Административные руководства — это набор правил, функций, процедур, действий, целей, инструкций, руководств и политик этому должны подчиняться и следовать сотрудники компании, а также способ их выполнения, индивидуально или совместно.
Административное руководство — это инструмент, который помогает организации лучше организовать свои методы, стандартизировать процедуры, улучшить взаимодействие между секторами организации.
Для этого, руководства должны состоять из стандартов, инструкции и распорядки самой организации, а также с помощью вспомогательных инструментов.
В этой статье вы найдете:
Важность административных руководств
Руководства важны внутри компании, поскольку их содержание достигает важнейших частей внутри компании, влияя на то, как организована работа. Они указывают, как это сделать. То есть его основная цель —
направлять или учить, как выполнять действия которые выполняются внутри организации, будь то в секторе или отделе.
Целью руководства является позволяют систематически собирать упорядоченную информацию, осторожные и сегментированные, чтобы действовать как инструмент, способствующий работе организации.
Это основная цель наличия и использования руководств в организации. Поэтому у вас должен быть простой, понятный и объективный язык, поскольку все сотрудники (независимо от уровня образования) должны иметь доступ к этим материалам, так как это поможет им в выполнении их обязанностей, особенно для тех, кто недавно был принят на работу в организация.
Следовательно, они действительны в качестве справочного материала, что позволяет лучше управлять знаниями в компании. Рекомендуется периодически просматривать этот материал, поскольку есть процессы, которые со временем меняются.
Это управление знаниями, которое недавно стало предметом исследований в области администрации, организации жизненно важно развиваться, инвестируя в развитие своего сотрудники.
Поскольку административные руководства являются одними из основные средства описания всего управления знаниямиЧрезвычайно важно понимать преимущества хорошего управления знаниями как способ усилить важность административных руководств.
Преимущество
Среди основных преимуществ административных руководств можно выделить следующие:
- Это источник информации о вакансиях в компании.
- Установите стандарты и критерии.
- Это позволяет адаптировать, согласовать и преемственность правил и процедур различных организационных единиц компании.
- Избегайте дискуссий и ошибок в различных процессах
- Позволяет обучать новых и старых сотрудников компании
- Представляет собой эффективный инструмент для консультации, руководства и обучения в компании.
- Обозначает ограничение для импровизации
- Он также представляет собой важный элемент объективного обзора и оценки институциональных практик и процессов.
Некоторые недостатки
Когда административные руководства не обновляются должным образом и постоянно, они могут быстро потерять свою ценность в любой организации. Они также могут быть негибкими.
Когда они очень синтетические, от них мало пользы, и, с другой стороны, когда они очень детализированы, они запускают риск устаревания из-за любых небольших изменений в организации, компании или бизнес.
Другие цели
Среди других целей и основных указаний руководств для компании, находит свое проникновение на рынок и в общество в целом. Они кратко рассказывают об истории компании, от ее основания до настоящего времени. Они скоординированно и организованно демонстрируют организационную структуру компании, необходимую для достижения целей и изложенных руководящих принципов.
Они определяют функцию, иерархическое положение, обязанности, отношения и авторитет должностей, которые возникают в результате этой структуры. Его цель — обеспечить соблюдение требований международных стандартов, ориентированных на ISO 9000 или 14000.
Типы административных руководств
Есть несколько типов и методов для руководств, которые иметь разные функции и структуры, в том числе в зависимости от потребностей компании. Менеджер должен будет проверить, какой тип руководства подходит для его организации, и в этой организации может быть более одного типа руководств.
Руководство по политике
Его цель — направлять действия руководителей, ответственных за функции управления. и советы, определяющие образ деятельности компании, выраженный в общем и философском смысле.
Это политики разных уровней компании, от общих до различных областей, таких как:
- маркетинговая политика
- кадровая политика
- производственная политика
- финансовая политика
Когда мы говорим о политике, мы думаем о философии компании, то есть о способ ведения бизнеса. Успешные компании обычно отражают поведение в соответствии с философией, которая четко раскрыта, понятна и испытана на всех уровнях структуры.
Руководство по организации
Цель состоит в том, чтобы подчеркнуть и охарактеризовать формальные аспекты отношений между различными отделами (или организационными единицами). компании, а также установление обязанностей и ответственности, связанных с каждой из руководящих или консультативных должностей бизнес.
Цели
- Формально и четко обозначить, как организована компания
- Установите уровни полномочий и ответственности, присущие каждой организационной единице компании.
Руководство по правилам и процедурам
Цель состоит в том, чтобы описать и подробно описать разработку или внедрение деятельности, составляющей различные функциональные системы компании.
Основными элементами Руководства по стандартам и процедурам являются:
- Правила: документы, содержащие руководящие принципы и инструкции, необходимые для развития определенных видов деятельности, которые представляют интерес и применяются всеми административными подразделениями компании.
- Процедуры: подробно описывает ввод в действие действий, составляющих систему.
- Формы: это указание на формы, которые циркулируют в административном процессе, а также на формы манипуляции;
- Блок-схемы: это указание на типичные графические изображения различных описанных процедур;
- Приложения: таблицы, документы, репродукции текстов, законодательства или любую другую информацию, относящуюся к определенной теме.
Специализированное руководство по эксплуатации
Это тот, который группирует конкретные инструкции для определенного типа деятельности или задачи. Его цель — обеспечить более широкое и качественное образование и обучение определенной группы сотрудников развитию деятельности. Например: руководство продавца, руководство секретаря, руководство по эксплуатации и т. Д.
Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.
О должности
Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:
- канцелярия;
- IT-подразделение;
- секретариат;
- архивы и проч.
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
- Техника безопасности в организации.
- Корпорационная этика.
- Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.
Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
- начальника хозподразделения;
- руководителя канцелярии;
- главного (старшего) администратора;
- начальника архивного отдела и проч.
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
- Общие положения.
- Главные задачи деятельности.
- Функциональные обязанности специалиста.
- Права должностного лица.
- Ответственность работника.
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
- Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
- Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
- Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
- Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
- Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
- Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
- Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
- Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
- Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
- Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
- Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
- Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
- Ведение отпускного графика.
- Табельный учет.
- Контроль рабочей дисциплины в компании.
- Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
- Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
- Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
- Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
- Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
- Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
- Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
- Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
- Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
- Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
- Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:
- Общее управление административной деятельностью организации.
- Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
- Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
- Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
- Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
- Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
- Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
- Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
- Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
- Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
- Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
- Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
- Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
- Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
- Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
- Организация рабочих мест для новых трудящихся.
- Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
- Поиск и организация тендеров.
- Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
- Оплата счетов, финансирование административных проектов.
- Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
- Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
- Организация рабочих мест.
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
- Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
- Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
- Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
- Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
- Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
- Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
- За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
- За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
Чтобы сделать компанию прибыльной, успешной и жизнеспособной — важно грамотно управлять всеми её подразделениями. Эту функцию выполняет система управления организацией. В неё входят инструменты, технологии и методы воздействия на ресурсы для получения запланированного результата. Управление предприятием обозначает направление его к поставленной цели путём максимального извлечения возможностей из существующих в его распоряжении ресурсов.
Эффективное управление организацией с помощью ЛидерТаск
Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Скачать ЛидерТаск
Функции и элементы системы управления
Система управления организацией используется для разработки, принятия управленческих решений, доведения их до исполнителей и контроля их исполнения. В её функции входит:
- разработка миссии компании;
- распределение функций управления и производства;
- установка порядка взаимодействия сотрудников;
- рациональное распределение ресурсов;
- организация взаимодействия с внешней средой;
- внедрение мероприятий, направленных на модернизацию компании;
- инновационная деятельность;
- развитие компании.
Это сложное по устройству образование состоит из следующих элементов:
- органов или субъектов управления (должностей или управленческих подразделений);
- коммуникаций, обеспечивающих выполнение управленческих решений;
- комплекса методов, инструментов и технологий, регламентирующих модели поведения работников;
- правового обеспечения управления (в виде норм, установленных правил и полномочий);
- процесса управления (состоящего из коммуникаций и управленческих решений);
- технических условий.
В менеджменте выделяют пять групп процессов, охватывающих работу любого предприятия. Они являются объектами управления компании. К ним относят:
- Производство;
- Маркетинг;
- Финансы;
- Кадровый отдел;
- Учёт и анализ хозяйственной деятельности компании.
Организационную структуру управления формируют органы управления. Они объединяются между собой коммуникационными каналами. Методы, технологии, инструменты и процедуры, определяющие способы воздействия на исполнителей, образуют механизм управления. Систему управления считают организованной при определении её границ, состава элементов, структуры, схемы взаимодействия и функций каждого элемента.
Принципы функционирования системы управления
Система управления базируется на соблюдении следующих принципов:
- Разделение и специализация труда. Работникам выдаются задания, соответствующие их квалификации, опыту и знаниям.
- Гармоничное совмещение централизации и децентрализации в управлении. «Чистых» структур не бывает. Применение централизованного подхода с чётким подчинением одному центру управления, обеспечивает эффективную координацию всех структурных подразделений компании. Передача части полномочий и ответственности низшим звеньям делает управление гибким и адаптивным к внешним условиям.
- Научное и теоретическое подтверждение. Предполагает использование специальных методик и технологий для сохранения устойчивости компании при внедрении социально-экономических реформ.
- Планирование. Направлено на разработку основных и вспомогательных действий для обеспечения деятельности организации.
- Стабильный состав персонала. Соблюдение данного принципа помогает сократить расходы на наём, обучение, адаптацию новых сотрудников, поддерживать производительность на постоянном уровне.
- Стимулирование и мотивация персонала. Подбор грамотных методов стимулирования сотрудников положительно повлияет на качество их работы, улучшает их результативность, способствуя повышению прибыли.
- Развитие каждого работника и компании в целом. Данный принцип реализуется за счёт проведения семинаров, тренингов внутри компании и за её пределами. Квалифицированные, образованные сотрудники обладают лучшей эффективностью, открывая перед организацией новые перспективы развития.
- Демократичность. Стремление к взаимному благополучию. Сотрудники должны быть заинтересованы в повышении прибыльности компании, так как это приведёт к повышению их заработной платы и уровня жизни.
Ответственность за реализацию принципов управления в системе возлагается на менеджеров компании.
Структура системы управления организацией
Система управления организацией состоит из управляющей и управляемой подсистем. К управляющей части относят дирекцию, менеджеров, информационные элементы и службы, поддерживающие работу руководства. Иначе её называют административно-управленческим аппаратом. В её функции входит принятие управленческих решений на основе полученной информации. В управляемую часть входят подразделения, участвующие в производственном процессе и создании конечного продукта.
Система управления проходит следующие стадии:
- образование общей структурной схемы аппарата управления;
- разработку состава руководящих отделов с организацией связей между ними;
- доработку и организацию эффективной структуры управления.
При построении системы управления организацией формируются горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные связи устанавливаются между отделами на одном уровне управления. То есть не подчиняются друг другу. Вертикальные подразумевают подчинение нижестоящего элемента вышестоящему.
Организационные структуры делятся на группы:
- с вертикальным (иерархическим) типом управления;
- с горизонтальным или органическим типом управления.
Особенности вертикальной организационной структуры
Для успешного функционирования компании при вертикальном (иерархическом) типе управления необходимо соблюдение следующих условий:
- строгого подчинения низших звеньев структуры высшим;
- грамотного распределения обязанностей между сотрудниками;
- преобладания вертикальных связей;
- найма работников с высокой квалификацией.
Вертикальная структура управления строится по принципу пирамиды. Её подножие состоит из низших должностей. Чем выше должность – тем большими полномочиями и возможностями наделяется её обладатель.
Компаниями с иерархической структурой управляют генеральные директора, которым подчиняются их заместители по приоритетным направлениям. За ними следуют менеджеры среднего звена, низшего и потом – исполнители. В организациях с данным типом управления часто возникают проблемы с выполнением поручений из-за длинного пути информации от высших звеньев к низшим. В итоге, часто к исполнителям от руководства поступает искажённая или неполная информация.
Преимущества горизонтальной структуры управления
Данный тип управления характеризуется гибкостью и адаптивностью к изменяющимся внешним условиям. Подразумевает отказ от иерархии с построением горизонтальных связей между участниками рабочего процесса. За счёт устранения бюрократии в структуре управления компании значительно сокращается путь распоряжений от руководителя к исполнителям. Это позволяет сократить срок согласования и утверждения документов, выполнить поставленные задачи оперативно и качественно.
Для эффективного существования такой структуры важно привлечение инициативных и креативных исполнителей. Они должны взаимодействовать друг с другом на высоком уровне. Иногда достичь этого весьма проблематично, особенно, если участники структуры имеют противоположные взгляды на решение задач.
Чем более разнообразна деятельность компании, тем более сложную организационную структуру управления она имеет. Исходя из её типа, применяют соответствующие методы управления.
Методы управления организацией
По характеру воздействия на объекты методы управления бывают:
- Организационно-административными (прямыми или косвенными). Прямые методы управления выражаются в виде предписаний, указывающих работнику последовательность выполнения работы. Косвенные методы реализуются в виде целей и мотивации сотрудников.
- Экономическими. К ним относят:
- прямой экономический расчёт, выполняющийся высшими органами управления;
- хозяйственный или коммерческий расчёт, обеспечивающий прибыльность организации;
- планово-экономические и нормативные показатели и способы их достижения;
- анализ хозяйственной деятельности, предполагающий просчёт возможных рисков и рассмотрение возможных вариантов развития компании;
- ценообразование, соответствующее ситуации на рынке;
- финансирование, кредитование, направленные на определение источников развития предприятия;
- экономическое стимулирование, учитывающее интересы персонала.
- Отдельно рассматривают экономико-математические методы, включающие теорию игр, математическое программирование и другие способы управления деятельностью компании.
- Социально-психологическими. Это комплекс инструментов, воздействующих на отношения внутри коллектива. Данные методы управления направлены на поддержание «здорового» микроклимата в команде, создания каждому сотруднику комфортных условий для работы. К ним относят:
- социальное развитие;
- убеждение;
- критику и самокритику;
- совещания;
- соревнования внутри коллектива;
- корпоративные обычаи.
- Самоуправленческими. Характеризуется свободой выбора в принятии решений и их обязательным исполнением всеми участниками рабочего процесса. Вопросы, касающиеся хозяйственной деятельности компании, решаются на совместных совещаниях.
По степени вовлечения в процесс методы управления бывают системными и ручными. В системных процессах прямое управленческое воздействие сведено к минимуму. Их участники в своей работе руководствуются установленными правилами. Им не нужны дополнительные указания или другие способы стимуляции. Правила устанавливаются законами, нормативными актами или стандартами, разработанными в компании. Ручное управление характеризуется прямым участием руководящего звена в координации действий подчинённых. Без его указаний исполнители не могут выполнять какую-либо работу. Данный метод управления считается неэффективным, так как полностью лишает сотрудников инициативности и ответственности за свои поступки. Поэтому к нему прибегают в исключительных случаях.
От выбора методов управления зависит тип функционирования и поведения работников. Он может быть:
- Вынужденным. Характеризуется исполнением обязанностей при постоянном «давлении» сверху. Сопровождается формированием чувства зависимости и неприязнью к руководству.
- Пассивным. Когда сотрудники не проявляют инициативы, действуя исключительно по приказам высшего менеджмента.
- Осознанным. Когда все члены команды принимают участие в постановке и решении задач.
Модели систем управления
На основании принципов и специфики деятельности компании разрабатываются модели управления организацией. В настоящее время в практических условиях применяются две модели:
- управления целями;
- управления изменениями.
Управление целями подразумевает организацию деятельности компании путём постановки промежуточных целей. Такая модель используется в организациях, не имеющих чёткой формулировки конечных задач. Поэтому им приходится передвигаться от одного этапа к другому, из-за чего может происходить периодическое колебание от одного направления деятельности к другому. Данная модель свидетельствует о неэффективной деятельности системы управления компании.
Управление изменениями подразумевает наличие одной постоянной цели, на пути реализации которой выполняются промежуточные задачи. В этом случае все цели остаются неизменными. Совершенствуются только стандарты и технологии управляющих процессов.
Эффективность приложения ЛидерТаск в управлении организацией
Для повышения качества организации управленческих процессов применяются специальные электронные приложения. Например, отечественная программа ЛидерТаск. Это современный, функциональный программный продукт, предназначенный для решения любых вопросов, касающихся организации и повышения эффективности управления компанией.
В приложении ЛидерТаск присутствуют следующие полезные функции:
- Создание поручений подчинённым и контроль их исполнения.
- Делегирование задач.
- Проектное и индивидуальное планирование.
- Организация группового сотрудничества.
- Хранение корпоративной информации с централизованным доступом для работников.
- Эффективное ведение клиентской базы.
- Оценка деятельности сотрудников.
Программа работает на всех цифровых платформах. Располагает всеми возможностями для организации управления компаниями в офисе и удалённом режиме. Подходит для индивидуального и командного использования.
Заключение
Об эффективности системы управления компании свидетельствует баланс централизации и децентрализации власти, способность адаптироваться к внешним условиям. Работа таких предприятий ориентирована не на личные нужды, а на потребности и интересы потребителя.
Для оптимизации систем управления применяют различные методики. Примеры из практики доказывают, что лучший эффект в управлении достигается при применении комплексного подхода совместно с автоматизацией управляющих процессов.
Одним из способов повышения эффективности управления компанией является использование подхода по теории ограничений, не требующего единовременной модернизации системы. Для этого концентрируются на отдельных участках работы. На каждом из них имеются «слабое место», препятствующее выполнению поставленных задач. Определяют способы его устранения. Избавляются от него. После решения выявленной проблемы находят следующий «ограничитель», мешающий нормальному развитию компании. Таким образом, постепенно улучшают систему, не прибегая к кардинальным мерам.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.
Ваш купон для покупки:
Fromtest
Купить со скидкой
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Скачать книгу
2.1
Основные категории административного
менеджмента
2.2
Система административного управления
(Administrative Management System – AMS)
2.3
Администрация как орган административного
управления и субъект административного
менеджмента
2.4
Менеджер-администратор как ключевой
элемент системы административного
управления и субъект административного
менеджмента
2.5
Сущность и значение процесса
административного менеджмента
2.1 Основные категории административного менеджмента
Существуют
различные подходы к определению сущности
административного менеджмента.
-
Административный
менеджмент
– одно из основных направлений
современного менеджмента, изучающих
административно-распорядительные
формы управления. -
Административный
менеджмент
– разработка
и принятие управленческих решений,
распределение заданий между исполнителями
и контроль их выполнения. -
Административный
менеджмент – специфическая
категория и вид деятельности, включающий
в себя все инструменты и навыки управления
в условиях формальных организаций.
Структурированность отношений в рамках
таких организаций является специфическим
отличием административного управления
как деятельности.
Характерные
черты административного менеджмента
были определены в рамках административной
школы управления, а также концепции
бюрократии. К ним относятся:
-
функциональное
разделение труда; -
полномочия
и ответственность; -
четкие
правила и инструкции, определяющие
порядок выполнения работы и ответственность
работников; -
иерархия
и другие.
В
процессе последующей эволюции
административного менеджмента
обозначились его дополнительные черты,
отличающие сегодня современный
административный менеджмент от
административного менеджмента времен
формирования классической или
административной школы.
Предметом
современного административного
менеджмента являются
принципы и подходы профессиональной
организационной деятельности в сфере
управления по проектированию и
совершенствованию административно-управленческих
технологий, построению рациональных
структур управления, формированию
персональных и производственных и
отношений, вовлекающих работников в
реализацию миссии и целей организации
и способствующих развитию человеческого
капитала.
В
соответствии с этим в теории и практике
административного менеджмента
определяется два основных направления:
-
разработка
рациональной системы управления
организации; -
построение
структуры организации.
Следует
различать административный менеджмент
в бизнес-организациях (business
administration),
а также некоммерческих, общественных
и государственных организациях (public
administration).
1)
Бизнес-администрирование, концентрируясь
на сфере предпринимательской деятельности,
направлено на получение прибыли, в то
время, как публичное администрирование
направлено на решение задач, связанных
с обеспечением потребностей всего
общества.
2)
В бизнес-администрировании административная
функция организации (управление
организацией) играет основную роль. В
публичном администрировании преобладают
правообеспечивающая и правозащитная
функции, в то время, как управленческая
и правоохранительная функции носят по
отношению к ним подчинённый характер.
3)
Бизнес-администрирование предполагает
направленность всей управленческой
деятельности на внутреннюю организацию,
на упорядочение отношений внутри самой
организации для достижения своих целей
(поскольку бизнес-организации не могут
влиять на общественные отношения путем
принятия и обеспечения при необходимости
принудительного исполнения
нормативно-правовых актов. Речь может
идти лишь о взаимовыгодных договорных
взаимоотношениях организации с внешними
субъектами, соблюдении законодательства
и своих обязательств перед государством,
социальной ответственности организации).
В публичном администрировании можно
выделить как управленческую деятельность,
которая направляется за пределы
соответствующего органа и регулирует
определенные общественные отношения,
так и управленческую деятельность,
которая носит внутриорганизационный
характер, направлена на регулирование
административно-правовых и трудовых
отношений внутри органа публичной
власти.
Тем
не менее, большинство эффективных и
действенных управленческих методов,
технологий, способов и инструментов
появились и прошли апробацию именно в
бизнесе, и лишь потом интегрировались
в систему публичного администрирования.
Сфера
интереса изучаемой дисциплины ограничена
административным менеджментом именно
в бизнес-организациях (business
administration).
Административный
менеджмент как система управления
состоит из двух подсистем: управляющей
(субъект административного управления)
и управляемой (объект административного
управления).
Субъектом
административного менеджмента
является администрация
организации в целом,
а не отдельный руководитель. (Руководитель,
в свою очередь, является субъектом
административной деятельности, содержание
которой составляет выполнение
организационно-распорядительных
функций). В
общем смысле под администрацией
организации понимается её руководящий
состав.
Объектами
управления
в
общем случае
являются:
1)
отношения между людьми, которые возникают
в тех функциональных областях деятельности
организации, которые нуждаются в
управляющем воздействии;
2)
отношения между представителями
администрации организации по поводу
управления.
Объекты
управления предприятий, некоммерческих
организаций отличаются
от
объектов управления органов публичной
власти (государственные органы, органы
местного самоуправления), которые не
наделены хозяйственной компетенцией.
Рис.
2.1 – Административный менеджмент как
система
Влияние
субъекта административного управления
на объект представляет собой процесс
административного менеджмента
и осуществляется путем выполнения
субъектом административной функции
при помощи использования определенных
административно-управленческих
технологий и административных методов
управления
Административная
функция
выражает содержание (направленность)
управляющего воздействия на объект
административного управления.
Методы
управления – способы работы с конкретными
инструментами, средствами управления,
способы реализации функций управления.
Административно-управленческие
технологии
– это способы непосредственного
(прямого) оперативного воздействия на
управляемый объект.
Основой
для реализации административно-управленческих
технологий
являются:
-
полномочия
руководителей; -
авторитет
власти, связанный с возможность
руководителей в рамках предоставленных
им полномочий отдавать распоряжения
для подчиненных; -
принцип
обязательного и точного выполнения
подчиненными законных распоряжений,
отданных руководителями в рамках их
полномочий.
Своё
выражение административно-управленческие
технологии находят в конкретных
управленческих решениях,
принимаемых коллегиально (советом
акционеров, правлением и т.д.) или
единолично соответствующим руководителем.
Соседние файлы в папке Для дистантАдмМен
- #
- #
- #
- #
- #
- #
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ
Основой эффективной управленческой деятельности любого предприятия является грамотно выстроенная организационная структура управления.
Организационная структура представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на максимально эффективное распределение обязанностей между всеми уровнями управления и конкретными сотрудниками.
Практически любая структура управления предполагает наличие вертикальных и горизонтальных связей.
Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования, строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают подчинение одного звена или звеньев другому.
В организационной структуре можно выделить два основных звена:
- управляемое звено (подчиняющийся объект);
- управляющее звено (руководящий объект).
Сегодня существует много классификаций организационных структур управления предприятием. Все их многообразие можно разделить на две группы:
- вертикальный (иерархический) тип управления;
- горизонтальный (органический) тип управления.
Залог успешного функционирования предприятия при иерархическом типе структуры управления:
- иерархичность управления;
- четкое и полное распределение труда;
- преобладание вертикальных связей;
- наем на работу исключительно квалифицированных работников.
Гибкость и адаптивность к изменяющимся условиям во внешней среде при одновременном почти полном отказе от иерархии и преобладании горизонтальных связей — основная характеристика органического (горизонтального) типа управления.
Вертикальная структура управления
Эта структура управления имеет наибольшее распространение за счет четко выраженной иерархии: чем выше должность, тем больше полномочий и подчиненных. Основание пирамиды состоит из должностей, у которых нет подчиненных.
Например, во главе компании стоит единоличный руководитель, реже — совет директоров. В середине находятся руководители высшего звена (заместители генерального директора по направлениям). Далее идут руководители среднего звена (начальники отделов по направлениям), затем — руководители низшего звена (начальники бюро, групп и т. д.), потом — исполнители.
Нередко вертикальная структура насчитывает не два-три звена руководителей, а больше. Это актуально для крупных компаний, которые давно находятся на рынке. В таком случае создаются различные департаменты, дирекции, отделы, группы, бюро и другие службы. В каждой из них есть свой руководитель.
В итоге получается, что путь от исполнителя до высшего руководства настолько длинный, что сведения с низа до верха доходят с опозданием, искажением или вообще не доходят.
Горизонтальная структура управления
Горизонтальная структура направлена на то, чтобы минимизировать бюрократию в структуре управления для ускорения процесса согласования документов, принятия решений, повышения адаптивности и гибкости компании. В таком случае сокращается путь от высшего руководства до исполнителей. Эта система управления предполагает и повышенную инициативность, креативность исполнителей.
Учитывая, что основные связи горизонтальные, взаимодействие между исполнителями (группами исполнителей) должно быть на высоком уровне. Добиться этого не так просто, особенно в ситуации, когда у исполнителей (групп исполнителей) диаметрально противоположные видения на одну и ту же задачу.
По этой причине в некоторых случаях может показаться, что системе управления не хватает звена среднего руководства. Однако заниматься формированием такого звена не нужно. Ведь задача системы сводится к максимальной эффективности без бюрократизации при повышенной вовлеченности в процесс непосредственных исполнителей.
В большинстве случаев по мере развития компании расширяется доля занимаемого ею рынка, увеличивается численность сотрудников. Как следствие, усложняются структура и бизнес-процессы компании, взаимодействие между элементами структуры.
Если изначально компания функционировала при наличии единоличного руководителя и нескольких исполнителей, то по мере развития у нее появляются новые подразделения со своими начальниками среднего звена, которые отвечают за финансовые, технические и другие вопросы.
Выстраивается четкая схема: от руководителя высшего звена спускается задача руководителю (руководителям) более низкого звена. Дальше задачу спускают до руководителей, стоящих одной ступенью ниже, или до исполнителей. Когда поставленная задача выполнена, снизу вверх движется отчет о результатах выполнения.
Графически вертикальную и горизонтальную структуру управления можно представить следующим образом (рис. 1, 2).
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
На основании представленных схем вертикальной и горизонтальной структур управления компанией определим основные преимущества и недостатки каждой из них (см. таблицу).
ОСНОВНЫЕ ПОДТИПЫ ВЕРТИКАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ
Линейная структура управления
Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, которому подчиняются исполнители или руководители подразделений (линейные руководители).
В такой схеме преобладают вертикальные связи «снизу-вверх» и «сверху-вниз». Горизонтальные связи могут отсутствовать или существовать только на уровне руководителей по направлениям (рис. 3).
Преимущества линейных структур управления:
- четкость управленческой функции;
- высокая степень ответственности на всех уровнях структуры;
- оперативность принятия решений и исполнения поставленных вертикальных задач;
- простота построения.
Недостатки линейных структур:
- низкий уровень гибкости и адаптации к изменяющимся внешним факторам;
- высокая загрузка руководителей всех уровней структуры;
- высокая концентрация власти;
- высокие требования к квалификации руководителей.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 4, 2020.
Административный менеджмент является одним из направлений современного менеджмента, который занимается изучением административно-распорядительных форм управления. Само администрирование при этом представляет собой организацию действий персонала, имеющего в своей основе формализацию, жесткое стимулирование и строгую регламентацию.
Суть понятия
На сегодняшний день принято выделять таких 2 направления административного менеджмента:
- построение организационной структуры,
- создание рациональной системы, с помощью которой можно управлять организацией.
Среди отличительных черт нужно отметить такие:
- иерархия,
- частое использование линейно-функциональной и линейной структуры управления,
- разделение власти,
- максимально точное разграничение полномочий на каждой должности,
- применение формализованных способов для принятия управленческих решений.
Административный тип менеджмента активно применяется в управлении государством. В этой привязке логичным будет отметить понятие государственно-административного управления, которое представляет собой особый вид государственной деятельности, направленной на управление делами государства. В его рамках получает практически полную реализацию исполнительная власть. Среди отличительных признаков такого типа управления стоит выделить:
- оперативный и непрерывный характер деятельности,
- выполнение специальных функций, которые требуют определенной единообразной технологии,
- персонал, состоящий из профессионалов,
- введение функциональных и юридических режимов,
- использование мер, связанных с административной ответственностью,
- функционирование аппарата управления, который построен в иерархическом порядке.
В корпоративном управлении ценность представленного типа менеджмента также неоспорима. Причина этого кроется в том, что с его помощью используется административный ресурс, предоставляющий возможность достижения разнообразных целей тем или иным должностным лицом благодаря официально предоставленным ему полномочиям.
Сегодня чрезвычайно широкое распространение получила подготовка специалистов по программе под названием «Мастер делового администрирования». Такие специалисты действительно востребованы в качестве управленцев высшего звена во многих компаниях.
Понятие административного типа менеджмента в классической теории организации и управления
Три основных области классического направления менеджмента:
- Научный менеджмент. В нем акцент делается на научное обоснование организации производства. Большей частью преподносится промышленный менеджмент. В данной области очень ценной является рациональность. Основана Ф. У. Тейлором, Ф. Гилбертом и Г. Гантом.
- Классический административный менеджмент. Первостепенное внимание уделялось организации как полноценному организму. Основными являются такие функции, как организация, планирование, контроль, координация и командная цепочка. А. Файоль и М. П. Файолет стали основателями этой области.
- Концепция бюрократических организаций. Ее основателем выступил М. Вебер. Базируется на точном определении должностных обязанностей, а также зон ответственности сотрудников. Существует четкое разграничение между управлением и собственностью. Управление строится исключительно на безличной основе, во главе которой стоит рациональность. Предполагает ведение формальной отчетности.
Многолетние исследования привели к осознанию того, что нормальная работа компании невозможна без эффективного управления. Именно это стало основной предпосылкой для формирования первых представлений о понятии управления.
Этапы становления управленческих школ
Первой школой классического менеджмента считается научная, основателем которой был Фредерик Тейлор. Его главная идея состоит в том, чтобы управление превратилось в некую систему, основывающуюся на научных принципах. При этом оно обязано осуществляться с помощью мероприятий и методов, специально разработанных для этого. Суть теории заключается в том, что в постоянной стандартизации и проектировании нуждается не только техника производства, но и труд. Именно организации и управлению работы должно уделяться большое количество времени. Обязательно при этом совершенствовать систему оплаты труда. Примечательно, что при применении идей Тейлора на практике удалось доказать их важность, ведь производительность труда показала значительный рост.
Последующую эволюцию взглядов научных деятелей определило активное развитие промышленности. Анри Файолем, выдающимся французским инженером, была продолжена популяризация идей Тейлора. Именно он предложил формализовать описание работы руководства на предприятиях, выделяя характерные для них функции и виды деятельности. Именно здесь берет свое начало классическая административная школа менеджмента. Файоль впервые сформулировал основные принципы менеджмента. Ими должны руководствоваться топ-менеджеры при решении управленческих задач, а также выполнении функций менеджера.
Большой вклад административной школы менеджмента заключается в том, что управление в ней рассматривается в качестве универсального процесса, который состоит из целого перечня функций, которые взаимосвязаны между собой. Именно в ней была сформулирована теория управления предприятием.
Основные принципы управления
Сформулированные Файолем принципы построения структуры организации, а также управления производством, актуальны и сегодня. Из-за этого школу административного управления очень часто называют классической.
Основная суть принципов управления согласно административной школе менеджмента:
- Разделение труда. Благодаря реализации этого принципа можно уменьшить количество объектов, на которых каждый участник управленческого процесса концентрирует свое внимание.
- Ответственность и власть. Стоит понимать, что эти понятия взаимосвязаны. Власть предполагает наличие права отдавать приказы, а также силы, которая требует повиновения. Разделяют официальную (иногда ее называют должностной) и личную (ту, которая обоснована личными качествами) власть. Связь понятий обусловлена тем, что без ответственности нет власти.
- Дисциплина. Данный принцип предполагает наличие повиновения.
- Единство распоряжения. Предполагается, что вне зависимости от рода деятельности работник может получать приказы исключительно от одного должностного лица.
- Личные интересы должны быть подчинены общим. Интересы группы работников или одного человека не могут быть выше, чем интересы всей организации.
- Единство дирекции. Один глава и единый план работ согласно этому принципу должны быть в одной организации.
- Централизация. Для успеха организации важно, чтобы в ней был управленческий центр (мозг).
- Вознаграждение сотрудников. Под этим понятием подразумевается стоимость услуг, которые оказываются. Эта цена обязана быть справедливой, устраивая при этом как сотрудника, так и нанимателя.
- Порядок. Каждая компания должна позаботится о рабочем месте для каждого сотрудника.
- Справедливость. Особенности административного менеджмента состоят в том, что руководитель любой компании должен попытаться вселить дух справедливости, которая объединяет все уровни скалярной цепи. Только благодаря этому можно быть уверенным в том, что персонал будет работать с максимальной отдачей и преданностью организации.
- Инициатива. Здесь понимается возможность разработки плана, а также гарантирование его успешного выполнения. В случае положительного результата инициатива обязательно должна быть вознаграждена.
- Корпоративный дух. Сила организации заключается в гармонии между всеми членами персонала.
Управленческий контроль
Принципы административного менеджмента называют контроль одной из важнейших управленческих функций. Эксперты утверждают, что без нее невозможно реализовать любые функции управления внутри организации.
Специалисты единогласны в том, что основное содержание управленческого контроля следующее:
- Проведение сбора и обработки, а также анализа результатов, которые были получены в результате деятельности всех подразделений компаний. После этого обязательно сравнить эти данные с плановыми показателями, в результате чего будут выявлены отклонения и возможно будет определить их причины. Именно благодаря управленческому контролю можно обеспечить то, что все отклонения будут зафиксированы. Это важно для принятия срочных решений, которые касаются получения доходов компанией.
- Анализ причин, по которым текущая деятельность отклоняется от планируемого поведения. На таком этапе возможно выявить вероятные тенденции развития компании.
- Разработка мероприятий, которые необходимы для того, чтобы достичь намеченных целей. Именно здесь должны быть приняты конкретные управленческие решения.
- Создание системы отчетности в компании, которая будет использоваться и в его отделениях, и в дочерних компаниях. Обязательное проведение отчетности по результатам работы целой компании, а также каждого отдельного ее подразделения.
Государственное административное управление
В соответствии с социально-административным менеджментом, принято такое разделение служащих:
- Правительственная служба. В эту группу традиционно входят высшие чиновники, которые заняли свои должности благодаря многолетним заслугам. Срок пребывания на должности напрямую связан со временем пребывания у государственного руля того политического лидера, которому они оказывают поддержку.
- Общественная служба. Сюда причисляются профессиональные служащие, занимающие свои должности на постоянной основе. Изменение государственного руководства не может быть причиной отстранения таких сотрудников от работы.
Такое разделение в системе административно-государственного управления было предложено англо-американскими учеными.
Организация административного менеджмента на государственном уровне предполагает, что к сфере влияния управленцев относятся государственные организации и органы, государственная собственность. А также они могут влиять на общественную собственность, которая касается духовно-культурного и общественно-экономического развития, а также обеспечения свободы граждан и т. д.
Многие научные труды рассматривают государственное управление в достаточно широком смысле, где оно охватывает 3 ветви власти:
- исполнительную,
- судебную,
- законодательную.
В узком смысле оно распространяется только на исполнительную власть.
Но при этом важно отметить, что без управленческого процесса не может функционировать ни одна из вышеперечисленных ветвей власти. Так, в законотворческой деятельности суть понятия управления заключается в возможности обеспечить целенаправленное и последовательное законотворчество.
Технические условия для административной системы менеджмента
Административная школа управления предполагает, что перед тем как внедрять административный контроль, нужно обязательно решить основные вопросы с бизнесом. Имеется в виду, что должны быть известны виды услуг или продукции, которые оно может предложить потребителю и которые пользуются спросом.
Организация административного менеджмента невозможна, если продукция нерентабельна. Как минимум это условие должно соблюдаться теоретически. Себестоимость продукции и уровень заработной платы при этом не имеют значения.
Обязательное условие административного менеджмента персонала заключается в том, что заработная плата должна выплачиваться регулярно. Теоретическая возможность выплаты должна существовать даже при условии фактических задержек.
Руководство должно брать за основу идеологию, согласно которой экономический эффект может быть получен не за счет экономии на выплатах зарплаты работникам. Увеличить его можно другими способами. Например, благодаря ликвидации непроизводительного времени, а также за счет увеличения производительности использования рабочих площадей и оборудования, снижения количества брака и т. п.
У предприятия должны быть оборотые средства, а также возможность своевременного их пополнения. Административная школа управления в менеджменте отмечает, что невозможно добиться хорошего результата при наличии только долгов.
Выбор оптимальной структуры управления компанией
Организационная структура управления представляет собой целостную совокупность субъекта и объекта управления, которые соединены между собой крепкими информационными связями. Именно в ней возможно отражение схемы существующей у организации системы управления.
Виды организационных структур возможно поделить на такие основные группы:
- органические (еще их называют адаптивными),
- бюрократические (они же — традиционные).
У нормативной модели бюрократии рационального типа существуют такие концептуальные положения:
- Иерархия в управлении. Она подразумевает, что вышестоящим уровням подчиняются нижестоящие.
- Точное разграничение труда. Предполагается, что на каждой должности должны использоваться квалифицированные специалисты. Административному менеджменту очень важен этот пункт, который считается основополагающим для успеха любой организации.
- Присутствие формальных норм и правил, которые обязательно выполняются. При этом гарантируется, что задачи и обязанности менеджеров будут однородными.
Методы административного управления
Важное место в системе управления отдано административным методам менеджмента. Они предназначены для того, чтобы:
- контролировать проведение работы с кадрами, а также реализацию решений, которые были приняты;
- обеспечивать эффективность и организационную четкость работы аппарата управления;
- гарантировать поддержание нужного предприятию распорядка работы, а также приведение в действие решений, приказов и постановлений руководства.
Административные методы менеджмента носят директивный характер, благодаря чему можно получить однозначное решение проблемы и гарантировать прямое воздействие на поведение управленческого объекта.
Данные методы собраны в систему приемов и способов, с помощью которых можно обеспечить целенаправленную, слаженную, эффективную и планомерную работу как управляемой, так и управляющей систем. Развитие административного менеджмента невозможно без применения этих методов.
Оценка эффективности управления
Обязательным является измерение эффективности администрирования. Административная школа менеджмента предполагает, что нужно соотнести результат управленческой деятельности со стоимостью ресурсов, которые были затрачены на его достижение. На эффективность работы управленцев влияет очень много факторов, которые организовываются в двух основных группах.
Первая группа, согласно административным теориям менеджмента, включает такие факторы:
- Управленческие возможности компании (здесь учитываются все ресурсы, которые есть в распоряжении организации).
- Затраты на функционирование и содержание управленческих систем.
- Совокупность различных типов выгод (социальных, экономических и прочих), получаемых организацией при ведении управленческой деятельности.
Административный менеджмент включает во вторую группу целый перечень второстепенных факторов, среди которых:
- Уровень квалификации исполнителей и работников.
- Организационная культура.
- Условия работы.
- Степень обеспечения управленцев необходимыми им вспомогательными средствами.
Конечные результаты работы организации напрямую зависят от общих показателей. А вторая группа факторов характеризует эффективность, с которой используются отдельные виды ресурсов. При оценке эффективности администрирования обязательно используются показатели рентабельности и прибыли.
Оглавление
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Административный руководитель — общая организация деятельности работников подразделения, объем поставленных перед подчиненными задач и их результаты, а также ответственное лицо подразделения, ответственное за выполнение работниками подразделения правил (требования
Административный руководитель может быть косвенным или непосредственным руководителем работника, в зависимости от существующей вертикали власти.
Административный сотрудник обычно также является функциональным сотрудником. С помощью этой функции у вас есть возможность организовать работу ваших сотрудников. Например, главный бухгалтер является бухгалтером и заведующим кассой, а также имеет возможность организовать свою работу. Руководитель отдела продаж должен руководить менеджером по продажам, а также уметь организовать работу с клиентами.
Мы объясняем, что такое административный менеджмент, каковы его этапы и классификация. А также его принципы и почему он важен
Руководство обеспечивает достижение заранее поставленных целей
Что такое направление управления?
управлении бизнесом , один из важнейших этапов процесса управления , на котором полученные знания применяются для принятия соответствующих решений. Проще говоря, административное руководство эквивалентно управлению кораблем
Административное управление – это сложная и высоко ответственная задача, обычно выполняемая менеджерами и другими руководящими и авторитетными лицами в организациях , и которая направлена на обеспечение выполнения целей , намеченных заранее, что означает работу с непредвиденными событиями, корректировку работы организации на ходу и часто принятие стратегических решений
По этой причине управление тесно связано с контролем и обратной связью в рамках процесса управления: только работая с необходимой информацией, полученной в результате оценки деятельности организации, можно принимать обоснованные и разумные решения, которые имеют большую вероятность успеха. Именно поэтому управление бизнесом не слишком отличается от политического управления нацией , хотя оба имеют дело с совершенно разными элементами и имеют разные принципы
Этапы административного управления
Принятие решения предполагает понимание ситуации и оценку альтернатив.
В общих чертах этапы управления можно представить следующим образом:
- Decision-making. Столкнувшись с каким-либо непредвиденным событием, сложной ситуацией или организационной оценкой, возникает необходимость в эффективном принятии решений, которое, в свою очередь, проходит через определенные этапы:
- Определите проблему. Другими словами, понимание ситуации, возникших проблем и/или поставленных целей обеспечит первоначальное руководство по решению проблемы
- Оценка альтернатив. К каждой проблеме можно подойти с разных точек зрения и решить или справиться с ней по-разному, более агрессивно, более терпеливо, более проницательно и т.д. Прежде чем остановить свой выбор на одном из них, следует рассмотреть все варианты.
- Принимает решение. Наконец, нам придется принять решение о выборе варианта и реализовать его конкретным образом, принимая во внимание сценарий возможных последствий и своего рода предвидение.
- Интеграция. Этот этап включает в себя предоставление необходимых элементов и ресурсов для выполнения ранее принятого решения, также с помощью различных стратегий, таких как:
- Вербовка. Увеличение или замена человеческого капитала персоналом, необходимым для выполнения задач, связанных с принятием решения.
- Обучение. Предоставить имеющимся сотрудникам теоретические, концептуальные или практические инструменты, чтобы они могли выполнять работу, связанную с принятием решения.
- Обновление. Приобретение новых материалов, нового оборудования, новых инструментов и т.д. для выполнения решения.
- Мотивация. Предприимчивость и моральный дух команды также являются основополагающими для достижения целей и реализации плана, поэтому руководство должно провести обзор мотивационной динамики организации и применить новые, усилить существующие или устранить контрпродуктивные.
- Связь. Тесно связанная с мотивацией, коммуникация как внутри организации, так и за ее пределами должна всегда соответствовать принятым первоначальным решениям, чтобы каждый сегмент организации четко понимал, чего от него ожидают, а каждый клиент знал, каких изменений ожидать от организации.
- лидерство и надзор. Необходимо не только принимать решения и обеспечивать их правильную реализацию, но и поддерживать канал обратной связи и контроля, чтобы можно было оценить эффективность введенных изменений, выявить осложнения, воспринять угрозы и возможности, возникающие в результате изменений, словом, обеспечить руководство необходимой информацией, чтобы оно могло снова принимать решения и тем самым поддерживать цепь в рабочем состоянии.
Виды административного управления
Патерналистское управление часто применяется в организациях с очень молодым персоналом.
Существуют различные формы, типы или стили управления, которые напрямую связаны с типом осуществляемого руководства, и которые следует рассматривать как ориентации, а не как определенные и конкретные категории. Мы говорим о:
- Автократическое руководство. То, при котором власть навязывает свои правила, критерии и решения, совершенно не советуясь с подчиненными, что имеет тенденцию создавать напряженную и диктаторскую рабочую среду, в которой дисциплина и неуверенность могут идти рука об руку.
- патерналистское управление. Это ослабление автократического управления, при котором иерархические менеджеры вовлекаются в работу своих подчиненных и даже в их личную жизнь, но всегда с позиции власти и авторитета, как если бы они были своего рода опекунами. Он часто применяется в организациях с очень молодым или обучающимся персоналом.
- Laissez-faire management. Модель управления, которая очень мало вмешивается в работу подчиненных, предоставляя им очень высокую степень автономии и принятия решений, что может сделать их работниками с высокой инициативой, а может привести к беспорядку и разладу.
- Демократическое руководство. Она вдохновлена принципами равных возможностей и массовых консультаций при принятии решений, не жертвуя при этом иерархической структурой организации. Часто он является наиболее успешным в разнообразных или крупных организациях.
Принципы административного руководства
Управление может осуществляться в тесном общении с подчиненными.
Осуществление лидерства поддерживается на основе ряда основополагающих принципов, которыми являются:
- Координация интересов. Поскольку организация подразумевает организованную совокупность людей , работающих над общей целью, менеджмент должен держать фокус на последней, объединяя индивидуальные или отраслевые цели в общий макропроект.
- Безличность командования. В организациях существуют структуры и иерархии, которые не должны зависеть от того, кто их осуществляет, а должны быть безличными, объективными, то есть зависеть не от симпатий и соображений, а от внутренней логики организации.
- Прямой и косвенный надзор. Управление может осуществляться как в тесном общении с подчиненными, то есть путем предоставления им руководящих принципов и информации, необходимых для мотивации и продуктивности, так и в иерархическом общении, через иерархическую или бюрократическую структуру, которая позволяет эффективно использовать информацию и своевременно принимать решения, при этом все не должно проходить весь путь до руководства для утверждения.
- Использование и разрешение конфликтов. Руководство любой организации будет сталкиваться с конфликтными ситуациями, которые оно должно уметь разрешать или, что еще лучше, превращать в выгодные или прибыльные ситуации, управляя изменениями и изменчивостью, а не чрезмерным следованием норме.
Важность административного лидерства
Управление имеет жизненно важное значение для надлежащего административного функционирования. Он отвечает за выполнение указаний, разработанных на предыдущих этапах (планирование и организация), чтобы добиться наилучших результатов от организационной структуры
Правильное управление – это ключ не только к предвидению и прогнозированию бизнеса, но и к мотивации человеческого капитала посредством эффективной коммуникации, разумного руководства и духа, свободного от тирании и других человеческих недостатков
Хорошее административное руководство, по сути, понимает административный процесс как организованное и иерархическое целое и способно внести соответствующие изменения, которые сделают его устойчивым или приблизят к достижению конкретных целей. Любой административный процесс, не имеющий направления, подвержен беспорядку и дезинтеграции
Контроль в управлении
Административный контроль оценивает эффективность работы в ходе процесса.
Как и управление, административный контроль – это функция административного процесса , которая включает в себя оценку эффективности, то есть сравнение результатов, полученных в ходе процесса, с ожиданиями от процесса. Это включает измерение (и разработку или выбор стратегий измерения) переменных, сбор соответствующей информации, внутренние и внешние исследования, а также другие подобные методологии
Продолжение в: Контроль в администрации