Что такое работа с мануалами

Здравствуйте, уважаемые читатели блога: My-busines.ru. Из содержания
предлагаемой вашему вниманию статьи вы сможете узнать о том, что такое мануал.

Что это такое

Под мануалом необходимо понимать инструкцию или же краткое руководство к чему-либо. Проще говоря, он представляет собой какую-либо информацию, которая служит для ознакомления с материалом, компьютерной программой, девайсом или же предметом. В подавляющем большинстве инструкций, кроме непосредственно текста, имеются также и изображения. То есть, если это инструкция какой-либо компьютерной программы, то будет снимок экрана. Если это руководство гаджета, то изображения будут представлять собой рисунки.

Что же касается текста, то составляется он таким образом, чтобы даже неподготовленному пользователю все сразу стало понятно. Все категории, рубрики, а также страницы являются тщательно пронумерованными. Это делается для того, чтобы на них можно было ссылаться из самого мануала или же из какого-либо другого документа.

Для чего нужен

Если с вашим гаджетом случится какая-либо неприятность, то мануал поможет вам не поддастся панике и не впасть в ступор. Допустим, необходима замена какой-либо детали. В руководстве вы найдете ее точное наименование, серийный номер, а также размеры. Но всех неприятностей можно избежать, если прочитать инструкцию заранее, а не после того, как проблема уже возникла. Если не ознакомиться с ней, прежде чем приступать к эксплуатации какого-либо устройства, то можно нарушить условия гарантии.

Формат

Наиболее распространенными являются следующие форматы: PDF, Word, HTML. Рассмотрим каждую из этих разновидностей форматов более подробно.

PDF-формат наиболее распространен, потому как он является межплатформенным. Изначально данный формат был создан фирмой Adobe Systems с использованием специального языка PostScript. Наиболее подходящей программой для открытия данного формата является Adobe Reader.

В формате Word мануал обычно пишется в тех случаях, когда имеется необходимость в специальных символах, абзацах, шрифтах, медиафайлах.

Формат HTML используется, когда имеется необходимость в специальной разметке, делающей возможным просмотр через интернет браузер. Изменять его можно в обычном текстовом редакторе.

Как
составить (написать, сделать) мануал

Написание грамотного мануала включает в себя следующие этапы:

1. Указание темы. В границах и сфере темы необходимо быть предельно внимательным и точным;
2. Определение аудитории, для которой составляется (новички, профессионалы, люди со средними знаниями, будут ли изучать самостоятельно или же коллективно);
3. Выбор количества разделов;
4. Выбор названий разделов;
5. Выбор логической структуры изложения материала. Взаимосвязь разделов должна определяться исходя из последовательности действий;
6. Составление словаря терминов, если планируется использование специальных жаргонизмов. Его необходимо будет обновлять по мере написания;
7. Определение тем, которые требуют дополнительного исследования. Если вы не уделите подготовке мануала должного внимания, то от него не будет абсолютно никакой пользы. По этой причине очень важно закончить проведение различного рода дополнительных исследований до того, как вы приступите к написанию;
8. Определение структуры каждого из разделов;
9. Организация логической последовательности каждой секции и каждого раздела, постепенно сужая границы темы.

В мануале должно быть как можно больше подробных описаний заданий. Читатель гораздо лучше поймет, если в нем будут содержаться конкретные примеры.

Лучше всего, если эти примеры будут в виде изображений. Однако не следует вставлять изображения до тех пор, пока он не будет полностью написан.

Изображения обязательно должны быть подогнаны под размеры текста.

К чужим мануалам лучше не обращаться. А если уж без этого никак нельзя обойтись, то обязательно указывайте, откуда именно вы позаимствовали информацию.

После того как мануал будет написан, обязательно все проверьте. А еще лучше перепроверьте. И желательно не один раз. В случае обнаружения каких-либо ошибок немедленно исправляйте их. Также очень важно делать заметки об обнаруженных ошибках. Если вы считаете, что какой-то раздел может показаться другим людям непонятным, лучше его переписать. Также имеет смысл дать прочитать написанный вами текст разным людям. Только так вы сможете удостовериться в том, что написали все правильно.

Проверять готовый мануал лучше всего в следующей
последовательности:

• самостоятельная вычитка на предмет обнаружения ошибок;
• вычитка посторонним человеком;
• вычитка специалистом в соответствующей области;
• вычитка руководителем если он пишется для организации.

Также имеет смысл дать прочитать только что написанный вами мануал не разбирающемуся человеку. Так вы сможете узнать насколько написанный вами текст является понятным для непрофессионалов.

Диск с мануалом – это компакт-диск или DVD сборник документации и инструкций по использованию программного обеспечения или электронного устройства. Он может содержать подробные сведения о функциях, установке, настройке и эксплуатации продукта, а также полезные советы и рекомендации по его использованию.

Основное преимущество диска с мануалом заключается в доступности информации. В отличие от печатного руководства, диск можно легко перенести с собой и использовать на любом устройстве с дисководом. Кроме того, диск обычно содержит более подробные и полные инструкции, чем печатные версии, и может содержать дополнительные материалы, например видеоуроки или демонстрационные примеры.

Диск с мануалом может быть особенно полезен для новичков, которым необходимо быстро разобраться в использовании новой программы или устройства. Он позволяет узнать о всех возможностях и функциях продукта, изучить их последовательность и настройки, а также найти ответы на часто задаваемые вопросы.

Чтобы использовать диск с мануалом, вам потребуется компьютер или другое устройство с дисководом, способное воспроизводить информацию с диска. Просто вставьте диск в дисковод и откройте его файлы, чтобы получить доступ ко всей документации и инструкциям. Вы можете прочитать их прямо на диске или скопировать интересующие вас файлы на жесткий диск для более удобного доступа.

Понятие и назначение диска с мануалом

Диск с мануалом – это оптический диск, который содержит информацию и инструкции по использованию определенного устройства, программного обеспечения или технического продукта. Такие диски обычно поставляются вместе с устройствами или программным обеспечением, чтобы предоставить пользователям подробные инструкции и руководства по использованию.

Основное назначение диска с мануалом – предоставить пользователям информацию, необходимую для успешного использования устройства или программы. Мануалы на диске могут содержать подробные инструкции по настройке и установке, описание функций и возможностей продукта, а также советы и справочную информацию.

Диски с мануалами могут быть представлены в различных форматах, включая текстовые документы, PDF-файлы, видеоуроки или интерактивные обучающие программы. Такой разнообразный формат позволяет пользователям выбрать наиболее удобный способ получения информации и обучения.

По сравнению с печатными руководствами, диски с мануалами обладают рядом преимуществ. Они обычно содержат больше информации, включая дополнительные материалы, обновления и ссылки на ресурсы в Интернете. Кроме того, диск с мануалом легко переносить и хранить, так как он занимает небольшое пространство.

Таким образом, диск с мануалом является полезным инструментом для пользователей, который облегчает ознакомление и использование устройств, программного обеспечения и других технических продуктов. Он предоставляет подробные инструкции и информацию, необходимую для успешной работы с продуктом.

Превентивное использование диска с мануалом

Диск с мануалом является полезным инструментом для превентивного обслуживания и решения проблем при работе с техникой или программными продуктами. Его использование позволяет предупредить возможные сбои, повысить эффективность работы и продлить срок службы оборудования.

Основные сферы применения диска с мануалом:

• Техническое обслуживание и настройка оборудования;
• Решение проблем с программными продуктами;
• Установка и настройка операционных систем;
• Обучение пользователей;
• Сохранение и восстановление данных.

Превентивное использование диска с мануалом позволяет:

1. Ознакомиться с техническими характеристиками и правилами эксплуатации оборудования;
2. Избежать ошибок при установке программных продуктов и операционных систем;
3. Получить подробные инструкции по настройке и эксплуатации оборудования;
4. Ознакомиться с возможными проблемами и способами их решения;
5. Научиться предотвращать и устранять нарушения в работе оборудования;
6. Экономить время и деньги на вызов специалистов или ремонте оборудования.

Диск с мануалом обычно содержит:

• Руководство пользователя;
• Техническую документацию;
• Драйверы и программное обеспечение;
• Справочные материалы и инструкции по настройке и эксплуатации;
• Диагностические инструменты;
• Видеоуроки и обучающие курсы.

Превентивное использование диска с мануалом позволяет быть готовым к возможным проблемам, улучшить работу техники и эффективность работы.

Преимущества превентивного использования диска с мануалом

Преимущество	Описание
Предотвращение проблем	Знание причин возникновения проблем позволяет предотвратить их появление или своевременно обнаружить и устранить.
Сокращение времени на решение проблем	Использование диска позволяет быстро найти необходимую информацию и приступить к решению проблемы.
Экономия денежных средств	Превентивное обслуживание позволяет избежать вызова специалистов и сэкономить на ремонте.

Практическое использование диска с мануалом

Когда вы приобретаете новую технику или программное обеспечение, часто в комплекте идет диск с мануалом. Это ценный инструмент, который поможет вам разобраться с особенностями продукта и научиться его правильно использовать.

Вот несколько практических советов о том, как эффективно использовать диск с мануалом:

1. Прочтите руководство перед началом работы. Зачастую, люди пропускают этот шаг и сразу приступают к использованию новой вещи, но это может привести к ошибкам и неправильному использованию продукта. Уделите время на ознакомление с мануалом, чтобы вы знали, как правильно настроить и использовать свое новое приобретение.
2. Пользуйтесь оглавлением. Большинство дисков с мануалами имеют удобное оглавление, которое поможет вам быстро найти нужную информацию. Если у вас возникли конкретные вопросы или проблемы, воспользуйтесь оглавлением, чтобы быстро найти ответы.
3. Изучите разделы по шагам. Если у вас есть новое устройство, которое требует настройки или установки, внимательно изучите разделы, описывающие этот процесс по шагам. Так вы сможете избежать ошибок и установить продукт правильно с первого раза.
4. Пользуйтесь иллюстрациями. Многие мануалы содержат иллюстрации или диаграммы, которые могут помочь вам лучше понять настройки или структуру продукта. Обратите внимание на эти иллюстрации и используйте их в своей работе.
5. Не бойтесь экспериментировать. Многие диски с мануалами содержат дополнительные ресурсы, такие как демонстрационные видео или интерактивные учебники. Если вы хотите лучше освоить продукт, не стесняйтесь использовать эти дополнительные ресурсы. Они могут быть полезными для практического обучения и более глубокого понимания продукта.

Вывод: диск с мануалом является ценным инструментом, который помогает вам освоить новую технику или программное обеспечение. Не пренебрегайте им и используйте его для более эффективного использования продукта.

---

Пользовательская документация  —  не самая интересная тема для разработчиков. Однако важно убедиться, что продукт не причинит вреда пользователям  —  ни физически, ни в плане повреждения их собственности. Утрата данных, выход из строя оборудования и прочие проблемы могут привести к серьезным судебным претензиям. 

Эта статья не сделает вас профессиональным техническим писателем, равно как не охватит всех законных требований к продукту. Тем не менее она даст примерное представление о том, как создавать полноценную документацию, которая поможет пользователям эффективно взаимодействовать с софтом. 

Статья основана на почти десяти годах моего опыта в сфере технического писательства, а также включает материал, необходимый для не технических писателей.

Определить целевую группу

Прежде чем начать писать документацию, необходимо определить, для кого она будет предназначена? Кто будет использовать продукт?

Я не стану объяснять, как проводить анализ целевой группы, так как вы можете легко найти необходимую информацию в интернете. В целом, вам нужно просто представить потребности пользователей и понять, как они будут отражены в руководстве к продукту. 

Для лучшего понимания приведу несколько примеров того, как целевая группа может повлиять на содержание руководства.

• Если аудитория состоит из людей старшего поколения, то используйте хорошо читаемый разборчивый шрифт. 
• Если же она представлена разработчиками, то нет необходимости объяснять базовые шаги в ОС Windows. 
• Если вы пишите для дислексиков, то делайте предложения короткими и используйте простые термины.

Этот список далеко не полон и показывает только то, что для написания понятного руководства необходимо понимать его будущих читателей.

Понять, как будет использоваться продукт 

Когда с целевой группой пользователей вы определились, нужно понять, как именно они будут работать с продуктом. Хорошая документация всегда должна ориентироваться на пользователя, а не просто объяснять функционал. Технические писатели создают мануалы, ориентированные на задачи, а не на функционал.

Вот два примера, которые помогут выделить отличия этих двух принципов.

• Функционально-ориентированное название главы: “Использование мастера экспорта”.
• Задачно-ориентированное название главы: “Экспортирование данных проекта”.

В данном случае мастер экспорта  —  это просто инструмент для выполнения задачи, а именно экспорта данных. Пользователи не знают, что для экспорта данных им нужно использовать мастера экспорта. Они будут искать, ориентируясь на задачу, а не функцию.

Разработчики же работают с функционалом, поэтому переключение на восприятие с позиции выполнения задачи может вызывать трудности.

В этом случае рекомендуется спросить себя следующее.

• Что будут делать пользователи с продуктом?
• Почему они его используют? Какова их цель?

Лучше всего будет пригласить группу пользователей и провести с ними обсуждение. Целью будет определить их задачи и, в идеале, дать им название на языке пользователей. Если же возможности собрать группу реальных пользователей у вас нет, то есть еще одно решение: пригласить коллег, которые по своей работе близко с ними связаны (например, продакт-менеджеров, проектных менеджеров, маркетологов или специалистов поддержки).

Создайте список задач в том порядке, в каком пользователи будут их реализовывать. Если вы рассматриваете разные целевые группы с различными задачами, то создайте по одному списку для каждой группы.

Начните с инструкций

Возьмите созданные вами списки задач. Грубо говоря, каждая задача будет одной инструктивной главой руководства. Если список у вас не один, то лучше создать отдельную документацию для каждой целевой группы.

Инструктивная глава дает пользователю пошаговый алгоритм действий.

Советы по написанию инструктивных глав

Вот несколько советов, которые нужно учесть при написании инструктивных глав.

• Начинайте название главы с существительного. Пример: “Экспортирование данных проекта”.
• Структурируйте инструктивные главы в виде нумерованного списка. Каждый этап задачи должен представлять один пункт списка.
• Инструктивная глава не должна превышать 11 шагов. Большее число шагов излишне ее удлинит, снизив удобство чтения. Если в итоге у вас получается длинная глава, то поделите ее на подразделы.
• Описывайте шаги в императивной форме. Пример: чтобы экспортировать данные проекта, нажмите на значок “Экспорт”.
• Не предоставляйте подробной информации о возможности продукта или о том, как он работает. Вместо этого сосредоточьтесь на выполняемых пользователем шагах. Главы с сопутствующей информацией относятся к следующему этапу руководства.

Далее приводится пример того, как должна быть отформатирована и написана инструктивная глава.

Пример инструктивной главы

Добавление сопутствующей информации

После написания инструкций спросите себя: “Что нужно знать пользователям (чего они еще не знают) для выполнения всех этих инструкций?”

Перед каждой инструктивной главой добавляйте концептуальные. Они будут объяснять особенность ПО, необходимую для выполнения инструкций. В примере “Экспортирование данных проекта” одна глава может быть посвящена мастеру экспорта и поддерживаемым форматам данных.

Инструктивная и концептуальная информация строго разделяются, упрощая для пользователя поиск нужной информации. Помните, что большинство пользователей не читают все руководство, а ищут конкретную тему, используя функцию поиска или службу поддержки.

Советы по написанию сопутствующей информации

Вот несколько советов, актуальных при написании концептуальных глав.

• Не добавляйте в заголовках описательные приставки типа “О…” или “Сведения о…”. Называйте только сам принцип или функцию, которую хотите описать. Почему? Когда вы ищете что-либо по теме в интернете, то не вводите “Сведения о затмении”. С большей вероятностью вы будете искать по запросу “Затмение”. Когда пользователи ищут принципиальную информацию, они действуют аналогично, например пишут запрос “Мастер экспорта”.
• Добавляйте только такие концептуальные главы, которые помогут пользователям выполнить инструкцию. Вероятно, вы вложили немало усилий в разработку бэкенда, необходимого для работы конкретной функции. При этом сложности, связанные с ее реализацией, не должны отражаться в документации. Единственное исключение  —  когда пользователю нужно знать эти детали для выполнения инструкций. Перед написанием концептуальной главы всегда спрашивайте себя: “Зачем пользователю нужно это знать?”.
• Связывайте описательные главы с соответствующими инструктивными и наоборот.

Пример главы с сопроводительной информацией

Добавление справки

Последний компонент  —  это справка. Справочные главы содержат информацию для поиска в виде таблиц. В этих таблицах вы описываете графический интерфейс пользователя (GUI) и API.

Этот тип информации предназначен для пользователей, которые знакомы с принципом в общем, но хотят почитать о параметре, поле записи, выпадающем меню или других элементах GUI. В первую очередь такие справочные главы ориентированы на опытных пользователей, хотя иногда их читают и новички.

Советы по написанию справочной информации

• Заголовок справочной главы должен совпадать с элементом GUI или описываемой в ней функцией, например “Диалоговое окно мастера экспорта”.
• Обязательно называйте элементы GUI так же, как они названы в самом GUI. Пользователи зачастую копируют названия элементов и вставляют их в строку поиска.
• Подумайте, какая информация поможет пользователю, ищущему конкретный элемент GUI. Возможно, он как-то связан с другими элементами GUI или ограничениями. Задокументируйте их в справочной главе.

Примеры справочных глав

---

Вот и все  —  у вас получился мануал, ориентированный на нужды пользователей. Конечно же, для создания образцовых мануалов еще многое нужно изучить. Однако с помощью этих основ вы уже сможете выстроить неплохую документацию.

Я не стал детально объяснять, почему рекомендую структурировать и писать руководства именно так. Моей целью было научить вас делать это максимально быстро. 

При этом нужно иметь в виду, что даже идеально структурированная документация ничего не стоит, если само содержание читать невозможно. Так что не забывайте основы.

• Используйте проверку орфографии.
• Пишите последовательно.
• Используйте короткие и понятные предложения.
• Используйте как можно меньше слов, только их необходимое количество.

Помните, что мануалы мы читаем не ради удовольствия, а от необходимости.

Читайте также:

• 5 вредных привычек неэффективных программистов
• Как написать хороший README: краткий курс
• Успешный релиз ПО: распространенные ошибки перед запуском продукта

Читайте нас в Telegram, VK и Яндекс.Дзен

---

Перевод статьи Andreas D.: How To Write Manuals as a Developer

Представить трудно, но в наше время некоторые люди до сих пор не умеют правильно читать. Это надо понимать так: люди не умеют читать инструкции, люди не умеют получить нужную им в данный конкретный момент информацию.
А если человек не умеет «читать» на необходимом уровне, то его ждет беда. Вот почему президент Ассоциации школьных библиотек России Татьяна Жукова считает, что именно это приводит к всевозможным техногенным катастрофам.
Наверное, в наше время найдется еще немало каких-то других причин, которые приводят к чрезвычайным происшествиям. Однако так называемая функциональная неграмотность будет не на последнем месте в печальном списке возможных причин аварий и катастроф. И для того, чтобы ничего подобного не происходило, и существуют так называемые инструкции по эксплуатации.

Что представляет собой этот документ, понять нетрудно. В нем подробно описывается какое-то устройство, а также приводятся правила того, как необходимо пользоваться им. И совсем неважно, что представляет собой это устройство. Это может быть телевизор или компьютер, микроволновая печь или стиральная машина.
Однако все они требует к себе пристального внимания. В том смысле, что во время работы с ними обязательно необходимо соблюдать всё, что написано в инструкции. В противном случае любая машина выходит из строя, а хуже всего, когда это сопровождается травматизмом.
Проявляя заботу о своем клиенте и потребителе, производители всех изделий готовят для них специальные буклеты с подробной инструкцией по эксплуатации. Они обязательно входят в комплект поставки.
Если кто-то называет эту инструкцию по эксплуатации мануалом (manual), то не удивляйтесь. Речь идет об одном и том же. А user guide или user manual в переводе с английского, как нетрудно догадаться, означает руководство по эксплуатации, руководство оператора.
Там есть вся необходимая информация. Что представляет собой изделие? Какие у него части и механизмы? Как необходимо последовательно производить сборку? Как настраивать машину? Как включать и выключать? Ответы на эти и многие другие вопросы, вы найдете в том самом буклете.
Кстати, мануал необходимо воспринимать как солидную работу технического писателя. Это именно он порой очень сложные процессы во всевозможных устройствах описывает так, чтобы перенасыщенный терминами и понятиями язык технических работников был понятен каждой домохозяйке.
А чтобы читать такие тексты было несложно, в буклете обычно в помощь потребителю находится место и для всевозможных иллюстраций, чертежей, схем.
И все для того, чтобы человек все сделал по инструкции, а не как-то иначе. Причем на сегодня существует такое понятие, как пошаговая инструкция. Это означает, что постепенно, шаг за шагом, в определенном порядке, а не иначе следует выполнять требования руководства пользователя. И тогда все получится. Найдется там место и для правил безопасности при работе с оборудованием. Это обязательно! К сожалению, человеку всегда нужно напоминать о том, что электрический ток, работа всевозможных механизмов представляет опасность. Поэтому об этом обязательно пишут в руководствах пользователя тоже.
Причем необходимо подчеркнуть, что пишут все тексты на русском языке, если товар реализуется на территории России. Для любого товара, а уж тем более для какого-либо сложного технического устройства, это очень важно! И совсем не имеет значения, в какой стране произвели ту или иную машину, прибор, аппарат. Инструкция по эксплуатации должна быть только на русском языке.
Производитель обязан собственными силами разрабатывать инструкции по эксплуатации, но он также и заинтересован в этом сам. И потому он ищет неординарные формы подачи материала. То есть он может выполнить инструкцию не только в форме буклета, но в форме наклейки или надписей краской на самом устройстве. Когда мануал находится всегда перед глазами, то его предназначение в таком случае оправдано вдвойне.
Есть и другие формы достучаться до потребителя. Многие компании, особенно всемирно известные, считают необходимым размещать инструкции по эксплуатации в глобальной сети. Отдача от таких Интернет-ресурсов достаточно большая. Ведь при необходимости пользователь может посетить нужный ему сайт, чтобы что-то прочитать, что-то посмотреть и в итоге правильно пользоваться устройством, а тем самым значительно продлить сроки его эксплуатации.
Электронные версии инструкции по эксплуатации, причем в любом формате, сейчас приобретают все большую популярность и находят все большее использование. Пользователь, которому, например, нужен мануал по эксплуатации, может скачать его в pdf, doc, как и в любом другом формате. С учетом того, что у многих дома есть компьютер, электронная версия становится реальностью.
Но иногда бывают такие товары, которые сегодня уже в себе носят пошаговую инструкцию по эксплуатации. Таковым может быть, скажем, телевизор. Достаточно посмотреть на этом самом телевизоре соответствующие видеоролик, чтобы получить ответы на интересующие вопросы по эксплуатации.
Также при покупке можно получить компакт-диск с PDF-файлами. А это предполагает, что у владельца даже полностью автономного ИТ-гаджета обязательно есть дома или на работе компьютер или иное устройство, умеющее выводить PDF-файлы на экран, или печатающее устройство. Действующее законодательство поддерживает такой способ просвещения потребителей.
Остается добавить, что в документации, которая прилагается к товару, вы, конечно, можете найти информацию и о том, как ремонтируют устройство, а самое главное, где находится тот самый сервисный центр, который возьмется за восстановление нормальной работы вашего агрегата.