Какую роль играет? Функции руководителя проекта отображают его роль в команде и зоны ответственности. Данный человек вовлечен в разработку на всех стадиях, и от него зависит качество готового продукта.
Что делает? В общем понимании руководитель проекта занимается оперативным управлением: составляет план работ, корректирует его и т. д. Однако в зависимости от стадии проекта функции РП могут изменяться.
В этой статье:
- Суть и задачи проектной команды
- Общие функции руководителя проекта
- Функции РП в зависимости от стадии проекта
- Необходимые качества руководителя проекта
Суть и задачи проектной команды
Проектная команда — единомышленники, которые стремятся гарантировать, что проект будет завершен в соответствии с первоначальным планом. Они могут принимать участие в планировании, реализации и поддержании проекта. Команда может быть временной, если задача разовая, или постоянной, если начата работа над регулярными задачами.
При реализации масштабных проектов может потребоваться участие нескольких команд для достижения поставленных целей. Для решения конкретных задач, предоставления консультаций или проведения аудита можно привлекать сторонних специалистов. Оценка их работы основывается на завершении предоставляемых ими услуг, а не на успехе проекта в целом.
Как правило, роли, обязанности в командах четко распределены и могут быть разграничены так, что каждый отвечает только за свою сферу деятельности и задачи.
Типовая команда состоит из следующих людей:
- Менеджер проекта (наиболее опытный и авторитетный член, отвечающий за организацию и организацию).
- Для помощи менеджеру в организации может быть включен администратор проекта.
- Рядовые исполнители.
- Для обеспечения непрерывного цикла контроля и коммуникации обычно привлекается представитель заказчика.
- В качестве сторонних экспертов часто привлекаются люди, не входящие в основную команду.
- Представители подрядчики и их партнеры.
Общие функции руководителя проекта
Руководитель (менеджер) проекта лично отвечает за оперативное управление командой и проектом. Он отвечают за контроль таких областей, как управление рисками, коммуникации, бюджет и сроки, чтобы гарантировать успех. Для того чтобы это произошло, руководитель проекта должен:
- следить за тем, чтобы риски управлялись надлежащим образом;
- держать всех в курсе коммуникаций;
- следить за бюджетом;
- следить за соблюдением сроков;
- достигать желаемых результатов и целей;
- контролировать ход выполнения работ;
- составлять прогнозы и коррекцию планов;
- распределять ресурсы для выполнения проекта;
- завершать проект.
Менеджер проекта — это не просто профессия, а обязанность, которую берет на себя внутренний или внешний сотрудник, которому поручена уникальная задача. Важно отметить, что роль менеджера проекта может выполнять и обычный сотрудник, и не один. В таком случае возрастает и потребность в профессиональном персонале проекта. Соответственно, появляются отдельные кадровые единицы, которые обладают всем необходимым: специализированным профилем, должностной инструкцией, системой компенсации и т. д. Конкретные возможности и обязанности оговариваются в соответствующих документах.
Для того чтобы качественно выполнять свои обязанности, менеджер проекта должен обладать способностью:
- Быстро менять фокус внимания между аспектами проекта: деньгами, экономикой, техникой и функциями;
- Легко переходить от деталей задачи к стратегическому уровню, проявляя при этом недюжинные знания и интеллектуальную гибкость.
- Проявлять эмоциональный интеллект, чтобы сохранить команду и не поддаться тактике манипулирования.
- Быть готовым к высоким ожиданиям и смириться с тем, что иногда фактический результат может оказаться не таким, как хотелось изначально.
- Быстро восстанавливаться после стресса и достигать успеха.
Работа менеджера проекта содержит значительный объем документации и конференц-звонков. Высокий уровень контроля процессов в компании приводит к появлению большого количества бумаг и правил.
Менеджер проекта находится в затруднительном положении: трудно справляться с рутинными обязанностями по работе с документами и одновременно участвовать в продвижении проекта. Чтобы избежать этой проблемы, менеджер должен осознать свой уровень концентрации на задачах и принять необходимые меры. В этот момент менеджеру следует подумать о назначении на роль администратора проекта.
Функции РП в зависимости от стадии проекта
Начальная стадия проекта
В начале проекта руководитель должен составить четкий план действий и привлечь к работе команду, которая согласна с целями проекта и готова взять на себя ответственность за выполнение поставленных задач. Кроме того, руководитель проекта должен:
- определить цели и задачи;
- собрать команду проекта;
- распределить задачи между членами команды.
Стадия планирования
На этапе планирования менеджер проекта должен определить:
- временные рамки проекта;
- бюджет и источники финансирования;
- необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
- перечень работ.
Затем составляется график, в котором отображается состав взаимозависимых задач и сроки их выполнения. В этом плане также указываются подотчетный персонал и расходы, которые соотносятся с отдельными задачами.
Стадия реализации
Пришло время действовать, а не просто разрабатывать планы. Для обеспечения успеха проекта крайне важно скоординировать усилия всех участников, установить протоколы общения и выстроить систему поощрений, чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои задачи с усердием и точностью.
Для предотвращения проблем во время реализации проекта важно придумать способы снижения рисков и распознать факторы, которые их вызывают.
На этапе выполнения проекта основная задача менеджера проекта — управлять работой внешних подрядчиков в соответствии с задачами, а также контролировать ход работ.
Когда возникают трудности или нестандартные обстоятельства, руководитель проекта должен сделать разумный выбор. Результаты решений могут потребовать изменения плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.
Основными параметрами контроля являются:
- качество работы;
- сроки;
- бюджет;
- стратегии снижения рисков.
Менеджеры проектов обычно имеют дело с:
- неясными и часто меняющимися условиями;
- плохой работой и низкой производительностью;
- несоответствия в деятельности отдельных членов команды;
- неэффективным распределением ресурсов;
- повторение деятельности.
Следовательно, управление ориентировано на достижение желаемого эффекта в установленные сроки с ограниченными средствами в условиях непредсказуемости.
Стадия завершения
На заключительном этапе проекта менеджер подводит итоги, исследует достижения, а также составляет финансовые документы для заказчика проекта.
Необходимо сформировать базу данных и базу знаний по проектной деятельности. Эта информация помогает повысить качество и эффективность будущих проектов.
Необходимые качества руководителя проекта
Личность руководителя может оказать серьезное влияние на судьбу проекта. Как правило, риски и обязанности, которыми приходится управлять этому человеку, гораздо значительнее, чем у других линейных руководителей. Многие решения принимаются без наличия всех фактов, за которые менеджер несет индивидуальную ответственность. В результате на эту должность обычно берут человека с большим опытом работы и уверенного лидера, а не человека со специальным образованием.
Каждый кандидат, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определенными качествами:
- Умение решать проблемы. Он должен уметь замечать трудности в процессе достижения целей и генерировать жизнеспособные альтернативы для их преодоления.
- Логическая мышление. Он должен уметь визуализировать общую ситуацию, воспринимать потенциальные препятствия на пути развития проекта и придумывать практические стратегии для их преодоления.
- Менеджеру необходима уверенность в себе, чтобы мотивировать и вести за собой свою команду. Тот, кто уверен в своих навыках и талантах, является отличным примером для коллег.
- Инициатива также имеет ключевое значение. Без умения убеждать менеджеру проекта будет трудно убедить свою команду предпринять определенные действия.
- Менеджер проекта должен быть инициативными и побуждать свою команду к действиям.
- Стрессоустойчивостью. Квалифицированный работник способен рационально оценить любые проблемы и не растеряться. Они должны уметь быстро думать и реагировать на неожиданные события без паники.
- Гибкостью в управлении. Способный менеджер не боится вносить изменения в свой план в зависимости от ситуации. Он должен уметь адаптировать свою стратегию при появлении новой информации.
- Руководитель проекта несет ответственность за принятые или не принятые решения и работу команды. Он не пытается уйти от ответственности за ошибки и не указывает пальцем на своих подчиненных.
- Пунктуальностью. Кроме того, успешный руководитель проекта знает, как эффективно использовать свое собственное время и время своей команды. Он соблюдает сроки выполнения задания и следит за тем, чтобы его коллеги своевременно выполняли свои обязанности.
- Чтобы в команде царила приятная атмосфера, необходимо быть чутким, понимающим и внимательным к их качествам и чертам характера. Это поможет предотвратить возникновение разногласий и склок. Сострадание к коллегам и чуткое отношение к их потребностям — залог успеха.
Следовательно, успешное управление проектом требует квалифицированного контроля каждого соответствующего процесса с использованием вышеупомянутых функций управления.
From Wikipedia, the free encyclopedia
A project manager is a professional in the field of project management. Project managers have the responsibility of the planning, procurement and execution of a project, in any undertaking that has a defined scope, defined start and a defined finish; regardless of industry. Project managers are first point of contact for any issues or discrepancies arising from within the heads of various departments in an organization before the problem escalates to higher authorities, as project representative.
Project management is the responsibility of a project manager. This individual seldom participates directly in the activities that produce the result, but rather strives to maintain the progress, mutual interaction and tasks of various parties in such a way that reduces the risk of overall failure, maximizes benefits, and minimizes costs.
Overview[edit]
A project manager is the person responsible for accomplishing the project objectives. Key project management responsibilities include
- defining and communicating project objectives that are clear, useful and attainable
- procuring the project requirements like workforce, required information, various agreements and material or technology needed to accomplish project objectives
- managing the constraints of the project management triangle, which are cost, time, scope and quality
A project manager is a client representative and has to determine and implement the exact needs of the client, based on knowledge of the organization they are representing. An expertise is required in the domain the project managers are working to efficiently handle all the aspects of the project. The ability to adapt to the various internal procedures of the client and to form close links with the nominated representatives, is essential in ensuring that the key issues of cost, time, quality and above all, client satisfaction, can be realized.
Project management key topics[edit]
- to specify the reason why a project is important
- to specify the quality of the deliverables
- resource estimate
- timescale
- investment, corporate agreement and funding
- implementation of management plan on to the project
- team building and motivation
- risk assessments and change in the project
- maintain sustaining project
- monitoring
- stakeholder management
- provider management
- closing the project.[1]
- Project tools
- The tools, knowledge and techniques for managing projects are often unique to project management. For example: work breakdown structures, critical path analysis and earned value management. Understanding and applying the tools and techniques which are generally recognized as good practices are not sufficient alone for effective project management. Effective project management requires that the project manager understands and uses the knowledge and skills from at least four areas of expertise. Examples are PMBOK, Application Area Knowledge: standards and regulations set forth by ISO for project management, General Management Skills and Project Environment Management[2] There are also many options for project management software to assist in executing projects for the project manager and his/her team.
- Project teams
- When recruiting and building an effective team, the manager must consider not only the technical skills of each person, but also the critical roles and chemistry between workers. A project team has mainly three separate components: project manager, core team and contracted team.
- Risk
- Most of the project management issues that influence a project arise from risk, which in turn arises from uncertainty. The successful project manager focuses on this as his/her main concern and attempts to reduce risk significantly, often by adhering to a policy of open communication, ensuring that project participants can voice their opinions and concerns.
Responsibilities[edit]
The project manager is accountable for ensuring that everyone on the team knows and executes his or her role, feels empowered and supported in the role, knows the roles of the other team members and acts upon the belief that those roles will be performed.[3] The specific responsibilities of the project manager may vary depending on the industry, the company size, the company maturity, and the company culture. However, there are some responsibilities that are common to all project managers, noting:[4]
- Developing the project plans
- Managing the project stakeholders
- Managing communication
- Managing the project team
- Managing the project risks
- Managing the project schedule
- Managing the project budget
- Managing the project conflicts
- Managing the project delivery
- Contract administration
Types[edit]
Architectural project manager[edit]
Architectural project manager are project managers in the field of architecture. They have many of the same skills as their counterpart in the construction industry. And will often work closely with the construction project manager in the office of the general contractor (GC), and at the same time, coordinate the work of the design team and numerous consultants who contribute to a construction project, and manage communication with the client. The issues of budget, scheduling, and quality control are the responsibility of the project manager in an architect’s office.
Construction project manager[edit]
Until recently, the American construction industry lacked any level of standardization, with individual States determining the eligibility requirements within their jurisdiction. However, several trade associations based in the United States have made strides in creating a commonly accepted set of qualifications and tests to determine a project manager’s competency.
- The Construction Management Association of America (CMAA) maintains the Certified Construction Manager (CCM) designation. The purpose of the CCM is to standardize the education, experience and professional understanding needed to practice construction management at the highest level.
- The Project Management Institute has made some headway into being a standardizing body with its creation of the Project Management Professional (PMP) designation.
- The Constructor Certification Commission of the American Institute of Constructors holds semiannual nationwide tests. Eight American Construction Management programs require that students take these exams before they may receive their Bachelor of Science in construction management degree, and 15 other universities actively encourage their students to consider the exams.
- The Associated Colleges of Construction Education and the Associated Schools of Construction have made considerable progress in developing national standards for construction education programs.
The profession has recently grown to accommodate several dozen construction management Bachelor of Science programs.
Many universities have also begun offering a master’s degree in project management. These programs generally are tailored to working professionals who have project management experience or project related experience; they provide a more intense and in depth education surrounding the knowledge areas within the project management body of knowledge.
The United States Navy construction battalions, nicknamed the SeaBees, puts their command through strenuous training and certifications at every level. To become a chief petty officer in the SeaBees is equivalent to a BS in construction management with the added benefit of several years of experience to their credit. See ACE accreditation.
Engineering project manager[edit]
In engineering, project management involves seeing a product or device through the developing and manufacturing stages, working with various professionals in different fields of engineering and manufacturing to go from concept to finished product. Optionally, this can include different versions and standards as required by different countries, requiring knowledge of laws, requirements and infrastructure.
Insurance claim project manager[edit]
In the insurance industry project managers often oversee and manage the restoration of a client’s home/office after a fire, flood, or other disaster, covering the fields from electronics through to the demolition and construction contractors.
IT project manager[edit]
IT project management generally falls into two categories, namely software (development) project manager and infrastructure project manager.
Software project manager[edit]
A software project manager has many of the same skills as their counterparts in other industries. Beyond the skills normally associated with traditional project management in industries such as construction and manufacturing, a software project manager will typically have an extensive background in software development. Many software project managers hold a degree in computer science, information technology, management of information systems or another related field.
In traditional project management a heavyweight, predictive methodology such as the waterfall model is often employed, but software project managers must also be skilled in more lightweight, adaptive methodologies such as DSDM, Scrum and XP. These project management methodologies are based on the uncertainty of developing a new software system and advocate smaller, incremental development cycles. These incremental or iterative cycles are time boxed (constrained to a known period of time, typically from one to four weeks) and produce a working subset of the entire system deliverable at the end of each iteration. The increasing adoption of lightweight approaches is due largely to the fact that software requirements are very susceptible to change, and it is extremely difficult to illuminate all the potential requirements in a single project phase before the software development commences.
The software project manager is also expected to be familiar with the software development life cycle (SDLC). This may require in-depth knowledge of requirements solicitation, application development, logical and physical database design and networking. This knowledge is typically the result of the aforementioned education and experience. There is not a widely accepted certification for software project managers, but many will hold the Project Management Professional (PMP) designation offered by the Project Management Institute, PRINCE2 or an advanced degree in project management, such as a MSPM or other graduate degree in technology management.
IT infrastructure project management[edit]
An infrastructure IT PM is concerned with the nuts and bolts of the IT department, including computers, servers, storage, networking, and such aspects of them as backup, business continuity, upgrades, replacement, and growth. Often, a secondary data center will be constructed in a remote location to help protect the business from outages caused by natural disasters or weather. Recently, cyber security has become a significant growth area within IT infrastructure management.
The infrastructure PM usually has an undergraduate degree in engineering or computer science, while a master’s degree in project management is required for senior-level positions. Along with the formal education, most senior-level PMs are certified, by the Project Management Institute, as Project Management professionals. PMI also has several additional certification options, but PMP is by far the most popular.
Infrastructure PMs are responsible for managing projects that have budgets from a few thousand dollars up to many millions of dollars. They must understand the business and the business goals of the sponsor and the capabilities of the technology in order to reach the desired goals of the project. The most difficult part of the infrastructure PM’s job maybe this translation of business needs / wants into technical specifications. Oftentimes, business analysts are engaged to help with this requirement. The team size of a large infrastructure project may run into several hundred engineers and technicians, many of whom have strong personalities and require strong leadership if the project goals are to be met.
Due to the high operations expense of maintaining a large staff of highly skilled IT engineering talent, many organizations outsource their infrastructure implementations and upgrades to third-party companies. Many of these companies have strong project management organizations with the ability to not only manage their clients projects, but to also generate high quality revenue at the same time.
See also[edit]
- Event planning and production
- Master of Science in Project Management
- Project engineer
- Project management
- Project planning
- Product management
References[edit]
- ^ «What is project management?». www.apm.org.uk. Retrieved 29 March 2018.
- ^ PMBOK Guide Third Edition 2004 p.12
- ^ Russell, PMP, D. (2011). Accountability. In Succeeding in the project management jungle: How to manage the people side of projects (p. 29). New York, NY: AMACOM.
- ^ Berrie, Michele, Project Manager Responsibilities, PM Hut. Accessed 17. Oct 2009.
Further reading[edit]
- Project Management Institute (PMI), USA
- US DoD (2003). Interpretive Guidance for Project Manager Positions. August 2003.
- Open source handbook for project managers Open source handbook for project managers. July 2006.
- Collection of scholarly articles Project Management Training: Research. Nov 2012.
Для успешной реализации проектов в компании должна быть создана команда специалистов, выполняющая конкретные задачи. Это позволит оптимизировать рабочий процесс, правильно распределить функции, достичь поставленных целей.
Чтобы минимизировать ошибки и создать систему контроля назначается project manager. На эту должность подходят целеустремленные, ответственные люди с активной жизненной позицией, готовые работать в режиме многозадачности.
Профессия руководитель проекта
Менеджер проектов ― это лицо, наделенное правами, полномочиями и ответственностью за работой в рамках определенной задачи. Он может постоянно занимать эту должность, отвечая за все проекты компании или временно назначаться на позицию (например, при матричной системе управления).
Должность предполагает работу в команде. Вести проект одному невозможно, участие других специалистов обязательно. Для создания продуктивной и комфортной обстановки в коллективе менеджеру необходимо быть внимательным, корректным, коммуникабельным, ответственным.
Главная черта специалиста ― гибкость. Она позволяет правильно контролировать команду, находить подход к каждому работнику, слышать персонал, быстро ориентироваться в непредвиденных ситуациях.
Функции
На плечи project manager ложится ответственность за реализацию задач, достижение целей, удовлетворение запросов клиента. Для этого ему необходимо выполнять следующие функции:
- генерация идей;
- реализация задач;
- выбор способов коммуникаций;
- поиск решений вновь возникших проблем;
- анализ деятельности сотрудников;
- обеспечение команды необходимыми ресурсами;
- контроль за соблюдением требований клиента;
- налаживание дисциплины.
Для реализации крупных сделок часть задач руководитель может делегировать администратору. Потребность в этом специалисте возникает при долговременном участии команды, когда срок выполнения не ограничен. Команда подбирается на длительное время, в процессе работы допускается замена специалистов.
Должностная инструкция
Выделять отдельную должность для менеджера проекта актуально не всегда. Часто его обязанности берет на себя начальник смены, администратор или самый инициативный сотрудник. В этом случае отдельная должностная инструкция не разрабатывается.
Но в современных крупных компаниях трудно обойтись без такого специалиста. Чаще всего один человек отвечает сразу за ведение нескольких проектов, что требует формирования новой штатной единицы с собственной системой оплаты, должностной инструкцией. В этом случае все обязанности закрепляются документально.
Стандартная должностная инструкция включает следующие обязанности менеджера.
- Под руководством кураторов, клиентов или высшего руководства составить цели, миссию, стратегии.
- Установить объем требуемых ресурсов и сумму денежных средств, необходимых для реализации плана.
- Сформировать команду, исходя из профессиональных компетенций специалистов.
- Организовать и провести совещания с участниками команды.
- Принять участие в разработке бизнес-плана.
- Утвердить плановую документацию у клиента и высшего руководства.
- Проконтролировать ведение документации.
Руководитель организационных проектов, согласно должностной инструкции, отвечает за ведение документов, работу коллектива и общение с заказчиком.
На практике обязанностей у менеджера намного больше, но все они напрямую связаны с проектной деятельностью. Их главная цель ― достижение определенных показателей в собственной компании или фирме заказчика.
Задачи
Список задач формируется руководством компании и зависит от направленности конкретного проекта. Стандартный перечень включает:
- управление всеми этапами плана, выполнение основных задач руководителей;
- формирование ожиданий и анализ результатов, общение с заинтересованными сторонами;
- координирование и отслеживание вспомогательных проектов, разработанных для реализации основного;
- разработка детального плана достижения цели;
- наставление, мотивация членов команды;
- развитие профессиональных деловых отношений;
- определение общего объема поставленных задач;
- делегирование заданий, созданных с целью реализации проекта;
- расставление приоритетов;
- создание и обновление документации;
- создание предложений по улучшению и развитию проекта;
- распределение задач по приоритетам, выполнение наиболее важных в первую очередь;
- открытое общение с руководством по вопросам возникших проблем и трудностей, совместный поиск решений;
- формирование эффективной коммуникации с заказчиками, клиентами, участниками команды;
- отслеживание и контроль возможных рисков, использование подходящих мер по защите компании;
- обеспечение команды необходимой информацией, консультация специалистов по рабочим вопросам;
- создание системы премирования и депремирования в качестве мотивации;
- проведение курсов, семинаров, тренингов по рабочим вопросам, обучение персонала;
- обработка отзывов клиентов после первичного запуска проекта.
Руководитель проекта относится к уровню топ-менеджмента, но принимает непосредственное участие в исполнении заданий наравне со всеми и несет большую ответственность.
В каждой компании свое видение этой специальности, поэтому задачи могут сильно отличаться у двух разных организаций.
Функции руководителя проекта в зависимости от стадии жизненного цикла проекта
Каждый проект проходит четыре стадии жизненного цикла. На каждом из них проводится определенная работа, ответственность за которую несет менеджер.
1. Стадия инициации.
Первый этап на пути к достижению цели. Здесь требуется грамотная постановка целей и получение промежуточных результатов. Project manager собирает команду единомышленников, первоначально определив требования к участникам команды.
Функционал руководителя проекта на стадии инициации включает следующие виды работ:
- определение актуальности задания, выявление его пользы для компании;
- разработка стратегии;
- определение главных этапов реализации;
- общение с заказчиком, согласование с ним содержания плана.
Менеджер на стадии инициации готовит project к запуску, занимается документацией и подготовкой кадров.
2. Стадия планирования.
На втором этапе руководитель проекта является ответственным лицом за грамотное планирование. Он должен определить:
- сроки завершения;
- требуемый бюджет и источники финансирования;
- требуемые материальные, информационные и финансовые ресурсы;
- список работ.
На стадии планирования от менеджера требуется составить план, согласно которому будут выполняться конкретные действия. Также обеспечивается взаимодействие участников команды.
3. Стадия исполнения.
На третьей стадии цели руководителя проекта заключаются в реализации поставленных задач. Для этого организуется работа с внешними исполнителями, контролируется соблюдение предписанных норм и правил.
В случае возникновения внештатной ситуации менеджер должен принять ответственное решение в виде корректировки плана, смены ресурсов, найма дополнительных специалистов.
При контроле сотрудников и работы в целом учитываются следующие параметры:
- качество выполненных задач;
- соблюдение сроков;
- потраченный бюджет компании;
- выполненные мероприятия по уменьшению рисков.
Стадия исполнения ― самая сложная, поскольку на этом этапе чаще всего возникают проблемы. Связаны они с конфликтами в коллективе, отсутствием или нехваткой ресурсов, неправильно выбранным направлением.
4. Стадия завершения.
На заключительной стадии руководитель подводит итоги работы, сопоставляет запланированные показатели с фактическими, составляет необходимые отчеты, анализирует деятельность команды.
Если не все задачи были выполнены в полной мере, проводится работа над ошибками для минимизации риска их повторного возникновения.
Функции руководителя проекта в управлении включают оценку деятельности сотрудников с целью премирования за хорошие показатели или депремирования при невыполнении нужных заданий.
Еще одна задача менеджера на стадии завершения ― формирование базы данных. В нее вносятся выбранные способы решения проблем. Это поможет в дальнейшем с реализацией других проектов.
Оценка работы менеджера
При оценке качества работы проект-менеджера оптимальным ориентиром считается ключевой показатель результативности. В него входят следующие параметры:
- полученная чистая прибыль (после вычета всех расходов);
- объем просроченной дебиторской задолженности покупателей продукции;
- первичный объем продаж после реализации проекта;
- объем использования новой технологии;
- оценка заказчика после ознакомления с результатами.
Исходя из результатов анализа перечисленных параметров можно судить об эффективности работы команды в целом и менеджера в частности.
Project manager ― ключевая фигура системы управления проектами. От менеджера зависит качество работ, сроки выполнения плана и результат.
На эту должность берут целеустремленных, ответственных, опытных специалистов, готовых работать в режиме многозадачности, способных собрать команду единомышленников и эффективно ей управлять.
Автор публикации
0
Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022
Получайте новую статью каждую неделю
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.
Понравилось?
Расскажите друзьям
Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]
Самая главная проектная роль — это руководитель проекта. Функции руководителя проекта напрямую зависят от функций управления проектами.
Управление проектом, как процесс применения знаний о проектном менеджменте, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения результатов, включает в себя следующие функции:
- целеполагание;
- планирование;
- организация;
- мотивация;
- контроль;
- анализ и регулирование.
Данные функции управления, которые можно назвать функциями руководителя проекта, используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.
Стадия инициации проекта
На стадии инициации проекта основная функция руководителя проекта – это грамотная постановка целей и промежуточных результатов.
Кроме того он должен собрать проектную команду, члены которой будут разделять идеи и цели проекта и нести ответственность за свою работу.
Также на данной стадии руководителем проекта выполняются следующие функции:
- обоснование актуальности проекта;
- формирование стратегии;
- определение основных этапов реализации;
- согласование содержания проекта с заказчиком.
Стадия планирования
На этапе планирования руководитель проекта должен определить:
- сроки реализации проекта;
- бюджет и источники финансирования;
- необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
- перечень работ по проекту.
На базе методологии календарно-сетевого планирования составляется план-график выполнения работ, который показывает структуру взаимосвязанных работ и длительность их выполнения. Также в плане-графике можно отразить ответственных исполнителей и затраты с привязкой к конкретным работам. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы Microsoft Project, OpenProj, ProjectLibre, GanttProject и др.
Однако на данном этапе важно не только составить план, но и организовать выполнение всех работ, а также взаимодействие участников проекта.
Не менее важным моментом является обозначение правил информационного обмена и регламента работы проектной команды.
Также необходимо продумать систему мотивации сотрудников с целью обеспечения их заинтересованности в результате и качественном выполнении работ.
Для избежания лишних проблем в ходе реализации проекта следует разработать мероприятия по уменьшению рисков и определить триггеры их наступления.
Стадия исполнения
На этапе исполнения основная функция руководителя проекта состоит в том, чтобы организовать работу с внешними исполнителями в рамках договоров и контролировать ход выполнения работ.
При возникновении проблем или нестандартных ситуаций руководитель проекта должен принять грамотное решение. Последствиями решений могут быть корректировка плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.
Основными параметрами контроля являются:
- качество выполнения работ,
- сроки выполнения;
- бюджет проекта;
- мероприятия по уменьшению рисков.
Чаще всего источниками проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, являются:
- работа в условиях неопределенности, постоянные изменения;
- недостаточное качество и эффективность исполнения работ;
- несогласованность в действиях отдельных участников проекта;
- неэффективное управление ресурсами;
- дублирование действий;
- неэффективное использование специалистов узкого профиля;
- отсутствие системы оперативной отчетности;
- отклонение от расписания: поздние завершения и задержки с сопутствующими перерасходами средств и выплатами неустоек, предусмотренных контрактом.
- наличие конфликтных ситуаций, как следствие распределения ресурсов внутри проекта и между проектами.
Таким образом, управление направлено на то, чтобы в условиях неопределенности достигнуть требуемого результата за определенное время с ограниченными ресурсами.
Стадия завершения проекта
На стадии завершения проекта руководитель проекта подводит итоги, анализирует достигнутые результаты, а также формирует отчетные документы для заказчика проекта.
Важным моментом также является формирование базы данных и базы знаний по проектной деятельности с учетом возникающих проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов, а также их эффективности.
Все функции управления проектом неразрывно связаны со всеми процессами управления (управление содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, заинтересованными сторонами, рисками и другими).
Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях.
На современном этапе развития проектный менеджмент признается наиболее эффективным инструментом ведения дел. Количество проблем (энергетических, экологических, ресурсных, социальных) постоянно нарастает, и решить их можно только с применением и инновационных технологий и управленческих решений. Организация работы по конкретным замыслам свойственна большинству зарубежных компаний и все активнее внедряется в России, и не только в бизнесе, но и в государственных органах.
Содержание статьи
- Что представляет собой проектный менеджмент
- Главные функции проектного менеджмента
- Руководитель проекта и требования к нему
- Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Что представляет собой проектный менеджмент
Чтобы ответить на вопрос, что такое проектный менеджмент, необходимо понять отличительные особенности внедрения проекта от других способов деятельности. Он характеризуется такими особенностями:
- Ориентированность на конкретный результат. Все действия, выполняемые во время внедрения идеи, взаимосвязаны и направлены на достижение заранее установленной цели. Важна именно завершенность, если происходит совершение каких-то процессов без осязаемого результата – то это не проект.
- Ограниченность в наличных ресурсах. Как правило, любая инициатива реализуется с учетом имеющихся ресурсов, в первую очередь финансовых, человеческих и временных. Всегда устанавливается точный или приблизительный срок завершения всех работ, а также составляется смета и график реализации.
- Уникальность. Имеется в виду то, что предполагается впервые выпустить какой-либо продукт или внедрить новую услугу.
Проектирование – это мероприятия по составлению и разработке начинания от возникновения концепции до воплощения ее в реальность. Для воплощения идеи в жизнь составляется план, который представляет собой сценарий всех последующих действий с разбивкой по временным отрезкам и осуществляемым процессам. Процессы могут проводиться как параллельно, независимо друг от друга, так и в тесной взаимосвязи. Инновационные разработки требуют глубинных знаний в разных сферах человеческой деятельности: экономике, строительстве, финансах, работе с людьми. Реализация идеи всегда влечет за собой определенные изменения, а чтобы ими качественно управлять, назначается человек, имеющий специфические знания – проектный менеджер.
Можно сказать, что проектный менеджмент – это профессиональная деятельность человека, суть которой состоит в том, чтобы использовать самые современные знания, методы, средства, технологии для оптимального распределения ресурсов и воздействия на людей с целью достижения требуемого результата. Традиционное операционное управление не способно оперативно изменяться и интегрироваться в стремительно развивающиеся и изменяющиеся условия внешней среды.
Проектное управление производится исходя из этапов жизненного цикла начинания:
- Инициация (предварительное оценивание сроков, необходимых ресурсов, постановка задач и анализ рисков).
- Планирование (поиск инвестора, расчет бюджета, целевых показателей, рисков и расписания действий).
- Реализация (контроль над выполнением плана и достижением промежуточных результатов, поэтапное финансирование, внесение необходимых изменений в план).
- Закрытие (оценка степени выполнения поставленных задач, потраченного времени, прибыльности замысла, работа над ошибками).
Использование проектного менеджмента (Project management) в международной практике является инструментом реализации новаторских замыслов и высокоэффективной технологией управления в нестабильных и неопределенных системах, которые быстро развиваются и изменяются. Это в первую очередь относится к налоговым, законодательным, ресурсным системам. Применяя такую систему управления, можно разрешить сложные проблемы производственного, научного и социального характера.
Некоторые руководители фирм используют Project management на отдельных направлениях своей деятельности, требующих продвижение новых технологий и товаров, или же решают с их помощью отдельные прикладные задачи с творческой составляющей. Создается своеобразное «предприятие внутри предприятия», которое не оказывает негативного влияния на главные производственные задачи. Кроме того, классическим примером этого подхода может служить производство крупных комплексных продуктов (авиакосмическая отрасль, судостроение, военно-промышленный комплекс).
Однако существуют и так называемые проектно-ориентированные компании, способом существования которых как раз и является уникальная деятельность в течение определенного периода времени, направленная на конечный результат. Их отличительными особенностями являются:
- стратегический подход;
- командная работа;
- самоорганизация;
- открытость в коммуникациях;
- ориентация вовне.
Project management возник и изначально развивался в узкоспециализированных отраслях. Однако уже через несколько десятилетий, непрестанно развиваясь и доказывая свою эффективность, он охватил различные сферы бизнеса. Особенно заметно его влияние в таких сферах, как:
- IT-сектор и разработка нового программного обеспечения;
- разработка новых видов промышленной продукции и их внедрение;
- реконструкция и строительство;
- проведение конструкторских, исследовательских и научных работ.
Как в корпоративном секторе, так и в государственных структурах замыслы часто объединяют в портфели или программы. Несколько взаимосвязанных инициатив, ориентированных на достижение одного общего результата, могут объединяться в программу. К примеру, программа улучшения оказания гражданам медицинской помощи может включать в себя проекты по улучшению подготовки медицинских кадров, модернизации и закупке оборудования, разработке новых стандартов лечения и выпуску современных действенных лекарств от определенных болезней. Если же речь идет о портфеле, то здесь предполагается наличие инициатив разной направленности, объединяет их только единый источник финансирования.
В специализированной литературе иногда можно увидеть различия в понимании терминов «Project management» и «проектное управление». Это вязано с разным подходом к базовым понятиям, видом замысла и другими факторами. По стандарту ISO 9000 проект – это процесс, в то время как по нормам ICB IMPA – это действие или усилие. Соответственно, в этом вопросе зачастую под менеджментом понимается некая профессиональная культура и деятельность в социальных системах, а под управлением – воздействие на реализацию определенных процессов. Однако в большинстве источников эти понятия признаются тождественными с поправкой на специфику рыночных отношений.
Главные функции проектного менеджмента
Project management — это синтетическая дисциплина, которая объединяет как профессиональные, так и специальные знания. Последние иллюстрируют особенности той области, к которой относится начинание (строительство, экология, исследования, образование). Однако большое значение имеет изучение и анализ закономерностей, свойственных реализованным идеям из разных направлений человеческой деятельности.
К традиционным функциям проектного управления можно отнести:
- целеполагание (формирование замысла, его инициация и разработка концепции);
- планирование (создание четкой структуры и последовательности выполнения процессов, взаимосвязей между ними, календарное планирование работ, контрактов, поставок ресурсов);
- организация (выполнение утвержденного плана, создание офиса и формирование команды, обмен информацией, заключение и сопровождение контрактов, размещение заказов на товары и услуги);
- мотивация (разработка и внедрение системы стимулирования всех участников работ);
- контроль (подготовка и подача отчетности о ходе работ, мониторинг стоимости и сроков выполнения, контроль качества, изучение мероприятий по уменьшению рисков, выполнения договоров).
Между функциональным и проектным управлением существуют серьезные отличия. Каждая система имеет свои сильные и слабые стороны, но работа по конкретным определенным замыслам признается более гибкой, прогрессивной и способной трансформироваться под влиянием новых условий.
К функциям общего (традиционного) менеджмента относятся:
- стабилизация существующего состояния;
- четко ограниченный круг задач для выполнения;
- полномочия утверждены управленческой структурой;
- работа проводится в устойчивых организационных структурах;
- ответственность определена прописанными функциями
- определение успеха – достижение определенных промежуточных результатов;
- низкий уровень изменчивости условий работы.
Исходя из вышеперечисленных факторов, можно сделать вывод, что главные признаки функционального управления – это стабильность и предсказуемость.
Принципы же проектного управления отличаются от функционального:
- деятельности свойственна неопределенность, идет постоянная работа с изменениями;
- полномочия могут быть четко не распределены;
- круг задач может меняться в зависимости от различных факторов воздействия;
- задания могут быть межфункциональными, но в рамках проектного цикла;
- деятельность направлена на инновации;
- разрешение конфликтов – одна из важнейших задач;
- результативность определяется по достижению конечной цели.
Следовательно, управление такого типа направлено на то, чтобы в нестабильных условиях выйти на требуемый результат за определенный отрезок времени с ограниченным ресурсом. Для этого необходимо подобрать и организовать работу высококвалифицированного персонала, а также внедрять новые технологии и управленческие решения.
Вместе с тем, нельзя полностью противопоставлять друг другу эти две управленческие системы. Они могут пересекаться и взаимно дополнять друг друга. Так, например, в общем управлении существует ряд основополагающих понятий, которые должен знать каждый грамотный проектный менеджер.
Руководитель проекта и требования к нему
Отличительной особенностью проектного управления является то, что основные права, а также ответственность за достигнутый результат сосредоточены в руках малочисленной группы людей или вообще одного человека – проектного менеджера. Это не предполагает того, что проектный менеджер способен знать все специфические особенности каждого процесса, его дело использовать свои навыки для подбора и наиболее эффективного распределения специалистов, а также разделения труда между ними.
Основная функция менеджера состоит в том, чтобы контролировать выполнение трех основных параметров:
- Качество работ. Есть проверенные методы управления материальными и человеческими ресурсами, такие как диаграммы загрузки используемых ресурсов, матрицы ответственности исполнителей. Здесь проблема может заключаться в том, что нелегко формулировать задания, а затем самому же их и контролировать. В таких случаях используются разработанные методики по контролю качества.
- Время. В помощь руководителю здесь разработаны разные программы по формированию и отслеживанию календарных графиков исполнения работ.
- Бюджет. Специалист формирует финансовый план и следит за тем, чтобы не было перерасхода средств.
Компетентность управленца во внедрении новой задумки оценивается по таким компонентам: опыт, знания, умения, профессионализм, этика, ментальность (профессиональное мышление). Требования к компетентности специалистов прописаны в Body of Knowledge (Сводах Знаний), которые поддерживаются национальными или международными профессиональными ассоциациями. Более чем в 125 государствах утверждены такие Своды (PM BoK) и собственные системы сертификации.
Самой крупной организацией по сертификации управленцев является IPMA, в которой состоит 55 стран. Их стандарты разрабатываются, утверждаются и корректируются на основе главного нормативного документа организации ICB IPMA. В России на его основе Ассоциацией СОВНЕТ разработаны Национальные требования к компетентности специалистов (НТК), по ним проводится сертификация управленцев. Страны, не являющиеся членами этой организации, имеют свои собственные системы сертификации. Например, PMI в США, ENAA – в Японии, AIPM – в Австралии.
Нередко правильно подобранный проектный менеджер определяет успех всего предприятия. Этот специалист должен безошибочно управлять внешними и внутренними факторами, влияющими на внедряемую инициативу:
- Относительно внешних факторов от менеджмента требуется:
- оперативная адаптация всех процессов к изменяющимся внешним условиям;
- управление устойчивым взаимодействием с другими субъектами, имеющими отношение к выполняемым работам.
- Управляющее воздействие на внутренние факторы заключается в таких действиях:
- рациональное распределение и своевременное перераспределение выделенных для реализации начинания ресурсов;
- постоянная координация взаимодействия между участниками проекта.
Кроме контролируемых и управляемых внутренних параметров, таких как затраты на разработку, производство продукта, маркетинг, объемы производства, капиталовложения, цена, существует целый ряд внешних неконтролируемых параметров. К ним можно отнести экономические условия, экологическую обстановку, конкуренцию, вкусы потребителя, правовое поле, социальное окружение, доступ к ресурсам. Повлиять на них очень трудно, поэтому структура должна устанавливать и своевременно изменять свою деятельность с учетом этих факторов.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Все большее количество бизнес структур, государственных и муниципальных организаций вводят в свою повседневную деятельность элементы проектного управления. Такой подход в последние несколько лет продвигают даже Президент и Правительство России. Какие же преимущества дает такая методика работы?
Исследования авторитетных международных организаций доказывают, что внедрение в управление проектных методологий позволяет уже в первые несколько лет существенно повысить показатели эффективности. Вполне реальна 20% экономия средств, а также сокращение сроки реализации на 20-25%. Затраты непосредственно на интегрирование новых методик в работу составляют несколько процентов от общей суммы всего замысла и окупаются, как правило, в течение 1-2 лет.
Новый управленческий подход открывает перед бизнесом и государственными организациями такие перспективы:
- четкое определение приоритетов деятельности;
- однозначная формулировка ожидаемых результатов и целей;
- практика облечения инициатив в четкие структурированные формы проектов или программ;
- грамотный учет возможных рисков и поиск путей их нивелирования;
- выход на четкие критерии успешности работы;
- оптимизация ресурсных затрат компании;
- повышение мотивации персонала.
К недостаткам перехода на новую методику можно отнести такие факторы:
- Переходный период. Он может затянуться из-за незнания руководства основ Project Management или из-за саботажа руководителей среднего уровня, которые могут потерять свое влияние.
- Недостаток ресурсов. Распыление средств между разными замыслами может негативно отразиться на основной операционной деятельности компании, особенно если она ограничена в финансовых возможностях.
- Кадры. Без наличия квалифицированного проектного менеджера процесс может забуксовать. Часто приходится привлекать управленца со своей командой со стороны.
Однако, несмотря на все сложности, проектное управление во всем мире набирает обороты. Оно не стоит на месте, оперативно развивается и постоянно соответствует ситуации, сложившейся на данный момент времени.