Аналитическая записка для руководства

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От одноименного отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и рассматриваются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки ─ предотвращение аналогичных проблемных ситуаций, грамотное планирование расходов компании в будущем, повышение производительности труда либо улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса. Поэтому документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку?

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Однако некоторые организации, особенно крупные, разрабатывают индивидуальный шаблон документа, исходя из своих потребностей. В то же время специалисты предлагает примерную структуру документа:

  • В начале записки указывают ее номер по внутреннему документообороту, дата составления, адресата, которым обычно является руководитель организации, а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.
  • Затем идет описательная часть, в которую включаются суть проблемы, ее причины и последствия, рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем, делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых рассмотреть по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Образец аналитической записки

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Что касается технической стороны формирования, хранения и архивации документа, то она утверждена в ГОСТ 7.0.97-2016. Например, в печатном виде выравнивать текст нужно по ширине, а если документ составляется более чем на одной странице, то каждую нужно нумеровать.

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления. Затем распечатать документ уже с ними либо пометить неточности в тексте специальными значками, указав к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.

Аналитическая записка – это документ, составляемый одним из сотрудников предприятия по поручению руководителя с целью подведения итогов сложившейся ситуации и предложения путей выхода из неё. Бумага не является обязательной для документооборота компании, тем не менее её значение тяжело переоценить.

Файлы для скачивания:

Распространение

Сфера применения аналитической записки крайне широка. Документ может составляться по самым разнообразным направлениям деятельности:

  • оптимизация бухгалтерского учёта;
  • оптимизация рабочего процесса;
  • оптимизация тех или иных производственных мероприятий.

Как правило, аналитической работой занимается кто-то из руководящего состава. Обычно это начальник отдела или его заместитель. Лицо должно быть в подробностях ознакомлено со всеми тонкостями конкретной сферы деятельности в организации.

Процедура

Аналитическая записка всегда является ответным документом на распоряжение руководителя. На практике директор своим приказом формирует рабочую группу, ставит перед ней конкретные задачи, а записка выступает в качестве итоговой, отчётной официальной бумаги. Сотрудник, её составляющий, должен обладать достаточной квалификацией и соответствующим уровнем образования.

Руководитель не обязан поступать так, как ему советует составитель аналитической записки. Этот момент отдаётся на откуп директору лично. Возможно, начальник укажет своему подчинённому на конкретные ошибки, и вместе они смогут доработать проект.

Аналитика производственного процесса

Для того, чтобы лучше понимать, о чём идёт речь, разберём в качестве примера аналитическую записку по поводу производственного процесса на предприятии. Составлять её должен начальник цеха. Сотрудник должен подсчитать точное количество работников, задействованных в структурном подразделении, количество единиц оборудования, качество оборудования и все прочие переменные. В качестве предложения выдвинем тезис, согласно которому уменьшение числа работников не повлияет на итоговую выработку при условии приобретения новых моделей оборудования. Придётся просчитать экономию на заработных платах, затраты на обновление техники и так далее.

Содержание официальной бумаги

Как уже было отмечено выше, по своей структуре аналитическая записка делится на два блока: анализ сложившейся обстановки и предложение путей решений. Только справившись с первой частью, можно грамотно разобраться и со второй. Сотрудник предлагает директору принять решения, которые позволят достичь желаемого результата. Речь может идти о привлечении новых работников, контрагентов, сокращении штата и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Отметим, что объём аналитической записки ни коим образом не ограничен. Обычно такой документ занимает несколько листов бумаги формата А4, которые работник подготавливает в своё рабочее время.

Форма документа

Как уже было отмечено ранее, аналитическая записка не является базовым элементом документооборота компании, следовательно, государственные органы ни коим образом не ограничивают составителя в форме и содержании официальной бумаги. Документ всегда выполняется в свободной форме с соблюдением стандартных требований к деловым бумагам. Речь идёт о следующих моментах:

  • деловой стиль языка;
  • обозначение реквизитов (дата, место);
  • подпись ответственного сотрудника;
  • расшифровка автографа лица.

Ссылки на законодательные акты и иные документы оставлять необязательно, однако крайне желательно. Любая качественная аналитика всегда должна быть выполнена на высшем уровне, а значит, подкреплена фактами.

Правила составления записки

Начать работу с аналитической запиской рекомендуется с обозначения реквизитов. В шапке документа прописываем полное наименование организации, затем в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии. Следующим шагом в родительном падеже отмечаем те же данные о составителе.

Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная (аналитическая) часть. Разъясняем сложившуюся в настоящий момент ситуацию со ссылками на подтверждающие бумаги, факты. Как правило, имеет место использование бухгалтерских отчётов, результатов инвентаризации и так далее. Далее сотрудник предлагает конкретные мероприятия, которые должны улучшить положение дел. Все предложения должны быть аргументированы и подтверждены цифрами.

Примерный образец

Г. Курган 9 сентября 2024 года

По состоянию на сегодняшний день в цехе № 1 трудятся 8 сотрудников, задействованных на 8 станках Electraflex NT-200. Заработная плата каждого оператора станка составляет 50 000 руб. Исходя из данных ежегодного отчёта за 2023 год получается, что выработка цеха № 1 составляет 500 единиц изделий ежедневно.

По факту проведения оценки выработки цеха № 1 мною были предложены следующие способы увеличения объёмов производства:

1.Сократить количество работников с 8 до 6, что позволит сэкономить 100 000 руб. ежемесячно.

2. Заменить станки Elecrtaflex NT-200 на станки Electraflex NT-300. Обновлённая модель повысит выработку на 25%.

При учёте стоимости станков и экономии на заработной плате уволенных сотрудников предприятие получит прирост объёмов производства на 10%. Затраты на модернизацию цеха будут окуплены в течение 12 месяцев.

Как только все необходимые моменты найдут своё отражение в документе, можно переходить к подписанию. Своим автографом его должен заверить сотрудник, ответственный за составление.

После написания документа

В конечном итоге аналитическая записка должна оказаться на столе у руководителя предприятия, однако не стоит спешить. Мы рекомендуем отдать бумагу на проверку кому-то из коллег, чтобы тот смог проверить её на момент ошибок и высказать своё мнение относительно выдвинутых предложений.

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

  • шапка документа, название;
  • аннотация;
  • введение;
  • суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
  • выводы и заключение;
  • подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

примеры написания аналитических записок

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководителю ООО….

Ф.И.О

(от) кого

Руководитель структурного подразделения ….

Ф.И.О

Аналитическая записка

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

примеры аналитических записок

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

или

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался

план

факт

% отклонения

причина

Денежные поступления от реализации, руб

Складские остатки………

аналитическая записка предприятия пример

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

  1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
  2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Необходимые действия

Ответственный

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

аналитическая записка образец пример

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

как пишется аналитическая записка пример

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

  • Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
  • Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
  • Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
  • Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Аналитическая записка — образец и пример заполнения бланка

Аналитическая записка — образец и пример заполнения бланка — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Размер файла: 28 Kb. Скачиваний: 100293. Формат документа: doc

Аналитическая записка – документ, который содержит информацию об анализе определенной ситуации. Записка требуется в нестандартных и уникальных случаях, когда необходимо составить полную картину происходящего и найти пути решения проблем. На основе данного акта руководство строит политику и стратегию поведения организации в дальнейшем.

Сверху текста обозначается адресат акта. На практике им выступает руководство предприятия. Тело документа – конкретные анализ, подробный и тщательный. Проводится сравнение с прошлыми годами деятельности, проверка документации и состояния организации на рынке. В конце указываются советы и способы решения проблемной ситуации.

Текст составляет руководство аналитического отдела или нанятый эксперт. Записку не нужно заверять, но данные должны быть точными. Ошибки не допускаются, ведь их наличие скажется с течением времени. Если имеет место заблуждение, то рекомендуется напрямую обратиться к руководству с исправлениями.

Аналитическая записка

Интересные материалы по теме:

  • Акт о выделении документов к уничтожению — образец скачать
  • Форма Т-1 — товарно-транспортная накладная (образец 2019 года)
  • Форма 23-ФСС — заявление на возврат (образец за 2019 год)

Методические рекомендации по написанию аналитической записки .

Аналитическая записка

документ

, содержащий обобщенный материал о каких-либо

исследованиях

или какой-либо деятельности.

Целью написания аналитической записки –визуализация, формулирование проблемы или выявленных противоречий, а также формулирование выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблем(ы) или противоречий.

Структура аналитической записки

1. Аннотация

2. Содержание

3. Введение

4. Основная часть

5. Заключение

6. Приложения

Аннотация

В аннотации кратко излагается суть содержания документа, причины и обстоятельства его появления, цели и задачи, методы исследования (педагогической деятельности), обоснование и полученные результаты. Каждый из этих параметров начинается с абзаца. В аннотации указываются используемые источники информации. Размер аннотации недолжен превышать 2/3 страницы формата А4.

Содержание

Включает в себя наименования всех структурных частей документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало каждой части.

Введение

Включает в себя несколько составных частей, которые не выделяются подзаголовками, но присутствуют вобязательном порядке. Введение включает в себя постановку проблемы (то есть четко сформулированную цель,причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Разъясняется, какая методика или способ мониторинга использовалась при обработке информации.

Основная часть

Излагается суть исследования или деятельности.

В логической последовательности дается изложение исследуемых вопросов темы (выделенных, как правило, в подразделы). Поэтапный анализ и обобщения.Выдвижение гипотез, версий и их обоснование.

Основная часть состоит из разделов и подразделов.

Заключение

В конце Аналитической записки должны быть обязательно Выводы, Прогноз и Предложения (Рекомендации).Строятся они на основании результатов анализа материалов, приводимых в разделах, но не повторяют их, а обобщают.

Основные требования к выводам:

· непротиворечивость и жесткая логическая взаимосвязь с основным текстом подраздела;

· отсутствие прямых повторений текста раздела;

· недопустимость выводов, не обоснованных основным текстом;

· подводится общий итог исследований по указанной тематике;

· текст выводов должен быть краток.

Исходя из выводов, указывается перечень мероприятий, предложений или их варианты для предотвращенияпричин, следствий того или иного события, а также прогнозируются те события, действия, которые могутпроизойти, если не выполнить или не принимать во внимание данные выводы и предложения.

Вводные и заключительные части выделяются курсивом.

Объем итогового заключения не должен превышать одной страницы

Приложения

Приобщаются подробные различные таблицы, графики, условные обозначения, иная второстепенная информация, дополняющая основную часть документа. Список использованных источников и литературы, составляется при необходимости и по требованию.

Требования к оформлению аналитической записки

1. Тест печатается шрифтом 14 или 15 через полтора интервала; поля: слева — 2,5 см, справа—1,0 см.

2. В тексте должны быть сноски на заимствованный материал, т.е. ссылки на источники, откуда взята информация.

3. Текст должен быть прочитан автором для устранения опечаток.

4. Текст должен быть строго экономическим, деловым и не должен содержать журналистских оборотов.

5. Следует избегать перечислений, надо их осмыслить и излагать своими словами с собственными положениями и выводами.

6. Лучше не употреблять слов и оборотов «необходимо», «следует», «должны», если не ясно, кому они адресованы.

7. Не следует употреблять слова «сегодня», «на сегодняшний день», «в данный момент», «в последний год (годы)», «в текущий период», а указывать точно год (годы) или, в крайнем случае, использовать оборот «в настоящее время» (если материал относится к текущему периоду).

8. Не употреблять следующие слова и выражения: «несомненно», «безусловно», «очевидно», «примечательно», «занять достойное место», «естественно», «можно с уверенностью сказать».

9. Заголовки параграфов в тексте и в содержании должны быть одинаковыми.

10. В оглавлении, в правом углу, ставится «стр.» и указываются номера страниц, относящиеся к каждому параграфу.

11. Все страницы и параграфы должны быть пронумерованы.

12. Жирным шрифтом выделения в тексте делать не следует, можно использовать светлый курсив.

Основная часть Аналитической записки о результатах педагогической деятельности должна иметь свою логическую структуру:

1. -цель педагогической деятельности,

2. — задачи для их реализации,

3. -средства их реализации (технологии),

4. -критерии успешности реализации цели (сдвиги в обучении, в личностном развитии обучающихся, уровень предметных и метапредметных умений и др.),

позитивные результаты педагогической деятельности по направлениям (по итогам учебного года, по итогам диагностических и контрольных работ, результаты экзаменов в традиционной форме и в форме ЕГЭ, результаты участия обучающихся в олимпиадах, конкурсах и интеллектуальных марафонах, результаты научно-практической (проектной) и исследовательской деятельности обучающихся и др.),

6. -выявленные проблемы,

7. -пути их решения в дальнейшей работе.

Источники информации:

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Лего боевой дракон мастера ву инструкция
  • Свч печь для обеззараживания медицинских отходов инструкция
  • Стиль руководства это тест с ответами синергия
  • Инструкция по дрочке с катей адушкиной
  • Unigear zs1 руководство по эксплуатации