Чем отличается управление временем от руководства временем

Time management is the process of planning and exercising conscious control of time spent on specific activities — especially to increase effectiveness, efficiency, and productivity. It involves of various demands upon a person relating to work, social life, family, hobbies, personal interests, and commitments with the finite nature of time. Using time effectively gives the person «choice» on spending or managing activities at their own time and expediency.^[1] Time management may be aided by a range of skills, tools, and techniques used to manage time when accomplishing specific tasks, projects, and goals complying with a due date. Initially, time management referred to just business or work activities, but eventually, the term broadened to include personal activities as well. A time management system is a designed combination of processes, tools, techniques, and methods. Time management is usually a necessity in any project management as it determines the project completion time and scope.

Cultural views of time management[edit]

Differences in the way a culture views time can affect the way their time is managed. For example, a linear time view is a way of conceiving time as flowing from one moment to the next in a linear fashion. This linear perception of time is predominant in America along with most Northern European countries, such as Germany, Switzerland, and England.^[2] People in these cultures tend to place a large value on productive time management and tend to avoid decisions or actions that would result in wasted time.^[2] This linear view of time correlates to these cultures being more «monochronic», or preferring to do only one thing at a time. Generally speaking, this cultural view leads to a better focus on accomplishing a singular task and hence, more productive time management.

Another cultural time view is the multi-active time view. In multi-active cultures, most people feel that the more activities or tasks being done at once the better. This creates a sense of happiness.^[2] Multi-active cultures are «polychronic» or prefer to do multiple tasks at once. This multi-active time view is prominent in most Southern European countries such as Spain, Portugal, and Italy.^[2] In these cultures, people often tend to spend time on things they deem to be more important such as placing a high importance on finishing social conversations.^[2] In business environments, they often pay little attention to how long meetings last, rather the focus is on having high-quality meetings. In general, the cultural focus tends to be on synergy and creativity over efficiency.^[3]

A final cultural time view is a cyclical time view. In cyclical cultures, time is considered neither linear nor event related. Because days, months, years, seasons, and events happen in regular repetitive occurrences, time is viewed as cyclical. In this view, time is not seen as wasted because it will always come back later, hence there is an unlimited amount of it.^[2] This cyclical time view is prevalent throughout most countries in Asia, including Japan and China. It is more important in cultures with cyclical concepts of time to focus on completing tasks correctly, therefore most people will spend more time thinking about decisions and the impact they will have, before acting on their plans.^[3] Most people in cyclical cultures tend to understand that other cultures have different perspectives of time and are cognizant of this when acting on a global stage.^[4]

Creating an effective environment[edit]

Some time-management literature stresses tasks related to creating an environment conducive to «real» effectiveness. These strategies include principles such as:

• «get organized» — the triage of paperwork and of tasks,
• «protecting one’s time» by insulation, isolation, and delegation,
• «achievement through goal-management and through goal-focus» — motivational emphasis,
• «recovering from bad time-habits» — recovery from underlying psychological problems, e.g. procrastination and construal level theory biases.

Also, the timing of tackling tasks is important. As tasks requiring high levels of concentration and mental energy are often done at the beginning of the day when a person is more refreshed. Literature^[which?] also focuses on overcoming chronic psychological issues such as procrastination.

Excessive and chronic inability to manage time effectively may result from attention deficit hyperactivity disorder (ADHD).^[5] Diagnostic criteria include a sense of underachievement, difficulty getting organized, trouble getting started, trouble managing many simultaneous projects, and trouble with follow-through.^[6] Daniel Amen focuses on the prefrontal cortex which is the most recently evolved part of the brain. It manages the functions of attention span, impulse management, organization, learning from experience, and self-monitoring, among others. Some authors^[quantify] argue that changing the way the prefrontal cortex works is possible and offer a solution.^[7]

Setting priorities and goals[edit]

Time management strategies are often associated with the recommendation to set personal goals. The literature stresses themes such as:

• Rank priority of tasks by considering value divided by work.^[8]
• «Work in Priority Order» – set goals and prioritize,
• «Set gravitational goals» – that attract actions automatically^{[citation needed]}.

These goals are recorded and may be broken down into a project, an action plan, or a simple task list. For individual tasks or for goals, an importance rating may be established, deadlines may be set, and priorities assigned. This process results in a plan with a task list, schedule, or calendar of activities. Authors may recommend daily, weekly, monthly, or other planning periods, associated with different scope of planning or review. This is done in various ways, as follows:

ABCD analysis[edit]

A technique that has been used in business management for a long time is the categorization of large data into groups. These groups are often marked A, B, C and D—hence the name. Activities are ranked by these general criteria:

• A – Tasks that are perceived as being urgent and important,
• B – Tasks that are important but not urgent,
• C – Tasks that are unimportant but urgent,
• D – Tasks that are unimportant and not urgent.

Each group is then rank-ordered by priority — to further refine the prioritization, some individuals choose to then force-rank all «B» items as either «A» or «C». ABC analysis can incorporate more than three groups.^[9]

Pareto analysis[edit]

The Pareto principle is the idea that 80% of consequences come from 20% of causes. Applied to productivity, it means that 80% of results can be achieved by doing 20% of tasks.^[10] If productivity is the aim of time management, then these tasks should be prioritized higher.^[11]

The Eisenhower Method[edit]

The «Eisenhower Method» or «Eisenhower Principle» is a method that utilizes the principles of importance and urgency to organize priorities and workload. This method stems from a quote attributed to Dwight D. Eisenhower: «I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.»^[12] Eisenhower did not claim this insight for his own, but attributed it to an (unnamed) «former college president.»^[13]

Using the Eisenhower Decision Principle, tasks are evaluated using the criteria important/unimportant and urgent/not urgent,^[14][15] and then placed in according quadrants in an Eisenhower Matrix (also known as an «Eisenhower Box» or «Eisenhower Decision Matrix»^[16]). Tasks in the quadrants are then handled as follows.

1. Important/Urgent quadrant tasks are done immediately and personally,^[17] e.g. crises, deadlines, problems.^[16]
2. Important/Not Urgent quadrant tasks get an end date and are done personally,^[17] e.g. relationships, planning, recreation.^[16]
3. Unimportant/Urgent quadrant tasks are delegated,^[17] e.g. interruptions, meetings, activities.^[16]
4. Unimportant/Not Urgent quadrant tasks are dropped,^[17] e.g. time wasters, pleasant activities, trivia.^[16]

POSEC method[edit]

POSEC is an acronym for «Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing». The method dictates a template which emphasizes an average individual’s immediate sense of emotional and monetary security. It suggests that by attending to one’s personal responsibilities first, an individual is better positioned to shoulder collective responsibilities.^[18]

Inherent in the acronym is a hierarchy of self-realization, which mirrors Abraham Maslow’s hierarchy of needs.

1. Prioritize your time and define your life by goals.
2. Organize things you have to accomplish regularly to be successful (family and finances).
3. Streamline things you may not like to do, but must do (work and chores).
4. Economize things you should do or may even like to do, but they’re not pressingly urgent (pastimes and socializing).
5. Contribute by paying attention to the few remaining things that make a difference (social obligations).

Elimination of non-priorities[edit]

Time management also covers how to eliminate tasks that do not provide value to the individual or organization.

The software executive Elisabeth Hendrickson asserts^[19] that rigid adherence to task lists can create a «tyranny of the to-do list» that forces one to «waste time on unimportant activities».

Part of setting priorities and goals is the emotion «worry,» and its function is to ignore the present to fixate on a future that never arrives, which leads to the fruitless expense of one’s time and energy. It is an unnecessary cost or a false aspect that can interfere with plans due to human factors. The Eisenhower Method is a strategy used to compete with worry and dull-imperative tasks.^[20] Worry, manifested as stress, emerges in reaction to a set of environmental factors. Understanding that this reaction is not inherently tied to one’s own identity gives the individual the possibility to effectively manage these stressors. Athletes under a coach call this management as «putting on the game face.»^[21]

Change is hard, and daily life patterns are the most deeply ingrained habits of all. To eliminate non-priorities in study time, it is suggested to divide the tasks, capture the moments, review task handling method, postpone unimportant tasks (understanding that a task’s current relevancy and sense of urgency reflect the wants of the person rather than the task’s importance), manage life balance (rest, sleep, leisure), and cheat leisure and nonproductive time (hearing audio taping of lectures, going through presentations of lectures when in a queue, etc.).^[22]

Certain unnecessary factors that affect time management are habits, lack of task definition (lack of clarity), over-protectiveness of the work, the guilt of not meeting objectives and subsequent avoidance of present tasks, defining tasks with higher expectations than their worth (over-qualifying), focusing on matters that have an apparent positive outlook without assessing their importance to personal needs, tasks that require support and time, sectional interests, and conflicts, etc.^[23] A habituated systematic process becomes a device that the person can use with ownership for effective time management.

Implementation of goals[edit]

«To do» redirects here. For the auxiliary use of the verb «to do» in the English language, see Do-support.

A task list (also called a to-do list or «things-to-do») is a list of tasks to be completed, such as chores or steps toward completing a project. It is an inventory tool which serves as an alternative or supplement to memory.

Task lists are used in self-management, business management, project management, and software development. It may involve more than one list.

When one of the items on a task list is accomplished, the task is checked or crossed off. The traditional method is to write these on a piece of paper with a pen or pencil, usually on a note pad or clip-board. Task lists can also have the form of paper or software checklists.

Writer Julie Morgenstern suggests «do’s and don’ts» of time management that include:

• Map out everything that is important, by making a task list.
• Create «an oasis of time» for one to manage.
• Say «No».
• Set priorities.
• Don’t drop everything.
• Don’t think a critical task will get done in one’s spare time.^[24]

Numerous digital equivalents are now available, including personal information management (PIM) applications and most PDAs. There are also several web-based task list applications, many of which are free.

Task list organization[edit]

Task lists are often diarized and tiered. The simplest tiered system includes a general to-do list (or task-holding file) to record all the tasks the person needs to accomplish and a daily to-do list which is created each day by transferring tasks from the general to-do list. An alternative is to create a «not-to-do list», to avoid unnecessary tasks.^[24]

Task lists are often prioritized in the following ways.

• A daily list of things to do, numbered in the order of their importance and done in that order one at a time as daily time allows, is attributed to consultant Ivy Lee (1877–1934) as the most profitable advice received by Charles M. Schwab (1862–1939), president of the Bethlehem Steel Corporation.^[25][26][27]
• An early advocate of «ABC» prioritization was Alan Lakein, in 1973. In his system «A» items were the most important («A-1» the most important within that group), «B» next most important, «C» least important.^[9]
• A particular method of applying the ABC method^[28] assigns «A» to tasks to be done within a day, «B» a week, and «C» a month.
• To prioritize a daily task list, one either records the tasks in the order of highest priority, or assigns them a number after they are listed («1» for highest priority, «2» for second highest priority, etc.) which indicates in which order to execute the tasks. The latter method is generally faster, allowing the tasks to be recorded more quickly.^[24]
• Another way of prioritizing compulsory tasks (group A) is to put the most unpleasant one first. When it’s done, the rest of the list feels easier. Groups B and C can benefit from the same idea, but instead of doing the first task (which is the most unpleasant) right away, it gives motivation to do other tasks from the list to avoid the first one.

A completely different approach which argues against prioritizing altogether was put forward by British author Mark Forster in his book «Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management». This is based on the idea of operating «closed» to-do lists, instead of the traditional «open» to-do list. He argues that the traditional never-ending to-do lists virtually guarantees that some of your work will be left undone. This approach advocates getting all your work done, every day, and if you are unable to achieve it, that helps you diagnose where you are going wrong and what needs to change.^[29]

Various writers have stressed potential difficulties with to-do lists such as the following.

• Management of the list can take over from implementing it. This could be caused by procrastination by prolonging the planning activity. This is akin to analysis paralysis. As with any activity, there’s a point of diminishing returns.
• To remain flexible, a task system must allow for disaster. A company must be ready for a disaster. Even if it is a small disaster, if no one made time for this situation, it can metastasize, potentially causing damage to the company.^[30]
• To avoid getting stuck in a wasteful pattern, the task system should also include regular (monthly, semi-annual, and annual) planning and system-evaluation sessions, to weed out inefficiencies and ensure the user is headed in the direction he or she truly desires.^[31]
• If some time is not regularly spent on achieving long-range goals, the individual may get stuck in a perpetual holding pattern on short-term plans, like staying at a particular job much longer than originally planned.^[32]

Software applications[edit]

Many companies use time tracking software to track an employee’s working time, billable hours, etc., e.g. law practice management software.

Many software products for time management support multiple users. They allow the person to give tasks to other users and use the software for communication and to prioritize tasks.

Task-list applications may be thought of as lightweight personal information manager or project management software.

Modern task list applications may have built-in task hierarchy (tasks are composed of subtasks which again may contain subtasks), may support multiple methods of filtering and ordering the list of tasks, and may allow one to associate arbitrarily long notes for each task.^{[citation needed]}

Time management systems[edit]

Time management systems often include a time clock or web-based application used to track an employee’s work hours. Time management systems give employers insights into their workforce, allowing them to see, plan and manage employees’ time. Doing so allows employers to manage labor costs and increase productivity. A time management system automates processes, which eliminates paperwork and tedious tasks.

GTD (Getting Things Done)[edit]

Getting Things Done was created by David Allen. The basic idea behind this method is to finish all the small tasks immediately and a big task is to be divided into smaller tasks to start completing now. The reasoning behind this is to avoid the information overload or «brain freeze» which is likely to occur when there are hundreds of tasks. The thrust of GTD is to encourage the user to get their tasks and ideas out and on paper and organized as quickly as possible so they’re easy to manage and see. Getting Things Done Website

Pomodoro[edit]

Francesco Cirillo’s «Pomodoro Technique» was originally conceived in the late 1980s and gradually refined until it was later defined in 1992. The technique is the namesake of a Pomodoro (Italian for tomato) shaped kitchen timer initially used by Cirillo during his time at university. The «Pomodoro» is described as the fundamental metric of time within the technique and is traditionally defined as being 30 minutes long, consisting of 25 minutes of work and 5 minutes of break time. Cirillo also recommends a longer break of 15 to 30 minutes after every four Pomodoros. Through experimentation involving various workgroups and mentoring activities, Cirillo determined the «ideal Pomodoro» to be 20–35 minutes long.^{[33][self-published source?]}

[edit]

Time management is related to the following concepts.

• Project management: Time management can be considered to be a project management subset and is more commonly known as project planning and project scheduling. Time management has also been identified as one of the core functions identified in project management.^[34]
• Attention management relates to the management of cognitive resources, and in particular, the time that humans allocate their mind (and organize the minds of their employees) to conduct some activities.
• Timeblocking is a time management strategy that specifically advocates for allocating chunks of time to dedicated tasks in order to promote deeper focus and productivity.

Organizational time management is the science of identifying, valuing and reducing time cost wastage within organizations. It identifies, reports and financially values sustainable time, wasted time, and effective time within an organization and develops the business case to convert wasted time into productive time through the funding of products, services, projects, or initiatives as a positive return on investment.

See also[edit]

Books:

• First Things First (book)
• The 7 Habits of Highly Effective People

Psychology/Neuroscience/Psychiatry

• Habit
• Self-control
• Impulsivity
• Inhibitory control
• Attention deficit hyperactivity disorder

References[edit]

Further reading[edit]

• Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.
• Secunda, Al (1999). The 15 second principle: short, simple steps to achieving long-term goals. New York: New York: Berkley Books. p. 157. ISBN 0-425-16505-1.

О ценности временного ресурса знает каждый управленец. «Время – деньги» – известная истина, всегда актуальная для большого бизнеса. Как извлечь максимальную пользу из 24 часов, выполнив все запланированные дела без ущерба для отдыха? Освойте принципы тайм-менеджмента для руководителя! Узнайте о тонкостях управления временем в этой статье!

Тайм-менеджмент – что это такое?

Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Современная дисциплина представляет собой совокупность инструментов и методов для оптимизации и эффективного планирования временного ресурса. Ключевое предназначение тайм-менеджмента – научение человека распоряжаться своим временем, быть хозяином жизни, достигать поставленных целей. Основателем дисциплины является американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей. В 1959 г. он выпустил книгу The Management of Time, в которой он предложил целостную систему тайм-менеджмента. В основе классического искусства управления временем – взгляд о том, что работник может повышать свою продуктивность без контроля руководителя. В период 1960–1990 гг. эта дисциплина не учитывала важность человеческого фактора в виде лени, отсутствия настроения, прокрастинации. Методы менеджмента были ригидными. Управление человеком здесь рассматривалось как руководство предприятием.

Современный тайм-менеджмент рассматривает человека не как ячейку производственной системы, а как личность. Сегодня искусство управления временем учитывает потребности и желания субъекта. Это позволяет повышать его производительность и мотивацию к труду. Учитываются такие факторы, как быстрый темп жизни, меняющиеся условия, потребности личности, современные технологии. Современный тайм-менеджмент, начавший развитие с 1990 гг., получил большее распространение в сравнении с классической дисциплиной. Сегодня с учетом его методологии функционируют предприятия с мировым именем и развивающиеся компании. Существования без использования методов управления временным ресурсом не представляют топ-менеджеры, управленцы среднего и низшего звена, рядовые подчиненные.

Зачем руководителю тайм-менеджмент?

Не имея представления о практической пользе любой дисциплины, даже самому скрупулезному управленцу на захочется внедрять ее постулаты в свою жизнь. Тайм-менеджмент же обладает огромной ценностью! Он повышает личную продуктивность, обеспечивает процветание предприятия. Овладев искусством управления временем в совершенстве, управленец получит следующую пользу:

• управление своей жизнью. Плыть по течению недопустимо для руководителя, лидера! Тайм-менеджмент позволяет человеку почувствовать себя хозяином своей жизни. Освоив его инструменты, личность легко преодолевает внешние неблагоприятные обстоятельства;
• выработка самодисциплины. Для настоящего управленца не характерны импульсивные поступки, прокрастинация. Владея искусством управления временем, человек берет контроль над своими действиями, имеет высокую мотивацию к продуктивной профессиональной деятельности;
• максимальная личная продуктивность. С помощью тайм-менеджмента руководитель эффективно справляется с ворохом основных и второстепенных задач. Это происходит за счет планирования, отсутствия прокрастинации в течение рабочего дня. Исчезает необходимость посвящать рабочему процессу вечернее время суток. Оно высвобождается для хобби, семьи, отдыха, саморазвития;
• ощущение наличия времени. Руководитель регулярно сталкивается со страхом отсутствия временного ресурса для выполнения профессиональных обязанностей. Тайм-менеджмент избавляет от крадников времени, ненужных обязанностей. Дисциплина помогает осознать первостепенную важность ключевых задач. За счет грамотного планирования, делегирования второстепенных полномочий управленец посвятит больше времени разработке стратегии и миссии предприятия;
• помощь в достижении целей. Привыкли к тому, что планы и мечты не реализуются? С внедрением принципов тайм-менеджмента в жизнь управленец научится трансформировать абстрактные мечты в ясные цели и видеть путь для их достижения;
• максимальный результат при минимуме усилий. Наука управления временем предлагает высокоэффективные инструменты для повышения производительности труда, планирования рабочего процесса. При их внедрении руководитель будет более продуктивным при меньших затратах времени и энергии.

Структура тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – прикладная дисциплина. Она заимствует знания из философии, экономики, математики, социологии, психологии, кибернетики. Сегодня наука об управлении временем подразумевает не только грамотный распорядок дня, но и другие вопросы, повышающие личную эффективность. Они включены в структуру тайм-менеджмента:

• планирование обязанностей;
• планирование и учет времени;
• определение миссии, ценностей;
• организация рабочего процесса;
• повышение производительности труда;
• постановка и достижение целей;
• развитие самоконтроля;
• анализ проблем и поиск путей их решения;
• борьба с прокрастинацией, ленью;
• мотивация;
• расстановка приоритетов;
• делегирование полномочий.

Таким образом, тайм-менеджмент – это главный инструмент руководителя. В его структуру включены все процессы, необходимые для эффективного выполнения профессиональных обязанностей, руководства подчиненными, предприятием.

Наука об управлении временем представляет собой целостную систему. Она базируется на трех понятиях – принципы, приемы и техники, а также инструменты. Рассмотрим каждую группу понятий детальнее.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – не точная наука! В ней отсутствуют аксиомы и жесткие правила. Распорядок дня и задачи каждого топ-менеджера различаются в зависимости от специфики производства. Нижеперечисленные принципы – фундамент дисциплины. Они легко внедряются в жизнь любого управленца.

Постановка целей

Действия топ-менеджера, не задумывающегося над желаемым конечным результатом, хаотичны, пусты и бесперспективны. Согласно тайм-менеджменту, постановка масштабных и краткосрочных целей – отправная точка успешной деятельности руководителя. Если вы внедряете науку управления временем в свою жизнь, обязательно ставьте цели на день, неделю, месяц, полгода, год и более долгосрочные. Если вы будете знать их, ваша профессиональная деятельность будет более упорядочена, продуктивна.

Планирование

Составление плана задач на отдельные периоды – ключевой инструмент в тайм-менеджменте. Его наличие позволяет действовать последовательно, не забывая о второстепенных задачах. Планируя свою деятельность, топ-менеджер контролирует свою жизнь. Такая работа демонстрирует ответственность управленца и его серьезный подход к делам. Прекрасно, если планирование из профессиональной деятельности распространяется и на личную жизнь. Управленца покинет иллюзия отсутствия времени. Его жизнь станет насыщеннее, отдых – качественнее.

Фиксация задач

Наличие ежедневника обязательно для управленца! Используйте его в печатном или электронном формате для фиксации текущих задач, неразрешенных вопросов. За счет такой детализации вы будете держать под контролем текущие процессы в компании. Это упростит контроль, не даст упустить важные моменты. Держать всё в голове и надеяться на отличную память бессмысленно. Какие-то задачи будут забываться. На регулярной основе такой подход спровоцирует халатное отношение работников к выполнению обязанностей.

Расстановка приоритетов

Планируя деятельность, обязательно выявляйте самые важные и срочные дела, выполняя их в первую очередь. Направляя на них свои внимание и энергию, управленец достигает намеченных целей за короткий срок.

Иерархия планов

В составлении краткосрочных и долгосрочных планов важна их последовательность. Идеально, если суточные, недельные задачи ведут к выполнению целей, поставленных на полгода и год. Таким образом, план на день или неделю представляет собой шаг к выполнению годовой задачи.

Декомпозиция

Одолевает страх перед выполнением масштабных задач? Разбивайте их на мелкие подзадачи, последовательно выполняя их отдельные этапы. Неизбежна скорая вовлеченность в процесс и удовлетворенность от результата выполненного крупного проекта!

Исключение хронофагов

Регулярная нехватка времени является иллюзией! Хронофаги – поглотители времени. Поддаваясь им, человек не замечает того, как утекают драгоценные минуты, часы. Известными хронофагами являются прокрастинация, бесполезные телефонные разговоры, изучение новостной ленты в социальных сетях, непродуктивная переписка в мессенджерах. Хронофагами могут быть и клиенты, которые не собираются у вас ничего покупать, но тратят ваше время и энергию на бесконечные уточняющие вопросы. Желая достичь максимальной личной продуктивности и карьерного успеха, не дайте хронофагам разрушить ваши планы.

Делегирование полномочий

Руководитель, самостоятельно выполняющий ключевые и второстепенные задачи, обречен на скорое профессиональное выгорание! Оцените степень важности ваших рутинных задач. С какими делами с легкостью справятся подчиненные без ущерба для их качества? При наличии таких в расписании немедленно делегируйте их своим заместителям и рядовым специалистам.

Нет многозадачности!

Заниматься несколькими делами одновременно – неблагодарное дело! Качество проделанной работы будет посредственным. Вовлеченности во время такой деятельности не будет, зато возрастет уровень стресса. Грамотно планируйте свое рабочее время. Для каждого его промежутка намечайте только одну задачу. Выполнение рутинных, второстепенных обязанностей поручите заместителям.

Не отвлекайтесь!

Бесконечные звонки, просьбы о личном приеме и другие внешние факторы отвлекают от решения важной задачи? При выполнении профессиональных обязанностей, требующих высокой вовлеченности, отгораживайтесь от внешнего мира. Отключайте звук на телефоне, давайте указание личному помощнику о невозможности приема подчиненных в этот период.

Повышайте продуктивность на максимум

Объективно оцените свой уровень нагрузки в течение дня. Соответствует ли он трудовому распорядку топ-менеджера? Слишком много времени посвящаете контролю и переписке с клиентами? Делегируйте такие задачи подчиненным, высвободив себя для продуктивной проектной работы, стратегического планирования. Прокрастинируете в свободные минуты? Это не продуктивно! Лучше посвятите их чтению, обучению, занятиям спортом, медитации, хобби. Такой отдых будет более полезен для интеллектуального психологического и физического состояния.

Учитывайте непредвиденные обстоятельства!

Увы, ежедневная деятельность руководителя непредсказуема! Составляя план на рабочий день, учитывайте, что в течение него обязательно появятся дела, которые потребуют вашего непосредственного вмешательства. Предусматривая это, оставляйте несколько часов свободными. Как вариант, планируйте на этот период выполнение тех дел, которые можно перенести на следующий день без ущерба для производственного процесса.

Регулярный анализ проделанной работы

Снисходительность в оценке личных профессиональных результатов недопустима для топ-менеджера! Это влечет его стагнацию, застой в развитии как эксперта. Критически оценивайте показатели своей деятельности. Действительно ли она выполняется без ошибок и с максимальной производительностью? Прекрасно, если управленец видит те процессы, которые требуют улучшений. Это – лучший ориентир для безупречных результатов работы.

Создание личной системы тайм-менеджмента

Универсальных решений не бывает! Строго придерживаться одной выбранной технике либо приему тайм-менеджмента не обязательно. Управленец может адаптировать любой из методов под себя, если это повысит личную продуктивность и комфорт. Действуйте без рамок, экспериментируйте с предложенными техниками.

Работа над саморазвитием

Классический тайм-менеджмент, в котором человек рассматривался только как винтик в производственной системе, не получил развития. Его современный вариант, в основе которого – личность с его интересами и стремлениями, используется по всему миру. Работая над личной эффективностью, не забывайте включать в план задачи для саморазвития, отдых, хобби и общение с близкими людьми!

Инструменты тайм-менеджмента

Упростят процесс управления временем специальные приспособления! С их помощью тайм-менеджмент станет более комфортным, ведь держать планы и задачи только в памяти – непродуктивно.

• бумажный ежедневник, планер. Фиксация важных задач на бумажном носителе – не блажь, а необходимость для управленца. Сегодня в продаже имеются варианты с различной разлиновкой страниц. Это позволяет легко подобрать наиболее подходящий продукт печати, отвечающий требованиям руководителя. Да, в отличие от электронных вариантов, они не интерактивны. Зато важные записи точно не исчезнут из-за нечаянного нажатия на Delete. Такой вариант подходит для управленцев, которые настороженно относятся к новшествам;
• электронные носители. В их числе – ежедневники, менеджеры задач, таск-менеджеры. Сегодня такие инструменты на пике популярности! Умные приложения, созданные с учетом рекомендаций тайм-менеджмента, самостоятельно распределяют задачи по приоритетам, целеполаганию. Они существенно упрощают процесс планирования, подходя любителям инновационных технологий;
• таймер. Устройством, которое ведет счет временным интервалам, сегодня оснащен каждый смартфон. Такой инструмент необходим для бюджетирования времени на отдельные задачи, распределения такого ресурса на работу и отдых;
• чек-листы. Контрольные листы с перечнем задач – удобный инструмент для самоконтроля профессиональной и личной продуктивности. Они упрощают и процесс контроля производительности подчиненных;
• канбан-доски. Инструментарий, на котором визуализированы текущие обязанности, ежедневные, годовые задачи. Они упрощают проектную работу. Для записей на таких досках используются маркеры либо стикеры. На них визуализируются все ключевые процессы на предприятии;
• ментальные карты. Инструмент для управления мыслями, задачами, производственными процессами. Они создаются на бумажных и электронных носителях. В центре ментальной карты – цель. Напротив нее стрелками указываются презентация идеи, детализация, методы достижения. В целом на ментальной карте фиксируется всё, что поможет достичь желаемого результата.

Приемы и техники тайм-менеджмента

Современный тайм-менеджмент подразумевает не только эффективное распределение времени для выполнения производственных обязанностей. Среди тысяч техник и приемов такой дисциплины найдутся инструменты для повышения личной продуктивности в различных сферах жизни. Ниже приведена информация о них.

Расписание

Наиболее простой способ планирования текущих дел. Расписание – список дел, напротив которых указываются временные отрезки для их выполнения. Таким образом удобно планировать рабочий день, неделю.

Список дел

Самая распространенная и простая техника в тайм-менеджменте. При ее использовании на бумажном либо электронном носителе фиксируются планируемые задачи. Они зачеркиваются по их выполнении. Несмотря на простоту, такая техника эффективна и в составлении планируемых задач на год и на более отдаленные временные промежутки.

SMART

Техника визуализации в тайм-менеджменте упрощает процесс постановки цели и конкретизирует задачи. Анализируя какую-либо задуманную идею с ее помощью, с высокой вероятностью вы сможете воплотить ее в реальность за короткий промежуток времени. Она подразумевает конкретизацию цели по следующим параметрам:

• Specific – конкретность. При формулировке цели указывается ее желаемый результат;
• Measurable – измеряемость. Показатели, по которым измеряется цель, – точная цифра желаемой прибыли, количество открытых филиалов, достигаемый план продаж;
• Attainable – достижимость. Имеющиеся ресурсы для достижения цели – персонал, финансы, силы, время;
• Relevant – актуальность. Ответ на вопрос, действительно ли достигаемая цель стоит затрачиваемых усилий;
• Time-bound – период времени. Желаемый срок достижения цели.

Pomodoro

Такая техника оптимальна для отвлекающихся и неусидчивых натур, которым трудно доводить дела до завершения. Для ее внедрения в жизнь потребуется только таймер. Она подразумевает выделение определенных временных отрезков для выполнения задач. После наступает отведенный срок для передышки. Например:

• актуализация задачи. Выделенное время для ее выполнения – 60 минут. Оно фиксируется на таймере. После сигнала наступает отдых;
• перерыв. Устанавливается таймер на десять минут.

Количество циклов – четыре. После этого устанавливается таймер на 30 минут, отведенные на продолжительный отдых.

Съешь лягушку!

Доказано, что прокрастинация актуализируется при необходимости выполнения сложных либо неприятных задач. Такая техника предлагает их выполнять в первую очередь и без отговорок! В тайм-менеджменте «лягушки» – это именно такие задачи. Составьте план на день, выделите наиболее неприятные и сложные дела и приступите к их выполнению. Уверяем, работа над другими задачами пройдет гораздо быстрее и эффективнее. Кроме того, останется свободное время для саморазвития, хобби либо разработки проекта, до которого у управленца раньше не доходили руки!

Матрица Эйзенхауэра

Популярный метод в тайм-менеджменте помогает вычленить ключевые и второстепенные задачи, урегулировать рабочую нагрузку. Внедряя его в свою рабочую деятельность, все дела группируются по следующим критериям:

1. Важные и срочные.
2. Важные и не срочные.
3. Не важные, но срочные.
4. Не важные и не срочные.

Очевидно, что в приоритете стоят задачи первой группы. Задачи второй и третьей групп также требуют внимания, при этом многие из них можно делегировать заместителям. Выполнением обязанностей четвертой группы целесообразно заняться при наличии свободного временного окна.

Метод слона

Техника повышения личной продуктивности, которая упрощает процесс выполнения очень сложных, неподъемных задач. При ее выполнении создается таблица с двумя столбиками со следующими названиям:

• «Слоны». Масштабные задачи, выполнение которых требует значительного временного и энергетического ресурса;
• «Бифштексы». Подзадачи, вытекающие из крупных дел.

Таким образом крупные цели разбиваются на мелкие шаги и выполняются ежедневно. Постепенно вовлекаясь в покорение «слона», решение сложной задачи уже не кажется таким сложным.

Каждая из предложенных техник тайм-менеджмента подходит не только управленцам высшего звена. При желании они помогут повысить личную продуктивность даже домохозяйкам и школьникам.

Ключевые ошибки в тайм-менеджменте

В погоне за максимальной личной продуктивностью с использованием тайм-менеджмента, его начинающие адепты часто совершают следующие ошибки:

• пренебрежение планированием. Самая главная ошибка в тайм-менеджменте – отказ от использования его ключевого инструмента. Даже составляя банальные список дел или расписание, управленец не упустит важных задач. Хаотичный распорядок дня недопустим для топ-менеджера;
• приоритизация срочных задач перед важными. Если тратить все силы на выполнение неотложных дел, у руководителя вряд ли останутся силы и энергия на проекты, стратегию. При наличии такой ошибки в личном тайм-менеджменте рекомендуется планировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра;
• отказ от делегирования от полномочий. Вами владеет сверхконтроль, поэтому вы не можете передать часть обязанностей подчиненным? Такой подход приведет к скорому профессиональному выгоранию. Откажитесь от части рутинной работы, освободив время для решения масштабных задач;
• стремление к совершенству. Качественное выполнение работы – залог профессионального успеха. Однако в стремлении достигнуть идеального результата в выполнении второстепенных дел, управленец лишь напрасно тратит драгоценный временной ресурс;
• неправильный расчет времени. Такая ошибка приведет к тому, что руководитель не будет успевать выполнять все намеченные задачи. Или в течение дня у него будут возникать большие свободные временные промежутки. Последние можно было бы использовать более продуктивно. Знакомая ситуация? Замеряйте в течение недели с помощью таймера сроки выполнения каждой отдельной задачи. Вскоре вы сможете составлять личное расписание с точностью до минут;
• отсутствие перерывов. В погоне за личной эффективностью решили отказаться от отдыха? Это приведет к избытку ошибок в работе, утомляемости, высокому уровню стресса. В течение рабочего дня обязателен один перерыв в 60 минут и несколько пятиминуток отдыха.

Вы – управленец, который задумался о повышении личной продуктивности? Внедрите вышеперечисленные принципы тайм-менеджмента для руководителя в вашу профессиональную жизнь. Это – залог личного успеха, процветания бизнеса!

Статья обновлена 28.07.2022

Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

• Снять напряжение и снизить уровень стресса.
• Максимизировать свои достижения.
•  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
• Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Применяйте основные принципы 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

• Удаление. Спросите себя, стоит ли овчинка выделки, то есть количество затраченных усилий — цели? Может быть, эта задача дублирует уже проделанную кем-то работу или вообще никому не нужна?
• Задержка. Это точно нужно делать сейчас? Можно ли вообще убрать эту задачу или начать ее выполнение позже?
• Уменьшение. Можете ли вы ограничить объем задачи? Достаточно ли будет часовой видеоконференции вместо 12 часов, потраченных на письменный отчет?
• Делегирование. Кто-нибудь еще может это сделать — так же или лучше, чем вы? Может быть, это вообще чьи-то обязанности или достаточно заплатить, чтобы это сделали за вас?

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

• Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
• Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
• Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
• Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

• A = важно и срочно;
• B = важно, но не срочно;
• C = не важно и не срочно.

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

• Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
• Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

• Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
• Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
•  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
• Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
• Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

•  Prioritize — расставьте приоритеты. Определите цели и задачи, расположите их по порядку — первыми должны идти наиболее важные и достижимые за отведенное время.
•  Organize — организуйте. Определите, как рациональнее выполнять повседневные задачи, — например, кормить кошку или покупать продукты.
• Streamline and Simplify — оптимизируйте и упростите. Упростите все дела, которые вы должны делать, но не хотите, чтобы у вас было больше времени и энергии для других задач.
• Economize — экономьте. Безжалостно сокращайте и убирайте из списка дел то, что не нужно делать срочно.
• Contribute — жертвуйте. Достижение целей и задач по POSEC — это не просто зачеркнуть пункт в списке. Каждая такая «галочка» должна идти на пользу обществу в той или иной форме. Это важное условие, при котором вы можете достичь роста. Бессмысленная работа, которая нужна лишь для того, чтобы ее закончить и приняться за следующую, ничего не дает в плане самосовершенствования.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

• Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
• Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
• Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

• Вещи важные, но не срочные. Пример: планирование высшего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Пример: научиться укладывать плитку и закупать все необходимые материалы для отделки пола в ванной площадью 4 м2 — пустая трата времени. Если вы не планируете снова и снова укладывать плитку на пол.
• Вещи, требующие немедленных действий. Примеры: если вы — будущий студент, который сдает экзамен ЕГЭ через неделю, необходимо учиться прямо сейчас. Если вы — управляющий магазина, а между покупателем и продавцом возник спор, вам нужно немедленно разрядить обстановку.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис Focus@Will.

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

• смартфоны;
• социальные сети;
• сеть Интернет;
• электронная почта;
• коллеги;
•  корпоративные собрания.

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.