Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:
- для компании с сетью розничных магазинов;
- и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».
Вспомним определения из предыдущей статьи
Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.
Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Проблема компаний с сетью магазинов
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:
- кассир магазина или продавец-кассир
- кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
- специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
- охранник в магазине
- иные исполнители специализированных функций
Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.
Проблема «моно-компаний»
Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.
Пример структуры «моно-компании»
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?
Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»
А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?
Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Пример практической пользы от функционального руководителя
Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.
В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании. Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!
Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:
- конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
- распределим роли сотрудников на стенде;
- создадим «Анкету посетителя стенда»;
- напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
- проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.
Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.
При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.
Итоги по двум статьям о функциональном подчинении
- Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
- Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
- Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
- Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
- Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
- Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
- Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации
Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!
С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода
Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov
Оглавление
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя.
Часто исполнительный глава также является функциональным руководителем. Например, главный бухгалтер является административным руководителем бухгалтерии-кассы и также имеет возможность организовать работу; начальник отдела продаж является административным руководителем менеджера по продажам и также должен уметь организовать свою работу с покупателями.
Но бывают случаи, когда административный руководитель один для работника, а функциональный руководитель другой. Например, в сети магазинов менеджер магазина будет административным руководителем кассира в магазине, а главный бухгалтер – функциональным руководителем, так как именно он компетентен грамотно организовать работу с кассой регистрация и документы.
Французский теоретик менеджмента и основатель административной школы управления Анри Файоль утверждал, что компаниям следует придерживаться принципа единоначалия. Это значит, что у каждого сотрудника должен быть только один руководитель.
На практике персонал чаще находится под управлением нескольких менеджеров. Разберёмся, почему так происходит и как избежать связанных с этим проблем.
Что значит «руководить»
Руководитель — это тот, кто управляет деятельностью своих подчинённых. Под управлением подразумевается большое количество задач, которые условно делятся на несколько групп. Первую можно охарактеризовать, как
распоряжение временем сотрудников. Менеджер должен задавать общие и индивидуальные цели, устанавливать границы обязанностей подчинённых, распределять задания и обговаривать конечный результат. Вторую группу задач можно объединить под названием «создание продуктивной среды». Руководитель должен обеспечить подчинённым условия для эффективного выполнения работы. Сюда входит предоставление ресурсов, организация рабочего пространства, построение системы регулярной обратной связи от менеджера, разработка правил и стандартов. Последняя группа включает задачи, связанные с мотивацией персонала. Менеджер должен разработать систему поощрения, состоящую из постоянной обоснованной похвалы, премий и бонусов за понятные сотрудникам достижения. Руководителя, выполняющего эти функции, называют административным или линейным.
Глобально смысл существования административного или линейного руководителя — обеспечить эффективную работу подразделения за счёт управления ресурсом подчинённых и создания продуктивной рабочей среды. По этой причине
исследования вовлечённости и лояльности персонала
оценивают результаты работы именно административного руководителя.
Структура компании, где у каждого подразделения есть только один руководитель, называется линейной. Работа в такой парадигме максимально проста и прозрачна: сотрудники выполняют указания только своего непосредственного руководителя.
Современные компании, чаще всего, строятся по принципу линейно-функционального управления. Это значит, что у подчинённых оказывается больше одного руководителя — линейный и функциональные.
Управление в рамках «функции»
Функциональные руководители могут «управлять» сотрудниками только в пределах своей «функции». Например,
HR
-специалист вправе обязать персонал участвовать в корпоративном мероприятии, а бухгалтер — заполнить заявления на отпуск. При этом функциональные руководители не могут распоряжаться временем сотрудников и должны согласовывать свои действия с линейным менеджером.
Таким образом, сотрудник выполняет все указания своего непосредственного руководителя и в определённых случаях — функциональных.
Функциональным руководителем может быть как менеджер, так и специалист, ответственный за выполнение определённой функции. Пример — сотрудник охраны труда, направляющий новичков на прохождение медкомиссии.
В компании один и тот же менеджер может быть одновременно, и линейным, и функциональным. Например, руководитель отдела маркетинга управляет непосредственно маркетологами отдела, а функционально — продавцами, во время их обучения продукту или услуге. В свою очередь, обучая продукту нового специалиста по маркетингу, руководитель станет ему, и линейным, и функциональным руководителем в одном лице.
Слабые места
Подчинение персонала сразу нескольким руководителям может выливаться в ряд проблем. Первая опасность — сотрудник будет получать противоречащие друг другу указания от менеджеров. Например, касательно распределения времени на задачи или расстановки приоритетов. Конфликт возникает по причине слабого
межфункционального взаимодействия
: руководители разных подразделений не могут друг с другом договориться. Решить проблему можно в несколько этапов:
-
Сначала наладить диалог между конфликтующими руководителями с привлечением третьей стороны — модератора. Как правило, модератор — это менеджер, стоящий выше по иерархии. На этом этапе необходимо выяснить цели руководителей и сопоставить их с имеющимися ресурсами — временем сотрудников. В результате должен быть найден компромисс: какое количество времени и когда сотрудники могут уделять задачам функционального менеджера.
-
Чётко прояснить, что распоряжается ресурсом сотрудников только линейный руководитель, функциональный ставит задачи с одобрения линейного.
-
Документально зафиксировать статус функционального руководителя — его полномочия относительно сотрудников других подразделений.
-
Озвучить договорённости между линейным и функциональным руководителями на встрече с сотрудниками.
Также по теме
О том, какие проблемы возникают при взаимодействии нескольких подразделений и как их решить, читайте в материале
«Как выяснить причины конфликтов между подразделениями и устранить их»
.
0
Подробнее
Вторая опасность — сотрудники будут игнорировать задачи функциональных руководителей
. Персонал может считать, что у него есть только один руководитель — непосредственный, а всякие бухгалтеры, «безопасники» или
HR
-специалисты — не указ. Решить проблему можно в два подхода. Во-первых, на встрече с сотрудниками проговорить их обязанности. В частности — подчинение указам функциональных руководителей. Во-вторых, зафиксировать в должностных обязанностях персонала перечень задач от функциональных менеджеров, которые они должны выполнять. Таким образом полномочия функциональных руководителей станут легитимными для сотрудников.
Памятка для компаний с линейно-функциональным типом управления
-
Необходимо провести руководящему составу лекцию о линейно-функциональном управлении: обратить внимание, что сотрудники компании могут подчиняться сразу нескольким менеджерам. Важно прояснить, что временем сотрудников распоряжается только линейный руководитель, функциональные — с его одобрения.
-
Документально зафиксировать полномочия всех руководителей: зоны ответственности, взаимодействие между менеджерами для достижения целей каждого. Это позволит избежать конфликтов в будущем.
-
В рамках встречи с сотрудниками разъяснить принципы работы «с двумя руководителями».
-
Внести в должностные инструкции сотрудников пункты о подчинении функциональным руководителям.
Функциональное руководство
Продуктивное
сотрудничество с руководством фирмы
играет огромную роль в
успехе любого проекта. Под руководством
фирмы в данном случае мы подразумеваем
функциональное
руководство, которое
называют ее
средним руководящим звеном.
Это
могут быть руководители отделов,
руководители первого уровня или
исполнительные
вице-президенты. ФУНКЦИЯ –
Функциональные
руководители отвечают за те или иные
организационные подразделения,
например, отдел проектно-конструкторских
работ или отдел внутреннего
аудита. Функциональные руководители
осуществляют
руководство людьми и прочими ресурсами
фирмы, рассчитанное на долгосрочную
перспективу. Они также принимают участие
в разработке политики компании
— политики, которая может оказывать
влияние на проект.
Когда
у руководителей проектов спрашивают,
в
какой именно поддержке со стороны
руководства фирмы они больше всего
нуждаются, как правило, приходится
слышать такие ответы: «Предоставление
нужных специалистов
в нужный момент времени» и «Своевременное
принятие решений, основанных
на фактах, изложенных проектной командой».
Эти ответы позволяют составить
определенное представление о реальном
вкладе, который функциональное руководство
вносит в реализацию проектов. Кроме
того, руководство фирмы может подсказать
руководителю проекта, кто из функциональных
руководителей входит в
перечень лиц, заинтересованных в
выполнении соответствующего проекта.
Руководитель
проекта должен работать в тесном контакте
с функциональными руководителями
для привлечения к работе над проектом
лучших специалистов фирмы.
После
того как руководство фирмы инициирует
проект и определит его рамки, руководитель
проекта составляет рабочий план, в
котором подробно указывается, специалисты
какой квалификации требуются для работы
над данным проектом и какие подразделения
должны откомандировать для работы над
проектом специалистов, обладающих
такой квалификацией. Руководитель
проекта может обратиться к руководителям
подразделений, в которых работают такие
специалисты, и выяснить их мнение
относительно того, когда именно этих
специалистов
предоставят в его распоряжение. На
протяжении всего жизненного цикла
проекта эти функциональные руководители
могут оказывать чрезвычайно ценную
помощь в решении кадровых или
производственных проблем.
Выявив
очевидный круг лиц, которые будут
принимать решения, руководитель проекта
должен выявить менее очевидный круг
влиятельных лиц (например, тех, кто
обладает правом «вето»).
В
качестве примера, подтверждающего
важность этой задачи,
рассмотрим историю отдела переподготовки
и повышения квалификации в
одной из крупных компаний. Руководство
этого отдела решило организовать курс
обучения
по теме «Управление проектами».
Преподаватель, которому было поручено
вести
этот курс, предложил свой вариант
программы обучения, начиная с базовых
тем,
таких как календарное планирование, и
заканчивая более сложными темами
проведения
переговоров и управления программами.
Это был тщательно продуманный курс
обучения, базирующийся на требованиях,
сформулированных разными структурами
компании, а также на уже действующих
курсах обучения, организованных ее
поставщиками. Однако проект так и не
был воплощен в жизнь. Руководитель,
ответственный
за финансирование и администрирование
учебного курса, проанализировав
запланированное на каждый год количество
слушателей (как по базовым, так и
по «продвинутым» темам), пришел к
выводу, что реальный спрос на выпускников
курса не оправдывает расходов, связанных
с его проведением. Оспаривать решение
этого
руководителя было очень сложно, поскольку
оно опиралось на проверенную временем
политику компании.
Преподаватель,
ответственный за организацию курса
обучения по теме «Управление проектами»,
не принял во внимание эту заинтересованную
сторону, а также право «вето»,
которым она обладала, в результате чего
был утвержден значительно урезанный
курс обучения. Совершенно очевидно, что
руководитель проекта, о котором идет
речь,
не потрудился ответить на вопрос: «Кто
будет утверждать курс?»
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Функциональный руководитель
Предмет
Организационное развитие
Разместил
🤓 JaSmalli
👍 Проверено Автор24
должностное лицо, за которым закреплена ответственность за итоговый результат деятельности по нескльким однородным функциям. В рамках предоставленных ему полномочий осуществляет руководство сотрудниками, не находящимися в его прямом подчинении, однако в соответствии с локальными нормативными актами осуществляют деятельность, от котрой зависит результат его работы.
Научные статьи на тему «Функциональный руководитель»
Матричная организация
Организация выполнения проекта осуществляется руководителями проектов.
Рис. 1….
их административная подчиненность непосредственному руководителю функциональных отделов сохраняется….
за обеспечение высокого конечного результата (руководитель проектной группы) и руководителями, которые…
Управление членами команды проекта в слабой матрице реализуется функциональными руководителями с ограниченными…
после переговоров между функциональным руководителем и менеджером проекта и может быть частичным и полным
Статья от экспертов
Функциональная характеристика полномочий руководителя следственного органа
В данной статье рассматриваются полномочия руководителя следственного подразделения с момента их появления в 1965 году до настоящего времени с точки зрения их функциональной направленности.
Как определить тип организационной структуры предприятия
Типы организационных структур управления известны:
линейная;
линейно-штабная;
функциональная;
линейно-функциональная…
имеет в подчинении линейного руководителя (руководителя подразделения), который в свою очередь руководит…
Высшее руководство представлено генеральным директором, функциональные руководители — директора по производству…
полномочий отдельных руководителей….
В линейно-функциональном типе управления подразумевается, что линейная структура дополняется функциональными
Статья от экспертов
Организационно-функциональный аспект в деятельности руководителя медицинского учреждения
Статья посвящена одному из важных направлений деятельности УИС совершенствованию организационноправого регулирования деятельности руководителя медицинского учреждения уголовноисполнительной системы. Автором описываются основные функции в структуре управленческой деятельности руководителей медицинских учреждений УИС по обеспечению оказания квалифицированной медицинской помощи лицам, отбывающим уголовные наказания в виде лишения свободы. Автором обосновываются выводы о том, что управленческая деятельность руководителя медицинского учреждения УИС является разновидностью управленческой деятельности, которая нуждается в дальнейшем совершенствовании. Вносятся предложения, касающиеся дальнейшего развития системы ведомственных медицинских учреждений УИС с учетом отечественного и зарубежного опыта оказания медицинской помощи лицам, лишенным свободы, и заключенным под стражу, совершенствования правового регулирования вопросов медицинского обслуживания лиц, лишенных свободы, и заключенных под …
Повышай знания с онлайн-тренажером от Автор24!
- Напиши термин
- Выбери определение из предложенных или загрузи свое
-
Тренажер от Автор24 поможет тебе выучить термины с помощью удобных и приятных
карточек