Архив суда руководство

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
• отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
• подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
• разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
• участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
• выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
• выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

• состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
• наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
• общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
• нерассмотренные дела и неисполненные документы;
• весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
• соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления. Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.

Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.

Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.

Архивы судов реализуют следующие функции:

• принятие на хранение документов судов и их подразделений;
• учет документов и поддержка их сохранности;
• консультирование работников суда и выдача им информации;
• осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
• ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
• составление номенклатуры суда и некоторые др.

Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности. Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов. Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.

Управление архивным делом в судах

Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.

Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.

Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:

• актов местного назначения председателей судов;
• законов субъектов РФ;
• ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
• федеральных норм;
• норм международного права;
• подзаконных актов.

Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов. Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы. Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.

Комплектование и учет архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них — это критерий происхождения. В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй — критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий — критерий внешних особенностей. В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.

Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.

У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.

Важнейшие документы учета в судебных архивах РФ

К числу важнейших документов учета в судебных архивах РФ относятся:

• дело фонда (оно включает в себя сведения о приеме-передаче дел на хранение, о ликвидации дел, о содержании и числе дел и документов);
• список фондов (он имеет в своем составе перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде или выбыли из него);
• паспорт архива суда (он содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочной системы и данных об условиях хранения дел в архиве);
• книга учета принятия и выбытия документов (она отражает данные, связанные с приемом и выводом дел, их ликвидацией или передачей в органы государственной власти).

Предложите, как улучшить StudyLib

(Для жалоб на нарушения авторских прав, используйте

другую форму
)

Как устроен судебный архив?

Судебный архив – структурное подразделение суда, осуществляющее хранение, упорядочивание, учет и использование документов.

В каждом суде имеется свой архив. Важнейшими направлениями работы данного подразделения являются:

• ведение учета дел;
• предоставление и выдача дел, документов или их копий для работы по запросу судей, сотрудников аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры и иных лиц и организаций.

Архивные процессы контролируют и осуществляют работники аппарата; функции руководителя исполняет председатель суда.

Функции судебного архива

Архив суда осуществляет:

• прием, учет, хранение документов, появляющихся в процессе работы суда;
• обеспечение сохранности дел;
• отбор, подготовку и передачу дел на хранение в Государственный архив.

На архив суда возложены также обязанности по подготовке и передаче председателю суда информации о состоянии архива. Работники судебного архива участвуют в подготовке и исполнении решений председателя суда.

Прием и передача дел в судебный архив

Согласно законодательству, дело передается в архив в течение 30 дней со дня вступления в силу завершающего судебного акта.

Существует четкий регламент передачи дел в судебный архив, зафиксированный в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел.

Передаваемым в архив делам присваивается номер, они размещаются по годам в очередности, соответствующей номерам. На каждое дело оформляется акт в двух экземплярах, заверенный подписями лиц, осуществляющих прием и передачу дел в архив.

Условия содержания для судебного архива

Правильное хранение дел в судебном архиве должно обеспечиваться не только высокой квалификацией сотрудников, но и соблюдением нормативов и условий для помещения архива. Комната, где располагается архив, должна отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм, надежно охраняться и обеспечивать защиту от несанкционированного доступа посторонних и воздействия факторов, способных повредить документы – проникновения воды, пара, сырости, огня, затопления, поражения грибком.