Благодарим за интерес, проявленный к услуге SV GROUP «Аутсорсинг системы менеджмента качества» (Аутсорсинг СМК). Целесообразно рассматривать возможность передачи на аутсорсинг СМК организациям численностью до 150 человек.
Мы можем быть вам полезны, если у вашей компании:
- существуют проблемы с выходом на новые рынки в связи с требованием потребителя о наличии функционирующей СМК, сертифицированной в международном органе по сертификации;
- возникают сложности с прохождением аудита потребителем;
- существует потребность в регулярном реинжениринге бизнес-процессов.
Сопровождение внешнего аудита СМК
Методическая помощь и сопровождение аудитов потребителем и сертификационных аудитов
Ведение документации СМК
Разработка, внедрение и своевременная актуализация регламентирующей документации СМК
Обучение и тренинг по требованиям ISO 9001:2015
Обучение уполномоченных по СМК в подразделениях, координация деятельности ответственных лиц, повышение вовлеченности персонала
Проведение внутренних аудитов СМК
Формирование и обучение группы аудиторов, составление чек-листов, проведение внутренних аудитов.
Работа с несоответствиями
Организация работ по выявлению корневых причин несоответствий, претензионная работа
Наша задача — обеспечение принципа постоянного совершенствования СМК
До передачи процессов СМК на аутсорсинг необходимо быть уверенным в соответствии действующей системы менеджмента качества требованиям ISO 9001:2015, поэтому мы рекомендуем провести перед началом работ диагностический аудит, который позволит выявить области для доработки и улучшения функционирования СМК.
Гарантии
Сотрудники SV Group обладают большим опытом в оказании консультационных услуг в области поддержания в рабочем состоянии систем менеджмента качества на различных предприятиях.
Системы менеджмента качества, функционирующие при поддержке наших специалистов, успешно проходят инспекционные и сертификационные аудиты, а также аудиты второй стороны.
Мы уверены, что сотрудничество с нашей компании, в вопросах передачи процессов СМК на аутсорсинг, позволит системе менеджмента качества не только проходить необходимые процедуры соответствия требованиям стандарта, но и приносить ощутимую пользу повышая результативность бизнес-процессов организации.
Выгода
Своевременное выполнение процессов СМК, в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2015 позволит Вашей Организации:
- Быть уверенным в прохождении сертификационного, инспекционного аудита, аудита поставщика (минимизировать риски отзыва сертификата / аннулировании результатов тендера);
- Поддерживать имидж и конкурентоспособность компании;
- Поддерживать ориентацию сотрудников на качество и вовлечённость персонала в достижение поставленных целей;
- Осуществлять постоянный мониторинг процессов.
| ПРОДУКТ | Этап №1 ДИАГНОСТИКА СМК |
Этап №2 ДОРАБОТКА СМК (при необходимости) |
Этап №3 АУТСОРСИНГ СМК (ежемесячно) |
|---|---|---|---|
| СОСТАВ РАБОТ | 1. Проверка действующей нормативной базы СМК: — Политика в области качества; — Цели в области качества; — Руководство по качеству; — Регламентирующая документация СМК 2. Формирование и согласование с Заказчиком Диагностический аудит осуществляется очно. |
Актуализация документированной базы СМК: — Политика в области качества, охраны окружающей среды — Цели в области качества — Руководство по качеству; — Регламентирующая документация (включая карты процессов СМК, методику оценки рисков, процедуры, требующиеся для целостности СМК, и т.д.) Примечание: Состав регламентирующей документации зависит от процессной модели, а так же от результатов диагностики СМК Разработка: — Проведение одного цикла внутренних аудитов. — Запуск процедуры мониторинга процессов. — Организация и поддержка в проведении процедуры анализа со стороны руководства. — Консультационная поддержка участников внедрения в течение 3-х месяцев после разработки. Этап требуется при значительных несоответствиях ИСМ требованиям стандартов ISO 9001 |
Поддержание документированной базы СМК в актуальном состоянии Ведение реестра документов СМК, перекрестных ссылок, актуализация по запросу и в случае выявления несоответствий Операционное сопровождение процессов СМК: Актуализация карт процессов ИСМ Услуги включают себя ежемесячный выезд к Заказчику на 2 дня, а так же от 5 до 7 дней консультационных услуг в дистанционном формате |
| РУЗУЛЬТАТ | Отчет План мероприятий для ре-дизайна |
Комплект документов согласно номенклатуре работ – пп.1-3 Отчет по результатам внедрения |
Реестр документов ИСМ и актуальный комплект нормативных документов СМК Карты процессов ИСМ Комплект документов по внутренним аудитам Отчет по результатам анализа СМК со стороны руководства Реестр рисков Результаты планирования и мониторинга целей в области качества Выделенный специалист для сопровождения внешних проверок |
| ДЛИТЕЛЬНОСТЬ | 2 чел/дня | 3 месяца | ежемесячно |
| СТОИМОСТЬ | 20000- 30000 руб. | От 50000 руб. в зависимости от результатов диагностического аудита. | 25000-75000 руб в месяц. в зависимости от результатов диагностического аудита. |
Описание
Передайте нам на аутсорсинг отдельные функции отдела качества
Какие функции отдела качества мы можем взять на аутсорсинг
Прежде всего, это функции, связанные с поддержанием работы систем менеджмента:
Качества (СМК)
Пищевой безопасности (СМБПП)
Экологии (СЭМ) и охраны труда
и др.
Что Вы получаете
- Программу внутренних аудитов
- Включим необходимые требования стандартов, клиентов, высшего руководства.
- Чек-листы
- Разработаем простые и однозначно понимаемые вопросы для проверки.
- Отчет с аналитикой
- Проведем аудиты, подготовим понятные отчеты с краткой и подробной частями, покажем на графиках статистику несоответствий, корректирующих мероприятий, статусы, сравнение результатов аудитов между площадками и т.п.
- План корректирующих действий
- Научим разрабатывать корректирующие действия и автоматизируем контроль за их выполнением (при использовании решения GRAIT Audit). Выполняем эту работу в собственном IT-решении GRAIT Audit с экономией времени до 95%.
Результаты
Отсутствие внутренних конфликтов
Высокая экспертность аудитов, чек-листов, отчетов
Грамотная аналитика для принятия решений
Экономия ресурсов при повышении эффективности проведения аудитов
По нашему опыту, проведение внутренних аудитов собственными силами часто приводит к отрыву специалистов от операционной работы с неоднозначными результатами проведенных аудитов, по которым возникает большое количество претензий к их достоверности
Что Вы получаете
- План обучения на год и программы курсов
- Обучим и руководителей, и рядовых сотрудников. Учтем Вашу специфику и текущий уровень подготовки сотрудников, подберем оптимальный по затратам и эффективности набор для обучения: онлайн курсы, вебинары, тренинги на предприятии, в записи с доступом 24/7 и лично с преподавателем, от 1 часа до 180 часов. В нашей библиотеке:
- 50+ вебинаров (в т.ч. в записи)
- 6 хрестоматийных онлайн-курсов
- 50+ тематик тренингов
Не нашли нужное? Разработаем курс под Вас, если это в рамках нашей компетенции и опыта
- Индивидуально разработанные обучающие материалы
- Если потребуется, разработаем курс любого формата (полноценный с лекциями, практикой, видео материалами, приложениями либо краткий с любым набором материалов). Сможете его использовать на нашей обучающей платформе либо другим удобным способом. Предложим разные варианты подписки на платформу под Ваши задачи или просто передадим разработанные материалы.
- Обучение по плану и программам
- Умеем рассказывать просто о сложном, используем вовлекающие методики. Многие курсы не имеют аналогов по полноте изложения и уровню подаче материала. В конце обучения оценим результаты. На период обучения предоставим доступ 24/7 к обучающей платформе. На часть курсов выдадим удостоверение государственного образца с занесением данных в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации.
Результаты
Грамотно обученные сотрудники
Грамотная аналитика для принятия решений
Экономия ресурсов при повышении эффективности проведения обучений
По нашему опыту, проведение обучений собственными силами часто проводится формально, тратится время, но эффективность низкая, нужные навыки не вырабатываются у сотрудников
Что Вы получаете
- Готовый шаблон отчета «Анализ со стороны руководства»
- Проработаете вместе с экспертом структуру и порядок сбора информации для анализа со стороны руководства с учетом специфики вашей компании.
- Простой алгоритм сбора и обработки информации для анализа
Результаты
Соответствие отчета для анализа со стороны высшего руководства требованиям международного стандарта
Вовлеченность ключевых сотрудников в формирование оценки результативности системы менеджмента
Полная информация для принятия решений в рамках системы менеджмента и разработки целей компании
Что Вы получаете
- Актуальные документы системы менеджмента
- Своевременно доработаете документацию по системе вместе с экспертом. При доработке учтем изменения в международных стандартах, технических регламентах и внутренних изменениях в компании
- Простой алгоритм сбора и обработки информации для анализа
Результаты
Экономия временных ресурсов персонала, оперативная поддержка эксперта
Снижение рисков получения существенных несоответствий на аудитах
Работающие документы, а не просто закрытие формального признака
Что Вы получаете
- Актуальные планы НАССР, VACCP и TACCP, анализа экологических аспектов и рисков, рисков охраны труда, а также анализа других рисков организации
- Своевременно поможем пересмотреть планы анализа рисков с учетом Вашей специфики и с использованием нашего более чем 17-летнего опыта. Поможем адаптировать общеприменимые методики оценки рисков под специфику компании и предложим наиболее подходящие вам методологии
- Грамотное обоснование оценки некоторых рисков
- Поможем в спорных ситуациях при оценке конкретных рисков, определиться с мерами управления рисками и способами их валидации с учётом требований международных стандартов. Предложим автоматизированные формы для проведения анализа рисков, что в разы сократит процесс переоценки рисков
Результаты
Экономия временных ресурсов персонала, оперативная поддержка эксперта
Высокая экспертность проведенного анализа рисков
Работающая система анализа рисков, а не просто закрытие формального признака
Кто заказывает услуги Аутсорсинга отдельных функций отдела качества
- Любая компания любой отрасли, заинтересованная в сокращении затрат на отдельные функции отдела качества одновременно с повышением экспертности.
- Компании, которым необходима грамотная экспертная поддержка сотрудников отдела качества.
Против каких проблем
- Вам необходимо получить независимую непредвзятую поддержку со стороны и использовать опыт внешних экспертов
- Вам необходимо постоянно улучшать свои системы менеджмента
- Вам необходима грамотная организация работы по таким направлениям, как аудиты и управление несоответствиями, обучение персонала в рамках требований международных стандартов, подготовка обучающих материалов (включая видео курсы) для сотрудников в области систем менеджмента, сбор информации и анализ эффективности системы, доработка документации, проведение анализа рисков
- Вам необходимо поддерживать систему действительно в рабочем состоянии без лишних рисков и затрат, уверенно выходить на сертификацию или аудиты второй стороны
Выгоды от передачи на аутсорсинг функций отдела качества
Существенная экономия времени при выполнении функций, связанных с поддержанием систем менеджмента
Уверенность, что система менеджмента соответствует лучшим практикам
Повышение конкурентоспособности
Снижение рисков, связанных с качеством и безопасностью
Позиционирование приверженности лучшим мировым практикам
Снижение затрат по ряду функций при повышении качества их исполнения
Снижение рисков для бизнеса в рамках требований выбранных стандартов
Существенная экономия времени на поддержание систем менеджмента
Поддержка эксперта с большим опытом внедрения в разных отраслях
Как организована работа по Аутсорсингу отдела качества
Заключим с Вами длительный договор на весь период работы. Будем подключать необходимых специалистов в зависимости от выбранного набора функций, переданных на аутсорсинг. Заранее будем планировать и напоминать о необходимых действиях, документах с Вашей стороны. Работы по аутсорсингу отдела качества проводим «под ключ».
Сколько стоит услуга по Аутсорсингу отдела качества
Для расчета стоимости данной услуги нам необходима информация о ваших задачах, поэтому напишите или позвоните нам, мы очень быстро предоставим точный расчет.
Почему с нами
Нас выбрали 750+ компаний в 1000+ проектах
Уровень удовлетворенности наших Клиентов
Мы эксперты-практики
Почему обращаются к нам, как независимым консультантам за внедрением систем управления? И почему работа с консультантами значительно экономит ресурсы предприятия?
Наши консультанты демонстрируют самый высокий уровень практики внедрения «в полях», работая от первых лиц до рядовых сотрудников. Вот что говорят наши Клиенты о работе с нами:
- Вы работали с нами многие месяцы, решая массу проблем внедрения на месте, а аудиторы органа по сертификации увидели уже подготовленное предприятие и всего несколько дней на сертификации (проверять не равно внедрять). Конечно, аудиторы не могут знать всех тонкостей внедрения.
- Ваши консультанты знают, как подступиться к системе «с нуля», как мотивировать сотрудников работать в системе, как поменять мышление.
- Консультанты ИнтерКонсалт подбирают инструменты, которые подходят именно нам, а не применяют шаблонные решения.
- Ваш консультант знал не только стандарт, но и как выполнить на практике требования законодательства, что для нас было важнее внедрения самого стандарта.
- Консультант отучил нас задавать вопрос «А что достаточно для сертификации?» и оставаться только в рамках требований стандарта и достаточности для сертификации, решая гораздо более широкий круг наших бизнес-задач.
- Вы собрали такой пул ошибок внедрения, допущенных другими компаниями, что не дали нам повторить ни одну из ошибок (например, не позволили купить лишнего оборудования — металлодетектора, который оказался в итоге в нашей ситуации не нужным, хотя некоторые аудиторы настаивали на его необходимости).
В условиях конкурентного рынка не просто выбрать компанию, способную быстро и профессионально решать поставленные задачи. ИнтерКонсалт – наш выбор! Добросовестное отношение к работе, индивидуальный подход, профессиональные рекомендации – всё это ИнтерКонсалт. Начальник ОКК ООО «Доширак Рязань» Акинина Е. Н.
Наш опыт в цифрах
Нашими Клиентами стали компании численностью от 10 до 150 тыс. человек с оборотом от 50 млн. руб. до 1,5 трлн. руб. в год.
Работая с 2005 г., каждый год мы реализуем несколько десятков полноценных проектов внедрения систем управления (от 40 и более), а также более 150 небольших проектов и обучений. Наши консультанты успевают очень много за счет автоматизации целого ряда задач.
Мы имеем опыт с компаниями из более, чем 45 отраслей, что помогает нам предлагать совершенно неожиданные и эффективные решения для Ваших бизнес-задач, подсмотренные нами в других сферах производства и услуг.
Подтверждение нашей компетентности
С момента своего основания в 2005 г. наша компания использовала более чем 20-летний на тот момент опыт наших партнеров — датской консалтинговой компании RANDConsult.
Мы являемся аккредитованным участником Программы Ассоциированных Консультантов Британского Института Стандартов (BSI) — No 723, рекомендованным партнером крупнейших торговых сетей и финансовых организаций (аккредитованный консультант Европейского Банка Реконструкции и Развития (EBRD), с 2017 по 2019 год — консультант Международной финансовой корпорации (IFC), входящей в Группу Всемирного банка).
Команда поддержки и автоматизация
Помимо консультанта с Вами на связи всегда будет отдельный менеджер проекта, который отвечает за решение всех организационных моментов, не заставляя Вас ждать ответов со стороны консультантов, которые будут сконцентрированы только на решении Ваших бизнес-задач. Все консультанты работают у нас по трудовых договорам на постоянной основе, что является скорее исключением в нашей отрасли. Кроме того, мы всегда шли по пути автоматизации рутинных функций, что позволяет серьезно повысить эффективность и скорость внедрения.
Вопросы и ответы
Вопросы по услугам внедрения
Кто будет нашим консультантом?
Для каждого проекта мы назначаем только штатного консультанта с компетенциями, необходимыми для Вашей компании.
Это означает, что у Вашего консультанта будет опыт внедрения необходимого стандарта или инструмента управления, опыт внедрения на аналогичных предприятиях и компетенции, необходимые для работы в выбранном формате.
Как проходит обучение?
Наша компания предлагает различные форматы обучения:
- онлайн курсы с доступом 24/7 в любое время с любого устройства для фундаментальной подготовки сотрудников в удобном для них режиме;
- вебинары в записи с доступом 24/7 в любое время с любого устройства для проработки отдельных вопросов в удобном режиме;
- открытые и закрытые вебинары для обсуждения вопросов с преподавателем;
- открытые и закрытые тренинги для обсуждения вопросов с преподавателем и освоения основных вопросов в тренинг центре в Москве или на территории Вашего предприятия.
Многолетний опыт наших тренеров будет передан Вам в доступной и удобной форме, а комфортная атмосфера в ходе обучения настроит на плодотворную работу.
По результатам обучения Вы получаете удостоверения государственного образца с занесением данных в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, свидетельства или сертификаты.
Образовательная деятельность в ООО «ИнтерКонсалт» ведется на основании государственной лицензии № Л035-01257-69/00632578 от 21 декабря 2022 г.
Общие вопросы
Насколько квалифицированы ваши специалисты?
ИнтерКонсалт – одна из немногих консалтинговых компаний, имеющая штат опытных консультантов, которые работают по трудовым договорам и не являются совместителями в других компаниях. Это позволяет нам полностью контролировать своих сотрудников, обучать их по единым стандартам компании и нести гарантии перед своими Клиентами
Основные компетенции наших консультантов:
- Опыт работы на производствах в отделах качества, производственных подразделениях.
- Разработка и внедрение различных инструментов менеджмента и международных стандартов на предприятиях от 10 до 150 тыс. человек.
- Знание особенностей профильных отраслей.
- Преподавательские навыки, практическое владение методиками ускоренного обучения Accelerated Learning.
- Коммуникационные и организаторские способности.
Все сотрудники регулярно проходят внешнее и внутреннее обучение по профессиональным направлениям, а также по таким общим темам, как «Деловые коммуникации», «Конфликтология», «Управление проектами», «Тайм-менеджмент» и т.п.
Как заказать услугу?
Заказ можно сделать любым из способов:
- Позвонив по одному из номеров +7 (495) 760-46-75 или 8 (800) 600-79-59.
- Оставив заявку в одной из форм на сайте.
- Написав на почту mail@iksystems.ru
Статьи
Про то, как в рамках бизнес-методики GORA построить модель компетенций, оценить компетентность персонала и обучить его, а также сохранить организационные знания.
Алексей Горшенин, основатель, генеральный директор ИнтерКонсалт, автор бизнес-методики GORA
«Совершенствование не обязательно. Выживание – дело добровольное». Высказывание американского учёного и консультанта по менеджменту Эдвардса Деминга актуально во все времена. Одним из способов выявления несоответствий и определения направлений для улучшений и является внутренний аудит.
Для предприятий пищевой отрасли существует ряд требований / правил,
которые необходимо выполнять для обеспечения выпуска качественной и безопасной
пищевой продукции. Аудиты пищевых предприятий проводятся для того, чтобы
определить, соблюдаются установленные требования или нет. Очень важно получать непредвзятую информацию от
незаинтересованных лиц о различных элементах системы, о выполнении
запланированных мероприятий, о соответствии установленным правилам. Информация,
которая получена в рамках аудита, является основой для разработки
корректирующих действий (действий, направленных на устранение причины
несоответствий) и улучшения системы
Автоматизация аудита систем менеджмента с помощью программного решения позволяет повысить эффективность и качество этого процесса. Рассмотрим необходимость автоматизации аудитов систем менеджмента и преимущества использования программного решения для
проведения аудитов.
Высшее руководство должно анализировать через запланированные интервалы времени систему менеджмента организации в целях обеспечения её результативности и эффективности.
Анализ СМК со стороны руководства – порядок проведения проверок системы менеджмента качества руководством предприятия с целью определения ее пригодности, результативности, адекватности, эффективности.
Вопрос внедрения системы менеджмента качества и приведения ее к соответствию требованиям международных стандартов становится с каждым днем все более актуальным. Также становится актуальным и аудит на соответствие стандартам качества.
Внутренние аудиты, иногда называемые «аудитами первой стороны», проводятся самой организацией или от ее имени для анализа со стороны руководства или других внутренних целей.
По разным оценкам, в мире аутсорсинг используют от 60 до 80% компаний. И при этом глобальный рынок аутсорсинга растет ежегодно более чем на 10%, в зависимости от сегмента. Это происходит за счет как расширения объемов текущего бизнеса, так и передачи на аутсорсинг новых функций.
В России ежегодной оценки размера рынка аутсорсинга пока нет, и оценить темпы его роста непросто. Если для западных компаний это привычный инструмент, который используется во многих странах с привлечением глобальных поставщиков, то отечественный бизнес пока еще тестирует аутсорсинг.
Гайд для компаний-новичков
Если вы только планируете передать что-либо на аутсорсинг, важно оценить, как минимум, три фактора.
Первый — стратегическая это функция для компании или нет.
Были примеры, когда компания хотела передать на аутсорсинг функцию продаж. Однако, изучив функционал сейлзов, стало понятно, что компания очень серьезно зависит от этого отдела, и не только от проданных «тонн и рублей», но и от сетей дилеров и дистрибуторов, через которые они осуществляли продажу.
Уникальность функции и ее важность является частью стратегии компании, а стратегические функции надо оставлять внутри бизнеса по разным причинам.
На аутсорсинг следует передавать второстепенные функции и задачи, которые принесут added value для компании, но не поставят под угрозу ее существование.
Второй фактор — насколько функция, которую можно передать на аутсорсинг, «прописана» и прозрачна.
К примеру, если у компании хаос в контактном центре, она не знает, сколько звонков потеряно и каковы темы входящих запросов, то, передав такой колл-центр на аутсорсинг, компания не выиграет ничего, потому что непонятно, как оценивать выгоду.
Перед передачей функции на аутсорсинг надо четко понимать ее задачи, точки «входа» и «выхода» при взаимодействии с остальными отделами в компании, а также что следует исправить. Для этого важно провести анализ бизнес-процессов.
И третий, очень немаловажный фактор, — это участие топ-менеджмента в принятии решения. Если руководители компании не видят целесообразности перевода функции на аутсорсинг, положительного результата от такого решения ожидать не стоит.
О важности анализа бизнес-процессов перед передачей на аутсорсинг
Анализ существующих бизнес-процессов позволит определить, насколько они стандартизированы и соответствуют действительности. Это важно, в первую очередь, для компаний В2В-сегмента, где компании работают «от клиента», и в погоне за качеством сервиса забывают о единых процессах, что влечет за собой неоправданные затраты.
Второй важный параметр анализа — поиск возможностей для оптимизации бизнес-процессов и сокращения затрат. Это можно сделать путем изменения или упрощения бизнес-процессов, убирая ненужные действия внутри процесса, и/или выводя его в более дешевый с точки зрения производства регион.
И, наконец, благодаря анализу бизнес-процессов можно определить возможности для автоматизации или диджитализации этапов либо всего процесса. Если процесс стандартизирован, и обычные методы снижения затрат уже применены или неэффективны, автоматизация может стать хорошим решением. Однако период возврата инвестиций для такого решения будет заметно более длинным, чем в первых двух вариантах. Стоит добавить, что все эти задачи, в идеале, может выполнить и поставщик аутсорсинга, которому передается функция. Конечно, если это «правильный» и стратегический партнер.
Ключевые критерии при выборе аутсорсера
К критериям выбора поставщика аутсорсинга можно отнести следующее:
- наличие у поставщика опыта проведения подобных проектов;
- наличие ресурсов и возможность масштабировать ресурсы;
- умение сформулировать и представить решение, и способность наладить коммуникации во время тендера;
- важный, но не всегда используемый критерий — чтобы решение включало лучшие практики, инновации, оптимизацию процессов и потенциальную экономию, а также возможность посмотреть в будущее — на период через год или два;
- в аутсорсинге, поскольку это долгосрочное сотрудничество, очень важно совпадение культуры компаний заказчика и поставщика;
- и, конечно, цена, является обязательным фактором выбора поставщика. Но лишь одним из них, а не единственным.
Знаем массу примеров, когда выбор поставщика только по критерию цены приводил к серьезным проблемам в долгосрочном периоде.
Как контролировать работу аутсорсинговой компании
Контроль качества услуг аутсорсинговой компании может состоять из двух блоков:
- параметры «результата», которые можно оцифровать — KPI’s, SLA, достижение показателей бизнеса, к ним можно отнести удовлетворенность;
- параметры «процесса», которые оцифровать в моменте сложнее — наличие регулярной коммуникации, обзоры бизнеса за период, наличие плана непрерывности бизнеса, в общем, все, что делает процесс предоставления сервиса прозрачным для клиента.
Оба блока важны для заказчика аутсорсинга, без регулярной коммуникации невозможно предоставлять сервис, поскольку успешность выполнения зависит не только от поставщика, но и от заказчика.
#статьи
-
0
Аутсорсинг: что это такое, зачем он нужен, каким компаниям подходит и как его организовать
Рассказываем об аутсорсинге главное, что нужно знать менеджеру и руководителю. Когда аутсорсинг полезен, а когда к нему лучше не обращаться?
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group. Более 15 лет на рынке консалтинговых и аутсорсинговых услуг России. Прошла путь от специалиста по продажам до менеджера проектов в одной из крупнейших консалтинговых компаний. Работу в Coleman Group начинала в 2010 году с позиции старшего менеджера по развитию бизнеса.
Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:
- снизить расходы на сотрудников;
- улучшить качество работы без увеличения трат;
- избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.
В статье разберёмся:
- что такое аутсорсинг;
- чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
- в чём преимущества и недостатки аутсорсинга;
- каким компаниям и для чего он нужен;
- как работает аутсорсинг и как его организовать.
Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.
В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:
- IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
- аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
- аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
- аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
- аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
- складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.
Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.
Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.
В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.
Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.
Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.
При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:
- гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
- трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.
С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.
В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.
Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:
- Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
- Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
- Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.
У аутсорсинга есть и минусы:
- Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
- Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.
Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.
Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:
- сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
- увеличить производительность бизнес-процессов;
- повысить качество сервиса;
- получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.
Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.
Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.
Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.
Организация аутсорсинга включает два основных этапа.
Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.
Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.
Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.
Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.
Дальше всё происходит по такой схеме:
- Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
- Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
- Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.
Менеджер проекта выполняет следующие функции:
- отвечает на запросы и обращения заказчика;
- работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
- контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
- повышает эффективность бизнес-процессов;
- готовит отчёты о ходе работ для заказчика.
Помимо этого, провайдер:
- обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
- обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
- ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
- отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
- расследует несчастные случаи.
- Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
- Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
- Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.
Другие материалы Skillbox Media об управлении персоналом
Эффективный руководитель
Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.
Узнать про курс
Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше