Будем согласовывать с руководством

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Пример 6

Дело в том, что я согласовал с руководством предложение, которое можно назвать совершенно не рыночным.

– Ваше предложение придётся согласовать с руководством.

Но списки журналистов, репортёров и операторов руководство корпорации заранее согласует с руководством каналов.

Назначил бы себе преемника, согласовал с руководством института, утвердил план исследований, каждому определил бы круг работ…

– Необходимо согласовать с руководством ряд моментов, – теряя уверенность в голосе, запротестовал он.

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к слову «согласовать»

Синонимы к слову «руководство»

Сочетаемость слова «руководство»

• советское руководство
  высшее руководство
  партийное руководство
• руководство страны
  руководство компании
  руководство партии
• стиль руководства
  смена руководства
  мнение руководства
• руководство считает
  руководство решило
  руководство понимает
• взять на себя руководство
  работать под чьим-либо руководством
  осуществлять общее руководство
• (полная таблица сочетаемости)

Значение слова «согласовать»

• СОГЛАСОВА́ТЬ, —су́ю, —су́ешь; прич. страд. прош. согласо́ванный, —ван, -а, -о; сов., перех. (несов. согласовывать). 1. также несов. Устар. Сочетать, соединить (соединять). (Малый академический словарь, МАС)

  Все значения слова СОГЛАСОВАТЬ

Значение слова «руководство»

• РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)

  Все значения слова РУКОВОДСТВО

Афоризмы русских писателей со словом «согласовать»

• Жить в обществе, носить на себе тяжелое ярмо должностей, часто ничтожных и суетных, и хотеть согласовать выгоды самолюбия с желанием славы — есть требование истинно суетное.
• (все афоризмы русских писателей)

Дополнительно

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

 [2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Написание «согласованно» или «согласовано» озадачит даже грамотного человека. Разобраться поможет смысл, который прячется за словом. 

Как правильно «согласованно» или «согласовано»

Оба варианта в русском языке существуют, но являются разными частями речи. Путаница употребления происходит из-за схожести наречия с кратким причастием. Подсказку ищите в контексте.

«Н» останется одинокой, если формулировка означает, что произошло согласование, некто согласен или согласна с предложенным ему порядком действий, планом, образцом. 

Это характерно в документах, когда бумага согласовывается с уполномоченным лицом, нормативами. 

Примеры:

• «Расписание субботников согласовано и утверждено директором школы».

• «Решение согласовано с начальников, что подтверждается его подписью». 

Двойная «НН»указывает на значение «дружно», «в одном ритме», «работа участников скоординирована». 

Примеры:

• «Учителя и ученики согласованно принялись за уборку территории».

• «В данном деле нужно действовать согласованно и внимательно». 

Правописание наречия «согласованно»

Наречие — признак действия, предмета или описания. В предложении оно является обстоятельством, реже выполняет другие синтаксические роли. 

Узнать его можно по заданным вопросам:

• где?

• откуда?

• куда?

• когда?

• как?

• почему?

• зачем?

Пример предложения:

«Дети (как?) согласованно поделили пирог».

Зависимых слов у наречия нет. Изъять из предложения его можно без потери смысла:

«Дети поделили пирог».

Суффикс «-НН-» достался от прилагательного «согласованный» при образовании наречия суффиксальным способом. Буква «О» присоединяется к уже присутствующим «-ОВА-», «-НН-». 

Правило написания причастия «согласовано»

Причастие — признак существительного, который изменяется, подстраивается под главное слово, имеет род, число («меры согласованы», «сценарий согласован»). 

Вопросы к причастию:

• что делающее?

• что сделавшее?

• какое?

• каково?

Оно составляет с зависимыми словами причастные обороты и выступает в предложении определением. 

Если возможно заменить проверяемое глаголом, то это причастие:

«Митингующие утверждают, что проведение акции согласовано с городским советом» = «Согласовывалось с городским советом».

Краткая форма причастий страдательного залога прошедшего времени имеет в составе одну «Н»: согласованное — согласовано, пересогласованное — пересогласовано. 

«Не согласовано» — слитно или раздельно

Частица «НЕ» всегда пишется раздельно с краткой формой причастий, как с глаголами (не согласен) и если можно вставить другое слово:

• «Проведение конкурса не согласовано с руководством».

• «Этот момент не был со мной согласован». 

В сочетании с наречиями «НЕ» ведёт себя по-разному:

1. Пишется слитно, если применим синоним без «НЕ»: вразброд, разобщённо и т. д.

2. Раздельно — при противопоставлении с союзом «А».

Примеры:

• «Актеры играли пьесу несогласованно» (= вразнобой).

• «Школьники решили выполнять задание поодиночке, а не согласованно».

Чтобы правильно написать, обратитесь к содержанию высказывания. Если действие происходит согласно с кем-то или чем-то, то оно «согласовано». 

Процесс проходит слаженно и дружно — «согласованно». На вопрос «каково?» отвечает причастие, «как?» — наречие.

Всего найдено: 18

Здравствуйте! Мне кажется, что фраза составлена неправильно, но не могу найти правило. Фраза такая: «Раздираемый противоречиями, мне кажется, что…». Здесь есть ошибка в употреблении причастного оборота?

Ответ справочной службы русского языка

Фраза составлена некорректно: определение, выраженное причастным оборотом, не согласовано с определяемым словом.

В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «…согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежащее соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

Ответ справочной службы русского языка

Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.  

Доброго дня! Подскажите, правильно ли согласовано слово «релевантные» в данном тексте: «Формулировать коммуникационные сообщения релевантные соответствующей аудитории» (тематика: маркетинг) Необходима ли запятая после слова «сообщения»?

Ответ справочной службы русского языка

Релевантные = соответствующие. Поэтому оборот «релевантные соответствующей» неудачен. Запятая нужна.

Одна из самых красивых пород собак — это сибирский хаски. Правильно ли в этом предложении прилагательное «сибирский» согласовано с существительным «хаски»? Или все-таки нужно написать «сибирская хаски»?

Ответ справочной службы русского языка

Слово хаски может употребляться и в мужском, и в женском роде. Если говорится о породе собак (при этом не подчеркивается, что речь идет о самке), корректно употребление этого слова в форме мужского рода.  

Положение о Республиканском конкурсе журналистских работ, посвященных 70-летию Б***го государственного института. Нужно ли в этом предложении слово «Республиканском» писать с большой буквы? Правильно ли здесь согласовано слово «посвященных»?

Ответ справочной службы русского языка

Написание с большой буквы корректно, если Республиканский – первое слово официального названия конкурса. Слово посвященных согласовано правильно, если имеется в виду, что 70-летию института посвящены журналистские работы. Если юбилею института посвящен сам конкурс (а работы могут быть посвящены чему угодно), верно: о Республиканском конкурсе… посвященном…

Здание является визитной карточкой португальского города Коимбра. Правильно ли в этом предложении согласовано слово «Коимбра»?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно.

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как лучше написать:
«По причине отсутствия согласования директора ЗАО «Ромашка» на моё командирование, участие в заседании примет Иванов А.А.»
или
«По причине отсутствия согласования директора ЗАО «Ромашка» моего командирования, участие в заседании примет Иванов А.А.»
Мне вот оба варианта не нравятся, а как написать лучше, да еще в официальном письме….
И еще вопрос: «согласование НА что-либо» — это правильно с т.з. русского языка?

Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Возможный вариант: По причине того, что мое командирование не было согласовано с директором ЗАО «Ромашка», участие в заседании примет Иванов А. А.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как будет правильно в следующем предложении.
«Актуальность рассмотрения науки как призваниЯ и профессии была не только во времена ….»
Правильно ли согласовано слово «призвание»?

Ответ справочной службы русского языка

В этом случае согласование верное.

Добрый день, как правильно написать в деловом письме: «Иванов И.И. согласован на должность…» или «Иванов И.И. согласован в должности…»? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Лучше: решение о назначении Иванова согласовано с кем-либо.

Почему слово «согласованно» пишется с двумя н? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Такое написание (с двумя Н) уместно, если перед нами наречие (действовать согласованно). Если же мы имеем дело с кратким причастием, то пишется одна Н (решение согласовано с руководством компании).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, склоняется ли фамилия Цурупа?
Например: согласованно с Цурупой/а Д.А. ?

Ответ справочной службы русского языка

Эта фамилия склоняется: согласовано с Д. А. Цурупой.

Как правильно расставить знаки препинания:
» Дополнение №5 согласовано с замечанием: последний абзац нужно дать в следующей редакции: » … Перечень №3, утвержденный Министерством …»

Ответ справочной службы русского языка

Например, так. Дополнение № 5 согласовано с замечанием: «Последний абзац нужно дать в следующей редакции: » … Перечень №3, утвержденный Министерством …»».

Но обычно таких конструкций избегают, указывая: дополнение такое-то согласовано с замечанием под номером таким-то.

правильно ли согласовано сказуемое с подлежащими в предложении «Были вручены книга и карта»?

Ответ справочной службы русского языка

Возможны обе формы сказуемого: и множественного, и единственного числа.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, правильно ли составлено предло-жение и четко ли ясен в нем смысл: «Строительство устройств контроля схода и волочащихся деталей (УКСПС) на участке Сыня — Усинск Сосногорского отде-ления Северной ж.д.»? Мне кажется, что слово «схода» здесь вообще непонят-но для чего. Будто это слово не согласовано с общим смыслом предложением.

Ответ справочной службы русского языка

Сочетание _устройство контроля схода_ имеет терминологический характер, предложение корректно.

Сколько букв «н» в слове СОГЛАСОВАН(НН)О

Ответ справочной службы русского языка

Если это причастие (очевиден субъект действия), то следует писать одно _н_. Если это прилагательное (то же, что _обладающий взаимным согласием, единством_), пишется две _н_, например: _решение согласовано с начальством, их действия согласованны_.

Использование одной «н» или двух букв «нн» зачастую вызывает затруднения, однако в этом нет ничего сложного. Чтобы делать правильный выбор при использовании в предложении слов «согласовано» или «согласованно», необходимо учитывать их место, а также точно определять, к какой части речи они принадлежат.

Наречие «согласованно»

Для того чтобы узнать часть речи, нужно задать к требуемому слову вопрос.

Один из примеров: «Команда быстро выполнила задачу, потому что действовала согласованно».

1. Для начала определяется часть речи:

«Действовала (как?) согласованно». В вышеупомянутом предложении «согласованно» будет наречием.

1. Далее необходимо вспомнить правило написания «н» и «нн» в суффиксах:

В наречиях с окончаниями «-е» и «-о» правильно писать столько же букв «н», сколько в слове, от которого наречие было образовано.

1. Наречие «согласованно» − производное причастия «согласованный», в котором требуется две буквы «нн». Из этого следует, что в производном наречии «согласованно» также требуются две буквы «н».
2. Примеры:

«Во время урока физкультуры все выполняли разминку согласованно».

«Играя согласованно, хоккеисты смогли одолеть соперника».

Причастие «согласовано»

Узнать причастие в предложении очень просто, для этого потребуется также задать к слову вопрос. Для полных причастий вопрос будет «что сделанный?» (или «какой?»), краткие будут отвечать на вопросы «что сделано?» и «каков?».

Пример: «Время отправления поезда было согласовано с дорожными службами».

1. Для начала потребуется узнать часть речи:

«Время отправления (что сделано, каково?) согласовано». В этом предложении «согласовано» употребляется в роли причастия краткой формы.

1. Чтобы узнать, «нн» или «н», требуется вспомнить правило правописания суффиксов в кратких формах причастий:

В суффиксах кратких причастий страдательного залога всегда необходимо ставить одну «н».

Из правила можно сделать вывод, что «согласовано» в этом предложении следует писать с одной «н».

1. Примеры:

«Новое технологическое решение было согласовано с начальством».

«Всё, написанное в договоре с компанией, было согласовано с собственниками квартир».

Ошибочное применение слов «согласовано» и «согласованно»

Несмотря на простое правило, грамотное написание слов «согласовано» и «согласованно» зачастую вызывает сомнения, из-за чего допускаются ошибки. Так как, в принципе, возможны оба варианта использования, для проверки корректности необходимо правильно определить часть речи.

1. Для правильного определения наречия необходимо помнить, что оно чаще всего относится к глаголу и обозначает признак действия.

              «Коллектив действовал согласованно».

              Действовал (как?) – согласованно.

В этом примере слово «согласованно» связано с глаголом и обозначает то, как именно команда совершила действие. Значит «согласованно» в данном случае, несомненно, является наречием.

1. Причастие краткой формы чаще всего связано по смыслу и вопросу с существительным и может быть заменено на полное причастие.

               «Расписание автобусов согласовано с генеральным директором».

                Расписание («каково?» или «что сделано?») – согласовано.

               Расписание согласовано = расписание согласованное.

«Не согласовано» — раздельно или слитно

Для того чтобы грамотно писать частицу «не» с «согласовано», необходимо вспомнить правило, которое гласит:

Раздельно частицу «не» следует писать со всеми краткими причастиями, независимо от их места в предложении.

Так как «согласовано» в приведенном предложении является кратким причастием, можно сделать вывод, что с частицей «не» оно всегда пишется раздельно.

Примеры:

1. «Расписание занятий не согласовано со студентами».
2. «Проведение мероприятия не согласовано с акционерами компании».
3. «Начало игры перенесли на вечер, что не согласовано с владельцами спортивного клуба».

Заключение

В правильном написании «согласовано» и «согласованно» нет ничего сложного, нужно лишь правильно определить часть речи.

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Согласование и утверждение — не путать!

Согласование отражает результат работы с проектом документа, совместная работа нескольких сотрудников, часто итерационная.

А утверждение иными словами подписание — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится юридически значимым документом. В электронном виде это будет значить простановку электронной подписи.

Подписание документа входит в процедуру утверждения для исходящих документов, в вынесение резолюции руководителя на входящем документе. Может применяться и для внутренних, например, к докладной записке и внутреннему нормативному акту. Утверждение — часто это последний этап согласования для документов, которым важно обеспечить юридическую значимость.

В чем сложности руководителя

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

• автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
• создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: не могут выделить время на обучение из-за высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Чтобы все операции с документами осуществлялись в электронном виде необходимо:

• организовать передачу документа руководителю;
• зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере Directum RX.

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

Очевидные плюсы:

• оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
• можно работать удаленно.

Хотя есть и минус — необходимо ежедневно заходить в систему и просматривать свои входящие задания.

Чтобы подписать документ в системе нужно:

1. открыть карточку задания на подписание и ознакомится с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений;
2. ознакомится со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской в задаче;
3. выполните задание с результатом Подписать.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны два варианта организации процесса.

Работа через помощника

Если руководитель готов работать в СЭД через помощника, то референту настраивается замещение руководителя в СЭД. Тогда референт может работать с папкой «Входящие» руководителя и получает все его задания.

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, подписывает файл своей согласующей электронной подписью. И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя. Это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя.

Плюсы данного варианта:

• ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
• результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

Минусы:

• появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
• руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Работа без помощника

Возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

Плюсы:

• ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Минусы:

• дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД;
• увеличение длительности согласования документов;
• документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:

• простая ЭП,
• усиленная неквалифицированная ЭП,
• усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

• Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
• Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант. Для облегчения работы руководителей особенно при разъездном характере работы очень удобны мобильные приложения.

Выше мы рассмотрели этот вариант. После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа.

Минусы электронного подписания через помощника:

• остаются бумажные документы, все работы и затраты на их хранение;
• важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы, их наличие обязательно для установки подлинности скана;
• исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист финансового отдела для перевода денег);
• появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает «ходить по рукам». секретариату необходимо отслеживать местонахождение оригиналов.

Несмотря на возможность работы неавтоматизированного руководителя, это все-таки «заплатка» — узкое место в работе предприятия. И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень цифровой трансформации:

• сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений;
• самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
• экономит ресурсы предприятия — все, что связано с распечаткой и хранение бумажных документов;
• экономит время своих подчиненных на лишние действия в СЭД.

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.