Что такое анализ смк со стороны руководства

Общее положение об анализе СМК со стороны руководства

Международный стандарт ISO 9001 требует от организации регулярного проведения анализа системы менеджмента качества. Он представляет собой систематическую и четко формализованную деятельность, которая проводится высшим руководством организации и заключается в определении пригодности и адекватности системы менеджмента качества, ее результативного и эффективного функционирования.

Ответственность за проведение анализа СМК обычно несет высшее руководство. В то же время он проводиться на всех уровнях управления организации — стратегическом, тактическом и оперативном. Следовательно, за проведение анализа СМК отвечает руководитель каждого уровня, но только по своей зоне ответственности.

Рекомендуется реализация «каскадного» принципа организации анализа СМК. Это означает, что аналитические работы необходимо проводить на уровне реализуемых проектов, структурных подразделений, и организации в целом с собственными показателями периодичности, объема и формы.

Значение анализа СМК со стороны высшего руководства состоит в том, что его проведение в соответствии с четким документированным порядком позволит наладить «вертикаль» системы отчетности для принятия адекватных управленческих решений на основе фактов (объективных свидетельств).

Анализ СМК как документированная процедура

Анализ СМК со стороны руководства организации не входит в перечень обязательных документированных процедур. Однако специалисты рекомендуют составить и принять специальный документ, в котором был бы зафиксирован четкий порядок проведения анализа СМК на всех уровнях.

Документированная процедура «Анализ СМК со стороны руководства» должна регламентировать следующие вопросы:

• частота и периодичность проведения анализа СМК (раз в месяц / в квартал / в год и т. д.);
• повестка дня и состав исходных данных для проведения анализа СМК;
• список участников анализа СМК (руководители соответствующего уровня управления и др.);
• порядок и длительность проведения анализа СМК (зависит от уровня управления);
• способ документального представления результатов анализа СМК;
• состав выходных данных для анализа СМК;
• лица, которые будут нести ответственность за организацию анализа СМК (как правило, руководители соответствующего уровня управления);
• критерии внепланового проведения анализа СМК.

«Анализ СМК со стороны высшего руководства» 👇

Содержание анализа СМК со стороны руководства

Анализ системы менеджмента качества со стороны высшего руководства организации, как правило, содержательно представлен рассмотрением следующих аспектов:

• статус мер, которые были приняты по итогам предыдущих анализов СМК со стороны высшего руководства;
• изменения внешних и внутренних факторов, которые оказывают воздействие на систему менеджмента качества организации;
• достаточность ресурсов организации;
• результативность действий, которые были предприняты в отношении рисков и возможностей;
• возможности для улучшения СМК;
• информация о результатах деятельности и результативности системы менеджмента качества.

Кроме того, проведение высшим руководством анализа системы менеджмента качества организации в обязательном порядке предполагает изучение удовлетворенности потребителей и отзывов, полученных от соответствующих заинтересованных сторон. Необходимо зафиксировать текущие степени достижения целей в области качества и значения показателей процессов и продукции.

Особое внимание при анализе СМК руководители организации должны обратить на существующие (выявленные) и потенциальные несоответствия. Для этого нужно подробно изучить результаты мониторинга, измерений, аудитов, а также деятельность внешних поставщиков. Следовательно, по итогам анализа СМК должны быть приняты решения о совершении корректирующих и предупреждающих действий, соответственно.

Сам процесс анализа результативности СМК традиционно состоит из следующих этапов работ:

1. Планирование мероприятий по проведению анализа.
2. Формирование входных данных.
3. Анализ результативности СМК.
4. Формирование выходных данных.

Входные и выходные данные для анализа СМК

В качестве источников данных для анализа СМК со стороны руководства в большинстве случаев используются результаты аудитов (проверок), обратную связь от потребителей, рекомендации по улучшению, функционирование процессов и соответствие продукции, статус действий по корректировке или предупреждению несоответствий, изменения, которые могли повлиять на СМК, последующие действия, которые вытекают из предыдущего анализа СМК.

Выходными данными анализа СМК со стороны руководства будут решения и действия, предпринимаемые с целью повышения результативности СМК и процессов организации, улучшения продукции (в соответствии с потребительскими запросами), потребности в ресурсах.

Возможно использование различных форм выражения решений, которые могут быть приняты по итогам анализа СМК со стороны руководства. Так, для стратегического уровня управления, можно оформлять решения в виде протокола, а на оперативном уровне управления руководители зачастую ведут записи в личном дневнике руководителя.

Таким образом, одним из важных элементов менеджмента качества в современной организации является анализ его системы, который инициируется и проводится представителями высшего руководства. Его проведение является необходимым для того, чтобы своевременно выявлялись несоответствия в организации, предпринимались соответствующие действий и, тем самым, удовлетворялись требования руководителей и других заинтересованных сторон.

Автор:

Источник: www.klubok.net

Опубликовано: 5 Марта 2010

Вопросы по проведению анализа СМК со стороны высшего руководства возникает обычно в 2-х случаях:

• При сертификации и (или надзорном аудите) – как требование внешнего органа по сертификации.
• Когда система построена, работает и хочется чего-то большего (Этот случай самый приятный )

В начале своей работы я считал это требование стандарта абсолютно бесполезным. С повышением эффективности работающей системы, я всё больше и больше понимал Важность этого требования именно для «живой» системы.

Основной целью проведения этого анализа является оценка РАБОТОСПОСОБНОСТИ системы за установленный период (полгода/год).

Для того, чтобы ответить на Ваш вопрос – давайте обратимся к первоисточнику – ISO 9001. Требования к процессу анализа со стороны высшего руководства определены в п. 5.6.

Вы правы, п.5.6.1 (последний абзац) требует ведения протоколов анализ со стороны руководства.

Пройдёмся по пунктам стандарта. В комментариях я буду писать «формально» и «дополнительно». «Формально» – это то, чем можно ограничится для того чтобы «отстреляться», «дополнительно» – это то, что можно сделать для повышения эффективности системы (как вариант :-)):

Входные данные для анализа

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать следующую информацию:

Это те данные, которые ответственный за систему менеджмента качества готовит ПЕРЕД заседанием с директором по вопросам ПОВЫШЕНИЯ эффективности системы.

a) результаты аудитов;

формально: кол-во несоответствий, количество аудитов;

дополнительно:

• фамилии людей, которые саботируют внедрение системы (для выяснения причин саботажа и индивидуальной разъяснительной работы с директором)
• фамилии людей, которые активно поддерживают систему (для премирования и личного признания от директора предприятия)

b) обратная связь с потребителем;

формально: количество письменных жалоб/благодарностей от клиентов

дополнительно: информацию о Вашем продукте от: отдела продаж, маркетинговой службы (опросы, исследования и т.д.), сервисного отдела (отказы, возвраты, причины).

c) эффективность процессов и соответствие продукта;

формально: соответствие результатов поставленным целям (процессов, организации)

дополнительно: результаты приёмо-сдаточных испытаний, оценка ключевых показателей эффективности процессов и т.д.

d) статус предупреждающих и корректирующих действий;

формально: корректирующих и предупреждающих действий(всего, выполнено, не выполнено)

дополнительно: распределение корректирующих действий по процессам (абсолютное и относительное), источники предупреждающих действий, по возможности эффект от внедрения.

e) действия, последовавшие за предыдущими анализами со стороны руководства;

формально: информация о выполнении задач, поставленных в прошлом протоколе анализа СМК со стороны высшего руководства.

дополнительно: по возможности эффект от внедрения принятых решений, анализ изменений системы (количественный и качественный)

f) изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества,

формально: приказы о возможных реорганизациях, переименованиях должностей.

дополнительно: анализ проведённых реорганизаций, их влияние на результативность системы (возможно отражение в пунктах 5.6.2 b,c)

g) рекомендации по совершенствованию.

Формально и дополнительно: предложение по улучшению системы качества, как от сотрудников, так и от службы качества, рекомендации внутренних и внешних аудиторов. Пожелания клиентов к существующему положению вещей.

Проанализировав вышеперечисленные данные, естественно будут приняты некоторые решения, которые будут касаться:

Выходные данные анализа

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать решения и действия, связанные с:

а) совершенствованием эффективности системы менеджмента качества и ее процессов;

• концентрация усилий на повышении эффективности некоторых процессов,
• применение статистических методов для предыдущего пункта,
• и прочий обширный инструментарий для повышения эффективности системы.

b) совершенствованием продукта согласно требованиям потребителя;

• ужесточение ТУ на продукт,
• изменения в способе, времени, сервисе предоставляемого продукта/услуги.

c) потребностью в ресурсах.

• Распределение бюджетов подразделений,
• Вложение средств в оборудование, приобретение/разработку программного обеспечения
• Набор персонала, изменение системы/размера оплаты труда
• И т.д.

Естественно не обойдёмся без практических примеров:

В общем виде протокол анализа высшего руководства может выглядеть примерно так, см. ниже.

Одним из примеров «живого» анализа системы со стороны высшего руководства может быть следующий:

При реализации процесса «Управление системой менеджмента качества» высшим руководством фабрики был проведен анализ данных за 2006 г. с использованием входной информации, упомянутой ранее. Результаты анализа показали, что общая результативность СМК, определяемая главным образом способностью фабрики своевременно поставлять потребителям продукцию требуемого качества, могла бы быть повышена за счет улучшения поддерживающего процесса «Ремонт и обслуживание оборудования». Специфика бумагоделательного производства заключается, в том числе, в отсутствии резервного технологического оборудования, поэтому как плановые, так и аварийные остановы бумагоделательных машин всегда сопряжены с риском недовыработки продукции и нарушением сроков поставки. Проведенный анализ выявил достаточно частое превышение нормативных значений простоев, что в отдельных случаях приводило к проблемам с поставкой продукции точно в срок.

Высшим руководством в ходе ежегодного анализа СМК было принято решение о необходимости повышения результативности этого процесса. Службой главного механика были разработаныпредложения по улучшению, в которых был сформулирован принципиально новый подход к обслуживанию оборудования, заключающийся в постепенном переходе от обычной практики планово-предупредительных ремонтов к проведению ремонтов на основе инструментальной диагностики.

Для реализации этих предложений высшим руководством были выделены средства на значительное усиление службы диагностики, осуществляющей контроль за состоянием оборудования. Переход на новую методику обслуживания еще не завершен, однако уже за одиннадцать месяцев 2007 г. при запланированных простоях в 110 ч они составили 87 ч.

Ф 5.6-01 ПРОТОКОЛ АНАЛИЗА СМК СО СТОРОНЫ ВЫСШЕГО РУКОВОДСТВА
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
28.01.2010

1. Иванов А.А.
2. Петров Б.Б.
3. Сидоров В.В.
4. …
5. Тетервак Д.В.

ВХОДНЫЕ ДАННЫЕ:

1. сведения о достижении Целей в области качества и выполнении мероприятий по качеству (см. МК-5.4.1);
2. водную отчетную информацию о выявленных несоответствиях продукции (см. МК-8.4.1);
3. претензии и рекламации потребителей (см. МК-8.4.1);
4. результаты внутреннего аудита (см. МК-8.2.2);
5. результаты внешнего аудита СК;
6. данные о результатах проведенных корректирующих мероприятий (см. МК-8.5.1);
7. предложения о проведении предупреждающих, улучшающих и выполнение назначенных ранее мероприятий (см. МК-8.5.2);
8. значения оценок результативности процессов за рассматриваемый период (см. МК-8.4.1);
9. предложения по усовершенствованию системы управления качеством в соответствии с изменениями, обусловленными новыми требованиями и ожиданиями потребителей, новыми технологиями, критериями качества, социальными условиями и условиями окружающей среды (см. МК-5.4-01 Планирование системы управления качеством, МК-8.2-01 Оценка удовлетворенности потребителя, МК-8.2-03 Контроль в процессе производства, МК-8.5-01 Процессы непрерывного совершенствования);
10. степень выполнения Политики в области качества и целесообразность в ее изменении;
11. вносимые изменения в СК;
12. выполнение решений, принятых при предыдущем анализе эффективности СК.

ВЫХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Можно дать общую оценку системы и завершить конкретными задачами конкретным специалистам…

Автор: Тетервак Дмитрий, руководитель органа по сертификации систем управления качеством «УкрСерт»

1) Определенных типовых бланков и графиков нет и быть не может. Правила придумываются самолично, прописываются в СМК. Вот если Вы сами для себя придумаете типовую форму — то будет на вашем предприятии типовая форма. Извне не возьмете.

2) По порядку проведения анализа по тексту ГОСТ.

«в соответствии с предварительно установленным графиком и процедурой» — у вас должно в СМК быть прописано, как часто, когда и каким образом вы анализируете смк. Это может быть отдельная процедура, инструкция, например «Документированная процедура «Анализ со стороны руководства», м.б. раздел в РК).

«Высшее руководство» в ИЛ — нач.лаб. Есть мнение некоторых экспертов, что к анализу надо привлекать директора ООО если он не начлаб, т.к. в итоге денег на все дает он. Я это мнение разделяю, у меня анализ проводит начлаб+директор.

«Периодически проводить анализ» — в СМК задайте периодичность, классика — ежегодно в 1 квартале, и придерживайтесь заданной периодичности.

«Пригодность политики и процедур» — в ходе анализа должны оценить, надо ли менять политику в области качества, документы СМК (м.б. изменение законодательства и нд, планы на расширение/сокращение оа, много-много косяков в работе = смк фиговенькая и требует внимания, пересмотра, прочие причины необходимости изменения внутренних документов)

«Отчеты руководящих и контролирующих сотрудников» — для анализа вам надо как-то собрать информацию о работе лаборатории за истекший год, которую будете анализировать. О движении, учебе, экзаменовке, аттестации персонала, приобретении материальных ценностей, результатах проверок — внутренних (внутренние аудиты) и внешних (росаккредитация, инспекция труда, прокуратура и т.д.), работе с поставщиками — кто косячит, кто молодец, какие были проблемы (не забывайте о поставщиках услуг), кто много денег стал хотеть и надо менять, субподрядчиками, результатах кд и пд, мси, объем работы в количествах заявок, финансовые показатели работы, грядущие изменения в законах и нд и проч. Директор и начлаб конечно ребята мозговитые, но всего за год упомнить и знать не могут. Поэтому справку в произвольной (или закрепленной вами в смк) форме готовят отдел кадров, финансисты, менеджер по качеству, метролог, плановый отдел и т.д., может вообще у вас один чел за всех. Справки обычно в сравнении с прошлым периодом — для наглядности изменения ситуации (например, в поза том году уволилось 3 человек и доход был 10 млн руб, а в том году уволилось 30 чел и доход 1 млн руб, значит надо че-то срочно делать )

«Результаты последних внутренних проверок» — ответственный за проверки берет годовой график, пишет в отчете сколько было запланировано, сколько сделано, с какими результатами — где и сколько выявлено несоответствий. Может написать в чем причина, кто виноват и что делать. На его усмотрение (или ваше, если закрепите в СМК что ему писать)

«КД и ПД» — аналогично результатам ВА. Кто отвечает за них пишет — чего планировали, чего делали, достигли ли целей. Особенно меня радует обязательный у меня пункт — скока денег на это потратили. И когда потратили, например, 30 тыщ и манагер скромно приписывает, что «кд результативны не в полном объеме» — я точно знаю, что квартальной премии у ответственного за выбор и реализацию кд не будет

«оценки, проведенные сторонними органами» — кто вас проверял за год и каковы результаты — росаккредитация, ГИТ, прокуратура, и иже с ними.

«результаты мси» — чего запланировано, чего сделано, с кем договоры, какие результаты. В отчете ответственный может дать пожелания — с кем на следующий год поработать, по каким показателям/факторам.

«изменения объема и вида работ» — сравниваете показатели доходов/расходов, заказов в штуках (объем работ), вид работ — новые методы исследований, новые факторы, новые направления и т.д. Что произошло за тот год

«обратная связь с заказчиками» — заказчик внутренний, но согласно ГОСТ у вас должен быть механизм получения обратной связи. Как минимум журнал претензий. Как максимум — придумайте какую-нибудь анкету удовлетворенности. В конце концов так и пишите — на словах хвалят. Если проблемы с внутренним заказчиком имеете — фиксировать в журнале обязаны, отражаете все жалобы в справке для анализа. Кстати, а к внутреннему заказчику от его заказчиков жалоб на материалы, вами испытанные, не поступает?

«Претензии» — см. обратную связь

«Рекомендации по улучшению» — может подать любой работник. Плюс в ходе анализа сами соображайте исходя из общей информации, что и где можно улучшить, в этом и есть смысл анализа. Например, мой высококлассный инженер в поза-поза-поза том году на 1 заявку тратили 1 час 10 минут из-за медленно печатающего струйного принтера — протокол на 5 листах, на 1 заявку надо 5-7 протоколов. Заменили ему принтер на новый лазерный, скорость возросла до 35 минут, угрозы срыва заказа больше не возникало. Предложение поступило от него.

«Ресурсы и подготовка персонала» — сколько человек уволилось/устроилось/ушло в декрет, обеспечивают ли они производственные потребности, сколько выучилось, получило вышку, переквалифицировалось, повысило квалификацию, результаты аттестации на соответствие должности, как поживают стажеры и проч.

У меня все эти отчеты собирает менеджер по качеству, изучает, делает какие-то свои пометки, передает мне. С директором садимся, читаем, обсуждаем, делаем выводы. Смотрим, чего планировали в том году, решаем, достигли ли поставленных целей. Разрабатываются планы на будущее. Оформляется протоколом. По каждому пункту — изложение фактов (из отчеты), вывод. Под конец документа — согласованные мероприятия по улучшению, сроки, ответственные. На основе них менеджер по качеству при необходимости готовит План предупреждающих действий.

То что вы пишите «проверка статуса госта… заполняют ли журналы правильно…» — это проверяется в ходе ежегодных внутренних аудитов (проверок). Вот кто их проводит, вам к анализу отчет и подготовит, где напишет «проверяли процесс управления документацией, выявили 1 несоответствие, касающееся управления внешней документации — Петрова из первого отдела пользуется старым ГОСТом. По сему факту провели анализ, установили причину — специалист фонда НД уж месяц как забухал и актуальность документов не проверяет, везде бардак, Провели коррекцию — петровой дали новый документ, благо испытание она еще делать не начала, иначе б была несоответствующая работа со всеми вытекающими. Корректирующим действием выбрано уволить спец.фонда НД, ибо это шестой запой за полгода, а от нашей ИЛ жизни людей зависят.»

Еще Вы пишете «подготовка персонала — стабильно 1 раз в 5 лет». Если у вас написано так в СМК и никаких оговорок, пункту про обеспечение компетентности персонала и определения необходимости в подготовке вы заведомо несоответствуете. А если методику новую внедряете или прибор? А если движуха в кадрах и одного спеца надо обучить еще чему-то? Или он вроде умный-умный, а эксперимент при ПК завалил мама не горюй, хуже стажера… Но это лирика, это касается больше раздела (документа) СМК про управление персоналом. Для анализа со стороны руководства пишите — кого, где, когда проучили на курсах.

Не поняла вопроса «кто подписывается за руководство о качеству за разработку и утверждает»? Вы хотели спросить: 1) Кто утверждает отчет об анализе со стороны руководства? — Кто его составлял (высшее руководство ИЛ — нач.лаб, если пропишете у себя в правилах что это еще и директор — будет и он). Гл.технолог, гл.инженер, нач.производства — руководящие и контролирующие сотрудники — с них отчеты (справки, служебки, как назовете) высшему руководству, чтоб те проанализировали смк.

2) Кто подписывает, разрабатывает, утверждает «Руководство по качеству» (как документ СМК)? Как напишете в документах СМК. Разрабатывают, как правило, менеджер по качеству + ответственный за процесс. Утверждает нач.лаб