Административное руководство персоналом

В современном менеджменте принято выделять три основных метода управления коллективом, которые в свою очередь имеют массу подвидов. Это административный, экономический и социально-психологический. 

Причины, по которым компании останавливаются на определенном методе управления, могут быть самыми разнообразными, но чаще всего это специфика отрасли, функции компании, личность руководителя, уровень конкуренции на рынке.

В этом посте мы постараемся на живых примерах разобрать административный метод управления, выявить какие у него есть плюсы и минусы и для решения каких задач он наиболее эффективен.

Особенности административного стиля управления

Административный (организационно-распорядительный) метод управления базируется на строгих правилах внутреннего трудового распорядка, четкой иерархии в коллективе и распределении обязанностей. Приказы при таком стиле управления, как правило, не обсуждаются, авторитет руководства – безоговорочный. Часто в организациях с этим стилем управления существует материальная ответственность и высоко развита корпоративная культура.

Основные черты административного стиля управления это:

• Четкое соблюдение правил и инструкций.
• Строгая дисциплина.
• Иерархия.
• Контроль персонала.
• Учет рабочего времени.
• Материальная ответственность.
• Корпоративная культура.

Когда необходим административный метод управления? 

Кому-то административный метод управления может показаться жестоким и бесчеловечным, но иногда задачи, поставленные перед руководством, могут быть сложно решаемыми при помощи других методов. Организационно-распорядительный метод наиболее эффективен в следующих случаях:

— когда персонал выполняет стандартные операции и нужно строгое выполнение регламента (например, бухгалтерия, операционисты, колл-центр);

— когда в организации занят низкоквалифицированный линейный персонал и поэтому четкое соблюдение установленных правил способно минимизировать процент ошибок;

— когда нужно быстро организовать рабочий процесс (внедрение экономического и в особенности социально-психологического метода требует больших временных затрат);

— при низком уровне доверия руководства к сотрудникам.

Плюсы и минусы административного метода управления коллективом

Как и все остальные методы управления, административный имеет свои недостатки и достоинства. Разберем их на примере двух наиболее типичных, по нашему мнению, отзывов, найденных на просторах Интернета.

Виталий, специалист по урегулированию убытков

Не знаю, как другим, но мне нравится работать в крупной компании с именем, где четко обозначены твои должностные обязанности, руководство всегда приходит на помощь в трудную минуту, есть адекватная система мотивации (премирования за выполненный план по продажам), скидки на продукцию компании. Причем касается это не только топ-менеджмента, но и линейного персонала. В исключительных случаях могут попросить поработать в выходной день, но переработки всегда оплачиваются. Из других плюсов: есть корпоративный бассейн и ДМС со стоматологией, никто не заставит тебя сделать что-то, не касающееся твоих должностных обязанностей, даже если очень захочет. Из минусов – однообразная работа, реально чему-то обучаешься только в первые месяца два-три, но это компенсируется довольно быстрой карьерной лестницей, есть примеры, когда простой специалист за 4 года дорос до директора департамента.

Плюсы

• Позволяет организовать персонал, выполняющий стандартные операции.
• Четкие должностные обязанности.
• Зачастую хорошие возможности для карьерного роста.
• Зачастую развитая корпоративная культура.

Олег, контент-менеджер

Я проработал в … 7 месяцев, занимался выкладкой товаров на сайт. Шеф был бывшим военным, который в 90-е смог раскрутиться и открыть свой бизнес в сфере торговли, отсюда и его маниакальная любовь к дисциплине. Авторитет его в компании был безграничным, все как по струнке перед ним ходили, начальник нашего отдела боялся его как огня и делал все, лишь бы не наслать на себя немилость высшего руководства. У меня был четкий план, сколько в день товаров я должен загрузить на сайт, сколько новостей написать в неделю, какой должен быть в них процент уникальности и т.д, в общем, все было рассчитано так. Чтобы мне даже покурить было некогда. Не выполнить этот план означало – в лучшем случае получить по шапке от руководства, которое в свою очередь боялось главного босса, в худшем – лишиться премии, что тоже практиковалось вокруг да около. Стоит ли говоришь, что качество того, что мы делали, мягко говоря, хромало. Если захочешь что-то сделать хорошо и на совесть, то просто не успеешь допилить все остальное, поэтому все всё делали абы как, лишь бы успеть в срок. Из других плюшек – СКУД и штрафы за опоздания, тайм-трекер и камеры наблюдения… Ладно, что в туалет не надо было по расписанию ходить, и на том спасибо…

Минусы

• Не способствуют творческой самореализации.
• Зачастую приводят к концентрации власти.
• Зачастую способствует текучести кадров.

Как мы видим, отношение к административному методу управления может быть самым разным: все зависит от руководства и существующего в коллективе устава. Наша система учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler идеально подходит для этого метода управления, поскольку содержит в себе следующие функции:

— Учет рабочего времени сотрудников. Эта функция позволяет вести строгий контроль сотрудников, работающих за компьютером, и фиксировать, сколько времени тот или иной сотрудник занят выполнением своих непосредственных обязанностей.

— Анализ продуктивности сотрудников. Позволяет определять насколько эффективно сотрудник или структурное подразделение использует свое рабочее время, на основе анализа открываемых сайтов и приложений.

— Онлайн трансляция мониторов. Позволяет видеть, чем тот или иной сотрудник занят в настоящее время, выявлять малозанятых и перезагруженных сотрудников и распределять обязанности.

Читать также:

Социально-психологический метод управления персоналом

Экономический метод управления персоналом

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.

Руководство персоналом как функция управления персоналам призвана объединить все мероприятия и процессы в организации, нацеленные на создание системы управления персоналом. Во многих сферах деятельности эффективность и конкурентоспособность компании зависит от специалистов, работающих в ней. Многие организации, добивающиеся успеха, отличаются динамичностью и адаптивностью руководства и успешных приемов и механизмов взаимодействия с людьми. 

HR-менеджмент располагает несколькими эффективными методиками управления кадрами. В предыдущих публикациях мы рассказывали о некоторых материальных и социально-психологических инструментах руководства. А сегодня предлагаем обсудить административные методы управления персоналом.

Этот термин включает совокупность понятий: подбор персонала, разработка корпоративных положений, формирование организационной схемы, контроль за соблюдением стандартов и инструкций.

Административные методы управления персоналом базируются на власти управляющего органа или лица, дисциплине, чувстве долга, нормах корпоративной культуры. Административное управление, в отличие от способов морального поощрения или некоторых материальных инструментов воздействия, должно осуществляться в строгом соответствии с правовой базой и регламентом, установленным вышестоящей структурой.

Командно-императивные методы управления компанией реализуются через систему управленческих воздействий.

Организационное воздействие

Платформой для этой разновидности воздействий служит внутриорганизационная нормативная база.

Штатное расписание

ШР — это внутрикорпоративный нормативно-организационный документ, в котором утверждается оргструктура, штатный состав, численность коллектива, размеры тарифной ставки и надбавок согласно специальностям, занимаемым должностям, уровню квалификации и т. д.

Порядок составления ШР:

• наименование компании должно полностью совпадать с вариантом из учредительного пакета;
• в документе проставляется текущая дата на момент составления (допустимо, если дата введения в действие будет более поздней);
• титульный лист должен содержать строку «На период», где указывается временной промежуток, в течение которого будет действителен данный вариант ШР;
• графа «Код» заполняется номерами специальностей в порядке, позволяющем проследить иерархическую подчинённость должностей;
• наименования профессий указываются без склонений и сокращений.

Законодательство не регламентирует, кто в компании уполномочен заниматься штатным расписанием: руководитель может возложить эту обязанность на любого сотрудника по своему усмотрению. Унифицированный образец предусматривает, что документ должны подписать начальник кадровой службы и главбух, наличие подписей других работников допустимо, но вовсе не обязательно.

Положение о подразделениях

Закон не предъявляет жёстких требований к формулировкам Положений о структурных подразделениях, поэтому на каждом предприятии эти документы имеют разный вид: таблицы, схемы, текста, разбитого на разделы.

Документ «Положение об отделах» должен содержать следующие параграфы:

• наименование подразделения;
• общие положения (подчинённость структурного звена, перечень регулирующих нормативных документов, порядок назначения руководителя, наличие/отсутствие печати);
• основные функции и задачи отдела;
• права и обязанности сотрудников;
• виды ответственности, которые могут возлагаться на сотрудников подразделения за нарушение трудового распорядка;
• порядок взаимодействия подразделения с другими отделами.

Должностные инструкции

Одним из самых продуктивных методов управления персоналом в организации кадровики называют разработку и применение должностных инструкций. Впрочем, использовать этот инструмент на своём предприятии или нет, каждый владелец решает сам: согласно ТК РФ разработка инструкции является правом, а не обязанностью руководства организации.

ДИ очерчивают рамки производственных полномочий и обязательств наёмного работника. Документ может иметь максимально детализированную форму с подробным описанием всех должностных обязанностей. А может быть лаконичным: повторять трудовую функцию, изложенную в трудовом договоре и дополнять её ссылками на нормативные документы, регулирующие выполнение каждой трудовой функции.

Рабочие места

Процесс организации рабочего места можно отнести сразу к двум основным методам управления персоналом: социопсихологическому и административному. Мы рассмотрим этот инструмент с точки зрения второго метода.

Из рабочих мест складывается первичный уровень структуры компании: это участок пространства, оборудованный необходимыми орудиями труда. От уровня организации рабочего места во многом зависят производительность, мотивированность, работоспособность работников. Поэтому в перечень предметов оснащения, помимо технологического оборудования, документации, средств защиты и предметов по уходу за оборудованием включают такие, казалось бы, необязательные пункты, как:

• предметы эстетизации рабочего пространства;
• средства поддержания микроклимата;
• подбор мебели согласно эргономическим требованиям;
• дополнительное освещение рабочих поверхностей, участков и т. п.

Рабочие места различаются по множеству признаков, основные из них — это специализированное или универсальное рабочие места. Для второго типа должна предусматриваться большая площадь для установки дополнительного оборудования.

Коллективный договор

В отличие от должностной инструкции, регулирующей деятельность в рамках конкретной должности или специальности, коллективный договор прописывает порядок взаимоотношений между коллективом и предприятием как юридическим лицом.

По решению сторон в коллективный договор могут включаться следующие положения:

• порядок выдачи/начисления зарплаты, пособий, компенсаций;
• режим работы и отдыха, включая очерёдность отпусков;
• дополнения к обязательному социальному пакету: путёвки в оздоровительные учреждения, компенсация питания и (или) проезда;
• содействие организации при приватизации ведомственного жилья и другие вопросы.

Главный аспект: правомочными параграфами документа считаются только те, что направлены на улучшение условий по сравнению с законодательными гарантиями.

Правила трудового распорядка

Эффективная реализация методов управления персоналом во многом зависит от правильного использования правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, в отличие от многих других нормативных документов, оставленных на усмотрение работодателя, ПВТР должны быть разработаны и утверждены на каждом предприятии (ст. 189 ТК РФ). Более того, если сотрудник не ознакомлен с Правилами, компании грозит такой же штраф, как и за их полное отсутствие (размещение Правил на видном месте не приравнивается к  «ознакомлению работника под роспись», установленного ст. 68 ТК РФ).

Обязательные параграфы ПВТР:

• порядок найма и увольнения;
• права, обязанности, степень ответственности сторон;
• режим чередования работы и отдыха;
• размер, сроки, форма выплат;
• соблюдение норм дресс-кода;
• возмещение расходов, связанных с трудовой деятельностью (сотовая связь, интернет-трафик, командировочные расходы).

Оргструктура

Организационная структура считается одним из ключевых административных методов управления персоналом.

Типы структур:

• иерархическая: бюрократизированная схема с жёсткой системой подчинённости;
• органическая (адаптивная): слабая централизация, умеренное использование нормативов;
• элементарная: формирует деление сотрудников на два типа: начальник — подчинённый, реализуются только в небольших компаниях или структурных звеньях.

Устав организации

Устав — это документ, который освещает процесс развития компании, бизнеса. Содержание Устава способствует выстраиванию иерархии предприятия, разграничивает полномочия и обязанности учредителей или сособственников, регламентирует порядок ликвидации и распределения оставшихся на момент закрытия организации активов.

Форма, содержание, внесение изменений в Устав предприятия регламентируются ст. ст. 89, 95 ГК РФ, ст. 12 14-ФЗ (ред. 23.04.2018 г.) и другими правовыми актами.

Распорядительное воздействие

Одним из ключевых методов управления персоналом на предприятии является распорядительное воздействие на коллектив.

Данный тип регулирования трудовой деятельности направлен на достижение поставленных руководством оперативных целей. Из перечня инструментов распорядительного воздействия можно назвать нормирование труда, систему инструктажей, распоряжения, координацию работ.

Приказы, распоряжения, указания

Самой категоричной формой распорядительного администрирования является устный или письменный приказ. Письменный приказ должен издаваться на бланке, иметь подзаголовок, регистрационный номер, подпись, печать.

Распоряжение обычно применяется для решения конкретного вопроса или уточнения порядка выполнения текущих задач, но может иметь и общий характер длительного действия.

Указание — это распорядительный документ, который выполняет методические задачи: разъясняет положения приказов или инструкций. На предприятиях правом издавать указания наделяются руководители, действующие на принципах единоначалия в рамках своей компетенции.

Организационное нормирование

Нормирование относится к специализированным методам управления кадрами: документация этого сектора регулирования, как правило, имеет императивный оттенок и регламентирует отдельную производственную ситуацию.

Организационное нормирование регулирует использование ресурсов предприятия:

• различные затраты на единицу продукции или производственную операцию;
• численность сотрудников, занятых на том или ином участке работ;
• нормы выработки продукции за определённый отрезок времени;
• предельно допустимый уровень загрязнений, шумов на рабочем месте и т. д.

В теории нормирования различают норматив и норму, причём первый термин носит более расплывчатый характер, чем второй. Например, на базе отраслевых нормативов утверждаются нормы, обязательные для конкретных организаций.

Инструктирование

Документы методического инструктирования отражают разработанную в организации документацию, регламентирующую порядок и методики выполняемых работ. Цель инструктирования заключается в обучении работников, которое стандартизирует трудовой процесс, исключая ошибки, спровоцированные человеческим фактором.

Виды инструктирования:

• наглядное (стенды по технике безопасности, инструкции по работе с оборудованием, схемы отделов);
• письменное (должностные инструкции, рабочие инструкции: например, требования к ведению журнала по ТБ);
• устное (совещания, стажировки на рабочих местах, устные инструктажи по выполнению отдельных задач).

Также следует сказать о такой специфической разновидности устного инструктажа, как наставление. Наставлением называют аргументированное разъяснение руководителя по поводу необходимости выполнения той или иной работы. Данный вид распоряжения следует применять только единожды по каждому конкретному эпизоду, иначе наставление приобретает окраску уговаривания, а руководитель теряет авторитет.

Планирование, согласование и контроль

Планирование представляет собой превентивную разработку методов воздействия, которые реализуются с помощью прогнозирования, разработки общих концепций и конкретных программ.

Программы, планы должны координироваться между подразделениями (или отдельными служащими), в противном случае руководство столкнётся с неразберихой, перекладыванием ответственности, отставаниями от графика завершения работ и прочими последствиями несогласованной работы.

Контролирующая функция нацелена на оценку качества и целесообразности отдельных этапов рабочего процесса, подведение общих итогов по завершению отчётного периода или отдельного проекта. Проанализировав завершённый этап, руководитель может делать выводы о качестве управленческой работы и вносить необходимые коррективы.

Особенности административных методов управления персоналом

Организационно-распорядительные способы управления имеют ряд отличительных черт.

1. Носят однозначный характер, подразумевают обязательность выполнения, чем оказывают прямое действие на волю подчинённых.
2. Имеют безвозмездную основу, в отличие от, например, социальных способов взаимодействия, которые оперируют понятиями мотивации и стимулирования.
3. Сопровождаются контролем выполнения и мерами взыскания в случае нарушения распоряжений.
4. Зачастую требуют не лучшего решения проблемы, а строгого исполнения связанных с данной задачей правил и норм.
5. Воплощаются на основе принципов: научности, планомерности, подбора и отбора кадров, сочетания стилей единоначалия и коллегиальности, контроля деятельности подчинённых.

С помощью административных методов регламентируются права, обязанности, рамки ответственности, место работника в системе организации.

Методы административного воздействия. Взыскания

Говоря о методах и технологиях управления персоналом, нельзя не коснуться инструментов административного воздействия. Некоторые виды административных воздействий имеют двоякий характер. То есть они могут инициироваться не только «сверху вниз», от начальника к подчинённому, но и наоборот — в случаях, когда руководитель допускает правонарушения в отношении нижестоящего сотрудника или коллектива.

Материальная ответственность

Материальная ответственность работодателя проистекает из случаев нарушения договора, причинивших ущерб сотруднику:

• лишение возможности осуществлять право на труд (в том числе незаконное удержание трудовой книжки);
• перевод, сокращение, увольнение, совершённые с нарушением норм закона;
• неисполнение постановлений трудовой инспекции.

Сотрудник несёт полную материальную ответственность при следующих обстоятельствах:

• умышленное причинение ущерба, равно как и ущерб, наступивший по причине алкогольного/наркотического опьянения виновного лица;
• недостача товарно-материальных ценностей;
• ущерб, причинённый разглашением служебной, коммерческой или иной тайны;
• ущерб, явившийся прямым следствием пренебрежения трудовыми обязанностями.

При совершении однократных нарушений дисциплины или проступков, не повлёкших значительного ущерба для предприятия, сотрудник имеет право добровольно возместить нанесённый компании вред, согласовав с руководством порядок выплат или удержаний из заработной платы соответствующих сумм.

Размеры материальной ответственности, наступающей в тех или иных случаях, устанавливаются трудовым и коллективным договорами.

Дисциплинарная ответственность

Федеральное законодательство не определяет точный перечень грубых нарушений, влекущих дисциплинарные взыскания, за исключением некоторых специальных актов, например, «Положения о дисциплине работников работников железнодорожного транспорта».

Однако порядок наложения и меры дисциплинарных взысканий регламентируются трудовым законодательством: замечание, выговор, временное или постоянное понижение в должности, увольнение. Сами организации не могут изменять или дополнять установленный регламент.

Перед утверждением решения о наложении взыскания с работника необходимо потребовать объяснительную. Многие сотрудники воспринимают объяснительные записки как самостоятельное наказание или доказательство виновности, хотя на самом деле работник вправе излагать в этом документе любые факты, включая доказательства отсутствия его вины.

Административная ответственность

Правоприменение административных взысканий регламентируется Административным кодексом РФ, причём законодательство различает правонарушения, совершённые физическими (линейными сотрудниками) и должностными лицами.

Виды административных наказаний:

• предупреждение — письменное выражение порицания за правонарушение;
• штраф — взыскание, которое может равняться сумме неуплаченных обязательных платежей или быть кратным МРОТ;
• изъятие предмета, с помощью которого было совершено административное правонарушение, с последующей его продажей и возмещением убытка владельцу в размере вырученной суммы;
• краткосрочный арест либо исправительные работы — исключительные виды санкций, налагаются за серьёзные правонарушения.

Целесообразность применения административного подхода к управлению

Подобно другим группам методов управления персоналом в организации, административный стиль имеет свои преимущества и недостатки, в каких-то производственных областях организационные методики, основанные на авторитарности, приносят пользу, а в других могут только навредить.

Достоинства

1. Организованность коллектива, стандартизация производственных циклов.
2. Внятное распределение обязанностей, полномочий, границ ответственности.
3. Для сотрудников: ясные перспективы карьерного продвижения.
4. Административное управление обычно сопровождается развитой, продуманной системой корпоративной культуры.

Отрицательные моменты

1. Отсутствие возможностей для творческой деятельности, инициативности.
2. Избыточная централизация власти с утратой обратной связи.
3. Текучесть кадров как следствие жёсткого, невыполнимого регламента или политики «закручивания гаек».

Сочетание основных групп методов управления персоналом

Мы рассмотрели административные методы руководства, теперь кратко коснёмся других методов, применяемых в HR-менеджменте.

Экономические приёмы

Материально-денежные методы подразделяют на две группы, символизирующие метод «кнута и пряника»:

1. материальное стимулирование (сюда относят воздействие с помощью таких инструментов, как денежные выплаты или неденежные поощрения: предоставление льгот, вручение ценных подарков, расширенная медицинская страховка);
2. материальная ответственность (этот инструмент оперирует материальными интересами сотрудника при помощи различных санкций и называется способом отрицательной мотивации; злоупотреблять применением материальной ответственности не стоит, иначе можно убить в сотрудниках инициативность и мотивацию).

Для решения хронических проблем внутри коллектива можно использовать принципиально другие методы, например, социально-психологические.

Социально-психологические инструменты

Сущность этой методики заключается в развитии социальных связей между членами коллектива и руководителем, создании комфортной обстановки, способствующей повышению работоспособности, продуктивности.

Элементы социологической методики руководства:

• налаживание партнёрских отношений, прививание принципов взаимовыручки, поддержки;
• психологическое планирование: обозначение целей, определение критериев оценки развития коллектива, мероприятия по созданию комфортного психологического климата;
• создание возможностей и поощрение интеллектуального развития сотрудников.

Аналитики предрекают возрастание ценности социопсихологического компонента руководства: жёсткая конкуренция в среде работодателей вынуждает компании изыскивать новые способы привлечения ценных кадров.

Заключение

Административные методы управления персоналом играют весомую роль в развитии компании, однако этот комплекс не должен быть единственным инструментом руководства. На сегодняшний день известно свыше десятка различных подходов к управлению.

Эффективность, качественность управленческого труда достигаются при сбалансированном сочетании стилей управления с применением комплекса материальных, административных, системных методик.