административным руководителем кассира в магазине, а главный бухгалтер – функциональным руководителем, так как именно он компетентен грамотно организовать работу с кассой регистрация и документы.
Функциональное руководство — это принцип организации труда и управления в рамках организации, который основан на определении и функциональных задачах каждого сотрудника. Оно предусматривает распределение задач и ответственностей между сотрудниками на основе их профессиональных навыков и компетенций.
Главной целью функционального руководства является оптимизация работы организации за счет эффективной организации рабочих процессов и максимального использования ресурсов. Принципы функционального руководства направлены на достижение высокой производительности, улучшение качества продукции или услуг, а также повышение удовлетворенности сотрудников.
Основные задачи функционального руководства:
1. Определение ролей и функций сотрудников в рамках организации.
2. Распределение задач, установление приоритетов и контроль за выполнением заданий.
3. Организация обмена информацией и координации деятельности различных подразделений.
Принципы функционального руководства:
1. Принцип единства целей. Рабочие процессы в организации должны быть ориентированы на достижение общих целей и задач.
2. Принцип разделения труда. Каждый сотрудник должен быть ответственен за свою конкретную функцию или задачу.
3. Принцип профессионализма. Все сотрудники должны обладать необходимыми знаниями и навыками для выполнения своих функциональных обязанностей.
В итоге, функциональное руководство позволяет достичь более эффективной работы в рамках организации, а также способствует развитию профессионализма и мотивации сотрудников.
Содержание
- Функциональное руководство
- Определение
- Цели и задачи
- Принципы
- Эффективность и результативность
Функциональное руководство
Основной задачей функционального руководства является достижение оптимальной производительности путем эффективного использования ресурсов и управления деловыми процессами в рамках каждой функциональной области.
Функциональное руководство предполагает создание функциональных подразделений, каждое из которых отвечает за определенную функцию или процесс в организации, например, производство, финансы, маркетинг и т. д.
Принципы функционального руководства включают:
- Разделение задач и функций между подразделениями в соответствии с их специализацией и компетенцией;
- Установление четких целей и задач для каждого подразделения;
- Создание эффективной системы коммуникации и координации между функциональными подразделениями;
- Организация системы контроля и отчетности, чтобы обеспечить выполнение поставленных целей и задач;
- Стимулирование и развитие сотрудников в каждой функциональной области.
Функциональное руководство является одним из основных подходов к управлению предприятием и позволяет эффективно организовать работу внутри организации, обеспечивая координацию и синхронизацию деятельности различных функциональных областей.
Определение
Функциональное руководство имеет свои специфические задачи, которые основываются на принципах, которые включают в себя:
| 1. | Определение целей и задач каждой функциональной области организации. |
| 2. | Координация деятельности различных функциональных областей для достижения целей организации в целом. |
| 3. | Определение необходимых ресурсов для выполнения функций и распределение их между различными подразделениями. |
| 4. | Разработка и реализация планов и стратегий для достижения целей организации. |
| 5. | Мониторинг и контроль выполнения функций для обеспечения эффективности и эффективности работы. |
Функциональное руководство играет важную роль в эффективной организации, поскольку обеспечивает организацию выполнением ее целей, а также эффективным использованием ресурсов.
Цели и задачи
Основной целью функционального руководства является обеспечение эффективного функционирования организации или ее подразделения. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач, включающих:
1. Определение функций и компетенций: установление обязанностей и полномочий каждого сотрудника, а также разработка критериев оценки их профессиональной компетентности.
2. Планирование и организация работы: составление планов деятельности, распределение задач и ресурсов, установление приоритетов и контроль за выполнением поставленных задач.
3. Создание эффективной команды: формирование высокопроизводительной команды, обеспечение ее развития и мотивации, содействие сотрудничеству и кооперации.
4. Контроль и оценка: установление системы контроля за выполнением поставленных задач, анализ результатов работы и корректировка стратегии и тактики в соответствии с полученными данными.
В целом, функциональное руководство направлено на обеспечение высокой эффективности работы организации или ее подразделения, достижение поставленных целей и повышение уровня конкурентоспособности.
Принципы
1. Принцип единоначалия
Функциональный руководитель является единоличным руководителем подразделения или проекта и не имеет подчиненных.
2. Принцип авторитарности
Функциональный руководитель принимает решения самостоятельно и несет ответственность за их результаты.
3. Принцип функционального равноправия
Функциональный руководитель имеет равные права и обязанности с другими руководителями в организации, такими как руководитель отдела продаж или руководитель отдела разработки.
4. Принцип результативности
Функциональный руководитель ориентирован на достижение конкретных результатов и оценивается по степени их достижения.
5. Принцип совместной работы
Функциональный руководитель обязан сотрудничать с другими руководителями и специалистами в организации для достижения общих целей.
6. Принцип профессионального развития
Функциональный руководитель должен постоянно совершенствовать свои знания и умения, владеть актуальными профессиональными навыками и следить за изменениями в своей области.
Эффективность и результативность
В функциональном руководстве особое внимание уделяется эффективности и результативности работы. Понятие эффективности относится к достижению поставленных целей при минимальных затратах ресурсов. Результативность включает в себя понятие эффективности, но также отражает качество работы и итоговые результаты.
Основной задачей функционального руководителя является обеспечение высокой эффективности и результативности работы подчиненных сотрудников и всей организации в целом. Для достижения этой цели руководитель должен уметь определять конкретные цели и задачи, разрабатывать стратегии и планы действий, а также контролировать и оценивать результаты.
Принципы, которыми руководствуется функциональный руководитель в работе над повышением эффективности и результативности, включают:
- Выявление и оптимизация ключевых процессов в организации.
- Рациональное использование ресурсов и оборудования.
- Применение современных методов управления и организации работы.
- Постоянное повышение квалификации сотрудников.
- Систематическая оценка результатов и ведение учета выполнения плановых показателей.
- Анализ причин отклонений от плановых показателей и принятие мер по их устранению.
Повышение эффективности и результативности работы – это постоянный процесс, требующий постоянного анализа и улучшений. Задача руководителя состоит в постоянной работе над совершенствованием процессов, методов и методик работы, а также в создании стимулов для мотивации и развития сотрудников.
Французский теоретик менеджмента и основатель административной школы управления Анри Файоль утверждал, что компаниям следует придерживаться принципа единоначалия. Это значит, что у каждого сотрудника должен быть только один руководитель.
На практике персонал чаще находится под управлением нескольких менеджеров. Разберёмся, почему так происходит и как избежать связанных с этим проблем.
Что значит «руководить»
Руководитель — это тот, кто управляет деятельностью своих подчинённых. Под управлением подразумевается большое количество задач, которые условно делятся на несколько групп. Первую можно охарактеризовать, как
распоряжение временем сотрудников. Менеджер должен задавать общие и индивидуальные цели, устанавливать границы обязанностей подчинённых, распределять задания и обговаривать конечный результат. Вторую группу задач можно объединить под названием «создание продуктивной среды». Руководитель должен обеспечить подчинённым условия для эффективного выполнения работы. Сюда входит предоставление ресурсов, организация рабочего пространства, построение системы регулярной обратной связи от менеджера, разработка правил и стандартов. Последняя группа включает задачи, связанные с мотивацией персонала. Менеджер должен разработать систему поощрения, состоящую из постоянной обоснованной похвалы, премий и бонусов за понятные сотрудникам достижения. Руководителя, выполняющего эти функции, называют административным или линейным.
Глобально смысл существования административного или линейного руководителя — обеспечить эффективную работу подразделения за счёт управления ресурсом подчинённых и создания продуктивной рабочей среды. По этой причине
исследования вовлечённости и лояльности персонала
оценивают результаты работы именно административного руководителя.
Структура компании, где у каждого подразделения есть только один руководитель, называется линейной. Работа в такой парадигме максимально проста и прозрачна: сотрудники выполняют указания только своего непосредственного руководителя.
Современные компании, чаще всего, строятся по принципу линейно-функционального управления. Это значит, что у подчинённых оказывается больше одного руководителя — линейный и функциональные.
Управление в рамках «функции»
Функциональные руководители могут «управлять» сотрудниками только в пределах своей «функции». Например,
HR
-специалист вправе обязать персонал участвовать в корпоративном мероприятии, а бухгалтер — заполнить заявления на отпуск. При этом функциональные руководители не могут распоряжаться временем сотрудников и должны согласовывать свои действия с линейным менеджером.
Таким образом, сотрудник выполняет все указания своего непосредственного руководителя и в определённых случаях — функциональных.
Функциональным руководителем может быть как менеджер, так и специалист, ответственный за выполнение определённой функции. Пример — сотрудник охраны труда, направляющий новичков на прохождение медкомиссии.
В компании один и тот же менеджер может быть одновременно, и линейным, и функциональным. Например, руководитель отдела маркетинга управляет непосредственно маркетологами отдела, а функционально — продавцами, во время их обучения продукту или услуге. В свою очередь, обучая продукту нового специалиста по маркетингу, руководитель станет ему, и линейным, и функциональным руководителем в одном лице.
Слабые места
Подчинение персонала сразу нескольким руководителям может выливаться в ряд проблем. Первая опасность — сотрудник будет получать противоречащие друг другу указания от менеджеров. Например, касательно распределения времени на задачи или расстановки приоритетов. Конфликт возникает по причине слабого
межфункционального взаимодействия
: руководители разных подразделений не могут друг с другом договориться. Решить проблему можно в несколько этапов:
-
Сначала наладить диалог между конфликтующими руководителями с привлечением третьей стороны — модератора. Как правило, модератор — это менеджер, стоящий выше по иерархии. На этом этапе необходимо выяснить цели руководителей и сопоставить их с имеющимися ресурсами — временем сотрудников. В результате должен быть найден компромисс: какое количество времени и когда сотрудники могут уделять задачам функционального менеджера.
-
Чётко прояснить, что распоряжается ресурсом сотрудников только линейный руководитель, функциональный ставит задачи с одобрения линейного.
-
Документально зафиксировать статус функционального руководителя — его полномочия относительно сотрудников других подразделений.
-
Озвучить договорённости между линейным и функциональным руководителями на встрече с сотрудниками.
Также по теме
О том, какие проблемы возникают при взаимодействии нескольких подразделений и как их решить, читайте в материале
«Как выяснить причины конфликтов между подразделениями и устранить их»
.
0
Подробнее
Вторая опасность — сотрудники будут игнорировать задачи функциональных руководителей
. Персонал может считать, что у него есть только один руководитель — непосредственный, а всякие бухгалтеры, «безопасники» или
HR
-специалисты — не указ. Решить проблему можно в два подхода. Во-первых, на встрече с сотрудниками проговорить их обязанности. В частности — подчинение указам функциональных руководителей. Во-вторых, зафиксировать в должностных обязанностях персонала перечень задач от функциональных менеджеров, которые они должны выполнять. Таким образом полномочия функциональных руководителей станут легитимными для сотрудников.
Памятка для компаний с линейно-функциональным типом управления
-
Необходимо провести руководящему составу лекцию о линейно-функциональном управлении: обратить внимание, что сотрудники компании могут подчиняться сразу нескольким менеджерам. Важно прояснить, что временем сотрудников распоряжается только линейный руководитель, функциональные — с его одобрения.
-
Документально зафиксировать полномочия всех руководителей: зоны ответственности, взаимодействие между менеджерами для достижения целей каждого. Это позволит избежать конфликтов в будущем.
-
В рамках встречи с сотрудниками разъяснить принципы работы «с двумя руководителями».
-
Внести в должностные инструкции сотрудников пункты о подчинении функциональным руководителям.
Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:
- для компании с сетью розничных магазинов;
- и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».
Вспомним определения из предыдущей статьи
Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.
Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Проблема компаний с сетью магазинов
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:
- кассир магазина или продавец-кассир
- кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
- специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
- охранник в магазине
- иные исполнители специализированных функций
Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.
Проблема «моно-компаний»
Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.
Пример структуры «моно-компании»
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?
Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»
А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?
Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Пример практической пользы от функционального руководителя
Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.
В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании. Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!
Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:
- конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
- распределим роли сотрудников на стенде;
- создадим «Анкету посетителя стенда»;
- напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
- проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.
Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.
При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.
Итоги по двум статьям о функциональном подчинении
- Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
- Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
- Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
- Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
- Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
- Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
- Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации
Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!
С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода
Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov
Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:
- для компании с сетью розничных магазинов;
- и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».
Вспомним определения из предыдущей статьи
Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.
Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Проблема компаний с сетью магазинов
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:
- кассир магазина или продавец-кассир
- кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
- специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
- охранник в магазине
- иные исполнители специализированных функций
Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.
Проблема «моно-компаний»
Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.
Пример структуры «моно-компании»
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?
Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»
А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?
Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Пример практической пользы от функционального руководителя
Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.
В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании. Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!
Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:
- конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
- распределим роли сотрудников на стенде;
- создадим «Анкету посетителя стенда»;
- напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
- проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.
Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.
При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.
Итоги по двум статьям о функциональном подчинении
- Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
- Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
- Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
- Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
- Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
- Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
- Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации
Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!
С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода
Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov
Функциональное руководство
Cтраница 1
Обычно функциональное руководство включает в себя общее руководство и кадры.
[1]
Задача функционального руководства сводится к тому, чтобы наиболее обоснованно разработать программу деятельности системы линейно-административного управления предприятия.
[2]
Область функционального руководства главного конструктора составляют проблемы, вопросы и характеристики, относящиеся к совокупности всех работ по АСУТП в отрасли ( подотрасли) в целом, в том числе перспективы, уровень и темпы автоматизации управления технологическими процессами, суммарная эффективность, сроки, — очередность создания, требования к техническому уровню и качеству конкретных АСУТП, специфические технико-экономические и организационные нормативы ведения работ, изыскание и распределение установленных ресурсов по направлениям работ.
[3]
К линейному или функциональному руководству относятся вице-президент по производству, агенты по покупкам управляющий запасами, вице-президент по кадрам, президент, начальник планового отдела, начальник отдела внутреннего аудита.
[4]
В то же время вся полнота функционального руководства в области содержания и результатов выполняемых работ представляется руководителю проекта. Он наделен правами рассматривать и утверждать техническую документацию, возвращать ее на доработку, включать в программу дополнительные исследования, проектные работы и эксперименты.
[5]
Кроме того, всегда существует линия команд внутри функционального руководства.
[6]
Анализ организационных особенностей производственной структуры позволяет выявить целесообразность построения системы функционального руководства на основе выделения следующих укрупненных сфер деятельности или служб: производственной, экономической, новой техники, автоматики и вычислительной техники, реконструкции и строительства, подбора, расстановки и воспитания кадров.
[7]
Поэтому взаимодействие руководителя программы и ответственных исполнителей приобретает формы не только функционального руководства — подчинения, но и непосредственного сотрудничества по совместной разработке и при анализе альтернатив технических решений. С этой целью применяются различные варианты организационного механизма, отражающие специфику управления научными исследованиями и техническими разработками.
[8]
В ходе реализации программы функции часто перераспределяются следующим образом: руководитель программы осуществляет непосредственное функциональное руководство выполнением работ, а конкретно работу исполнителей организуют руководители соответствующих подразделений.
[9]
Как показывает опыт, в процессе развития организационных структур аппарата управления перспективными являются такие решения, которые предусматривают централизацию функционального руководства и освобождение производственных звеньев от функциональной работы; децентрализацию линейного руководства производственной деятельностью; концентрацию обслуживания производства в крупных линейно-функциональных блоках с наделением их ответственностью за конечные результаты деятельности и использование выделенных ресурсов. Существенный эффект может быть обеспечен благодаря использованию реинжиниринговой идеологии, усилению координационно-штабных звеньев при одновременном сокращении числа уровней управления.
[10]
Как показывает опыт, в процессе развития организационных структур аппарата управления перспективными являются такие решения, которые предусматривают централизацию функционального руководства и освобождение производственных звеньев от функциональной работы; децентрализацию линейного руководства производственной деятельностью; концентрацию обслуживания производства в крупных линейно-функциональных блоках с наделением их ответственностью за конечные результаты деятельности и использование выделенных ресурсов. Существенный эффект может быть обеспечен благодаря использованию реинжиниринговой идеологии, усилению координационно-штабных звеньев при одновременном сокращении числа уровней управления.
[11]
Совершенствование организационной структуры управления производством на предприятиях химической промышленности должно осуществляться при условии правильного соотношения элементов систем административно-линейного управления и функционального руководства.
[12]
В целом комплекс функций управления предприятия состоит из общего ( линейного) руководства самим предприятием, его цехами и производственными участками и функционального руководства.
[13]
Критерием для выдвижения работника на должность ответственного исполнителя служит его компетенция в вопросах, относящихся к выполнению данной работы, и наличие соответствующих его должности полномочий для линейного и функционального руководства исполнителями работы.
[14]
Работы по бесперебойному снабжению подразделений всеми видами энергии, а также водой, по рациональной эксплуатации энергетических установок, экономному использованию энергии возложены на энергохозяйство геологоразведочных, буровых и нефтегазодобывающих предприятий. Функциональное руководство энергохозяйством осуществляет отдел главного энергетика предприятия.
[15]
Страницы:
1
2
Французский теоретик менеджмента и основатель административной школы управления Анри Файоль утверждал, что компаниям следует придерживаться принципа единоначалия. Это значит, что у каждого сотрудника должен быть только один руководитель.
На практике персонал чаще находится под управлением нескольких менеджеров. Разберёмся, почему так происходит и как избежать связанных с этим проблем.
Содержание статьи:
-
Что значит «руководить»
-
Управление в рамках «функции»
-
Слабые места
-
Памятка для компаний с линейно-функциональным типом управления
Что значит «руководить»
Руководитель — это тот, кто управляет деятельностью своих подчинённых. Под управлением подразумевается большое количество задач, которые условно делятся на несколько групп. Первую можно охарактеризовать, как
распоряжение временем сотрудников. Менеджер должен задавать общие и индивидуальные цели, устанавливать границы обязанностей подчинённых, распределять задания и обговаривать конечный результат. Вторую группу задач можно объединить под названием «создание продуктивной среды». Руководитель должен обеспечить подчинённым условия для эффективного выполнения работы. Сюда входит предоставление ресурсов, организация рабочего пространства, построение системы регулярной обратной связи от менеджера, разработка правил и стандартов. Последняя группа включает задачи, связанные с мотивацией персонала. Менеджер должен разработать систему поощрения, состоящую из постоянной обоснованной похвалы, премий и бонусов за понятные сотрудникам достижения. Руководителя, выполняющего эти функции, называют административным или линейным.
Глобально смысл существования административного или линейного руководителя — обеспечить эффективную работу подразделения за счёт управления ресурсом подчинённых и создания продуктивной рабочей среды. По этой причине
исследования вовлечённости и лояльности персонала
оценивают результаты работы именно административного руководителя.
Структура компании, где у каждого подразделения есть только один руководитель, называется линейной. Работа в такой парадигме максимально проста и прозрачна: сотрудники выполняют указания только своего непосредственного руководителя.
Современные компании, чаще всего, строятся по принципу линейно-функционального управления. Это значит, что у подчинённых оказывается больше одного руководителя — линейный и функциональные.
Управление в рамках «функции»
Функциональные руководители могут «управлять» сотрудниками только в пределах своей «функции». Например,
HR
-специалист вправе обязать персонал участвовать в корпоративном мероприятии, а бухгалтер — заполнить заявления на отпуск. При этом функциональные руководители не могут распоряжаться временем сотрудников и должны согласовывать свои действия с линейным менеджером.
Таким образом, сотрудник выполняет все указания своего непосредственного руководителя и в определённых случаях — функциональных.
Функциональным руководителем может быть как менеджер, так и специалист, ответственный за выполнение определённой функции. Пример — сотрудник охраны труда, направляющий новичков на прохождение медкомиссии.
В компании один и тот же менеджер может быть одновременно, и линейным, и функциональным. Например, руководитель отдела маркетинга управляет непосредственно маркетологами отдела, а функционально — продавцами, во время их обучения продукту или услуге. В свою очередь, обучая продукту нового специалиста по маркетингу, руководитель станет ему, и линейным, и функциональным руководителем в одном лице.
Слабые места
Подчинение персонала сразу нескольким руководителям может выливаться в ряд проблем. Первая опасность — сотрудник будет получать противоречащие друг другу указания от менеджеров. Например, касательно распределения времени на задачи или расстановки приоритетов. Конфликт возникает по причине слабого
межфункционального взаимодействия
: руководители разных подразделений не могут друг с другом договориться. Решить проблему можно в несколько этапов:
-
Сначала наладить диалог между конфликтующими руководителями с привлечением третьей стороны — модератора. Как правило, модератор — это менеджер, стоящий выше по иерархии. На этом этапе необходимо выяснить цели руководителей и сопоставить их с имеющимися ресурсами — временем сотрудников. В результате должен быть найден компромисс: какое количество времени и когда сотрудники могут уделять задачам функционального менеджера.
-
Чётко прояснить, что распоряжается ресурсом сотрудников только линейный руководитель, функциональный ставит задачи с одобрения линейного.
-
Документально зафиксировать статус функционального руководителя — его полномочия относительно сотрудников других подразделений.
-
Озвучить договорённости между линейным и функциональным руководителями на встрече с сотрудниками.
Также по теме
О том, какие проблемы возникают при взаимодействии нескольких подразделений и как их решить, читайте в материале
«Как выяснить причины конфликтов между подразделениями и устранить их»
.
0
Подробнее
Вторая опасность — сотрудники будут игнорировать задачи функциональных руководителей
. Персонал может считать, что у него есть только один руководитель — непосредственный, а всякие бухгалтеры, «безопасники» или
HR
-специалисты — не указ. Решить проблему можно в два подхода. Во-первых, на встрече с сотрудниками проговорить их обязанности. В частности — подчинение указам функциональных руководителей. Во-вторых, зафиксировать в должностных обязанностях персонала перечень задач от функциональных менеджеров, которые они должны выполнять. Таким образом полномочия функциональных руководителей станут легитимными для сотрудников.
Памятка для компаний с линейно-функциональным типом управления
-
Необходимо провести руководящему составу лекцию о линейно-функциональном управлении: обратить внимание, что сотрудники компании могут подчиняться сразу нескольким менеджерам. Важно прояснить, что временем сотрудников распоряжается только линейный руководитель, функциональные — с его одобрения.
-
Документально зафиксировать полномочия всех руководителей: зоны ответственности, взаимодействие между менеджерами для достижения целей каждого. Это позволит избежать конфликтов в будущем.
-
В рамках встречи с сотрудниками разъяснить принципы работы «с двумя руководителями».
-
Внести в должностные инструкции сотрудников пункты о подчинении функциональным руководителям.
автор ответа, консультант по юридическим вопросам; Н. А. Яковлева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
ВОПРОС
Если в должностной инструкции прописано административное подчинение «гражданину А», а функциональное подчинение «гражданину Б».
Кто за что отвечает? На ком какая ответственность лежит?
ОТВЕТ
Нормативными актами данный вопрос не урегулирован.
Порядок определения административного и функционального подчинения работника, в том числе путем указания в должностной инструкции, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.
По нашему мнению, функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).
ОБОСНОВАНИЕ
ТК РФ не оперирует понятием должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ (ссылку позволяет посмотреть в том числе локальная версия Консультант Плюс для компьютера), одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции. Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
На практике, с целью уменьшения текста трудового договора перечнем обязанностей и иной информации относительно трудовой функции работника, предпочтение отдано должностной инструкции. Должностная инструкция как таковая может (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»):
1) быть приложением к трудовому договору. Оно составляется и подписывается в двух экземплярах, как и основной текст трудового договора. Целесообразно его составление по заранее утвержденной форме. Второй экземпляр выдается работнику под подпись о получении. Недостатком этого способа оформления является сложность изменения должностной инструкции и/или внесения в нее дополнений. В случае необходимости конкретизации требований к квалификации, должностных обязанностей и т.п. для изменения и/или дополнения должностной инструкции понадобится согласие работника и составление соответствующего документа за его подписью;
2) утверждаться как локальный нормативный акт руководителем организации (или иным уполномоченным лицом) либо отдельным документом — приказом (или распоряжением). С ней работников следует ознакомить под подпись.
При этом содержание и разделы должностной инструкции, в том числе порядок определения административного и функционального подчинения работника, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.
Однако предполагается, что функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).