Что такое руководство отделом закупки - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Управление закупками – с чего начать, что должен знать и уметь руководитель

Большая часть компаний не могут функционировать без каких-либо материальных ресурсов, средств производства и продукции. И если нет возможности их самостоятельного создания, то они приобретаются на стороне. Контролируют данное направление деятельности директор по закупкам.

Дата публикации: 17.03.2023

Время чтения: 3 мин.

Подобная позиция является одной из высших точек для достижения менеджерами этого профиля. Хорошие специалисты вполне востребованы на эту должность, хотя для этого надо быть компетентным по многим вопросам.

Cодержание

В этой статье вы узнаете:

Cуть профессии
Что должен уметь
Что нужно знать
Где учиться
Развитие и практика
Личные качества
Заключение

Суть профессии

У руководителя по закупкам действительно много обязанностей. В общем же виде его обязанности можно описать так – координация закупочной деятельности. То есть он занимается организацией работы с поставщиками, управляя соответствующим отделом, развивая и направляя его. На нём же лежат и многие контрольные функции. К таковым относятся проверка договоров, качества их исполнения, поступающей продукции и мониторинг рынка в целом.

Что должен уметь специалист

В обязанности такого специалиста входят многие задачи, примерный их перечень имеет данный вид:

управление отделом закупок
определение потребностей компании
планирование кратко-, средне- и долгосрочных поставок
мониторинг рынка и выбор поставщиков
заключение договоров
контроль исполнения контрагентами своих обязательств
оптимизация закупочной деятельности

Что нужно знать / изучать

В этой работе от руководителя требуется достаточно хорошая подготовка, включающая знания из этих областей:

Менеджмент. Для начальника любого направления эта дисциплина является профильной. Необходимо понимать в организации работы коллектива и управлении им. Вам надо понимать, как строится и действует структура управления, в отношении отдельных сотрудников и хозяйственной деятельности вкупе. Также нужно иметь представление не только о теории данного направления, но и различных его разделах. Так может пригодиться тайм-менеджмент, с его распределением задач, их грамотной постановкой, делегированием и многим другим.
Экономика. Определённую подготовку по этому направлению тоже стоит получить. Вам будет полезно получить представление об экономической теории, макро- и микроэкономике. Надо узнать о формировании стоимости товара/продукции и рынке, как он работает, регулируется и многом другом. Дополнительно стоит разобраться в товароведении и законодательстве, связанном с коммерческой деятельностью компаний и главное закупками.
Логистика. Данная область работы в сильной степени связана с этой дисциплиной. Некоторые общие знания стоит получить обязательно. Но есть в этой науке и целевое направление для изучения, это логистика закупок и отчасти запасов. С ними вам лучше всего познакомиться более подробно, изучив различные способы их осуществления и внедрения.
ПО. Без уверенного знания ПК сейчас в этой профессии делать нечего. При этом обязательно потребуются навыки работы и с офисным пакетом программного обеспечения. Вы должны свободно владеть Word’ом, Excel и другим ПО. Да и специализированные программы будет полезно изучить, это различные логистические комплексы и системы для закупок.

Где учиться

Самостоятельно:

Конечно, для подготовки в качестве начальника подготовки по книгам будет мало. Но они могут обеспечить вас крепкой теоретической базой по многим важным специалисту направлениям. Однако это обучение будет всё-таки неполным и ограниченным, именно ввиду позиции руководителя.
Некоторые специалисты и преподаватели по этому профилю выкладывают видео. Оно будет полезно к изучению, хотя требует уже иметь определённое представление о профессии. В общем это тоже скорее вспомогательное средство для обучения.

Курсы:

Более комплексно подойти к изучению профессии позволит прохождение курсов. Они не просто дают теоретическую базу, но и обеспечат знакомство со многими практическими сторонами работы. Хотя есть у курсов и минусы, хорошие подготовительные программы являются платными.
Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов: https://www.rosbo.ru/study/themes/upravlenie-zakupkami

Развитие и практика

Повышение собственной квалификации должно продолжаться всю вашу карьеру, хорошему специалисту нужно всегда активно развиваться:

Следите за состоянием рынка, ценами и текущими экономическими тенденциями. Это ваша область работы и вам требуется быть в курсе изменений, чтобы вовремя скорректировать закупочную политику компании.
Не забрасывайте дополнительное обучение. Книги, видео, лекции и иные источники знаний в области развития и совершенствования закупок и управления.
Цифровые технологии проникают всё в большое число сфер бизнеса, это не стала исключением. Поэтому обязательно учитесь пользоваться новыми технологиями в области закупок и логистики.

Какие качества нужно развивать

От подобного специалиста требуется выполнение многих задач и обязанностей, а для этого ему нужно обладать и определённым качествами:

Аналитический ум (умение рассуждать и думать логически необходимо для хорошего руководителя)
Многозадачность (вам редко удастся сосредоточиться только на одной задаче, зачастую ситуация обратная – это множество дел, за которыми нужно следить)
Коммуникабельность (важные контакты с поставщиками руководитель берёт на себя и умение выбить лучшие условия для своей компании ценятся у представителей этой профессии)
Лидерство (но нужно не только уметь общаться, начальник должен обладать харизмой и влиять на людей)
Ответственность (на вас ложится обязанность принимать важные для компании решения, зачастую делать это надо будет полностью самостоятельно)

Заключение

На позицию директора по закупкам попасть нелегко, достаточно часто её достигают менеджеры этого направления, долго работающие в компании. Однако специалисты с хорошей подготовкой и опытом вполне пользуются спросом на рынке труда.

Дальнейшее карьерный рост тут особо не предполагается, так как эта должность уже позволяет войти в руководство организации. Соответственно и заработки у руководителей по закупкам вполне достойные.

курсы по теме:

Управление закупками

На ваш выбор курсы
нескольких учебных центров!

СТАТЬИ

Образовательные онлайн-проекты сейчас предлагаются в большом количестве. С их помощью люди могут освоить многие профессии и получить самые разные полезные навыки. Однако кто-то должен и создавать их, в чём участвуют различные специалисты. В их числе находится продюсер онлайн-курсов, который…

Человеческий мозг устроен достаточно сложно и любое нарушение его функции негативно сказывается на качестве жизни. При этом их восстановление и коррекция трудоёмкий процесс, требующий участия профессионалов. В числе таких специалистов находится нейропсихолог.

За обучение в школе отвечает целый коллектив педагогов различных направлений и специализаций. Но главным образом ученики взаимодействуют обычно с одним учителем, так называемым классным руководителем.

Зачастую детям параллельно с обучением может потребовать и некоторая дополнительная поддержка. Она может быть психологической, социальной, юридической и по типу патроната. Заниматься этим могут самые разные специалисты, но в определённых случаях эти задачи выполняют социальные педагоги.

Тем, кто интересуется маркетингом или имеет собственный бизнес, будет полезно узнать, как с помощью контента привлечь внимание аудитории и завоевать ее доверие. Данным методом продвижения виртуозно владеют контент-маркетологи. Узнайте, где пройти обучение этому направлению.

Если вы обладаете способностью собирать и анализировать данные, стоит обратить внимание на перспективную профессию веб-аналитика. Этот специалист занимается сбором информации о веб-ресурсах. Узнайте, в чем заключаются его обязанности и где пройти обучение.

Многие компании используют для привлечения клиентов сообщества в социальных сетях. Для этого они нанимают SMM-специалистов. Эти профессионалы сегодня в цене. Узнайте, каковы их обязанности и где пройти обучение.

Источник

From Wikipedia, the free encyclopedia

A chief procurement officer (CPO) undertakes an executive role within an enterprise, focusing on sourcing, procurement, and supply management.

Typically, a CPO is responsible for the management, administration, and supervision of the company’s acquisition programs. They may be in charge of the contracting services and may manage the purchase of supplies, equipment, and materials. It is often his or her responsibility to source goods and services and to negotiate prices and contracts. Many CPOs report to a director or directly to the chief executive officer (CEO) of their company. In some organisations the role is named chief acquisition officer, e.g. in the United States Department of Agriculture.^[1]

Focus of interest[edit]

A chief procurement officer and their department will often be responsible for:

ensuring that goods and services are promptly delivered
making sure that vendors are paid in a timely manner
supplier relationship management.

Some CPOs are in charge of locating sources for supplies and services, and maintaining relations with suppliers and vendors. They usually negotiate with vendors to get the best prices and deals, utilizing the power of purchase and the economies of scale. Often they set up contracts between vendors and the company.

Aside from sourcing and negotiating prices and contracts, the CPO’s staff usually work with a business’s accounts payable function to ensure that vendors are paid on schedule. In addition, they usually keep inventory levels current and take responsibility for forecasting the future supply needs of the company.

Many industries employ procurement officers, from small companies to global organizations. In a small company, the procurement officer may work singly, but often there is a team that executes the purchasing for an organization. If working in for a multinational corporation, the chief procurement officer might have to manage a global team.

Whether at a small company or a large one, the chief procurement officer usually provides overall leadership to the purchasing team and ensures that procurement policies and procedures are followed. Typically, they also are constantly in search of better quality products and better prices. In a lot of companies, all procurement decisions ultimately end up at the desk of the CPO.

The position of the chief procurement officer is believed by many to have taken on increased significance in corporations, and the role is thought to have grown more strategic in recent years. Globalization, compliance pressures, supply market risk, and procurement automation have simultaneously elevated the visibility of the procurement discipline within companies and increased supply management challenges. In response, procurement executives have established agendas for organizational transformation. These plans incorporate activities to bring more spending under management, enhance the procurement organization’s skills and visibility, and increase both internal and external collaboration. Such pressures have also triggered a trend toward centralization of the procurement function for the purposes of standardization and leverage. Willem Uijen, CPO of Unilever, describes the procurement organization which he leads as «purpose-led, value-driven and future-fit organisation»,^[2] Marco Gonçalves, CPO of Nestlé, has emphasised the role which procurement plays in making his company a «sustainable business».^[3]

Exceptional interpersonal and negotiation skills generally are required of successful chief procurement officers. Excellent oral and written communication skills may also be necessary. Fluency in additional languages also can be considered an asset, since vendors may be situated in other parts of the world.

Research[edit]

A new Supply Management report published in July 2011 says that «76 percent of chief procurement officers (CPOs) feel the skills of their purchasing staff either ‘need improvement’ (65 percent) or display a ‘significant gap’ (11 percent), according to research from Ardent Partners.^[4] This survey of nearly 250 CPOs around the world includes a procurement competency matrix, which considered the higher-level skills a purchasing department should have. Contract management, category management, data analysis and presentation expertise were rated as average by CPOs, with no competencies achieving a good or excellent rating. The report said there was a ‘picture of a very middle-of-the-road set of skills residing within the typical procurement department’. It also added: ‘For the average department, opportunities for improvement abound’.^[5]

Cloud eProcurement and spend management company Wax Digital surveyed over 100 CPOs in 2013.^[6] The survey found that:

The average career length to date of a CPO was 22 years
The average age of a CPO was 46
The youngest CPO in their survey was aged 35
79% were male and 21% were female
45% were graduates and 14% had an MBA qualification.

References[edit]

^ General Services Administration, Chief Acqusition Officers’ Council: Large Agencies, accessed 12 July 2023
^ Rowsell, J., Unilever’s new CPO unveils ‘procurement with purpose vision’, Supply Management, accessed 28 November 2022, accessed 7 December 2022
^ Buist, J., Nestlé’s CPO on responsible sourcing, Supply Management, published 9 June 2017, accessed 7 December 2022
^ Ardent Partners, Innovative Ideas for the Decade Ahead
^ Albert, Angeline (28 July 2011). «Survey uncovers major procurement skills gap», Supply Management.
^ Wax Digital, CPO Careers Research, accessed 18 March 2018

Источник

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДИРЕКТОРА ПО ЗАКУПКАМ

вы можете просмотреть или скачать инструкцию директора по закупкам

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно Директору по логистике или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора.
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее 7 лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность организации;
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту;
— формирование ассортимента, определение объемов;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

2. Должностные обязанности директора по закупкам

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки, критериев и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими;
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права директора по закупкам

3.1. Директор по закупок имеет право:
— действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства, касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений;
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.

4. Ответственность директора по закупкам
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1. Заработная плата менеджера по закупкам состоит из двух частей:

1.1. 80% — постоянная часть

1.2. 20% — выполнение KPI, состоящих из:

1.2.1. Обеспечение наличия ТМЦ на складе в объеме, регламентированном политикой компании

1.2.2. При работе с поставщиками-производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 3 рабочих дней.

1.2.3. При работе с поставщиками-не производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 1 рабочего дня.

2. Формула расчета KPI:

2.1. % от обеспечения на складе от общего объема.

2.2. [(количество полученных в срок подтверждений заказов)/(общее количество заказов)]*100%

Усилия закупщика шоколадной фабрики направлены на получение целевого уровня реализованной экономии.

Размер реализованной экономии, достигнутый закупщиков, подтверждается как линейным менеджером, так и топ-менеджером, после чего закупщику выплачивается премия, в качестве % к фиксированной части. Как правило, она составляет 30-40% годового оклада.

Полезные материалы по закупкам

Источник

На чтение 7 мин Просмотров 30.7к.

На любом предприятии существует система закупок. Управляет ими ответственное лицо или специальный отдел. Если компания не большая, приобретением тех или иных предметов может заниматься непосредственно владелец бизнеса. Как правило, на крупных предприятиях обязанность по закупкам возложена на подразделение, которое рассчитывает регулярные затраты, находит поставщиков и заключает с ними соглашения на поставку.

Содержание

Чем занимает отдел закупок
Цели и задачи отдела закупок
Модели закупочной системы
Функции отдела закупок
Обязанности работников отдела закупок
Мотивация отдела закупок
KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок
Пример оценки

Чем занимает отдел закупок

Отдел закупок – это структурное подразделение предприятия, которое занимается приобретением предметов, необходимых для осуществления деятельности предприятия. Зачастую в перечень покупок входят:

сырье и материалы;
топливо;
запасные части;
предметы, необходимые для работы административного персонала;
канцелярия, расходные материалы;
оплата коммунальных услуг;
другие предметы, необходимые для слаженной работы компании.

Управление закупками – это еще одно важное назначение отдела. Именно от того, насколько подразделение рационально распределяет ресурсы, зависит объем производства, себестоимость готовой продукции, и соответственно, доходность компании.

Цели и задачи отдела закупок

В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.

Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:

Цели отдела закупок	Задачи отдела закупок
Цели	Средства достижения цели	Задачи	Инструменты для выполнения задачи
Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией	Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками	Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора	Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений
Поддержание хорошей оборачиваемости активов	Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов	Обеспечение бесперебойных поставок товаров	Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов
Обеспечение своевременной доставки объектов закупок	Контроль сбора, упаковки и отправки товаров	Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками	Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных
Ведение учета закупок	Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы	Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета	Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы

Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.

Важно! Если работники отдела закупок не могут обеспечить достижение целей и выполнение задач, их необходимо направить на переобучение. В крайнем случае, можно нанять более квалифицированный персонал.

Модели закупочной системы

Деятельность отдела закупок ведется по двум основным моделям: от поставщика и через посредника. В первом случае все поставки осуществляются напрямую от компании, с которой подразделение заключило соглашение. Работа через посредника предполагает организацию специального сортировочного подразделения, куда будут поступать предметы закупок.

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:

Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров. Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.
Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.
Обеспечение контроля процесса закупок. Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.
Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.
Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.

Важно! Полный перечень функций, возлагаемых на отдел закупок, отражается в нормативно-правовой документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Обязанности работников отдела закупок

Основные обязанности работников отдела закупок прописываются в трудовом договоре. Однако здесь можно найти лишь обобщенные положения. Полный перечень содержится в должностной инструкции и напрямую зависит от деятельности предприятия. Среди основных задач менеджера по закупкам можно выделить следующие обязанности:

заключение соглашений с поставщиками;
проведение переговоров;
поиск партнеров, готовых работать на взаимовыгодных условиях;
проверка качества продукции;
сверка доставленного объема и ассортимента товаров с содержанием заказа;
обеспечение бесперебойных поставок и другие обязанности.

Надо отметить, что невыполнение возложенных на менеджера по закупкам обязанностей говорит о его слабой квалификации. Тогда рекомендуется его переобучить либо перевести на другую должность с меньшей долей ответственности.

Мотивация отдела закупок

Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:

Критерий	Что показывает критерий	Предмет мотивации
Торговая наценка на приобретаемые предметы	Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация.	Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат.
Оборачиваемость активов	Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы	Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе.
План закупок	Правильность распределения ресурсов компании	Оптимизация системы планирования.
Нормативы МПЗ	Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек	Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат

Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.

KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы. Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.

Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:

повышение мотивации сотрудников;
постановка целей для работников фирмы;
ведение постоянного учета, анализа и контроля;
повышение уровня квалификации персонала;
снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
увеличение производительности труда.

В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:

Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.

Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:

Показатель	Формула	Расшифровка формулы	Стандарт
Взаимосвязь фактического ассортимента и плана	Аф / Ап * 100	Аф – ассортимент фактический; Ап – ассортимент плановый	100% (+ — 10)
Оборачиваемость	ОП / О	ОП – фактический объем продаж; О – остатки на дату расчета за установленный период	Более 1
Рентабельность	ЧП / Д	ЧП – чистая прибыль; Д — доход	0,5
Доля нереализованных товаров	Дз / Дн * 100	Дз – доля закупленных товаров; Дн – доля нереализованной продукции	100
Выполнение плана	ОПф / ОПп * 100	ОПф – объем продаж фактический; ОПп – объем продаж плановый	Коэффициент: 50% — 0; 80% — 0,5; 100% — 1; 120% — 1,5

Также показатели KPI могут оцениваться в процентах от выполнения плана.

Пример оценки

В марте 2021 года установлен план для отдела продаж:

ассортимент – 100 видов;
объем продаж – 4,5 млн. руб.;
остатки продукции – 0,6 млн. руб.
чистый доход – 6,9 млн. руб.;
доход – 7,5 млн. руб.;
объем закупок – 1,3 млн. руб.

При оценке эффективности работы отдела продаж были использованы фактические показатели:

ассортимент – 95 видов;
объем продаж – 3,8 млн. руб.;
остатки продукции – 0,9 млн. руб.
чистый доход – 5,4 млн. руб.;
доход – 6,8 млн. руб.;
объем закупок – 1,6 млн. руб.

Рассчитаем взаимосвязь фактического ассортимента с планом 95 / 100 * 100 = 95%. Результат находится в переделах нормы.

Найдем коэффициент оборачиваемости: 3,8 млн. руб. / 0,9 млн. руб. = 4,2. Показатель больше единицы, что говорит о хорошей оборачиваемости продукции.

Определим рентабельность: 5,4 млн. руб. / 6,8 млн. руб. = 0,8.

Найдем долю нереализованных товаров: 1,6 млн. руб. / 0,9 млн. руб. * 100 = 56% продукции не использовано.

Рассчитаем коэффициент выполнения плана: 3,8 млн. руб. / 4,5 млн. руб. = 84,4%, что соответствует 0,5.

Источник

Деятельность организаций в сфере проведения государственных закупок регулируется Законом от 18.07.2011 №223-ФЗ, ГК РФ и Законом от 05.04.2013 №44-ФЗ. Закон №223-ФЗ регламентирует закупки госпредприятий и органов власти, а Закон №44-ФЗ — организаций, в уставном капитале которых находится более 50% доли государства.

СодержаниеПоказать

Какую работу выполняет отдел закупок
- Основные функции и задачи
- Цели отдела
Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок
Показатели эффективности
Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Какую работу выполняет отдел закупок

На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.

Контрактную службу должны создавать те заказчики, которые в общей сумме за год совершают закупки более чем на 100 млн руб., но при этом отдельное структурное подразделение создавать на предприятии необязательно.

Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:

место отдела в общей организационной структуре предприятия;
задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.

Основные функции и задачи

Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:

обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
составление плана закупок;
мониторинг деятельности;
организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.

Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:

составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
направляет победителю документацию;
размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.

Цели отдела

Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:

повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.

Каждый сотрудник отдела вносит свой вклад в достижение поставленных целей, но максимальную ответственность за работу всех сотрудников несет руководитель подразделения.

Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок

При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо — руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.

За руководителем закрепляется ряд обязанностей, которые прописываются в должностной инструкции.Так, основная работа начальника заключается в следующем:

организовывает работу отдела и распределяет между сотрудниками полномочия;
предоставляет на рассмотрение руководству предложения о назначении конкретных лиц на должности в подразделении;
выполняет контроль за проведением закупок товаров, услуг и работ в целях эффективного использования выделенных на это денежных средств;
контролирует составление планов проведения торгов, одобряет внесение в них изменений;
утверждает конечный план закупочных мероприятий;
занимается организацией различного рода консультаций с исполнителями по заказу (поставщиками) и сам принимает участие в таких консультациях;
проводит анализ конкурентной среды поставщиков с целью поиска наиболее выгодных условий для обеспечения нужд предприятия;
организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги;
участвует в формировании требований к товарам, работам и услугам, для поставки которых организуются торги;
рассматривает поступившие от участников торгов претензии по обжалованию результатов конкурса и подготавливает необходимую для работы с претензиями документацию;
составляет проекты договоров для подписания с поставщиками (исполнителями).

Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

планирование;
конкурентность;
экономия;
соблюдение законодательных норм;
формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

количество конкурентных торгов от общего числа;
процент несостоявшихся торгов;
число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.

Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
срок оценки полученных от участников заявок;
сроки заключения договоров.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.

Отдел закупок является одним из звеньев логистической системы предприятия. От него другие подразделения получают важную для осуществления своих функций информацию. Например, производственный отдел предоставляет информацию о плане выпуска той или иной продукции, а взамен получает сведения о закупках сырья и материалов.

Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.

Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.

Источник