Что такое административное руководство отделом

Административные руководства — это набор правил, функций, процедур, действий, целей, инструкций, руководств и политик этому должны подчиняться и следовать сотрудники компании, а также способ их выполнения, индивидуально или совместно.

Административное руководство — это инструмент, который помогает организации лучше организовать свои методы, стандартизировать процедуры, улучшить взаимодействие между секторами организации.

Для этого, руководства должны состоять из стандартов, инструкции и распорядки самой организации, а также с помощью вспомогательных инструментов.

Важность административных руководств

Руководства важны внутри компании, поскольку их содержание достигает важнейших частей внутри компании, влияя на то, как организована работа. Они указывают, как это сделать. То есть его основная цель —

направлять или учить, как выполнять действия которые выполняются внутри организации, будь то в секторе или отделе.

Целью руководства является позволяют систематически собирать упорядоченную информацию, осторожные и сегментированные, чтобы действовать как инструмент, способствующий работе организации.

Это основная цель наличия и использования руководств в организации. Поэтому у вас должен быть простой, понятный и объективный язык, поскольку все сотрудники (независимо от уровня образования) должны иметь доступ к этим материалам, так как это поможет им в выполнении их обязанностей, особенно для тех, кто недавно был принят на работу в организация.

Следовательно, они действительны в качестве справочного материала, что позволяет лучше управлять знаниями в компании. Рекомендуется периодически просматривать этот материал, поскольку есть процессы, которые со временем меняются.

Это управление знаниями, которое недавно стало предметом исследований в области администрации, организации жизненно важно развиваться, инвестируя в развитие своего сотрудники.

Поскольку административные руководства являются одними из основные средства описания всего управления знаниямиЧрезвычайно важно понимать преимущества хорошего управления знаниями как способ усилить важность административных руководств.

Преимущество

Среди основных преимуществ административных руководств можно выделить следующие:

• Это источник информации о вакансиях в компании.
• Установите стандарты и критерии.
• Это позволяет адаптировать, согласовать и преемственность правил и процедур различных организационных единиц компании.
• Избегайте дискуссий и ошибок в различных процессах
• Позволяет обучать новых и старых сотрудников компании
• Представляет собой эффективный инструмент для консультации, руководства и обучения в компании.
• Обозначает ограничение для импровизации
• Он также представляет собой важный элемент объективного обзора и оценки институциональных практик и процессов.

Некоторые недостатки

Когда административные руководства не обновляются должным образом и постоянно, они могут быстро потерять свою ценность в любой организации. Они также могут быть негибкими.

Когда они очень синтетические, от них мало пользы, и, с другой стороны, когда они очень детализированы, они запускают риск устаревания из-за любых небольших изменений в организации, компании или бизнес.

Другие цели

Среди других целей и основных указаний руководств для компании, находит свое проникновение на рынок и в общество в целом. Они кратко рассказывают об истории компании, от ее основания до настоящего времени. Они скоординированно и организованно демонстрируют организационную структуру компании, необходимую для достижения целей и изложенных руководящих принципов.

Они определяют функцию, иерархическое положение, обязанности, отношения и авторитет должностей, которые возникают в результате этой структуры. Его цель — обеспечить соблюдение требований международных стандартов, ориентированных на ISO 9000 или 14000.

Типы административных руководств

Есть несколько типов и методов для руководств, которые иметь разные функции и структуры, в том числе в зависимости от потребностей компании. Менеджер должен будет проверить, какой тип руководства подходит для его организации, и в этой организации может быть более одного типа руководств.

Руководство по политике

Его цель — направлять действия руководителей, ответственных за функции управления. и советы, определяющие образ деятельности компании, выраженный в общем и философском смысле.

Это политики разных уровней компании, от общих до различных областей, таких как:

• маркетинговая политика
• кадровая политика
• производственная политика
• финансовая политика

Когда мы говорим о политике, мы думаем о философии компании, то есть о способ ведения бизнеса. Успешные компании обычно отражают поведение в соответствии с философией, которая четко раскрыта, понятна и испытана на всех уровнях структуры.

Руководство по организации

Цель состоит в том, чтобы подчеркнуть и охарактеризовать формальные аспекты отношений между различными отделами (или организационными единицами). компании, а также установление обязанностей и ответственности, связанных с каждой из руководящих или консультативных должностей бизнес.

Цели

• Формально и четко обозначить, как организована компания
• Установите уровни полномочий и ответственности, присущие каждой организационной единице компании.

Руководство по правилам и процедурам

Цель состоит в том, чтобы описать и подробно описать разработку или внедрение деятельности, составляющей различные функциональные системы компании.

Основными элементами Руководства по стандартам и процедурам являются:

• Правила: документы, содержащие руководящие принципы и инструкции, необходимые для развития определенных видов деятельности, которые представляют интерес и применяются всеми административными подразделениями компании.
• Процедуры: подробно описывает ввод в действие действий, составляющих систему.
• Формы: это указание на формы, которые циркулируют в административном процессе, а также на формы манипуляции;
• Блок-схемы: это указание на типичные графические изображения различных описанных процедур;
• Приложения: таблицы, документы, репродукции текстов, законодательства или любую другую информацию, относящуюся к определенной теме.

Специализированное руководство по эксплуатации

Это тот, который группирует конкретные инструкции для определенного типа деятельности или задачи. Его цель — обеспечить более широкое и качественное образование и обучение определенной группы сотрудников развитию деятельности. Например: руководство продавца, руководство секретаря, руководство по эксплуатации и т. Д.

Обновлено: 23.09.2023

Административное подразделение – структурная единица компании, осуществляющая документационное и административное обеспечение управления.

Цель подразделения – обеспечить эффективное управление путем поддержки и развития систем делопроизводства, информационного обмена, регламентации.

Основные направления работы подразделения:

• документооборот и информационное обеспечение бизнес-процессов;
• регламентация;
• общее администрирование.

Документооборот и информационное обеспечение

1. Обеспечение бизнес-процессов информацией:

• изготовление, копирование и тиражирование документов;
• контроль за правильностью оформления документации;
• организация согласования и утверждения в соответствии с принятыми процедурам и правилам.

1. Документооборот

• обработка документальных потоков – регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• своевременная передача документации исполнителю, контроль исполнения;
• систематизация, организация хранения и поиска;
• обеспечение режима доступа к документации и использования информации.

1. Оптимизация способов и форм работы с документацией

• совершенствование нормативно-методической базы;
• автоматизация и оптимизация процессов делопроизводства.

Регламентация

Степень управляемости компании определяется способностью к изменениям на основе принятых управленческих решений. Регламентация – способ исключить необходимость принятия решения в типовых ситуациях, освобождая время руководства фирмы для реализации стратегических задач

Цель регламентации – обеспечение перехода от ручного управления к процессному подходу. Для этого задачи, решаемые руководством, специальным образом обрабатываются и документируются. Сформированный нормативно-распорядительный документ определяет пути и способы решения типовых задач.

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора — директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
— своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— контроль исполнения документов и их оформления;
— работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
— законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
— настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
— организация результативного функционирования делопроизводства;
— оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
— организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
— обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
— обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
— разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
— обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
— осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
— контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
— осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
— осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
— выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

— получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

— передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

— получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

— передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

— получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

— передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора — директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия — директором по общим вопросам.

2.1. Организация и совершенствование документационного обеспечения Глав­ного управления; формирование и поддержание единой базы данных о документах; внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработ­ки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за ав­томатизированную систему управления); контроль за соблюдением требований Ин­струкции по делопроизводству, а также архивное хранение документов Главного управления, в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управле­ния, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях си­стемы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

2.3. Методическое руководство по ведению делопроизводства структурными подразделениями Главного управления.

Основные функции общего отдела

Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. Разрабатывает (совместно с другими структурными подразделениями) ме­роприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.2. Ведет прием, учет и распределение поступающих документов.

3.3. Осуществляет передачу документов на рассмотрение руководству Главно­го управления и после получения соответствующей резолюции — исполнителям.

3.4. Ведет учет и регистрацию исходящих документов, проводит проверку правильности их оформления и отправки.

3.5. Осуществляет контроль за прохождением документов, подготовку руко­водству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах.

3.6. Ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

3.7. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.8. Разрабатывает номенклатуру дел Главного управления и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений и подчиненных (подведомственных) организаций Главного управления.

3.9. Формирует, оформляет, ведет учет и хранение дел, подготавливает и свое­временно передает дела на архивное хранение.

3.10. Проводит отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекши­ми сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

3.1 1. Проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам органи­зации работы с документами.

3.13. Организует работу архива Главного управления в соответствии с Ин­струкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

3.14. Анализирует проводимую работу, подготавливает проекты приказов по итогам работы за квартал и в целом за год.

Полномочия общего отдела.

Общий отдел в пределах своей компетенции:

4.1. Участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных документов в пределах своей компетенции по вопросам организации делопроизвод­ства, осуществляет контроль их исполнения.

4.2. Участвует в проверках структурных подразделений и подведомственных (подчинённых) организаций по организации делопроизводства и документационного обеспечения.

4.3. Запрашивает и получает в установленном порядке от структурных подраз­делений сведения, необходимые для выполнения возложенных задач.

4.4. В соответствии с задачами и выполняемыми по их реализации функциями осуществляет взаимодействие:

со структурными подразделениями Главного управления;

административно-правовым управлением МЧС России.

4.5. Участвует в пределах своей компетенции в осуществлении сбора, обоб­щения и анализа сведений по вопросам, находящимся в компетенции МЧС России.

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

• активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
• ответственность
• коммуникабельность
• лидерские позиции
• устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

• Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
• Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также:

  

• Какую функцию выполняет клапаны сердца как они действуют кратко

  

• Что такое вождь племени история 5 класс кратко

  

• Какие гены называют сцепленными кратко

  

• В помощь педагогу доу организация деятельности детей на прогулке старшая группа кобзева

  

• Ib проект в школе пример

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

• активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
• ответственность
• коммуникабельность
• лидерские позиции
• устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

• Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
• Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

  

  Проведение собеседований

• Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
• Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
• Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
• Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
• Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
• Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
• Организация деловых встреч и проведение совещаний.
• В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
• Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
• Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
• Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
• Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
• Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
• Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
• Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.